Manual de Usuario Gerente /Administrador. Guía de Configuración y Parametrización

Transcripción

1 Manual de Usuario Gerente /Administrador Guía de Configuración y Parametrización Noviembre de 2017

2 Índice 1.- Inicio de Sesión Selección de Módulo Selección de Empresa Emisor... 5 a) Modificar Emisor... 5 b) Régimen Fiscal... 6 c) Recibo de Donativo Certificados Plantillas... 9 a) Configuración... 9 b) Importación Usuarios Módulos a) Perfiles b) Usuarios Registrar Consultar Modificar Modificar Password c) Ligar Empresas d) Ligar Series Importación a) Series b) Nómina, Documentos Emitidos y Validados c) Productos y Folios Sector Primario d) Importación masiva de clientes para varias empresas emisoras e) Importación masiva de productos para varias empresas emisoras

3 9.- Parámetros INICIO DE SESIÓN Digite usuario y contraseña, información que le fue proporcionada por su Distribuidor. De clic en el botón Iniciar Sesión 2.- SELECCIÓN DE MÓDULO 3

4 Al ingresar al sistema, se muestran los diferentes módulos disponibles para la operación. En esta ventana podrá visualizar y seleccionar el Módulo de Configuración. 3.- SELECCIÓN DE EMPRESA Seleccionar la empresa autorizada para el uso del módulo. Se habilitarán los diferentes menús en la parte superior de la ventana, debajo de la razón social de la empresa. Configure y asigne parámetros, registrando la información que se requiere en cada uno de los menús. 4

5 4.- EMISOR En el Menú Emisor / Consultar Emisor podrá realizar la búsqueda de los emisores autorizados por medio de un filtro de búsqueda, ya sea por Razón Social o RFC. En las casillas al lado derecho de la Razón Social, es posible configurar las siguientes acciones. a) Modificar Emisor 5

6 En esta opción puede actualizar y cambiar los datos del emisor. Una vez modificados los datos, de clic en el botón Actualizar. El único dato que no podrá modificar es el RFC. b) Régimen Fiscal En esta opción puede configurar el Régimen Fiscal de la Persona Física o Moral, seleccionando de una lista desplegable, alguna de las claves pre-determinadas en los catálogos del SAT. El Régimen Fiscal podrá ser Habilitado o Deshabilitado, de acuerdo a sus necesidades. 6

7 Una vez elegida la clave del Régimen Fiscal, de clic en el botón Agregar c) Recibo de Donativo En esta opción podrá registrar los datos de la Autorización para Donatarias Autorizadas. Una vez registrados los datos solicitados, de clic en el botón Agregar Donativo. 5.- CERTIFICADOS 7

8 En el Menú Certificados / Agregar - Consultar Certificados, podrá realizar la carga del Certificado de Sello Digital y también podrá realizar la renovación de su Certificado en caso de que el anterior haya caducado. a) En el campo CERTIFICADO CSD. De un clic en Archivo, ubique el archivo y cargue el archivo.cer del Certificado de Sello Digital. b) En el campo LLAVE CSD. De un clic en Archivo, ubique el archivo y cargue el archivo.key del Certificado de Sello Digital. c) En el Campo CLAVE PRIVADA. Escriba la Contraseña que corresponde al Certificado de Sello Digital. d) En el Campo RFC EMPRESA. Seleccione el RFC que corresponde al Certificado que está cargando. e) De clic en Guardar Certificado. La información del Certificado correctamente cargado, se visualizará en la parte superior de la pantalla. 8

9 6.- PLANTILLAS En el Menú Plantillas podrá realizar la configuración de las plantillas prestablecidas en el Sistema y también podrá importar una plantilla personalizadas elaborada por su Distribuidor. a) Configuración En este menú podrá escoger entre 3 plantillas pre-establecidas y elegir el color, insertar su Cédula Fiscal, insertar una marca de agua o un logo. La plantilla o representación impresa la podrá establecer por emisor. 9

10 b) Importación En este menú podrá importar una Plantilla o Representación Impresa personalizada para la versión 3.2 y 3.3 del CFDI. Este tipo de archivos serán cotizados y elaboradas por su Distribuidor. 7.- USUARIOS MÓDULOS 10

11 En este Módulo podrá crear Perfiles y Usuarios ilimitados. En el Perfil se define el nivel de autoridad, el acceso y alcance a ciertos módulos o funcionalidades. Podrá asignar permisos a los usuarios para que tengan acceso a determinadas empresa o determinadas series, mediante los menús Liga Empresas y Liga Series. a) Perfiles En este menú podrá determinar el acceso a ciertos módulos o funcionalidades mediante la creación de diferentes Perfiles, los cuales podrá asignar a los diferentes usuarios creados. Ingrese a Usuarios Módulos / Perfiles. La solución mostrará la siguiente pantalla: Para crear un Perfil, de clic en el botón Crear Perfil. Se mostrarán los Módulos y sus funciones, mismos que podrá seleccionar de acuerdo con la autoridad que se asigne a cada tipo de usuario. 11

12 El Perfil se puede registrar con un nombre genérico, para que pueda usar el mismo Perfil para varios usuarios, si así lo desea. Si solo requiere de un usuario, seleccione todos los módulos, con la finalidad de darle acceso a todas las funcionalidades. Cuando haya configurado los módulos, las funciones y haya asignado un nombre al Perfil, de clic en el botón Agregar Perfil. Una vez que haya agregado el Perfil, el sistema le confirmará que el registro se agregó de forma correcta y le mostrará el nombre y el módulo registrado. 12

13 Si desea modificar, agregar o quitar el acceso a algún Módulo o Funcionalidad, de un clic en botón Modificar. Una vez realizada la acción de un clic en el botón Modificar Módulo, con la finalidad de registrar la actualización del Perfil. b) Usuarios En este Módulo podrá registrar el Usuario o los Usuarios que desea que tengan acceso a su información, misma que podrá restringir con el Perfil asignado a cada uno de ellos. En este Módulo podrá registrar el Usuario o los Usuarios que desea tengan acceso a su información, la cual podrá restringir con el Perfil asignado a cada uno de ellos. Registrar Ingrese s Usuarios Módulos / Usuarios / Registrar. El sistema le solicitará el llenado del siguiente formato de captura: a) Nombre. Registrar el Nombre del Usuario. b) Selección de Perfil. Podrá determinar el alcance al acceso de información de acuerdo con el Perfil seleccionado. c) Usuario. Deberá registrar un correo electrónico válido con dos funciones: 13

14 1. Para ingresar el Sistema. 2. Para recibir una contraseña temporal en caso de no recordar la que fue asignada. d) Password Password. Deberá registrar una contraseña con las siguientes características: 1. Debe estar compuesta por un mínimo 8 caracteres. 2. Debe contener al menos una letra Mayúscula. 3. Debe contener al menos un símbolo. 4. Debe tener una combinación de número y letras. Una vez registrados los datos anteriores de un clic en el botón Registrar Consultar Si desea consultar o modificar información de un Usuario previamente registrado ingrese a Usuarios Módulos / Usuarios / Consultar. Modificar Una vez mostrados los usuarios que tiene registrados, de un clic en el botón Modificar del usuario sobre el que desea editar la información. 14

15 Cambie o actualice la información en la siguiente pantalla. En esta ventana podrá modificar el Nombre, el Usuario, el No de Intentos y el Perfil. Una vez modificada la información de un clic en Actualizar y el sistema le confirmara que la acción se realizó correctamente. NOTA. El campo No. Intentos tiene la función de registrar el número de veces en el que el usuario puede equivocar al capturar sus datos de ingreso, antes de que se bloquee su usuario. Por sistema, el número máximo de intentos es 3, una vez efectuado el 4, el Usuario se bloqueará y el Usuario Gerente deberá de desbloquearlo colocando un 0 para reiniciar el conteo. Modificar Password Ingrese a Usuarios Módulos / Usuarios / Consultar 15

16 Para cambiar la contraseña de Usuario, el Gerente deberá dar clic en el botón del mismo nombre que está al final de la ventana de captura que aparece al dar clic en Consultar. Una vez ejecutada la acción el sistema le confirmará que se envió una contraseña temporal al correo asignado al Usuario, quien tendrá que revisar en la Bandeja de Entrada de su correo, que la contraseña temporal fue enviada por el Sistema. El correo contendrá la contraseña temporal misma que deberá ingresar en conjunto con su Usuario en el Inicio de Sesión 16

17 Procedá a registrar su Usuario y contraseña temporal, el sistema le solicitara que cambie la contraseña por una personalizada y confidencial: De un clic en registrar y el sistema lo enviara al inicio de sesión. Capture los nuevos datos para asegurar que el cambio de contraseña se realizó con éxito. c) Ligar Empresas En caso que tenga varias empresas dadas de alta o autorizadas, en este menú podrá limitar y dar acceso a sus Usuarios a ciertas razones sociales. Por ejemplo: Si tiene 10 empresas y 3 Usuarios, la función del Menú Ligar Empresas permite asignar ciertas empresas a ciertos usuarios: 17

18 Usuario 1, tiene acceso de la empresa 1 a la 4. Usuario 2, tiene acceso de la empresa 5 a la 8. Usuario 3, tiene acceso de la empresa 1 a la 10. Para hacerlo, seleccione el Usuarios Módulos / Ligar Empresas En la venta que se despliega: Seleccione el Nombre del Usuario Seleccione el RFC de la Empresa De clic en Ligar Empresa d) Ligar Series En este menú podrá limitar y autorizar el acceso a sus Usuarios a ciertas Series, lo anterior por los siguientes supuestos: 1. Podrá tener una Serie y asignarla a un usuario. 18

19 2. Podrá tener una Serie y asignarla a varios usuarios. 3. Podrá tener varias Series y asignarla a un usuario. 4. Podrá tener varias Series y asignarlas a varios usuarios. Las Series van ligadas a una empresa Para hacerlo, seleccione el Usuarios Módulos / Ligar Series En la venta que se despliega: Seleccione el Nombre del Usuario Seleccione el RFC de la Empresa De clic en Ligar Empresa NOTA. Para ligar una serie, ésta debe estar previamente creada. 8.- IMPORTACIÓN En este Módulo podrá realizar la importación de los Catálogos en formato de Excel (.cvs) que exportó de PSCFDI / CFDInova la solución instalable en la que efectuaba la emisión de sus CFDI s. Los Catálogos que podrá importar son; 19

20 Ingrese a Importación y seleccione el sub-menú de la información que desea importar. En cada caso, las pantallas que se desplegarán son las siguientes: a) Series 20

21 b) Nómina, Documentos Emitidos y Validados c) Productos y Folios Sector Primario 21

22 La explicación detallada de cómo extraer la información histórica de la solución que utilizaba anteriormente y el proceso paso a paso para cargarla se encuentra en la Guía para Migrar Información a SI CUMPLE con CFDConnect disponible en el menú Manuales en la página de inicio de la solución. d) Importación masiva de clientes para varias empresas emisoras Este módulo permite importar la información clientes de forma masiva para varias empresas asociadas al usuario gerente. De tal forma que el catálogo de clientes de cada empresa será actualizado con esta funcionalidad. Una vez que ha ingresado a SI CUMPLE con CFDConnect con su usuario gerente, aparecerá la siguiente pantalla. 22

23 Dé clic en el botón Facturación v 3.3. Seleccione el menú Catálogos 3.3., la opción Importación y la opción Clientes. Aparecerá la siguiente pantalla que muestra todas las empresas asociadas con su usuario gerente. Seleccione una, varias o todas las empresas para las cuales se actualizará el catálogo de clientes. 23

24 Dé clic en el botón Archivo y seleccione el archivo CSV que contiene los clientes a dar de alta. Dé clic en el botón Cargar Documentos. La aplicación procesará la información y agregará los clientes registrados en el archivo al catálogo de todas las empresas seleccionadas. Mostrará una ventana con el número de clientes agregados al catálogo. e) Importación masiva de productos para varias empresas emisoras Este módulo permite importar la información de productos de forma masiva para todas las empresas asociadas al usuario gerente. De tal forma que el catálogo de productos de cada empresa será actualizado con esta funcionalidad. 24

25 Una vez que ha ingresado a SI CUMPLE con CFDConnect con su usuario gerente, aparecerá la siguiente pantalla. Dé clic en el botón Facturación v 3.3. Seleccione el menú Catálogos 3.3., la opción Importación y la opción Clientes. Aparecerá la siguiente pantalla que muestra todas las empresas asociadas con su usuario gerente. Seleccione una, varias o todas las empresas para las cuales se actualizará el catálogo de clientes. 25

26 Dé clic en el botón Archivo y seleccione el archivo CSV que contiene los productos a dar de alta. Dé clic en el botón Cargar Documentos. La aplicación procesará la información y agregará los productos registrados en el archivo al catálogo de todas las empresas seleccionadas. Mostrará una ventana con el número de productos agregados al catálogo. 9.- PARÁMETROS En este Módulo podrá realizar la configuración y parametrización de su empresa y su vinculación con las cuentas de timbrado asignadas en el Portal administrativo. También podrá configurar su Correo y el correo electrónico para recepción automatizada. 26

27 Seleccione el Menú Parámetros: En la lista de parámetros podrá consultar sus cuentas de timbrado, mismas que son asignadas por el PAC (Proveedor Autorizado de Certificación), los datos de recepción y de configuración de decimales. En el correo electrónico de la Empresa podrá realizar las siguientes acciones al dar un clic en agregar: a) Asunto. Podrá personalizar el Asunto con el que llegan los correos a sus clientes. b) Cuenta. Registrar su cuenta de correo electrónico. 27

28 c) CC. Registrar el o los correos electrónicos que notificara cada vez que se emitan un CFDI. Una vez registrados los datos anteriores puede realizar una prueba de envío y posteriormente Registrar los datos del Correo. En el correo electrónico de la recepción, puede configurar la cuenta de correo con todo su detalle de configuración para poder recibir y validar de forma automatizada los correos de sus proveedores. También podrá registrar los correos de sus colaboradores para que sean notificados al momento de recibir y validar un CFDI, *La configuración de los correos será responsabilidad de su Distribuidor. 28

29 INFORMACIÓN ADICIONAL Para desbloquear su Usuario Gerente, llame al Distribuidor, solo él podrá darle acceso nuevamente a sus Sistema. Para desbloquear un Usuario Final, ingrese al Portal de Gerente y ejecute los pasos del punto 7 de este manual. 29

30 La totalidad de la información contenida en el presente documento es propiedad de KONESH SOLUCIONES y los usuarios se comprometen a no transmitir, difundir o poner a disposición de terceros su contenido, para fines distintos a los expresamente autorizados por AURORIAN SA DE CV / KONESH SOLUCIONES. 30