Guía para el Proceso de Entrega y Recepción de la Administración Pública Municipal Enfoque Operativo 2

Transcripción

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2 Guía para el Proceso de Entrega y Recepción de la Administración Pública Municipal Enfoque Operativo 2

3 Para los efectos de los artículos 13, 162,163 fracción I, 168, 169, 209 fracción III y demás relativos de la Ley Federal del Derecho de Autor, se hace constar que esta guía ha quedado inscrita en el Registro Público del Derecho de Autor. TITULAR: ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ SEP-INDAUTOR NÚMERO DE REGISTRO MÉXICO, D.F. A 11 DE SEPTIEMBRE DE 2013 Impreso en la Ciudad de Xalapa de Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave, México. Ejemplar de distribución gratuita.

4 ÍNDICE I. Introducción... 1 II. Modelo de Acta para la Entrega y Recepción de la Administración Pública Municipal... 3 III. Anexos 1. Organización 1.1 Organigrama Autorizado Relación de Manuales Administrativos Relación de Entidades Paramunicipales Planeación 2.1 Plan Municipal de Desarrollo Programas Municipales Programa Operativo Anual Informes de Avance del Programa Operativo Anual Propuestas de Inversión de Obras y Acciones Registros Trimestrales de Avances Físicos y Financieros Cierres de Ejercicio Informes de las Comisiones del Ayuntamiento Marco Regulatorio y Situación Legal 3.1 Relación de Libros de Actas de Cabildo Relación de Acuerdos de Cabildo Pendientes de Cumplir Relación de Actas del Consejo de Desarrollo Municipal Relación de Juicios en Proceso Promovidos por el Ayuntamiento Relación de Juicios en Proceso Promovido en Contra del Ayuntamiento Relación de Contratos, Convenios o Acuerdos Financiera 4.1 Ley de Ingresos 2013 y Presupuesto de Egresos 2013 y Estados de Situación Financiera Estados de Ingresos y Egresos o Estado de Resultados Estado de Variación en la Hacienda Pública Estados de Flujo de Efectivo

5 Índice 4.7 Estado Analítico del Activo Estados Analíticos de la Deuda y Otros Pasivos Estados Analíticos de Ingresos Estados Analíticos del Ejercicio del Presupuesto de Egresos Relación de Cuentas Bancarias Relación de Cuentas por Cobrar Relación de Deudores Diversos Relación de Cuentas por Pagar Relación de Impuestos y Retenciones por Pagar Integración de la Deuda Pública Reporte de Avances en el Proceso de Armonización Contable Presentación de Estados Financieros Mensuales y Cuentas Públicas al Congreso del Estado Arqueo de Caja y Fondo Fijo Conciliaciones Bancarias Situación de Talonarios de Cheques Inventario de Formas Valoradas Administrativa 5.1 Inventario de Bienes Inmuebles Inventario de Bienes Muebles Catálogo de Disposición Documental Cédulas de Bienes Inmuebles Inventario de Reservas Territoriales Relación de Información Relativa a Catastro Inventario de Material Bibliográfico y Hemerográfico Relación de Archivo Histórico Relación de Archivos Documentales Inventario de Sistemas y Paquetería Comercial Relación de Respaldos de Información Relación de Seguros Contratados Relación de Combinaciones de Cajas Fuertes Relación de Claves de Acceso Relación de Llaves Relación de Sellos Oficiales Informe del Cumplimiento de Obligaciones Fiscales Relación de Expedientes del Personal Plantilla de Personal Tabulador de Sueldos Autorizado.. 86

6 6. Obra Pública 6.1 Relación de Obras Públicas Terminadas Relación de Obras Públicas en Proceso Relación de Obras y Acciones con Contrato en Proceso de Rescisión y/o en Trámite de Recuperación de Fianzas Inventario de Materiales para la Obra Pública y Mantenimiento Transparencia 7.1 Relación de Solicitudes de Información Pendientes de Atender Relación de Recursos de Revisión en Proceso Relación de Documentación Relativa a Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales Control y Fiscalización 8.1 Decretos que Aprueban el Informe del Resultado de las Cuentas Públicas 2010 y Resumen de Observaciones y Recomendaciones en Proceso de Atención Compromisos Institucionales 9.1 Informe de Actividades Prioritarias IV. Formato de Evaluación de Avances del Proceso de la Entrega y Recepción

7 Introducción

8 I. INTRODUCCIÓN El presente documento titulado Enfoque Operativo, que forma parte de la Guía para el Proceso de Entrega y Recepción de la Administración Pública Municipal , contiene: 1 Modelo de Acta Circunstanciada de la Entrega y Recepción de la Administración Pública Municipal Cédulas descriptivas de igual número de documentos, que en su momento fueron elaboradores o emitidos por la autoridad municipal, derivados de las operaciones y/o el cumplimiento de la normatividad que le aplica. 39 Formatos con sus respectivos instructivos que habrán de completarse e integrarse al expediente de entrega y recepción. 15 Reportes conteniendo información que se genera a través de sistemas informáticos o controles internos. 1 Formato de evaluación de avances del proceso de entrega y recepción. 1

9 Modelo de Acta para la Entrega y Recepción de la Administración Pública Municipal

10 II. MODELO DE ACTA PARA LA ENTREGA Y RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL De acuerdo a lo que establece la Ley Orgánica del Municipio Libre, la formulación del Acta Circunstanciada de Entrega y Recepción de la Administración Pública Municipal es responsabilidad del Síndico del H. Ayuntamiento entrante. A continuación se muestra un modelo que podrá ser utilizado para tal efecto, sin que este sea limitativo, ya que de ser el caso, podrá adaptarse a las circunstancias que se presenten durante este proceso. Escudo del Municipio ACTA CIRCUNSTANCIADA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN (AYUNTAMIENTO DE.) Siendo las (hora) horas del día (día) de (mes) de (año), en las oficinas del Palacio Municipal del H. Ayuntamiento de (nombre del Ayuntamiento), ubicadas en (calle, número exterior e interior en su caso, colonia y código postal), se reunieron las personas que a continuación se citan, con el objeto de realizar la entrega y recepción de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento Constitucional de (nombre del Ayuntamiento), con fundamento en el artículo 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 68, 70 y 71 de la Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, y en cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 110, 115 fracción II, y el Título Noveno Capítulo I en sus artículos 186, 187, 188, 189 y 190 de la Ley Orgánica del Municipio Libre y al Acuerdo que Establece los Lineamientos Generales y la Guía para el Proceso de la Entrega y Recepción de la Administración Pública Municipal del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave emitido por el H. Congreso del Estado COMPARECEN POR LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL SALIENTE: El C. (nombre del servidor público que entrega), quien concluye el cargo de Presidente Municipal y se identifica con credencial de elector con folio (número de folio de la credencial de elector del servidor público que entrega) y manifiesta como domicilio para oír y recibir notificaciones o documentos relacionados con la presente Acta el ubicado en (calle, número interior y exterior, colonia, código postal, localidad y municipio del domicilio del servidor público que entrega); el C. (nombre del servidor público que haya aportado información para el expediente de la entrega y recepción) quien concluye el cargo de Síndico y se identifica con credencial de elector con folio (número de folio de la credencial de elector del servidor público que interviene) y manifiesta como domicilio para oír y recibir notificaciones o documentos relacionados con la presente Acta el ubicado en (calle, número interior y exterior, colonia, código postal, localidad y municipio del domicilio del servidor público que interviene). (Repetir este párrafo por todos los servidores públicos que aportaron información para el expediente de entrega y recepción: Regidores, 3

11 Modelo de Acta para la Entrega y Recepción de la Administración Pública Municipal Secretario, Tesorero, Director de Obras Públicas y Titular del Órgano de Control Interno, etc.). Se anexa copia fotostática de las identificaciones referidas COMPARECEN POR LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL ENTRANTE: El C. (nombre del servidor público que recibe), Presidente Municipal Electo, según Constancia de Mayoría emitida por el Instituto Electoral Veracruzano y/o con el Acta de la Sesión de Cabildo en que rindió protesta, quien se identifica con credencial de elector con folio (número de folio de la credencial de elector del servidor público que recibe) y manifiesta como domicilio para oír y recibir notificaciones el ubicado en (calle, número interior y exterior, colonia, código postal, localidad y municipio del domicilio del servidor público que recibe), el C. (nombre del servidor público), quien se identifica con credencial de elector con folio (número de folio de la credencial de elector del servidor público que interviene) y manifiesta como domicilio para oír y recibir notificaciones el ubicado en (calle, número interior y exterior, colonia, código postal, localidad y municipio del domicilio del servidor público que interviene). (Repetir este párrafo con los nombres de todos y cada uno de los servidores públicos que conformen el Comité de Recepción y/o hayan sido designados por el Presidente Municipal Electo para participar en el proceso de entrega y recepción, entre los cuales deberá estar considerado el Síndico entrante). Se anexa copia fotostática de las identificaciones referidas Asimismo, interviene el C. (nombre del servidor público), quien ha sido designado por el H. Congreso del Estado como observador, identificándose con credencial de elector con folio (número de folio de la credencial de elector del servidor público designado) y manifiesta como domicilio para oír y recibir notificaciones el ubicado en (calle, número interior y exterior, colonia, código postal, localidad y municipio del domicilio de la persona designada como observador). Se anexa copia fotostática de la identificación presentada HECHOS Acreditadas las personalidades de los que intervienen en este acto, el C. (nombre del servidor público que entrega), procede a realizar la ENTREGA de la información y documentación que muestra la situación que guarda a esta fecha la Administración Pública Municipal, misma que se señala a continuación:

12 No. INFORMACIÓN FOLIOS 1. Organización: 1.1 Organigrama Autorizado 1.2 Relación de Manuales Administrativos 1.3 Relación de Entidades Paramunicipales 2. Planeación: 2.1 Plan Municipal de Desarrollo Programas Municipales Programa Operativo Anual Informes de Avance del Programa Operativo Anual Propuesta de Inversión de Obras y Acciones Registros Trimestrales de Avances Físicos y Financieros Cierres de Ejercicio Informes de las Comisiones del Ayuntamiento 3. Marco Regulatorio y Situación Legal: 3.1 Relación de Libros de Actas de Cabildo Relación de Acuerdos de Cabildo Pendientes de Cumplir 3.3 Relación de Actas del Consejo de Desarrollo Municipal 3.4 Relación de Juicios en Proceso Promovidos por el Ayuntamiento 3.5 Relación de Juicios en Proceso Promovidos en Contra del Ayuntamiento 3.6 Relación de Contratos, Convenios o Acuerdos 4. Financiera: 4.1 Ley de Ingresos 2013 y Presupuesto de Egresos 2013 y

13 Modelo de Acta para la Entrega y Recepción de la Administración Pública Municipal No. INFORMACIÓN FOLIOS 4.3 Estados de Situación Financiera 4.4 Estados de Ingresos y Egresos o Estado de Resultados 4.5 Estado de Variación en la Hacienda Pública 4.6 Estados de Flujo de Efectivo 4.7 Estado Analítico del Activo 4.8 Estados Analíticos de la Deuda y Otros Pasivos 4.9 Estados Analíticos de Ingresos 4.10 Estados Analíticos del Ejercicio del Presupuesto de Egresos 4.11 Relación de Cuentas Bancarias 4.12 Relación de Cuentas por Cobrar 4.13 Relación de Deudores Diversos 4.14 Relación de Cuentas por Pagar 4.15 Relación de Impuestos y Retenciones por Pagar 4.16 Integración de la Deuda Pública 4.17 Reporte de Avances en el Proceso de Armonización Contable 4.18 Presentación de Estados Financieros Mensuales y Cuentas Públicas al Congreso del Estado 4.19 Arqueo de Caja y Fondo Fijo 4.20 Conciliaciones Bancarias 4.21 Situación de Talonarios de Cheques 4.22 Inventario de Formas Valoradas 5. Administrativa: 5.1 Inventario de Bienes Inmuebles 5.2 Inventario de Bienes Muebles 6

14 No. INFORMACIÓN FOLIOS 5.3 Catálogo de Disposición Documental 5.4 Cédulas de Bienes Inmuebles 5.5 Inventario de Reservas Territoriales 5.6 Relación de Información Relativa a Catastro 5.7 Inventario de Material Bibliográfico y Hemerográfico 5.8 Relación de Archivo Histórico 5.9 Relación de Archivos Documentales 5.10 Inventario de Sistemas y Paquetería Comercial 5.11 Relación de Respaldos de Información 5.12 Relación de Seguros Contratados 5.13 Relación de Combinaciones de Cajas Fuertes 5.14 Relación de Claves de Acceso 5.15 Relación de Llaves 5.16 Relación de Sellos Oficiales 5.17 Informe del Cumplimiento de Obligaciones Fiscales 5.18 Relación de Expedientes del Personal 5.19 Plantilla de Personal 5.20 Tabulador de Sueldos Autorizado 6. Obra Pública: 6.1 Relación de Obras Públicas Terminadas Relación de Obras Públicas en Proceso 6.3 Relación de Obras y Acciones con Contrato en Proceso de Rescisión y/o en Trámite de Recuperación de Fianzas. 7

15 Modelo de Acta para la Entrega y Recepción de la Administración Pública Municipal No. INFORMACIÓN FOLIOS 6.4 Inventario de Materiales para la Obra Pública y Mantenimiento 7. Transparencia: 7.1 Relación de Solicitudes de Información Pendientes de Atender 7.2 Relación de Recursos de Revisión en Proceso 7.3 Relación de Documentación Relativa a Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales 8. Control y Fiscalización: 8.1 Decretos que Aprueban el Informe del Resultado de las Cuentas Públicas 2010 y Resumen de Observaciones y Recomendaciones en Proceso de Atención 9. Compromisos Institucionales: 9.1 Informe de Actividades Prioritarias DECLARACIONES DE QUIENES ENTREGAN: Los CC. (nombre del Presidente Municipal saliente), (nombre de todos y cada uno de los servidores públicos que hayan aportado información para el expediente de la entrega y recepción -Síndico, Regidores, Secretario, Tesorero, Director de Obras Públicas y Titular del Órgano de Control Interno, etc.-), todos ellos de la Administración Pública Municipal saliente, manifiestan bajo protesta de decir verdad y sabedores de las penas y sanciones que se imponen a quienes falten a la verdad en una declaración ante autoridad competente, previstas en el artículo 333 del Código Penal para el Estado, haber proporcionado, sin omisión alguna, todos los elementos necesarios para la formulación de la presente Acta Circunstanciada de Entrega y Recepción; declarando que no fue omitido ningún asunto o aspecto importante relativo a su gestión y que no conservan en su poder ningún bien, documento o información digitalizada propiedad del municipio. Manifiestan tener conocimiento de que en términos del artículo 190 de la Ley Orgánica del Municipio Libre, el contenido de la presente Acta y sus Anexos será analizado en un plazo de treinta días posteriores a este acto y con pleno respeto a las garantías individuales que les otorgan los artículos 14 y 16 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, podrán ser requeridos para efectuar las aclaraciones pertinentes y proporcionar la información que se les solicite, en tanto no transcurran los plazos de prescripción que establece el 8

16 artículo 79 párrafo sexto de la Constitución Política del Estado de Veracruz, aceptando que la presente entrega no exime de las responsabilidades a las personas que intervienen en la presente Acta Circunstanciada de Entrega y Recepción por la Administración Pública Municipal Saliente, en que hubieran incurrido con motivo del desempeño de sus cargos y que pudieran llegarse a determinar con posterioridad DE QUIEN RECIBE: Por su parte el C. (nombre del Síndico entrante, representante legal de la Administración Pública Municipal ) manifiesta que recibe del C. (nombre del Presidente Municipal Saliente), con las reservas de ley los recursos, documentos, información y anexos que se precisan en el contenido de la presente Acta Circunstanciada de Entrega y Recepción; declarando tener conocimiento que de acuerdo al artículo 189 de la Ley Orgánica del Municipio Libre, deberá conformarse una Comisión Especial para llevar a cabo su verificación dentro de los treinta días naturales y emitir en vía de opinión un Dictamen, así mismo manifiesta conocer que en caso de detectar alguna irregular en relación con el contenido de la presente Acta, y la documentación soporte de la misma durante el término señalado, deberá hacerlo del conocimiento del Órgano de Control Interno Municipal, para que solicite al servidor público saliente las aclaraciones respectivas o, en su caso, se proceda de conformidad con la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave, ya que de no hacerlo así, incurrirá en responsabilidad al omitir cumplir con las obligaciones previstas por el artículo 46 fracciones I y XXI, y demás relativos y aplicables de la Ley antes citada; así como 115 fracciones IX y XXX de la Ley Orgánica del Municipio Libre El Representante del H. Congreso del Estado, hace saber a los servidores de la Administración Pública Municipal saliente que la presente entrega no los libera de responsabilidad alguna, prevista en la Ley, que pudiera llegar a determinarse con posterioridad por las autoridades competentes, toda vez que los recursos y asuntos que se entregan, son recibidos en la situación y circunstancias en que se encuentran, dejando a salvo la facultad de las autoridades fiscalizadoras de comprobar la veracidad de los datos asentados en la presente Acta y sus Anexos, advertidos de que la negativa a firmar dicha Acta, no afecta su valor probatorio, así mismo que la información y documentación que se entrega en términos de la presente Acta, tiene carácter reservado y confidencial y que no puede ser revelada, de conformidad con lo dispuesto por los artículos 115 fracciones XI, XII y XVIII de la Ley Orgánica del Municipio Libre, 46 fracciones III, IV y IX de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos, así como 178 y 179 del Código Penal, ordenamientos todos del Estado de Veracruz de Ignacio de Llave, y demás disposiciones correlativas aplicables. Asimismo, se hace del conocimiento de los presentes, que en 9

17 Modelo de Acta para la Entrega y Recepción de la Administración Pública Municipal términos del artículo 110 de la Ley Orgánica del Municipio Libre, la administración entrante revisará, durante el primer año de su ejercicio, las cuentas y responsabilidades del Ayuntamiento saliente. Asimismo, se comunica a los servidores públicos entrantes y salientes, que con fundamento en los artículos 80, de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos, y 115 fracción XXVI y 116 fracciones I y II de la Ley Orgánica del Municipio Libre, deben presentar ante el H. Congreso del Estado las declaraciones de situación patrimonial inicial y de conclusión de encargo, dentro de los noventa y treinta días naturales siguientes al presente acto, respectivamente CIERRE No habiendo más que hacer constar, previa lectura que se hizo de la presente Acta Circunstanciada de Entrega y Recepción de la Administración Pública Municipal , se da por concluida siendo las (hora) horas del día (día) de (mes) de (año), firmando por propia voluntad y para constancia al margen y al calce en todas sus fojas todos los que en ella intervinieron POR LA ADMINISTRACIÓN SALIENTE POR LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL ENTRANTE EX PRESIDENTE MUNICIPAL PRESIDENTE MUNICIPAL (NOMBRE) (NOMBRE) EX SÍNDICO SÍNDICO (NOMBRE) (NOMBRE) TODOS Y CADA UNO DE LOS QUE INTERVENGAN EN EL ACTA 10

18 Anexos

19 Organización

20 1.1 Organigrama Autorizado Es la representación gráfica de la estructura del Ayuntamiento, el cual muestra las áreas por las que está conformado y las respectivas líneas jerárquicas. Se deberá anexar el organigrama general y de ser el caso los específicos por área. 11

21 1. Organización ESCUDO (1) AYUNTAMIENTO DE (2), VER. 1.2 RELACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS No. DENOMINACIÓN FECHA OBSERVACIONES (3) (4) (5) (6) INFORMACIÓN AL: (7) RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: (8) ENTREGA RECIBE NOMBRE, FIRMA Y CARGO (9) NOMBRE Y FIRMA (10) 12

22 1.2 RELACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS OBJETIVO: Identificar los Manuales de Organización, Procedimientos o Servicios con que cuenta el Ayuntamiento, con la finalidad de que las autoridades municipales entrantes conozcan las áreas que lo conforman y el funcionamiento de las mismas. No. Se anotará(n) 1 El escudo oficial del Municipio (insertar). 2 El nombre del municipio tal como lo señala la Ley Orgánica del Municipio Libre. 3 El número consecutivo de los manuales administrativos relacionados (1, 2, 3, etc.). 4 El nombre y tipo del documento de que se trate. Ejemplo: Manual General de Organización, Manual de Procedimientos de la Tesorería o Manual de Servicios. 5 El día, mes y año en que se autorizó el manual administrativo referido. 6 Los comentarios que se consideren importantes respecto a los manuales administrativos. 7 El día, mes y año en que se actualizó la información de este formato. Ejemplo: 13 de diciembre de El nombre y cargo del servidor público responsable de integrar la información, y en su caso del resguardo de la documentación soporte. 9 La firma, nombre completo y cargo del servidor público responsable de la entrega (Presidente Municipal). 10 La firma y nombre completo de la persona designada para recibir. Recomendaciones: En caso de que los manuales no estén autorizados, hacer referencia a estos como Proyecto y en el apartado de Observaciones indicar que se requiere la autorización o en su caso el porcentaje de avance que se tiene en la elaboración del documento. 13

23 1. Organización ESCUDO (1) AYUNTAMIENTO DE (2), VER. 1.3 RELACIÓN DE ENTIDADES PARAMUNICIPALES TITULAR No. ENTIDAD PARAMUNICIPAL FECHA AUTORIZACIÓN NOMBRE CARGO (3) (4) (5) (6) (7) (8) INFORMACIÓN AL: (9) RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: (10) ENTREGA RECIBE NOMBRE, FIRMA Y CARGO (11) NOMBRE Y FIRMA (12) 14

24 1.3 RELACIÓN DE ENTIDADES PARAMUNICIPALES OBJETIVO: Identificar los organismos descentralizados, empresas de participación municipal y fideicomisos públicos, creados por el Ayuntamiento. No. Se anotará(n) 1 El escudo oficial del Municipio (insertar). 2 El nombre del municipio tal como lo señala la Ley Orgánica del Municipio Libre. 3 El número consecutivo de las entidades paramunicipales relacionadas (1, 2, 3, etc.). 4 El nombre del organismo descentralizado, empresa de participación municipal o fideicomiso público que se relaciona. 5 El día, mes y año en que se creó la Entidad Paramunicipal. 6 El nombre de la persona designada como Titular de la Entidad Paramunicipal. 7 La denominación del puesto que ocupa el Titular de la Entidad Paramunicipal. Ejemplo: Director General. 8 El número de decreto con el que el H. Congreso del Estado aprobó la creación de la Entidad Paramunicipal, así como el número y fecha de la Gaceta Oficial en la que se publicó. 9 El día, mes y año en que se actualizó la información de este formato. Ejemplo: 13 de diciembre de El nombre y cargo del servidor público responsable de integrar la información, y en su caso del resguardo de la documentación soporte. 11 La firma, nombre completo y cargo del servidor público responsable de la entrega (Presidente Municipal). 12 La firma y nombre completo de la persona designada para recibir. 15

25 Planeación

26 2.1 Plan Municipal de Desarrollo De acuerdo a lo que establece el artículo 35 de la Ley Orgánica del Municipio Libre los Ayuntamientos tienen la atribución de elaborar, aprobar, ejecutar y publicar el Plan Municipal de Desarrollo, de conformidad con la Ley de Planeación del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, la cual establece en su artículo 26 que los Planes Municipales de Desarrollo de cada uno de los municipios del Estado, deberán elaborarse, aprobarse y publicarse dentro de un plazo de cuatro meses, contados a partir de la fecha de la toma de posesión de los Ayuntamientos respectivos, y su vigencia no excederá del período que les corresponda. En este sentido, el Plan debe precisar los objetivos, estrategias y prioridades del desarrollo municipal, contener previsiones sobre los recursos que serán asignados a tales fines; determinar los órganos responsables de su ejecución y regirá el contenido de los programas que se deriven del Plan. 2.2 Programas Municipales De acuerdo a lo que establece la referida Ley de Planeación, el Plan Municipal debe indicar los programas que habrán de realizarse durante el período constitucional que corresponda al Ayuntamiento y éstos deben guardar congruencia con los objetivos y prioridades que se establezcan en dicho Plan. En este sentido, se deberán anexar al expediente de entrega y recepción un ejemplar de los Programas Municipales aprobados por el Ayuntamiento. 17

27 2. Planeación 2.3 Programa Operativo Anual 2013 Es la definición específica de las actividades que cada una de las áreas que integran el Ayuntamiento determinaron realizar en el ejercicio 2013, para alcanzar los objetivos y metas establecidas en el Plan y Programas Municipales. Al respecto, la Ley de Planeación en su artículo 9, fracción VIII, inciso b) señala que a los Comités de Planeación Municipales les compete colaborar en la formulación del Programa Operativo Anual del Plan Municipal de Desarrollo. 2.4 Informes de Avance del Programa Operativo Anual 2013 Es el reporte que refleja el grado de cumplimiento de las actividades definidas por cada una de las áreas, para alcanzar los objetivos y metas previamente establecidos. Se deberá integrar la información concerniente al ejercicio

28 2.5 Propuestas de Inversión de Obras y Acciones El Plan de Desarrollo Municipal establece las directrices que deben orientar la elaboración de la propuesta de inversión de las obras a ejecutarse con los recursos provenientes de ingresos municipales (recursos propios y participaciones), así como los provenientes del Ramo 33, recursos federales transferidos y otros fondos. El documento debe contener la denominación de la obra, la localidad en donde se realizará, las fechas programadas para iniciarla y concluirla, la estructura financiera y modalidad con la que se llevará a cabo, así como las metas a alcanzar, en cuanto al proyecto y beneficiarios. 2.6 Registros Trimestrales de Avances Físicos y Financieros 2013 La Ley de Coordinación Fiscal establece que se deberá proporcionar a la Secretaría de Desarrollo Social, la información que sobre la utilización del Fondo de Aportaciones para la Infraestructura Social le sea requerida y tratándose de los Municipios, esto lo harán por conducto de los Estados, asimismo señala que las Entidades Federativas enviarán al Ejecutivo Federal, por conducto de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, informes sobre el ejercicio y destino de los recursos de los Fondos de Aportaciones Federales, incluyendo la relativa a los municipios, a más tardar a los 20 días naturales posteriores a la terminación de cada trimestre del ejercicio fiscal. Para dar cumplimiento a estos ordenamientos el Órgano de Fiscalización Superior ha determinado el formato en que deben precisarse los avances físicos y financieros, la inversión aprobada y ejercida, así como las metas aprobadas para cada una de las obras ejecutadas. 19

29 2. Planeación 2.7 Cierres de Ejercicio El cierre de ejercicio debe contener el estado físico financiero final de todas y cada una de las obras y acciones autorizadas por el Cabildo y, en su caso, de acuerdo con el Consejo de Desarrollo Municipal. Considerando las fechas para iniciar el cierre del ejercicio 2013, el Ayuntamiento estará en posibilidad de integrar al expediente de la entrega y recepción los cierres de la Administración Municipal Informes de las Comisiones del Ayuntamiento La Ley Orgánica del Municipio Libre señala que los Ayuntamientos contarán con las Comisiones de Hacienda y Patrimonio Municipal; Educación, Recreación, Cultura, Actos Cívicos y Fomento Deportivo; Policía y Prevención del Delito; Tránsito y Vialidad; Salud y Asistencia Pública; Comunicaciones y Obras Públicas; Asentamientos Humanos, Fraccionamientos, Licencias y Regularización de la Tenencia de la Tierra; Participación Ciudadana y Vecinal; Limpia Pública; Fomento Agropecuario; Comercio, Centrales de Abasto, Mercados y Rastros; Agua Potable, Drenaje, Alcantarillado, Tratamiento y Disposición de Aguas Residuales; Ornato, Parques, Jardines y Alumbrado; Ecología y Medio Ambiente; Registro Civil, Panteones y Reclutamiento; Gobernación, Reglamentos y Circulares; Equidad de Género; Bibliotecas, Fomento a la Lectura y Alfabetización; Turismo y Promoción y Defensa de los Derechos Humanos; por lo que los servidores públicos que presidan cada una de las Comisiones, en un escrito libre deberán manifestar el estado que guardan los asuntos tratados por éstas. 20

30 Marco Regulatorio y Situación Legal

31 ESCUDO (1) AYUNTAMIENTO DE (2), VER. 3.1 RELACIÓN DE LIBROS DE ACTAS DE CABILDO ACTA OBSERVACIONES No. LIBRO FOJAS DEL AL (3) (4) (5) (6) (7) (8) LIBROS ANTERIORES: (9) INFORMACIÓN AL: (10) RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: (11) ENTREGA RECIBE NOMBRE, FIRMA Y CARGO (12) NOMBRE Y FIRMA (13) 21

32 3. Marco Regulatorio y Situación Legal 3.1 RELACIÓN DE LIBROS DE ACTAS DE CABILDO OBJETIVO: Identificar los Libros que contienen las Actas de Cabildo suscritas por las autoridades del Ayuntamiento saliente, así como la ubicación de los libros de las administraciones municipales anteriores. No. Se anotará(n) 1 El escudo oficial del Municipio (insertar). 2 El nombre del municipio tal como lo señala la Ley Orgánica del Municipio. 3 El número consecutivo de los Libros de Actas de Cabildo relacionados (1, 2, 3, etc.). 4 La clave o número de identificación asignado al Libro de Actas de Cabildo. Ejemplo: 2011/II 5 La fecha (día, mes y año) en la que se celebró la sesión de Cabildo consignada en la primer Acta que contiene el Libro. 6 La fecha (día, mes y año) en la que se celebró la sesión de Cabildo consignada en la última Acta que contiene el Libro. 7 Los folios asignados a la primer y última hoja del Libro. Ejemplo: Los comentarios que se consideren importantes respecto a los libros relacionados. 9 La ubicación física o el lugar en donde se encuentran los Libros de las administraciones municipales anteriores. 10 El día, mes y año en que se actualizó la información de este formato. Ejemplo: 13 de diciembre de El nombre y cargo del servidor público responsable de integrar la información, y en su caso del resguardo de la documentación soporte. 12 La firma, nombre completo y cargo del servidor público responsable de la entrega (Presidente Municipal). 13 La firma y nombre completo de la persona designada para recibir. Recomendaciones: Verificar que la totalidad de las actas levantadas se encuentren aprobadas y firmadas. 22

33 ESCUDO (1) AYUNTAMIENTO DE (2), VER. 3.2 RELACIÓN DE ACUERDOS DE CABILDO PENDIENTES DE CUMPLIR No. ACTA FECHA ACUERDO RESPONSABLE ESTADO OBSERVACIONES (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) INFORMACIÓN AL: (10) RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: (11) ENTREGA RECIBE NOMBRE, FIRMA Y CARGO (12) NOMBRE Y FIRMA (13) 23

34 3. Marco Regulatorio y Situación Legal 3.2 RELACIÓN DE ACUERDOS DE CABILDO PENDIENTES DE CUMPLIR OBJETIVO: Informar a las autoridades entrantes de los Acuerdos de Cabildo pendientes de cumplir, para que estén en posibilidad de darles seguimiento en tiempo y forma. No. Se anotará(n) 1 El escudo oficial del Municipio (insertar). 2 El nombre del municipio tal como lo señala la Ley Orgánica del Municipio Libre. 3 El número consecutivo de los Acuerdos relacionados (1, 2, 3, etc.). 4 El número de identificación del Acta en donde consta el Acuerdo de Cabildo pendiente de cumplir. 5 El día, mes y año en que se levantó el Acta en donde consta el Acuerdo de Cabildo pendiente de cumplir. 6 La descripción del Acuerdo de Cabildo pendiente de cumplir. 7 El nombre y cargo del Edil o servidor público responsable de atender el Acuerdo de Cabildo. 8 Las acciones instrumentadas o situación que guarda la atención del Acuerdo de Cabildo pendiente de cumplir. 9 Los comentarios que se consideren importantes respecto a los Acuerdos de Cabildo pendientes de cumplir. 10 El día, mes y año en que se actualizó la información de este formato. Ejemplo: 13 de diciembre de El nombre y cargo del servidor público responsable de integrar la información, y en su caso del resguardo de la documentación soporte. 12 La firma, nombre completo y cargo del servidor público responsable de la entrega (Presidente Municipal). 13 El nombre completo y firma de la persona designada para recibir. 24

35 ESCUDO AYUNTAMIENTO DE, VER. 3.3 RELACIÓN DE ACTAS DEL CONSEJO DE DESARROLLO MUNICIPAL No. NÚMERO FECHA ASUNTO EJERCICIO FOJAS FIRMAS SELLOS SI NO SI NO INFORMACIÓN AL: RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: ENTREGA RECIBE NOMBRE, FIRMA Y CARGO (13) NOMBRE Y FIRMA (14) 25

36 3. Marco Regulatorio y Situación Legal 3.3 RELACIÓN DE ACTAS DEL CONSEJO DE DESARROLLO MUNICIPAL OBJETIVO: Dar a conocer a las nuevas autoridades municipales las actas de Consejo de Desarrollo Municipal que se levantaron en el periodo No. Se anotará(n) 1 El escudo oficial del Municipio (insertar). 2 El nombre del municipio tal como lo señala la Ley Orgánica del Municipio Libre. 3 El número consecutivo de las actas relacionadas (1, 2, 3, etc.). 4 El número asignado al acta de Consejo relacionada. 5 El día, mes y año en que se levantó el Acta de Consejo relacionada. 6 Una breve descripción de los asuntos consignados en el Acta. 7 El año al que corresponde el Acta. Se recomienda que las actas se relacionen por año iniciando con 2013, posteriormente 2012 y finalmente El número de fojas que conforman el acta, por ejemplo: 5, 10,15, etc. 9 Una X indicando si se cuenta o no con el total de firmas de los integrantes del Consejo. 10 Una X indicando si se cuenta con los sellos correspondientes para su validez oficial. 11 El día, mes y año en que se actualizó la información de este formato. Ejemplo: 13 de diciembre de El nombre y cargo del servidor público responsable de integrar la información, y en su caso del resguardo de la documentación soporte. 13 La firma, nombre completo y cargo del servidor público responsable de la entrega (Presidente Municipal). 14 La firma y nombre completo de la persona designada para recibir. 26

37 ESCUDO (1) AYUNTAMIENTO DE (2), VER. 3.4 RELACIÓN DE JUICIOS EN PROCESO PROMOVIDOS POR EL AYUNTAMIENTO No. TIPO FECHA PROMOVIDO ANTE EN CONTRA DE DESCRIPCIÓN ESTADO JURÍDICO ACCIONES INMEDIATAS (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) INFORMACIÓN AL: (11) RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: (12) ENTREGA RECIBE NOMBRE, FIRMA Y CARGO (13) NOMBRE Y FIRMA (14) 27

38 3. Marco Regulatorio y Situación Legal 3.4 RELACIÓN DE JUICIOS EN PROCESO PROMOVIDOS POR EL AYUNTAMIENTO OBJETIVO: Hacer del conocimiento de las autoridades entrantes la situación que guardan los juicios promovidos por el Ayuntamiento, a fin de que se atiendan en tiempo y forma. No. Se anotará(n) 1 El escudo oficial del Municipio (insertar). 2 El nombre del municipio tal como lo señala la Ley Orgánica del Municipio Libre. 3 El número consecutivo de los juicios relacionados (1, 2, 3, etc.). 4 La materia a la que pertenece el juicio interpuesto por el Ayuntamiento. Ejemplo: civil, laboral, mercantil, etc. 5 El día mes y año en que inició el juicio. 6 La instancia encargada del análisis y resolución del proceso correspondiente. 7 El nombre de la persona, razón social o representante legal contra quien interpuso el juicio el Ayuntamiento. 8 El motivo por el cual se instauró el juicio por el Ayuntamiento. 9 La etapa procesal en la que se encuentra el proceso jurídico. 10 Las actuaciones que deben realizarse oportunamente, en el marco del proceso jurídico. 11 El día, mes y año en que se actualizó la información de este formato. Ejemplo: 13 de diciembre de El nombre y cargo del servidor público responsable de integrar la información, y en su caso del resguardo de la documentación soporte. 13 La firma, nombre completo y cargo del servidor público responsable de la entrega (Presidente Municipal). 14 El nombre completo y firma de la persona designada para recibir. Recomendaciones: Verificar que se realicen todas las actuaciones necesarias, previo al proceso de entrega y recepción. 28

39 ESCUDO (1) AYUNTAMIENTO DE (2), VER. 3.5 RELACIÓN DE JUICIOS EN PROCESO PROMOVIDOS EN CONTRA DEL AYUNTAMIENTO No. TIPO FECHA PROMOVIDO ANTE DEMANDANTE DESCRIPCIÓN ESTADO JURÍDICO MONTO ACCIONES INMEDIATAS (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) INFORMACIÓN AL: (12) RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: (13) ENTREGA RECIBE NOMBRE, FIRMA Y CARGO (14) NOMBRE Y FIRMA (15) 29

40 3. Marco Regulatorio y Situación Legal 3.5 RELACIÓN DE JUICIOS EN PROCESO PROMOVIDOS EN CONTRA DEL AYUNTAMIENTO OBJETIVO: Hacer del conocimiento de las autoridades entrantes la situación de los procesos jurídicos promovidos en contra del Ayuntamiento, a fin de que los atiendan en tiempo y forma. No. Se anotará(n) 1 El escudo oficial del Municipio (insertar). 2 El nombre del municipio tal como lo señala la Ley Orgánica del Municipio Libre. 3 El número consecutivo de los juicios relacionados (1, 2, 3, etc.). 4 El tipo de proceso jurídico, ya sea civil, laboral, mercantil, etc. 5 El día mes y año de inicio del proceso jurídico. 6 El juzgado o tribunal encargado del análisis y resolución del proceso jurídico. 7 El nombre de la persona, razón social o representante legal que inició el proceso jurídico. 8 Una breve descripción del motivo por el cual se inició el proceso jurídico. 9 La descripción de la situación en que se encuentra el proceso jurídico a la fecha del corte de la información. 10 El importe monetario que pueda generarse con el fallo en contra del Ayuntamiento. 11 Las acciones que deben realizarse de manera inmediata, para dar seguimiento puntual y oportuno al proceso jurídico. 12 El día, mes y año en que se actualizó la información de este formato, ejemplo: 13 de octubre de El nombre y cargo del servidor público responsable de integrar la información, y en su caso del resguardo de la documentación soporte. 14 La firma, nombre completo y cargo del servidor público responsable de la entrega (Presidente Municipal). 15 El nombre completo y firma de la persona designada para recibir. 30

41 ESCUDO (1) AYUNTAMIENTO DE (2), VER. 3.6 RELACIÓN DE CONTRATOS, CONVENIOS O ACUERDOS No. CONCEPTO FECHA VIGENCIA (6) MONTO OBSERVACIONES (3) (4) (5) DEL AL (7) (8) INFORMACIÓN AL: (9) RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: (10) ENTREGA RECIBE NOMBRE, FIRMA Y CARGO (11) NOMBRE Y FIRMA (12) 31

42 3. Marco Regulatorio y Situación Legal 3.6 RELACIÓN DE CONTRATOS, CONVENIOS O ACUERDOS OBJETIVO: Mostrar la información sobre los Contratos, Convenios o Acuerdos celebrados, a fin de que las autoridades cuenten con los elementos necesarios para la toma de decisiones. No. Se anotará(n) 1 El escudo oficial del Municipio (insertar). 2 El nombre del municipio tal como lo señala la Ley Orgánica del Municipio Libre. 3 Número consecutivo de los documentos relacionados (1, 2, 3, etc.). 4 La denominación del Contrato, Convenio, Acuerdo y Condiciones Generales de Trabajo relacionados. 5 El día, mes y año en el que se suscribió el documento. 6 El periodo en el que tiene validez el documento, señalando las fechas de inicio y término. 7 El importe que representa la celebración del Contrato, Convenio o Acuerdo, en caso de no aplicar se indicara N/A. 8 Los comentarios que se consideren importantes respecto a los documentos relacionados. 9 El día, mes y año en que se actualizó la información de este formato. Ejemplo: 13 de diciembre de El nombre y cargo del servidor público responsable de integrar la información, y en su caso del resguardo de la documentación soporte. 11 La firma, nombre completo y cargo del servidor público responsable de la entrega (Presidente Municipal). 12 La firma y nombre completo de la persona designada para recibir. Nota: Se deberán anexar los documentos que respalden la información relacionada. 32

43 Financiera

44 4.1 Ley de Ingresos 2013 y Presupuesto de Egresos 2013 y 2014 De acuerdo a lo que establece la Ley Orgánica del Municipio Libre el Presidente Municipal, la Comisión de Hacienda y Patrimonio Municipal y el Tesorero, en la segunda quincena del mes de agosto, con base en los ingresos y egresos que tengan autorizados y los proyectos de las Comisiones, formularán cada año los proyectos presupuestales de ingresos y egresos para el ejercicio correspondiente al año siguiente, los cuales en la segunda quincena del mes de septiembre se deben remitir por triplicado al Congreso para su aprobación. En este sentido, los documentos revisten importancia para la administración entrante, en virtud de que además de que contienen las previsiones de ingresos que se destinarán a cubrir el gasto público, el ordenamiento citado señala que pueden enviar sus puntos de vista en los primeros quince días del mes de enero que corresponda. 4.3 Estados de Situación Financiera* Estado contable que refleja la posición financiera del ente público a una fecha determinada, incluye información acumulativa en tres rubros: activo, pasivo y patrimonio o hacienda pública. Se deberá integrar un estado consolidado y uno por cada tipo de ingreso o fondo. 33

45 4. Financiera 4.4 Estados de Ingresos y Egresos o Estado de Resultados* Estado que muestra de manera simultánea los ingresos y gastos del Ayuntamiento para un periodo determinado. Se deberá integrar un estado consolidado y uno por cada tipo de ingreso o fondo. 4.5 Estado de Variación en la Hacienda Pública* Muestra la actividad financiera del ente público y revela el flujo de recursos recibidos y ejercidos en cumplimiento de su cometido durante el ejercicio; incluye las principales modificaciones que afectaron el rubro de la Hacienda Pública. 34

46 4.6 Estados de Flujo de Efectivo* Estado contable que proporciona una base para evaluar la capacidad del ente para generar efectivo y equivalentes de efectivo, así como su capacidad para utilizar los flujos derivados de ellos. Su finalidad es proveer de información sobre los flujos de efectivo del ente público identificando las fuentes de entradas y salidas de recursos. Se deberá integrar un estado consolidado y uno por cada tipo de ingreso o fondo. 4.7 Estado Analítico del Activo* Estado contable que muestra el comportamiento de los fondos, valores, derechos y bienes debidamente identificados y cuantificados en términos monetarios de que dispone el ente público para el desarrollo de sus actividades, su saldo al inicio del ejercicio, incrementos, decrementos y su saldo final. 35

47 4. Financiera 4.8 Estados Analíticos de la Deuda y Otros Pasivos* Muestra las obligaciones insolutas del ente público, derivadas de la celebración de empréstitos, autorizados o ratificados por el H. Congreso del Estado. 4.9 Estados Analíticos de Ingresos Comparación del total de ingresos estimados y los realmente obtenidos, conforme a su clasificación en la Ley de Ingresos y al Clasificador de Ingresos. Se deberá integrar un estado consolidado y uno por cada tipo de ingreso o fondo. * Deben incluir Notas, las cuales se clasifican en Notas de Desglose (Indican aspectos específicos con relación a las cuentas integrantes de los estados contables), Notas de Memoria (Se utilizan para registrar movimientos de valores que no afecten o modifiquen el balance del ente contable) y Notas de Gestión Administrativa (Revelan información del contexto y de los aspectos económico-financieros más importantes que influyeron en las decisiones del periodo, y que deberán ser considerados en el análisis de los estados financieros para mayor comprensión de los mismos y sus particulares). 36

48 4.10 Estados Analíticos del Ejercicio del Presupuesto de Egresos Estado presupuestario que refleja el comportamiento del presupuesto original autorizado por el H. Congreso del Estado, las modificaciones autorizadas durante el periodo, y el ejercicio del presupuesto pagado y pendiente de pago. Se deberá integrar un estado consolidado y uno por cada tipo de ingreso o fondo Relación de Cuentas Bancarias Reporte que muestra las instituciones bancarias en las que el Ayuntamiento tiene aperturadas cuentas y los datos de éstas. Se podrá obtener del auxiliar de la cuenta contable de Bancos/Tesorería. 37

49 4. Financiera 4.12 Relación de Cuentas por Cobrar Reporte que muestra la relación de documentos o títulos de crédito a favor del Ayuntamiento y que le da el derecho de exigir a los suscriptores el pago del adeudo. Se podrá obtener del auxiliar de la cuenta contable respectiva Relación de Deudores Diversos Reporte que muestra la relación de personas que le deben al Ayuntamiento y se obtendrá del auxiliar de la cuenta contable respectiva. 38

50 4.14 Relación de Cuentas por Pagar Reporte que muestra adeudos contraídos por el Ayuntamiento, de los que se desprende un compromiso de pago. Se podrá obtener del auxiliar de la cuenta contable respectiva Relación de Impuestos y Retenciones por Pagar Representa el monto de las retenciones efectuadas a contratistas o proveedores de bienes y servicios, las retenciones sobre las remuneraciones realizadas al personal, así como las contribuciones por pagar, entre otras, cuya liquidación se prevé realizar en el corto plazo. Se podrá obtener del auxiliar de la cuenta contable respectiva. 39

51 4. Financiera ESCUDO (1) AYUNTAMIENTO DE (2), VER INTEGRACIÓN DE LA DEUDA PÚBLICA NOMBRE DEL ACREEDOR DESTINO DEL RECURSO FECHA PLAZO VENCIMIENTO INTERESES IMPORTE (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) TOTAL (10) INFORMACIÓN AL: (11) RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: (12) ENTREGA RECIBE NOMBRE, FIRMA Y CARGO (13) NOMBRE Y FIRMA (14) 40

52 4.16 INTEGRACIÓN DE LA DEUDA PÚBLICA OBJETIVO: Mostrar la forma en que está constituida la Deuda Pública Municipal al momento de la entrega y recepción. No. Se anotará(n) 1 El escudo oficial del Municipio (insertar). 2 El nombre del municipio tal como lo señala la Ley Orgánica del Municipio Libre. 3 El nombre de la institución con la que se contrajo la deuda. 4 La aplicación que se le dio a los ingresos obtenidos por medio de deuda. 5 El día, mes y año en que se contrató la deuda. 6 El periodo de duración de la deuda, de acuerdo a lo establecido en el contrato respectivo, ya sea años o meses. 7 El día, mes y año en que vence la deuda. 8 El importe monetario de los intereses generados por el préstamo. 9 El saldo pendiente de pago del préstamo adquirido por el Ayuntamiento. 10 El importe total de la deuda del Ayuntamiento, que resulta de sumar los adeudos con cada uno de los acreedores relacionados. 11 El día, mes y año en que se actualizó la información de este formato. Ejemplo: 13 de diciembre de El nombre y cargo del servidor público responsable de integrar la información, y en su caso del resguardo de la documentación soporte. 13 La firma, nombre completo y cargo del servidor público responsable de la entrega (Presidente Municipal). 14 El nombre completo y firma de la persona designada para recibir. 41