INFORME DE AUDITORÍA DA de mayo de 2004 Departamento de Recreación y Deportes (Unidad 1405)

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1 INFORME DE AUDITORÍA DA Departamento de Recreación y Deportes () Período auditado : 1 de enero de 1995 al 30 de junio de 2002

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3 Informe de Auditoria DA CONTENIDO Página INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA ALCANCE YMETODOLOGÍA OPINION RECOMENDACIONES AL SECRETARIO DEL DEPARTAMENTO DE RECREACIÓN Y DEPORTES CARTAS A LA GERENCIA COMENTARIOS DE LA GERENCIA AGRADECIMIENTO RELACIÓN DETALLADADE HALLAZGOS CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO HALLAZGOS EN EL DEPARTAMENTO DE RECREACIÓNYDEPORTES Incumplimiento de las Condiciones Generales, desviación de la reglamentación y de normas para la construcción de obras públicas Falta de estudio para el desarrollo de facilidades recreativas y otras deficiencias relacionadas con la contratación para la construcción del Monumento al Gigante de Carolina Penalidades dejadas de cobrar por la entrega tardía de proyectos de construcción Deficiencias relacionadas con la administración de un contrato de servicios profesionales

4 Informe de Auditoria DA Deberes y funciones conflictivas de un miembro de la Junta ANEJO 1- FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARON DEL 1 DE JULIO DE 1997 AL 30 DE JUNIO DE

5 Informe de Auditoria DA Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico A la Gobernadora y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Departamento de Recreación y Deportes (DRD) para determinar si aplicables. se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación Efectuamos la misma a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 M24 de julio de 1952, según enmendada. Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este tercer informe cubre las operaciones relacionadas con los proyectos de construcción por contrato para realizar trabajos de diseño, mejoras y construcción. En el segundo informe, Informe de Auditoría DA del 15 de enero de 2004, presentamos el resultado de las operaciones relacionadas con la construcción de obras por administración y la propiedad mueble e inmueble. En el primer informe, Informe de Auditoría DA del 11 de febrero de 2003, presentamos el resultado del examen de las operaciones relacionadas con proyectos por contrato para realizar trabajos de diseño y construcción de techos en 26 canchas de baloncesto. INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El DRD fue creado por la Ley Núm. 126 de 13 de junio de 1980, según enmendada. Su función principal es formular e implantar la política pública del Gobierno sobre recreación y deportes para promover la práctica del deporte y el recreo como instrumentos para lograr un

6 Informe de Auditoria DA mejor disfrute de la vida y para enriquecer las experiencias del ciudadano en sus relaciones con la naturaleza. Además, para promover mediante su envolvimiento en la recreación, los mecanismos que permitan al ser humano desarrollar un balance emocional que le capacite para hacer frente a los problemas que ha generado el desarrollo socioeconómico. El DRD es administrado por un Secretario nombrado por el Gobernador de Puerto Rico, con el consejo y consentimiento del Senado. Para realizar sus funciones el DRD está organizado en las siguientes secretarías : Administración, Infraestructura Física y Social, Recreación y Deportes y Planificación y Capacitación. Además, cuenta con 8 oficinas administrativas a nivel central, 10 oficinas administrativas regionales y 2 comisiones'. También cuenta con una Junta Asesora de Recreación y Deportes que asesora al Secretario del DRD en torno a la formulación e implantación de política pública sobre recreación y deportes. Dicha Junta responde al Gobernador y a la Legislatura. En los años fiscales del al el DRD, según información suministrada por la agencia, contó con fondos estatales por $151,789,595, de los cuales se efectuaron desembolsos y obligaciones por $150,935,556, según se indica : AÑO FISCAL FONDOS ESTATALES DESEMBOLSOS Y OBLIGACIONES BALANCE $ 32,180,169 $ 31,649,492 $530, ,825,926 29,619, , ,054,229 29,947, , ,190,000 30,185,000 5, ,539,271 29,534,678 4,593 TOTAL 151, ,935, Comisiones de Gallo y Boxeo

7 Informe de Auditoria DA RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA Con el propósito de lograr una administración eficaz, regida por principios de calidad, la gerencia de todo organismo gubernamental, entre otras cosas, es responsable de : 1. Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos de administración y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos 2. Mantener una oficina de auditoría interna competente 3. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras 4. Adoptar un plan estratégico para las operaciones 5. Mantener el control presupuestario 6. Mantenerse al día con los avances tecnológicos 7. Mantener sistemas adecuados de archivo y de control de documentos 8. Cumplir con el Plan de Acción Correctiva de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos 9. Mantener un sistema adecuado de administración de personal que incluya la evaluación del desempeño, y un programa de educación continua para todo el personal 10. Cumplir con la Ley de Ética Gubernamental, lo cual incluye divulgar sus disposiciones a todo el personal ALCANCE Y METODOLOGÍA La auditoría cubrió del 1 de enero de 1995 al 30 de junio de El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias. Para efectuar la auditoría utilizamos la siguiente metodología: " Entrevistas a funcionarios, a empleados y a particulares " Inspecciones fisicas

8 Informe de Auditoria DA " Examen y análisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada " Análisis de información suministrada por fuentes externas " Pruebas y análisis de información financiera, de procedimientos de control interno y de otros procesos " Confirmaciones de información pertinente OPINIÓN Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de disposiciones de ley y de reglamentación, así como de normas de sana administración y de control interno relacionadas con los proyectos de construcción por contrato, las subastas celebradas para seleccionar al contratista y la prestación de servicios profesionales y consultivos por un ingeniero. Por ello, en nuestra opinión dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Dichas pruebas también reflejaron que las operaciones relacionadas con el nombramiento de miembros de la Junta de Subastas se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por lo comentado en el Hallazgo 5. En la parte de este informe titulada RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS se presentan dichos hallazgos. RECOMENDACIONES AL SECRETARIO DEL DEPARTAMENTO DE RECREACIÓN Y DEPORTES 1. Asegurarse que para todo trabajo de construcción y reconstrucción : a. Se obtengan los permisos de construcción correspondientes de la Administración de Reglamentos y Permisos. [Hallazgo 1-a.1)] b. Los contratistas sometan evidencia de las fianzas de pago y de las pólizas de seguro contra riesgos y las pólizas flotantes de instalaciones. [Hallazgo 1-a.3)] c. Se formalicen contratos por escrito. [Hallazgo 1-b.2)]

9 Informe de Auditoria DA Ver que el Secretario Auxiliar de Infraestructura Física y Social : a. Le requiera al contratista de obras de construcción la obtención de los permisos de uso de la Administración de Reglamentos y Permisos. [Hallazgo 1-a.2)] b. Se asegure que los trabajos de construcción o de mejoras permanentes comiencen después que se formalicen los correspondientes contratos por escrito y se emita la Orden de Proceder. [Hallazgo 1-a.4)] c. Se asegure que los días adicionales concedidos a los contratistas para terminar los trabajos se aprueben por escrito por un funcionario autorizado del DRD. [Hallazgo 1-a.5)] d. Mantenga evidencia escrita de todas las mejoras realizadas y que ésta contenga información sobre el funcionario que solicitó las mismas, la fecha que se prestaron los servicios y la fecha en que éstos fueron aceptados. [Hallazgo 1-b.3)] e. Se asegure de que para el desarrollo de proyectos realice los estudios de viabilidad correspondientes. [Hallazgo 2-a.] f. Se asegure que para todas las transacciones relacionadas con el ajuste a partidas de propuestas recibidas, se deje evidencia escrita donde se establezcan las razones que motivan cualquier ajuste a las mismas. Además, se mantenga evidencia de que la Junta autoriza al consultor a negociar con el contratista dichos ajustes. [Hallazgo 2-b.2)] g. Se asegure que todas las órdenes de cambio estén autorizadas por la Junta de Subastas o por la Oficina de Compras. [Hallazgo 2-b.3)] h. Mantenga evidencia escrita de los análisis y criterios utilizados para realizar ajustes a las órdenes de cambio. [Hallazgo 2-b.4)]

10 Informe de Auditoria DA i. Se asegure que los proyectos de construcción se terminen en la fecha establecida en el contrato y, por el contrario, se deje evidencia escrita de las razones por las cuales no se cobran las penalidades a los contratistas por la entrega tardía de los proyectos. [Hallazgo 3-a.] j. Se asegure de que los ingenieros contratados para la supervisión de las obras de construcción supervisen semanalmente las mismas y rindan el informe mensual sobre el proceso y evaluación de la obra con sus recomendaciones. [Hallazgo 4-a.2)] 3. Ver que el Secretario Auxiliar de Administración se asegure de que: a. La Directora de la División de Compras realice una subasta informal o solicite cotizaciones de precio para cada obra de construcción que así lo requiera. [Hallazgo 1-b.1)] b. La Directora de la División de Finanzas realice una preintervención adecuada de las facturas sometidas para pago y ver que no se repita lo comentado en el Hallazgo 4-a.1)] c. La Directora de Finanzas recobre los $2,371 que se le pagaron indebidamente al ingeniero por los trabajos de diseño del Parque de Pelota. [Hallazgo 4-a.1)] 4. Ver que la Junta de Subastas exija al licitador agraciado un desglose por partida de los distintos materiales que habría de utilizar, indicando la unidad, la cantidad, el precio unitario y la mano de obra. [Hallazgo 2-b.1)] 5. Abstenerse de nombrar a funcionarios que tienen funciones directa o indirectamente con la gestión de adquisición del DRD y que son conflictivas con la función de ser miembros de la Junta de Subastas. [Hallazgo 5]

11 Informe de Auditoría DA CARTAS A LA GERENCIA Las situaciones comentadas en los hallazgos 1 al 5 de la parte de este informe titulada RELACIÓN DETALLA DE HALLAZGOS se informaron al Hon. Jorge L. Rosario Nonega, Secretario del DRD, mediante cartas de nuestros auditores del 2 de mayo y 7 de julio de En la referida carta se incluyeron anejos con detalles sobre las situaciones comentadas. El borrador de este informe se sometió para comentarios al Secretario del DRD y al Sr. Eric Labrador Rosa, ex Secretario, mediante cartas del 26 de marzo de COMENTARIOS DE LA GERENCIA En cartas del 20 de mayo y 15 de julio de 2003 el secretario del DRD contestó las cartas a la gerencia. En la contestación de la carta del 15 de julio el Secretario nos indicó que no sometería comentarios de las situaciones que le informaron nuestros auditores mediante la carta del 7 de julio de En carta del 13 de abril de 2004 el Secretario del DRD (carta del Secretario) contestó el borrador del informe. Sus comentarios fueron considerados en la redacción final del informe. l En los hallazgos 1 y 2 se incluyen sus comentarios. 1 El ex Secretario del DRD no contestó el borrador del informe. AGRADECIMIENTO A los funcionarios y empleados del DRD les agradecemos la cooperación que nos prestaron durante nuestra auditoría. Por:

12 Informe de Auditoria DA RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes : Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor. Efecto -Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados. En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos

13 Informe de Auditoría DA incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN EL DEPARTAMENTO DE RECREACIÓN Y DEPORTES, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración : determinamos que el hallazgo prevalece. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero HALLAZGOS EN EL DEPARTAMENTO DE RECREACIÓN Y DEPORTES Los hallazgos 1 al 4 de este informe se consideran principales y el Hallazgo 5 como secundario. Hallazgo 1- Incumplimiento de las Condiciones Generales, desviación de la reglamentación y de normas para la construcción de obras públicas a. En los años fiscales del al el DRD celebró 72 subastas para realizar trabajos relacionados con la construcción de varios proyectos a un costo estimado de $10,845,115. La Secretaría Auxiliar de Infraestructura Física y Social del DRD (Secretaría Auxiliar de Infraestructura) era la responsable de asegurarse que los contratistas realizaran los trabajos de construcción de los proyectos conforme a los contratos formalizados. le respondía al Secretario del DRD. Ésta Seleccionamos para examen cuatro subastas por $813,620 (6 por ciento) para el desarrollo de mejoras a áreas recreativas. Las mismas corresponden a la Subasta Núm. DRD del 19 de julio de 1996 por $172,000, la Núm. DRD del 7 de abril de 1998 por $459,620, la Núm. DRD del 14 de mayo de 1998 por $42,000 y la Núm. DRD del 1 de diciembre de 1998 por $140,000. Para cada uno de los trabajos subastados se formalizó un contrato con la firma a quien se le adjudicó la misma. La Oficina de Gerencia de Proyectos de Mejoras Permanentes2 era responsable de asegurarse, entre otras cosas, que los proyectos de construcción contratados contaran con los permisos requeridos por el Gobierno. La Secretaría Auxiliar de Infraestructura supervisaba las operaciones de dicha Oficina. 2 Esta Oficina fue eliminada el 30 de junio de 2000 y sus funciones y responsabilidades se le asignaron a la Secretaría Auxiliar de Infraestructura.

14 Informe de Auditoria DA El examen realizado reveló lo siguiente : 1) El Secretario del DRD formalizó los contratos para realizar las obras de construcción a las áreas recreativas correspondientes a las cuatro subastas mencionadas, el 23 de diciembre de 1996 (DRD por $172,000), el 3 de julio de 1998 (DRD por $42,000), el 30 de julio de 1998 (DRD por $459,620) y el 30 de marzo de 1999 (DRD por $140,000). El Secretario otorgó tres de los cuatro contratos (75 por ciento) sin obtener los permisos de construcción correspondientes de la Administración de Reglamentos y Permisos (ARPE). En el Artículo 17 de la Ley Núm. 76 del 24 de junio de 1975, Ley Orgánica de la Administración de Reglamentos y Permisos (Ley Núm. 76), según enmendada, se establece que para llevar a cabo trabajos de construcción y reconstrucción se obtendrá un permiso de dicha agencia. 2) El 5 de junio de 1998 el DRD adjudicó la Subasta Núm. DRD para la realización de mejoras al Parque de Pelota del Embalse de San José en Hato Rey (Parque de Pelota) al contratista que resultó ser el postor más bajo. La propuesta de éste para dicha Subasta fue por $42,000. El contrato para la realización de dichas mejoras se formalizó el 3 de julio de 1998 y se concedieron 60 días calendario para la terminación de las mismas. El 20 de diciembre de 1998 el DRD aceptó la obra como terminada. Sin embargo, el contratista no obtuvo el permiso de uso de la ARPE. Tampoco el Secretario Auxiliar de Infraestructura y el Director de la Oficina de Gerencia de Proyectos se lo requirieron. En el Artículo 16 de la Ley Núm. 76 se dispone que no podrá usarse ningún terreno o edificio ni ninguna parte de éstos, a menos que el uso sea de conformidad con el permiso que concede la ARPE. En el Artículo de las Condiciones Generales para la Construcción de Obras Públicas (Condiciones Generales), aprobadas por el Gobernador de

15 Informe de Auditoría DA Puerto Rico el 27 de octubre de 1976 mediante el Boletín Administrativo Núm del 28 de octubre de 1976, se establece que el contratista, entre otras cosas, deberá de asegurarse de obtener todos los permisos necesarios para la ejecución adecuada y la terminación del contrato, lo cual es de aplicabilidad al momento en que las licitaciones son recibidas. En el contrato formalizado con el contratista se establece, entre otras cosas, que los pagos a éste estarán sujetos al cumplimiento de todos los requisitos, según provistos en las Condiciones Generales y demás documentos de los contratos. Conforme con dichas disposiciones, y como norma de sana administración, era responsabilidad de la gerencia del DRD asegurarse que se obtuvieran todos los permisos necesarios para la construcción y el uso de los proyectos de mejoras permanentes contratados. Las situaciones señaladas le impidieron al DRD mantener un control sobre el proceso de obtención de permisos y de asegurarse que éstos estuvieran de conformidad con las especificaciones y a lo establecido en el contrato. Además, le impidieron a la ARPE ejercer su función fiscalizadora. 3) El 24 de octubre de 1996 la Junta de Subastas 3 (Junta) le adjudicó la Subasta Núm. DRD al contratista (Contratista A) que resultó ser el postor más bajo por $172,000. Esto para la restauración y mejoras al edificio principal del Campo de Balompié de Country Club (Campo de Balompié). El 23 de diciembre de 1996 el Secretario del DRD formalizó el contrato con el Contratista A para realizar dichos trabajos. Por otro lado, el 1 de diciembre de 1998 el DRD adjudicó la Subasta Núm. DRD al contratista (Contratista B) que resultó ser el postor más bajo. El 30 de marzo de 1999 el Secretario formalizó el correspondiente contrato para realizar el sistema de alumbrado al Parque de Pelota del Barrio Candelaria en Arecibo a un costo 3 Los miembros de la Junta son designados por el Secretario del DRD. Ésta se compone de tres miembros en propiedad y tres alternos.

16 Informe de Auditoria DA de $140,000. Para estos contratos el Secretario no le requirió a los contratistas que sometieran evidencia de la póliza de Fianzas de Pago (Subasta Núm. DRD ) y de las pólizas de Seguro contra Riesgos y la (Subasta Núm. DRD-99-02). Póliza Flotante de Instalaciones En el Apartado 7 de las Condiciones Especiales de la Invitación a Subasta se dispone, entre otras cosas, que para la formalización del contrato con el DRD el licitador agraciado suministrará al DRD evidencia de las pólizas que exigen las Reglas de Contratación de Obras Públicas bajos los términos que se establecen en las Condiciones Generales. En el Artículo 12 de las Condiciones Generales se establece, entre otras cosas, que el contratista tiene que someter evidencia, entre otras, de las pólizas de Fianzas de Pago, de Seguro contra Riesgos y la Póliza Flotante de Instalaciones. La situación comentada deja al DRD desprovisto de unas garantías adicionales en caso de incumplimiento por parte del contratista y pudiera ser perjudicial al DRD en caso de reclamaciones por accidentes. 4) El contrato para la restauración y mejoras al edificio principal del Campo de Balompié de Country Club se formalizó el 23 de diciembre de 1996, según se menciona en el Apartado 3). El 10 de enero de 1997 el Director de Gerencia de Proyectos para Mejoras Permanentes del DRD (Director de Gerencia de Proyectos) emitió la Orden de Proceder. Esto para que los trabajos comenzaran el 15 de dicho mes. El 24 de enero de 1997 el Gerente del Proyecto del Contratista A solicitó una extensión de tiempo para la construcción del proyecto porque no pudo trabajar los días 10, 11, 19 y 24 de diciembre de 1996 debido a la lluvia. Ello evidencia que dicho Contratista comenzó los trabajos o el trámite para ello sin que mediara previamente un contrato por escrito entre las partes y sin haberse emitido la Orden de Proceder.

17 Informe de Auditoria DA En el Artículo de las Condiciones Generales se establece, entre otras cosas, que después del otorgamiento del contrato se notificará formalmente al contratista la Orden de Proceder con el trabajo o los servicios a ser prestados bajo el contrato. Dicha Orden establecerá la fecha en que se espera que el contratista comience la construcción, y a partir de la cual se comenzará a contar el tiempo de construcción. En el Artículo Séptimo del contrato se establece, entre otras cosas, que el trabajo a ser ejecutado se iniciará dentro de los 5 días calendario a partir de la fecha de notificación para proceder y terminará 45 días después de la referida fecha. Además, es norma de sana administración y de control interno que los jefes de organismos gubernamentales deben asegurarse que los trabajos a realizarse en los diferentes proyectos de construcción o de mejoras comiencen después que se formalicen por escrito los correspondientes contratos y se emita la Orden de Proceder. La situación comentada no le permite al DRD mantener un control adecuado sobre el tiempo establecido para realizar la obra. Además, expone al DRD a unos riesgos innecesarios, lo cual pudiera ser perjudicial a los mejores intereses de éste en caso de accidentes o controversias por la forma de realizar el trabajo. 5) En el contrato formalizado el 23 de diciembre de 1996 se le concedieron al Contratista A 45 días para realizar los trabajos relacionados con el Campo de Balompié. Esto a partir de la fecha de haberse emitido la Orden de Proceder. Ésta se emitió el 15 de enero de La fecha de terminación de la obra se estableció para el 1 de marzo de Mediante memorando del 5 de junio de 1997 el Arquitecto le concedió 117 días adicionales a los 45 que se habían establecido en el contrato, por lo que el Contratista debió terminar los trabajos el 26 de junio de El 10 de septiembre de 1997 el Director de Gerencia de Proyectos del DRD aceptó los trabajos como terminados. Esto representa 76 días después de la fecha establecida para finalizar la obra. Sin embargo, en los documentos examinados no se

18 Informe de Auditoría DA localizó evidencia de que 102 días de los 1174 días adicionales concedidos para terminar los trabajos fueran aprobados por escrito por un funcionario autorizado del DRD. En el Artículo 9(f) de la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico (Ley Núm. 230), según enmendada, se dispone que los jefes de las dependencias y entidades corporativas o sus representantes autorizados son en primera instancia responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de las operaciones fiscales del ente gubernamental. Establece, además, que los procedimientos para incurrir en gastos y pagar los mismos tendrán los controles adecuados que impidan o dificulten la comisión de irregularidades y que permitan, que de éstas cometerse, se puedan fijar responsabilidades, y que garantice, además, la claridad y pureza de los procedimientos fiscales. En consonancia con esta política pública, y como norma de sana administración y de control interno, las entidades gubernamentales deben asegurarse que cualquier extensión de tiempo para terminar los trabajos contemplados en los contratos esté aprobada por los funcionarios autorizados y se mantenga constancia escrita. La situación comentada no le permite al DRD mantener un control adecuado sobre la concesión de tiempo adicional para la terminación de obras y le dificulta a éste administrar adecuadamente la cláusula de penalidad. Las situaciones comentadas obedecen, principalmente, a que el Director de la Oficina de Gerencia de Proyectos que se desempeñó durante el período auditado se apartó del cumplimiento con las mencionadas disposiciones reglamentarias y del contrato. Además, a que los funcionarios que se desempeñaron como Secretario Auxiliar de Infraestructura y 4 Los 117 días adicionales se desglosaron en : 18 días por inconvenientes, 54 días por instalación de rejas, 30 días para terminar el contrato y 30 días por la Orden de Cambio Núm. 1. De estos últimos 30 días, el DRD autorizó por escrito solamente 15 días.

19 Informe de Auditoria DA Secretario del DRD durante el mencionado período no supervisaron adecuadamente dichas operaciones. b. El DRD efectuó mejoras a la cancha de baloncesto de Villa Palmeras en Santurce (cancha de baloncesto) a un costo de $20,520. Las mejoras consistían en arreglos de la losa, instalación de focos, plomería y canastos de baloncesto. La División de Compras estaba a cargo de los trámites para llevar a cabo las subastas. Ésta estaba bajo la supervisión del Secretario Auxiliar de Administración. Dicho funcionario le respondía al Secretario del DRD. El examen de dichas mejoras y los pagos correspondientes reveló lo siguiente : 1) Para realizar dichas mejoras el DRD no celebró una subasta informal ni tampoco solicitó cotizaciones de precio a, por lo menos, tres proveedores. En el Artículo 12.1 del Reglamento de Adquisición del Departamento de Recreación y Deportes (Reglamento de Adquisición), aprobado el 22 de abril de 1996 por el Secretario del DRD, se establece, entre otras cosas, que al adquirir mediante compra se utilizará uno de los siguientes procedimientos dependiendo de las circunstancias que den margen a la compra, subasta formal, subasta informal o mercado abierto. En el Artículo de dicho Reglamento se denomina la subasta informal como cualquier adquisición cuya cuantía fluctúe entre $10,000 hasta $30,000. La situación comentada no permite la libre competencia entre los proveedores en detrimento de los mejores intereses del DRD. Además, propicia el ambiente para favoritismos y que se cometan irregularidades y que no se detecten a tiempo. 2) El 24 de mayo de 1999 el proveedor que realizó la mejora a la cancha de baloncesto sometió al DRD una factura al cobro por $20,520. La Directora de la Región

20 Informe de Auditoria DA Metropolitana y el Secretario Auxiliar de Infraestructura certificaron que el proveedor realizó las mejoras a la mencionada cancha. Éstos autorizaron el pago de dicha factura el 15 de septiembre de Esto representa aproximadamente 16 meses después de haberse sometido la misma. El DRD no formalizó un contrato por escrito para realizar dichas mejoras. Para el pago de dicha factura, el 9 de octubre de 2000, la Subsecretaria del DRD emitió la Resolución Núm , Nunc Pro Tunc, para reconocer la deuda. A base de dicha Resolución, el 20 de octubre de 2000 la División de Finanzas emitió el Comprobante de Pago Núm a nombre del contratista por $20,520. En el Artículo 9(a) de la Ley Núm. 230 se establece que las dependencias ordenarán obligaciones y desembolsos de sus fondos públicos únicamente para obligar o pagar servicios, suministros de materiales y equipo, reclamaciones u otros conceptos que estuviera autorizados por ley. El Secretario contabilizará las obligaciones y efectuará y contabilizará los desembolsos a través de documentos que sometan las dependencias, los cuales serán previamente aprobados para obligación o pago por el jefe de la dependencia correspondiente o por el funcionario o empleado que éste designare como su representante autorizado. En consonancia con esta disposición, y como norma de sana administración y de control interno, las entidades gubernamentales deben formalizar contratos por escrito para la prestación de servicios. Además, la práctica de realizar desembolsos mediante resoluciones nunc pro tunc es contraria a la Ley Núm La situación comentada expone al DRD a riesgos innecesarios que deben evitarse. De surgir una diferencia de criterio entre las partes podría propender a una litigación que consuma tiempo y recursos valiosos del Gobierno. Por otro lado, no permite al DRD cumplir con la política de radicar los contratos que formalice a las agencias concernidas para su análisis o aprobación.

21 Informe de Auditoria DA ) En los documentos suministrados para examen5 no se localizó evidencia relacionada con el funcionario que solicitó las mejoras a la cancha de baloncesto y la fecha en que el proveedor realizó las mismas. Tampoco la fecha en que la Directora de la Región Metropolitana y el Secretario Auxiliar de Infraestructura aceptaron los trabajos como terminados. Funcionarios de la Secretaría Auxiliar de Infraestructura no nos pudieron suministrar dicha información. En el Artículo 9(f) de la Ley Núm. 230 se establece que los jefes de las dependencias y entidades corporativas o sus representantes autorizados son en primera instancia responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de las operaciones fiscales del ente gubernamental. Establece, además, que los procedimientos para incurrir en gastos y pagar los mismos tendrán los controles adecuados que impidan o dificulten la comisión de irregularidades y que permitan, que de éstas cometerse, se puedan fijar responsabilidades, y que garantice, además, la claridad y pureza de los procedimientos fiscales. En consonancia con esta política pública, y como norma de sana administración y de control interno, las entidades gubernamentales deben asegurarse de mantener evidencia escrita de todas las transacciones realizadas y que contengan información sobre el funcionario que solicitó los servicios, la fecha en que se prestaron los mismos y la fecha en que éstos fueron aceptados. La situación comentada no le permite al DRD mantener un control adecuado de las operaciones relacionadas con dichas mejoras. Ello propicia el ambiente para la comisión de irregularidades y que éstas no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades. Las situaciones comentadas obedecen, principalmente, a que los funcionarios que se desempeñaron como Secretario Auxiliar de Infraestructura y de Administración durante el 5 Dichos documentos consistían en el Reconocimiento de Deuda, la Factura al Cobro del Suplidor, y el Comprobante de Pago contra Obligación.

22 Informe de Auditoria DA período auditado se apartaron de lo dispuesto en la reglamentación aplicable y no protegieron los mejores intereses del DRD. Además, a que el Secretario del DRD que se desempeñó durante dicho período no supervisó adecuadamente dichas operaciones. En la carta del Secretario, éste nos informó, entre otras cosas, que : En todo proyecto de construcción se requiere al contratista los permisos, una vez es firmado el contrato y tramitada la orden de proceder. [Apartado a.1)] En el actual proceso, se establece que una vez el proyecto es otorgado por la Junta de Subastas se le escribe a la compañía agraciada para que someta los seguros requeridos y plan de trabajo. De la compañía no someter dichos documentos se procede a cancelar la adjudicación. [Apartado a.3)] Actualmente, toda compañía que no tenga un contrato formalizado y la orden de proceder otorgada no puede comenzar a trabajar en el proyecto. La compañía que realice trabajos por su cuenta sin estos documentos asumirá la responsabilidad si finalmente no se le otorga el contrato. [Apartado a.4)] Todo servicio ofrecido a la Agencia es tramitado mediante una orden de compra o contrato. En comunicación de 3 de marzo de 2003 dirigida a los Secretarios Auxiliares, Directores de Oficina y Directores Regionales se les informó que no se avalaría ninguna solicitud de reconocimiento de deuda que no cumpliera con el proceso establecido. [Apartado b.2)] Véanse las recomendaciones l.a. a la e., 2.a. a la d. y 3.a. Hallazgo 2 - Falta de estudio para el desarrollo de facilidades recreativas y otras deficiencias relacionadas con la contratación para la construcción del Monumento al Gigante de Carolina a. La Legislatura asignó $1,070,702 al DRD mediante seis resoluciones conjuntas emitidas entre el 27 de octubre de 1994 y el 14 de julio de 1998 para el desarrollo del Proyecto Monumento al Gigante de Carolina Felipe Birriel (Proyecto). Dicho Proyecto incluía un parque pasivo con facilidades recreativas para el disfrute de la ciudadanía en general. Para desarrollar dicho Proyecto el 5 de junio de 1997 el DRD compró cuerdas de terreno (parcela) ubicadas en el Barrio Barrazas de Carolina a un costo de $131,800.

23 Informe de Auditoria DA Los funcionarios a cargo de la Oficina de Bienes Raíces del DRD no realizaron un estudio de viabilidad para determinar, entre otros, el tipo de proyecto a realizar y la cantidad de terreno necesario para el mismo. sólo utilizó aproximadamente 3 cuerdas. el De las cuerdas que componían la parcela el DRD Además, nuestros auditores visitaron el Proyecto 23 de agosto, 23 de octubre y 8 de noviembre de 2002 y observaron que el mismo permanecía cerrado, estaba en completo abandono y el público no lo visitaba. Éste no contaba con el servicio de luz eléctrica y el servicio de agua no estaba conectado a las facilidades construidas. Además, mediante otra visita al Proyecto el 24 de enero de 2003 nuestros auditores observaron que el mismo se encontraba en igual estado. fue confirmado por los vecinos del lugar y por funcionarios del DRD mediante entrevistas realizadas durante las visitas. Esto En el Artículo 2(g) de la Ley Núm. 230 se establece, como parte de la política pública del Gobierno, que los gastos del Gobierno se hagan dentro de un marco de utilidad y austeridad. En consonancia con dicha política pública, y como norma de sana administración, los jefes de las entidades gubernamentales deben asegurarse de planificar el desarrollo de los proyectos y realizar los estudios de viabilidad correspondientes. La situación comentada priva al DRD de una herramienta útil al momento de tomar decisiones en la asignación de recursos. Además, da lugar a que éstos se inviertan en la construcción de facilidades que luego no se utilicen adecuadamente y éstas se expongan al deterioro y al vandalismo. La situación comentada es indicativa de que los funcionarios que se desempeñaron como secretarios auxiliares de la Secretaría Auxiliar de Infraestructura del 1 de julio de 1994 al 26 de junio de 2000 se apartaron del cumplimiento con la mencionada disposición de ley y de normas de sana administración. Además, a que el Secretario del DRD que se desempeñó durante dicho período no ejerció una supervisión adecuada sobre dichas operaciones. b. El 7 de abril de 1998 el DRD celebró la Subasta Núm. DRD para la construcción del Proyecto mencionado en el Apartado a. Para dicha Subasta se recibieron

24 Informe de Auditoría DA dos cotizaciones, una por $899,000 y otra por $797,232. Las especificaciones fueron preparadas por una firma de ingenieros y arquitectos (Consultor) contratados por el DRD el 5 de marzo de Además, en esa misma fecha el DRD contrató al Consultor para que asesorara a la Junta y supervisara la construcción del Proyecto. Cada licitador sometió un desglose del costo por cada una de las partidas incluidas en la licitación. El 8 de abril de 1998 la Secretaria de la Junta sometió al Secretario Auxiliar de Infraestructura el desglose de las partidas de los licitadores para análisis y recomendación y éste, a su vez,6 lo sometió al Consultor para su evaluación. El 20 de mayo de 1998 el Consultor, luego de evaluar el desglose de las partidas, recomendó que se adjudicara la subasta al postor que cotizó más alto. Esto porque el licitador que cotizó el precio más bajo había incumplido con otros contratos otorgados para realizar obras de construcción. Basada en la referida recomendación, el 15 de junio de 1998 la Junta le adjudicó la subasta a dicho postor (Contratista) por $459,620 y el 30 de julio de 1998 se formalizó el contrato. Mediante cuatro órdenes de cambio emitidas el 23 y 30 de noviembre de 1998 y 19 y 30 de marzo de 1999 el monto del contrato aumentó por $128,323, lo que representa un total de $587,943. En la adquisición de la parcela y la construcción del Proyecto se invirtieron $1,055,123. Dicho Proyecto fue realizado entre el 6 de agosto de 1998 y el 26 de junio de La administración del Proyecto estaba a cargo de la Secretaría Auxiliar de Infraestructura. El examen realizado reveló lo siguiente : 1) La Junta no le exigió al Contratista que presentara, junto con la propuesta, un desglose por partida de los distintos materiales que habría de utilizar, indicando la unidad, la cantidad, el precio unitario y la mano de obra. 6 En los documentos examinados no se estableció la fecha en que el Secretario Auxiliar de la Secretaría Auxiliar de Infraestructura sometió los documentos de la subasta al Consultor. 7 Compra de terreno, $131,800 ; servicios profesionales y consultivos, $74,500 ; estatua de bronce y placa, $75,000 ; movimiento de terreno, $185,880 ; y construcción del parque, $587, Según los documentos examinados, el Proyecto fue inaugurado el 19 de octubre de 2000.

25 Informe de Auditoria DA En el Apartado 6 de las Condiciones Especiales de la Invitación a Subasta Formal, que forma parte del Pliego de Subasta (Condiciones Especiales de la Invitación a Subasta) se dispone, entre otras cosas, que el licitador favorecido, antes de formalizar el contrato, presentará su propuesta haciendo un desglose por partidas de los distintos materiales que habrá de utilizar, indicando la unidad, la cantidad, el precio unitario, mano de obra y precio total. La situación señalada no le permite a los funcionarios a cargo de aprobar, autorizar y preintervenir los pagos llevar a cabo una revisión adecuada de las facturas sometidas por el Contratista. Además, no le permite mantener un control adecuado de los gastos reclamados propiciando el ambiente para que se realicen pagos indebidos. 2) Como parte de la evaluación realizada por el Consultor, éste llegó a acuerdos con el Contratista para realizar ajustes a su propuesta. Éstos consistieron en eliminar ocho partidas por $598,900 de la oferta original de dicha Subasta. En su lugar, se añadieron tres partidas por $80,500 y se negociaron precios en otras siete partidas por $379,120 para un costo total por los trabajos a realizar de $459,620. Los precios negociados en 5 de las 7 partidas negociadas aumentaron entre un y por ciento los precios sometidos por el Contratista en su oferta original y solamente en 2 partidas el precio se redujo. En una de las partidas se redujo en un por ciento y en la otra partida hubo una reducción a causa de la relación directa entre la reducción en la oferta de la subasta y pago de seguros y arbitrios. En los documentos examinados no se localizó evidencia que indicara las razones para realizar dichos ajustes y qué motivó el aumento en las mencionadas cinco partidas. Tampoco que la Junta autorizara al Consultor a negociar directamente con el Contratista. Mediante cartas del 25 de febrero y 8 de abril de 2003 nuestros auditores solicitaron al Secretario del DRD los acuerdos tomados en la negociación entre el Consultor y el Contratista. En carta del 10 de abril de 2003 el Secretario del DRD nos indicó que en los expedientes de la subasta en la Secretaría Auxiliar de Infraestructura no se

26 Informe de Auditoria DA localizó dicha información. carta al misma. Indicó, además, que el 3 de marzo de 2003 le cursó una Consultor solicitándole dicha información y no recibió contestación de la En el Artículo 9(f) de la Ley Núm. 230 se dispone que los jefes de las dependencias y entidades corporativas o sus representantes autorizados son en primera instancia responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de las operaciones fiscales del ente gubernamental. Establece, además, que los procedimientos para incurrir en gastos y pagar los mismos tendrán los controles adecuados que impidan o dificulten la comisión de irregularidades y que permitan, que de éstas cometerse, se puedan fijar responsabilidades, y que garantice, además, la claridad y pureza de los procedimientos fiscales. En consonancia con esta política pública, y como norma de sana administración y de control interno, las entidades gubernamentales deben asegurarse que todas las transacciones estén justificadas, como en este caso, con la evidencia escrita que establezca las razones que motivaron el aumento en las partidas negociadas y de la autorización de la Junta para que el Consultor negociara directamente con el Contratista dichos acuerdos. La situación comentada no le permite al DRD mantener un control adecuado sobre el proceso de evaluación de propuestas recibidas y propicia el ambiente para que se cometan irregularidades y que no se puedan detectar a tiempo. Además, el Consultor se adjudicó prerrogativas que no le correspondían. 3) Durante el desarrollo del Proyecto el Contratista sometió, para la consideración y recomendación del Consultor, cuatro órdenes de cambio por $225,383. Éstas correspondían a la Orden de Cambio Núm. 1 del 23 de noviembre de 1998 por $9,313 para relocalizar un poste, eliminar y relocalizar unas líneas eléctricas y la disposición de materiales ; la Orden de Cambio Núm. 2 del 30 de marzo de 1999 por $151,330 para la construcción de cobertizos, accesorios y equipos de baños, movimiento de tierra, remoción de árboles, verja de hormigón y mogolla en la calle y estacionamiento ; la Orden de Cambio Núm. 3 del 30 de noviembre de 1998

27 Informe de Auditoría DA por $22,740 para movimiento de tierra adicional y la Orden de Cambio Núm. 4 del 19 de marzo de 1999 por $42,000 para realizar trabajos en el plazas de entrada y en la del monumento. Núms. piso de las En la solicitud de las órdenes de cambio 1 y 2 el Contratista le indicó al Consultor que los trabajos requeridos en las mismas ya estaban en proceso. El 9 de diciembre de 1998 y el 8 de abril de 1999 el Consultor le recomendó al Secretario Auxiliar de Infraestructura la aprobación de la Orden de Cambio Núm. 1 por $9,313 y la Orden de Cambio Núm. 2 por $75,690, 9 respectivamente. La Orden de Cambio Núm. 1 recibió la aprobación del Secretario Auxiliar de Infraestructura, y el 21 de enero de 1999 éste la sometió ante la consideración de la Junta para su autorización. Mediante carta del 1 de febrero de 2000 el Consultor le informó al Secretario Auxiliar de Infraestructura que las mencionadas órdenes de cambio se habían recomendado durante el desarrollo del Proyecto. Además, le indicó que los trabajos contemplados en las órdenes de cambio Núms. 1 y 2 se incluyeron en una sola orden de cambio, la Orden de Cambio Núm.1 por $54,023. Los trabajos de las órdenes de cambio Núms. 2 y 3 se incluyeron en la Orden de Cambio Núm. 2 por $74,300, para un total de $128,323. Los trabajos contemplados en las mencionadas órdenes de cambio se realizaron sin que fueran autorizadas por escrito por la Junta de Subastas o por la Oficina de Compras. En la Cláusula 20 de las Condiciones Especiales de la Subasta Núm. DRD se establece, entre otras cosas, que el Contratista no llevará a efecto ningún cambio en los trabajos cubiertos por el contrato sin una autorización escrita de la Junta de Subastas o de la Oficina de Compras. 4) Durante la evaluación de las órdenes de cambio mencionadas en el Apartado anterior se realizaron cambios relacionados al alcance de los trabajos a realizar y el costo de los mismos. En las dos primeras órdenes de cambio el alcance de los 9 Importe recomendado por el Consultor para la Orden de Cambio Núm. 2.

28 Informe de Auditoria DA trabajos a realizar y el costo de los mismos era de $160,643 ($9,313 + $151,330) y para las restantes dos órdenes de cambio de $64,740 ($22,740 + $42,000). Los trabajos relacionados con las primeras dos órdenes de cambio se realizaron mediante la Orden de Cambio Núm. 1 M23 de noviembre de 1998 por $54,023 y los de las dos órdenes restantes, mediante la Orden de Cambio Núm. 2 del 30 de marzo de 1999 por $74,300. Esto representa una diferencia de $106,620 y $9,560, respectivamente. En los documentos examinados no se localizó evidencia del análisis realizado por el Secretario Auxiliar de Infraestructura y de los criterios utilizados para efectuar los mencionados ajustes. En el Artículo 9(f) de la Ley Núm. 230 se dispone que los jefes de las dependencias y entidades corporativas o sus representantes autorizados son, en primera instancia, responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de las operaciones fiscales del ente gubernamental. Establece, además, que los procedimientos para incurrir en gastos y pagar los mismos tendrán los controles adecuados que impidan o dificulten la comisión de irregularidades y que permitan, que de éstas cometerse, se puedan fijar responsabilidades, y que garantice, además, la claridad y pureza de los procedimientos fiscales. En consonancia con esta política pública, y como norma de sana administración y de control interno, las entidades gubernamentales deben mantener evidencia escrita de los análisis y criterios utilizados para realizar ajustes a las órdenes de cambio sometidas por los contratistas y recomendadas por los consultores. Las situaciones comentadas en los apartados 3) y 4) no le permiten al DRD mantener un control adecuado sobre el proceso de aprobación de las órdenes de cambio y propicia el ambiente para que se cometan irregularidades y que no se detecten a tiempo. Además, lo comentado en el Apartado 3) le impide a la Junta de Subastas pasar juicio previamente sobre la corrección de las órdenes de cambio para tomar las determinaciones de lugar. Las situaciones comentadas son indicativas de que los funcionarios que se desempeñaron como secretarios auxiliares de la Secretaría Auxiliar de Infraestructura durante el período

29 Informe de Auditoria DA auditado no velaron por el cumplimiento con las mencionadas disposiciones reglamentarias y de normas de sana administración y control interno. Además, a que el Secretario que actuó durante dicho período no supervisó adecuadamente dichas operaciones. En la carta del Secretario, éste nos informó que : A raíz de la implantación de la Ley Núm. 8 del 8 de enero de 2004, ley sobre la reestructuración del Departamento de Recreación y Deportes, contaremos con una estructura en la cual reclutaremos personal especializado, entre ellos, un planificador. Éste nos facilitará los estudios de viabilidad en los procesos de compra de terrenos para la construcción de las instalaciones recreativas cónsonas con las guías y criterios que tendrá el Departamento para estos casos. [Apartado a.] Actualmente para negociar con los contratistas es necesario la autorización de la Junta de Subastas. La Delegada Compradora es la persona que tiene la potestad por ley para negociar los proyectos. [Apartado b.2)] El Contratista somete las órdenes de cambio al Secretario Auxiliar de Infraestructura y a su vez se envía al Ingeniero Asesor para su evaluación y recomendación. De las recomendaciones ser favorables, el Secretario Auxiliar las envía a la Junta de Subastas para la evaluación y determinación de la misma. [Apartado b.3) y 4)] Véanse las recomendaciones 2.e. a la h. y 4. Hallazgo 3 - Penalidades dejadas de cobrar por la entrega tardía de proyectos de construcción a. De las cuatro subastas examinadas para la construcción de los proyectos mencionados en el Hallazgo 1, en tres de ellas (75 por ciento) no se localizó evidencia en los documentos examinados de las razones por las cuales el DRD no cobró $55,300 por penalidades a los contratistas por la entrega tardía de los mismos, según se indica : 1) En el contrato formalizado con el Contratista el 30 de julio de 1998 para la construcción del Proyecto Monumento al Gigante de Carolina se estableció que el mismo debía terminar el 19 de junio de Sin embargo, éste fue aceptado por

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