Repaso: Descripción de las Pestañas

Transcripción

1 Repaso: Descripción de las Pestañas Inicio: destacan los formatos de Fuente, Número, Alineación, Celdas y opciones para Copiar, Cortar, Pegar. Insertar: destacan la creación de las Tablas dinámicas y Gráficos. Diseño de Pagina: destacan las opciones para Configurar páginas y Áreas de impresión. Formulas: destacan el uso de la Biblioteca de funciones, Auditorias de formulas y un Administrador de nombres para rangos. Datos: destacan el uso de los Filtros, Subtotales, Esquemas, Obtener datos externos, Consolidación de datos y Análisis de sensibilidad.

2 Revisar: destacan la Protección de libros, hojas, Compartir libros y Controles de cambios. Vista: destacan la organización de Ventanas, Inmovilizar paneles, Zoom y Macros. Repaso: Operaciones con Formatos Objetivos Dar formato numérico a celdas. Proteger celdas y hojas. Aplicar Formatos Condicionales. Crear Listas de Validación. Formatos Numéricos Permite modificar la apariencia que tendrán los números al ser visualizados en la celda. El programa Excel ofrece una gran variedad de formatos numéricos, los cuales se deben seleccionar de una lista. También es posible personalizar (crear) formatos e incorporarlos a la lista para que puedan ser utilizados con posterioridad en la planilla. A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de y forma de visualizar números en la celda. Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, se debe seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números. Seleccionar la pestaña Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número.

3 Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría: se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial. Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos. Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de visualizar los números negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

4 Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%. Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción. Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc. Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato. En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo $). Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %). Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación). Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

5 Módulo 1: Proteger/ Desproteger Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente datos importantes, puede proteger determinados elementos de la hoja de cálculo o libro, con o sin una contraseña. 1. Seleccione la hoja de cálculo que desea proteger. 2. Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente: Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas. En la ficha Protección, desactive la casilla de verificación Bloqueada y, a continuación, haga clic en Aceptar. 3. Para ocultar las fórmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente: En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas. En la ficha Protección, active la casilla de verificación Oculta y, a continuación, haga clic en Aceptar. 4. Para desbloquear objetos gráficos (como imágenes, imágenes prediseñadas, formas o gráficos SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente: Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada objeto gráfico que desee desbloquear.

6 Se mostrarán las Herramientas de imagen o las Herramientas de dibujo junto con la ficha Formato. En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo situado junto a Tamaño. En la ficha Propiedades, desactive la casilla de verificación Bloqueado y, si aparece, active la casilla de verificación Bloquear texto. 5. En la ficha Revisión, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja. 6. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar. 7. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la hoja, haga clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña para confirmarla. Para permitir que sólo los revisores autorizados vean o modifiquen los datos, puede proteger el libro completo con una contraseña. 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como. 2. Haga clic en Herramientas y, a continuación, en Opciones generales. 3. Siga uno o ambos procedimientos: Si desea que los revisores escriban una contraseña para poder ver el libro, especifique la contraseña en el cuadro Contraseña de apertura. Si desea que los revisores escriban una contraseña para poder guardar los cambios en el libro, especifique la contraseña en el cuadro Contraseña de escritura.

7 NOTAS Contraseña de apertura: De forma predeterminada, esta característica utiliza cifrado avanzado. El cifrado es un método estándar que se utiliza para que el archivo sea más seguro. Contraseña de escritura: Esta característica no utiliza ningún método de cifrado. Se ha diseñado para que pueda colaborar con los revisores de contenido en los que confía, no para que el archivo sea más seguro. Ambas contraseñas: Puede asignar ambas contraseñas: una para tener acceso al archivo y otra para proporcionar a revisores específicos permiso para modificar el contenido. Asegúrese de que cada contraseña es diferente. IMPORTANTE: Utilice contraseñas seguras que combinen letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas deben tener 8 o más caracteres. Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger. 4. Si no desea que los revisores de contenido modifiquen el archivo por error, active la casilla de verificación Recomendado sólo lectura. Al abrir el archivo, se preguntará a los revisores si desean abrir el archivo como de sólo lectura. 5. Haga clic en Aceptar. 6. Cuando se le indique, vuelva a escribir las contraseñas para confirmarlas y, a continuación, haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Guardar. 8. Si se le pregunta si desea reemplazar el libro existente, haga clic en Sí. NOTA: La protección de un libro completo con una contraseña es distinta de la protección de libros y hojas de cálculo que puede establecer en la ficha Revisar, en el grupo Cambios.

8 Módulo 2: Operaciones Iniciales Pegado Especial En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial. Haz clic en la flecha del botón Pegar que se encuentra en la pestaña Inicio y selecciona Pegado especial. Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

9 Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda. Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta. Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato. Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido. Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso). Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso). Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes. Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna. Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

10 Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas. Módulo: Fórmulas y Funciones Objetivos Después de finalizado este módulo, Usted será capaz de: Crear una fórmula. Realizar operaciones aritméticas tomando en cuenta las prioridades de los operadores. Crear fórmulas con direccionamientos absolutos, relativos y mixtos. Conocerá la importancia y utilidad de las funciones. Utilizar funciones de Búsqueda y referencia Utilizar funciones Lógicas Introducción Esta unidad es una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.? Qué es una Fórmula? Una fórmula es una operación de cálculo, referencia, deducción o interpretación de las celdas de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de cálculo es el manejo de las fórmulas. Aunque muchas de las operaciones que se hacen con las fórmulas se pueden hacer con una calculadora típica, en una hoja de cálculo se tiene la ventaja de que se dispone de todos los datos al mismo tiempo y que la operación se indica una sola vez, y después se indica que lo realice sobre los datos deseados.

11 Creación de Fórmulas Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. Prioridades de los Operadores ( ) Paréntesis ^ Exponente * Multiplicación / División + Suma - Suma Ejemplos de algunas fórmulas = (A3*A5)/3 = C10-A1 = C5*C13 ^ 6 Diferencia entre Referencias Relativas y Absolutas Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. En el siguiente ejemplo, la celda B6 contiene la fórmula=a5; Microsoft Excel buscará el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de B6. Este método se denomina referencias relativas. Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, se actualizarán las referencias en la fórmula pegada y se hará referencia a diferentes celdas relativas a la posición de la fórmula. En el siguiente ejemplo, la fórmula en la celda B6 se ha copiado en la celda B7. La fórmula en la celda B7 ha cambiado a =A6, que hace referencia a la celda que está una celda por encima y a la izquierda de la celda B7.

12 Si no desea que cambien las referencias cuando se copie una fórmula en una celda diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la fórmula multiplica la celda A5 por la celda C1 (=A5*C1) y puede copiarse la fórmula en otra celda, cambiarán ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de dólar ($) delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de dólar a la fórmula como se indica a continuación: Funciones La sintaxis de cualquier función es: =A5*$C$1 nombre _ función (argumento 1; argumento 2;...; argumento N) Siguen las siguientes reglas: Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma; Ejemplo: =SUMA (A1:C8) Tenemos la función SUMA () que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C 3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

13 Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

14 Ejemplo: =SUMA (A1:B4)/SUMA (C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.? Las funciones siempre van antecedidas por el signo igual (=), luego viene su construcción que de la forma siguiente:? Insertar Funciones con el Asistente Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. Si queremos introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Hacer clic en la pestaña Fórmulas. Elegir la opción Insertar función. O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

15 Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función: Microsoft Excel 2007

16 Paleta de Fórmulas para Introducir y Modificar Fórmulas Introducir fórmulas Cuando cree una fórmula que contenga una función, la Paleta de fórmulas le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, la Paleta de fórmulas irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Para que aparezca la paleta de fórmulas, haga clic en Modificar fórmula en la barra de fórmulas. En este ejemplo, la función anidada SUMA se modifica utilizando la paleta de fórmulas. El rango K10:K19 es el único argumento de la función y aparece en el cuadro de edición Número1. El valor en cada celda del rango aparece a la derecha del cuadro de edición. El resultado de la función SUMA (935) aparece debajo de la lista de argumentos. El resultado de la fórmula completa se muestra en la parte inferior; como la suma del rango K10:K19 no es igual o superior a 5.000, el resultado es 0.05 ó 5%. Modificar fórmulas Puede utilizarse la Paleta de fórmulas para modificar las funciones en las fórmulas. Seleccione una celda que contenga una fórmula y, a continuación, haga clic en Modificar fórmula para que aparezca la paleta de fórmulas. En la paleta aparecerán la primera función de la fórmula y cada uno de sus argumentos. Puede modificar la primera función, o modificar otra función de la misma fórmula, haciendo clic en la barra de fórmulas en cualquier posición dentro de la función.

17 Botón de Autosuma En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida. que Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha: Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio, Cuenta, Máx, Mín. Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones... SUMA Suma todos los números de un rango. PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Cuenta Cuenta Valores MAX Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. MIN Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado. SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

18 Funciones Importantes FUNCION SI =SI (Prueba_Lógica; Valor_si_verdadero; Valor_si_falso) Descripción: La función SI sirve para cuando requerimos evaluar una condición y dependiendo de si se cumple o no tener uno u otro resultado, es decir, si se cumple la condición tendríamos un resultado y si no se cumple el resultado sería otro. Esta función requiere de tres (3) argumentos: Prueba_Lógica: En la expresión que queremos evaluar. Valor_si_verdadero: Como su nombre lo indica, es el resultado si la prueba lógica resulta verdadera Valor_si_falso: Indica es el resultado si la prueba lógica resulta falsa. Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores lógicos de comparación: = Para preguntar si dos valores son iguales. > Para preguntar si un valor es mayor que otro. < Para preguntar si un valor es menor que otro. >= Para preguntar si un valor es mayor o igual. <= Para preguntar si un valor es menor o igual. <> Para preguntar si un valor es diferente. Ejemplo 1:

19 FUNCION SI ANIDADO =Si (E2<4;"Insuficiente"; Si (E2>=6,5;"Notable";"Aprobado")) Ejemplo 2: FUNCION SI CON CONECTORES (Y, O) En el ejemplo anterior vimos que la función SI debía cumplir una condición, que era la de controlar si en una celda determinada había un texto. Pero, qué pasaría si se tuviesen que cumplir más de una condición? Supongamos que la función SI debe tener en cuenta dos condiciones. Estas dos condiciones podrían ser: Que la función SI hiciese algo sólo si se tuvieran que cumplir las dos. Que la función SI hiciese algo si se cumpliese una de las dos. Controlaremos una u otra forma con dos operadores lógicos: el Y y el O La sintaxis de la orden sería la siguiente =SI (Y (Condición1:Condición2... Caso en el que se deban cumplir todas las condiciones =SI (O (Condición1:Condición2 Caso que se deba cumplir sólo una Ejemplo (Y): En la celda A1, introduciremos la edad y en la A2 la estatura de la persona medida en centímetros. En la celda A3 aparecerá el texto "Puede pasar" si la edad es mayor de 16 años y mide más de 150. En el caso que alguna de las dos condiciones no se cumplan, aparecerá el texto "NO puede pasar". =SI (Y (A1>16; B1>150);"Puede pasar";"no puede pasar") Observa que toda la función Y(...) se escribe dentro del primer argumento de la función Si.

20 Ejemplo (O): Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar si la persona es mayor de 16 años o mide más de 150. De esta manera con que se cumpla una de las dos aparecerá el texto "Puede pasar". El único caso que aparecerá "NO puede pasar", será cuando las dos preguntas no se cumplan. =SI(O (A1>16; B1>150);"Puede pasar";"no puede pasar") FUNCION BUSCARV =BUSCARV (Valor buscado en la Matriz Principal; Matriz de Búsqueda donde buscar datos; Indicador de Columna de donde se desea obtener el dato; Ordenado) Esta función nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz de búsqueda, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener. Normalmente esta búsqueda Excel la hace pensando que esta primera columna está ordenada. Si los valores no lo estuvieran tenemos que indicárselo para que pueda encontrar el dato. Si la tabla no está ordenada deberemos escribir Falso en el argumento que hemos llamado. Ejemplo: Valor_buscado: será la Ciudad Destino, es decir, E4 (Matriz Principal). Matriz_buscar_en: será la tabla de correspondencias, es decir $C$17:$D$22 (Rango Fijo) (Matriz de Búsqueda). Indicador_columnas: será la columna de la tabla de correspondencias donde se encuentra la Tarifa USD, aunque expresada en número. Es decir, 2. (Matriz de Búsqueda) Ordenado: dado que la Ciudad Destino es Alfanumérico, será preciso poner FALSO (si la primera columna de la tabla está ordenada y es Numérico es VERDADERO) (Matriz de Búsqueda)

21 Funciones Especiales FUNCIONES DE TEXTO: Concatenar - Igual - Encontrar Funciones de texto: Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las celdas. Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en los argumentos, tanto podemos utilizar texto directamente entre comillas o una referencia a una celda la cual contiene texto. En los ejemplos de las funciones utilizaremos las dos opciones. CONCATENAR Une diferentes elementos de texto en uno sólo. Estos elementos pueden ser celdas o directamente texto utilizando comillas "". Esta función puede tener como máximo 30 argumentos. Estructura: CONCATENAR(Texto1;Texto2;...) Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto "Juan", en la celda A2 "Rodríguez" y queremos que en la celda A3 aparezca el nombre y apellidos en la misma celda deberíamos escribir la siguiente función: =CONCATENAR(A1;" ";A2) Observa que el segundo argumento es " " de esta forma hacemos que el nombre y el apellido salgan separados por un espacio. Otra forma de obtener el mismo resultado que utilizando la función Concatenar sería utilizando & de la siguiente forma: =A1&" "&A2 IGUAL Realiza la comprobación si dos valores son exactamente iguales. Esta función sólo nos devolverá Verdadero o Falso. Estructura: IGUAL(Texto1;Texto2) Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto "Avión" y en la celda A2 "Avión". En la celda A3 podríamos realizar la comparación con la función Igual de la siguiente manera. =IGUAL(A1;A2), como resultado el ordenador nos devolvería el valor Falso. ENCONTRAR Nos devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una cadena de texto. Estructura: ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro del texto; Número de posición inicial)

22 El tercer argumento no es obligatorio, si no se introduce Excel considerará la primera posición como número 1. Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: Mailxmail si deseamos saber en que posición se encuentra la x deberemos escribir en la celda A2 la función =ENCONTRAR("x";A1) nos devolverá un 5 como resultado ya que la primera letra la considera como si estuviera en la primera posición. IZQUIERDA - LARGO MINÚSCULA IZQUIERDA Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte izquierda de la cadena de texto. Estructura: IZQUIERDA(Texto; Número de caracteres a extraer) Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos la función =IZQUIERDA(A1;9), obtendremos como resultado "Funciones". LARGO Nos retornará la cantidad de caracteres que tiene la cadena de texto. Estructura: LARGO(Texto) Ejemplo: en la celda A1 escribe el texto: "Funciones Excel". Para saber la cantidad de caracteres que forman este texto deberás introducir en otra celda la función =LARGO(A1). Como resultado nos devolverá un 15. MINUSC Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minúsculas. Si se utiliza una celda en la que contiene texto esta no se transforma toda en minúsculas, si no que... en la celda donde pongamos la función obtendremos una copia de la primera celda pero toda en minúsculas. Estructura: MINUSC(Texto) Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la función =MINUSC(A1) en la celda A2 el resultado que obtenemos sería: "funciones de excel". Volvemos a recordar que tenemos los dos textos tanto en la celda A1 como en la A2, ya que la A2 es una función que dependerá siempre del contenido que hay en la A1. Extrae - Nompropio Reemplazar EXTRAE Nos devuelve una cantidad de caracteres específicos a partir de una posición inicial de una cadena de texto.

23 Estructura: EXTRAE(Texto; Posición inicial; Número de caracteres a extraer) Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de Excel" y en la celda A2 queremos obtener la palabra "de" deberíamos escribir la función =EXTRAE(A1;11;2) NOMPROPIO Con esta función obtendremos un texto en el que aparecerá en mayúsculas la primera letra de cada palabra que forma parte del texto. Estructura: NOMPROPIO(Texto) Ejemplo: Si escribimos la función =NOMPROPIO(A1) en la celda A2, y en la celda A1 el texto: "Funciones de excel" obtendremos como resultado "Funciones De Excel". REEMPLAZAR Con esta función conseguiremos reemplazar parte de texto, indicando desde que posición y cuantos caracteres deseas reemplazar y el texto que deseas poner. Estructura: REEMPLAZAR(Texto original; Posición inicial a partir de donde deseamos recortar; Número de caracteres a quitar; Nuevo texto a insertar) Ejemplo: En la celda A1 escribe el texto "Funciones de Excel" y en la celda A2 la función: =REEMPLAZAR(A1;11;2;"dentro de") esta función nos devolverá el texto: Funciones dentro de Excel. La función lo que realiza es eliminar del texto que hay en la celda A1 desde la posición 11, 2 caracteres y estos los sustituye por el texto "dentro de". Hay que observar que hemos eliminado 2 caracteres y hemos introducido 9 en su lugar. 5. Repetir - Derecha Hallar REPETIR Lo que conseguimos con esta función es que se repitan una cantidad de veces un texto determinado. Estructura: REPETIR(Texto; Número de veces a repetir) Ejemplo: Si en la celda A1 escribimos esta función =REPETIR("la";3) obtendremos como resultado "lalala". DERECHA Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte derecha de la cadena de texto. Estructura: DERECHA(Texto; Número de caracteres a extraer) Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos la función =DERECHA(A1;5), obtendremos como resultado "Excel".

24 HALLAR Nos indica la posición que ocupa un texto dentro de una cadena de texto. Estructura: HALLAR(Texto a buscar; Texto donde deseamos encontrar el texto; Posición inicial) Los dos primeros argumentos son obligatorios, en cambio la posición inicial no ya que si no la ponemos empezará a contar desde el número 1. Ejemplo: Introduce en la celda A1 el texto "Funciones de Excel". Si deseásemos conocer que posición ocupa dentro de este texto la letra "d" deberíamos escribir en la celda A2 la siguiente función =HALLAR("de";A1), la función nos devolvería el resultado 11. SUSTITUIR - ESPACIOS MAYUSC SUSTITUIR Sustituye una cadena de texto dentro de otra, por una nueva cadena. Estructura: SUSTITUIR(Texto original; Parte de texto a sustituir; Nuevo texto) Ejemplo: Si en la celda A1 ponemos el texto "Funciones de Excel" y queremos que en la celda A2 aparezca "Funciones en Excel" deberemos escribir en la celda A2 la siguiente función: =SUSTITUIR(A1;"de";"en") ESPACIOS Elimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de texto, excepto los que son de separación de palabras. Estructura: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios) Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos escrito el texto: "Funciones de Excel", observa que entre de y Excel hemos dejado muchos espacios en blanco. Si quisiéramos corregir este problema y que no aparecieran estos espacios en la celda A2 tendríamos que poner la función =ESPACIOS(A1) de tal forma que el resultado final será: "Funciones de Excel". Observa que los espacios entre palabras se mantienen. MAYUSC Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minúsculas. Estructura: MAYUSC(Texto) Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la función =MINUSC(A1) en la celda A2 el resultado que obtenemos sería: "FUNCIONES DE EXCEL".

25 FECHA - DIA - MES AÑO Funciones de fecha y hora: Con estas funciones podremos trabajar con el texto y la hora obteniendo parte de esta información y trabajando con ella de forma muy concreta. Para poder trabajar con estas funciones queremos recordar que para que en una celda aparezca la fecha de este justo momento podemos utilizar la combinación de teclas: Ctrl + ; Si quieres que aparezca la hora utilizaremos la combinación de teclas: Ctrl + : FECHA Nos convierte tres números en formato de DD/MM/AAAA Estructura: FECHA(Año; Mes; Día). Hay que tener en cuenta que si introducimos un valor que no es correcto lo convierte a uno que si lo es. Así por ejemplo si introducimos como mes el valor 13, en el momento de aceptar la función nos aparecerá un 1. Ejemplo: Si en una celda introducimos la función: =FECHA(2004;4;25) aparecerá como resultado: 25/04/2004 DIA Nos devuelve el día de una fecha Estructura: DIA(Fecha) Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual, recuerda que para ello solamente deberás utilizar la combinación de teclas Ctrl + ; para que el número del día de esta fecha aparezca en la celda A2 deberás escribir la función: =DIA(A1) MES Nos devuelve el día de una fecha Estructura: MES(Fecha) Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el número del mes de esta fecha aparezca en la celda A2 deberás escribir la función: =MES(A1) AÑO Nos devuelve el año de una fecha Estructura: AÑO(Fecha) Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el año de esta fecha aparezca en la celda A2 deberás escribir la función: =AÑO(A1)

26 AHORA - HOY DIASEM AHORA Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Las dos aparecen dentro de la misma celda. Cambiando el formato de la celda podremos hacer que aparezca una u otra según nos interese. Estructura: AHORA() es importante ver que dentro de esta función no existe ningún tipo de argumento. Ejemplo: En la celda A1 introduce la función =AHORA(), en el momento de pulsar Intro te aparecerá la fecha y la hora del sistema. HOY Esta función nos devuelve la fecha actual del sistema. Estructura: HOY() esta función tampoco tiene ningún tipo de argumento. Ejemplo: escribe la función =HOY() en la celda A1 y después de pulsar Intro te aparecerá la fecha del sistema. DIASEM Nos devuelve un número del 1 al 7 que indica la posición del día de la semana. Estructura: DIASEM(Fecha; Rango de fechas) en el rango de fechas podremos introducir el valor 1 si se desea que el primer día de la semana sea domingo, un 2 si el primer día de la semana sea lunes, Ejemplo: escribe en la celda A1 la fecha: 1/1/2004. Si en la celda A2 introducimos la función =DIASEM(A1;2) aparecerá como resultado un 4. Si escribiéramos la función =DIASEM(A1;1) aparecería un 5. CELDA Esta función nos devuelve información sobre el formato, ubicación y contenido de una celda. Estructura: CELDA(Tipo de información; Celda). A continuación mostraremos los diferentes tipos de información que podemos solicitar y la información que nos devolverá. Es importante hacer notar que el tipo de información siempre deberá ir entre comillas. "" - "Direccion": nos informará de la referencia de la celda en formato texto, $A$1. - "Columna": indica la columna en la que se encuentra la celda. Nos devolverá un valor numérico, no el nombre de la columna.

27 - "Color": nos devolverá un 1 cuando la celda tiene valor para los valores negativos y un 0 en caso contrario. - "Contenido": devuelve el valor de la celda a la que hacemos referencia. - "Prefijo": nos devuelve un ' si la celda contiene texto alineado a la izquierda, " si la celda está alineada a la derecha, ^ si el contenido de la celda está centrada, \ si la celda tiene texto con alineación de relleno, por último nos devolverá texto vacío si tiene otro valor. - "Proteger": con este valor podremos saber si la celda está protegida con lo que nos devolverá un 1 y si no lo está un 0. - "Fila": indica la fila en la que se encuentra la celda. - "Tipo": nos devolverá una b si la celda está en blanco, una r si contiene texto, una v si contiene otro valor como por ejemplo un valor numérico. - "Ancho": nos indica el ancho de la columna en la que se encuentra la celda. Siempre el valor se redondeará al entero más próximo. - "Formato": con esta opción podremos saber el formato de la celda. Este vendrá representado por unos valores de tipo texto. A continuación pondremos los diferentes valores que nos puede retornar y su significado. G si el formato es Estándar. F0 si tiene formato número sin decimales ni separación de miles..0 si el formato es separación de miles. F2, sin separador de miles y dos lugares decimales..2 si utilizamos un formato con separación de miles y dos lugares decimales, si aumentamos los decimales aparecerán el número de decimales de este formato. -M2 formato moneda, con dos decimales con diferenciación de color rojo para valores negativos. -M0 formato moneda, sin decimales y color rojo para valores negativos. P0 formato porcentual sin valores decimales. P2 formato porcentual con dos lugares decimales, el número variará según los lugares decimales que se tengan. D4 formato fecha completa con separaciones utilizando /. D1 formato fecha completa con separaciones utilizando -. D7 hora y minutos con formato a.m y p.m. D6 formato hora, minutos y segundos con a.m y p.m. D9 formato hora y minutos, 24 h. D8 formato hora, minutos y segundos, 24 h. 10. Contar. Blanco - Esblanco - Eserror Eslogico CONTAR.BLANCO Esta función nos devolverá la cantidad de celdas en blanco que hay dentro de un rango de celdas. Estructura: CONTAR.BLANCO(Rango de celdas). El rango de celdas siempre se indica con dos celdas la inicial y la final separadas por dos puntos. Ejemplo: Si en la celda C6 escribimos =CONTAR.BLANCO(A1:C2), nos contará la cantidad de celdas que hay en blanco en el rango A1:C2, este rango está formado por las celdas A1, B1, C1, A2, B2 y C2.

28 ESBLANCO Nos informa si la celda a la que hace referencia esta función está en blanco. Devolverá Verdadero en caso de estar en blanco y Falso en caso de contener algún tipo de valor. Estructura: ESBLANCO(Celda) ESERROR Nos devolverá Verdadero si la celda a la que estamos haciendo referencia es un error y Falso en caso que no lo sea. Estructura: ESERROR(Celda) ESLOGICO Nos devolverá Verdadero en caso que la celda a la que se hace referencia dentro de la función sea un valor lógico y Falso en caso de ser cualquier otro valor. Consideraremos valor lógico a una celda que contenga una función que nos devuelva un valor Verdadero o Falso. Estructura: ESLOGICO(Celda) ELEGIR - COLUMNA COLUMNAS Elegir Con esta función escogeremos un valor de una lista de valores dependiendo de un índice. Estructura: ELEGIR(Valor del índice; valor 1; valor 2;...) esta función está limitada a 29 valores. Ejemplo: En la celda A1 escribiremos una fecha. En la celda A2 utilizaremos la función DIASEM la cual nos devolverá la posición del día de la semana que ocupa la fecha de la celda A1. En la celda A3 queremos que aparezca el día de la semana con su nombre según el número que aparezca en la celda A2. Para ello simplemente escribiremos la siguiente formula: =ELEGIR(B1;"Lunes";"Martes";"Miercoles";"Jueves";"Viernes";"Sábado";"Domingo") Observa que el valor de la celda A2 nos sirve como índice y según el valor que obtenemos la función nos muestra el primer valor, el segundo... Columna Esta función simplemente es informativa ya que sólo nos informa el número de columna en la que se encuentra una referencia. Es importante hacer notar que la función no nos devolverá la letra de la columna, si no el número de la columna, así la columna B será la 2 y así sucesivamente. Estructura: COLUMNA(Referencia)

29 Ejemplo: Si escribimos la función =Columna(D7) nos devolverá como resultado el valor 4. Columnas Esta función nos devuelve el número de columnas que forman parte dentro de una matriz o rango de datos. Estructura: COLUMNAS(Matriz) Ejemplo: Si escribimos la función =COLUMNAS(D9:H17), como resultado nos devolverá un 5, ya que hay 5 columnas seleccionadas, D, E, F, G y H. COINCIDIR - FILA FILAS Coincidir Esta función nos devuelve la posición que ocupa un valor determinado dentro de una matriz de datos. Estructura: COINCIDIR(Valor buscado; Matriz datos) Ejemplo: Imagina que tenemos una serie de artículos ordenador por el dinero que hemos ganado por su venta. Podría ser nos interesase saber que posición ocupa dentro de la matriz. Tenemos los artículos desde la celda A3 hasta la A200. Queremos poner el código a buscar en la celda A1 y el resultado de la posición que ocupa dentro de la matriz en la A2. De esta forma deberemos escribir la función en la celda A2 de la siguiente forma: =COINCIDIR(A1;A3:A200) Fila Esta función simplemente es informativa ya que sólo nos informa el número de fila en la que se encuentra una referencia. Estructura: FILA(Referencia) Ejemplo: Si escribimos la función =FILA(D7) nos devolverá como resultado el valor 7. Filas Esta función nos devuelve el número de filas que forman parte dentro de una matriz o rango de datos. Estructura: FILAS(Matriz) Ejemplo: Si escribimos la función =FILAS(D9:H17), como resultado nos devolverá un 9, ya que hay 9 filas seleccionadas, de la 9 a la 17.

30 ABS - MÚLTIPLO. SUPERIOR - CONTAR. SI Funciones matemáticas y trigonométricas: estas funciones nos permiten trabajar con números realizando operaciones matemáticas que sin las funciones serían complejas de poder realizar. Abs Esta función nos devuelve el valor absoluto de una cantidad, dicho de otra forma, nos devuelve el valor sin signo. Estructura: ABS(Valor) Ejemplo: La función =ABS(-1) nos devolverá como valor 1. Si operamos con este valor será exactamente igual que si estamos trabajando con un número positivo. Así si realizamos esta operación =ABS(-1)+2 el valor obtenido será 3. La función ABS se utiliza muy frecuentemente con funciones financieras ya que estas por defecto nos devuelven valores negativos. Multiplo.superior Nos redondea un valor al múltiplo más próximo que le indicamos. En esta función siempre se buscará el múltiplo hacia arriba y siempre a valores enteros. Estructura: MULTIPLO.SUPERIOR(Número; Múltiplo) Ejemplo: Si deseamos conocer el entero múltiplo de 2 más cercano al 5 deberemos escribir la siguiente función: =MULTIPLO.SUPERIOR(5;2), esta nos devolverá un 6. Contar.si Esta función nos permitirá contar cuantas celdas diferentes de blanco de un rango cumplen con un criterio determinado. Estructura: CONTAR.SI(Rango de datos; Criterio o condición) Ejemplo: Imagina que de una lista de datos en los que aparecen los días de la semana queremos saber cuantos de estos se producen los lunes. Para ello simplemente deberemos introducir la función: =CONTAR.SI(A3:A9;"Lunes") donde se especifica que de la A3 a la A9 tengo todos los datos y en el siguiente argumento lo que deseamos contar si estos datos son Lunes.

31 REDONDEA.PAR - MULTIPLO. INFERIOR ENTERO Redondea.par Con esta función conseguiremos redondear un valor al par mayor más próximo. Estructura: REDONDEA.PAR(Valor) Ejemplo: Si introducimos la función REDONDEA.PAR(3) nos devolverá como valor 4. Si también introducimos REDONDEA.PAR(2,2), también nos devolverá valor 4, ya que es el valor par más cercano. Multiplo.inferior Nos redondea un valor al múltiplo más próximo que le indicamos. En esta función siempre se buscará el múltiplo hacia abajo y siempre a valores enteros. Estructura: MULTIPLO.INFERIOR(Número; Múltiplo) Ejemplo: Si deseamos conocer el entero múltiplo de 2 más cercano al 5 deberemos escribir la siguiente función: =MULTIPLO.INFERIOR(5;2), esta nos devolverá un 4. Entero Con esta función conseguiremos el número entero inferior más cercano al valor que introducimos en la función. Estructura: ENTERO(Valor) Ejemplo: Si escribimos la función =ENTERO(5,4) obtendremos como resultado el valor 5. Es importante hacer notar que cualquier calculo que hagamos con esta formula siempre lo haremos con el valor entero, los decimales no se tendrán en cuenta. RESIDUO - SUMA - REDONDEA. IMPAR Residuo Nos permite encontrar el resto de una división. Estructura: RESIDUO(Número; Divisor) Ejemplo: si escribimos la función =RESIDUO(12;5) cómo resultado nos dará: 2 Suma Nos devuelve la suma entre sí de todos los valores que hay dentro de un rango. Estructura: SUMA(Rango)

32 Ejemplo: Utilizando esta función nos ahorraríamos por ejemplo hacer la suma de los valores de una columna: A1+A2+A3+A4+A5+A6, ya que podríamos obtener el mismo resultado pero escribiendo la función =SUMA(A1:A6) Redondea.impar Con esta función conseguiremos redondear un valor al impar mayor más próximo. Estructura: REDONDEA.IMPAR(Valor) Ejemplo: Si introducimos la función =REDONDEA.IMPAR(4) nos devolverá como valor 5. Si también introducimos REDONDEA.PAR(2,2), nos devolverá valor 3. ALEATORIO - REDONDEAR - REDONDEAR. MENOS Aleatorio Utilizando esta función nos devuelve un número aleatorio entre 0 y 1. Estructura: ALEATORIO() Ejemplo: Si deseamos encontrar un valor aleatorio entre 1 y 10, deberemos escribir esta función: =ENTERO(ALEATORIO()*10)+1. Tenemos que tener en cuenta que la función aleatorio sólo nos encuentra valores decimales entre el 0 y el 1. Si lo multiplicamos por 10, de esta forma podremos tener valores entre el 0 y el 9, al sumarle uno obtendremos valores entre el 1 y el 10. Para quitar los decimales utilizamos la función Entero. Redondear Nos devuelve un número con una cantidad de decimales que nosotros le indiquemos. Este valor estará redondeado. Estructura: REDONDEAR(Valor; Número decimales) Ejemplo: Si escribimos esta función: =REDONDEAR(4,6365;2) obtendremos como resultado: 4,64. Observa que el tercer seis ha hecho redondear el 3 a un 4. Es importante hacer notar que esta función recorta decimales y a la vez redondea. Redondear.menos Esta función realiza el mismo "trabajo" que la función anterior, pero redondea hacia el valor menor, no redondea a la alza. Estructura: REDONDEAR.MENOS(Valor; Número decimales) Ejemplo: Pongamos el mismo ejemplo que el caso anterior: =REDONDEAR(4,6365;2) en este caso como resultado también tendremos un valor con 2 decimales, pero esta vez tendremos como resultado: 4,63.

33 REDONDEAR.MAS TRUNCAR Redondear.mas Esta función redondea un valor con una cantidad de números decimales, pero siempre al alza. Estructura: REDONDEAR.MAS(Valor; Número decimales) Ejemplo: Pongamos el mismo ejemplo: =REDONDEAR(4,6365;2) en este caso como resultado tendremos un valor con 2 decimales, pero redondeado hacía arriba: 4,64 Truncar Con esta función convertiremos un número decimal a uno entero quitando los números decimales. También podemos ver una cantidad de decimales que deseemos, pero en ningún momento redondea, simplemente recorta. Estructura: TRUNCAR(Valor; Número decimales) Ejemplo: Si escribimos la función =TRUNCAR(4,56) obtendremos como resultado: 4. Si tenemos la función =TRUNCAR(4,56;1), obtendremos como resultado 4,5 observa que no se ha producido ningún tipo de redondeo. EJEMPLO DE FUNCIONES TIEMPO INTERNET Vamos a realizar una pequeña práctica con la que podremos ver como trabajar con varias funciones dentro de la misma celda. En esta práctica vamos a calcular, lo que desde un tiempo se está llamando "Tiempo Internet". El Tiempo Internet es una idea de la empresa Swatch la cual quiere convertir el día en una división de 1000.beats, en lugar de utilizar horas, minutos y segundos. De esta forma el día empieza en el.beat 000 y termina en el A estos números se el antepone el Veamos como podemos calcular el momento en el que nos encontramos en un.beat con una pequeña función en Excel. Para empezar tenemos que tener presente y realizando una simple regla de tres que 1 Swatch.beat equivale a 1 minuto y 26,4 segundos, lo que es igual a 86,4 segundos. En la celda C9 introduciremos la función =AHORA() la cual nos devolverá la hora actual del sistema. En la celda D9 introduciremos la función ="@"&ENTERO((HORA(C9)*60*60+MINUTO(C9)*60)/86,4)

34 Módulo : Formatos Condicionales Puede supervisar los resultados de las fórmulas u otros valores de celdas mediante la aplicación de formatos condicionales (formato, como un sombreado de celda o un color de fuente, que Excel aplica automáticamente a las celdas si la condición que se especifica es cierta.). Ciudad Destino Tarifa USD AMS 1600 FRA 1400 LON 2000 MAD 1200 NYC 600 El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc. Cómo aplicar un formato condicional a una celda: Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio. Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro. Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.

35 Existe la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones. Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen. En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente. En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará. De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.

36 Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc. Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial. Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional. Ejemplo 1: utilizar los datos de una celda En el siguiente ejemplo, se aplican formatos condicionales al rango B2:E3 para analizar las contribuciones trimestrales en relación a todo el año. Los resultados trimestrales que contribuyan en un porcentaje del 30% o mayor al resultado total, se mostrarán en negrita y en color verde. Los resultados trimestrales que contribuyan en un porcentaje del 20% o menor, se mostrarán en negrita y en color rojo. La siguiente tabla resume los formatos condicionales aplicados al rango B2:E3. Microsoft Excel ajusta la parte relativa (el número de fila) de la referencia de celda $F2 en la fórmula de manera que cada celda del rango B2:E3 se compare con el total correspondiente de la columna F. Valor de la celda Fórmula Formatos Condición 1 Mayor o igual que =$F2*0,3 Negrita, fuente color verde Condición 2 Menor o igual que =$F2*0,2 Negrita, fuente color rojo Ejemplo 2: utilizar una fórmula y referencias de celda externas Fórmula Condición 1 =Y(PROMEDIO($A$1:$A$5)>3000, MIN($A$1:$A$5)>=1800) Formatos Sombreado en color verde

37 Ejemplo 3: utilizar una fórmula y una referencia de celda Fórmula Formatos Condición 1 =RESIDUO(A4;2)=0 Fuente azul Esta fórmula debe evaluar cada celda del rango. Cuando escriba una fórmula de este tipo en el cuadro de diálogo Formato condicional, sin embargo, introduzca sólo la referencia de celda para la celda activa en el rango seleccionado. Microsoft Excel ajustará las referencias a otras celdas relativas a la celda activa. Validación de Datos La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso. Para aplicar una validación a una celda. Seleccionamos la celda que queremos validar. Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

38 En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el dato sea correcto. Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se producirá un error. Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos: donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8. Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista. En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda. En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto. Módulo : Utilizar Bases de Datos Objetivos Después de finalizado este módulo, Usted será capaz de:? Definir nombres de celdas y bloques. Utilizar Autofiltros. Utilizar Filtros Avanzados Utilizar Subtotales. Crear Tablas dinámicas. Crear Gráficos dinámicos. Obtener Datos Externos. Consultas (Query).

39 DEFINIR NOMBRES DE CELDAS / BLOQUES Para asociar un nombre a un grupo de celdas y también visualizar todos los nombres que actualmente están definidos en el libro de trabajo, se utiliza Nombres definidos que esta ubicado en la ficha Formulas. Dar nombre a una celda o rango de celdas Para esto debe seleccionar el rango de celdas y luego seleccionar Asignar nombre a un rango en Nombres definidos. Ingresar un nombre y luego Aceptar. El nombre queda asignado en el Cuadro Nombre.

40 Otra opción para asignar un nombre a un rango Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas Cuadro Nombre Escriba el nombre de las celdas y luego presione ENTRAR.

41 Tablas de datos Cuando se tienen varios datos ordenados y clasificados adecuadamente, se tiene una base de datos. Por lo tanto, una base de datos es un conjunto de datos que pertenecen a una misma entidad, objeto o individuo. Por ejemplo un tabla de Pedidos. Cada fila es un registro y cada columna un campo. Los datos de la misma fila, que son un registro, pertenecen al mismo pedido. Cada columna es un campo, contiene todos los datos necesarios para formar un registro y permite clasificarlos y ordenarlos. Con una base de datos se pueden realizar diferentes operaciones como se revisa a continuación. Ordenar datos A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez. Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por la fecha, debemos posicionarnos en la columna de la fecha, después podemos acceder a la pestaña Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna. Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos,

42 pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de días de la semana o meses, la ordenación alfabética no sería correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y así el criterio de ordenación seguirá el mismo patrón. Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente. En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.

43 Filtros Una de las operaciones más comunes que se hacen con las bases de datos es la consulta. Cuando se hace una consulta, normalmente se están buscando registros que coincidan con algún valor o criterio. Existen varias formas de buscar esa información, los Filtros son una de ellas. Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. Utilizando el Filtro (autofiltro). Utilizando filtros avanzados. Utilizar el Filtro. Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos marcando o desmarcando el botón Filtro). Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo Viña, nos aparece un menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si sólo marcamos Caliterra, Excel filtrará todos los registros que tengan Caliterra en la Viña y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Otra opción, es usar los Filtros de texto, donde se despliegan una serie de opciones:

44 En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila. Usaremos el carácter? para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres. En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuya Viña comienza con C o No contiene M* con todo los caracteres a la derecha. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono. Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar Todo), reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos. Utilizar Filtros avanzados. Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado. Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, pulsaremos en Ordenar y filtrar. en la sección

45 Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro. Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios). Criterios

46 También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado. Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecerán. Subtotales Una manera de analizar los datos en una lista es calcular el subtotal de los datos. Con el comando Subtotales en la Datos, puede insertar filas de subtotales en una lista y resumir los datos a su gusto. Cuando inserta subtotales, Microsoft Excel automáticamente inserta la fila de Total general al final de la lista. El cuadro de diálogo Subtotales le pide que tome tres decisiones básicas: 1. Elija uno o más grupos para definir los subtotales automáticos. Por ejemplo, para mostrar el Total de las Cajas Vendidas por Viña, elija la columna con el rótulo Viñas, campo que agrupa la información y ordene en forma Ascendente o Descendente.

47 2. Elija una función de subtotal. Por ejemplo, para calcular el total de las cajas vendidas, elija la función SUMA. 3. Elija los datos cuyo subtotal desea calcular. Por ejemplo, para mostrar el total de las Cajas Vendidas, elija la columna con el rótulo Cajas Vendidas. Importante Ordene la lista antes de usar los subtotales automáticos. Las columnas en la primera línea de la lista deberán tener rótulos.

48 Además de mostrar los subtotales de una columna, con los subtotales automáticos podrá: Mostrar una fila de subtotal con los subtotales de varias columnas. Mostrar varias filas de subtotales anidadas en varias columnas. Mostrar varias filas de subtotales con diferentes cálculos para cada fila de subtotal. Ocultar o mostrar el detalle de los datos en la lista. Ocultar los datos detallados de todos los grupos de subtotales Haga clic en el número de nivel de fila del nivel de los grupos de subtotales cuyos datos detallados desea ocultar. Por ejemplo, si la lista tiene tres niveles y quiere ver sólo el segundo nivel, haga clic en el número de nivel de fila 2 ( ). Ocultar los datos detallados de un grupo de subtotales Haga clic en el símbolo ocultar detalle ( ) del subtotal cuyos datos detallados desea ocultar. Puede utilizar también el comando Ocultar detalle (menú Datos, submenú Agrupar y esquema). Mostrar los datos detallados de todos los grupos de subtotales Haga clic en el número de nivel de fila del nivel mínimo de la lista de subtotales. Por ejemplo, si la lista tiene tres niveles, haga clic en el número de nivel de fila 3 ( ). Mostrar los datos detallados de un grupo de subtotal Haga clic en el símbolo mostrar detalle ( ) del grupo de subtotales cuyo detalle desea mostrar. También puede utilizar el comando Mostrar detalle (menú Datos, submenú Agrupar y esquema).

49 TABLAS DINAMICAS Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos. Supongamos que tenemos una colección de datos de los pedidos de Cajas de Vino por Viña con el número de referencia y el mes de pedido, además sabemos la cantidad comprada. Crear una tabla dinámica. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada pedido en cada Región. Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).

50 Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla. En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva. Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir.

51 Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla: Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura: Una fila para cada una de las Viñas de la tabla. Una columna para cada una de las Regiones de la tabla. En el resumen de la tabla incluiremos el total de las Cajas Vendidas. Se filtra por Atención.

52 Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo Viña a, el campo Región a, el campo Atención a y finalmente el campo Cajas Vendidas a la sección. Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido. Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.

53 Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones: El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Si arrastrásemos a la zona de datos los campos Región y Atención, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información: Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el rótulo aparecerá en una las secciones de rótulos, si te aparece en Rótulos de columna despliega la lista asociada a él y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.

54 Eliminar una tabla dinámica. Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr. Aplicar filtros a una tabla dinámica Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados las Regiones Norte y Sur, las otras regiones desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.

55 Obtener promedios en una tabla dinámica Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc. Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo de valor... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón pestaña Opciones. de la

56 Gráficos con tablas dinámicas Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones. Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos. Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico que más nos convenga. Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vio en el tema de gráficos. Nota: Cuando cambian los datos fuente y desee incluir la información nueva en la tabla dinámica activa, use el botón Actualizar en la ficha Opciones para actualizar la tabla dinámica.

57 Obtener Datos Externos Importar datos a Excel En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas: - Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente. - Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos. Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones: - Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel. - Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamoente del formato Excel. La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa. La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar. El problema fundamental de la importación de datos externos, hemos dicho que es debido al formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al generar un archivo.xls no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud, de esta manera sabe exactamente dónde están las fórmulas, qué formato estético tiene el documento, etc. Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos tener en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos: - Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente. - El formato no se ajusta al original. - Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia. Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y después comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos no sea demasiado extensa y nos decantemos por utilizar el portapapeles.

58 UTILIZAR EL ASISTENTE PARA IMPORTAR TEXTO Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los (.rtf) tienen otra forma de importarse a Excel que veremos más adelante. Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas: - Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que podemos encontrar en esta sección. - O acceder mediante el Botón Office - Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*). A continuación en ambos casos se sigue el mismo procedimiento. Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar. Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas correspondientes al asistente para importar texto. En la ventana del Asistente para importar texto -Paso 1, aparecen varias opciones: Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no para que Excel sepa donde empieza un campo y dónde acaba. Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar por si queremos descartar títulos, por ejemplo.

59 Y también podemos decidir el Origen del archivo. Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente>. Importar datos a Excel En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de los datos. Por defecto viene marcado el separador de Tabulación. En la imagen podemos ver que lo que hay en cada línea lo incluye en un sólo campo, esto es debido a que no hay signos de tabulación en el texto por lo que todo lo escrito lo pone en un sólo campo. Si hubiéramos seleccionado Espacio, el carácter espacio en blanco delimitaría los campos es decir que nos aparecerían varias columnas (varios campos), en la primera estaría los números que empiezan cada línea (13, 2, 28,...), en la segunda la primera palabra de cada línea (fantasmas, policías, días, días, segundos), en la siguiente otra palabra (nada, rebeldes, después, y, nada) y así sucesivamente. Cuando utilizamos esta opción (separar con espacios en blanco), es conveniente activar Considerar separadores consecutivos como uno solo, esta opción hace que si por ejemplo se encuentran dos o más caracteres separadores juntos, los considera como uno sólo. En el ejemplo anterior, vamos a suponer que en la primera línea tenemos dos espacios en blanco entre 13 y FANTASMAS, si activamos Espacio y dejamos desactivada la casilla Considerar separadores consecutivos como uno solo, Excel colocará 13 en la primera columna y FANTASMAS en la tercera, mientras que si activamos la casilla Considerar separadores consecutivos como uno solo, la palabra FANTASMAS se colocará en la segunda columna, como podemos apreciar en la siguiente imagen.

60 Para continuar con el asistente pulsamos sobre Siguiente>. En la tercera y última pantalla del asistente, podemos seleccionar el Formato de los datos. Normalmente Excel puede determinar el tipo de los datos de una columna por los valores contenidos en ella, pero podemos cambiar ese formato si no nos parece el más adecuado. Sólo tenemos que hacer clic en la columna para seleccionarla (aparece con fondo negro), y seleccionar el formato en la sección Formato de los datos en columnas. Esta sección también nos sirve si no queremos importar la columna en nuestra hoja (No importar columna (saltar)). En el botón Avanzadas podemos completar ciertas características para los números como los separadores de decimales y millares y la posición del signo en los negativos. Una vez hayamos completado o comprobado la definición, pulsamos sobre Finalizar para que termine el asistente e importe los datos. Si de lo contrario, creemos que se nos ha olvidado algo, podemos volver a las pantallas anteriores pulsando el botón <Atrás. Nos aparece un cuadro de diálogo preguntándonos dónde deseamos Importar los datos.

61 Marcamos Hoja de cálculo existente y la celda =$A$1, para que los importe a partir de la celda A1 o bien podemos importar los datos en una nueva hoja dentro del libro. Pulsamos sobre Aceptar y aparecerán los datos importados en la hoja. LA SECCIÓN CONEXIONES Desde esta sección en la pestaña Datos podremos acceder a las opciones de Conexión con archivos externos de los cuales hayamos importado algún dato. Haciendo clic en la opción Propiedades veremos este cuadro de diálogo donde encontraremos propiedades muy útiles: En la sección Control de actualización podemos hacer que Excel actualice automáticamente los datos insertados en la hoja de cálculo cada vez que se abra el libro (marcando la casilla Actualizar al abrir archivo).

62 Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios quedarán reflejados en nuestra hoja de cálculo. Esto es posible porque Excel almacena en el libro de trabajo la definición de la consulta de donde son originarios los datos importados, de manera que puede ejecutarla de nuevo cuando se desee. Si marcamos la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez que se vayan a actualizar los datos importados, Excel nos pedirá de qué fichero coger los datos, sino los cogerá directamente del archivo que indicamos cuando importamos por primera vez. Esta opción puede ser útil cuando tenemos varios archivos con datos y en cada momento queremos ver los datos almacenados en uno de esos ficheros. En la sección Definición de consulta tenemos activada por defecto la casilla Guardar definición de consulta para que Excel guarde esta definición y pueda actualizar los datos cuando se lo pidamos, si desactivamos esta casilla y guardamos el libro, Excel no podrá volver a actualizar los datos externos porque éstos serán guardados como un rango estático de datos, digamos que se perderá el enlace con el origen de la importación. Por último, en la sección Diseño y formato de datos podemos indicarle a Excel qué debe de hacer cuando actualiza los datos. Volviendo a la sección Conexiones, también nos permite actualizar manulamente los datos importados de un archivo externo. Para ello, haz clic en la opción Actualizar que se encuentra en el desplegable Actualizar todo. Si escoges la opción Actualizar todo, todos los origenes de datos se actualizarán. Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio importar texto. IMPORTAR DATOS DE WORD A EXCEL Y VICEVERSA Importar datos de Word a Excel. A veces puede ser útil importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algún tipo de fórmula a los datos de los que disponemos y no queremos volver a teclear todos los datos en un libro de Excel. Para realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar. - Estando en Word seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel. - Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Copiar.

63 seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla. - Ahora en Excel - Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar. Es posible que nos advierta de que el texto seleccionado es más pequeño que la hoja, pulsamos sobre Aceptar y nos pegará la tabla con el mismo formato que la teníamos en Word. Si deseamos que no aparezca el marco de la tabla lo podemos eliminar utilizando las opciones de este menú:. Importar datos de Excel a Word. Al importar datos de Excel a Word además de lo visto anteriormente podemos hacer que los datos queden vinculados, es decir que además de copiar los datos de Excel en un documento de Word si realizamos algún cambio en la hoja de Excel, este cambio queda reflejado en el documento de Word. Para realizar este proceso: - Seleccionamos la información a copiar de la hoja de Excel. - Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + Co desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Copiar. - Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + Vo desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar. Después de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de pegado podemos ver las distintas opciones. donde Por defecto nos conserva el mismo formato que tenía en la hoja de Excel. Si lo queremos insertar en una tabla podemos escoger la opción Hacer coincidir estilo de tabla de destino.

64 Y si queremos vincular los datos de Excel para que se actualicen en Word podemos escoger la opción Conservar formato de origen y vincular a Excel. IMPORTAR DATOS DE ACCESS También disponemos de un botón que nos permitirá importar datos directamente de consultas y tablas de Microsoft Access. Pulsando Desde Access, aparecerá el diálogo Abrir para que elijamos de qué base de datos deseamos importar los datos, u una vez elegida la base, yna lista de tablas y consultas. Seleccionamos una tabla o consulta y pulsamos Aceptar. En la siguiente ventana podemos elegir cómo ver los datos en el libro, entre las opciones que ya conocemos, o si preferiomos incluirlos en la hoja actual, indicando su posición, o en una nueva hoja del libro. Pulsando en Propiedades, podremos podremos mdificar las propiedades de la conexión, como la Descripción o cuando se debe actualizar.

65 IMPORTAR DE UNA PÁGINA WEB. Otra herramienta para importar datos, nos permite obtener datos Desde Web. Pulsando sobre ella, se abrirá una ventana del navegador, donde se marcan con flechas amarillas las tablas existentes en la página web. Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas. En el botón Opciones... de esta ventana, podremos elegir por ejemplo, si importar o no el formato de la tabla.

66 Ten en cuenta que aunque no se vean los bordes, la mayoría de las webs están estructuradas con tablas. Una vez finalizada la elección, pulsamos Importar. Veremos entonces la misma ventana que con Access, donde elegir si importar en la hoja o en una nueva, y donde podremos modificar en Preferencias las opciones de actualización de la conexión. Otra forma rápida de hacer esto, es directamente seleccionar la tabla en nuestro navegador, copiarla con Ctrl + C y pegarla en la hoja de Excel. Después podremos modificar el formato y si queremos que haya actualización. CONSULTAS (QUERY) UTILIZAR MICROSOFT QUERY PARA RECUPERAR DATOS EXTERNOS Qué es Microsoft Query? Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orígenes externos a otros programas de Microsoft Office, especialmente a Microsoft Excel. Si utiliza Query para recuperar datos de las bases de datos y de los archivos corporativos, no es necesario que vuelva a escribir en Excel los datos que desee analizar. También puede actualizar los informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos se actualice con información nueva.

67 Tipos de bases de datos a los que se puede obtener acceso Es posible recuperar datos de varios tipos de bases de datos, incluidos Microsoft Access, Microsoft SQL Server y los servicios OLAP de Microsoft SQL Server. También puede recuperar datos de las listas de Excel y de archivos de texto. En Excel, también se pueden recuperar datos de páginas Web y no es necesario tener Query para ello. Para obtener información sobre cómo recuperar datos de páginas Web, consulte la Ayuda de Excel. Seleccionar datos de una base de datos Puede recuperar datos de una base de datos creando una consulta, que es una pregunta que se hace acerca de los datos almacenados en una base de datos externa. Por ejemplo, si los datos están almacenados en una base de datos de Access, puede que desee conocer las cifras de ventas de un producto determinado por regiones. Es posible seleccionar parte de los datos seleccionando sólo los datos del producto y la región que desee analizar y omitir los datos que no necesite.

68 Columnas seleccionadas en el Asistente para consultas Columnas seleccionadas incorporadas a Excel Actualizar la hoja de cálculo en una operación Cuando disponga de datos externos en un libro de Excel, siempre que cambie la base de datos puede actualizar los datos y, a su vez, el análisis, sin tener que volver a crear los informes y los gráficos de resumen. Por ejemplo, puede crear un resumen de ventas mensual y actualizarlo cada mes cuando disponga de nuevas cifras de ventas. Utilizar Query para recuperar datos La incorporación de datos externos a Excel con Query es un proceso de tres pasos: Primero se establece un origen de datos para conectar con la base de datos, después se utiliza el Asistente para consultas para seleccionar los datos deseados y finalmente se devuelven los datos a Excel donde se les puede aplicar formato, resumirlos y crear informes con ellos. CONFIGURAR ORÍGENES DE DATOS Qué es un origen de datos? Un origen de datos es un conjunto de información almacenado que permite que Microsoft Excel y Microsoft Query se conecten con una base de datos externa. Cuando utilice Query para establecer un origen de datos, asigne un nombre al origen de datos y, a continuación, proporcione el nombre y la ubicación de la base de datos, el tipo de base de datos y la información de conexión o la contraseña. En esta información también se incluye el nombre de un controlador ODBC o un controlador del origen de datos, que es un programa que realiza conexiones con un tipo de base de datos determinado. Para algunos tipos de bases de datos externas (los cubos OLAP), lo único que hay que hacer para recuperar los datos es establecer un origen de datos.

69 Forma en la que Query utiliza los orígenes de datos Una vez establecido un origen de datos para una base de datos determinada, lo podrá utilizar siempre que desee crear una consulta para seleccionar y recuperar los datos de esa base de datos, sin tener que volver a escribir toda la información de conexión. Query utiliza el origen de datos para conectarse con la base de datos externa y mostrar los datos que están disponibles. Después de crear la consulta y devolver los datos a Excel, Query recupera los datos y proporciona al libro de Excel la información de la consulta y de los datos de modo que pueda volverse a conectar con la base de datos cuando desee actualizar los datos. Un origen de datos es el medio por el que Query y Excel se conectan con una base de datos determinada y recuperan datos. DEFINIR LA CONSULTA Utilizar el Asistente para consultas en la mayoría de las consultas El Asistente para consultas, que forma parte de Microsoft Query, está diseñado para los usuarios que no están familiarizados con la creación de consultas. El asistente facilita la selección y la recuperación de los datos de las diferentes tablas y campos de la base de datos. Una vez seleccionados los datos, puede utilizar también el asistente para filtrar y ordenar los resultados de la consulta. Puede utilizar el Asistente para consultas para crear una consulta completa o para comenzar una consulta en la que efectúe cambios adicionales directamente en Query. Trabajar directamente en Query con otros tipos de consultas Si está familiarizado con la creación de consultas o si desea crear una consulta más compleja, puede trabajar directamente en Query. Puede utilizar Query para ver y cambiar las consultas que haya comenzado a crear en el Asistente para consultas, o puede crear consultas nuevas sin utilizar el asistente. Utilice Query directamente cuando desee crear consultas que hagan lo siguiente:

70 Seleccionar datos específicos de un campo En una base de datos grande, puede elegir algunos de los datos de un campo y omitir los datos no necesarios. Por ejemplo, si necesita los datos de dos de los productos de un campo que contiene información de muchos productos, puede utilizar criterios para seleccionar los datos únicamente de los dos productos que desea. Recuperar datos basados en criterios diferentes cada vez que se ejecute la consulta Si necesita crear el mismo informe o resumen de Excel para varias áreas de los mismos datos externos, como un informe de ventas por separado de cada región, puede crear un tipo de consulta denominado consulta de parámetros. Cuando se ejecuta una consulta de parámetros, se piden los datos que se van a utilizar como criterio cuando la consulta seleccione los registros. Por ejemplo, una consulta de parámetros puede solicitar que escriba una región concreta y esta consulta se puede volver a utilizar para crear cada uno de los informes de ventas regionales. Combinar datos de diferentes maneras Puede utilizar Query para combinar o unir los datos de tablas diferentes en la base de datos. Por ejemplo, si tiene una tabla con información sobre ventas de productos y una tabla con información de clientes, puede unir estas tablas de modo que se muestre qué clientes no han hecho compras recientemente. Crear un cubo OLAP a partir de los datos de una consulta El procesamiento analítico con conexión (OLAP) es una manera de organizar los datos para realizar consultas o generar informes en vez de procesar transacciones. En una base de datos OLAP, los datos se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de en tablas. Puede utilizar Query para crear un cubo OLAP a partir de los datos de una consulta de modo que sea más rápido y más fácil crear informes de Microsoft Excel basados en los datos. Para crear un cubo OLAP, se ejecuta el Asistente para cubos OLAP desde el Asistente para consultas o directamente desde Query. Puede devolver los datos a Excel en forma de informe de tabla dinámica. TRABAJAR CON LOS DATOS EN MICROSOFT EXCEL Cuando se crea una consulta en el Asistente para consultas o en Microsoft Query, se pueden devolver los datos a una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Los datos se convierten en un rango de datos externos o en un informe de tabla dinámica al que se puede aplicar formato, analizar y actualizar. Aplicar formato y analizar los datos En Excel, puede utilizar herramientas como el Asistente para gráficos o los subtotales automáticos para presentar y resumir los datos. Puede aplicar formato a los datos y dicho formato se conservará cuando actualice los datos externos de la base de datos de origen. Si agrega columnas de fórmulas al rango de datos externos, las fórmulas se pueden copiar automáticamente en las filas nuevas que agregan al rango cuando se actualizan los datos. Puede utilizar rótulos de columna propios en vez de los nombres de campo y agregar números de fila automáticamente.

71 Para obtener información sobre cómo controlar el formato y el diseño de un rango de datos externos, consulte la Ayuda de Excel. Volver a utilizar y compartir consultas Tanto en el Asistente para consultas como en Query, puede guardar un archivo de consulta.dqy que podrá modificar, volver a utilizar y compartir. Excel puede abrir archivos.dqy directamente, por lo que se podrán crear rangos de datos adicionales desde la misma consulta. Si desea compartir un resumen o un informe que esté basado en datos externos, puede dar a otros usuarios un libro que contenga un rango de datos externos o puede crear una plantilla de informe. Una plantilla de informe permite guardar el resumen o informe sin guardar los datos externos con el fin de que el archivo sea más pequeño. Los datos externos se recuperan cuando un usuario abre la plantilla de informe. Para obtener información sobre cómo crear plantillas de informe, consulte la Ayuda de Excel. Actualizar datos externos Cuando se actualizan los datos externos, se ejecuta la consulta para recuperar todos los datos nuevos o modificados que coincidan con las especificaciones. Una consulta se puede actualizar tanto en Query como en Excel. Excel proporciona diversas opciones para actualizar consultas, entre las que se incluye la actualización de datos cada vez que se abra el libro y la actualización automática del mismo a intervalos de tiempo determinados. Puede continuar trabajando en Excel mientras los datos se están actualizando y también puede comprobar el estado en todo momento. Para obtener información sobre cómo actualizar los datos externos en Excel, consulte la Ayuda de Excel. FUNCIONES PARA BASES DE DATOS Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas llevan tres argumentos: el rango de datos que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que se utiliza en la función, un rango de criterios para indicar la condición que deben cumplir las filas que serán utilizadas en el cálculo de la función (el filtro). Función BDCONTAR(datos;campo;criterios) BDCONTARA(datos;campo;criterios) BDMAX(datos;campo;criterios) BDMIN(datos;campo;criterios) BDPRODUCTO(datos;campo;criterios) Descripción Cuenta las celdas que contienen un número. Cuenta las celdas que contienen un valor. Obtiene el valor máximo. Obtiene el valor mínimo. Obtiene el producto de los valores indicados.

72 BDPROMEDIO(datos;campo;criterios) BDSUMA(datos;campo;criterios) BDEXTRAER(datos;campo;criterios) BDVAR(datos;campo;criterios) BDVARP(datos;campo;criterios) BDDESVEST(datos;campo;criterios) BDDESVESTP(datos;campo;criterios) Obtiene el promedio de los valores indicados. Obtiene la suma de los valores indicados. Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de selección. Calcula la varianza sobre una muestra de valores. Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo. Calcula la desviación estándar sobre una muestra de valores. Calcula la desviación estándar sobre todos los valores de un campo. Módulo: Macros Objetivos Después de finalizado este módulo, Usted será capaz de: Crear una macro automática. Ejecutar una macro. Crear una macro manual. Guardar archivos con macros. En esta unidad estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y cómo crear macros automáticamente. Esta unidad tratará de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de programación utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA). Introducción Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que hemos definido con una serie de características específicas como pueden ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.

73 Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas. Crear una Macro Automática La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación. Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro... Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones: Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro. Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada. Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro). Podemos asignar un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

74 Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación. A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango (Usar Referencias Relativas - Activado). Una vez concluidas las acciones que debemos grabar, presionamos el botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en Ejecutar una Macro. Una vez creada una macro, la podemos ejecutar las veces que queramos. Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que son afectadas por las acciones de la macro. Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.

75 Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro. En cuanto al resto de botones: Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción. Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic. Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Este botón es para los que programan. Eliminar - Borra la macro. Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro. Crear una Macro Manual Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programación en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programación en el que se basa el VBA de Excel. Primero debemos abrir el editor Visual Basic presionando la combinación de teclas Alt + F11.

76 Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un módulo de trabajo que es donde se almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros. Para insertar un módulo accedemos al menú Insertar Módulo. A continuación debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una función (en el caso que devuelva algún valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve ningún valor). Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al menú Insertar Procedimiento... Nos aparece un cuadro de diálogo como vemos en la imagen donde le damos el Nombre: al procedimiento/función sin insertar espacios en su nombre. También escogemos de qué Tipo es, si es un Procedimiento, Función o es una Propiedad. Además podemos seleccionar el Ámbito de ejecución. Si lo creamos como Público podemos utilizar el procedimiento/función desde cualquier otro módulo, pero si lo creamos como Privado solo podemos utilizarlo dentro de ese módulo. Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el ámbito presionamos sobre Aceptar y se abre el editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para definir la macro. Guardar Archivos con Macros Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente.

77 Para ello deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar como. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el menú desplegable Guardar como tipo, seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Ingresa un nombre y el archivo se almacenará. Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas, Excel muestra este anuncio bajo la banda de opciones:

78 Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están compuestas por código, pueden realizar acciones que son perjudiciales para el equipo. Si confías en las Macros que contiene el archivo, pulsa el botón Opciones para activarlas. Aparecerá este cuadro de diálogo: Selecciona la opción Habilitar este contenido y pulsa Aceptar.