Director y Subdirector General de la Cancillería Subdirector, Jefes de Departamento, Coordinadores de Unidad y Asistente del área a su cargo.

Transcripción

1 Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección de Recursos Humanos Puesto: Director de Recursos Humanos Código: MOF-0-- Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 0 === * === Páginas: NOMBRE FUNCIONAL: Director de Recursos Humanos AREA FUNCIONAL: Dirección de Recursos Humanos REPORTA A: Director y Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Subdirector, Jefes de Departamento, Coordinadores de Unidad y Asistente del área a su cargo. OBJETIVO PRINCIPAL: Coordinar, planificar, instruir, controlar y evaluar las actividades técnicas y administrativas que se realizan en la Dirección de Recursos Humanos en materia de aplicación y admisión de personal, gestión de personal, formación y desarrollo y régimen laboral. RELACIONES: Internas: Directores Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, embajadas, organizaciones no gubernamentales, instituciones y organizaciones de cooperación internacional, sociedad civil organizada, sector académico y sector privado en general.. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS Coordinar, planificar, instruir, controlar y evaluar las actividades técnicas y administrativas que se realizan en la Dirección de Recursos Humanos en materia de aplicación y admisión de personal, gestión de personal, formación y desarrollo y Régimen Laboral. Mantener la coordinación, articulación y comunicación permanente entre el personal de la Dirección y la Dirección General de la Cancillería. Elaborar informes ejecutivos de tipo confidencial 0 requerida por las autoridades superiores. Atender consultas de forma personal, telefónica y vía electrónica de funcionarios de Planta Central, del Servicio Exterior, y representantes de otras instituciones en materia de Recursos Humanos. Velar porque el personal de la institución observe el cumplimiento de las normas y procedimientos apegados a las leyes vigentes, relacionados con la administración de recursos humanos. Revisar y marginar toda la correspondencia que ingresa a la Dirección de Recursos Humanos. Revisar, avalar y firmar correspondencia y documentos diversos que se elaboran en la Dirección de Recursos Humanos. Emitir opinión sobre casos específicos de personal de Planta Central y del Servicio Exterior. Brindar asesoría técnica en los temas de su competencia, al personal ubicado en Planta Central y Servicio Exterior. Promover el fortalecimiento del Recurso Humano y el

2 Plan de Carrera Institucional. Preparar los informes técnicos que en el ámbito de su competencia, le corresponde elaborar al Ministerio de Relaciones Exteriores. Organizar, apoyar y evaluar los esfuerzos de desarrollo y bienestar del recurso humano de la institución, con el propósito de mejorar la productividad y motivación del mismo. Administrar el sistema disciplinario velando por su correcta y justa aplicación. Ejecutar otras tareas (similares) que en el ámbito de su competencia le sean asignadas por las Autoridades Superiores. b) PERIÓDICOS Verificar que se cumpla con los requisitos legales en las propuestas de movimientos de personal que se generan a solicitud del Despacho Superior y Direcciones Generales; y dar el trámite correspondiente a las mismas. Asesorar a las autoridades superiores (Despacho Superior), en aspectos relacionados con el proceso de administración de recursos humanos, así como a los Directores de las diferentes áreas; y personal permanente en general. Proponer soluciones a las diferentes situaciones generadas por la aplicación de las políticas relacionadas con la administración de recursos humanos Avalar y firmar nóminas mensuales, adicionales, de tiempo extraordinario del personal del renglón presupuestario 0, 0 y 0 de Planta Central y del Servicio Exterior. Establecer comunicación con diferentes entidades del Estado para coordinar actividades y procesos relacionados con la administración de personal (Oficina

3 Nacional de Servicio Civil, Ministerio de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas, etc.). Avalar y firmar el cálculo de prestaciones laborales, e indemnización a ex funcionarios de Planta Central y del Servicio Exterior. Participar y emitir opinión en las diferentes reuniones del Comité de Becas. Atender diferentes reuniones de trabajo, comisiones ad hoc y comisiones oficiales en el país como en el exterior, por designación de la autoridad superior, presentando los informes que se requieran. 0 c) EVENTUALES Coordinar y supervisar la implementación y actualización de los controles internos de la Dirección. Coordinar la elaboración e implementación de Manuales de Políticas, Organización, Funciones y Procedimientos de la Cancillería. Avalar y firmar las nóminas de bono y aguinaldo del personal del renglón presupuestario 0 de Planta Central y del Servicio Exterior. Formular el plan operativo, el presupuesto y la programación anual, para aprobación de la autoridad inmediata superior, en coherencia con los lineamientos del Ministro, plasmados en el plan estratégico institucional. Autorizar las vacaciones de funcionarios de Planta Central y del Servicio Exterior. Elaborar y presentar informes especiales con la relación al recurso humano que le sean requeridos por la autoridad superior Participar en la elaboración de documentos de planificación, informes anuales de actividades realizadas por la Dirección, así como en la elaboración de la Memoria Anual de labores de la Dirección.

4 . REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales, preferiblemente con especialización en el área. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet. Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Gerencia Pública y negociación. Funcionamiento del Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena comunicación y manejo de personal. Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y buena presentación personal. Experiencia: Cinco años de experiencia profesional en puestos directivos similares en el sector público. Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección de Recursos Humanos Puesto: Subdirector de Recursos Humanos Código: MOF-0-- Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 0 === * === Páginas: NOMBRE FUNCIONAL: Subdirector de Recursos Humanos AREA FUNCIONAL: Dirección de Recursos Humanos REPORTA A: Director de Recursos Humanos SUPERVISA A: Jefes de Departamento, Coordinadores de Unidad y Asistente del área a su cargo. OBJETIVO PRINCIPAL: Coordinar, planificar, instruir, controlar y evaluar las actividades técnicas y administrativas que se realizan en la Dirección de Recursos Humanos en materia de aplicación y admisión de personal, gestión de personal, formación y desarrollo y régimen laboral. RELACIONES: Internas: Directores Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, embajadas, organizaciones no gubernamentales, instituciones y organizaciones de cooperación internacional, sociedad civil organizada, sector académico y sector privado en general.. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS Coordinar y supervisar la actividad del personal de la Dirección de Recursos Humanos. Revisar, rubricar y/o trasladar la diversa documentación y correspondencia que se genera en el Departamento de Planta Central, Departamento del Servicio Exterior, Departamento de Capacitación, la Unidad de Nóminas y Unidad de Bienestar Laboral para firma de la Dirección. Atender consultas de forma personal, telefónica y vía 0 electrónica de funcionarios de Planta Central y del Servicio Exterior en ausencia y/o instrucciones de la Dirección. Elaborar documentación y correspondencia de tipo confidencial requerido por las autoridades superiores.

5 b) PERIÓDICOS c) EVENTUALES Dar seguimiento a los procesos de contratación de personal y demás acciones generadas en Planta Central y Servicio Exterior. Velar porque el personal de la institución observe el cumplimiento de las normas y procedimientos apegados a las leyes vigentes, relacionados con la administración de recursos humanos. Llevar a cabo los procesos disciplinarios en coordinación con la Asesoría Laboral. Elaborar Informes y estadísticas en el tema de su competencia, solicitados por el Director de RRHH. Autorizar las vacaciones de funcionarios de Planta Central y del Servicio Exterior. Ejecutar otras tareas (similares) que en el ámbito de su competencia le sean asignadas por el Director. Apoyar al Director en los procesos de planificación, dirección, coordinación, control y evaluación de las actividades técnicas y administrativas que se realizan en la Dirección de Recursos Humanos de la institución. Velar conjuntamente con el Director para que el personal de la institución observe el cumplimiento a las normas y procedimientos relacionados con la administración de recursos humanos, apegados a las leyes vigentes. Asesorar en aspectos relacionados con el proceso de administración de recursos humanos al Despacho Superior, así como a los Directores de las Unidades de Apoyo y recurso humano en general en ausencia del Director de Recursos Humanos. Revisar las nóminas mensuales, adicionales, de tiempo extraordinario del personal del renglón presupuestario 0 y 0 del Departamento de Planta Central y del Servicio Exterior a la Dirección para su firma respectiva. Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento del Director de Recursos Humanos, que se realizan en el interior y exterior del país. Avalar y/o trasladar nóminas de bono y aguinaldo para personal del renglón presupuestario 0 y 0 del Departamento de Planta Central y del Servicio Exterior a la Dirección para su firma respectiva. Apoyar en la elaboración de documentos de planificación, informes anuales de actividades realizadas por la Dirección, así como en la elaboración de la Memoria Anual de Labores y Presupuesto de la Dirección. Asistir a las reuniones de trabajo que se asignen, por la Dirección o autoridad competente presentando los informes que se requieran. Realizar la creación de nuevos puestos, asignación de

6 ubicaciones funcionales y asignación de perfiles dentro del Sistema GUATENOMINAS Sustituir al Director en casos de ausencia temporal.. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales, preferiblemente con especialización en el área. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet. Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Gerencia Pública y negociación. Funcionamiento del Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena comunicación y manejo de personal. Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y buena presentación personal. Experiencia: Tres años de experiencia profesional en puestos directivos similares en el sector público.

7 Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección de Recursos Humanos Puesto: Especialista de Asesoría Laboral Código: MOF-0-- Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 0 === * === Páginas: NOMBRE FUNCIONAL: Especialista de Asesoría Laboral AREA FUNCIONAL: Dirección de Recursos Humanos REPORTA A: Director y Subdirector de Recursos Humanos SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Asesorar a la Dirección de Recursos Humanos en el tema jurídico-laboral, para la correcta observancia de las disposiciones legales. RELACIONES: Internas: Directores Generales, Subdirectores Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas y público en general.. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS Brindar asesoría a la Dirección de Recursos Humanos en materia de asuntos laborales. Resolver consultas complejas formuladas sobre la aplicación e interpretación de leyes y disposiciones legales laborales. Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades relacionadas con asuntos legales laborales. Ejercer adecuada y efectiva defensa de los intereses del Ministerio, en los casos de reinstalación, represalias, terminaciones de contrato, conflictos colectivos, reclamación de pago de prestaciones y otros similares, que promuevan trabajadores o ex trabajadores contra dicho órgano y/o el estado de Guatemala ante los tribunales laborales. Actuar como conciliador en conflictos colectivos que se presenten en el Ministerio. Coordinar con la Dirección de Asuntos Jurídicos, las normas políticas y procedimientos que en materia legal laboral, deben aplicarse en cada Dependencia del Ministerio. Realizar todas las actividades adicionales inherentes a sus funciones y las que le sean asignadas por el Director(a) de Recursos Humanos. b) PERIÓDICOS Aplicar criterios técnicos apegados a las políticas institucionales en materia de recursos humanos. Administrar el sistema para el registro estadístico de la Dirección de Recursos Humanos en la aplicación de procesos disciplinarios al personal. Diseñar los acuerdos para la contratación de personal y otros movimientos de personal. Diseñar mecanismos legales y administrativos que

8 c) EVENTUALES faciliten la gestión de recursos humanos en la Institución. Elaborar informes periódicos a la Dirección. Analizar casos concretos y presentar propuesta para la resolución de problemas laborales. Elaborar informes gerenciales que le sean solicitados. Coordinar reuniones con los Analistas de Recursos Humanos, a efecto de proporcionar lineamientos legales, actualización de leyes laborales y unificación de criterios en la aplicación de las mismas. Asistir a los cursos de capacitación a los que le nombre la Dirección. Participar en reuniones como representante del Ministerio en temas de carácter jurídico laboral.. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Títulos universitarios a nivel de licenciatura en Ciencias Jurídicas y Sociales y/o Abogado y Notario. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet. Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena presentación personal. Experiencia: Siete años de experiencia profesional en puestos similares, preferiblemente en el sector público.

9 Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección de Recursos Humanos Puesto: Asistente de Dirección Código: MOF-0-- Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 0 === * === Páginas: NOMBRE FUNCIONAL: Asistente de Dirección AREA FUNCIONAL: Dirección de Recursos Humanos REPORTA A: Director de Recursos Humanos SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar la asistencia necesaria a la Dirección de Recursos Humanos, en el seguimiento de procesos de gestión y de actividades necesarias para el cumplimiento de las funciones y metas del área. RELACIONES: Internas: Directores Generales, Subdirectores Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, organismos internacionales, embajadas y público en general.. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS Contribuir a la eficiente realización de las funciones generales y específicas de la Dirección. Llevar la agenda, bitácora y coordina las reuniones del Director. Participar en sesiones de trabajo, dar seguimiento a temas y tareas. Elaborar pedidos y órdenes de compra de la Dirección. Recepcionar y registrar la correspondencia que ingresa y egresa de la Dirección. Recibir y registrar las solicitudes de permisos de ausencia, vacaciones, licencias, suspensiones, entre 0 otras; en el sistema de control de Ingresos y Egresos Atender personalmente o por teléfono a los empleados del Ministerio como al público que lo requiere. Entregar la correspondencia marginada a los departamentos de la Dirección de Recursos Humanos. Redactar notas, memos y demás documentos propios de la Dirección. Coordinar, convocar y confirmar reuniones del Director Reproducir documentos oficiales requeridos por el Director y/o Subdirector de RRHH. Administrar y controlar el archivo de la Dirección de Recursos Humanos. Clasificar y archivar la correspondencia diversa, atención de trámites para reproducción y empastado de documentos, llenado a máquina de cuadros y formularios que acompañan expedientes diversos etc. Ejecutar otras que le sean asignadas por la Subdirección y Dirección de Recursos Humanos. b) PERIÓDICOS

10 c) EVENTUALES Velar por el correcto ordenamiento de la bodega de suministros de la Dirección. Brindar apoyo a los Departamento de Planta Central, Servicio Exterior, Capacitación y la Unidad de Nóminas cuando se le requiera. Realizar la requisición de suministros de la Dirección. Publicar en la página web del Ministerio los aspectos que le competen a la Dirección en relación a la Ley de Acceso a la Información Pública. Elaborar los paquetes y trasladar la documentación al Archivo central del Ministerio. Actualizar el listado del Escalafón Diplomático. Apoyar en eventos internos y con Organismos Internacionales que coordina el Ministerio de Relaciones Exteriores. Participar en comisiones de trabajo por designación del Director de Recursos Humanos. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional. Realizar el trámite de viáticos al interior y exterior del país del Director.. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Quinto semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas, Jurídicas o Sociales. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet. Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena presentación personal. Experiencia: Dos años de experiencia en puestos similares, preferiblemente en el sector público.

11 Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Planta Central Puesto: Jefe del Departamento de Planta Central Código: MOF-0-- Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 0 === * === Páginas: NOMBRE FUNCIONAL: Jefe del Departamento de Planta Central AREA FUNCIONAL: Dirección de Recursos Humanos REPORTA A: Subdirector de Recursos Humanos SUPERVISA A: Especialista y Asistente Técnico de Recursos Humanos OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades técnicas de administración de recursos humanos del área a su cargo. RELACIONES: Internas: Directores Generales, Subdirectores Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas y público en general.. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades administrativas en forma verbal y/o escrita del personal a su cargo. Velar por la correcta aplicación de las disposiciones legales relacionadas con acciones y movimiento de personal que son competencia de la institución. Asesorar a la Dirección de Recursos Humanos de la institución en materia de gestión de personal. Firmar de visto bueno los documentos generados como 0 producto de las diferentes acciones y movimientos de personal del Ministerio. Elaborar y proponer los documentos técnicos y formatos auxiliares que se requieran para la gestión de personal. Atender requerimientos y consultas de funcionarios de planta central en forma personal, vía telefónica y por correo electrónico. Resuelve asuntos técnicos y administrativos en materia de Admisión de personal. Elaborar, revisar y avalar documentos que se generen en el área de trabajo como: oficios, memos, resoluciones de vacaciones de personal, resoluciones de licencias con o sin goce de salario, suspensiones, providencias, certificados del IGSS, circulares, perfiles y otros documentos relacionados con acciones de personal. etc. Supervisa la elaboración de cuadros de movimientos de personal y los avala. Supervisa el control efectivo de permisos, licencias, justificaciones de permisos, vacaciones del personal de planta central entre otros. Emitir opinión con relación a casos específicos requeridos por la autoridad superior. Ejecutar otras que le sean asignadas por la

12 Subdirección y Dirección de Recursos Humanos. b) PERIÓDICOS 0 Velar porque se mantengan actualizados los registros del personal de Planta Central en los diferentes sistemas de control. Supervisar y avalar el proceso de Reclutamiento y Selección del personal de Planta Central. Diseñar y llevar a cabo el proceso de Inducción al personal de nuevo ingreso. Elaborar acuerdos ministeriales y gubernativos (Nombramiento, ascenso, traslado, pésame, de ingreso y/o ascenso a la Carrera Diplomática, remoción, renuncia, rescisión de contrato, etc.), del personal de planta central. Revisar y avalar el formulario único de movimiento de personal de planta central previo a trasladarlo a ONSEC (toma de posesión, aviso de entrega, etc.). Coordinar la apertura de cuentas bancarias a favor del personal nombrado de nuevo ingreso en la planta central o traslado del servicio exterior. Coordinar con la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-, la aprobación de los cuadros de movimiento de personal de planta central. Asegurar el debido control de las plazas vacantes y el estado en que se encuentran. Asignar al personal de primer ingreso el código para el control en el sistema de ingreso y egreso a la Cancillería. Suscribir actas de toma, entrega, ascenso, licencia, suspensiones y otras del personal de planta central. Realizar la confrontación de los expedientes de las personas propuestas a ser sujetas para alguna acción de personal (nombramientos, ascensos, traslados, etc.). Revisar y avalar los expedientes de providencia para pago de prestaciones laborales e indemnización del personal fuera de servicio de la planta central. Revisar la documentación de los expedientes que se remitirán a la Oficina Nacional de Servicio Civil, -

13 0 ONSEC-, dependiendo del tipo de acción que sea necesario realizar (nombramientos, tomas de posesión, entrega de puestos, suspensiones, licencias sin goce de salario, etc). Elaborar y trasladar instrucciones de movimientos de personal de planta central. Elaborar y llevar el control de las plazas exentas, (Acuerdos, listados e informes a ONSEC). Elaborar reporte de acciones de personal de planta central, para ser remitidos a diferentes instancias administrativas del Ministerio para su conocimiento y trámites correspondientes. Realizar investigaciones para determinar la autenticidad de los documentos presentados por los candidatos que optan a puestos, cuando el caso lo amerite, ante la Contraloría General de Cuentas, Ministerio de Educación y Universidades. Solicitar toda la documentación necesaria a candidatos propuestos para ocupar puestos vacantes, confrontar copias con originales y dar el seguimiento hasta su contratación. Proporcionar información requerida por las instituciones gubernamentales tales como: Contraloría General de Cuentas, Ministerio de Finanzas Públicas, Ministerio Publico, ONSEC y otros Coordinar la conformación de los expedientes con papelería completa dependiendo del tipo de acción de personal que sea necesario realizar (nombramientos, toma de posesión, entrega del puesto). Elaborar y actualizar diferentes listados relacionados con el personal de planta central. Entrevistar a los candidatos preseleccionados como parte del proceso de selección. Gestionar ante la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC-, la autorización para el pago de bono por antigüedad a los trabajadores de Planta Central, que cumplen con los requisitos legales establecidos para el efecto, llevando el registro y control del mismo. Revisar y trasladar los expedientes correspondientes al ingreso o ascenso en la Carrera Diplomática del personal de planta central. Participa en la elaboración y ejecución del Plan Operativo Anual y presupuesto correspondiente a la Dirección de Recursos Humanos. c) EVENTUALES Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento cuando sean requeridas por la Autoridad Superior. Participa en reuniones institucionales con el Director y Subdirector de Recursos Humanos Imparte capacitaciones al personal del Ministerio, en temas de su competencia

14 . REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet. Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena comunicación y manejo de personal. Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y buena presentación personal. Experiencia: Siete años de experiencia profesional en puestos similares, preferiblemente en el sector público.

15 Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Planta Central Puesto: Especialista de Recursos Humanos Código: MOF-0-- Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 0 === * === Páginas: NOMBRE FUNCIONAL: Especialista de Recursos Humanos AREA FUNCIONAL: Dirección de Recursos Humanos REPORTA A: Jefe del Departamento de Planta Central SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Asesorar al Departamento de Planta Central para la correcta administración del recurso humano del Ministerio, así como la observancia de aspectos técnicos y legales relacionados. RELACIONES: Internas: Directores Generales, Subdirectores Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general.. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS Planificar, organizar, dirigir, coordinar y evaluar las actividades del área bajo su cargo. Analizar y elaborar documentación que le sea asignada, ejecutando las acciones que resulten consecuentes a los fines de su diligenciamiento. Atender y orientar la solución de requerimientos y consultas de funcionarios de Planta Central y otras instituciones en forma personal, telefónica y electrónica relacionados con acciones de personal, 0 vacaciones, licencias, etc. Elaborar documentos y generar listados especiales solicitados por la Dirección a la Jefatura del Departamento. Coordinar la entrega de correspondencia diversa (memoranda, oficios, certificaciones, etc.) relacionada con el personal de Planta Central. Analizar y dar trámite a las solicitudes de vacaciones del personal de Planta Central. Velar por que se mantengan actualizados los expedientes del personal, con la finalidad de contar con toda la documentación inherente a su trayectoria laboral, dando cumplimiento a la normatividad respectiva. Supervisar y revisar la elaboración de certificados del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSSprevio a trasladarlos al Jefe del Departamento para firma. Solicitar información a instituciones gubernamentales o privadas en relación a temas concernientes a la Dirección. Administrar los test psicométricos a los candidatos para ocupar puestos dentro de la institución. Ejecutar otras que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección de Recursos Humanos y Jefe de Departamento. b) PERIÓDICOS

16 0 Elaborar, conformar y revisar Cuadros de Movimientos de Personal a la Oficina Nacional de Servicio Civil. Aplicar Pruebas Psicométricas y realización de entrevistas a candidatos a un puesto. Apoyar en el diseño y realización del proceso de Inducción al personal de nuevo ingreso. Generar listados especiales del personal de Planta Central de acuerdo a requerimiento de diversas instituciones. Administrar el banco de datos de elegibles previo a iniciar el proceso de reclutamiento. Analizar que los expedientes de los candidatos propuestos a calificar cumplan con los perfiles propuestos previamente establecidos y con los requisitos que exigen la Ley de Servicio Civil y su Reglamento. Realizar la preselección de candidatos a través del análisis curricular para identificar a los aspirantes que cumplen con los requisitos establecidos para el puesto. Elaborar proyectos de amonestaciones verbales y escritas por faltas en el servicio según lo ameriten. Elaborar providencias para pago de prestaciones laborales e indemnización de ex funcionarios. Informar a la Contraloría General de Cuentas sobre movimientos de personal relacionados con Cuentadancias. Gestionar el ingreso o ascenso a la Carrera Diplomática de los funcionarios de planta central. Elaborar proyectos de resoluciones de licencias por estudio, enfermedad, lactancia u otras. Elaborar perfiles laborales del área técnica de funcionarios de Planta Central. Velar por el oportuno suministro de formularios por parte del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. Gestionar la ubicación de los pasantes universitarios, para el apoyo en las diferentes Direcciones y/o Unidades del Ministerio. Gestionar la aprobación de prácticas de alumnos de establecimientos públicos y privados y su ubicación para el apoyo en las diferentes Direcciones y/o Unidades del Ministerio.

17 c) EVENTUALES 0 Realizar el proceso de contratación de servicios técnicos y profesionales bajo el renglón 0 y subgrupo Gestionar el registro de firmas autorizadas ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS-. Elaborar acuerdos, instrucciones y actas de acciones de personal. Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento del Jefe del Departamento o cuando sean requeridas por la Autoridad Superior. Participar en reuniones de trabajo. Realizar investigaciones para determinar la autenticidad de los documentos presentados por los candidatos que optan a puestos, cuando el caso lo amerite, ante la Contraloría General de Cuentas, Ministerio de Educación y Universidades. Realizar el proceso de Reclutamiento de personal. Coordinar el proceso de aplicación y calificación de pruebas psicométricas y de aptitud a candidatos para ocupar puestos dentro de la institución. Análisis e interpretación del informe de examen posterior a los resultados de la evaluación. Entrevistar a los candidatos preseleccionados como parte del proceso de selección. Presentar informes de entrevistas de los candidatos. Asumir la jefatura en caso de ausencia del Jefe del Departamento.. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura de alguna carrera de las Ciencias Económicas, Sociales o Sicología. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet. Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena presentación personal. Experiencia: Cuatro años de experiencia profesional en puestos similares, preferiblemente en el sector público.

18 Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Planta Central Puesto: Especialista de Aplicación de Personal Código: MOF-0-- Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 0 === * === Páginas: NOMBRE FUNCIONAL: Especialista de Aplicación de Personal AREA FUNCIONAL: Dirección de Recursos Humanos REPORTA A: Subdirector de Recursos Humanos SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Asesorar en materia de aplicación de personal a la Subdirección de Recursos Humanos, con base a la observancia de aspectos técnicos y legales relacionados con la materia. RELACIONES: Internas: Directores Generales, Subdirectores Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general.. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS Planificar, organizar, dirigir, coordinar y evaluar las actividades del área bajo su cargo. Analizar y elaborar documentación que le sea asignada, ejecutando las acciones que resulten consecuentes a los fines de su diligenciamiento. Atender y orientar la solución de requerimientos y consultas de la Subdirección y la Dirección de Recursos Humanos relacionados con estudios de puestos para la asignación de complementos de personal al salario, traslados presupuestarios, cambios de especialidad, supresión de puestos, entre otros, correspondientes a la Planta Central y al Servicio Exterior. Dar seguimiento a expedientes relacionados con temas de su competencia ante las instituciones Gubernamentales. (MINFIN, ONSEC, Procuraduría General de la Nación, Secretaría General de la Presidencia, entre otros) Elaborar documentos y generar informes especiales solicitados por la Dirección a la Sub Dirección de Recursos Humanos. Ejecutar otras que le sean asignadas por la Subdirección y la Dirección de Recursos Humanos. b) PERIÓDICOS Analizar y realizar estudios para la creación de puestos de Planta Central bajo los renglones presupuestarios 0 y 0, de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente. Gestionar el proceso de autorización para la asignación de complemento personal al salario de los funcionarios de la Planta Central, con base a lo establecido en el Plan Anual de Salarios.

19 c) EVENTUALES Elaborar Estudios Técnicos para la creación de Puestos del Servicio Exterior. Elaborar Estudios Técnicos para la asignación o modificación de Bonos y Complementos asignados al personal de Planta Central y del Servicio Exterior. Gestionar ante las instancias correspondientes el proceso para la autorización de la Modificación de los Acuerdos Gubernativos para la asignación de la Compensación Costo de Vida y Gastos de Representación de los puestos creados en el Servicio Exterior. Elaboración de los perfiles de puestos de la Planta Central y del Servicio Exterior. Elaborar estudios para la modificación de jornadas de trabajo de puestos de la Planta Central. Realizar análisis y estudios para reclasificaciones de puestos, cuando lo requiera la autoridad superior. Realizar análisis y diagnósticos de la estructura organizacional. Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento del Sub Director de Recursos Humanos o cuando sean requeridas por la Autoridad Superior Realizar todas las actividades adicionales inherentes a la naturaleza de sus funciones y las que le sean asignadas por el Subdirector el Director de Recursos Humanos.. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura de alguna carrera de las Ciencias Económicas, Sociales o Sicología. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet. Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena presentación personal. Experiencia: Cuatro años de experiencia profesional en puestos similares, preferiblemente en el Sector Público.

20 Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Planta Central Puesto: Asistente Técnico de Recursos Humanos Código: MOF-0-- Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 0 === * === Páginas: NOMBRE FUNCIONAL: Asistente Técnico de Recursos Humanos AREA FUNCIONAL: Dirección de Recursos Humanos REPORTA A: Jefe del Departamento de Planta Central SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opiniones, dar seguimiento y apoyar la administración del recurso humano del Ministerio, así como la observancia de aspectos técnicos y legales relacionados. RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas y público en general.. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS Atender requerimientos y consultas de funcionarios de Planta Central y otras instituciones en forma personal, vía telefónica y electrónica. Entregar la correspondencia diversa relacionada con el personal de Planta Central y dar el seguimiento correspondiente. Revisar, analizar, elaborar y enviar por correo electrónico las resoluciones de vacaciones del personal de Planta Central. 0 Integrar, resguardar y mantener actualizados los expedientes del personal con la finalidad de contar con toda la documentación inherente a su trayectoria laboral, dado cumplimiento a la normatividad respectiva. Elaborar certificados del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS- a solicitud de los interesados. Apoyar en el análisis de expedientes de personal que opta a un puesto en el Ministerio. Apoyar en la aplicación de pruebas psicométricas y entrevistas. Confrontar los documentos que integran los expedientes de candidatos que aplican a un puesto. Apoyar en la elaboración de listados solicitados por la Dirección a la Jefatura del Departamento. Ingresar al Sistema Tas-k-ontrol el registro de vacaciones del personal de Planta Central. Realizar otras actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección de Recursos Humanos y Jefe de Departamento. b) PERIÓDICOS

21 0 c) EVENTUALES Elaborar y entregar Cuadros de Movimientos de Personal a la Oficina Nacional de Servicio Civil. Conformar y mantener actualizados los expedientes del personal de Planta Central. Elaborar y enviar circulares para el personal de Planta Central. Gestionar el ingreso o ascenso a la Carrera Diplomática de los funcionarios de Planta Central. Elaborar proyectos de amonestaciones verbales y escritas Realizar actualizaciones de expedientes en materia académica. Elaborar providencias para pago de prestaciones laborales e indemnización de ex funcionarios. Administrar y llevar el registro actualizado de teléfonos de Autoridades del Ministerio. Creación y designación de código de marcaje para el personal de nuevo ingreso. Elaborar resoluciones de licencias por estudio, enfermedad, lactancia u otras. Gestionar el suministro de formularios del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. Gestionar la ubicación de los pasantes universitarios, para el apoyo en las diferentes Direcciones y/o Unidades del Ministerio. Gestionar la aprobación de prácticas de alumnos de establecimientos públicos y privados y su ubicación para el apoyo en las diferentes Direcciones y/o Unidades del Ministerio. Presentar informes periódicos al Jefe de Planta Central. Elaborar cuadros estadísticos de la acciones de personal pendientes, en proceso y finalizadas. Gestionar el registro de firmas autorizadas ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS-. Elaborar acuerdos, instrucciones y actas de acciones de personal. Participar en cursos de capacitación, talleres, seminarios etc. Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento del Jefe del Departamento o cuando sean requeridas por la Autoridad Superior Ingresar al Sistema Tas-k-ontrol el registro de vacaciones del personal de Planta Central. Elaborar perfiles laborales del área técnica de funcionarios de Planta Central. Elaborar reportes mensuales de ingresos y egresos del personal de Planta Central.

22 . REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Séptimo semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas, Sociales o Sicología. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet. Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena presentación personal. Experiencia: Un año de experiencia en puestos similares, preferiblemente en el sector público.

23 Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento del Exterior Puesto: Jefe del Departamento del Exterior Código: MOF-0-- Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 0 === * === Páginas: NOMBRE FUNCIONAL: Jefe del Departamento del Exterior AREA FUNCIONAL: Dirección de Recursos Humanos REPORTA A: Subdirector de Recursos Humanos SUPERVISA A: Especialista y Asistente de Recursos Humanos OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades técnicas de administración de recursos humanos del área a su cargo. RELACIONES: Internas: Directores Generales, Subdirectores Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas y público en general.. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades administrativas del departamento bajo su cargo. Atender requerimientos y consultas de funcionarios de Servicio Exterior en forma personal, vía telefónica y por correo electrónico. Asignar la correspondencia del departamento de Servicio Exterior. Elaborar, revisar y avalar documentos que se generen 0 en el área de trabajo como: oficios, memos, resoluciones de vacaciones de personal, resoluciones de licencias con o sin goce de salario, providencias, y oficiales, circulares, perfiles y otros documentos relacionados con acciones de personal. etc. Asesorar a la Dirección de Recursos Humanos de la institución en materia de gestión de personal en el ámbito del Servicio Exterior. Firmar de visto bueno los documentos generados como producto de las diferentes acciones y movimientos de personal diplomático en el exterior. Elaborar y proponer los documentos técnicos y formatos auxiliares que se requieran para la gestión de personal diplomático en el exterior. Velar por el cumplimiento de los lineamientos jurídicos y de procedimientos en acciones de personal de la Dirección para la administración del recurso humano del Servicio Exterior. Supervisar que se lleve el control efectivo de permisos, licencias, justificaciones de permisos, vacaciones del personal de Servicio Exterior entre otros. Asesorar en temas dentro del ámbito de su competencia. Supervisar la elaboración de cuadros de movimientos de personal y los avala.

24 Ejecutar otras actividades que le sean asignadas por la Subdirección y Dirección de Recursos Humanos. b) PERIÓDICOS 0 Elaborar acuerdos ministeriales y gubernativos (Nombramiento, ascenso, traslado, pésame, de ingreso y/o ascenso a la Carrera Diplomática, remoción, renuncia etc.) del personal del Servicio Exterior. Velar porque se mantengan actualizados los registros del personal del Servicio Exterior en los diferentes sistemas de control. Suscribir actas de toma, entrega, ascenso, traslado de personal del Servicio Exterior. Elaborar y trasladar instrucciones de movimientos de personal del Servicio Exterior. Notificar a través de oficio y certificación de actas de toma y entrega de posesión, los movimientos de personal del Servicio Exterior a la Dirección de Probidad de la Contraloría General de Cuentas. Elaborar y dar seguimiento a la agenda de inducción para funcionarios de primer ingreso del Servicio Exterior. Elaborar reporte de acciones de personal del Servicio Exterior, para ser remitidos a diferentes instancias administrativas del Ministerio para su conocimiento y trámites correspondientes. Elaborar y actualizar récords laborales de embajadores, cónsules generales, cónsules y funcionarios nombrados en las misiones acreditadas en el Servicio Exterior. Llevar el control de las plazas vacantes en el Servicio Exterior y su estado. Proporcionar información requerida por las instituciones gubernamentales tales como: Contraloría General de Cuentas, Ministerio de Finanzas Públicas, Ministerio Publico, ONSEC, entre otros. Actualizar diferentes listados del personal del Servicio Exterior. Realizar investigaciones para determinar la autenticidad de los documentos presentados por los candidatos que optan a puestos, cuando el caso lo

25 amerite, ante la Contraloría General de Cuentas, Ministerio de Educación y Universidades. Solicitar toda la documentación necesaria a candidatos propuestos para ocupar puestos vacantes y dar el seguimiento hasta su contratación. Entrevistar a los candidatos preseleccionados como parte del proceso de selección Elaborar acuerdos gubernativos de nombramiento y de derogación de los Agregados Militares, Culturales, Comercial y de Turismo. Revisar y avalar los expedientes del personal fuera de servicio, para pago de prestaciones laborales. Coordinar la gestión del bono de antigüedad de funcionarios del Servicio Exterior que cumplen con los requisitos legales establecidos para el efecto, llevando el registro y control del mismo. Revisar y trasladar los expedientes correspondientes al ingreso o ascenso en la Carrera Diplomática del personal del Servicio Exterior. c) EVENTUALES Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento de la Dirección o cuando sean requeridas por la Autoridad Superior.

26 . REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet. Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena comunicación y manejo de personal. Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y buena presentación personal. Experiencia: Siete años de experiencia profesional en puestos similares, preferiblemente en el sector público

27 Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento del Exterior Puesto: Especialista de Recursos Humanos Código: MOF-0-- Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 0 === * === Páginas: NOMBRE FUNCIONAL: Especialista de Recursos Humanos AREA FUNCIONAL: Dirección de Recursos Humanos REPORTA A: Jefe de Departamento del Exterior SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Asesorar al Departamento del Exterior para la correcta administración del recurso humano del Ministerio, así como la observancia de aspectos técnicos y legales relacionados. RELACIONES: Internas: Directores Generales, Subdirectores Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general.. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS Planificar, organizar, dirigir, coordinar y evaluar las actividades del área bajo su cargo. Dar seguimiento a la correspondencia diversa (oficios, providencias, memorando, resoluciones de vacaciones y constancias) de los funcionarios nombrados en las Misiones diplomáticas y consulares asignadas. Coordinar el envío de correspondencia diversa (oficios, resoluciones de vacaciones entre otras) hacia las Misiones diplomáticas y consulares asignadas. Analizar y dar trámite a las solicitudes de vacaciones del personal del Servicio Exterior. Velar por que se mantengan actualizados los expedientes del personal con la finalidad de contar con toda la documentación inherente a su trayectoria laboral, dado cumplimiento a la normatividad respectiva. Atender al personal del Servicio Exterior, así como a las personas que requieran datos de las diferentes misiones acreditadas en el Servicio Exterior. Registrar y llevar control de las Actas de Nombramiento, Remoción, Traslado, Ascenso, Permuta, Modificación, Ampliación e inicio y culminación de vacaciones enviadas por las distintas Misiones acreditadas en el Exterior así como papelería referente a sus méritos y deméritos en los expedientes de cada funcionario. Ejecutar otras tareas similares, que sean asignadas por el Jefe del Departamento del Servicio Exterior, la Subdirección o Dirección de Recursos Humanos. b) PERIÓDICOS

28 0 Elaborar certificaciones de actas de nombramiento, remoción, traslado, ascenso, permuta, modificación, ampliación, certificación de acuerdos de nombramiento, remoción, traslado, ascenso, permuta, modificación, ampliación de funcionarios de las misiones asignadas. Atender las consultas realizadas por el personal de las misiones del Servicio Exterior. Conformar y mantener actualizados los expedientes del personal del Servicio Exterior. Elaborar y notificar instrucciones para los Funcionarios del Exterior sobre movimientos de Personal. Generar diversos reportes del personal del Servicio Exterior. Elaborar fichas técnicas de funcionarios del Servicio Exterior. Revisar y verificar que los expedientes de los candidatos propuestos a calificar cumplan con los perfiles propuestos previamente establecidos y con los requisitos que exige la Ley de Servicio Diplomático. Gestionar el ingreso o ascenso a la Carrera Diplomática de los funcionarios del Servicio Exterior. Apoyar en el proceso de autorización para la gestión del pago de prestaciones laborales e indemnización de ex funcionarios. Informar a la Contraloría General de Cuentas sobre movimientos de personal relacionados con Cuentadancias. c) EVENTUALES Solicitar documentación (listados de feriados oficiales, currículo vitae, entre otros) de funcionarios del Servicio Exterior. Apoyar en la elaboración de informes de la Dirección de Recursos Humanos. Elaborar acuerdos, instrucciones y actas de acciones de personal. Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento del Jefe del Departamento o cuando sean requeridas por la Autoridad Superior. Asumir la jefatura en caso de ausencia del Jefe del Departamento. Participar en reuniones de trabajo. Elaborar proyectos de amonestaciones verbales y escritas por faltas en el servicio según lo ameriten. Realizar investigaciones para determinar la autenticidad de los documentos presentados por los candidatos que optan a puestos, cuando el caso lo