La ouija tecnológica invocando el sistema de gestión documental

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1 Título de la ponencia: La ouija tecnológica invocando el sistema de gestión documental Información del autor(es): (repetir las casillas si son varios autores) Nombres y apellidos: Cristian Giovanny Toro Sánchez Grado académico: Ingeniero de Sistemas Cargo: Ingeniero de Sistemas Perfil profesional: Ingeniero de Sistemas, Asesor Google Apps y Desarrollador Web 2.0. Institución: Asohofrucol Correo electrónico: Dirección: Cra. 10 No Piso 9 Teléfono celular: Tema desarrollado SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, COMPUTACIÓN EN LA NUBE Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO9001:2008 Resumen ** NOTA: se emplearan términos en ingles y español propios de las Tics en la ponencia, para que los lectores se familiaricen con estos términos muy de moda en las empresas. Con la especialidad de los funcionarios en sus cargos por cada proceso, y queriendo estar a la vanguardia de los temas que escuchan, leen o ven en Internet, realizan requerimientos al departamento de Tecnología de la Información y las Comunicaciones (Tics) herramientas como: Aplicativo de Gestión Documental y que no sea un solo un repositorio electrónico. Un Sistema de Gestión de Calidad y que no sea una simple Intranet de consulta de formatos digitales; que controle versiones de copias, maneje un flujo de procesos, tareas, tiempos y movimientos en línea. Con los servicios ofrecidos por la telefonía móvil en transmisión de datos, los empleados desean ver sus aplicativos y manipularlos desde cualquier equipo que posea conexión a Internet y en sus celulares leer correos. Es aquí donde la mentalidad colectiva aclama todo es posible con las Tics : Llamar a estos monstros virtuales de aplicación tecnológica de punta, incorporándolos a la empresa, integrarlos, acondicionarlos a las herramientas ya creadas y ajustarlos al gusto individual es fácil. Toda la integración sea controlada con un clic por funcionarios del más acá, donde algunos tienen debilidades en manejo de herramientas de software y hardware de última 1/7

2 generación. Ojo, que no nos atormenten al convivir con ellos, que no se genere el estrés laboral mientras se implementan, que no haya retorcijones corporales por resistencia cambio. A todo lo anterior, Lo denomino la utilización de La Ouija Tecnológica y el llamado del más allá virtual Texto extenso Asohofrucol es la Asociación Hortifrutícola de Colombia y administradora del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola por medio de un convenio con el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Gremial. Asocia a los productores de frutas y hortalizas del país. Des el año 1995, la agremiación ha manejado Recursos Públicos en el Recaudo Parafiscal y la Inversión en cofinanciación de Proyectos para el subsector; repercutiendo en grandes volúmenes de documentos físicos con copias soporte para cada transacción. La computación en nube o cloud computing, más que una tecnología, se ha convertido en una tendencia basada en una idea simple, ya que muchas empresas y servicios han nacido bajo este concepto o han ido migrando hacia este, tal es el ejemplo de Google Apps, AWS (Amazon Web Services) y Windows Azure de Microsoft. Tenemos un equipo de asesores en recaudo de cuota parafiscal, equipo técnico analizando viabilidad de proyectos y unos profesionales en seguimiento y control evaluando el comportamiento de los proyectos en ejecución, solicitan software y hardware para correcto desarrollo de su trabajo, la responsabilidad social en los tiempos de respuesta a los usuarios y la responsabilidad administrativa de ser efectivos en las tareas asignada. En las reuniones del Comité de Calidad sale a flote recurrentemente de sus necesidades y de una solución efectiva. Arranca el proceso de: evaluación y costos en acceso a la plataforma y servidores?, concurrencia en licencias?, nodos de procesamiento?, dejar esto en manos de un proveedor el know how (conocimiento del negocio) del servicio?, dependencia de un Call Center?. Implementación: Se crea un modelo de cloud computing hibrido, entre lo público y lo privado. Google Apps: Se migra utilizando algunos servicios como Google mail, Google Docs y Google Calendar entre otros. Microsoft Cloud Services: entre los servicios más reconocidos se encuentra Microsoft Sharepoint Online. Para el año 2011, la agremiación incursiona en este medio. Hardware a la medida: Servidor Firewall (Corta fuegos) dedicado, nuevo servidor con características de software para computación en la nube, migración a aplicativos web, habilitación de puertos, creación de IPs fijas asignadas por un proveedor reconocido de Internet, ampliar el ancho de banda. Análisis de discos espejo en otros servidores. 2/7

3 Certificación ISO9001:2008 Asohofrucol se certifica con el Icontec en diciembre de 2010 con los códigos SC- CER y CO-SC-CER107286, en norma ISO9001:2008 Icontec y IQNET Para ello, se realizo un esfuerzo enfocado al ciclo de 4 pasos Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y Actuar (Act) PHVA- como herramienta de mejora continua de la calidad. Es el círculo del doctor Edwards Deming. El Planear se hace la redefinición del organigrama en una red de procesos con entradas y salidas, la política de calidad y los objetivos enfocados al servicio, se define el Representante de Gerencia para el sistema, y el aseguramiento de los procesos. En el Hacer se hace la implementación de lo definido en la planeación, es decir, toda la agremiación se alinea de acuerdo a las definiciones, se conforman equipos de trabajo para que documenten los procesos con el enfoque de PHVA y con una metodología definida. En el Verificar, se aplica el subproceso de Revisiones de Gerencia y Auditorías internas de Calidad, se capacita el personal como auditores internos para realizar las auditorias cruzadas. En el Actuar, se aplica el subproceso de Acciones correctivas, preventivas y planes de mejoramiento como consecuencia de unos informes de auditorías, adicionalmente se aplica la metodología para análisis y solución de problemas a aquellos subprocesos que necesitan un mejoramiento continuo para luego incorporarlos en los subprocesos y convertirlos nuevamente en parte de sus funciones diarias. Se capacita al personal en técnicas tales como espina de pescado, cinco por qué?, entre otros. No es posible realizar con calidad una actividad, proceso, producto o servicio, si se viola alguno de los pasos del ciclo. La metodología PHVA no da lugar a fracturas en cuanto su propósito: se define una meta y dejándose llevar por la experiencia contenida en cada etapa, se llega a cumplirla solucionando las no conformidades que se registran (humanos, servicios o financieros). Si el objetivo es acorde a la empresa y considera las variables del entorno, entonces siguiendo la estrategia del Ciclo de la Calidad, la probabilidad de éxito es mayor. No debe olvidarse que en cada paso habrá que realizar acciones de mejora y operativas para seguir adelante con dominio. 3/7

4 Implementación: Se crea una Intranet para publicar los documentos normalizados, se ejerce control de copias no controladas impresas y se replica a internet por diferentes medios. Adicionalmente se implementa un aplicativo de diagrama con flujos de trabajo (Work Flow) acordes a los procedimientos realizados en el Sistema de Gestión de Calidad y arrancando en su origen la recepción de correspondencia, bien sea interna o externa. Los resultados de la implementación de este ciclo PHVA, permitió a la Asociación una mejora integral de la competitividad, de los productos y servicios, mejorando continuamente la calidad, reduciendo los costes, optimizando la entrega de servicios, incrementando el fortalecimiento gremial y aumentando la participación en políticas sectoriales agropecuarias del país. Gestión Documental La asociación toma la decisión de acogerse voluntariamente a manejar el archivo digital y utilizar las tablas de retención como si fuera un organismo público. Ley General de Archivos - La Ley 594 de 2000, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos y en el Artículo 19 las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema. Equipo uno y la Retención Documental: Se empieza con el trabajo de diseño de las tablas de retención con la complejidad de que Asohofrucol es una empresa privada y maneja un convenio público con el Ministerio de Agricultura; Sena, Sac y determinar las fronteras y responsabilidades, utilidad, integridad y estabilidad de los documentos. Se empieza a trabajar en el enfoque integral del Manejo del Ciclo de Vida de la Información o Information Lifecycle Management (ILM), se clasifico la información y se definió los ciclos de vida y uso que tendrán los documentos desde el momento de su producción o llegada a la organización hasta su destrucción o conservación en archivo histórico, el traslado de documentos de un archivo de gestión al histórico. Se implementa un archivo electrónico, debidamente organizado según la tabla de 4/7

5 retención, foliados con sus series, subseries, tipos documentales, manejo del archivo, tipo de conservación, ubicación, protección, disposición, responsable y obviamente indexado para generar búsquedas con diferentes combinaciones. Archivos digitalizados en formato tiff, con seguridad en base de datos e imágenes para que no sean modificadas. A los usuarios se les aseguro con perfiles y roles la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad del documento. Equipo dos y el Sistema de Gestión Documental: Se empieza a revisar como se integra la correspondencia original que se radica en el aplicativo del archivo electrónico del equipo uno y como interactuar con los aplicativos de Contabilidad, Nomina, Tesorería, Presupuesto, Recaudo, Proyectos, Asociados. Se ajustan los aplicativos para crear iconos automatizados de exportación de información a pdf, Excel y archivos planos y de esta forma poder transportarlos al nuevo aplicativo de gestión documental y complementándolo para ser un sistema semintegrado de gestión documental Método utilizado Capacitación y sensibilización: en un lugar diferente a la oficina crear unos espacios de esparcimiento para eliminar tensiones, seminarios de motivación en especial de Programación Neurolingüística para inyectarle comandos (ordenes) al cerebro de: yo soy la mayor creación de la naturaleza, todo lo puedo hacer, yo soy el creador de la máquinas, yo las controlo a mi antojo, entre otros. Se realizan en la oficina capacitaciones para reducir la brecha de analfabetismo digital. Sensibilización de la importancia de sus labores actuales y como estos aplicativos darán más tiempos de eficiencia por la automatización de procesos, su cargo no sufrirá ingeniería a la inversa de eliminación del cargo, sino redefinición de funciones. En lo posible se introduce un aplicativo a la vez, con unas capacitaciones introductorias generalizadas, luego, es capacitación personalizada en su puesto de trabajo y la velocidad de cada usuario. Discusión crítica de resultados El compromiso de la Gerencia debe ser total y que sus direcciones esten alineadas con las nuevas implementaciones de aplicaciones. La inversión económica que se debe realizar, debe ser coherente con la capacidad de inversión de la empresa. Los tiempos de capacitación y los paralelos en los aplicativos son compensados en la puesta en marcha de los aplicativos. Conclusiones UTILIZAR LA OUIJA TECNOLÓGICA PARA LLAMAR A LOS MONSTROS DE APLICACIONES DEL MAS ALLÁ VIRTUAL Y MANEJARLOS POR PERSONAL HUMANO DEL MAS ACÁ, SIN SALIRSE DEL CONTROL DE LA EMPRESA; ES 5/7

6 DELEGADO A LAS TICS, COMO SI FUERAN LOS CAZA FANTASMAS DIGITALES. por: Cristian Toro. Todo el equipo líder de la asociación empieza a complementar las directrices y presento el resultado después de muchos PHVA. 1. Estimado de costes y aprobación de los recursos por la reingeniería en migración, adquisición de Hardware, Software, Comunicaciones, certificaciones de los ingenieros sobre los aplicativos, capacitaciones del personal. 2. Justificación incluyendo la responsabilidad ambiental y la tala de árboles para el papel. 3. Aseguramiento en el presupuesto de la continuidad y mejora continúa de los mismos. 4. Costos de capacitación y sensibilización. 5. Se adquiere un nuevo servidor de última tecnología y se ajusta para las nuevas plataformas de computación en la nube, se dedica a recibir peticiones vía Internet, mediante aplicaciones web. 6. Se implementa Google Apps, para: a. Google mail, evitamos tener un servidor adicional de Microsoft Exchange y licencias de software, se configura para que los correos que descargan al equipo sean unas copias, se recapacita al personal y se le indica que las cuentas institucionales toda la información que se maneja es propiedad de la empresa. b. Google Docs, se replica los documentos del Sistema de Gestión de Calidad que se requieran en el día a día y se activa el control de versiones. c. Google Calendar para coordinar reuniones y conferencias entre los equipo de trabajo. d. Google Site, para replicar la Intranet para conocer el SGC y personal como miembros de Junta Directiva y comités estén informados de los procesos. 7. Se implementa un aplicativo con tres grandes módulos: Correspondencia, Gestión Documental y Flujos de Trabajo, se le habilita un puerto al servidor con IP Fija, los funcionarios fuera de la red de la agremiación puedan ver los documentos, aprobar en línea, imprimir o descargar el documento al disco duro para revisarlo posteriormente. a. Se recibe una correspondencia externa o interna, se radica con un número único de consecutivo, se envía mensaje resumido del contenido por y hasta pueden leer el mensaje corto en sus teléfonos móviles con plan de datos, gracias a la configuración de la cuenta de correo del puerto, el SMTP y el POP. b. Si la correspondencia tiene un proceso de trabajo se activa el flujo de trabajo creado y empieza a recorrer con tiempos, por los funcionarios implicados ellos revisan el documento soporte digitalmente, si requieren generar un soporte por decir contable lo tramitan en Contabilidad y en vez de imprimir y firmar, lo exportan a pdf lo cargan y al work flow y así en el siguiente responsable, podrá ver los que cada implicado va registrando, cargando o realizando comentarios 6/7

7 con la opción de aprobar o devolver al paso anterior por inconsistencia. A quien va dirigido la correspondencia tiene el perfil para archivar en la carpeta virtual asignada según la tabla de retención ya creadas. El modulo tiene la opción de auditoría para revisar tiempos y estados de avance de cada procesos. c. El modulo de archivo tiene cargada los detalles de la tabla retención y los funcionarios encargados están digilitalizando la información histórica desde el año más reciente hacia atrás y los funcionarios según su proceso pueden consultar en línea todo el histórico. 8. La Pagina web y los demás aplicativos están configurado con el registro de usuarios de la red de Asohofrucol (LDAP), con eso utilizan una mismo usuario y clave para acceder de forma remota. 9. Se genera mecanismos de protección de la red interna, se elevan los grados de restricción de peticiones de puertos, se es estricto en políticas de configuraciones de antivirus en pcs, portátiles, servidores y en versiones de Sistemas Operativos. Los productos de las investigaciones, transferencia de tecnología, sistemas de información, comercialización, lo estamos publicando de forma gratuita en redes sociales y la página oficial Referencias 7/7

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