UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA GESTIÓN FINANCIERA COBRO PERSUASIVO

Transcripción

1 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 PÁGINA 1 de OBJETIVO Gestionar el cobro persuasivo de la cartera producto de la financiación académica de semestres anteriores de los estudiantes de pregrado y postgrado de la Universidad Surcolombiana, que no ha sido recuperada. 2. ALCANCE Inicia con la organización y clasificación de los documentos que conformarán el expediente y termina con una de las siguientes actividades: 1. Archivo del expediente (Cuando se ha cancelado la totalidad de la deuda). 2. Traslado del expediente a la Vicerrectoría Administrativa, en las siguientes situaciones: - No ha sido posible la ubicación del deudor y/o codeudor. - Cuando habiéndose contactado al deudor y/o codeudor estos no muestran interés en negociar la deuda. - Cuando no se haya cancelado el total de la obligación. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO Jefe Gestión Institucional Área Financiera 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES: Ver Normograma

2 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 PÁGINA 2 de DEFINICIONES Cartera: Es el conjunto de acreencias a favor de un tercero, consignadas en títulos ejecutivos que contienen obligaciones dinerarias de manera clara, expresa y exigible. Para el caso específico de este procedimiento, se entiende por cartera todas aquellas obligaciones producto de la financiación académica de semestres anteriores de los estudiantes de pregrado y postgrado de la institución, que no ha sido recuperada. Título Ejecutivo: Es aquel documento al cual la ley le atribuye la suficiencia necesaria para exigir el cumplimiento forzado de una obligación que consta en él. El artículo 488 del código de Procedimiento Civil lo define como aquella obligación expresa, clara y exigible que conste en documento que provenga del deudor o de su causante y constituya plena prueba contra él, o las que emanen de una sentencia de condena proferida por juez o tribunal de cualquier jurisdicción, o de otra providencia judicial que tenga fuerza ejecutiva conforme a la ley, o de las providencias que en procesos contencioso administrativos o de policía aprueben liquidación de costas o señalen honorarios de auxiliares de la justicia. Título valor: El artículo 619 del código de comercio define los títulos valores como documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. También pueden definirse como un derecho en beneficio de una persona. : Son las actuaciones que pretenden el acercamiento con el deudor, a fin de procurar la cancelación de la obligación de manera voluntaria o la celebración de un acuerdo de pago, antes de iniciar el proceso de cobro coactivo. Incluye todas las comunicaciones que invitan al deudor a pagar su obligación, como cartas, llamadas, publicidad, avisos, perifoneo, etc. Jurisdicción Coactiva: Facultad otorgada a la Administración que consiste en el cobro directo, sin que medie intervención judicial, de las deudas a su favor, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines estatales. coactivo: Es la aplicación de los procedimientos formales previstos en el Estatuto Tributario cuya finalidad es obtener el pago de la deuda o recursos a favor de la entidad, bien sea a través de un acuerdo de pago o mediante la venta pública en subasta de los bienes del deudor, cuando este ha sido renuente al pago voluntario de sus obligaciones. Pago contado: Es la negociación en la cual, el total de la obligación será cancelada dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes contados a partir a de la fecha en que el tercero manifieste su intención de pago.

3 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 PÁGINA 3 de DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Recibir y revisar Comunicación la Oficial, relación documentación. 1. Una vez finalizadas las matrículas académicas del respectivo semestre y dentro de los treinta (30) días siguientes se recibe de la oficina de Liquidación de Derechos Pecuniarios los títulos valores y los documentos que soportan los créditos otorgados a los estudiantes junto con la conciliación de la cartera de semestres anteriores. Se verifica que los títulos valores cumplan los requisitos exigidos por la ley (Ver observación 1). Igualmente si existe carta de compromiso, que ésta se encuentre debidamente diligenciada. Nota: En caso de que el título valor y/o la carta de compromiso no cumplan con los requisitos exigidos para el cobro, mediante comunicación escrita, se devuelve a la Oficina de Liquidación de Derechos Pecuniarios toda la documentación allegada del tercero (incluyendo el título valor). detallada, Conciliación de la cartera, título valor y documentos soportes.

4 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 PÁGINA 4 de Verificar la conciliación de la cartera en los sistemas de información. Se verifica que el saldo de la cartera del tercero sea el mismo en el Sistema Financiero y en el Sistema Integrado de Liquidación de Servicios Académicos. Nota 1: Si se presenta alguna inconsistencia en la conciliación, se analiza la información y se efectúan los registros pertinentes. Nota 2: Si el título valor está próximo a su prescripción, se traslada la documentación al Abogado de la Vicerrectoría Administrativa para que inicie la recuperación de la cartera por la vía coactiva. y/o Personal de Apoyo del Grupo Liquidación Derechos Pecuniarios y/o Personal de Apoyo oficina de Contabilidad Notas contables en el Sistema Financiero. Información registrada en el Sistema Integrado de Liquidación de Servicios Académicos. Comunicación oficial 3. Identificar la deuda, el deudor y liquidar los intereses de mora Se procede a registrar los conceptos de la liquidación de matrícula que determinan la cuantía de la obligación. Posteriormente se liquida el interés de mora a el/los comprobante(s) de recaudo que conforman la deuda. Se registra la información personal del deudor y codeudor existente en el Sistema Integrado de Liquidación de Servicios Académicos. y/o en la documentación adjunta para la elaboración del expediente. Liquidación de la deuda 4. Apertura Expediente del Se abre el expediente y se le asigna numeración según el orden consecutivo que corresponda. Seguidamente se registra en el libro radicador magnético de la respectiva vigencia. Libro Radicador Magnético de la vigencia, expediente 5. Primera llamada telefónica Esta llamada se realiza a un teléfono fijo y/o celular y tiene como objetivo recordarle al deudor, codeudor o ambos, el incumplimiento de AP-FIN-FO-26 Registro llamada

5 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 PÁGINA 5 de 11 las obligaciones contraídas con La Universidad. Nota 1: En aquellos casos en que sea efectiva la llamada y se logre acordar una cita con el deudor, codeudor o tercero solidario, se avanza a la actividad No. 8. Nota 2: Si se confirma que el deudor y/o codeudor no son los propietarios de las líneas telefónicas que aparecen registradas en el expediente, y no se dispone de más números telefónicos que permitan su ubicación, se avanza a la actividad 7. telefónica persuasivo cobro Nota 3: Si no es efectiva la llamada, continuamos con la actividad siguiente. Segunda llamada telefónica Pasados quince (15) días calendarios después de haber realizado la primera llamada, sin que el deudor, codeudor o tercero solidario se haya presentado en las instalaciones de la Universidad, se procede dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a realizar un segundo llamado. AP-FIN-FO-26 Registro llamada telefónica cobro persuasivo 6. Nota 1: En aquellos casos en que sea efectiva la llamada y se logre acordar una cita con el deudor, codeudor o tercero solidario, se avanza a la actividad No Notificación Escrita Nota 2: Si no es efectiva la llamada, continuamos con la actividad siguiente. Si transcurridos quince (15) días calendarios después de haber realizado la segunda llamada no se ha logrado el pago total de la obligación o un acuerdo de pago; dentro de los siete (7) días hábiles siguientes, se envía comunicación escrita al deudor y/o codeudor solicitándoles presentarse en las instalaciones de La Universidad a fin de aclarar la si- Comunicación Oficial

6 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 PÁGINA 6 de 11 tuación y evitar el inicio del proceso ejecutivo. Nota 1: Si es efectiva la notificación y se logra acordar una cita con el deudor, codeudor o tercero solidario, se avanza a la actividad No. 8. Nota 2: En las siguientes situaciones se avanza a la actividad 9: - No se posee la dirección física del deudor ni del codeudor. - La dirección no es clara ni específica, razón por la cual a la empresa de mensajería no le es posible realizar la entrega. - La correspondencia es recibida por el deudor y/o codeudor, pero ninguno de los dos atiende la invitación a conciliar el saldo de la obligación. Entrevistar al deudor, codeudor o tercero solidario El fin de las llamadas telefónicas y la comunicación escrita es que el deudor, codeudor o tercero solidario se presente en las instalaciones de la Universidad y dialogue con el funcionario que tenga a cargo el expediente. AP-FIN-FO-27 Registro de atención usuarios 8. Nota 1: Si el deudor, codeudor o tercero solidario manifiesta interés en cancelar la obligación avanzamos a la actividad 10. Nota 2: Si el deudor, codeudor o tercero solidario no manifiesta interés en cancelar la obligación o expresa no tener disponibilidad económica para ello, continuamos con la actividad siguiente. 9. Trasladar expediente Abogado (Jurisdicción Coactiva) al Si después de quince (15) días calendario no ha sido posible contactar al deudor o codeudor, o si estos no manifiestan interés en el pago de la obligación, o si por alguna otra circunstancia no se concreta una alternativa de pago, se traslada el expediente al abogado de la Vicerrectoría Administrativa para que se continúe la gestión de recuperación de cartera a través de la jurisdicción coactiva. Comunicación Oficial

7 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 PÁGINA 7 de Elección Alternativa de Pago Se concreta con el deudor, codeudor o tercero solidario la alternativa de pago, la cual puede ser: Nota 1: Contado, caso en el cual avanzamos hasta la actividad 16. Se entiende por pago de contado la negociación en la cual, el total de la obligación será cancelada dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes contados a partir a la fecha en que el tercero manifieste su intención de pago. Deudor, codeudor o tercero solidario AP-FIN-FO-27 Registro de atención usuarios Solicitar Acuerdo de Pago Actualizar deuda Nota 2: Acuerdo de Pago. Si se elige esta alternativa, continuamos con la actividad siguiente. Mediante comunicación escrita dirigida al ordenador del gasto, el deudor, codeudor o tercero solidario solicita se autorice el acuerdo de pago. Se liquida nuevamente la deuda según los plazos y/o montos concertados entre La Universidad y el deudor, codeudor o tercero solidario. Deudor, codeudor o tercero solidario Solicitud de Pago Acuerdo Liquidación de la deuda Elaborar Resolución de Acuerdo de Pago Vo.Bo. Resolución de Acuerdo de Pago Se procede a elaborar el Acuerdo de Pago y la Resolución que lo autoriza. Se presenta al Gestión Institucional Área Financiera la Resolución y el Acuerdo de Pago, para su revisión y visto bueno. Gestión Institucional Área Financiera Acuerdo de Pago, Resolución Resolución VoBo. con 15. Aprobar Resolución de Acuerdo de Pago Se envía la Resolución de Acuerdo de Pago al Vicerrector Administrativo para su aprobación. Nota 1: En caso de no ser aprobado el Acuerdo de Pago, se comunicará mediante oficio y/o correo electrónico a la persona que realizó la solicitud la decisión tomada por la administración, exigiéndosele el pago total de la obligación. Ordenador Gasto del Acuerdo de Pago firmado, Resolución firmada, Nota de envío

8 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 PÁGINA 8 de Generar los comprobantes de Recaudo Se ingresa la información producto de la liquidación del Acuerdo de Pago al Sistema Integrado de Liquidación de Servicios Académicos y se emiten los Comprobantes de Recaudo, los cuales se entregan físicamente o vía correo electrónico al deudor, codeudor o tercero solidario para su cancelación. Comprobante Recaudo de Nota 1: Si el pago es de contado se avanza a la actividad Notificar la Resolución de Acuerdo de Pago Seguimiento a la Alternativa de pago Negociación Deudor Nota 2: Si lo que se solicitó fue un Acuerdo de Pago, continuamos con la actividad siguiente. Se realiza la notificación personal o vía correo certificado de la Resolución. Nota 1: En aquellos casos en que el deudor, codeudor o tercero solidario habiéndosele aprobado el acuerdo de pago no es posible notificarlo (ni personalmente ni por correo certificado), se traslada el expediente a cobro coactivo (actividad 9). Se verifica el cumplimiento de las cuotas pactadas en el acuerdo de pago, y la aplicación del recaudo en el Sistema Financiero y en el Sistema Integrado de Liquidación de Servicios Académicos. De existir alguna inconsistencia, se procede a realizar los registros pertinentes. Nota 1: Si el (los) pago (s) se efectúan de acuerdo a lo pactado inicialmente, avanzamos a la actividad 20. Nota 2: Si se presenta incumplimiento en el pago de las cuotas pactadas, se avanza a la actividad siguiente. Se negocia con el deudor la cancelación de las cuotas vencidas. Nota 1: Si se llega a un acuerdo, se otorgan nuevos plazos y se regresa a la actividad 16. Notificación Personal o Comunicación oficial. Notas contables, Reporte Sistema Financiero, Información Sistema Integrado de Liquidación de Servicios Académicos Comprobante Recaudo o Resolución Incumplimiento de de

9 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 PÁGINA 9 de 11 Nota 2: Cuando exista incumplimiento de 2 cuotas sin que el deudor, codeudor o tercero solidario que suscribió el Acuerdo de Pago muestre interés en renegociar la deuda, o cuando no haya sido posible su ubicación, se elabora la Resolución de Incumplimiento, posteriormente se envía al Gestión Institucional Área Financiera para su Vo. Bo., y al vicerrector administrativo para su firma. Finalmente se realiza la notificación al tercero que suscribió el Acuerdo de Pago, y luego, se traslada el expediente a cobro coactivo (Actividad 9). 20. Verificar el Pago Total de la Obligación Se procede a verificar en el Sistema Integrado de Liquidación de Servicios Académicos y en el Sistema Financiero el pago total de la obligación. Información registrada en el Sistema de Liquidaciones y en el Sistema Financiero. 21. Cerrar el expediente y Elaborar el Auto de Archivo Se cierra el Expediente en el Libro Radicador Magnético. Posteriormente se elabora el Auto de Archivo del Expediente. Libro Radicador Magnético, Auto de Archivo del Expediente 22. Vo. Bo. Auto de Archivo Se presenta al Gestión Institucional Área Financiera el Auto de Archivo para revisión y visto bueno. Gestión Institucional Área Financiera Auto de Archivo del Expediente con visto bueno 23. Aprobar el de Archivo Auto Se envía el Auto de Archivo al Vicerrector Administrativo para su aprobación y firma. Ordenador Gasto del Auto de Archivo del Expediente firmado 24. Notificar el Auto de Archivo Se procede a realizar la notificación personal o vía correo certificado del Auto de Archivo del Expediente. Igualmente se le informa al deudor, codeudor o tercero solidario que Notificación Personal, y/o Comunicación oficial, y/o Correo

10 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 PÁGINA 10 de 11 firmó el Acuerdo de Pago que se acerque a la oficina de para hacerle entrega del título valor. Electrónico, y/o AP-FIN-FO-26 Registro llamada telefónica cobro persuasivo. 25. Entregar el título valor Archivo expediente. del Se hace entrega del título valor que sirvió como garantía del crédito estudiantil. Se archiva el expediente con la documentación del tercero, acorde con lo dispuesto en el proceso de Gestión Documental. Constancia Entrega del Título Valor. Expediente archivado 26. Nota: Si el deudor, codeudor o tercero solidario que se hizo cargo de la obligación, no se presenta dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a reclamar el título valor, el expediente se archiva. Lo anterior, sin perjuicio de que posteriormente pueda reclamar el documento. 27. Presentación informe de Se presenta al Gestión Institucional Área Financiera informe mensual de las actividades realizadas. Informe Mensual 7. OBSERVACIONES (1) Los requisitos que debe contener un título valor son: El nombre del título valor de que se trate, la fecha y el lugar en que se suscribe el documento, el nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago, explicación clara del compromiso de pago: cantidad (números y letras) que se debe o se promete pagar, el lugar y la fecha de pago, y el nombre y firma del suscriptor. En aquellos casos en los cuales el título valor se encuentre firmado en blanco, bastará el nombre y la firma del deudor y/o codeudor para hacerlo exigible.

11 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 PÁGINA 11 de CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 Formato EV-CAL-FO-17 Julio 31 de 2012 Creación del Procedimiento 02 Formato EV-CAL-FO-17 Octubre 10 de 2013 Actualización documentos 03 Formato EV-CAL-FO-17 Febrero 19 de 2015 Actualización documentos 04 Formato EV-CAL-FO-17 Octubre 21 de 2015 Actualización documentos 05 Formato EV-CAL-FO-17 Marzo 17 de 2016 Actualización documentos ELABORÓ REVISÓ APROBÓ EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN FINANCIERA MAYRA ALEJANDRA BERMEO BALAGUERA Asesor de Calidad CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC