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1 PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS APROBADO POR LA COMISIÓN PROMOTORA DEL PLAN DE PENSIONES DE AMGEVICESA PARA SELECCIONAR A LA ENTIDAD GESTORA DEL FONDO DE PENSIONES DE EMPLEO EN EL QUE SE INTEGRARÁ EL PLAN DE PENSIONES DEL SISTEMA DE EMPLEO PROMOVIDO POR AMGEVICESA. 1. -Objeto y alcance del contrato. El presente documento tiene como objetivo fijar las bases por las que debe regirse el Plan de Pensiones. Con objeto de facilitar a las Entidades interesadas un conocimiento lo más aproximado posible del plan de pensiones y, simultáneamente, recabar de las mismas la máxima información necesaria para que la Mesa de Contratación efectúe una selección adecuada, el documento se estructura en los siguientes apartados: 2.-Antecedentes. 1. Objeto y alcance del contrato. 2. Antecedentes. 3. Características generales del Plan de Pensiones. 4. Datos económicos y personales del Plan de Pensiones. 5. Confidencialidad de los datos. 6. Funciones a desarrollar por la Entidad Gestora. 7. Funciones a desarrollar por la Entidad Depositaria. La Disposición Final Segunda del Real Decreto Legislativo 1/2002, de 29 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Regulación de los Planes y Fondos de pensiones establece que: Las Administraciones públicas, incluidas las Corporaciones Locales, las entidades, organismos de ellas dependientes y empresas participadas por las mismas podrán promover planes de pensiones de empleo y realizar aportaciones a los mismos, así como a contratos de seguro colectivos, incluidos los formalizados por mutualidades de previsión social empresarial, al amparo de la disposición adicional primera de esta Ley, con el fin de instrumentar los compromisos u obligaciones por pensiones vinculados a las contingencias del artículo 8.6 de esta Ley referidos a su personal funcionario o laboral o en relación de servicios regulada por normas administrativas estatutarias. Lo anterior se entenderá sin perjuicio de la correspondiente habilitación presupuestaria de que disponga cada entidad o empresa, así como de las posibles autorizaciones previas a las que pudiesen estar sometidas tales aportaciones tanto de carácter normativo como administrativo, para, en su caso, destinar recursos a la financiación e instrumentación de la previsión social complementaria del personal. 1

2 Las prestaciones abonadas a través de planes de pensiones o contratos de seguros colectivos, incluidos los formalizados por mutualidades de previsión social empresarial, conforme a la disposición adicional primera de esta Ley, no tendrán la consideración de pensiones públicas ni se computarán a efectos de limitación del señalamiento inicial o fijación de la cuantía máxima de las pensiones públicas El Convenio Colectivo de AMGEVICESA, aprobado por el Consejo de Administración de AMGEVICESA en fecha 28 de enero de 2009 y publicado en el Boletín Oficial de la Ciudad Autónoma de Ceuta nº de 17 de marzo de 2009 para el periodo , establece en su artículo 38, que: AMGEVICESA concertará un Plan de Pensiones para el personal laboral fijo de la sociedad, aportando una cantidad anual que será incrementada porcentualmente de conformidad con la Ley de Presupuestos Generales del Estado Por otro lado, dicho Convenio Colectivo establece en su artículo 2 relativo al Ámbito temporal: Este convenio tendrá efecto desde el día 1 de enero de 2008 hasta el 31 de diciembre de Mientras que el Convenio esté en vigor, las cláusulas de contenido económico y retributivo será objeto de revisión el 31 de diciembre de cada año, de conformidad a lo dispuesto en la Ley de Presupuestos Generales del Estado de cada ejercicio. Por tanto, el Plan de pensiones que se contrate deberá incluir los correspondientes importes mensuales por cada trabajador, con carácter retroactivo a contar desde el 1 de enero de 2008, teniendo en cuenta el siguiente cuadro: Año 2008 Trabajadores indefinidos mensual anual Total aportación empresa Año 2009 Trabajadores indefinidos mensual anual Total aportación empresa

3 Año 2010 Trabajadores indefinidos mensual anual Total aportación empresa Año 2011 Trabajadores indefinidos mensual anual Total aportación empresa empresa Plan de Pensiones año empresa Plan de Pensiones año empresa Plan de Pensiones año empresa Plan de Pensiones año TOTAL La ejecución del contrato se financiará con cargo a los fondos propios de la Sociedad. Para ejercicios futuros, deberán consignarse las aportaciones económicas correspondientes en los respectivos presupuestos de gastos de la Sociedad. 3.- Características Generales del Plan de Pensiones de AMGEVICESA. Se trata de un plan de pensiones del sistema de empleo promovido por la Sociedad para los trabajadores que prestan en ella sus servicios, siempre que cumplan con los requisitos mínimos exigidos por la entidad bancaria con la que se concierte. Las especificaciones prevén la incorporación automática de todos los empleados de la entidad promotora que cumplan los requisitos de acceso al plan. Asimismo se establece un plazo de dos meses, desde dicha incorporación, para que los potenciales partícipes que no deseen formar parte del plan comuniquen su renuncia por escrito a la entidad promotora. En función de las obligaciones establecidas se trata de un plan de aportación definida y prevé prestaciones en caso de jubilación, fallecimiento e invalidez. Asimismo prevé liquidez de derechos consolidados en caso de enfermedad grave y desempleo de larga duración. La aportación definida del promotor consiste en la siguiente aportación mensual 3

4 Para el año / mes / trabajador Para el año / mes / trabajador Para el año / mes / trabajador Para el año / mes / trabajador Para el año / Real Decreto 31/12/2011 Para los sucesivos años se estará a lo que se estipule en la próxima negociación del convenio colectivo. Los partícipes podrán realizar aportaciones voluntarias directamente a través de la Entidad Gestora. Las especificaciones prevén la creación de una Comisión de Control que tendrá como funciones: atender las consultas que le formulen los partícipes y beneficiarios, facilitar las relaciones de los partícipes y beneficiarios con la entidad gestora del plan cuando así le sea requerido, coordinar las actuaciones de las entidades promotoras y cualesquiera otras que le sean expresamente conferidas por las especificaciones. El Plan de pensiones se integrará en un Fondo de pensiones de Empleo constituido al efecto y en el que se integrará exclusivamente el citado Plan. En el Anexo I se incluye el texto íntegro del proyecto de especificaciones del Plan de Pensiones. 4.- Datos personales del plan. El plan se contrata para los trabajadores de AMGEVICESA. 5.- Confidencialidad de los datos. Las partes tratarán confidencialmente los datos, documentación e información respectivos, tanto los que deriven de la celebración del contrato como los que, en su caso, deriven de la ejecución del mismo. Ambas partes se comprometerán a no divulgar la información confidencial a ninguna persona física o jurídica, ajena al objeto del presente contrato. Asimismo, las partes se obligan a utilizar la citada información únicamente para la realización del objeto de su posible acuerdo. Las partes garantizan que todo empleado de su entidad, o cualquier profesional que contrate la misma, que necesiten tener acceso a la información confidencial, guardará el deber de no divulgar la citada información según los términos establecidos por esta cláusula. 4

5 Las obligaciones de confidencialidad contenidas en este apartado tendrán una duración indefinida, y se mantendrán en vigor tras la resolución del presente contrato por cualquier causa. Así mismo, se recuerda la obligación del adjudicatario de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y demás normativa aplicable en función del diseño definitivo de la gestión administrativa del plan, de los sistemas de información y de las medidas de seguridad adicionales que pudieran establecerse. En caso de cambio o sustitución de fondo de pensiones o de entidad gestora, ésta mantendrá su responsabilidad sobre la misma, viniendo obligada a mantener la base de datos integrada a los exclusivos efectos de consultas, reclamaciones o cuestiones litigiosas respecto de los datos de partícipes o beneficiarios en ella contenidos, así como de su cesión a la nueva entidad gestora que resultara de los procesos descritos, que pasará a ser la nueva responsable del fichero correspondiente. 6. Funciones a desarrollar por la Gestora En relación con el Fondo: Promoción, constitución e inscripción del Fondo de pensiones. Todos los costes derivados de este proceso serán asumidos por la gestora. Este proceso se podrá sustituir por la adaptación de un fondo de pensiones previamente constituido que no tenga integrados planes de pensiones, en cuyo caso serán de cuenta de la gestora todos los costes derivados de la primera Adaptación de sus normas de funcionamiento a lo que acuerde en este sentido la comisión de control del Plan de Pensiones. I. Facilitar modelos de los certificados de los acuerdos que deba adoptar la comisión de control y que sean susceptibles de comunicación a organismos oficiales, sin perjuicio de su adaptación por parte de la comisión de control. II. Seguimiento y recordatorio de los trámites legales a realizar por la comisión de control en cumplimiento de sus obligaciones. III. Llevanza de la contabilidad del Fondo y rendición de cuentas anuales del mismo, debidamente auditadas, a la Comisión de Control del Fondo. IV. Valoración diaria del valor liquidativo. V. Selección de las inversiones del Fondo, de acuerdo con los criterios de inversión fijados periódicamente por la comisión de control. 5

6 VI. Dar las órdenes pertinentes a la Depositaria para que realice las operaciones de compra y venta de activos del Fondo. VII. Reconocimiento de las prestaciones y de la liquidez extraordinaria de los derechos consolidados, de acuerdo con los requisitos y procedimientos aprobados por la comisión de control. VIII. Dar las órdenes pertinentes a la Depositaria para realizar el pago de las prestaciones. IX. Tramitar con la entidad aseguradora, en su caso, los contratos particulares de pago de prestaciones garantizadas, como adhesiones a un contrato colectivo suscrito por la comisión de control del plan con la entidad aseguradora. Dar la pertinente orden del pago de primas derivadas de esas adhesiones. X. Supervisar la actuación de la Depositaria. XI. Presentación de las cuentas anuales de la Gestora y del Fondo ante la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones. XII. Participar en la elaboración por parte de la Comisión de Control del Fondo de un documento que contenga una Política de Inversiones del Fondo, así como su revisión periódica, al menos cada tres años, o cuando se modifique, contando siempre con la aprobación de la Comisión de Control del Fondo. XIII. Implantar los sistemas necesarios para que la comisión de control o la persona o personas que ésta designe puedan acceder diariamente a conocer la composición de la cartera del fondo. XIV. Mensualmente se remitirá a la Comisión de Control del Fondo la siguiente información: 1. Estado y detalle de la cartera de inversiones 2. Movimientos de la cartera 3. Movimientos de la Cuenta de posición XV. Trimestralmente se remitirá a la Comisión de Control del Fondo: 1. Informe trimestral de gestión. Evolución de los mercados financieros, situación del Fondo y comparación con otros Fondos de la gestora y del sector. Evolución diaria del valor liquidativo. 6

7 Balance y Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Información sobre la política de inversiones y objetivos para el siguiente trimestre. Cálculo de las comisiones de gestión y depósito y del resto de gastos asumidos por el fondo con el nivel de detalle que establezca la Comisión de Control. XVI. Anualmente: Memoria, Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Informe de auditoría. Informe de anual de gestión. Evolución de la rentabilidad anual e histórica. Estudio comparativo con otros Fondos de la entidad y con el conjunto del sector. Detalle de la cartera al cierre del ejercicio. Compras y ventas de activos de la cartera. Cálculo y liquidación de comisiones y gastos del ejercicio. XVII. En general, todas las funciones que la normativa confiere a las entidades gestoras de fondos de pensiones. XVIII Suministrar cualquier otra información requerida por la comisión de control para sí o para terceros. En relación con el plan de pensiones: Asesoramiento y colaboración en la realización de la documentación administrativa necesaria para la puesta en marcha del plan, así como su funcionamiento. Facilitar modelos de los certificados de los acuerdos que deba adoptar la comisión de control y que sean susceptibles de comunicación a organismos oficiales, sin perjuicio de su adaptación por parte de la comisión de control. Seguimiento y recordatorio de los trámites legales a realizar por la comisión de control en cumplimiento de sus obligaciones. Gestión de los partícipes del plan. 7

8 Tramitación, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la comisión de control, de las altas, bajas, suspensión de partícipes y demás situaciones comunicadas por los promotores o los partícipes. Altas y bajas de beneficiarios, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la comisión de control. Gestión de una base de datos integrada que contenga todo el historial de los partícipes y beneficiarios en el plan. La entidad gestora será la responsable del fichero correspondiente, estableciendo los grados de seguridad que correspondan de acuerdo con la naturaleza de la información custodiada y la legislación aplicable. La entidad gestora establecerá los mecanismos adecuados para que la persona o personas designadas por la comisión de control puedan acceder en tiempo real, motivadamente, de manera cifrada y con la constancia adecuada, a verificar los datos y circunstancias de cualquiera de los datos en ella contenidos incluyendo, en su caso, la documentación correspondiente. La entidad gestora establecerá en las ofertas su disponibilidad para digitalizar la documentación correspondiente. En la fase inicial del plan, la gestora elaborará un prontuario con preguntas y respuestas más comunes para difundir entre los promotores y facilitar la implantación del plan de pensiones y su comprensión por los partícipes. Dicho prontuario deberá contar con la aprobación de la comisión de control. Información a suministrar a la Comisión de Control: Mensualmente se remitirá a la Comisión de Control, con el detalle que establezca la misma, la siguiente información referida al periodo y al acumulado del ejercicio: Prestaciones reconocidas y pendientes de reconocer. Prestaciones pagadas y pendientes de pago. Cantidades satisfechas con ocasión de supuestos excepcionales de liquidez de derechos consolidados. Movilizaciones de derechos consolidados. Incidencias habidas. Detalle de las consultas y reclamaciones resueltas y pendientes. Trimestralmente se informará de: Altas de partícipes. Bajas por causas. 8

9 Movimientos de partícipes entre promotores. Partícipes en suspenso. Prestaciones reconocidas por modalidad de cobro. Consultas y reclamaciones planteadas por los partícipes y beneficiarios directamente a la Gestora. Anualmente: Estadística anual de prestaciones por contingencias y formas de cobro. Estadística anual de aportaciones por colectivos y promotores. Estadística anual de partícipes: altas, bajas desglosadas por causas, partícipes en suspenso. Estadística anual de movilizaciones y liquidez de derechos consolidados. Se dará traslado inmediato a la Comisión de Control de todas las solicitudes de prestación, movilización o liquidez de derechos consolidados que, a juicio de la Gestora, deben ser denegadas o planteen dudas en cuanto a la aplicación de las especificaciones o los procedimientos y requisitos aprobados al efecto por la comisión de control. Idéntico procedimiento se seguirá en las consultas o reclamaciones de partícipes y beneficiarios que no puedan ser resueltas directamente por la Gestora. Información a facilitar a los partícipes: Anualmente: Certificado anual de aportaciones a efectos fiscales. Certificado anual de derechos consolidados. Información relativa a la evolución anual del plan y del fondo en las condiciones acordadas con la comisión de control. Otra información: 9

10 Certificado de pertenencia al plan cuando así lo solicite el partícipe. Se arbitrarán las medidas necesarias para que los partícipes puedan acceder a información periódica del plan y del fondo a través de medios electrónicos en las condiciones acordadas con la comisión de control del plan, preferiblemente en tiempo real. Trimestralmente la gestora deberá facilitar a los partícipes y beneficiarios de los planes de pensiones información sobre la evolución y situación de sus derechos económicos en el plan, así como sobre otros extremos que pudieran afectarles, especialmente las modificaciones normativas, cambios de las especificaciones del plan, de las normas de funcionamiento del fondo o de su política de inversiones, y de las comisiones de gestión y depósito. Todo ello en los términos del artículo del Reglamento de la Ley de Planes de Fondos de Pensiones. Esta información se remitirá por correo, pudiendo agregarse la correspondiente a la del primer trimestre con las certificaciones anuales que procedan. Este esquema se podrá sustituir por la remisión de una comunicación escrita anual que contenga la certificación a efectos fiscales, y simultáneamente con la posibilidad ofrecida a partícipes y beneficiarios de acceder en todo momento a esa información general y a la particularizada, debidamente actualizadas al menos con carácter trimestral, a través de una página segura en Internet con las correspondientes claves de seguridad. Esta segunda opción conlleva la obligatoriedad de suministrar las informaciones a todo aquel partícipe o beneficiario que lo solicite expresamente. En todo caso, las comunicaciones escritas que tenga programadas la entidad gestora podrán ser aprovechadas por la comisión de control para adjuntar la información que considere relevante comunicar a partícipes. A los beneficiarios: Anualmente: Certificado de prestaciones percibidas a efectos fiscales. Derechos económicos remanentes, estado de posición anual, con desglose de las prestaciones pagadas y retenciones practicadas. Información relativa a la evolución anual del plan y del fondo en las condiciones acordadas con la comisión de control 10

11 Otra información: Se arbitrarán las medidas necesarias para que los beneficiarios puedan acceder a información periódica del plan y del fondo a través de medios electrónicos en las condiciones acordadas con la comisión de control del plan, preferiblemente en tiempo real. A otras instituciones: A la AEAT: Liquidación de retenciones sobre prestaciones. A la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones en atención a sus competencias de ordenación y supervisión en esta materia. Las que resulten exigibles por aplicación de la normativa vigente en cada momento. Suministrar cualquier otra información requerida por la comisión de control para sí o para terceros. 7. Funciones a desarrollar por la Depositaria La custodia y depósito de los valores mobiliarios y demás activos financieros integrados en el fondo de pensiones. Vigilancia de la entidad gestora ante las entidades promotoras, partícipes y beneficiarios. La entidad depositaria del fondo de pensiones es responsable de la custodia de los valores o efectivo del fondo de pensiones sin que esta responsabilidad se vea afectada por el hecho de que se confíe a un tercero la gestión, administración o depósito de los mismos. Intervención en el otorgamiento de las escrituras de constitución y, en su caso, de modificación o liquidación del fondo de pensiones, y en tareas relacionadas con la elaboración de tales documentos. Emisión, junto a la entidad gestora, de los certificados de pertenencia de los partícipes del plan de pensiones. Instrumentación de los cobros y pagos derivados del plan de pensiones, en su doble vertiente de aportaciones y prestaciones, así como del traspaso de derechos consolidados entre planes, cuando proceda. Ejercicio, por cuenta del fondo, de las operaciones de compra y venta de valores, el cobro de los rendimientos de las inversiones y la 11

12 materialización de otras rentas, vía transmisión de activos y cuantas operaciones se deriven del propio depósito de valores. Canalización del traspaso de la cuenta de posición de un plan de pensiones a otro fondo. Recepción de los valores propiedad del fondo de pensiones, constitución en depósitos garantizando su custodia y expidiendo los documentos justificativos. Recepción y custodia de los activos líquidos de los fondos de pensiones. El mantenimiento de una cuenta o, en su caso, varias cuentas corrientes retribuidas a nombre del fondo de pensiones, desde la que gestionar los cobros y pagos y el movimiento de tesorería. Canalización a través de su red comercial de las aportaciones voluntarias de los partícipes al plan. En general, todas las funciones que la normativa confiere a las entidades depositarias de fondos de pensiones 12

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