DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

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1 Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado O TRAMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: Secretaria General LIDER PROCEDIMIENTO: Experto G3-7 Secretaría General PROCESO OBJETIVO ALCANCE Jefe de dependencia Gestión Documental Producir las comunicaciones internas tipo memorandos, circulares, actas, resoluciones etc. y otros documentos de, para tramitarlos a través del Sistema de Gestión Documental (SGD) y publicarlas con el fin de que cumplan su propósito u objetivo al interior de la Agencia Inicia con la proyección de una y finaliza con la entrega de una documento de físico al Centro de Custodia de Archivo de Gestión. Proyecta interna en plantillas definidas por la Entidad, radica en el Sistema de Gestión Documental, clasifica de acuerdo a las Tablas de Retención Documental-TRD e incluye en expediente virtual del Sistema de Gestión Documental. Si es necesario imprime, firma y Interna radicada, entrega al servicio de clasificada e comunicaciones oficiales. incluida en oficial. expediente. Necesidad de interna. 1. Proyectar. jefe dependencia Cuando se trata de comunicaciones internas tipo Resoluciones, Actas, Circulares y otros documentos de también deben entregarse al servicio de comunicaciones oficiales para su trámite. Nota: Para su trámite, todas las comunicaciones internas o deben tener un expediente virtual en el SGD, creado y/o actualizado por el responsable en cada dependencia. registrados en el SGD. Código: DE-F-11 V-2 Página 1 de 4

2 TRAMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS Verifica en el Sistema de Gestión Documental que la o esté radicado y/o anexado, clasificado e incluido en un expediente. Interna o Radicado y/o anexado, clasificado e incluido en expediente 2. Verificar cumplimiento de criterios para el recibo de la Asistencia! G5 -Si cumple con estos criterios recibe la o, registra recibido a través del Sistema de Gestión Documental y continúa con la actividad 3. X revisada y recibida. revisado y recibido. o revisado y recibido digitalizada. Documento de digitalizado. 3. Digitalizar la 4. Entregar físico al CCAG. -Si no cumple los criterios citados, la devuelve y continúa con la actividad 1. Digitaliza la o y asocia al SGD de manera que quede disponible al usuario responsable para su trámite. Diligencia Form ato Planilla de entrega de com unicaciones C.D-F-17 y entrega el documento físico al Centro de Custodia de Archivo de Gestión. Nota: Cuando se trate de comunicaciones internas o documentos de que por procedimiento se tramité en físico, estas deben devolverse al responsable en ventanilla una X Página 2 de 4 digitalizada. Documento de digitalizado. (R> Formato Planilla de entrega de comunicaciones C.D-F-17 Comunicaciones internas.. (Organización de documentos en el centro de custodia de s de gestión - CCAG- GD-P-06)

3 i (, Código: GD-P-0 1 TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS V ersión: 0 vez se verifique, registre y digitalice en el SGD. Si como producto de la ejecución del procedimiento se identifican mejoras a incorporar en el mismo, estas se documentan de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-mc-p-01. POLITICAS DE OPERACION El horario de recibo de comunicaciones internas para trámite es de 8:00 a 18:00 horas. REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS Ver Normograma Una vez la se digitaliza por el servicio de correspondencia, el responsable de la dependencia deberá validar la digitalización de este y realizar el trámite que corresponda (Asignación de trámite, informar, archivar) Las gestiones adelantadas frente a los documentos, deberán estar sujetas a lo establecido en la Política de Gestión Documental y la Política Ambiental y de cero papel, adoptadas por la Agencia. Los cargos de los funcionarios autorizados para firmar las comunicaciones con destino interno y externo son los siguientes: Director/a General, Jefe de Oficina, Director/a de Dependencia, Subdirector/a de Dependencia, Coordinador de Grupo, Supervisores de C ontratos, Asesores. Código: DE-F-11V-2 Página 3 de 4

4 i í TRAMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS Código: GD-P-C 1 Puestos de trabajo Servidores públicos Sistema de gestión documental Sistema de Información Litigiosa Presupuesto asignado en la vigencia RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-mc-p-01 Formato Planilla de entrega de comunicaciones GD-F-17 ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: Fanny S a la z a r ^ f é i ^ Contratista Secretaría General José A'ntenílo Büelvas Contratista Secretaría General Luisa Mestre Experto G3-7 Secretaría General Luisa Mestre Experto G3-7 Secretaría General ^ 0^ Código: DE-F-11 V-2 Página 4 de 4

5 TRAM ITE DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS INICIO FIN

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