Corpus. Un producto de la familia. Historia digital corporativa. Workflow para la gestión documental

Transcripción

1 Corpus Workflow para la gestión documental Historia digital corporativa

2 Corpus / Contenido Qué es corpus? Usos y ejemplos Características Ventajas Especificaciones técnicas Tipos de licenciamiento

3 Corpus / Que es corpus? Qué es corpus? La mayoría de actividades comerciales, las cadenas de suministro y los procedimientos legales pueden ser tratados como procesos. En un proceso, hay un inicio, unas entradas, unas etapas y unas salidas. Cada etapa a su vez tiene responsables, más entradas, controles y alertas.

4 Corpus / Que es corpus? Qué es corpus? Todo lo anterior es llamado un flujo de trabajo o workflow Corpus es una herramienta diseñada para soportar todo tipo de workflow en una organización de cualquier tipo.

5 Corpus / Que es corpus? Qué es corpus? En la vida real, los flujos de trabajo pueden ser complejos Las empresas contratan el desarrollo de aplicaciones específicas para su negocio con costos elevados Pero el negocio cambia con el tiempo, y el software se vuelve obsoleto

6 Corpus / Que es corpus? Qué es corpus? Corpus es un sistema moldeable, que permite crear procesos ajustados a los flujos de la empresa. La organización establece los flujos, o Cosistel se encarga de la consultoría para identificarlos.

7 Corpus / Que es corpus? Qué es corpus? Una vez identificados, se incorporan a corpus en una etapa de parametrización. Luego de ello, la organización podrá comenzar a utilizar el sistema como si hubiese desarrollado un sistema completamente personalizado. Y cuando el negocio cambie, puede cambiar los flujos sin cambiar de sistema!

8 Corpus / Que es corpus? Qué es corpus? corpus permite parametrizar procesos, roles, etapas, tipos de documentos, alertas y tiempos. Incluso permite parametrizar la interfaz por medio de hojas de estilo que cada cliente puede administrar:

9 Corpus La misma herramienta Para diferentes usos

10 Corpus / Que es corpus? Qué es corpus? La mayoría de actividades comerciales, las cadenas de suministro y los procedimientos legales pueden ser tratados como procesos. Siempre hay una entrada, que activa el proceso; por ejemplo, cuando un ciudadano interpone una acción de tutela.

11 Corpus / usos y ejemplos Un ejemplo de workflow: Atención a una acción de tutela Implica las siguientes etapas: -Recepción de la tutela -Quién? Persona de recepción -Entradas: notificación -Datos ingresados: funcionario responsable -Controles: obligar que la tutela sea atendida en 3 días -Alertas: debe enviar un mensaje de texto con urgencia -Enviar correo, agendar cita -Comparecencia para aportar pruebas -Quién? Funcionario responsable -Entradas: documentos según el caso

12 Corpus / usos y ejemplos Ejemplos de workflow: Atención a una acción de tutela -Datos ingresados: Confirmación de que se asistió a la audiencia -Controles: confirmar que la etapa se cumplió -De lo contrario, implica responsabilidad. -Alertas: ninguna -Recepción de la resolución - -Si es probable impugnar, -Agendar impugnación -Si se falla en contra, -Atender la acción de tutela -Cerrar y archivar -Actualizar indicadores

13 Corpus / usos y ejemplos Otros ejemplos de workflow: -Control de correspondencia en una alcaldía -Control de casos en comisarías de familia -Procesos de atención al ciudadano (PQRs) en empresas prestadoras de servicios -Atención de casos de soporte en empresas de producción o de servicios -Préstamo de documentos en bibliotecas públicas o archivo interno

14 Corpus / Caracteristicas Características de corpus -Permite crear diferentes tipos de procesos por empresa -Permite un ilimitado número de procesos históricos -Cada proceso puede tener un número ilimitado de etapas -Cada etapa se puede parametrizar de diferentes formas: -Datos para diligenciar (creación de campos en vivo) -Datos para consultar -Anexos por etapa; doc, pdf, xls, imágenes, videos, etc. -Alertas ilimitadas via correo, mensaje de texto o agendamiento de cita. -Responsables ilimitados -Condicionales

15 Corpus / Caracteristicas Características de corpus -Corpus permite crear grupos funcionales (ej: subgerentes, asistentes, abogados, clientes, invitados) y asignarle permisos de operación a cada uno. -Permite la creación de usuarios que podrán consultar su información vía web. -Está diseñado para que un usuario pueda tener varios roles en la empresa como en la vida real! -Ofrece salida de reportes en PDF, doc y xls para que haya un mejor filtrado. -Permite crear indicadores de gestión para cada proceso.

16 Corpus / Caracteristicas Características de corpus -Corpus tiene un sistema de auditoría que permite tener una completa trazabilidad en cuanto a accesos al sistema, con mecanismos físicos y lógicos, desde la puesta en marcha del sistema. -Si la entidad lo desea, el sistema permite realizar interfaces de procesos locales vía ftp; por ejemplo para cargue masivo de archivos previamente digitalizados. -Por medio de servicios web, la entidad también podrá crear procesos en lote a partir de otro sistema; por ejemplo, subida de facturas, de préstamos de documentos externos, etc.

17 Corpus / ventajas Ventajas de corpus -Su diseño gráfico permite el correcto funcionamiento en computadores de escritorio, smartphones y tablets. -Su funcionalidad, 100% web, permite que Cosistel ofrezca soporte vía web de inmediato, sin esperar a que un ingeniero acuda a las instalaciones de la organización. -La entidad puede elegir entre tres tipos de licencia Cloud, y la licencia Intranet. Esto permitirá ajustar el presupuesto de acuerdo con los requerimientos exactos de la empresa.

18 Corpus / ventajas Ventajas de corpus -Por su arquitectura, corpus permite su utilización en cualquier lugar donde haya internet. Es ideal para trabajo distribuido en diferentes sedes, o en casa. -Debido a su modelo de presentación, no se requiere inversión en máquinas robustas para los usuarios. -La seguridad la proporcionan todos los mecanismos de seguridad del servidor -Permite más de usuarios conectados al mismo tiempo -El modelo cloud impide que haya usuarios expertos manipulando las bases de datos.

19 Corpus / Especificaciones Especificaciones técnicas -Software utilizado: -Plataforma: -Servidor web: apache2.x -Lenguaje de programación: php 5 -Motor de base de datos: mysql 5 con fulltext Search -Librerías de servidor: -curl, nusoap, zend, livedocx

20 Corpus / Especificaciones Especificaciones técnicas -Arquitectura base: -Modelo de capas: -Capa de presentación (html + css) -Capa de validación y Ajax (jquery) -Capa de negocio (jscripts oo + xml) -Capa de librerías (API + Soap) -Capa de seguridad: SSL

21 Corpus / licenciamiento Tipos de licenciamiento -Licenciamiento Cloud: -Cosistel ofrece su plataforma de seguridad, servidores, servicios, y el software. -Los servidores se encuentran en el NAP de las Américas, con estándares universales de seguridad, y conexiones de fibra óptica con la mejor velocidad del mundo. -El cliente puede configurar la periodicidad de sus copias de seguridad, las cuales podrá descargar en cualquier ocasión

22 Corpus / licenciamiento Tipos de licenciamiento -Licenciamiento Cloud: Ventajas: -El cliente no debe invertir grandes cantidades en servidores, UPS, seguridad o licencias de software adicional. -La licencia se renueva por años o por periodos superiores. -El soporte es inmediato

23 Corpus / licenciamiento Tipos de licenciamiento -Licenciamiento Cloud: -Es el licenciamiento recomendado para cualquier tipo de entidad. -Cosistel proporciona toda la plataforma de servidor, seguridad, copias, actualizaciones del software y garantiza la disponibilidad 99.9% del tiempo al aire. Proporciona espacio en disco para almacenar todos los documentos según el plan ofrecido.

24 Corpus / licenciamiento Tipos de licenciamiento -Licenciamiento Cloud: Ventajas: -La actualización de versiones es inmediata y se incluye en la licencia. -Se cuenta con mecanismos automáticos de seguridad, backup y generación de mensajes.

25 Corpus / licenciamiento Tipos de licenciamiento -Licenciamiento intranet: Ventajas: -El sistema se instalará en los servidores de la entidad. -La licencia no se debe renovar anualmente, ya que se adquiere licencia de uso del software por tiempo ilimitado.

26 Corpus / licenciamiento Tipos de licenciamiento -Licenciamiento intranet: Ideal cuando la entidad tiene alguna de estas condiciones: -Documentos históricos con más de documentos -Tiene más de 20 flujos de trabajo y más de 100 usuarios - Cuenta con más de funcionarios -Ofrece consulta abierta al público

27 Corpus / licenciamiento Planes de licenciamiento Característica Cloud Base Cloud Premium Cloud Ilimitado intranet Max. transacciones / año ilimitado Ilimitado Max espacio en disco 2.5Gb 20Gb ilimitado Ilimitado Se ofrece plataforma Si Si Si No Copias de seguridad Si Si Si No Actualizaciones incluidas Si Si Si No Licencia de uso Si Si Si Si Código fuente No No No Si

28 Corpus / licenciamiento Planes de licenciamiento Característica Cloud Base Cloud Premium Cloud Ilimitado intranet Compañías permitidas Procesos permitidos 2 10 Ilimitados Ilimitados Usuarios permitidos Ilimitados Se ofrece al sector público Si Si Si Si Se ofrece al sector privado Si Si Si No