AREA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD

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1 SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD PÁGINA 1 de 1 AREA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD

2 SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD PÁGINA 2 de 2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS ALCANCE RESPONSABLE BENEFICIOS PARA EL PACIENTE, LOS COLABORADORES Y LA INSTITUCIÓN GENERALIDADES MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL INDICADOR DE PRIMER NIVEL BIBLIOGRAFIA... 9

3 SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD PÁGINA 3 de 3 1. INTRODUCCIÓN El presente Manual SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD documenta los lineamientos del área de vigilancia y seguridad, mediante acciones organizadas y mecanismos de coordinación y comunicación, que ayudan en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación, buscando un esquema de responsabilidad, transparencia, organización y liderazgo ante la cultura de seguridad de la Fundación Hospital Infantil Universitario de San José. La cooperación eficiente y oportuna de los colaboradores del Hospital (asistenciales, administrativos y personal en formación), en el cumplimiento de los lineamientos de este manual, se traducirá en el logro de los objetivos institucionales. 2. OBJETIVO GENERAL Establecer los lineamientos que en materia de vigilancia y seguridad, deben ser adoptados y aplicados en la Fundación Hospital Infantil Universitario de San José, con el fin de garantizar la seguridad integral de colaboradores, usuarios, visitantes y personal en formación OBJETIVOS ESPECIFICOS Ofrecer a los colaboradores, paciente, familia, usuarios y proveedores un ambiente seguro durante su estadía en las instalaciones de La Fundación Hospital Infantil Universitario de San José Disponer de lineamientos de seguridad que guíen el Hospital hacia una cultura de seguridad Disminuir el riesgo de extravío de pacientes en el Hospital Intervenir de manera rápida y eficiente ante una situación de agresión a los colaboradores, paciente, familia, usuarios y proveedores en las instalaciones del hospital. Contribuir en el procedimiento de cadena de custodia y custodia de objetos perdidos o extraviados, asegurando que estos cumplan con lo dispuesto por la institución. Minimizar el riego de hurto/robo de los activos del hospital que puedan generar pérdidas económicas. 3. ALCANCE Este manual aplicara de manera institucional para la FUNDACION HOSPITAL INFANTIL UNIVERSITARIO DE SAN JOSÉ. 4. RESPONSABLE Colaboradores Coordinadores de áreas y departamentos Coordinador de seguridad Empresa de seguridad

4 SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD PÁGINA 4 de 4 5. BENEFICIOS PARA EL PACIENTE, LOS COLABORADORES Y LA INSTITUCIÓN Reducir perdida, hurto/robo de activos del hospital y objetos personales Crear un ambiente seguro para los colaboradores, paciente, familia, usuarios y proveedores. Crear en los colaboradores del Hospital cultura de seguridad Acelerar el proceso de búsqueda y ubicación de paciente perdido. Facilitar y favorecer la cadena de custodia de materiales de prueba. 6. GENERALIDADES En la Fundación Hospital Infantil Universitario de San José la SEGURIDAD PRIVADA, liderada por la respectiva Coordinación creada para tal fin, se encarga de: Realizar las actividades preventivas de Seguridad en pro del mantenimiento de las condiciones necesarias que salvaguarden la integridad de las Personas. Coordinar con autoridades competentes actividades de prevención y de reacción oportuna ante hechos que vulneren la seguridad de la Institución Asesorar a la Dirección del Hospital y a los directivos de la misma en la implementación de medidas y estrategias que contribuyan a fortalecer el sistema de seguridad integral en la institución. Realizar planes y campañas en pro del aseguramiento de bienes o recuperación de los mismos, generando los informes y procedimientos legales respectivos, socializando al personal de colaboradores de la Fundación como retroalimentación y enseñanza.

5 SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD PÁGINA 5 de PLAN MAESTRO DE SEGURIDAD SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD OBJETIVO COORDINADOR DE SEGURIDAD EMPRESA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DIRECTRICES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA SE ENCARGA DE LA PARTE OPERATIVA DOCUMENTACIÓN AUDITORIA Y SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS Y A LA EMPRESA DE VIGILANCIA El PLAN MAESTRO DE SEGURIDAD es una herramienta fundamental de consulta, que contiene los procesos, procedimientos, funciones, formatos y demás documentos que se relacionen con el funcionamiento de la vigilancia y la Seguridad, en la Fundación Hospital Infantil Universitario San José. Por aspectos de confidencialidad, la información contenida en este compendio de documentos, se clasifica en dos: DOCUMENTOS PUBLICOS : Aquellos documentos que por necesidad de articulación, consulta y de publicidad de la información, puede ser conocida por todo el personal de colaboradores de la Institución Estos documentos pretenden como objetivo fundamental, servir de material de consulta, apoyo y retroalimentación a los colaboradores del Hospital. La relación de estos documentos según caracterización inicial es:

6 SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD PÁGINA 6 de 6 Documentos utilizados para capacitación y educación. o Campañas Preventivas de Seguridad de autocuidado. o Campañas Preventivas de Seguridad frente a la indiferencia. o Socialización didáctica de bandas criminales, suministrada por la Policía Nacional, Metropolitana de Bogotá. Informes generales de Casos presentados en la Institución. Los que considere la Dirección del Hospital deben ser categorizados de esta manera. DOCUMENTOS RESERVADOS: Documentos que por las características de la información, solamente deben ser conocidos por las áreas autorizadas por la Dirección del hospital. Se caracterizan por su necesidad de salvaguardar información confidencial relacionada con acciones que ejecuta de manera estratégica el equipo de Colaboradores de la Empresa de Seguridad y que de manera directa es supervisada, controlada y reglada por el Coordinador de Seguridad del Hospital. Las decisiones que tienen que ver con inversión de presupuesto y que modifiquen y/o alteren el presupuesto deben ser aprobadas por la Junta Directiva, Comité de Dirección o Comité de Compras y/o la Subdirección Administrativa y Financiera. Los documentos reservados son: Instructivo de Funcionamiento de cada puesto de Seguridad Informes confidenciales de Seguridad (solo Directivos) Teniendo en cuenta las funciones que debe cumplir la Empresa de Seguridad, en su aspecto cotidiano de operación, sumada a la articulación con las demás áreas de la institución, los procedimientos se subdividen en dos clases así: PROCEDIMIENTOS ARTICULADOS: La relación de Procedimientos que se articulan con la Seguridad de la Institución y que deben ser conocidos por el área respectiva, con el fin de generar la sincronización de tareas y responsabilidades que permitan cumplir con el objetivo individual de cada uno de las labores propuestas, realizando la transversalidad de eventos que permitan el fortalecimiento del Sistema de Gestión de la Calidad del Hospital. PROCEDIMIENTO CODIGO ACCION TOMA DE EVIDENCIAS Y SUR IN 3 Realizar custodia de la evidencia y muestras MUESTRAS EN LA de investigación. INVESTIGACION DELITO SEXUAL PLAN DE EMERGENCIAS DGH-OT-4 Cumplir con el plan de emergencias. CAPATACION DE NECESIDADES TEC-IN-1 Incluir el tema de seguridad privada del DE INFORMACION hospital en la información institucional INSTITUCIONAL divulgada a los colaboradores como mecanismo preventivo y reactivo.

7 SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD PÁGINA 7 de 7 DE PROVEEDORES GAF-GCM-MN-1 Articular el control de ingreso de proveedores y los registros de seguridad y el cumplimiento del horario ADMISIÓN EN URGENCIAS ADM-PR-1 Articular al personal de seguridad privada en la respuesta y manejo de crisis y resolución de conflictos que se alteran y puedan afectar físicamente a los colaboradores. EGRESO DE PACIENTE HOS-IN-17 Controlar el egreso de pacientes mediante la solicitud del documento que certifique que es dado de alta y el paz y salvo PACIENTE EXTRAVIADO HOS-IN-22 Articular la responsabilidad de la empresa de seguridad, generando diferentes estrategias para la prevención y/o reacción ante evento de estas características MANEJO DE PACIENTES TOXICOLOGÍA Y PSIQUIATRÍA HOS-IN-4 Fomentar la colaboración, comunicación y el trabajo en equipo de los colaboradores y la seguridad privada para identificar y lograr un manejo adecuado de estos pacientes IDENTIFICACION DE PACIENTES HOS-IN-8 Favorecer la adecuada la identificación de proveedores, paciente, familia y visitantes durante el ingreso a las instalaciones del hospital, además de controlar y vigilar que estos se encuentren en las áreas del hospital a las cuales se dirigen según el ingreso PROCEDIMIENTOS AUTONOMOS: Se caracterizan de la dependencia autónoma del grupo de trabajo de Seguridad y aunque pueden relacionarse con procesos de otras áreas de la Institución, son de manera tangencial y no determinante para el cumplimiento de sus objetivos, teniendo como prioridad la consecución de metas independientes que atañen estrictamente a la medición del Área de Seguridad. PROCEDIMIENTO INGRESO Y EGRESO DE COLABORADORES ELEMENTOS ABANDONADOS INGRESO Y SALIDA DE PROVEEDORES INGRESO TABLETAS, PORTATILES, EQUIPOS OBJETIVO Establecer los mecanismos de control de ingreso y egreso de los colaboradores de la institución, garantizando plena identificación de estos, con miras a fortalecer la seguridad institucional. Establecer tareas de almacenamiento, ubicación y socialización de elementos (documentos u otros objetos), que por cualquier motivo son dejados en las diferentes áreas del Hospital En coordinación con las áreas de compras y mantenimiento, establecer los mecanismos de registro y control de los proveedores del Hospital, así como el cumplimiento de horarios establecidos. Igualmente capacitar a los guardas de seguridad, sobre las acciones a seguir ante eventualidades o situaciones especiales que se puedan presentar. Socializar a través de volantes informativos los mecanismos preventivos y de autocuidado que se deben adoptar con dichos

8 SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD PÁGINA 8 de 8 CELULARES U OTROS ELEMENTOS PERSONALES CON CARACTERISTICAS ESPECIALES TECNOLOGICAS MEDIDAS ESPECIALES DE SEGURIDAD PROCEDIMIENTO DE BÚSQUEDA DE PACIENTES PERDIDOS DURANTE ATENCIÓN INTRAHOSPITALARIA DECALOGO DE SEGURIDAD PROTOCOLO MANEJO PACIENTE DE ALTO RIESGO elementos, de tal manera que se reduzca el riesgo ante acciones delincuenciales. Igualmente el guarda de seguridad recordará la obligatoriedad de registrar el ingreso de portátiles. Son procedimientos que implican controles que no son comunes al actuar diario de las medidas de seguridad y que implican un compromiso de registro atípico que esté de acuerdo a la filosofía de los directivos de la institución. Establecer las acciones de reacción cuando algún colaborador del Hospital, del área asistencial reporta el extravió de un paciente del área asignada. Definir los tips de cumplimiento básico y general para todos los colaboradores del área de Vigilancia Privada Establecer acciones frente a situaciones que ameriten tratamientos especiales en los protocolos de seguridad, se fijan políticas de manejo en temas preventivos y de control diario para impedir acciones que vulneren la seguridad del Hospital 7. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Los mecanismos de medición que evalúan el desempeño y sus resultados, con el interés de conocer de manera oportuna el beneficio que la institución ha obtenido en la implementación del mismo y conocer de manera objetiva el cumplimiento de dichos objetivos. Para el Área de Seguridad de la Fundación Hospital Infantil Universitario San José, se ha determinado subdividir dichas mediciones frente al Cargo y frente a la calificación de la Empresa contratada para tal fin. Para la Empresa de vigilancia que presta el servicio de Seguridad del Hospital, se implementaron los siguientes indicadores de Gestión Paciente de urgencias y hospitalización sin paz y salvo Hurtos relacionados con los activos fijos del Hospital Paciente extraviado Satisfacción en la calidad del servicio de vigilancia Rotación de Personal de Vigilancia Efectividad de intervenciones ante agresiones hacia los colaboradores del Hospital El objetivo de este método de calificación del desempeño, es el de obtener UN SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD.

9 SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD PÁGINA 9 de 9 8. INDICADOR DE PRIMER NIVEL AGRESION A COLABORADORES DEL HOSPITAL: Determinar el porcentaje de disminución de las agresiones físicas y/o verbales derivadas de las estrategias diseñadas por el área de seguridad como una medida de la eficiencia de las acciones propuestas. 9. BIBLIOGRAFIA Instituto de salud del Estado de México, manual de procedimientos de seguridad para unidades administrativas y Hospitales del Instituto de Salud del Estado de México, primera edición, noviembre 2007.

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