4G FACTOR, S.A. DE C.V. Instructivo de Uso del Aplicativo 4GLight para el Contribuyente 1. INTRODUCCIÓN Acceso al sistema...

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1 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 INDICE 1. INTRODUCCIÓN Acceso al sistema ADMINISTRATIVO: Certificado y Llave Comprar Timbres Timbres Adquiridos Datos Fiscales Facturas Timbradas Subir logotipo Multi RFC Sucursales Usuarios punto de venta Alta de usuarios de punto de venta FACTURACIÓN Clientes Alta Clientes Edición de Clientes Productos /2/11 Página 1 de 58

2 4GF-PAC-IA-1 1/3/ Alta Productos Edición de productos Facturas Facturas y Recibos Elaborar una Factura Paquete de Timbres Agotados Recibo PREGUNTAS FRECUENTES F.A.Q SOPORTE Ticket de Soporte GLOSARIO /2/11 Página 2 de 58

3 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Indice de Imágenes Figura 1. Módulo Administrativo...7 Figura 2. Acceso al sistema...8 Figura 3. Módulo Administrativo...9 Figura 4. Carpeta de Acceso directo SAT...1 Figura 5. Certificado y Llave...11 Figura 6. Comprar Paquetes de Timbres...12 Figura 7. Correo de Compra de Timbres...13 Figura 8. Timbres adquiridos...14 Figura 9. Datos Fiscales...15 Figura 1. Registro...16 Figura 11. Facturas Timbradas...17 Figura 12. Búsqueda de Facturas Timbradas...18 Figura 13. Logotipo...19 Figura 14. Modulo Multi RFC...2 Figura 15. Altas Multi RFC...21 Figura 16. Altas de Sucursales...22 Figura 17. Altas Usuarios Punto de Venta...24 Figura 18. Facturación...25 Figura 19. Módulo de clientes /2/11 Página 3 de 58

4 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Figura 2. Editar clientes...28 Figura 21: Módulo de Productos...29 Figura 22. Agregar un nuevo Producto...3 Figura 23. Editar o Modificar Productos...31 Figura 24. Modificar Productos...32 Figura 25. Realizar Factura...33 Figura 26. Buscar por Nombre...34 Figura 27. Buscar por Nombre...35 Figura 28. Despliegue de clientes...35 Figura 29. Agregar cliente...36 Figura 3. Agregar productos a la lista...37 Figura 31. Buscar producto o crear un nuevo producto...38 Figura 32. Buscar el producto a facturar...39 Figura 33. Seleccionar producto...39 Figura 34. Lista de productos...4 Figura 35. Eliminar producto...41 Figura 36: Complementos...42 Figura 37: Complemento del Concepto...43 Figura 38: Información de los complementos del concepto...44 Figura 39: Complementos de la factura /2/11 Página 4 de 58

5 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Figura 4. Generar Factura...47 Figura 41. Guardar Factura...48 Figura 42. Timbres Agotados...49 Figura 43: Recibo...5 Figura 44: Recibos, Agregar al cliente...51 Figura 45: Recibos: Eliminar producto y Nota de crédito...52 Figura 46. Preguntas frecuentes F.A.Q...53 Figura 47. Módulo de Soporte...54 Figura 48. Ticket de soporte...55 Figura 49. Tickets abiertos y cerrados /2/11 Página 5 de 58

6 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 1. INTRODUCCIÓN A partir del 1 de enero de 211 los contribuyentes deben de expedir documentos digitales como comprobantes por las actividades que realicen. Los contribuyentes que inicien operaciones con la facturación electrónica a partir de 211 deberán hacerlo a través de un proveedor autorizado de certificación, quien se encargará de validarlas y asignar el folio y sello electrónico del SAT. Los requisitos para emitir facturas electrónicas son los siguientes: 1. Contar con Firma Electrónica Avanzada vigente. 2. Tramitar al menos un Certificado de Sello Digital. 3. Contar con un sistema informático para la generación de las Facturas Electrónicas 211, como lo es 4G Factor con el aplicativo 4GLight 4. Enviar a validar las facturas electrónicas al proveedor autorizado de certificación. 4G Factor ofrece su servicio de Timbrado de Comprobantes Fiscales Digitales a los contribuyentes de la República Mexicana por medio del acceso a sus servicios Web destinados a éste fin. Este sistema realiza todas las validaciones necesarias para certificar que el CFD que como contribuyente trata de firmar, cumpla con las normas del SAT, tanto el formato del XML como la fecha de generación del mismo. 1/2/11 Página 6 de 58

7 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 El sistema 4GLight consta de 4 módulos o menús principales: Administrativo Facturación Preguntas Frecuentes F.A.Q. Soporte Figura 1. Módulo Administrativo 1.1 Acceso al sistema Para acceder a la aplicación de facturación electrónica 4GLight ingrese en su navegador de Internet el siguiente URL: (se recomienda utilizar el Navegador Mozilla Firefox), selecciona la aplicación 4GLight y desplegar el recuadro de la figura 2. Para ingresar a la aplicación deberá ser registrado con anterioridad. En el recuadro de la figura 2 deberá ingresar su Usuario, Contraseña y el teclear los números y letras que aparecen en la imagen de manera distorsionada en donde dice Captcha, y seleccionar Entrar. En caso de que no recordar la contraseña, teclee su usuario y las letras y números del captcha y seleccione Recuperar contraseña, se le enviará la nueva contraseña mediante el correo electrónico que el usuario proporcionó al momento de registrarse. 1/2/11 Página 7 de 58

8 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Figura 2. Acceso al sistema 2. ADMINISTRATIVO: El Módulo Administrativo nos proporciona información sobre los datos fiscales mediante los cuales la empresa emitirá los comprobantes fiscales a sus clientes de manera electrónica, como son su razón social, su dirección fiscal, su RFC, los certificados y claves proporcionados por la Secretaria de Hacienda y que identifican a la empresa ante el SAT. En el módulo administrativo encontraremos el historial de las facturas realizadas. En la figura 3 se muestra la entrada al módulo Administrativo y los submenús que despliega dicha opción. 1/2/11 Página 8 de 58

9 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 En ella visualizaremos los submenús: Certificado y Llave Comprar Timbres Timbres adquiridos Datos Fiscales Facturas Timbradas Multi RFC Subir Logotipo Sucursales Usuario Punto de venta Figura 3. Módulo Administrativo 1/2/11 Página 9 de 58

10 4GF-PAC-IA-1 1/3/ Certificado y Llave Los Certificados y la Llave son proporcionados por la Secretaria de Hacienda y tienen vigencia de uno a dos años, estos pueden ser actualizados dentro de este apartado en caso de encentrarse vencidos. Para referencia observe la figura 5, en este modulo se especifica la ubicación del archivo que le proporcionó la Secretaria de Hacienda. Ejemplo: EmpresaX.cer, y EmpresaX.key. Se recomienda crear una carpeta de fácil acceso a la ubicación de los archivos. Ejemplo: Como se muestra en la figura 4, Se Creo la carpeta SAT y en esta se colocaron los archivos proporcionados por el SAT para su búsqueda rápida, o acceso directo. Figura 4. Carpeta de Acceso directo SAT 1/2/11 Página 1 de 58

11 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Los campos que tienen un ' * ' son obligatorios en este y los consiguientes módulos de ALTAS. En Certificado valido que observamos en la figura 5 el formato para introducir la fecha son 4 dígitos para el año, 2 dígitos para el mes y 2 dígitos para el día. Ejemplo: Diez de Enero del año 212. Figura 5. Certificado y Llave 2.2 Comprar Timbres En este submenú el contribuyente puede adquirir paquetes de timbres y facturas para poder realizar sus comprobantes fiscales. En la figura 6 del lado izquierdo dentro del apartado de Paquetes se muestran las claves y descripciones de estos, marcado con el número 1. Si desea cambiar el paquetes ya seleccionado, solo necesita dar clic en el botón borrar formulario como se muestra en la figura 6 con el número 2, para adquirir el paquete seleccionado basta con dar clic en el botón Comprar, representado en la figura 6 con el número 3. 1/2/11 Página 11 de 58

12 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Figura 6. Comprar Paquetes de Timbres Los costos y medios de pago puede consultarlos en la pagina principal Una vez registrada la compra se le enviara un correo electrónico a la cuenta proporcionada al momento del registro de la empresa, la figura 7 muestra un ejemplo. Los timbres no son transferibles y debe verificar sus datos antes de realizar la compra. Dentro del correo electrónico de notificación de la solicitud de compra, se le proporcionarán los datos de contacto, fechas límites de pago y datos de envío, para hacer llegar el comprobante de pago; en caso de no recibir el comprobante dicha solicitud se cancelará enviándole una notificación por el mismo medio con la cancelación de esta. Si su solicitud de compra fue aprobada le aparecerán disponibles en el sistema sus timbres y se le enviará su factura electrónica que ampara la compra. 1/2/11 Página 12 de 58

13 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Figura 7. Correo de Compra de Timbres El correo que debe enviar con la ficha de pago, escriba en el reglón de Asunto el número de referencia de la compra para que su comprobante este ligado a su pago. La aprobación de la compra se realiza en un lapso no mayor a 24 horas dentro de los días hábiles y 72 horas fines de semana y días festivos. Una vez validada la compra recibirá su factura electrónica y podrá visualizar en el sistema los timbres disponibles. 1/2/11 Página 13 de 58

14 4GF-PAC-IA-1 1/3/ Timbres Adquiridos En este submenú del modulo Administrativo se muestran los paquetes de timbres que se han adquirido, si puede encontrar un paquete en específico dentro de la búsqueda rápida, como se muestra en la figura 8. Figura 8. Timbres adquiridos 2.4 Datos Fiscales En este módulo podrá realizar algunas modificaciones que requiera el contribuyente sobre sus Datos Fiscales, tales como dirección fiscal, claves de acceso, etc. En la figura 9 se ilustra la manera de tener acceso a este módulo. 1/2/11 Página 14 de 58

15 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Figura 9. Datos Fiscales Durante el proceso de alta en el sistema, en el modulo del Registro de la Información Fiscal de la Empresa; usted proporcionó todos sus datos fiscales para la creación de su cuenta de 4GLight; cabe mencionar que los datos fiscales deben coincidir exactamente con los proporcionados a el SAT. En este modulo podrá modificar en el sistema los datos que requiera solo tecleando el nuevo dato a cambiar; a excepción del RFC, Tipo de contribuyente y la Razón Social. Para modificar la contraseña, debe teclear la contraseña actual, así como la contraseña nueva y confirmación de esta, en la figura 1 se muestra la pantalla en la que aparece el registro para ser modificado. Ejemplo: En este módulo, dentro del apartado Datos de usuario puede cambiar el correo electrónico del contribuyente al cual requiera que le lleguen los soportes electrónicos de las facturas timbradas que ha realizado. Los datos como son el RFC y la razón social no pueden modificarse por el usuario y para hacer este cambio es necesario genere un ticket de servicio para cancelar la cuenta. 1/2/11 Página 15 de 58

16 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 En la sección del régimen; solo se deben seleccionar entre los regímenes en los cuales esta registrado en el SAT, con el cual se realizara exclusivamente esa factura. Recuerde el régimen con el que facture es responsabilidad del contribuyente quien esta realizando dicha facturación. Figura 1. Registro 1/2/11 Página 16 de 58

17 4GF-PAC-IA-1 1/3/ Facturas Timbradas Dentro del modulo Administrativo, encontramos el submenú de Facturas Timbradas, como se muestra en la figura 11. Aquí se visualizan las facturas timbradas y se almacenan por un período de 9 días, es decir, el sistema muestra una vista rápida las facturas realizadas en el mes en curso, y a través del buscador o filtro puede encontrar facturas de hasta dos meses hacia atrás, al llegar a los 9 días de expedidas estas se borran de manera automática del sistema. Figura 11. Facturas Timbradas Usted puede adquirir un CD de respaldo con la información, para esto el contribuyente deberá enviar un correo electrónico a soporte@4gfactor.com con anticipación a los 9 días de vigencia. NOTA:Se recomienda que adquiera un CD que incluya 3 meses, o bien respalde la información de manera local en su disco duro o una unidad extraíble. Ejemplo: Enero, Febrero, y Marzo, en este ultimo mes durante la ultima semana solicitar la información; para el siguiente periodo (Abril, Mayo y Junio) solicitarlo en Junio y así sucesivamente. Dentro del cuadro de búsqueda puede encontrar facturas en específico, esto se hace introduciendo la razón social tal como se muestra en la figura 12. 1/2/11 Página 17 de 58

18 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Si realizo una factura nueva mientras tiene activo el modulo Facturas Timbradas sera necesario actualizar la vista para que ésta última factura se vea reflejada en el listado. También se pueden realizar búsquedas de facturas a través de los diferentes filtros (nombre del cliente, o del ID de la factura). En esté módulo le muestra el listado de facturas y sus correspondientes PDF s y XML s de las facturas realizadas, en este punto usted puede visualizarlas y/o respaldarlas. Figura 12. Búsqueda de Facturas Timbradas 1/2/11 Página 18 de 58

19 4GF-PAC-IA-1 1/3/ Subir logotipo En este módulo usted puede alimentar el sistema con el logotipo de su empresa, y al momento de la emisión de sus comprobantes se aprecien de una manera mas personalizada. Para lograr esto se busca la ubicación de la imagen haciendo clic en el botón seleccionar archivo para que muestre un explorador de archivos, ya con la ruta de la imagen seleccionada esta se guarda y se conservará de manera permanente hasta que el usuario decida modificarla. Puede seleccionar visualizar logotipo para ver la imagen que esta cargando al sistema, para referencia vea la figura 13. El formato de la imagen debe ser de 25x95 pixeles y extensión *.jpg. Figura 13. Logotipo. 1/2/11 Página 19 de 58

20 4GF-PAC-IA-1 1/3/ Multi RFC. En este modulo se pueden dar de alta el RFC de distintos contribuyentes a los cuales se les asignará un número de timbres del paquete adquirido. Requisito contar un con paquete de timbrado, 4GLight permite dar de alta hasta 5 (cincuenta) RFC y mantener activos 2 (viente) de estos y así administrar entre estos el número de timbres. Figura 14. Modulo Multi RFC NOTA: una vez distribuidos los timbres entre los RFC s ya no podrán reasignarse nuevamente. 1/2/11 Página 2 de 58

21 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Para realizar el alta de los RFC de los demás contribuyentes hay que ir al modulo Multi RFC, introduccir el RFC y oprimir guardar. Para referencia observe la figura 15. Figura 15. Altas Multi RFC 1/2/11 Página 21 de 58

22 4GF-PAC-IA-1 1/3/ Sucursales Permite dar de alta varias sucursales de nuestra empresa y emitir los comprobantes fiscales de estas, en el sistema 4GLight se pueden registrar hasta 5 (cinco) sucursales incluyendo la matriz. Durante el proceso de alta de una sucursal sera necesario introducir una serie y folio, estos datos son meramente de control interno para los usuarios, sin repercusión de carácter fiscal. Los datos son de carácter general de acuerdo a la sucursales. Figura 16. Altas de Sucursales 1/2/11 Página 22 de 58

23 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Si al momento de dar de alta una segunda sucursal, no se le asigna folio y serie, estos serán tomados por omisión de la sucursal matriz. 2.9 Usuarios punto de venta 4GLight permite la emisión de comprobantes fiscales mediante los puntos de venta, sin estos no es posible llevar a cabo el proceso de facturación. Al momento de crear nuestro punto de venta dentro del modulo de Facturación se habilitará el submenú Facturas, el límite de puntos de venta para 4GLight es de 1 (diez) Alta de usuarios de punto de venta Para llevar a cabo el alta de usuarios del punto de venta, hay que dirigirnos a este submenú dentro del modulo de Administrativo, ya dentro de este sera necesario proporcionar los datos generales del usuario a crear, así como asignarle un Alias de Usuario para referencia durante el proceso de Facturación, en este mismo se le asigna la sucursal a la cual pertenecerá y que servirá para su control en la emisión de facturas. Para referencia observe la la figura 17. 1/2/11 Página 23 de 58

24 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Una vez realizado el procedimiento de alta de punto de venta, el sistema le hará llegar un correo electrónico de confirmación a la dirección introducida durante la creación del punto de venta. En este mismo se le proporcionara el nombre de usuario y contraseña necesarios para acceder al sistema y poder elaborar las correspondientes facturas electrónicas. Si en su bandeja de entrada no puede ubicar dicho correo sera necesario que revise su bandeja de correo no deseado. Cuando reciba la información el usuario punto de venta se podrá tener acceso al sistema y hacer uso de 4GLight y emitir facturas; es necesario salir del sistema y entrar nuevamente con estas nuevas credenciales: Usuario de punto de venta y password. Para más detalles consulte en 1.1 Acceso al Sistema en este mismo manual- Figura 17. Altas Usuarios Punto de Venta 1/2/11 Página 24 de 58

25 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 3. FACTURACIÓN Para poder hacer uso de este modulo es necesario haber cubierto: Puntos de Venta y Sucursales. En este módulo se realiza ya la factura electrónica, para realizar la facturación es necesario dar de alta los datos fiscales del cliente al que le queremos facturar, así como el alta del producto y/o productos que se van a desglosar en dicha factura. Además de cargar los clientes y los productos se realiza la Factura. Este apartado contiene por consiguiente tres submenú: Clientes, Factura, y Productos como se muestra el la figura 18. Figura 18. Facturación NOTA: el submenú Facturas, solo sera accesible hasta haber dado de alta como mínimo una sucursal y un usuario del punto de venta para esta. 1/2/11 Página 25 de 58

26 4GF-PAC-IA-1 1/3/ Clientes En este apartado se hace el alta los clientes a los cuales se les va a facturar, la secuencia para el proceso de altas es indistinto, puede dar de alta a los clientes y después los productos o de manera inversa. Los clientes guardados los podrá seleccionar en distintas ocasiones ya que estos permanecen en el sistema hasta que el cliente o contribuyente decida modificar algún dato. Una vez dado de alta el cliente aparece en la vista rápida lateral de la aplicación, y podrá salir y entrar del sistema conservando los clientes ya guardados en el mismo. Figura No. 19. Figura 19. Módulo de clientes 1/2/11 Página 26 de 58

27 4GF-PAC-IA-1 1/3/ Alta Clientes Para llevar a cabo el alta de los distintos clientes, sera necesario contar con los datos fiscales para ser introducidos en los correspondientes campos de este modulo, el campo referencia para brindar señas para su fácil ubicación, este campo no es obligatorio. En la parte lateral se ven listados los clientes que se dieron de alta en la sesión, como se muestra en la figura 19, se pueden editar o modificar los clientes así como eliminarlos en caso de que lo requiera. Para volver a facturar al cliente solo debe seleccionarlo. El máximo de clientes que se pueden almacenar es de 1 clientes Edición de Clientes Para la edición y baja de clientes ya almacenados usted debe colocarse en la pestaña de editar, dentro de este apartado se listaran los clientes ya dados de alta y almacenados, de estos se selecciona y se elije la opción Editar como se muestra en la figura 2 (marcado con una flecha con el número uno), el proceso de dar de baja un cliente implica el procedimiento descrito anteriormente para la edición de estos, solo que para este fin se seleccionara Eliminar; en caso que el cliente no aparezca en el listado se deberá Actualizar la vista. Una vez seleccionado el cliente que se desea modificar pulse la opción de editar y los datos de este se cargaran en la parte de detalles y a partir de ese momento podrá realizar las modificaciones necesarias. Una vez que ha modificado es necesario salvar estos mediante la opción actualizar. Observe la como referencia la figura 2 (marcado con una flecha con el número dos). 1/2/11 Página 27 de 58

28 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Figura 2. Editar clientes 1/2/11 Página 28 de 58

29 4GF-PAC-IA-1 1/3/ Productos Dentro del Módulo de Facturación se encuentra el submenú Productos, aquí se darán de alta todos los productos y servicios que queremos facturar. Observe la figura 21. Figura 21: Módulo de Productos Los productos que se van a facturar se almacenan en la aplicación, es decir, se pueden utilizar para nuevas facturas Alta Productos En la pantalla de Agregar productos, la cual se muestra en la figura 22 se llenan los campos: Código: pueden ser letras y números que identifiquen a el producto. Nombre: Versión corta para identificación del producto. Impuesto: Selecciona el impuesto que desea aplicar para este producto en especifico dentro de la factura. Precio: El precio debe capturarse sin símbolos y con dos decimales, aunque el sistema permite teclear mas, al guardar lo redondea. Descripción: Se detallan las características del producto. Se guardan los cambios, y el articulo permanecerá en el sistema, y no es necesario volver a crearlo, para utilizarlo en las veces que el cliente o contribuyente lo necesite. Al agregar el producto aparece 1/2/11 Página 29 de 58

30 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 en listado en la parte inferior de este apartado, usted puede agregar más productos a su conveniencia. Observe como referencia la figura 22. Figura 22. Agregar un nuevo Producto NOTA: El máximo de productos que 4Glight le permite guardar es de 5 artículos diferentes. La factura solo puede incluir 4 Productos diferentes, sin importar la cantidad de cada uno Edición de productos Para la edición y baja de productos ya almacenados usted debe colocarse en la pestaña de editar, dentro de este apartado se listaran los productos ya dados de alta y almacenados, de estos se selecciona y se elije la opción Editar como se muestra en la figura 23 (marcado con una flecha con el número uno), el proceso de dar de baja un cliente implica el procedimiento descrito anteriormente para la edición de estos, solo que para este fin se seleccionara Eliminar; en caso que el usuario no aparezca en el listado se deberá Actualizar la vista. Observe la como referencia la figura 23 (marcado con una flecha con el número dos) 1/2/11 Página 3 de 58

31 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Figura 23. Editar o Modificar Productos Una vez seleccionado el producto que se desea modificar pulse la opción de editar y los datos de este se cargaran en la parte de detalles y a partir de ese momento podrá realizar las modificaciones necesarias. Una vez que ha modificado es necesario salvar estos mediante la opción actualizar. Observe como referencia la figura 24. 1/2/11 Página 31 de 58

32 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Figura 24. Modificar Productos 1/2/11 Página 32 de 58

33 4GF-PAC-IA-1 1/3/ Facturas Facturas y Recibos El módulo de Facturación tienen los submenús de Factura y Recibos, como se observa la figura 25. En este apartado se elaboran las facturas correspondientes, el primer paso es el alta de clientes a los que les queremos facturar, como segundo paso e alta de los productos, por lo tanto el tercer paso es la Factura. Figura 25. Realizar Factura 1/2/11 Página 33 de 58

34 4GF-PAC-IA-1 1/3/ Elaborar una Factura Ya con los clientes guardados en el sistema solo necesita buscar el cliente al cual le va a facturar, no se pueden cargar clientes desde esta pantalla, seleccionamos Buscar Cliente. Observe como referencia la figura 26. Figura 26. Buscar por Nombre Se despliega la pantalla de la figura 27, en la cual podemos buscar al cliente por su RFC o por el Nombre del cliente, con las primeras cuatro letras del cliente aparecen las coincidencias con estas 4 letras como se muestra en la figura 28. 1/2/11 Página 34 de 58

35 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Figura 27. Buscar por Nombre Figura 28. Despliegue de clientes Una vez que se ha seleccionado el cliente al que se le facturara aparecen sus datos como se muestra en la figura 29 y se debe seleccionar Agregar para tomar los datos y continuar con el proceso de facturación. 1/2/11 Página 35 de 58

36 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Figura 29. Agregar cliente El siguiente paso es agregar los productos a la lista para continuar el proceso de facturación, como se muestra en la figura 3. Seleccione Agregar productos a la lista. Este último es un acceso directo al módulo de productos. 1/2/11 Página 36 de 58

37 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Figura 3. Agregar productos a la lista Se despliega la siguiente pantalla en donde se pueden agregar los productos por medio de dos opciones la primera es seleccionar buscar producto marcado en la figura 31 con el número 1 o bien crear un nuevo producto marcado en la figura 31 con el número 2. 1/2/11 Página 37 de 58

38 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 En la opción 2 de la figura 31 nuevo producto crea un nuevo producto, puede ver el procedimiento para crear un nuevo producto; diríjase a la sección Alta de productos de este manual. Figura 31. Buscar producto o crear un nuevo producto 1/2/11 Página 38 de 58

39 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Con las primeras cuatro letras del CÓDIGO o bien del NOMBRE se puede localizar el producto, como se observa en la figura 32. Se le puede agregar un folio personal y se le puede anexar un número de serie. Desde aquí se puede realizar una nota de crédito seleccionando el cuadro de Nota de crédito. Figura 32. Buscar el producto a facturar En la figura 33 se muestra como se selecciona el producto y al oprimir Agregar en automático aparecen los datos en el formato de Facturación. Figura 33. Seleccionar producto 1/2/11 Página 39 de 58

40 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Como se muestra en la figura 34 puede agregar varios productos en una sola factura, mediante el procedimiento de agregar productos, una vez agregado el cuarto producto, el sistema le permitirá seguir explorando los productos pero al seleccionar y agregarlo no aparecerán en el listado de la factura, ya que solo permite agregar máximo 4 productos por factura. Figura 34. Lista de productos 1/2/11 Página 4 de 58

41 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 De la lista de productos a facturar se puede eliminar un producto, primero se selecciona el producto, una vez seleccionado marcar el icono de Eliminar. Al seleccionar eliminar aparece un recuadro de confirmación, si se quiere realmente eliminar el producto de la factura que se esta realizando se confirma la solicitud OK. El ejemplo se muestra en la figura 35. Figura 35. Eliminar producto 1/2/11 Página 41 de 58

42 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Hay dos tipos de complementos en las facturas, los complementos del concepto que se muestran en la figura 36 en el inciso 1 y los complementos de la factura en el inciso 2. Los complementos del concepto afectan directamente a cada producto por lo que se debe seleccionar el producto al cual se le quiere agregar el complemento y después se define el complemento del mismo, como se muestra en la figura 36. Figura 36: Complementos 1/2/11 Página 42 de 58

43 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Los complementos del concepto son - Instituciones Educativas Privadas, - Venta de Vehículos, y Terceros. En cada complemento se deberán llenar los datos a los que hace referencia el complemento una ves que se detallen selecciona guardar y aparecerá un mensaje una pantalla con la leyenda Complemento esta Guardado en ese momento debe cerrar el detalle del complemento en la cruz que esta en la parte superior derecha de este recuadro y proseguir con la facturación. Figura 37: Complemento del Concepto 1/2/11 Página 43 de 58

44 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 En la figura 38 se muestran las pantallas de los datos que se deben llenar en cada uno de los 3 complementos que existen. Figura 38: Información de los complementos del concepto Los complementos de la factura son los que afectan a la factura en general y son: Donatarios Compra Venta de Divisas Estados de Cuenta Bancario Otros Derechos e Impuestos Leyendas Fiscales Personas físicas integrante Coordinado Turista Pasajero Extranjero Spei de Tercero a Tercero Sector de Venta al Detalle (Detallista) Estado de cuenta de combustible para monederos electrónicos. 1/2/11 Página 44 de 58

45 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Para continuar con la factura se debe seleccionar del filtro alguno de los complementos que se muestran en la figura 39. Así como es necesario que se defina el Régimen. Figura 39: Complementos de la factura 1/2/11 Página 45 de 58

46 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 El Método del Pago, en caso de pago como puede ser: Efectivo Tarjeta de crédito Tarjeta de débito Transferencia bancaria Deposito en cuenta Cheque nominativo No identificado Monedero electrónico. En el números de cuenta se deben colocar los 4 últimos dígitos de la cuenta con la que se realiza el pago de la factura. Cuando ya se cargaron todos los productos a facturar debe escoger el régimen en el que desea realizar dicha factura, se le desplegaran los que haya seleccionado al momento del registro. También debe seleccionar la forma de pago, efectivo, tarjeta de crédito, débito, cheque, transferencia, deposito bancario, o No identificable (este se utilizara cuando el cliente pago en dos o mas formas de pago, es decir efectivo un 1% por ejemplo y tarjeta de crédito un 9%). Si el método de pago es con tarjeta, deposito o transferencia debe teclear los 4 últimos dígitos de la cuenta bancaria (si no lo selecciona no le permitirá continuar). selecciona Generar Factura como se muestra en la figura 4, aparece otra ventana con el documento en PDF, y se abre otra ventana más con la opción de guardar archivo Observe la figura 41. Automáticamente se enviá la factura, (el PDF y el XML) al cliente. 1/2/11 Página 46 de 58

47 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Figura 4. Generar Factura 1/2/11 Página 47 de 58

48 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Al momento de ser generada la factura aparecerá el siguiente recuadro, observe como referencia la figura 41; este ofrecen la opción de abrir el archivo o guardar el archivo, usted puede seleccionar guardar y comenzar a respaldar su información o si elije abrir el archivo dentro de este se le dará alternativamente el guardar e imprimir la factura. Figura 41. Guardar Factura En este momento se termina el proceso de facturación y puede ver la factura en el módulo administrativo, en el submenú Facturas Timbradas. 1/2/11 Página 48 de 58

49 4GF-PAC-IA-1 1/3/ Paquete de Timbres Agotados Cuando se agotan los timbres, ya no le permitirá seguir el procedimiento de facturación, y el sistema le emitirá un mensaje de Advertencia con la leyenda alusiva a este evento. observe como se referencia la figura 42. En este punto sera necesario adquirir un paquete de timbres, esto lo puede llevar a cabo por medio del propio sistema (observe el apartado Comprar timbres de este manual) o en el sitio oficial Figura 42. Timbres Agotados 1/2/11 Página 49 de 58

50 4GF-PAC-IA-1 1/3/ Recibo El módulo de Facturación tiene el submenú de Recibo, en el caso que necesite realizar un recibo fiscal, lo cual depende del régimen al que pertenezca, se observa en la figura 43. Figura 43: Recibo En este apartado se realiza el recibo. Como primer paso se dieron de alta los clientes a los que les queremos facturar, como segundo paso los productos y/o servicios, por lo tanto el tercer paso será emitir el recibo. Lo primero que debemos hacer es agregar el cliente, tecleando las 4 primeras letras del nombre o del RFC, posteriormente el seleccionar el servicio o producto del que va a realizar el recibo o la nota de crédito. Si requiere varios productos en uno solo, selecciono en servicio los productos tantos como sea necesario y teclee igual sus 4 primeras letras para encontrarlo, como se muestra en la figura 44. 1/2/11 Página 5 de 58

51 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Figura 44: Recibos, Agregar al cliente Si se desea eliminar un producto o varios productos solo debe seleccionarlos y posteriormente seleccione eliminar ítem observe para referencia la figura 45 enmarcado con recuadro. 1/2/11 Página 51 de 58

52 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Figura 45: Recibos: Eliminar producto y Nota de crédito En este apartado podemos realizar una nota de crédito por lo cual deberemos marcar el cuadro que se encuentra junta a la leyenda, como se muestra en la figura 45 enmarcado con ovalo. 1/2/11 Página 52 de 58

53 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 4 PREGUNTAS FRECUENTES F.A.Q. En este Menú se buscan las preguntas más frecuentes para poder resolver las dudas del contribuyente. Se localiza en el menú principal en FAQ. Las preguntas están relacionadas con el módulo y con el submenú para una vista más rápida y poder ubicar su duda de acuerdo al módulo al que pertenece. observe para referencia la figura 46. Figura 46. Preguntas frecuentes F.A.Q. 1/2/11 Página 53 de 58

54 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 5 SOPORTE Este módulo le permite resolver las dudas o errores que no le permitan el uso correcto de la aplicación. En el puede crear un folio o ticket con su duda y darle seguimiento para su resolución. El módulo de soporte tiene un submenú Ticket de soporte en el se crea un folio de soporte y puede visualizar los ticket nuevos y ticket que ya tenga con solución. 5.1 Ticket de Soporte Aquí se crea un ticket para ayudar al usuario cuando no puede resolver la duda o error que le genere el sistema y que además no la puede resolver consultando las preguntas frecuentes (FAQ) o en su caso el manual del usuario. observe figura 47. Figura 47. Módulo de Soporte 1/2/11 Página 54 de 58

55 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Para generar un ticket de soporte, seleccione Nuevo y le aparece la pantalla para detallar la información que desea conocer como se muestra en la figura 48: Tema de colocar el menú principal: Administrativo, Facturación o Soporte Categoría: El submenú en donde se encuentra la duda o error Comentarios: la duda o error que desea conocer En Historial le aparecerá el seguimiento de dicho ticket Figura 48. Ticket de soporte 1/2/11 Página 55 de 58

56 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 Existen dos estatus abiertos ( cuando lo crea ) y Cerrado ( una vez que concluyó el punto de apoyo o se esclareció la duda). Selecciona el ticket da doble click y visualiza el folio. Observe la figura 49. Puede volver a preguntar sobre el mismo folio siempre y cuando sea sobre la misma duda, de lo contrario el folio se va a cerrar y deberá crear un nuevo folio. Figura 49. Tickets abiertos y cerrados 1/2/11 Página 56 de 58

57 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 6 GLOSARIO Certificado de sello digital. El certificado de sello digital es un documento electrónico el cual el SAT (Servicio de Administración Tributaria) garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pública. Factura electrónica. Una factura electrónica, también llamada comprobante fiscal digital, e-factura o efactura, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales. Datos Fiscales Como su propio nombre indica, los datos fiscales reúnen toda la información personal, económica y patrimonial de una persona a efectos fiscales. Es decir, se trata de todos apuntes que después se utilizarán para confeccionar la declaración. Se pueden distinguir entre los datos fiscales de carácter exclusivamente económico y los personales. Los datos personales incluyen el domicilio fiscal, el estado civil o las personas a cargo, entre otros. Timbrado de Comprobantes Fiscales Digitales Acreditación emitida por una entidad o un particular debidamente autorizados garantizando que determinado dato (por ejemplo, una firma electrónica o una clave pública) pertenece realmente a quien se supone. CFD Son las siglas de el Comprobante Fiscal Digital CFD. Es un documento electrónico. Es un documento electrónico que además incorpora una firma electrónica. 1/2/11 Página 57 de 58

58 4GF-PAC-IA-1 1/3/11 SAT El Servicio de Administración Tributaria (SAT) es un órgano descentralizado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, que tiene la responsabilidad de aplicar la legislación fiscal y aduanera, con el fin de que las personas físicas y morales contribuyan proporcional y equitativamente al gasto público; de fiscalizar a los contribuyentes para que cumplan con las disposiciones tributarias y aduaneras; de facilitar e incentivar el cumplimiento voluntario, y de generar y proporcionar la información necesaria para el diseño y la evaluación de la política tributaria. XML Es un lenguaje que permite organizar datos o información mediante etiquetas, crea archivos de texto, organizados con etiquetas que contienen información de manera estructurada, además de que permite la definición de un estándar para el manejo de información. FAQ El FAQ (frequently-asked questions) son siglas que, traducidas, significan "preguntas más frecuentes". Esta palabra se usa para designar aquella sección o herramienta presente en un sitio, una aplicación o en un manual de ayuda, donde se listan las preguntas y respuestas que más frecuentemente se hacen los usuarios de dicho sitio, aplicación, etc. CAPTCHA Captcha es una prueba de desafío empleada en informática para comprobar si un usuario es humano, son empleados para prevenir que las computadoras, mediante algún sistema automatizado, realicen determinadas tareas automáticamente como crear cuentas de usuarios en determinados servicios online, publicar mensajes en foros, métodos de spam. Es el que requiere que un usuario lea las letras y/o números (caracteres) que ve en una imagen y las escriba en un campo de texto. Si los caracteres de la coinciden con los que escribió el usuario, en general, se trata de un usuario humano. La no consta de simples caracteres, pues estas podrían ser reconocidas mediante algún sistema computarizado de reconocimiento de caracteres. Sino que, generalmente, los caracteres están distorsionados y hay todo tipo de elementos de fondo para hacer más difícil la interpretación de los caracteres por las computadoras. 1/2/11 Página 58 de 58