SOFTWARE WSIGA MODULO CALIFICACIONES

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1 EFFICIENTSOFT SOFTWARE WSIGA MODULO CALIFICACIONES ACTUALIZACION 2010 DECRETO 1290 EFFICIENTSOFT 01/03/2010 ESTE DOCUMENTO, CONTIENE LA DESCRIPCION DE LOS DESARROLLOS GENERADOS EN EL APLICATIVO WSIGA MODULO CALIFICACIONES, CORRESPONDIENTES A LOS AJUSTES REALIZADOS PARA DAR CUMPLIMIENTO AL DECRETO 1290.

2 SOFTWARE WSIGA MODULO CALIFICACIONES ACADEMICO INTRODUCCION Sea esta la oportunidad para ofrecerle un cordial saludo y desearle éxitos en su gestión. Es muy grato estar en capacidad de ofrecerle el software Administrativo WSIA para Instituciones educativas el cual cuenta con los desarrollos integrados para atender los requerimientos específicos de su Institución. Dicho software ha sido desarrollado por ingenieros en sistemas con amplía experiencia en el sector Educativo y Financiero, de la misma forma se contó con la asesoría de expertos en la administración financiera y académica, que aportaron su experiencia y conocimientos de más de 17 años en el desarrollo e implementación de sistemas de información con actualización de datos en tiempo real y desarrollados bajo los más altos estándares de calidad. Dicha experiencia garantiza un software sólido y versátil, El sistema WSIA es un sistema multiusuario, desarrollado para entornos Cliente / Servidor; lo anterior significa que es un sistema que trabaja en red y cuyas posibilidades de crecimiento son incalculables, lo cual le permite a las directivas institucionales descentralizar los procesos académicos y administrativos ligados a los aplicativos. En el caso especifico del modulo académico, el sistema presenta desarrollos en todas las áreas de la administración académica y el soporte operativo, admisiones y registro como de los recursos de la academia, que le permiten a las instituciones tener claro su norte. Entre dichas cualidades se halla un menú parametrizable de logros, un completo sistema de gestión académica, que cubre las necesidades curriculares de cada institución, capacidad que hace de este un sistema replicable en instituciones superiores, tal es nuestro caso; posee gestores que permiten la aplicación de las notas por parte del profesorado, desde planillas en Excel y de la misma manera se esta trabajando en una versión que hará posible que desde la WEB los docentes registren sus notas en línea, además posee interfaces para la exportación e integración con otros sistemas y plataformas.

3 La herramienta WSIA, tiene una historia de 10 anos, el los cuales se ha desarrollado en forma dinámica y teniendo el cuenta los requerimientos de ley y la constante actualización tecnológica que requieren las instituciones educativas. Dicha Herramienta permite estructurar soluciones a la medida de las exigencias legales y administrativas, lo cual ineludiblemente genera beneficios en el plano del factor Costo Beneficio. La herramienta tiene una historia cercana a los 10 años, años que la han llenado de solidez y experiencia en el manejo de los requerimientos educativos. Dicha herramienta ha sido desarrollada en Visual Basic 6.0, con gestores de bases de datos como SQL Server 7.0 y Access, herramientas respaldadas por el grupo Microsoft que garantizan su excelencia en el plano corporativo. No obstante en este momento el grupo desarrollador se encuentra migrando dicho aplicativo a la plataforma Visual Basic.NET.

4 CARACTERISTICAS DE LA NUEVA ACTUALIZACION. De acuerdo a los requerimientos de ley y acordes al decreto 1290 del 16 de abril de 2009, El software en lo que respecta al tema de evaluaciones debe brindar la posibilidad de definir parámetros especiales y tabla de rangos dinámica para cada colegio: El sistema evaluativo se valorará de acuerdo a la escala definida por cada Institución, Un ejemplo es la siguiente: DESEMPEÑO SUPERIOR 4.7 A 5.0 DESEMPEÑO ALTO 4.0 A 4.6 DESEMPEÑO BÁSICO 3.0 A 3.9 DESEMPEÑO BAJO 0.0 A 2.9 DESEMPEÑO SUPERIOR Corresponde al alcance máximo de los estándares, orientaciones y lineamientos del Ministerio de Educación Nacional (MEN), el Proyectos Educativo Institucional (PEI ) y el Marco Común Europeo DESEMPEÑO ALTO Corresponde al alcance satisfactorio de los estándares, orientaciones y lineamientos del MEN, el Marco común Europeo y lo establecido en el PEI. DESEMPEÑO BÁSICO Se entiende como la superación de los desempeños necesarios en relación con las áreas obligatorias y fundamentales y las propias de la Especialidad, teniendo como referente los estándares básicos, las orientaciones y lineamientos expedidos por el Ministerio de Educación Nacional, el Marco común Europeo y lo establecido en el Proyecto Educativo Institucional. DESEMPEÑO BAJO Se entiende como la no superación de los desempeños necesarios en relación con las áreas obligatorias y fundamentales y las propias de la Especialidad, teniendo como referente los estándares básicos, las orientaciones y lineamientos expedidos por el Ministerio de Educación Nacional, el Marco común Europeo y lo establecido en el Proyecto Educativo Institucional.

5 TIEMPO DE CONVERSIÓN. La conversión a la nueva actualización requiere solo de la ejecución de un proceso automático el cual permite crear los nuevos campos y formularios en la base de datos para su manejo. El sistema en forma automática se actualiza y con un proceso de soporte de aproximadamente 2 horas se instala en su equipo. REQUERIMIENTOS TECNICOS. El cliente debe tener la disponibilidad de Internet las 24 Horas, dado que el soporte y actualizaciones posteriores se realizan por este medio utilizando las herramientas TeamViewer y Crossloop. Igualmente se debe tener un equipo en el cual se instala el aplicativo con memoria minima de 1GB y Almacenamiento en disco duro no inferior a 20 GB CAPACITACION. EFFICIENTSOFT ofrece una capacitación en el manejo del programa y sus módulos por 2 Horas en las cuales el usuario estará en capacidad de realizar las siguientes funciones. -Ingreso al programa -Parametrizacion del sistema, información del colegio, materias, áreas, periodos, docentes, Consejeros, logros etc. -Información de estudiantes. -Importación desde Excel de Materias, Docentes, Carga Academica y logros. -Parametrizacion de las escalas según Generación de planillas en Excel para docentes. -Carga de planillas de notas y ausencias. -Generación de boletines. -Generación de Certificados.

6 INSTRUCTIVOS. Nuestro sistema cuenta con instructivos que guían al usuario en la realización de las operaciones de captura y procesos periódicos. Igualmente el usuario tiene la posibilidad de solicitar apoyo telefónico y por medio del Internet. GARANTÍA. Se garantizara por un término de (6) meses contados a partir de la instalación y puesta en marcha del sistema, el buen funcionamiento del SOFTWARE, de acuerdo con las especificaciones y características definidas en el contrato. Este contrato de garantía cubre todos los posibles errores de programación que hagan que el sistema no funcione de acuerdo a los requerimientos establecidos previamente. También incluye la corrección y reprogramación de las funciones que puedan producir las fallas en la operación y el diseño de informes específicos que requiera el usuario y cuya fuente de información se encuentre en la base de datos operativa. Igualmente, no será responsable de fallas que provengan de otros recursos informáticos como Sistema operativo, Red, Cableado, equipos de computo y Herramientas de desarrollo sobre las cuales esta construido el SOFTWARE.

7 SOPORTE POSTERIOR. Una vez termine el período de la garantía, se podrá firmar un contrato de soporte y mantenimiento que le da derecho al usuario, para actualizar el aplicativo con las nuevas versiones y mejoras que se le hagan al sistema, actualización a nuevos sistemas operativos y asesoría telefónica y personal hasta por 2 horas semanales. Este contrato de soporte, cubre todos los posibles errores de programación que hagan que el sistema no funcione de acuerdo a los requerimientos establecidos previamente. También incluye la corrección y reprogramación de las funciones que puedan producir las fallas en la operación y el diseño de informes específicos, que requiera el usuario y cuya fuente de información se encuentre en la base de datos operativa. NOTA: Los costos del trasporte y alojamiento deben ser cubiertos por el cliente. Sea entonces esta la oportunidad de acrecentar los vínculos institucionales, que nos permitan crecer y lograr sus objetivos. Atentamente Ing. RAFAEL JAIME PUERTA EFFICIENTSOFT Tel Cel: WEB

8 REQUERIMIENTOS BÁSICOS El sistema aplicativo WSIAU posee una característica fundamental para el sobre venir de cambios en el ámbito educativo, es por ello que esta basado en el modelo Cliente / Servidor, es por ello que al momento de aprovechar al máximo el aplicativo es necesario contar con un equipo tipo servidor que será en definitiva el encargado del gestionar los datos a las estaciones, y por ende es el ente llamado a descentralizar los procesos académicos de la institución. Servidor Procesador Intel Pentium IV de 1.8 Ghz o superior. Board Intel 845 o Superior 512 MB de memoria Disco Duro de 40 GB Sistema Operativo Windows 2000 Server Office 97 o Superior Estaciones de Trabajo Procesadores Superiores a 200 Mhz 64 MB de memoria Discos Duros de 10 GB o superiores Sistema Operativo Windows 98 o Superior Office 97 o Superior Para que lo anterior se de deberá existir previamente una red que opere en optimas condiciones. El sistema permite trabajar de la misma forma como un nodo independiente, para ello solo es necesario un PC con las siguientes características. Nodo Independiente Procesador Intel Pentium IV de 1.8 Ghz o superior. Board Intel 845 o Superior 512 MB de memoria Disco Duro de 40 GB Sistema Operativo Windows 2000 o XP SP1 Office 97 o Superior CARACTERÍSTICAS GENERALES Ambiente WINDOWS 98,2000,NT o XP Desarrollado en herramientas de ultima generación Fácil instalación Fácil exportación de Datos a través de su conectividad con el Office Exportación e Importación de bases de datos desde archivos planos lo que le permite flexibilidad y confiabilidad Fácil manejo y operación Informes y consultas administrativas Reportes Estadísticos Actualización en línea Posibilidad de Capturar Formatos de recaudo desde archivos planos Multiusuario e instalado en redes Se ofrece además, asesoría en la migración y captura de los datos. Para la carga inicial de la información se tienen diseñados formatos para importación desde Excel. Si es del caso se pueden desarrollar interfaces, para facilitar la migración automática.

9 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA ACADÉMICO El sistema de información académico WSIAU, es un aplicativo desarrollado para administrar eficientemente la información de los diferentes entes académicos desde el preescolar hasta la educación superior. El sistema cuenta con un modulo de Configuración y Parámetros que permite definir el comportamiento, adición, edición y/o, borrado del sistema, de los niveles, grados, grupos, programas académicos, períodos académicos, profesores, horarios y otros datos. La infraestructura se conjuga por medio de la parametrización de aulas, horarios, profesores, etc... Lo cual conlleva al ahorro de gastos logísticos y similares. Cuenta con un completo modulo de inscripciones, con las opciones para el registro, los procesos de entrevista y el proceso de admisión, así como su historia académica. De la misma forma cuenta con informes de admitidos por nivel, resumen de admisiones y listas de cartelera entre otros. El modulo de calificaciones, permite registrar los resultados evaluativos directamente por captura directa. También tiene la opción, de importar desde archivos en formato Excel las calificaciones por profesor. Permite generar fácilmente los informes de listas de clase, notas por alumno, notas por materia, notas por programa y otros. Tiene las opciones para generar consultas de materias, aulas, profesores, carga académica, matriculas y admisiones entre otros. El modulo de informes, permite generar reportes de todos los almacenamientos del sistema y tiene además, un modulo de consultas e informes diseñados por el usuario, en el cual se ingresan consultas SQL, a la tabla de consultas y estas pueden generar informes específicos, que no se encuentran dentro del aplicativo. EL modulo de seguridades controla el acceso a información restringida y maneja los logs y pistas de registro (Para las opciones que se definieron como criticas). Al mismo tiempo permite el registro de los perfiles de súper usuario y usuarios normales. En otra opción se crean los usuarios y se le define el perfil de acceso al sistema. Es importante resaltar que el sistema permite consultar cualquier período académico de un estudiante y no requiere de cierres y procesos de actualización BATCH (En Lote). El sistema se haya orientado a la actualización en tiempo real y en línea. Es altamente parametrizable y permite, a un súper usuario configurar las condiciones del sistema. Gracias a esto, y a ser un sistema altamente parametrizado, no requiere mucho mantenimiento, y sus características pueden ser redefinidas por un usuario administrador.

10 MÓDULOS DEL SISTEMA ACADÉMICO El sistema cuenta con los siguientes módulos. Tablas y parámetros. Periodos académicos. Infraestructura. Horas de clase. Profesores. Programas académicos. Niveles por pensum Materias. Horarios. Modulo de inscripciones. Registro de prematricula, matricula y facturación. Modulo de registro de calificaciones. Modulo de consultas. Modulo de informes. Utilidades especiales. Modulo de seguridades.

11 INTERFASE INICIAL

12 FORMATO DE IMPORTACION DE LOGROS. FORMATO DE CAPTURA DE NOTAS. Esta opción permite la captura de la nota con decimales.

13 VENTAJAS GENERALES DEL SISTEMA. Al igual que el sistema académico, los módulos del sistema financiero mantienen la orientación al registro de actualización en tiempo real y en línea. Es altamente parametrizable y permite a un súper usuario configurar las condiciones del sistema. Gracias a esto, no requiere de permanentes ajustes y se acopla dinámicamente a los requerimientos de su institución. Los módulos se encuentran integrados y conectados, de forma que un cliente creado en el Modulo de facturación es registrado automáticamente en el Modulo de Contabilidad y de proveedores, evitando de esta forma dobles registros e información inconsistente en códigos de asignación internos. Así mismo, el Software tiene una total integración con las herramientas de Microsoft Office, lo cual permite interactuar con el sistema operativo para mejorar la agilidad y versatilidad de la operación. Cuenta también, con múltiples informes prediseñados de acuerdo a las necesidades de su institución y se garantiza la creación de nuevos modelos de impresión, de acuerdo a sus necesidades especificas. Lo anterior, sumado a la generación de un sitio WEB con información básica de su empresa y con la posibilidad de ofrecer consulta de saldos y realizar procesos a través de Internet, hace de nuestra solución la más adecuada para sus requerimientos actuales y futuros.

14 CONTENIDO DEL SISTEMA. La actualización del sistema de información académico, basada en el decreto 1290, contiene lo siguiente. -Ingreso al sistema Debe seleccionar la empresa y a continuación digite el código de usuario y la clave.

15 -Cambio en el menú de escalas Al ingresar al menú, y a continuación logros encontramos las siguientes opciones que se modificaron. Escalas y Valoracion de escalas.

16 Escalas. El sistema al disponer de la actualización crea automáticamente las escalas 21-DESEMPEÑO BAJO 22-DESEMPEÑO BASICO 23-DESEMPEÑO ALTO 24-DESEMPEÑO SUPERIOR Al dar doble clic sobre cada uno de ellos el sistema muestra los campos.} Valor: Valoración numérica de la calificación Letra. Letra asignada por el sistema a la valoración de la escala. NOTA: Esta información puede ser modificada por el usuario y ajustada a sus requerimientos.

17 VALORACION DE ESCALA. Este formato es creado automáticamente por el sistema en su actualización, y permite asignar para el periodo 2010 y superiores unos valores inferior y superior de la calificación numérica de la escala. De acuerdo al ejemplo que venimos trabajando seria de la siguiente forma. 24-DESEMPEÑO SUPERIOR 4.7 A DESEMPEÑO ALTO 4.0 A DESEMPEÑO BÁSICO 3.0 A DESEMPEÑO BAJO 0.0 A 2.9 Para modificar estos valores, solo debe modificarlos en el cuadro y presionar ENTER.

18 ACTUALIZACION DE NOTAS. El proceso de actualización de notas, tiene mejoras en cuanto a la modificación individual de notas de un periodo por estudiante. Nuevos Campos.

19 PROCESO DE IMPORTACION DE INFORMACION. El proceso de importación de datos desde Excel, contiene mejoras en el proceso interno, pero mantiene la misma filosofía de importación de tablas por medio de Excel y formato csv. Descripción del proceso de importación al sistema.

20 FORMATO DE PLANILLA PARA EL DOCENTE. La planilla para que el docente realice el proceso de calificación, tiene el mismo formato pero con algunas variaciones. -La validación de la escala permite digitar notas entre 0 y 5 (Anteriormente un entero de 1 a 5) -Faltas por materia.

21 PROCESO DE CAPTURA DE NOTAS POR PARTE DEL DOCENTE. El docente captura la información de las notas en la planilla Excel. En el caso de logros de materia. El docente digita 4 digitos.

22 PROCESO DE GENERACION DE LA PLANILLA PARA EL DOCENTE. El proceso de generación de planilla para el docente se realiza por el programa qcalificaciones así. Presione el botón. El sistema pide la cedula del docente, y carga la información en el formato Excel Alumnos (Ubicado en la carpeta c:\profesores) Posteriormente debe copiar el archivo en la carpeta del docente y enviarlo por correo electrónico. -Archivo Alumnos.xls -Carpeta del docente.

23 PROCESO DE CARGA DE INFORMACION AL SISTEMA. El usuario debe ingresar por el menú Avanzado y a continuación presione Importacion de notas (Calificaciones)

24 Pantalla de importación. -Tipo de formato a cargar (1-Calificaciones) -Periodo académico (2010) -Periodo de evaluación (1) Seleccionar el archivo. Presionar Cargar Plano. El sistema se encarga de cargar toda la información digitada por el docente.

25 PROCESO DE GENERACION DE BOLETINES DE CALIFICACIONES. Después de cargada toda la información, el sistema genera los boletines de calificación en el Modulo Qcalificaciones (Que se encuentra en su escritorio). -Boletín general -Boletín Preescolar. En ambos casos el sistema pregunta. -Digite el nivel Ej. 206 (sexto, 207-Septimo) -Digite el grupo EJ A,B,C -Digite el periodo de evaluación 201 (20-BAsica 1-Primer periodo) -Digite el periodo académico (2010) El sistema genera el boletín de calificaciones.

26 BOLETIN DE CALIFICACIONES. -Información de las áreas. -Información de las Materias o asignaturas. -Nota.(Tanto para el área como para la materia).valoración (Tanto para el área como para la materia) -Histórico de notas del año. NOTA: El usuario puede colocar el Logo, y modificar el formato de letras y fondos.

27 DOCUMENTOS RELACIONADOS. Instructivo Configuración del sistema. Instructivo para Importar datos desde Excel Instructivo para generar proceso de calificaciones. Instructivo para actualizar tutorías. Preguntas frecuentes. Atentamente RAFAEL JAIME PUERTA RENDON EFFICIENTSOFT

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