Fernández Sánchez Néstor. septiembre, Actualizdo Apoyar la administración de recepción y envío de correos electrónicos.

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1 CONFIGURACIÓN DEL ADMINISTRADOR DE CORREOS OUTLOOK 2003 PARA VARIAS CUENTAS Autor: Contacto: Fecha de elaboración: Propósito: Descriptores: Objetivo: Fernández Sánchez Néstor septiembre, Actualizdo Apoyar la administración de recepción y envío de correos electrónicos. Correo electrónico, Buzón de mensajes, Reglas de recepción. Configurar Outlook 2003 para recibir mensajes desde diversas cuentas de correo electrónico. Resumen Con el propósito de facilitar el proceso de recepción y envío de mensajes por medio del correo electrónico, con un solo administrador, se presentan los pasos a seguir para dar de alta cuentas de correo, carpetas de almacenamiento y reglas para la distribución de la recepción de los mensajes. Índice Introducción... 2 Objetivo de este material... 3 Alta de una cuenta de correo electrónico... 3 Datos de otras cuentas Administración con carpetas Reglas Educación a distancia Comunicación asincrónica/ Mtro. Néstor Fernández S.

2 OULTLOOK 2003 PARA VARIAS CUENTAS Introducción Alta de cuentas de correo electrónico Alta de carpetas Reglas para administración de recepción Cansado de abrir administradores de cuentas de correo? En diversos cursos que he desarrollado acerca del uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación para apoyar el proceso educativo, encuentro que los participantes deben navegar en diferentes sitios para revisar los diversos buzones de sus cuentas de correo toda vez que éstas son requeridas para tener acceso a algunas de las herramientas que ofrecen diferentes servicios. Cuando les explico que bajo un solo administrador de cuentas de correo se pueden recibir mensajes de TODAS las cuentas sale a relucir el satanizado Outlook 1. Totalmente de acuerdo estoy cuando aseveran que Outlook es un riesgo por que "deja pasar" virus. Pero, igualmente lo puede hacer cualquier receptor de correo una vez que "bajamos" o abrimos archivos que vienen adjuntos (actividad frecuente en la docencia). Entonces, bajo este argumento, sería mejor no usar el correo, ni Internet. Si se cumple con las recomendaciones típicas de la recepción de correo, entonces me atrevo en este documento a recomendar Outlook (o cualquier otro administrador de cuentas de correo) para facilitar la recepción y envío de mensajes. En pocas palabras: Contar con un buen antivirus, actualizado No abrir directamente los archivos adjuntos. Guárdelos y antes de abrir analícelo con el antivirus. No abra correos o archivos adjuntos de dudosa procedencia. 1 En este caso nos referimos a Outlook Outlook Express cuenta con otras características que NO se contemplan en este documento. Existen otras versiones similares (2002 ó 2007, por ejemplo) y administradores de otras empresas que cuentan con funciones como las que aquí se describen. 2

3 Objetivo de este material Como se expresa en la primera página, el objetivo de aprendizaje de este documento es que el lector (usted) configure el programa de Microsoft, Outlook 2003, para recibir mensajes desde diversas cuentas de correo electrónico. A continuación se explica, paso a paso, un aserie de acciones a ejecutar para dar de alta una cuenta de correo electrónico para que éste sea recibido por medio de Oulook 2003 o sus versiones recientes. Cabe señalar que las imágenes pueden variar de acuerdo a la versión que usted tenga, pero los contenidos son muy similares entre ellas. Alta de una cuenta de correo electrónico Vamos a dar de alta, primero, una cuenta de correo electrónico. En este caso, la que ofrece la Universidad Nacional Autónoma de México, por medio de servidor.unam.mx. Nota.- Recuerde que a la fecha, su cuenta micuenta@servidor.unam.mx, ahora también funciona como micuenta@unam.mx. Lo anterior, porque de esta forma se mantiene la identidad UNAM en todos los servicios de correo que presta. 3

4 1. Abra Outlook Seleccione Herramientas -> Cuentas de correo electrónico (Ilustración 1) Ilustración 1 Alta de cuentas Se mostrará la ventana Cuentas de correo electrónico (véase Ilustración 2). 4

5 3. Seleccione Agregar una nueva cuenta de correo electrónico. Ilustración 2 Cuentas de correo electrónico 5

6 Se mostrará la ventana Cuentas de correo electrónico Tipo de servidor (véase Ilustración 3). En este caso, la cuenta de servidor.unam.mx corresponde al tipo POP. 4. Seleccione POP3. Una vez seleccionado, presione sobre el botón Siguiente (éste solo podrá activarse cuando seleccione una de las cinco opciones). Ilustración 3 Cuentas de correo electrónico - tipo de servidor Se mostrará la ventana Cuentas de correo electrónico configuración de correo electrónico (véase Ilustración 4) 6

7 5. Llene las casillas con los siguientes datos: a. Su nombre.- El receptor del correo que envíe, recibirá el mensaje con esta expresión, seguida de la cuenta de correo. En este ejemplo, Néstor Fernández S b. Dirección de correo electrónico.- Su cuenta. En este ejemplo, nfs@servidor.unam.mx c. Nombre del usuario.- Primera parte de su contraseña o Login. En este ejemplo nfsunam d. Contraseña.- Segunda parte de su contraseña o password. En este ejemplo, una expresión alfanumérica de 8 caracteres. Por omisión, se verán asteriscos. Tanto la cuenta como la contraseña son determinadas por el administrador del servicio, en este caso la DGSCA UNAM. e. Servidor de correo entrante(pop3).- Es la especificación del servidor que presta el servicio. En este caso, escriba servidor.unam.mx f. Servidor de correo saliente (SMTP).- Igual que el dato anterior, escriba servidor.unam.mx g. Recordar contraseña.- Esta opción sirve para evitar volver a escribir la contraseña cuando se abra Outlook o cuando indique al programa recibir o enviar. Usted elija si conviene, o no, activar la casilla. Ilustración 4 Configuración de correo... "a" Después de seguir los pasos comentados, la ventana quedará como la Ilustración 5. 7

8 Ilustración 5 Configuración de correo... "b" 6. Presione ahora el botón Más configuraciones. 8

9 Se mostrará la ventana Configuración de correo de Internet (Ilustración 6). Por omisión, se presenta la ventana en la opción de pestaña General. Puede suceder que se abra otra pestaña. Comenzaremos con General. a. General.- Escriba en Cuenta de correo --- Escriba el nombre, la expresión que le servirá para identificarla EN ESTE programa este cuenta. En este caso he llamado unam.mx, pero podría ser escuela, oficina, UNAM, etc. (Ilustración 6) b. Servidor de salida.- Active la casilla Mi servidor de salida (SMTP) y Utilizar la misma configuración (véase Ilustración 7). c. Conexión.- Seleccione Conectar utilizando la red local (LAN). En caso de utuiçilizar conexión vía MODEM por teléfono, pruebe con la opción Conectar con modem si (Ilustración 8) d. Avanzadas.- Escriba o cambie los datos del puerto POP3 y SMTP () para que el sistema trabaje con los siguientes números: 110 y 587. Active la casilla Este servidor precisa una conexión cifrada (SSL) (véase Ilustración 10). Ilustración 6 Configuración 1 9

10 Ilustración 7 Configuración 2 Ilustración 8 Configuración 3 10

11 Presione en Aceptar Se cerrará la ventana y de nuevo tendremos a la vista la ventana de la Ilustración Presione Probar configuración. El sistema abrirá la ventana de prueba (véase Ilustración 9) y se enviará un correo electrónico a la cuenta que dio de alta. Si funciona, recibirá en unos minutos el mensaje. Ilustración 10 Configuración de puertos Ilustración 9 Prueba de funcionamiento de cuenta Presione botón Cerrar, se mostrará de nuevo la ventana de la Ilustración 5. Presione en el botón Siguiente. Se mostrará la lista de cuentas que el sistema tiene registrados. En este caso, unam.mx, como se observa en la Ilustración

12 8. Presione sobre el botón Establecer como predeterminado si desea que ésta se la cuenta por la que todos sus correos de salida se procesen. Si no es el caso, dé de alta las demás cuentas y, en su momento, determine cuál de ellas será la cuenta predeterminada. Ilustración 11 Cuentas registradas Datos de otras cuentas Para las demás cuentas, siga los mismos pasos. La diferencia estará en los datos a asignar en las ventanas de configuración con los datos del servicio. A continuación presento los datos que se usan para varios servicios. Si tiene dudas, ingrese al administrador del servicio de su cuenta de correo y busque en los apartados de Preguntas frecuentes o en Ayuda la información acerca del uso de Outlook. Servicio POP SMTP Autenticación Yahoo pop.mail.yahoo.com smtp.mail.yahoo.com - No activar casilla "Iniciar sesión con la Autenticación de contraseña segura. - Active Mi servidor saliente (SMTP) requiere autenticación Puerto POP Puerto SMTP Prodigy pop.prodigy.net smtp.prodigy.net Ningún ajuste Gmail pop.gmail.com smtp.gmail.com Ningún ajuste

13 Administración con carpetas Una vez que dio de alta las cuentas, es recomendable dar de alta las carpetas en las que se incorporarán los mensajes que reciba. 1. Seleccione Archivo -> Carpeta -> Nueva Carpeta (Ilustración 13). Otra opción es Archivo Nuevo -> Carpeta 2. Escriba el Nombre de la nueva carpeta. En este caso, cuenta unam. 3. Seleccione en Contenido de la carpeta, Elementos de Correo y elementos 4. presione en Aceptar Ilustración 13 Asignar nueva carpeta Ilustración 12 Nombre de carpeta Continúe con los pasos 1 a 4 hasta terminar la asignación de cuantas carpetas necesite. 13

14 Reglas Una vez asignadas las carpetas requeridas, indicaremos al sistema que coloque los mensajes recibidos en las carpetas que corresponda por medio de reglas. 1. Seleccione Herramientas -> Reglas y alerta, como se indica en la Ilustración 14. Se mostrará la ventana Reglas y alertas (Ilustración 15). 2. Presione en Nueva regla Se mostrará la ventana Asistente para reglas (Ilustración 16). Seleccione Iniciar desde una regla en blanco. Dé clic sobre Comprobar los mensajes cuando lleguen Ilustración 14 Alta de nueva regla Presione en Siguiente. 14

15 Ilustración 15 Reglas y alertas Ilustración 16 Asistente de reglas 15

16 3. Seleccione la casilla a través de la cuenta especificada. 4. Presione sobre la expresión especificada del segundo recuadro. Se mostrará la ventana Cuenta. 5. Seleccione la Cuenta a la que asignará esta regla. En el ejemplo, unam.mx Presione en Aceptar. Ilustración 17 Condiciones a comprobar 16

17 6. Seleccione la casilla mover a la carpeta especificada Observe que en la ventana secundaria cambió la expresión a través de la cuenta y asignó el nombre de la cuenta que usted seleccionó. Ahora también aparece la leyenda mover a la carpeta seleccionada 7. Pulse sobre la palabra seleccionada Se mostrará una ventana similar a la Ilustración Seleccione la carpeta que corresponde a la cuenta. Pulse en Aceptar. Ilustración 18 Acciones con los mensajes 17

18 Se mostrará una ventana igual a las ilustraciones 17 y 18. Omita este paso Hay excepciones? Configuración del administrador de correos Outlook 2003 Presione en Siguiente. 9. Asigne un nombre a la regla en especifique un nombre para esta regla. Presione en Finalizar. Eso es todo. Ahora cuando reciba un mensaje desde la cuenta unam.mx, el sistema lo llevará a la carpeta correspondiente. Siga los mismos pasos mencionados para las demás cuentas. 18

19 Anexo, En los últimos meses se han distribuido en todo el mundo mensajes alusivos a la necesidad de confirmar cuentas de correo para continuar con el servicio y se solicita a los usuarios incautos devolver el mensaje agregando sus claves de acceso. Lo anterior ha promovido nuevas disposiciones para fortalecer la seguridad en los protocolos de seguridad en la comunicación por correo electrónico para evitar la intrusión y clonación de cuentas. En el caso del las cuentas de correo de la Universidad Nacional Autónoma de México, al día de hoy (abril 2011), requieren unos ajustes para ser utilizados correctamente en Outlook. Siguiendo similares instrucciones aquí expresadas, lo que tiene que hacer el usuario multicuentas de Outlook es conseguir que la configuración de la tenga las siguientes características Note que, en cuenta de usuario, se escribe solo la parte de la cuenta que va antes de En el ejemplo, la cuenta es cuenta@unam.mx, el usuario será cuenta.

20 Las ventanas de configuración que se muestran pertenecen a Outlook Para versión 2003 pueden variar pero la configuración a lograr es la misma para el adecuado funcionamiento de cuenta unam.mx. Mtro. Néstor Fernández Sánchez nfs@unam.mx