PROCESO GESTIÓN DE PAGOS Fecha de aprobación: julio

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1 Código: PSC04 Versión: 1 PROCESO GESTIÓN DE PAGOS Fecha Aprobación: : julio 28 de 2011 Fecha de modificación: julio 27 de 2011 Nro. de páginas: 6 PROCESO GESTIÓN DE PAGOS Fecha de aprobación: julio Fecha de modificación: julio 27 de OBJETIVO Implementar un conjunto de actividades ordenadas y relacionadas cuya ejecución permita el pago oportuno a los acreedores bajo una adecuada gestión del flujo de caja de la empresa ALCANCE El proceso inicia con la recepción de la factura o cuenta de cobro y termina con el pago respectivo CONCEPTOS Control dual: Todos los movimientos de las cuentas bancarias de la Empresa, requieren dos firmas autorizadas (Acuerdo 003 de mayo 27, 2009). Principio de causación: Este principio expresa que los hechos económicos deben reconocerse y contabilizarse en el periodo contable en que estos ocurran ENTRADAS INSUMO PROVEEDOR REQUISITOS Factura o cuenta de cobro. Políticas normatividad externa interna. y e Tercero, contratista o proveedor Entidades Gubernamentales y/o de control. Dirección Administrativa y Financiera Factura asociada a contratos, a orden de compra o a orden de servicio, obligaciones, CDP, RP, matrícula de proveedores. Aplicables a la empresa. 4.5 SALIDAS PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS Pago. Tercero, contratista o Efectivo o cheque: firma del beneficiario con proveedor cedula y huella si es del caso en el comprobante de egreso. Transferencia o consignación: copia de transferencia o consignación bancaria DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

2 ID ACTIVIDAD NOMBRE DESCRIPCIÓN Recibir y distribuir facturas o cuentas de cobro Verificar y validar factura o cuenta de cobro Elaborar memorando con relación de facturas o cuentas de cobro Contabilizar y generar cuentas por pagar 5 Tramitar pago RECIBIR Y CONTABILIZAR FACTURA Auxiliar, recibe facturas o cuentas de cobro, sella y relaciona en planilla control entrega de documentos, y remite al interventor u ordenador del servicio facturado. Interventor u ordenador del bien o servicio facturado, revisa información de factura o cuenta de cobro y soportes asociados contra orden de compra o servicio, si la información es correcta da Vo.Bo., en caso contrario remite al tercero, contratista o proveedor para las correcciones pertinentes. Interventor u ordenador del bien o servicio facturado, para procesos de contratación u obligaciones superior a 50 SMLMV, elabora memorando consignando, deducciones por sanciones, multas y/o amortización de anticipos, número de contrato, contratista, interventor, fecha de vencimiento, RP, pago vigente a seguridad social (cuando aplique), concepto de pago. Remite factura o cuenta de cobro con soportes a Contador. Para procesos de contratación u obligaciones inferiores a 50 SMLMV y con una entrega y un solo pago, la firma de la factura o nota de cobro por el directivo suple el memorando. Cuando se requieran explicaciones para deducciones o reconocimientos adicionales por cualquier concepto, o cualquier otra circunstancia que se considere importante para dar mayor claridad al pago, se requiere el memorando como soporte. Contador, realiza causación, ingresando al sistema de información los datos de factura o cuenta de cobro en el periodo contable correspondiente a la adquisición del bien o servicio, verifica que las retenciones liquidadas sean correctas y genera cuenta por pagar, y remite con soportes a Tesorero. Si el tercero, contratista o proveedor no está registrado en la base de datos, lo ingresa al sistema con las respectivas obligaciones fiscales. TRAMITAR PAGO Tesorero, revisa cuenta por pagar, clasifica por fecha de vencimiento y por forma de pago (transferencia electrónica, cheque o cupón-idea) y programa pagos, genera comprobantes de egreso y remite a profesional DAF responsable de control dual. 6 Generar y autorizar pago Cupon de pago.pdf Comprobante de egreso y Volante de p Gerente, Director DAF o Profesional responsable control dual, dependiendo de la cuantía y si el pago es por transferencia electrónica, ingresa información al portal del banco. Si el pago es en cheque o cupón-idea firma egreso y documento como segundo aprobador. Tesorero, para pago por transferencia, ingresa a portal bancario, autoriza pago, imprime soporte, lo adjunta al

3 7 Legalizar pago comprobante de egreso y firma. Si el pago es por cheque lo elabora, firma y remite al responsable del control dual para firma, si el pago es por cupón-idea firma y remite al responsable del control dual para firma, remite a tesorería del IDEA para elaboración de cheque. Tesorero, para pagos por transferencia remite al tercero, contratista o proveedor vía electrónica el soporte de pago, para pagos con cheque anuncia telefónicamente, entrega cheque y legaliza con firma o sello si el caso en el comprobante de pago FLUJOGRAMA DEL PROCESO INTERVENTOR U ORDENADOR DEL BIEN O SERVICIO CONTADOR TESORERO Inicio Recibe y verifica factura o cuenta de cobro. Elabora y adjunta memorando autorización de pago. Contabiliza Programa pago, emite egreso y elabora cheque o cupón- IDEA Remite para firma a responsables Control Dual. Realiza transferencia, avisa pago y/o entrega cheque. Fin 4.8. POLÍTICAS ASOCIADAS AL PROCESO: Comunicado Interno DAF-016 de mayo 05 de Cierre Contable Acuerdo 003 de 2009 Delegaciones Directiva 34 de febrero 17 de 2011 Reglamentación Acuerdo INSTRUCTIVO MANEJO DE CAJA MENOR Fecha de aprobación: diciembre 11 de ENTRADAS

4 INSUMO PROVEEDOR REQUISITOS Necesidad de Dependencias pagar gasto, de la empresa compra o servicio Según Directiva No. 06 de Junio 13 de 2009y Directiva 18 de diciembre 11 de 2009, artículo 5 y 3 respectivamente. Destinación general de las cajas menores: Transporte terrestre urbano, local y nacional de personas y carga, alquiler de bestias, cargue y descargue de materiales y bienes, parqueadero, peajes, y servicio de correo y encomiendas. Gastos legales, jurídicos, impuesto predial, gastos notariales y de registro. Fotocopias, copias heliográficas, impresión de documentos, grabación y reproducción de información, recarga de cartuchos o tonner, revelado fotográfico, útiles y papelería cuando no estén incluidos en contratos de suministro. Montajes de llantas, neumáticos, materiales, combustible, lubricantes, repuestos y mano de obra para reparaciones menores urgentes del parque automotor, materiales, repuestos, mantenimiento, combustibles y mano de obra que requieran las instalaciones y equipos, reparaciones menores en oficina y servicios en general, recarga de extintores y, botada de escombros. Servicios públicos, telefonía celular y servicios de Telecomunicaciones. Cafetería, alimentación y refrigerios autorizados por la Dirección Administrativa y Financiera. Implementos de aseo. Suscripciones, afiliaciones. Publicaciones. Capacitaciones. Gastos de representación de Gerencia General y demás dependencias previa autorización del Gerente General. Gastos que sean requeridos para la prestación del servicio en situaciones de emergencia, en las cuales no se pueda recurrir a los trámites normales de compra establecidos por la Dirección Administrativa y Financiera. Otros conceptos que a criterio de la Dirección Administrativa y Financiera se deban incluir para el normal funcionamiento de la empresa. Cuando se trate de la compra de bienes con valor superior a un 10% de un (1) SMMLV requiere de la autorización previa de la Dirección Administrativa y Financiera. Formato solicitud Menor Caja Dependencias Requirentes Debe contener: fecha, nombre y cargo, especificación del gasto, compra o servicio, centro de actividad, valor solicitado, Vo.Bo. del Jefe de la Dependencia requirente SALIDAS PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS Dinero para pagar gasto, compra o Dependencias Requirentes Formato CM01 Solicitud pago por caja menor diligenciado con anexo de soportes legales con Vo. Bo. del responsable del gasto

5 servicio Cheque para reembolso de Caja Menor Responsable del Manejo Caja Menor El comprobante de legalización debe tener el Vo.Bo. de: Asistente Administrativa, Tesorero y Director de la dependencia Administrativa y Financiera DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ID ACTIVIDAD NOMBRE Requerimiento sufragar gastos para Desembolso y legalización del gasto Realización Gasto, compra o servicio Legalización y solicitud de reposición Caja Menor Revisión y reposición Caja Menor Elaboración y entrega cheque para reembolso Caja Menor Actualización Saldo autorizado Caja Menor DESCRIPCIÓN El empleado de la Hidroeléctrica que requiera sufragar un gasto, diligencia formato Solicitud Pago por Caja Menor detallando: Fecha Nombre y cargo del solicitante Centro de actividad Valor solicitado Descripción del gasto, compra o servicio Justificación Firma del Jefe de Dependencia que autoriza el gasto Este formato se entrega al Responsable del Manejo Caja Menor con firma del jefe de la Dependencia. En ausencia de responsable definido, corresponde al Gerente General designar un responsable transitorio para el manejo de la Caja Menor. a. El Responsable del Manejo Caja Menor revisa solicitud y soportes de compra o servicio, verifica si al pago de los gastos se debe descontar de acuerdo al concepto y monto el valor de retención en la fuente. Entrega dinero solicitado, actualiza archivo del sistema Libro Caja Menor y archiva solicitud y soportes en carpeta soportes desembolso Caja Menor b. Si la solicitud no se ajusta a la normatividad lo devuelve al empleado para que realice las correcciones respectivas. El empleado requirente efectúa el gasto, compra o servicio y entrega soportes, facturas o cuentas de cobro al Responsable del Manejo Caja Menor. (ver ID 2 literal b). El Responsable del Manejo Caja Menor revisa el archivo del sistema Libro Caja Menor, y diligencia el Comprobante de Legalización y Reembolso Caja Menor por el valor gastado y lo remite con los soportes respectivos a la Asistente Dirección Administrativa y Financiera. La Caja Menor debe tener disponibilidad de efectivo durante el tiempo del trámite del Reembolso Asistente Dirección Administrativa y Financiera revisa y valida soportes recibidos, recoge Vo.Bo. del Director Administrativo y Financiero, y entrega al Profesional responsable de Tesorería quien verifica disponibilidad de fondos y autorizar la elaboración del cheque. Con base en la programación de pago el Asistente de la Dirección Administrativa y Financiera elabora, obtiene firmas y entrega cheque a nombre de la Responsable del Manejo Caja Menor. El Responsable del Manejo Caja Menor recibe el efectivo por el valor del Reembolso Caja Menor y actualiza el saldo en el archivo del sistema Libro Caja Menor

6 POLÍTICAS ASOCIADAS Directiva No. 06 de Junio 13 de 2009 Directiva No. 08 de Junio 26 de 2009 Directiva No. 18 de diciembre de 2009 Directiva no. 23 de febrero de 2010