BUPA INSURANCE COMPANY Notificación de Prácticas de Privacidad HIPAA

Transcripción

1 BUPA INSURANCE COMPANY Notificación de Prácticas de Privacidad HIPAA THIS ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE LA MANERA EN QUE PUEDE SER USADA Y REVELADA LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED, Y CÓMO TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. REVISE ESTA NOTIFICACIÓN DETALLADAMENTE. COMPROMISO DE BUPA GLOBAL En Bupa nos preocupamos por los demás. Nuestro alto nivel de atención, dedicación, ética y respeto es valorado por las personas en los momentos más vulnerables de sus vidas. Por lo tanto, la confianza es algo intrínseco en la manera en que operamos. La esencia de nuestra empresa global son nuestros valores; estos son los principios que determinan la manera en la que nos comportamos y en lo que creemos, como compañía y como empleados. Preservar la confidencialidad y proteger la información que nos han confiado son dos de los principios básicos bajo los cuales Bupa maneja sus negocios. El reglamento de privacidad del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU. ( U.S. DHHS, por sus siglas en inglés), emitido bajo la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 ( HIPAA Original, por sus siglas en inglés), según ha sido enmendada por la Ley de Tecnología de Información de la Salud para la Salud Clínica y Económica, Título XIII de la Ley de Recuperación y Reinversión de los Estados Unidos de 2009 ( HITECH, por sus siglas en inglés), y más adelante enmendada por la Regla Final emitida el 25 de enero de 2013 por el U.S. DHHS (HIPAA Original, HITECH y la Regla Final conjuntamente conocidas como HIPAA ), y cualquier enmienda subsecuente a HIPAA, nos exige mantener la privacidad de la Información Protegida sobre la Salud [Protected Health Information PHI ] (como se define a continuación), y proporcionar a nuestros asegurados principales notificaciones con respecto a nuestras obligaciones legales, a sus derechos y a nuestras prácticas de privacidad referentes al uso y revelación de su Información Protegida sobre la Salud. En caso de que la ley correspondiente, que no sea HIPAA, prohíba o limite materialmente nuestros usos y revelaciones de la Información Protegida sobre la Salud, tal como se establece a continuación, restringiremos nuestros usos y/o revelaciones de su Información Protegida sobre la Salud, de conformidad con la norma más estricta. Se nos exige cumplir con los términos de esta Notificación mientras la misma esté vigente. QUÉ INFORMACIÓN PODEMOS RECABAR El término Información Protegida sobre la Salud en esta Notificación incluirá cualquier información, ya sea verbal o registrada en cualquier forma o medio, que sea creada o recibida por Bupa que razonablemente pueda ser usada para identificarlo a usted y que se relaciona con su estado de salud física o mental pasado, presente o futuro; la atención médica recibida por usted o el pago pasado, presente o futuro por dicha atención médica. La Información Protegida sobre la Salud puede incluir, sin limitación: historias clínicas; información sobre cobertura de seguro de salud, incluyendo historial de reclamaciones, información financiera y datos demográficos. A QUIÉN PODEMOS REVELAR INFORMACIÓN PROTEGIDA SOBRE LA SALUD La Información Protegida sobre la Salud es rutinariamente solicitada por o revelada a: médicos y otros proveedores de atención médica; hospitales; administradores de reclamaciones de terceros; agentes de seguros o corredores y sus agencias; aseguradoras de reaseguros; aseguradoras anteriores; y patrocinadores de planes de salud de grupo, como parte de nuestras operaciones comerciales normales. CÓMO USAMOS O REVELAMOS LA INFORMACIÓN PROTEGIDA SOBRE LA SALUD TENEMOS DERECHO A USAR Y REVELAR INFORMACIÓN PROTEGIDA SOBRE LA SALUD, SIN SU AUTORIZACIÓN, PARA SU TRATAMIENTO, PARA PAGAR SU ATENCIÓN MÉDICA Y PARA OPERAR NUESTRO NEGOCIO. POR EJEMPLO, PODEMOS USAR O REVELAR SU INFORMACIÓN PROTEGIDA SOBRE LA SALUD DE LA SIGUIENTE MANERA: Para actividades de pago. Podemos usar o revelar su Información Protegida sobre la Salud para facturar, determinar la cobertura y procesar reclamaciones de atención médica que usted recibe, incluyendo subrogación o coordinación de sus otros beneficios. Por ejemplo, podemos decirle a un médico si usted es elegible para cobertura y qué porcentaje de la factura puede ser cubierto.

2 Para tratamiento. Podemos usar o revelar su Información Protegida sobre la Salud para ayudar en su tratamiento o en la coordinación de su atención médica. Por ejemplo, podemos revelar su Información Protegida sobre la Salud a sus médicos para ayudarlos a brindarle atención médica. Para operaciones de atención médica. Podemos usar y revelar su Información Protegida sobre la Salud según sea necesario para nuestras operaciones de atención médica, y podemos revelar Información Protegida sobre la Salud a otros que tengan una relación con un asegurado de Bupa (pero sólo si la información incumbe a tal relación). Ejemplos de operaciones de atención médica incluyen, sin limitación, aseguramiento, clasificación de primas u otras actividades relacionadas con la creación, renovación o reemplazo de un plan de salud, procesamiento de reclamaciones, reaseguro, cumplimiento, auditoría, administración de negocios, mejora y control de calidad, así como otras necesidades operacionales autorizadas por ley y requeridas en el curso normal del negocio. Tenemos prohibido usar o revelar su Información Protegida sobre la Salud relacionada con información genética sobre su persona para propósitos de evaluación de riesgo. Para patrocinadores de planes. Si su cobertura de seguro de salud es a través de un plan de salud de grupo patrocinado por un empleador, podemos compartir un resumen de información sobre la salud e información de inscripción y baja con el empleador/patrocinador del plan. Además, podemos compartir otra Información Protegida sobre la Salud con el patrocinador del plan para la administración del plan, si el patrocinador del plan acepta las restricciones especiales del uso y revelación de la Información Protegida sobre la Salud, de conformidad con la ley correspondiente. TAMBIÉN PODEMOS USAR O REVELAR SU INFORMACIÓN PROTEGIDA SOBRE LA SALUD, SIN SU PERMISO, PARA LOS SIGUIENTES PROPÓSITOS BAJO CIRCUNSTANCIAS LIMITADAS Y DE CONFORMIDAD CON LA LEY CORRESPONDIENTE: Según lo exigido por la ley. Podemos revelar Información Protegida sobre la Salud cuando la ley así lo exija. A las personas relacionadas con su atención médica. Podemos usar o revelar su Información Protegida sobre la Salud a una persona relacionada con su atención médica o que ayuda a pagar su atención médica, tal como un miembro de su familia, cuando usted está incapacitado o en una emergencia, o cuando usted acepta o no se opone dada la oportunidad. Si usted no está disponible o no está en capacidad de oponerse, aplicaremos nuestro mejor criterio para decidir si la revelación de información es para su bien. Para actividades de Salud Pública tales como informar o prevenir brotes de enfermedades. Para hacer denuncias sobre víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica ante las autoridades gubernamentales autorizadas por ley para recibir tal información, incluyendo a agencias de servicio social o de protección. Para actividades de control de la salud al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU. o a una agencia de control de salud para actividades autorizadas por ley, tales como licencias, auditorías gubernamentales e investigaciones de fraude. Para procedimientos judiciales o administrativos tales como en respuesta a órdenes judiciales o de allanamiento. Para efectos del cumplimiento de la ley. Podemos revelar su Información Protegida sobre la Salud a un funcionario encargado del cumplimiento de la ley a efectos tales como el de brindar información limitada para localizar a una persona desaparecida o para denunciar un delito. Para evitar una amenaza grave a la salud o la seguridad hacia usted, otra persona, o hacia el público, como por ejemplo, al revelar su Información Protegida sobre la Salud a las agencias de salud pública o a autoridades encargadas del cumplimiento de la ley, en caso de una emergencia o desastre natural. Para auxilio a víctimas de catástrofes. Podemos revelar su Información Protegida sobre la Salud en situaciones de catástrofe donde las organizaciones de auxilio a víctimas de catástrofe busquen su Información Protegida sobre la Salud para coordinar su cuidado o notificar a su familia y amigos sobre su ubicación y su estado. Le daremos la oportunidad de aceptar u oponerse a tal revelación siempre que sea posible hacerlo. Notas de psicoterapia. En la mayoría de las circunstancias, sin su autorización por escrito, no podemos revelar las anotaciones que tomó el consejero de salud mental durante las sesiones. Sin embargo, podemos revelar tales anotaciones a efectos del tratamiento y del pago, para control estatal y federal del profesional de salud mental, a los efectos de los examinadores médicos o médicos forenses, para impedir una amenaza grave a la salud o la seguridad, o en cualquier otra manera que lo exija la ley correspondiente.

3 Mercadeo y Venta de Información Médica. La mayoría de los usos y divulgación de su información médica para propósitos de mercadeo o que constituya la venta de su información médica requieren su autorización. Sin embargo, nosotros no vendemos su información médica. Recaudación de Fondos. Usted tiene el derecho de elegir no recibir ninguna comunicación sobre recaudación de fondos; sin embargo, nosotros no llevamos a cabo ninguna actividad o comunicación relacionada con recaudación de fondos. Por lo tanto, no usamos ni divulgamos su Información Protegida sobre la Salud para propósitos de recaudación de fondos. Representante personal. Si usted tiene un representante personal, tal como un tutor legal, trataremos a esa persona como si fuera usted mismo, con respecto a las revelaciones de su Información Protegida sobre la Salud. Si usted fallece, podemos revelar Información Protegida sobre la Salud a un albacea o administrador de su caudal hereditario en la medida en que esa persona esté actuando como su representante personal. Para brindar información referente a los difuntos. Podemos revelar Información Protegida sobre la Salud a un médico forense, examinador médico o director de funeraria para identificar a la persona fallecida, determinar la causa de muerte o según lo autorice la ley. Para brindarle información a usted referente a otros productos y servicios relacionados con la salud. Podemos revelar su Información Protegida sobre la Salud para brindarle información a usted referente a tratamientos médicos y programas alternativos o acerca de productos y servicios relacionados con la salud, sujetos a los límites impuestos por la ley correspondiente. Por ejemplo, podemos usar o revelar su Información Protegida sobre la Salud a los efectos de comunicarle acerca de nuestros productos de seguro de salud que puedan mejorar la cobertura del plan de salud existente, y acerca de productos y servicios relacionados con la salud que puedan agregar valor a su salud o plan de salud. A instituciones correccionales o a funcionarios encargados del cumplimiento de la ley si usted es un recluso en una institución correccional o está bajo la custodia de un funcionario encargado del cumplimiento de la ley, pero sólo si es necesario (1) para que la institución le brinde atención médica; (2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; o (3) para la seguridad y protección de la institución correccional. A los Asociados de Negocios de la empresa que realicen funciones para nosotros o en nuestra representación o nos brinden servicios, si la Información Protegida sobre la Salud es necesaria para tales funciones o servicios. Se exige, bajo contrato con nosotros, que nuestros asociados de la empresa protejan la privacidad de la Información Protegida sobre la Salud de usted y no se les permite usar o revelar ninguna Información Protegida sobre la Salud más que la especificada en nuestro contrato y de acuerdo con la ley correspondiente. Vigente desde el 17 de febrero de 2010, nuestros asociados de la empresa también estarán sujetos directamente a las leyes de privacidad de HIPAA. A los fines de la notificación de filtración de datos. Podemos usar su información de contacto para proporcionar notificaciones requeridas por ley con respecto a adquisiciones, acceso, uso o revelación, no autorizados, de su Información Protegida sobre la Salud. Podemos enviar una notificación directamente a usted o notificar al patrocinador de su plan de salud a través del cual usted recibe cobertura de seguro de salud. SU AUTORI ZACIÓN POR ESCRITO Salvo para los usos y revelaciones de su Información Protegida sobre la Salud descritos, establecidos y limitados en esta Notificación, no usaremos ni revelaremos su Información Protegida sobre la Salud, a menos que usted haya firmado una solicitud por escrito autorizando cualquier uso o revelación. Usted puede revocar su autorización escrita en cualquier momento por escrito, a menos que ya hayamos actuado basándonos en su autorización. Usted puede enviar por correo su autorización escrita y solicitudes para revocar su autorización previa, a la dirección que aparece al final de esta Notificación. CUÁLES SON SUS DERECHOS CON RESPECTO A SU INFORMACIÓN PROTEGIDA SOBRE LA SALUD, USTED TIENE DERECHO A: Ver y obtener una copia de su Información Protegida sobre la Salud que puede ser usada para tomar decisiones sobre usted, tales como reclamaciones e historias clínicas o registros de gestión médica. También puede en algunos casos recibir un resumen de su Información Protegida sobre la Salud. Usted debe enviar una solicitud por escrito para revisar y copiar su Información Protegida sobre la Salud. Envíe su solicitud por correo a la dirección que aparece abajo. En ciertas circunstancias limitadas, podemos negar su solicitud de revisar y copiar su Información Protegida sobre la Salud. Si negamos su solicitud, usted tiene derecho a que se revise la negación. Podemos cobrar un cargo razonable por cualquier copia que usted solicite de su Información Protegida sobre la

4 Salud. Vigente desde del 17 de febrero de 2010, si guardamos un registro de salud electrónico que contenga su Información Protegida sobre la Salud, usted tiene derecho a solicitar que enviemos una copia de su Información Protegida sobre la Salud en formato electrónico a usted o a un tercero que usted determine. Podemos cobrar un cargo razonable por enviar una copia electrónica de su Información Protegida sobre la Salud. Pedir que se modifique la Información protegida sobre la salud que guardamos sobre usted si cree que la misma es errónea o incompleta. Su solicitud debe ser por escrito y detallar las razones de la modificación solicitada. Envíe su solicitud por correo a la dirección que aparece abajo. Si negamos su solicitud, usted puede hacer que se agregue una declaración de su desacuerdo a su Información Protegida sobre la Salud. Recibir una rendición de cuentas de ciertas revelaciones de la información protegida sobre su salud hechas por nosotros durante los seis años anteriores a su solicitud. Esta rendición de cuenta no incluirá revelaciones de información hechas: (i) a efectos del tratamiento, pago y operaciones de atención médica; (ii) a usted o conforme a su autorización; (iii) a instituciones correccionales o funcionarios encargados del cumplimiento de la ley; (iv) relacionadas con el uso o revelación de cualquier otra manera permitidos o requeridos; (v) a efectos de la seguridad nacional; y (vi) como parte de un conjunto de datos limitados. Pedir que se restrinjan los usos o revelaciones de la información protegida sobre su salud para tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Usted también tiene derecho a pedir que se restrinjan las revelaciones a familiares u otros que estén relacionados con su atención médica o con el pago de su atención médica. Si bien tomaremos en consideración su solicitud y permitiremos solicitudes consecuentes con nuestras normas, no estamos obligados a aceptar ninguna restricción. Nos reservamos el derecho de terminar una restricción acordada si creemos que dicha terminación es apropiada. En caso de terminación por nuestra parte, le notificaremos sobre dicha terminación. Usted también tiene derecho a terminar cualquier restricción acordada. Las solicitudes de restricción (o terminación de una restricción existente) pueden ser dirigidas a Bupa, por escrito, a la dirección que aparece abajo. Pedir recibir comunicaciones confidenciales sobre la información protegida de su salud de manera diferente o en un lugar diferente. Por ejemplo, enviar información a un apartado postal en vez de a su dirección particular. Para solicitar comunicaciones confidenciales, usted debe enviar una solicitud por escrito a la dirección de Bupa que aparece abajo. Su solicitud debe especificar cómo y dónde desea ser contactado. Solicitar que un proveedor no nos envíe Información protegida sobre su salud en ciertas circunstancias, si la información protegida sobre su salud está relacionada con un artículo o servicio de atención médica por el cual usted ha pagado por completo al proveedor. Recibir una copia impresa de esta Notificación. Usted puede pedir una copia de esta Notificación en cualquier momento. Aunque usted haya aceptado recibir esta Notificación en formato electrónico, tiene derecho a solicitar una copia impresa de esta Notificación. También puede obtener una copia de esta Notificación en nuestro sitio web, Derecho a recibir notificación de incumplimiento. Estamos obligados a notificarle por carta certificada o por correo electrónico (si usted indicó que prefiere recibir información por correo electrónico), acerca de cualquier incumplimiento relacionado con la Inseguridad de su Información Protegida sobre la Salud, tan pronto como sea posible, pero en cualquier caso, no más de 60 días después de haber descubierto el incumplimiento según lo señala la ley correspondiente. La Inseguridad de su Información Protegida sobre la Salud es aquella información que no está asegurada a través del uso de una tecnología o metodología identificada por el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE.UU., para hacer que la Información Protegida sobre la Salud sea inutilizable, ilegible o indescifrable para usuarios no autorizados. Restricciones adicionales sobre el uso y la revelación. Algunas otras leyes pueden requerir protecciones de privacidad especiales que restringen el uso y revelación de cierta información de salud, incluyendo información confidencial sobre usted. Información confidencial puede incluir información relacionada con el consumo excesivo de alcohol o drogas, genética, VIH/SIDA, salud mental, enfermedades de transmisión sexual e información médica sobre el aparato reproductor, así como abuso o abandono infantil o adulto, incluyendo abuso sexual. CAMBIOS A ESTA NOTIFICACIÓN Bupa se reserva el derecho de cambiar los términos de esta Notificación y hacer efectiva cualquier disposición nueva de esta Notificación para toda Información Protegida sobre la Salud que sea creada, recibida y guardada. Si hacemos un cambio material a nuestras prácticas de privacidad, le enviaremos una Notificación revisada por correo directo reflejando ese cambio, dentro de los 60 días de ocurrido el cambio y, además, publicaremos la Notificación revisada en nuestro sitio web en:

5 EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS Si tiene alguna pregunta acerca de esta Notificación o quiere ejercer cualquiera de sus derechos que aparecen en esta Notificación, usted puede contactar a Bupa Global enviando una solicitud por escrito. Todas las solicitudes por escrito deben ser enviadas por correo a Bupa Global, a la siguiente dirección: Bupa Global Atención: HIPAA Privacy Officer Old Cutler Road, Suite 400 Palmetto Bay, Florida USA privacyoffice@bupalatinamerica.com CÓMO PRESENTAR UNA QUEJA Si usted cree que sus derechos de privacidad han sido violados, puede presentar una queja ante nosotros (a nuestro funcionario de HIPAA en la dirección que aparece arriba), o ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. Todas las quejas deben presentarse por escrito y deben ser presentadas dentro de los 180 días posteriores a haberse enterado o que debió haberse enterado de que ocurrió la presunta violación. Para más información, visite el sitio web de la Oficina de Derechos Civiles de los Estados Unidos: USTED NO SERÁ PENALIZADO POR PRESENTAR UNA QUEJA. Fecha de Vigencia de la Notificación 1 de septiembre de 2013