CURSO: ASPECTOS PRÁCTICOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS. CONFIDENCIALIDAD Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA

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1 CURSO: ASPECTOS PRÁCTICOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS. CONFIDENCIALIDAD Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA

2 MÓDULO I. SEGURIDAD E INSTRUCCIONES PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO SANITARIO. UN ENFOQUE PRÁCTICO TUTOR / PROFESOR BORJA GONZÁLEZ ALONSO

3 INDICE TABLA DE CONTENIDO Página MÓDULO 1 SEGURIDAD E INSTRUCCIONES PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO SANITARIO. UN ENFOQUE PRÁCTICO TEMA 1 DEFINICIONES DE LOPD Y SU REGLAMENTO DE DESARROLLO DEFINICIONES DE LA LOPD Y SU REGLAMENTO DE DESARROLLO Dato de carácter personal Qué tipo de datos puede contener un fichero? Fichero Tratamiento de datos Afectado o interesado Consentimiento Responsable del fichero o tratamiento Encargado del tratamiento Comunicación o cesión de datos Procedimiento de disociación Fuentes accesibles al público TEMA 2 PRINCIPIOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL PRINCIPIOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Calidad de los datos Finalidad Exactitud y puesta al día de los datos personales Página 3 de 162

4 MÓDULO 1. SEGURIDAD E INSTRUCCIONES PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO SANITARIO. UN ENFOQUE PRÁCTICO Página 1.4 Información en la captación de datos Consentimiento Datos especialmente protegidos Seguridad de los datos Confidencialidad Cesiones o comunicaciones de datos Encargados del tratamiento TEMA 3 DERECHOS DE LOS AFECTADOS DERECHOS DE LOS AFECTADOS Derecho de acceso Derecho de rectificación Derecho de cancelación Derecho de oposición Derecho de impugnación de valoraciones Consulta en el Registro General de Protección de Datos TEMA 4 LOS FICHEROS EN EL ÁMBITO SANITARIO LOS FICHEROS EN EL ÁMBITO SANITARIO (I) Obligaciones respecto del tratamiento Facilitar el ejercicio de los derechos de los interesados Deber de secreto Deber de colaboración con la Agencia Transferencias Internacionales de datos Transferencias sujetas a autorización del Director de la Agencia Española de Protección de Datos Pág. 4 de 162 ASPECTOS PRÁCTICOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS. CONFIDENCIALIDAD Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA

5 INDICE 1.6 Códigos tipo Obtención del formulario electrónico de Notificaciones Telemáticas a la AGPD Pasos para la cumplimentación del formulario Cumplimentación de los apartados del formulario Responsable del fichero Derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición Disposición general de creación, modificación o supresión Encargado del tratamiento Identificación y finalidad del fichero Origen y procedencia de los datos Tipos de datos, estructura y organización del fichero Medidas de seguridad Cesión o comunicación de datos Transferencias internacionales Hoja de solicitud Modificación de la inscripción Supresión de la inscripción Notificaciones tipo Titularidad Pública TEMA 5 SUPUESTOS CONFLICTIVOS EN EL ÁMBITO SANITARIO SUPUESTOS CONFLICTIVOS EN EL ÁMBITO SANITARIO 1.1 Ficheros a declarar por un servicio o centro sanitario Tratamiento de datos de carácter sensible sin el consentimiento del interesado Aprobación y publicación de la disposición general en el Boletín Oficial o Diario correspondiente para ficheros de titularidad pública Uso de los datos para una finalidad distinta para la cual fueron recabados Página 5 de 162

6 MÓDULO 1. SEGURIDAD E INSTRUCCIONES PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO SANITARIO. UN ENFOQUE PRÁCTICO 1.5 Contratación de terceras empresas que traten datos de carácter personal por cuanta del servicio o centro sanitario Páginas Web de los servicios o centros sanitarios Derecho de acceso al historial clínico cuando en el mismo se contienen datos de carácter personal de personas distintas al interesado Acceso al historial clínico por parte de asistentes sociales Encuestas para valorar la calidad del servicio por parte de un centro o servicio sanitario Emisión de justificantes de asistencia sanitaria a personas distintas del paciente Acceso a datos de carácter personal por los empleados del servicio o centro sanitario Cesión de datos de pacientes a los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad Cesiones de datos personales de familiares de personas fallecidas a empresas con la finalidad de realizar acciones comerciales, por parte del centro o servicio sanitario Medidas de seguridad Grabación de las conversaciones telefónicas con pacientes inscritos en una lista de espera quirúrgica y que tienen como finalidad la mejora de la gestión TEMA 6 MEDIDAS DE SEGURIDAD MEDIDAS DE SEGURIDAD 1.1 Básico Medio Alto MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICABLES A LOS FICHEROS Y TRATAMIENTOS AUTOMATIZADOS 2.1 Documento de seguridad (Nivel básico) Funciones y obligaciones del personal (Nivel básico) Pág. 6 de 162 ASPECTOS PRÁCTICOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS. CONFIDENCIALIDAD Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA

7 INDICE 2.3 Registro de incidencias (Nivel básico) Control de acceso (Nivel básico) Gestión de soportes y documentos (Nivel básico) Identificación y autenticación (Nivel básico) Copias de respaldo y recuperación (Nivel básico) Responsable de Seguridad (Nivel medio) Auditoría (Nivel medio) Gestión de soportes y documentos (Nivel medio) Identificación y autenticación (Nivel medio) Control de acceso físico (Nivel medio) Registro de incidencias (Nivel medio) Gestión y distribución de soportes (Nivel alto) Copias de respaldo y recuperación (Nivel alto) Registro de accesos (Nivel alto) Telecomunicaciones (Nivel Alto) MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICABLES A LOS FICHEROS Y TRATAMIENTOS NO AUTOMATIZADOS Obligaciones comunes (Nivel básico) Criterios de archivo (Nivel básico) Dispositivos de almacenamiento (Nivel básico) Custodia de los soportes (Nivel básico) Responsable de seguridad y Auditoría (Nivel medio) Almacenamiento de la información (Nivel alto) Copia o reproducción (Nivel alto) Acceso a la documentación (Nivel alto) Traslado de documentación (Nivel alto) Página 7 de 162

8 MÓDULO 1. SEGURIDAD E INSTRUCCIONES PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO SANITARIO. UN ENFOQUE PRÁCTICO Tema 7 INFRACCIONES Y SANCIONES INFRACCIONES Y SANCIONES 1.1 Infracciones Leves Infracciones graves Infracciones muy graves Procedimiento sancionador Procedimiento de tutela de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición Procedimientos relativos al ejercicio de la potestad sancionadora Responsabilidad de las Administraciones Públicas La responsabilidad patrimonial derivada de la actuación de la Administración Pública TEMA 8 LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y SUS HOMÓLOGAS AUTONÓMICAS LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Naturaleza y régimen jurídico El Director Funciones del Director de la Agencia Española de Protección de Datos Consejo Consultivo Registro General de Protección de Datos Potestad de inspección LA AGENCIA CATALANA DE PROTECCIÓN DE DATOS Funciones El Director de la Agencia Catalana de Protección de Datos El Consejo Asesor de Protección de Datos de Cataluña El Registro de Protección de Datos de Cataluña AGENCIA VASCA DE PROTECCIÓN DE DATOS Funciones Pág. 8 de 162 ASPECTOS PRÁCTICOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS. CONFIDENCIALIDAD Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA

9 INDICE 3.2 El Director de la Agencia Vasca Consejo Consultivo Registro de Protección de Datos Tema 9 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN E INSTRUCCIONES PARA SU USO USO DEL EQUIPAMIENTO INFORMÁTICO Uso de nombres de usuario y contraseñas Uso aceptable de los equipos informáticos Usos específicamente prohibidos de los equipos Informáticos Uso de sistemas de almacenamiento extraíbles Uso de smartphones y tabletas Uso aceptable Usos específicamente prohibidos Uso de Internet Uso aceptable del correo electrónico Usos específicamente prohibidos del correo electrónico Uso aceptable de la navegación web Usos específicamente prohibidos de la navegación web Uso de sistemas de telefonía y videoconferencia Uso aceptable Usos específicamente prohibidos Uso de accesos remotos a los servicios Uso aceptable de los accesos remotos Uso de la información Uso aceptable de la información y confidencialidad Confidencialidad sobre técnicas y metodologías Protección de datos de carácter personal y deber de secreto Redes sociales, almacenamiento en la nube y otros medios novedosos para la difusión o almacenamiento de información Página 9 de 162

10 MÓDULO 1. SEGURIDAD E INSTRUCCIONES PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO SANITARIO. UN ENFOQUE PRÁCTICO TEMA 2 PRINCIPIOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL TUTOR/ PROFESOR BORJA GONZÁLEZ ALONSO 1. PRINCIPIOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL 1.1 Calidad de los datos La LOPD, en su artículo 4 proporciona el principio de calidad de los datos, cuya finalidad no es otra que proporcionar el criterio de sensatez y proporcionalidad en el proceso de tratamiento de los datos de carácter personal. Su aplicación supone que los datos personales sólo podrán recogerse para su tratamiento cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos para el cumplimiento de las finalidades del fichero. Por lo tanto, antes de iniciar la recogida de los datos personales, el responsable del tratamiento deberá analizar la finalidad del fichero, ya que la Ley sólo legitima el uso de aquellos datos que sean efectivamente necesarios por ser adecuados, pertinentes y no excesivos. Este principio en ningún momento se traduce en una limitación de la cantidad de datos que pueden utilizarse durante el determinado tratamiento, pero sí debe servirnos como una guía de proporcionalidad durante el tratamiento de los mismos. Pág. 26 de 162 ASPECTOS PRÁCTICOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS. CONFIDENCIALIDAD Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA

11 TEMA 2. PRINCIPIOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Importante: La prestación de servicios sociales, por parte de un organismo público requiere la captación de una gran cantidad de datos de una persona y con una tipología muy diferente, sin embargo la Ley no nos prohíbe recabar estos datos, únicamente prohíbe la captación de datos inadecuados, no pertinentes o excesivos. En el caso de los servicios sociales podríamos considerar un dato excesivo recabar datos sobre ideología o la matrícula de los coches de las personas que deseen disfrutar de dicho servicio. 1.2 Finalidad El texto de la LOPD es claro en este punto, las finalidades del fichero deben estar determinadas de forma explícita y ser legítimas y, por tanto, no podrán ser utilizados los datos para finalidades incompatibles con las que motivaron su recogida teniendo en cuenta que no se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos o científicos. En cualquier supuesto ante el que nos encontramos, la recogida de datos personales debe estar fundamentada en una finalidad explícita, no siendo posible la recopilación de datos personales para su uso de forma generalizada y determinada a posteriori. Se ha de tener en cuenta que la legitimación para crear un fichero con determinados datos de carácter personal no es otra que la relación directa entre la finalidad perseguida y el dato recabado. Ejemplo Un claro ejemplo de la finalidad perseguida puede ser la creación de un fichero, por parte de un Ayuntamiento, para el pago de los tributos objeto de su competencia. Los datos recogidos en este fichero tienen la finalidad de mantener la relación Ayuntamiento-Contribuyente y la realización de todas las actividades necesarias para que Página 27 de 162

12 MÓDULO 1. SEGURIDAD E INSTRUCCIONES PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO SANITARIO. UN ENFOQUE PRÁCTICO se produzca el pertinente pago. En este caso no sería legítimo que dicho Ayuntamiento se aprovechase de dichos datos para realizar, por ejemplo, una campaña publicitaria de apoyo a los pequeños comercios. Las Administraciones públicas deberán respetar en cualquier caso, este principio teniendo en cuenta, además, que el procedimiento para poder crear un fichero de carácter público, requiere que se haga mediante disposición de carácter general publicada en el boletín o diario oficial correspondiente. Un posible uso totalmente legítimo y contemplado en la LOPD, aun cuando los datos se hayan recabado para una finalidad determinada, es su uso para fines históricos, estadísticos o científicos, debiéndose tener en cuenta la legislación vigente en esta materia. Ejemplo La legislación sanitaria establece que el tratamiento de los datos contenidos en la documentación o historia clínica de los pacientes con fines de investigación o docencia se realizará siempre con datos disociados o con consentimiento previo del afectado. 1.3 Exactitud y puesta al día de los datos personales Los datos personales tienen que responder a la situación actual de afectado y por tanto, deben ser exactos y mantenerse al día. En aquellos supuestos en los que los datos sean inexactos o incompletos, deben de ser cancelados o modificados. El alto grado de inconsistencia de los datos personales y, por tanto su carácter mudable plantea la necesidad de que el responsable del fichero tenga en cuenta a la hora de su creación, la necesidad de disponer de un sistema de actualización y mantenimiento de los Pág. 28 de 162 ASPECTOS PRÁCTICOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS. CONFIDENCIALIDAD Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA

13 TEMA 2. PRINCIPIOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL datos personales que garantice la exactitud de los mismos y en su caso un procedimiento de actualización de éstos. Siempre es mejor no disponer de datos de carácter personal, antes disponer de ellos de forma incorrecta. Imaginemos, por ejemplo el envió por correo, de una determinada información y que por no disponer de los datos postales de forma correcta, dicho envío postal se realice a un lugar equivocado. Los datos de carácter personal tienen que ser cancelados en el mismo momento en el que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes, y no serán conservados en forma que permita la identificación del afectado o interesado durante un período superior al necesario para los fines en base a los cuales hubieran sido registrados o recabados. Una vez cumplida la finalidad para la que se recabaron los datos, o en el caso de que cambien las circunstancias de las personas contenidas en los ficheros haciendo no pertinente el mantenimiento de los datos, éstos deberán ser cancelados. La cancelación, como borrado físico de los datos, en muchas ocasiones no es viable, puesto que puede existir una normativa o legislación que obligue al mantenimiento de los datos durante un período determinado de tiempo, o las posibles responsabilidades que se generen en el tratamiento hacen que los datos deban conservarse hasta la prescripción de las mismas. En estos casos, los datos deben bloquearse, quedando almacenados de forma diferenciada del resto de los datos sometidos al tratamiento y asegurando que quedan excluidos de éste, estando únicamente disponibles para las Administración públicas, Jueces y Tribunales, en orden a atender las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento. En aquellos supuestos en los que los datos de carácter personal se recaben para finalidades históricas, estadísticas o científicas, los datos deberán conservarse, en la medida de lo posible, disociados. Página 29 de 162

14 MÓDULO 1. SEGURIDAD E INSTRUCCIONES PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO SANITARIO. UN ENFOQUE PRÁCTICO 1.4 Información en la captación de datos La LOPD consagra el principio de información en su artículo 5. Este principio dispone que cualquier persona que sea solicitada a comunicar sus datos de carácter personal debe ser informada previamente de forma expresa, precisa e inequívoca de los siguientes puntos: 1. De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información. 2. Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que le sean planteadas. 3. De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos. 4. De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. 5. De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante. Esta información puede facilitarse al interesado por cualquier medio que asegurare, que la ha recibido. De palabra, por escrito en el propio formulario, impreso o encuesta en la que se recojan sus datos, o en documento aparte, mediante carteles o anuncios situados en el lugar donde vayan a recabarse los datos que completen aquella información que no se facilite de palabra o en el impreso en que se recaben los datos, etc. En aquellos supuestos en los que se utilicen cuestionarios u otros impresos para la recogida, figurarán en los mismos, en forma claramente legible, estas advertencias indicadas con anterioridad. Pág. 30 de 162 ASPECTOS PRÁCTICOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS. CONFIDENCIALIDAD Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA

15 TEMA 2. PRINCIPIOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Si del contenido se deduce claramente de la naturaleza de los datos personales que se solicitan o de las circunstancias en que se recaban no será necesario informar: 1º Del carácter obligatorio o facultativo de la respuesta a las preguntas planteadas. 2º De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos. 3º De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. En muchas ocasiones y, sobre todo en las relaciones con las Administraciones Públicas, se hace patente la necesidad o no de facilitar los datos personales solicitados, en orden a la naturaleza de la relación Administración-Interesado, así como las consecuencias de no facilitar determinada información. Un ciudadano que solicite una subvención, cuya concesión suele depender, del nivel de renta, es evidente que deberá facilitar datos de carácter económico al responsable del fichero, con la finalidad de valorar si es factible su concesión o no. Asimismo la negativa a facilitar estos datos también es evidente, no se reconocerá el derecho a la subvención por la falta de elementos de valoración. En aquellos casos en los que los datos de carácter personal no hayan sido recabados del interesado, éste deberá ser informado de forma expresa, precisa e inequívoca, bien por el responsable del fichero o por su representante, y dentro de los 3 meses siguientes al momento del registro de los datos. No será necesario cumplir el presente requisito en aquellos supuestos en los que el afectado haya sido informado con anterioridad: 1º Del contenido del tratamiento. Página 31 de 162

16 MÓDULO 1. SEGURIDAD E INSTRUCCIONES PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO SANITARIO. UN ENFOQUE PRÁCTICO 2º De la procedencia de los datos. 3º De la existencia de un fichero, de la finalidad de la recogida y de los destinatarios de la información. 4º De la posibilidad de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. 5º De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o de su representante. Lo dicho anteriormente no será de aplicación cuando así lo prevea expresamente una ley, cuando el tratamiento tenga fines históricos, estadísticos o científicos o cuando la información al interesado resulte imposible o exija esfuerzos desproporcionados. Tampoco será de aplicación cuando los datos procedan de fuentes accesibles al público y se destinen a la actividad de publicidad o prospección comercial. En este tipo de supuestos se informará al interesado, en cada comunicación, del origen de los datos y de la identidad del responsable del tratamiento así como de los derechos que le asisten. Pág. 32 de 162 ASPECTOS PRÁCTICOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS. CONFIDENCIALIDAD Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA

17 TEMA 2. PRINCIPIOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL 1.5 Consentimiento El tratamiento de datos de carácter personal requiere del consentimiento inequívoco del afectado y, supone la expresión del derecho a la autodeterminación informativa consagrado en el artículo 18.4 de la Constitución Española. IMPORTANTE: Se puede decir que el principio de consentimiento es el principio esencial en materia de protección de datos de carácter personal, puesto que sin el consentimiento del afectado ningún organismo, ni público, ni privado puede tratar datos de carácter personal. El consentimiento podrá ser revocado cuando exista causa justificada para ello y no se le atribuyan efectos retroactivos. Es decir, el afectado en cualquier momento puede retirar su consentimiento a que los datos sean tratados con una determinada finalidad. Ejemplo Un Ayuntamiento envía por correo electrónico un boletín de novedades a sus ciudadanos, solicitando el consentimiento de forma previa y cumpliendo todos los requisitos legales pertinentes. En un momento dado, un ciudadano que ya no desee recibir dicho boletín, puede revocar su consentimiento, momento a partir del cual, el Ayuntamiento deberá dejar de enviar su boletín de novedades. En aquellos supuestos en los que no sea necesario el consentimiento del afectado para el tratamiento de los datos, y siempre que una ley no disponga lo contrario, éste podrá oponerse a su tratamiento cuando existan motivos fundados y legítimos relativos a una concreta situación personal, viéndose obligado el responsable del fichero a excluir del tratamiento los datos relativos al afectado. Página 33 de 162

18 MÓDULO 1. SEGURIDAD E INSTRUCCIONES PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO SANITARIO. UN ENFOQUE PRÁCTICO Además, la LOPD establece una serie de supuestos en los que no será preciso el consentimiento y que son: 1º Cuando una Ley así lo dispone. En este caso debemos entender el término Ley en su sentido más literal, es decir, no es suficiente con que lo disponga una Resolución, una Orden Ministerial, un Real Decreto.., la norma tiene que tener obligatoriamente el rango legal de Ley. 2º Que los datos se recojan para el ejercicio de las funciones propias de las Administraciones Públicas en el ámbito de sus competencias (por ejemplo los datos del censo electoral o del padrón municipal, una licencia de obras...). 3º Cuando se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento (por ejemplo todos lo datos necesarios para realizar la contratación del personal laboral de un organismo público). 4º Cuando el tratamiento de los datos tenga por finalidad proteger un interés vital del interesado en la prevención o diagnóstico médicos, prestación de asistencia sanitaria, tratamientos médicos o la gestión de servicios sanitarios (por ejemplo una persona inconsciente que entra en urgencias y que, por tanto, no puede prestar su consentimiento a que los médicos le realicen una transfusión de sangre sin la cual su vida corre riesgo peligro. En estos casos el personal sanitario está legitimado para tratar los datos de dicho paciente). 5º Cuando los datos figuren en fuentes accesibles al público y su tratamiento sea necesario para la satisfacción del interés legítimo perseguido por el responsable del fichero o por el del tercero a quien se comuniquen los datos, siempre y cuando no se vulneren los derechos y libertades fundamentales del interesado. Pág. 34 de 162 ASPECTOS PRÁCTICOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS. CONFIDENCIALIDAD Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA

19 TEMA 2. PRINCIPIOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL 1.6 Datos especialmente protegidos La Ley Orgánica 15/1999 estima como necesaria, la protección de ciertos tipos de datos que por su especial contenido informativo, pueden provocar un daño irreparable en otros derechos fundamentales, como puede ser el derecho a la intimidad e incluso el derecho a la vida. Importante: Nos estamos refiriendo a lo que la LOPD estipula y que citamos textualmente: "Nadie podrá ser obligado a declarar sobre su ideología, religión o creencias". Para ello, la normativa en materia de protección de datos de carácter personal estipula unas medidas adicionales que se deberán adoptar durante el tratamiento de estos datos de carácter sensible. Todos los datos de carácter personal que revelen la ideología, afiliación sindical, religión y creencias únicamente pueden ser objeto de tratamiento si el afectado a prestado su consentimiento de forma expresa y por escrito. Este mandato legislativo, estipulado por la LOPD, no afecta a los ficheros mantenidos por los partidos políticos, sindicatos, iglesias, confesiones o comunidades religiosas y asociaciones, fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, respecto de los datos relativos a sus asociados o miembros, sin perjuicio de que la cesión de dichos datos precisará del consentimiento previo del afectado. Lo dicho anteriormente no implica que el afectado no deba prestar su consentimiento, que debe de prestarlo, únicamente exime a este tipo de organizaciones de la obligación de recabarlo de forma expresa y por escrito. Página 35 de 162

20 MÓDULO 1. SEGURIDAD E INSTRUCCIONES PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO SANITARIO. UN ENFOQUE PRÁCTICO En el caso de datos de carácter personal que se refieran al origen racial, salud y vida sexual podrán ser recabados, tratados y cedidos cuando, por razones de interés general, así lo disponga una ley o el afectado consienta expresamente. Importante: En todo caso, quedan prohibidos los ficheros creados con la finalidad exclusiva de almacenar datos de carácter personal que revelen la ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial o étnico o vida sexual. Respecto de los datos de carácter personal relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas la LOPD es tajante, sólo podrán ser incluidos en ficheros de las Administraciones Públicas competentes en los supuestos previstos en su respectiva normativa reguladora. Para supuestos de prevención y diagnóstico médico, prestación de asistencia sanitaria, tratamientos médicos y gestión de servicios sanitarios podrán ser objeto de tratamiento los datos de carácter personal referentes a ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud y vida sexual. Importante: En estos casos el tratamiento de los datos especialmente protegidos se encuentra amparado en un consentimiento tácito e implícito, en la propia relación asistencial médica, por parte del afectado. En este caso, será necesario que el tratamiento de los datos se realice por un profesional sanitario sujeto al secreto profesional o por otra persona sujeta a una obligación equivalente de secreto (deber de confidencialidad que posteriormente definiremos en detalle). Cuando el tratamiento de los datos sea necesario para salvaguardar el interés vital del afectado o de otra persona y únicamente en aquellos supuestos en los que el afectado esté física o jurídicamente incapacitado para dar su consentimiento, podrán ser objeto de Pág. 36 de 162 ASPECTOS PRÁCTICOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS. CONFIDENCIALIDAD Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA

21 TEMA 2. PRINCIPIOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL tratamiento los datos mencionados anteriormente, sin necesidad de disponer del consentimiento del afectado. Además, respecto de los datos de carácter personal relativos a la salud y, sin perjuicio de lo dispuesto para los supuestos de cesión o comunicación de datos, las instituciones y centros sanitarios, tanto públicos, como privados, y los profesionales correspondientes podrán proceder al tratamiento de los datos de carácter personal relativos a la salud de las personas que a ellos acudan o hayan de ser tratados en los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en la legislación sobre sanidad ya sea estatal o autonómica. 1.7 Seguridad de los datos Aunque veremos con más detalle en el tema dedicado a las Medidas de seguridad, en qué consiste y como se articula la seguridad de los datos de carácter personal, debemos previamente dar unas breves pinceladas de lo que significa conceptualmente este principio. El responsable del fichero y, en su caso, el encargado de tratamiento deberán adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, debiendo para ello, tener en cuenta el estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural. En ningún caso, se registrarán datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones establecidas en el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica de protección de datos respecto a su integridad y seguridad y a las de los centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas. La seguridad de los datos es un principio perfectamente tasado en el Reglamento de desarrollo de la LOPD y que se articula en 3 niveles que se deberán aplicar dependiendo de la categoría de datos de carácter personal que sean tratados en los ficheros. Página 37 de 162

22 MÓDULO 1. SEGURIDAD E INSTRUCCIONES PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO SANITARIO. UN ENFOQUE PRÁCTICO Estas medidas son de obligado cumplimiento para el responsable del fichero y, en aquellos supuestos en los que el responsable disponga de un encargado del tratamiento, la responsabilidad de respetar el principio de seguridad de los datos recaerá en ambos. 1.8 Confidencialidad Este principio se traduce en una obligación que corresponde a todos aquellos que intervengan en cualquier fase del tratamiento de datos de carácter personal y, que incluye, como no podría ser de otra manera, al responsable del fichero y al encargado de tratamiento, en su caso. Esta obligación permanece en el tiempo incluso finalizada la relación que permitió el acceso al fichero. En este caso, cuando nos referimos en abstracto al término relación, es conveniente matizar que no será necesario que exista una dependencia laboral, funcionarial o administrativa para que la persona con acceso al fichero se encuentre sometida al deber de secreto. Cualquier prestación, servicio o trabajo que permita el acceso a datos de carácter personal, genera de forma instantánea esta obligación. Asimismo, No debemos confundir el deber de secreto con el secreto profesional al que están sometidas determinadas personas o profesiones. Cuando nos referimos al deber de secreto, nos estamos refiriendo a un deber de carácter genérico que alcanza a cualquier persona que intervenga en el tratamiento de los datos e incluso a cualquier persona que en un momento determinado pueda tener acceso a dichos datos, sin necesidad de ser parte implicada en el tratamiento (por ejemplo el personal de limpieza que realiza las tareas propias, en la instalación del responsable o, en su caso, del encargado del tratamiento). Pág. 38 de 162 ASPECTOS PRÁCTICOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS. CONFIDENCIALIDAD Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA

23 TEMA 2. PRINCIPIOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL 1.9 Cesiones o comunicaciones de datos Los datos de carácter personal objeto del tratamiento sólo podrán ser comunicados o cedidos a una persona distinta del interesado para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario y siempre y cuando el interesado o afectado haya proporcionado su consentimiento de forma previa a dicha comunicación o cesión. Aún así la LOPD estipula una serie de situaciones en las cuales, el consentimiento del afectado, no será necesario para realizar una cesión o comunicación de datos: 1.10 Encargados del tratamiento El encargo del tratamiento, también conocido como acceso a datos por cuenta de terceros, es el acceso por parte de terceros, que no son considerados responsables del fichero, usuarios o interesados o afectados, sin que nos encontremos ante una cesión o comunicación de datos. La LOPD permite la posibilidad posibilidad de que los datos personales puedan ser tratados por los encargados del tratamiento, que realizan un servicio al responsable del fichero. Ejemplo Si un Ayuntamiento encarga la gestión integral de un polideportivo a una empresa privada para que se encargue de la inscripción, altas y bajas, de los servicios asociados al polideportivo (gimnasio, natación, aeróbic...), dicha empresa necesariamente tratará datos de carácter personal cuyo responsable es el Ayuntamiento y más concretamente su Concejalía de deportes. La LOPD establece una serie de obligaciones encaminadas a garantizar la seguridad del tratamiento de los datos personales. Página 39 de 162

24 MÓDULO 1. SEGURIDAD E INSTRUCCIONES PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO SANITARIO. UN ENFOQUE PRÁCTICO En concreto, debe firmarse un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, en el que conste: 1º Que el encargado únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento. 2º Las medidas de seguridad que el encargado del tratamiento está obligado a implementar. 3º Que el encargado del tratamiento no utilizará los datos con fines distintos a los que figuren en el contrato. 4º Que el encargado del tratamiento no cederá los datos a otras personas, ni siquiera para su conservación. 5º Que una vez cumplida la prestación, los datos serán destruidos o devueltos al responsable, al igual que cualquier soporte o documentos en que consten datos objeto del tratamiento. Asimismo, el encargado del tratamiento responderá de las infracciones en las que hubiera incurrido personalmente, equiparándose a la figura del responsable del tratamiento, con independencia de la responsabilidad en la que pueda incurrir el responsable del tratamiento. Pág. 40 de 162 ASPECTOS PRÁCTICOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS. CONFIDENCIALIDAD Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA

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