INVITACIÓN A COTIZAR No. 025

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1 INVITACIÓN A COTIZAR No Introducción La Fundación Empresas Públicas de Medellín, a través del Programa de La Alcaldía, Medellín Digital, realiza la invitación a cotizar para adquirir el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de cómputo, soporte técnico a usuarios y administración básica del servidor Linux, administración de la seguridad informática, redes y equipos de telecomunicaciones de la oficina de Medellín Digital. 2. Objeto de la contratación Adquirir el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de cómputo, soporte técnico a usuarios y administración básica del servidor Linux, administración de la seguridad informática, redes y equipos de telecomunicaciones de la oficina de Medellín Digital. 3. Normas de la contratación Debe tenerse presente que el proceso de invitación a que se refiere este documento, se rige en todas las etapas, por las disposiciones legales aplicables en Colombia, especialmente en la legislación civil y comercial, y por las normas de contratación vigentes en LA FUNDACIÓN. 4. Entrega propuestas Las propuestas deberán entregarse de manera física y con los respectivos documentos que lo habilitan para participar hasta el día viernes (8) de enero de 2010 hasta las 10:00 a.m. a la Carrera 43B No Piso 2. Nota 1: Se entiende que las propuestas que se presenten con ocasión de la presente invitación tienen una vigencia de 60 días. Nota 2: La recepción de propuestas por parte de LA FUNDACIÓN no implica ningún compromiso de continuar con el proceso de contratación debido a que se trata de una invitación a cotizar. 5. Condiciones de participación Para participar en el proceso deben presentar la siguiente documentación: Certificado de existencia y representación legal, cuya expedición sea inferior a tres (3) meses a partir del cierre de la presente invitación. Paz y salvo de aportes parafiscales vigente (expedición inferior a un mes) firmado por el Revisor Fiscal o el Contador. No estar registrado en el Boletín de Responsables fiscales. Experiencia específica relacionada con el objeto de la presente contratación, de por lo menos dos (2) contratos debidamente terminados en el último año. En el caso de Uniones temporales o cualquier otra forma de asociación cada integrante

2 deberá acreditar la experiencia solicitada. La ejecución y recibo a satisfacción de los contratos deberá ser certificada por la firma o entidad contratante (pública o privada). Capacidad financiera: El proponente deberá adjuntar su capacidad financiera, el balance general al 31 de diciembre de 2008, balance de prueba, incluyendo pruebas de resultado a octubre 31 de La Fundación EPM estudiará la viabilidad de que el proponente continúe en el proceso de evaluación teniendo en cuenta la capacidad financiera presentada Aportar carta de presentación de la propuesta (numeral 14.2) No estar incurso en el régimen de inhabilidades e incompatibilidades señaladas en la Ley para contratar. Nota 3: LA FUNDACIÓN se reserva el derecho de verificar la información aportada y en caso de discrepancias con la realidad podrá eliminar la propuesta. 6. Formulario de precios A continuación relacionamos los ítems que deberán ser cotizados en pesos colombianos y sin decimales, de acuerdo a la tabla de valores. ITEM 1 DESCRIPICION Mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de cómputo, soporte técnico a usuarios, administración básica del servidor Linux, administración de la seguridad informática, redes y equipos de telecomunicaciones. VALOR MENSUAL $ $ % de impuesto al valor agregado Nacional IVA Valor total de la oferta incluido IVA PRECIOS TOTALES 7. Características del objeto Es necesario que la empresa a contratar cumpla como mínimo las siguientes especificaciones: 1. Efectuar limpieza interna y externa, diagnostico el funcionamiento de los computadores de usuarios y periféricos, optimización de los recursos de esos equipos, corrección de las fallas detectadas, reemplazo de las partes defectuosas necesarias para el buen funcionamiento de los mismos. 2. Revisión, reparación de hardware y/o software de estaciones de trabajo. 3. Revisión de funcionamiento de servicios de red. 4. Instalación y/o reinstalación de software. 5. Instalación y/o reparación de correos electrónicos. 6. Reubicación de equipos. 7. Instalación y/o actualización de antivirus. 8. Dar soporte informático a usuarios (capacitaciones básicas sobre ofimática).

3 9. Gestionar los inventarios de los equipos de cómputo. 10. Administración básica del servidor Linux para una óptima operación del programa de Medellín Digital 8. Evaluación de las propuestas Con el fin de garantizar la escogencia de la oferta más conveniente para LA FUNDACIÓN y para los fines que se pretende satisfacer con la contratación, se tendrán en cuenta los siguientes factores, los cuales serán aplicados a las propuestas que cumplan con los requisitos técnicos, contractuales y económicos, verificados como ya se indicó. Factor de evaluación Puntaje Precio 1000 Total Puntaje 1000 Precio (P) puntos El precio tendrá una asignación máxima de mil (1000) puntos; los cuales se le adjudicarán a la propuesta de menor valor. A las demás propuestas se les asignará el puntaje de acuerdo con la siguiente fórmula: P = Pm x 1000 / Pi Donde: P: Puntaje para el factor precio. Pm: Valor de la propuesta más baja. Pi: Valor de la propuesta evaluada. 1000: Puntaje asignado a la propuesta que presente el menor precio. Puntaje Total El puntaje total será el puntaje otorgado al precio. Se aceptará la propuesta que obtenga el mayor puntaje total (PT). 9. Comunicación oficial En caso de requerir información adicional deberá presentarlas a la oficina de Medellín Digital ubicada en la Carrera 43B No Piso 2. Para agilizar las comunicaciones se habilita el siguiente correo y fax en el cual podrá enviar sus observaciones sin que reemplacen el medio oficial del documento escrito. Fax: Las respuestas oficiales a las observaciones presentadas se publicarán en la página: 10. Rechazo y eliminación de propuestas LA FUNDACIÓN podrá rechazar y eliminar una o varias propuestas, sin que haya lugar a su evaluación, en cualquiera de los siguientes casos:

4 a) Cuando el proponente no aporte o reúna los requisitos o calidades habilitantes de participación indicados en el presente documento, una vez vencido el término otorgado para subsanarlos. b) Cuando la propuesta sea presentada de manera extemporánea (luego de la hora de cierre). c) Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes para la misma contratación. En caso que un mismo socio haga parte de varias empresas que participan en un mismo proceso de contratación, sólo se otorgará validez a una de ellas. d) Si el proponente se encuentra reportado en el Boletín de Responsables Fiscales. e) Si luego de evaluadas las propuestas, se encuentra contradicción entre los documentos aportados con la propuesta y lo confrontado con la realidad. f) Cuando las propuestas presentadas superen el presupuesto oficial. 11. Terminación del proceso de invitación El proceso de invitación se terminará, en el evento de que existan motivos que impidan la selección objetiva del contratista. Tal declaración se efectuará mediante acto motivado en el que se señalarán expresa y detalladamente las razones que han conducido a esa decisión. LA FUNDACIÓN terminará el proceso de invitación cuando se presenten hechos que impidan la escogencia objetiva, cuando no se presenten propuestas o ninguna de las presentadas se ajuste a la invitación, o cuando, a juicio de LA FUNDACIÓN, las diferentes propuestas se consideren inconvenientes desde el punto de vista económico o se decida no continuar con el proceso. 12. Etapa de Ajuste económico En caso que todas las propuestas presentadas superen el presupuesto oficial, la Fundación podrá realizar ajuste económico al valor de las mismas previa negociación con cada Proponente. Dicho ajuste se realizará con las propuestas que ofrecieron las mejores condiciones técnicas para la prestación del servicio y que obtuvieron el mismo puntaje o que cumpliendo con las especificaciones técnicas, contractuales y legales para participar, superaron el presupuesto oficial. 13. Condiciones contractuales a. Plazo de ejecución El plazo de ejecución del contrato será hasta 31/12/2010. b. Garantías

5 Póliza de cumplimiento: por el 20% del valor del contrato, y con una vigencia contada desde el inicio de ejecución del contrato y hasta noventa (90) días más después de terminado el contrato. Calidad en el servicio: El contratista garantizará la calidad en el servicio conforme con las especificaciones técnicas establecidas, mediante una garantía por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, sin incluir el IVA, porcentaje sobre el cual deberá mantenerse vigente la garantía durante doce (12) meses, contados a partir de la fecha de terminación del plazo de ejecución. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: El proponente otorgará una garantía por los conceptos de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal asociado al proyecto, la misma se constituirá por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y una vigencia que comprenda el término de duración del mismo y tres (3) años más. c. Forma de pago. Los pagos serán de manera mensual y parcial. La Fundación realizará el pago dentro de los treinta (30) días siguientes a la presentación de la orden de pago. d. Cesión y subcontratación EL CONTRATISTA deberá comprometerse a responder contractualmente por el funcionamiento adecuado del objeto del contrato, si el proveedor del producto es un tercero, el contratista no se podrá excusar por el incumplimiento del contrato. El nivel máximo de subcontratación es uno (1), es decir, el contratista no podrá subcontratar a una empresa y ésta a su vez a otra. El contrato no podrá cederse sin autorización expresa y escrita de LA FUNDACIÓN, la cual en los casos en que se justifique plenamente, podrá ser concedida por el funcionario competente para aceptar la oferta o firmar el contrato, según el caso. El contratista será, en todo caso, responsable por actos, errores u omisiones de sus empleados, subcontratistas, proveedores o agentes, quienes carecerán de toda acción contra LA FUNDACIÓN. No habrá relación contractual, administrativa ni de ninguna índole entre LA FUNDACIÓN y los subcontratistas y proveedores. e. Personal del contratista El personal asignado a la prestación del servicio objeto de este pliego podrá estar vinculado laboralmente con éste o ser subcontratado, no obstante la firma contratista debe garantizar el estricto cumplimiento a las regulaciones del Código Sustantivo del Trabajo y normas que lo complementan y adicionan.

6 Ni el personal del contratista ni el subcontratado adquieren vinculación laboral, administrativa, ni de ninguna índole con la Fundación, por lo tanto, será a cargo del contratista el pago de salarios, indemnizaciones, bonificaciones y prestaciones sociales a que el personal tenga derecho. 14. Formatos Manifestación de Interés A fin de llevar un control de los proponentes interesados en participar en el proceso, solicitamos presentar la siguiente comunicación, dentro de los tres días siguientes a la publicación de la presente invitación. OFERTA INV-025 DE 2009 FUNDACIÓN EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN MEDELLÍN - COLOMBIA De acuerdo con lo que se estipula en esta solicitud de oferta, el suscrito, manifiesta su interés en participar en el proceso de contratación INV-025 cuyo objeto es Adquirir el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de cómputo, soporte técnico a usuarios y administración básica del servidor Linux, administración de la seguridad informática, redes y equipos de telecomunicaciones de la oficina de Medellín Digital. A continuación se relacionan los datos de la empresa: Oferente Nombre Dirección Nit Ciudad Dirección Electrónica ( ) Teléfono Facsímil: Personas autorizadas para firmar el contrato Nombre Cargo: Documento de identificación y lugar Persona autorizada para intervenir en todas las etapas del proceso

7 Nombre Dirección y teléfono Nit Ciudad Dirección electrónica ( ) Facsímil 14.2 Carta de presentación de la propuesta OFERTA INV-025 DE 2009 FUNDACIÓN EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN MEDELLÍN - COLOMBIA De acuerdo con lo que se estipula en esta solicitud de oferta, el suscrito, habiendo examinado cuidadosamente los documentos de la contratación y sus adendas y recibidas las aclaraciones solicitadas, propone ejecutar todo el trabajo requerido para el contrato que tiene por objeto el Adquirir el servicio de soporte técnico, mantenimiento preventivo y correctivo de hardware y software, administración de la seguridad informática de los equipos de cómputo, redes y equipos de telecomunicaciones, asi como arrendamiento de hardware especial requerido para el buen funcionamiento de las telecomunicaciones de la oficina de Medellín Digital. La información de catálogos, instructivos y descripciones, etc., adjuntas a la oferta, es de carácter general; por lo tanto, toda modificación a la solicitud de oferta está expresamente indicada en nuestra oferta. De ser aceptada nuestra oferta, nos comprometemos a aceptar un contrato de conformidad con lo establecido en los documentos de la contratación y a presentar la documentación requerida, dentro del término indicado en el numeral Garantía de seriedad de la oferta ". Ejecutaremos el contrato por los precios señalados en nuestra oferta y en el plazo indicado en el numeral Plazo de ejecución de la solicitud de oferta, en las condiciones contractuales y técnicas exigidas en la solicitud de oferta y previstas por las normas que rigen la contratación con LA FUNDACIÓN y de conformidad con la aceptación de la oferta que se nos haga. Mantendremos vigente nuestra oferta durante sesenta (60) días calendario, contados desde la fecha de cierre de la contratación; procederemos a ampliar su validez y la vigencia de la garantía de seriedad, si se diere el caso contemplado de prorrogar la fecha para la aceptación de la oferta. Manifestamos conocer que no obstante el hecho de que la FUNDACIÓN se rija por las normas del derecho privado, y en virtud de ello, celebre contratos conforme las normas civiles y comerciales vigentes en Colombia, para no hacer aplicaciones de tipo analógico

8 en materia de sanciones, se acoge al régimen consagrado en la ley 80 de 1993, la Ley 1550 de 2007 y el decreto 66 de 2008, en cuanto se refiere a inhabilidades e incompatibilidades y a la aplicación de las cláusulas excepcionales del derecho común, cuando las autoridades competentes hayan ordenado o autorizado su inclusión; por tal declaramos que no estamos incursos en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades consagradas en los artículos 8 y 9 de la ley 80 de 1993, así como tampoco tenemos en curso proceso judicial alguno, con o en contra de LA FUNDACIÓN, o cualquiera otra entidad del grupo empresarial al que pertenece. Declaramos finalmente que la información contenida en nuestra oferta es exacta y veraz, y que aportaremos las pruebas que LA FUNDACIÓN considere necesarias para verificar su exactitud, y en caso de no ser ello satisfactorio para LA FUNDACIÓN, conforme a las exigencias de los documentos de la contratación, entendemos que nuestra oferta sea eliminada. Manifestamos expresamente que la presente oferta (si) (no) tiene información reservada. La información que tiene dicho carácter es la siguiente...con fundamento en las siguientes normas... Atentamente, - Nombre del oferente. - Nombre y firma del representante legal.

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