Competencias. El Proceso Administrativo. Orden del proceso administrativo

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1 Planeamiento y Control de la Producción Competencias I UNIDAD: PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA PRODUCCION AGROINDUSTRIAL Explicar el proceso administrativo en la industria manufacturera para aplicarlos en plantas agroindustriales. PROCESO ADMINISTRATIVO: FUNCIÓN DE LA PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN Docente: Ing. Miguel Angel Quispe Solano TARMA 2012 El Proceso Administrativo Orden del proceso administrativo Son los medios por los cuales se administra, distinguen el gerente del no gerente. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración es: Planificacion Organizacion Direccion Control PLANIFICACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN Y/O EJECUCIÓN CONTROL Y/O CONDUCCION OPERATIVA QUE HACER? CÓMO HACERLO? HACERLO O REALIZARLO VERIFICACIÓN Estas 4 funciones están entrelazadas e interrelacionadas, normalmente no llevan a cabo una secuencia particular, probablemente este orden se puede tener en una organización ya establecida, dicho orden puede variar: Un administrador de la producción puede dirigir y después planear. En general se pone mas énfasis en determinadas funciones que en otras dependiendo de la situación particular. Así mismo unas funciones deben ejecutarse antes que otras: La dirección requerirá de personas que lleven actividades señaladas. 1

2 No se puede ejercer una conducción operativa en el vació debe hacer una planificación previa a conducirla operativamente. Dependiendo de los diferentes niveles de una organización o incluso entre varios tipos de empresa: se dan diferentes casos. Ejemplo: Los administradores de alta gerencia se dedican a la planeacion y a la organización de los niveles inferiores. En cambio los administradores de primer nivel se dedican mas a la dirección y la conducción operativa La como función del proceso Administrativo Se define como el conjunto de acciones que se debe de llevar a cabo para alcanzar una meta u objetivo. Ejemplo: planificar la producción implica definir qué es lo que se va a producir, en qué cantidad y calidad, cómo se realizará el proceso y otros PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas entre si por un flujo de información (o de materiales portadores de información) significativa, y que se combinan para suministrar un producto material o inmaterial importante y bien definido. Proceso de: fabricación desarrollo logístico compra - despacho mantención facturación, etc. Que se debe de hacer Para una planificación exitosa? Definición de objetivos y metas: Esto permite tomar el rumbo adecuado para la empresa en su camino hacia el éxito. Se debe precisar qué es lo que queremos hacer en forma clara y realista, y cuánto tiempo necesitarás de acuerdo con las capacidades de la empresa. 2

3 Encontrar la manera de alcanzar las metas: Establece todas las posibles maneras de alcanzar las metas, evalúa las alternativas y decide por la que más le convenga a la empresa. En general la planificación debe preparar acciones futuras. La planificación se da en los niveles superiores aquí ejerce una gran influencia en el éxito de la organización al futuro distante y a las estrategias. IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN Los niveles mas bajos planean sobre las tareas de su sector, con un horizonte de tiempo reducido. A medida que se baja de nivel crece la afinación o el detalle de los planes, reduciendo cada vez mas la inseguridad o riesgo de la planificación. Dirigir esfuerzos Permite el control Especificar metas en el tiempo PLANIFICACIÓN Mejor aprovechamiento de recursos. Facilita la coordinación Reduce el trabajo improductivo. Es una función o una etapa fundamental del proceso administrativo, pudiéndose afirmar que es básica para el cumplimiento de las otras etapas del proceso, sin planificación: No habría nada que organizar Nada para ejecutar Nadie para dirigir Nada para ser controlado y nada que necesite control Los Resultados de la planificación, los objetivos y los datos teóricos se agrupan formando planes Ejemplo: Planes de ventas Planes de producción Planes de personal Planes de trabajo 3

4 El PLAN DE PRODUCCIÓN contiene, por ejemplo: Los objetivos y datos teóricos sobre fabricación de productos. Así mismo ciertos plazos. Solo con estas informaciones se puede verificar, durante la fabricación, si se están realizando o no, y en que medida, las tareas previstas en la planificación. Cuanto mas cuidadosa, sistemática y detallada sea la planificación en la empresa: Se podrá coordinar mejor los objetivos y tareas. Se podrá verificar y asegurar la ejecución de las tareas, destinadas a alcanzar los objetivos propuestos. La planificación debería realizarse en colaboración con los afectados, es decir promoviendo la participación. En la definición de planificación se distinguen entre objetivo y tarea. El objetivo se refiere a un estado determinado, al que se aspira que ha de alcanzarse mediante el cumplimiento de tareas. los objetivos generales o globales de una empresa son primordialmente económicos y humanos Las tareas son las acciones necesarias para alcanzar los objetivos En una empresa toda tarea esta dirigida a un determinado objetivo. A largo plazo Relación entre Objetivos y Tareas de Objetivos Aquello que debe alcanzarse DETERMINAN de Recursos de Tareas Quien, con que se alcanzara el objetivo A corto plazo de Proceso Recursos humanos, materiales financieros Operaciones de trabajo necesarias y la e informáticos de aquí sale: Planes de personal, Duración de cada una de ellas: de ello planes de materiales, planes de inversiones se tiene los planes de montaje, planes de trabajo y otros FIJAN Debido a la variedad de niveles y complejidad que presentan las tareas de planificación en la practica se emplean diversas características: El plazo de la planificación (vigencia) La etapa de la planificación *Fijar objetivos a largo plazo (Planeamiento estratégico) *Realización de objetivos ( operativa) El nivel de la planificación Ejemplo: a corto Plazo, mediano y largo plazo Lapso de mas o menos 3 a 5 años a largo plazo de Objetivos o plan general Ejemplo: Plan de Desarrollo de Un nuevo Producto Datos teóricos presentes Nuevos datos: informaciones y valores empíricos Lapso de mas o menos 1 a 3 años a mediano plazo Concretización de planificación Parcial para sectores Empresariales Ejemplo: - De Finanzas -De inversiones -De adquisiones Datos teóricos presentes Nuevos datos: informaciones y valores empíricos Lapso de mas o menos 3 Meses a 1año a corto plazo Conducción Concretización Datos Operativa de planificación teóricos De la Parcial para presentes Ejecución Tareas De las Especificas Operaciones Ejemplo: Cálculos previos, adquisición de Materiales, programas, plan de trabajo Nuevos datos: informaciones y valores empíricos 4

5 Por consiguiente la planificación es un proceso dinámico, en el que constantemente hay que estar reuniendo nuevos datos, informaciones, experiencias y conocimientos que deben ser utilizados para adaptar los planes a largo, mediano y corto plazo. Niveles de la planificación Después de Jerarquizar los objetivos se planifican las tareas de cada uno de los sectores de la empresa. De esta manera aparece paralelamente con la jerarquía de los objetivos una jerarquía de planificaciones con varios niveles Ejemplo: Objetivos y planificación por niveles de Jerarquía 1er Nivel 2do Nivel 3er Nivel 4er Nivel Ventas Diseño Ingeniería de Métodos Gerencia Producción Fabricación Recursos Físicos Recursos humanos Compras Materiales INTERACCION ENTRE LAS PLANIFICACIONES PARCIALES Las tareas de planificación y los planes de una empresa no pueden analizarse por separado. Por el contrario existen múltiples relaciones entre los puestos superiores e inferiores de planificación y los sectores vecinos (las distintas planificaciones y planes están vinculadas horizontal y vertical) 1er Nivel 2do Nivel 3er Nivel Ejemplo: Objetivos y planificación por niveles de Jerarquía Empresarial de Diseños de Ventas de Fabricación de Producción de Compras de Financiera de Capital de Recursos humanos de Inversiones Interdependencia de la parcial dentro de un sector de la empresa Interdependencia de la parcial dentro de los sectores vecinos de la empresa FASES O PASOS GENERALES PARA LA EJECUCION DE TAREAS DE PLANIFICACION El trabajo de planificar, tanto para la empresa completa como para el sector parcial de la producción es un proceso complejo, por ello para la planificación se necesita proceder paso a paso y sistemáticamente. Pasos Generales para la ejecución de tareas de planificación Paso Contenido Pregunta Ejemplo 1 Paso 2 Paso Analizar la situación inicial y fijar los objetivos Recopilar datos e informes relevantes 3 Paso Plantear posibles alternativas de solucion Que se quiere analizar? Cuales son los valores empiricos, informaciones y datos con las que se puede contar? Cuales son las alternativas? Producción económica de Salsa de Alcachofas Obtención de informaciones sobre procesos tecnológicos de producción de salsa de Alcachofas La salsa de Alcachofa puede ser envasada en sachets, latas, vidrio, balde 5

6 4 Paso 5 Paso Evaluar las alternativas Elegir la alternativa adecuada Cuales son los aspectos positivos y negativos de las alternativas? Cual es la alternativa ideal, considerando costos y utilidades? Los costos de los equipos para la producían de salsa de Alcachofa en vidrio son muy altos, la mejor calidad se alcanza en presentación de envases de sachets Tomando en consideración la calidad requerida, se llego a la conclusión de que la mejor alternativa es la producción de salsas envasada en Sachets 6 Paso Controlar el logro de los objetivos Puede uno llegar a alcanzar el logro de los objetivos planeados por medio de la alternativa escogida? El resultado de calculo previo para la salsa de Alcachofa fue que habría que producirlas envasándolos en latas La Organización como función del proceso Administrativo Organizar es determinar las funciones necesarias para lograr el objetivo establecido por la autoridad, mediante la fijación de responsabilidades. ORGANIZAR? por lo tanto, organizar es el proceso de determinación de las actividades y cargos necesarios dentro de la empresa,distribuyéndolas de acuerdo con las mejores relaciones funcionales. Las Ventajas de la organización permite que: Se conocen de mejor manera las actividades Se mejoran las relaciones de trabajo Ayuda a la especialización Se facilita la delegación de autoridad PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN El principio es un concepto que nos facilitará la tarea de organizar y podríamos definir principio como una proposición de validez general, el cual nos va a servir como guía de acción. 1) Principio del objetivo perseguido: Toda organización debe tener un enunciado claro, detallado y completo de los objetivos perseguidos. 2) Principio de sencillez: Deben eliminarse todas aquellas actividades que no sean absolutamente necesarias. 6

7 3)Principio de la funcionalización: Toda empresa y toda organización debe construirse teniendo en cuenta las principales funciones, es decir, las tareas y no a los individuos o grupos de individuos. Por lo tanto, la funcionalización es el agrupamiento lógico de las operaciones o actividades análogas. 4)Principio de la centralización de la autoridad y la responsabilidad: Debe existir un control ejecutivo centralizado en donde la autoridad y la responsabilidad estén centralizadas. Es importante señalar que se pueden delegar funciones y responsabilidades, pero finalmente quien delega la responsabilidad no puede desligarse de ella. 5)Principio de la especialización: Mientras más se divide el trabajo, asignado a cada empleado, mediante una actividad limitada y concreta, se obtiene siempre mayor eficiencia, precisión y destreza. 6)Principio de la unidad de mando: Para cada función debe haber un sólo jefe, por lo tanto, cada subordinado debe recibir órdenes de un sólo jefe y así evitar la duplicidad del mando 7) Principio de la división del trabajo: Al dividir el trabajo se logran mejores resultados, con la misma cantidad de esfuerzo y si a esto se le suma la especialización de la empresa, ahorra tiempo y recursos. 8)Principio de departamentalización: Bajo este principio deben definirse claramente los departamentos y secciones de la diferentes funciones de la organización y el trabajo de cada una de estas secciones debe organizarse de manera lógica. 7

8 LA ORGANIZACIÓN Y LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Especialización del trabajo Delegación de autoridad Departamentalización Alcances del control La estructura de la organización determina quién lo hará y cómo se llevará a cabo. 1) Especialización del trabajo: - Muchas organizaciones están modificando y rediseñando sus tareas de manera que puedan ser llevadas a cabo por equipos. Un equipo de trabajo es un grupo de personas que trabajan conjuntamente para la consecución de objetivos comunes. 2) Delegación de autoridad: Equipos y círculos de calidad: la gente que trabaja en el proceso son los que están en mejores condiciones para identificar, analizar y corregir los problemas en una situación determinada. Círculos de Calidad han de decidir también hasta que punto la autoridad será distribuida, entendiéndose por autoridad el derecho a tomar decisiones; es necesario ponderar los pro y contras de la centralización o descentralización, procurando encontrar el equilibrio más apropiado para la organización. Cadena de mando: La delegación de autoridad crea una cadena de mando, que es el canal formal que define las líneas de autoridad desde la cúspide hasta la base de la organización. GERENCIA DE LOGISTICA La Cadena de mando incluye posiciones de línea y de plantilla. Una posición de línea está en la cadena directa de mando y contribuye a la consecución de los objetivos de la organización, Ejemplo: Los presidentes, vicepresidentes, directores están en posiciones de línea Las posiciones de plantilla facilitan o prestan asesoría a las posiciones de línea, se representan por líneas punteadas, ejm. Un asistente ejecutivo Presidente Vicepresidente de Operaciones Gerente de planta Jefe de Dpto. 8

9 3) Departamentalización Es el proceso mediante el cual se agrupan los puestos de trabajo siguiendo un ordenamiento lógico. Las bases más comunes para la departamentalización: a) Por producto o servicio: Este es un agrupamiento de acuerdo con las actividades propias de la empresa, ya sea por un determinado producto fabricado o por un determinado servicio prestado b) Por proceso: Este agrupa por fases del proceso, pone énfasis en las instalaciones técnicas y por eso se le utiliza en los niveles operativos de la producción. Por ejemplo: En la fabricación de telas c) Por zonas geográficas o territorial: Este es un agrupamiento en conformidad a la localización. Este tipo de criterio es común en las organizaciones de las ventas, por ejemplo unidad de ventas por barrios, por comunas, por ciudad, región, etc. 4) Alcances del Control: d) Por clientes: Este es un agrupamiento conforme al tipo o volumen de la clientela o compradores y esta distribución sirve para brindar un mejor servicio al cliente. Por ejemplo: las grandes tiendas El objetivo es determinar el alcance óptimo del control, que puede ser amplio o estrecho: Un alcance amplio (organización plana) implica que un número elevado de trabajadores informa a un supervisor Un alcance estrecho (organización de tipo alto), implica un número reducido de trabajadores informa a un supervisor. El objetivo al que tienden es el desarrollo de estructuras organizativas más planas y más sensibles en las que puedan adoptarse sin tener que pasar por varios niveles de gestión. HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN Las herramientas de organización son las siguientes: Organigramas Manual de Organización Manual de Procedimiento 9

10 1.- Organigramas: Los organigramas son cuadros esquemáticos que nos muestran la disposición general de la organización, es decir, la estructura administrativa, mostrándonos cada uno de los departamentos, unidades o secciones que la componen y sus respectivas relaciones con respecto a las demás unidades. Se debe de Establecer qué tipo de estructura es la más adecuada para la empresa considerando: Pautas para diseñar un Organigrama 1 Estudiar las Características propias de la empresa 2 Establecer qué tipo de Estructura es la más adecuada Los tipos básicos de estructura son los siguientes: Gerente - Propietario a) Estructura simple: es el tipo usual en las empresas que recién empiezan y no tienen divisiones ni diferentes categorías de productos. Están dirigidas por el propietario y requieren que se establezca claramente el papel de cada trabajador en el equipo. Trabajadores de Administración Trabajadores de Producción b) Estructura funcional: Las empresas de tamaño mediano que producen uno o más productos pueden adoptar una estructura funcional, en el que los empleados tienden a ser especialista en una función o en un área de la organización, como operaciones, ventas, finanzas, recursos humanos, etc. Las estructuras modernas deben favorecer el trabajo en equipo. Gerencia general Operaciones Ventas Finanzas Personal 10

11 Gerencia General Comité consultivo c) Estructura multidivisional: Las grandes empresas necesitan subdividir sus actividades para atender una gran diversidad de productos. En estos casos lo usual es una estructura multidivisional en la que los empleados serán especialistas en su área para un producto y mercado específico. División A Producción Finanzas Gerencia de Recursos Humanos, Contaduría, Investigación y desarrollo Producción División B Finanzas División C Producción Finanzas Marketing Marketing Marketing d) Organización de Red: Es una organización flexible, entre fabricantes, compradores, proveedores, clientes,,etc. Se trata de un diseño dinámico en el que sus principales componentes pueden ser ensamblados o desensamblados para hacer frente a las condiciones competitivas cambiantes. Una de las principales ventajas es que cada uno de sus miembros puede concentrarse en las actividades que mejor sabe hacer. Investigació n y diseño Distribuidores Especialista s funcionales Fabricantes Proveedores e) Organización completa: Se han empleado muchos conceptos para describir los cambios que están teniendo lugar en las organizaciones modernas: reconversión, desplazamiento paradigmático y reformulación. Se visualizan las organizaciones que irán apareciendo en el futuro como ligeras, flexibles, sensibles, sobre todo sumamente competitivas. Muchos de esos atributos se sintetizan en lo que Philip Crosby ha llamado culminación, que se caracteriza porque: El liderazgo dicta las políticas con el consentimiento de los gobernados. Se aportan los requisitos de manera que todos los entiendan. Todos aprenden permanentemente gracias a la disponibilidad de información y a la libertad de elección. 11

12 Orientación del cliente Visión La medición del rendimiento se basa en una cultura de consideración. La organización abriga el propósito de ayudar a los individuos a alcanzar la excelencia en todos los aspectos de su vida. Estas organizaciones son sensibles comprometidas con la calidad. Mejora continua Motivación Evaluación Gestión de cambio Visión Guía Gestión de rendimiento Cultura Liderazgo Visión Compromiso Constitución de equipos Cesión de autoridad Evaluación Continua Cesión de Autoridad 2.- Manual de organización: Es documento oficial, cuyo propósito es describir por escrito la estructura u organización formal de la institución, señalando los objetivos, las funciones y las responsabilidades de cada unidad. Esta información es correlativa con el organigrama. Para cada empresa existe un manual determinado, según sus propias necesidades. Los manuales también contienen las descripciones y las evaluaciones de cargos, en el cual se expresan las funciones y responsabilidades de cada operario. 3.- Manual de procedimiento: En estos manuales se indican los procedimientos o pasos a seguir, el cual nos indica la forma en que se desarrolla cada actividad, la que debe ser cumplida por todos los miembros de la organización. También nos indican como se procede, para cada trámite, en la respectiva unidad. Estos manuales son documentos oficiales de la organización. Algunos procedimientos pueden ser expresados a través de los llamados flujogramas, que es una técnica de representación visual. La Organización debe estar presta a adaptarse a los cambios que se produzcan en su interior y su alrededor. La Función de la organización hace referencia al proceso de arreglar y ordenar el trabajo entre los miembros de la empresa para lograr los objetivos trazados. Implica las actividades que dan lugar a una estructuración de tareas y a diversos niveles de responsabilidad. FASES DE LA ORGANIZACIÓN Para una empresa o cualquier otra organización el proceso de organizar consta de las siguientes fases: 1.-Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar los objetivos de la organización. 2.-Dividir la carga total del trabajo en actividades que puedan ser ejecutadas en forma lógica y cómoda 12

13 3.-Combinar el trabajo de los miembros de la organización de modo lógico y eficiente. 4.-Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo. 5.- Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes para mantener o mejorarla. LIMITACIONES DE LA ORGANIZACIÓN Excesiva Centralización Excesiva Descentralización Duplicidad de Tareas Área de nadie Dualidad de Mando Cargos vagos Servicios Mal asignados Afán de Pertenencia 13

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