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1 Universidad del Valle Vicerrectoría Académica Dirección de Educación Desescolarizada CURSO PLANEACIÓN CIÓN,, PROGRAMACIÓN Y DE OPERACIONES ADMINISTRATIV AS Autora: ANGELA MARLENY PEREZ Q. ADMINISTRADORA DE EMPRESAS Santiago de Cali, 1999

2 PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y DE OPERACIONES ADMINISTRATIV TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... Pág. 1. JUSTIFICACIÓN OBJETIVOS OBJETIVOS GENERALES OBJETIVOS ESPECIFICOS METODOLOGÍA LAS TAREAS LAS EVALUACIONES CONTENIDOS DEL CURSO MATERIALES DE APOYO BIBLIOGRAFIA CRONOGRAMA UNIDAD 1 EL DIAGNOSTICO SITUACIONAL. CÓMO ESTA FUNCIONANDO NUESTRA EMPRESA Y COMO LA AFECTA ENTORNO. FACTORES DETERMINANTES DEL FUTURO ORGANIZACIONAL... UNIDAD 2 LA PLANEACIÓN COMO FACTOR DE PROYECCIÓN. UNA EXPERIENCIA PRÁCTICA... UNIDAD 3 EL CÓMO MARCHAN LAS OPERACIONES DE LA COMPAÑÍA EN TORNO AL PLAN SUGERIDO?... VICERRECTORÍA ACADÉMICA 3

3 DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN DESESCOLARIZADA 4 UNIVERSIDAD DEL VALLE

4 PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y DE OPERACIONES ADMINISTRATIV INTRODUCCIÓN Este módulo hace parte del Sistema Institucional de Educación Desescolarizada -SIEDUV- adoptado por la Universidad del Valle, con el objeto de ofrecer nuevas tecnologías integrales que permitan el acercamiento del estudiante al nivel de educación superior, facilitando su vida diaria y su trabajo. En él se pretende fortalecer el conocimiento del estudiante y a través de la práctica facilitar la Planeación, Programación y Control de operaciones de la empresa, permitiéndo así fomentar la cultura de la planeación como eje fundamental para la consecución de objetivos del futuro profesional, influyendo de esta forma en las organizaciones de hoy. La función de Planeación constituye una de las funciones claves de la administración, pues determina el camino a seguir, la visión, los objetivos, las estrategias, políticas y procedimientos necesarios para que tanto la empresa como el empleado puedan lograr sus propios objetivos. Todo ello le proporciona al empleado una visión común y una razón clara para la realización de actividades que buscarán optimizar la labor suya dentro de la compañía, facilitando el desarrollo organizacional e individual. La planeación implica un estudio concienzudo tanto a nivel interno (análisis interno), como externo (análisis del entorno), de los factores que determinan las estrategias a implementar para que la compañía no se desvíe de su ruta y esté segura de que a través de la aplicación de estrategias en el corto plazo, paulatinamente logrará sus objetivos de largo plazo, influenciando positivamente en el entorno en que opere. El Control como tal es una función clave para asegurar el logro de los objetivos a través del plan sugerido, constituye pues una herramienta que busca asegurar que las cosas funcionen acorde con el plan propuesto implementando las acciones preventivas y correctivas que sean necesarias. De esta manera, la planeación y el control de operaciones de la empresa son determinantes en el futuro de las organizaciones de hoy ya que determinan las pautas a seguir para que la empresa pueda operar en situaciones cambiantes a través de una planeación estratégica y a su vez pueda controlar el no desviarse de la visión hacia la cual quiere dirigirse. A través de este módulo usted como estudiante podrá aprender a utilizar la planeación y el control como herramientas claves que contribuirán a la consecución de sus objetivos personales y profesionales. El módulo está integrado por tres unidades, una primer unidad le mostrará la importancia de elaborar un diagnóstico como factor fundamental que permite identificar la situación actual tanto interna como externa de la compañía, aquí se tomarán en cuenta las diferentes formas de diagnósticos disponibles para saber en qué situación está la empresa en torno al logro de objetivos que pretende. VICERRECTORÍA ACADÉMICA 5

5 DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN DESESCOLARIZADA A través de esta primera unidad, usted podrá captar el papel que juegan la planeación y el control dentro de las operaciones que lleva a cabo la empresa relacionándolo por ende con las funciones del proceso administrativo. En la segunda unidad se hace referencia a los tipos de planes para que la empresa pueda responder a la situación actual. En la tercera unidad se hablará sobre los diferentes sistemas de control que permitirán que las acciones que ejecute la compañía no se desvíen de su objetivo inicial. Para el desarrollo del presente módulo es de suma importancia que usted como estudiante tenga en cuenta los aspectos estudiados en el curso Metodología de Autoformación, en él se encuentran elementos prácticos que le permitirán a usted el aprovechamiento de este módulo gracias al entendimiento del sistema de estudio en el que se encuentra inmerso. 6 UNIVERSIDAD DEL VALLE

6 PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y DE OPERACIONES ADMINISTRATIV 1. JUSTIFICACIÓN La planeación constituye un papel fundamental en el logro de los objetivos de las organizaciones de hoy y por ende del futuro profesional, viene siendo una de las funciones más importantes, ya que a través de ella se contribuye al logro del propósito y los objetivos de la empresa. El futuro profesional que apoye la labor administrativa debe aprender a planear para poder conocer qué tipo de relaciones organizacionales y aptitudes personales se necesitan junto con los cursos de acción que se deben seguir, y las clases de controles necesarios. Es importante tener en cuenta, que cualquier intento de control sin un plan específico, carece de sentido, puesto que no hay forma de que las personas sepan si van en la dirección correcta, a menos que primero sepan para donde quieren ir. Ello significa, que los planes proporcionan los estándares de control. La eficiencia de un plan se relaciona directamente, con el grado en que se logren el propósito y los objetivos que se persiguen. De otro modo, su eficiencia, se mide por su contribución al propósito y los objetivos, menos al costo y otros factores necesarios para formularlo y operarlo. Se entiende entonces por planes eficientes, aquellos que pretenden lograr un propósito a un costo razonable, teniendo en cuenta el grado de satisfacción que puedan alcanzar las partes (los individuos, tanto en equipo, como con relación a sus objetivos individuales). En conclusión la planeación, programación y control de operaciones constituyen un papel fundamental en el desarrollo de las organizaciones puesto que determinan la visión de la empresa, el cómo lograrla, con qué recursos, bajo que políticas y bajo que procedimientos se logrará el objetivo final de la compañía. VICERRECTORÍA ACADÉMICA 7

7 DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN DESESCOLARIZADA 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL. Promover en los estudiantes la capacidad de identificar y aplicar en su vida profesional los aspectos básicos relacionados con la Planeación, programación y control de operaciones, potencializando en ellos la capacidad de comprender las funciones de planeación y control como herramientas claves que determinan el desarrollo organizacional, guiando a la empresa y a sus participantes hacia el logro de sus objetivos OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar el papel que juega la planeación, programación y el control de operaciones que realizan las empresas de hoy. Proporcionar las herramientas necesarias al estudiante para que pueda realizar un diagnóstico que determine de una manera eficaz la situación de actual de la empresa con relación a su entorno, facilitando de esta manera la toma de decisiones. Aportar a su capacidad de aprendizaje diferentes tipos de planes que le permitirán en el futuro ejercer con mayor eficacia su capacidad profesional. Identificar los diferentes sistemas de control que le permitirán ayudar a que la empresa no se desvíe de sus objetivos. Al finalizar el curso usted estará en capacidad de aplicar en la práctica herramientas de planeación y control que facilitarán su trabajo como profesional de apoyo a la gerencia, haciendo que su labor en la empresa de la cual usted hace parte sea más eficaz y eficiente, contribuyendo de esta forma a la consecución de los objetivos tanto organizacionales como propios. 8 UNIVERSIDAD DEL VALLE

8 DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN DESESCOLARIZADA 6. CONTENIDOS DEL CURSO El curso Planeación, Programación y Control de operaciones contiene las siguientes áreas temáticas, las cuales contribuirán a fortalecer sus conocimientos al respecto. UNIDAD 1 El diagnóstico situacional. Como está funcionando nuestra empresa y cómo la afecta el entorno. Factores determinantes del futuro organizacional. UNIDAD 2 La planeación como factor de proyección. Una experiencia práctica. UNIDAD 3 El control. Cómo marchan las operaciones de la compañía en torno al plan sugerido?. En la última parte del módulo, usted encontrará las lecturas obligatorias referentes a la temática tratada en cada unidad. Estas son importantes ya que constituyen la base conceptual que fortalecerá su aprendizaje. 12 UNIVERSIDAD DEL VALLE

9 PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y DE OPERACIONES ADMINISTRATIV 7. MATERIALES DE APOYO Los siguientes son los materiales necesarios para al ejecución del curso: Materiales impresos. Lecturas Obligatorias. Lecturas Recomendadas. Material de tipo audiovisual. Bibliografía. Materiales Impresos: Guía de trabajo académico del Estudiante. El presente documento, presenta la orientación de los aspectos contemplados en este curso, el cual le servirá de material de apoyo para culminar exitosamente esta temática. Lecturas Obligatorias. Koontz & Weihrich. Administración una Perspectiva Global. Décima Edición. Ed. McGraw Hill Parte 2 y 3. CROSBY, Bill, et al. Gestión Calidad y Competitividad. Edic. Mc Graw Hill. España ENCICLOPEDIA DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA. Planificación y programación de la producción. Edic. Orbis. Barcelona ENCICLOPEDIA DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA. Estrategias para entornos muy competitivos. Edic. Orbis S.A. Barcelona ENCICLOPEDIA DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA. Métodos modernos de planificación estratégica. Ediciones Orbis S.A. Navarra ENCICLOPEDIA DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA. Qué es la estrategia de la empresa?. Ediciones Orbis. S.A. Barcelona VICERRECTORÍA ACADÉMICA 13

10 DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN DESESCOLARIZADA Lecturas Complementarias: ENCICLOPEDIA DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA. La estrategia empresarial. Ediciones Orbis. S.A. Barcelona ANDREWS, R. Kenneth. El concepto de estrategia de la empresa. Biblioteca de la Empresa. Tomo 9. Ediciones Orbis S.A. Barcelona PEREZ, Marta. Guía práctica de planeación estratégica. PÉREZ, C. Marta. Guía Práctica de Planeación Estratégica. Universidad del Valle. Departamento de Dirección y Gestión Administrativa. Facultad de Ciencias de la Administración Material de Tipo Audiovisual: Videos. (2) Destino Colombia (Planeación por escenarios). (Duración 45 minutos). VHS Una experiencia práctica. Caso McDonalds. (Duración 27 minutos) 14 UNIVERSIDAD DEL VALLE

11 PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y DE OPERACIONES ADMINISTRATIV 8. BIBLIOGRAFÍA Koontz & Weihrich. Administración una Perspectiva Global. Décima Edición. Ed. McGraw Hill Parte 2 y 3. CROSBY, Bill, et al. Gestión Calidad y Competitividad. Edic. Mc Graw Hill. España ENCICLOPEDIA DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA. Planificación y programación de la producción. Edic. Orbis. Barcelona ENCICLOPEDIA DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA. Estrategias para entornos muy competitivos. Edic. Orbis S.A. Barcelona ENCICLOPEDIA DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA. Métodos modernos de planificación estratégica. Ediciones Orbis S.A. Navarra ENCICLOPEDIA DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA. Qué es la estrategia de la empresa?. Ediciones Orbis. S.A. Barcelona ENCICLOPEDIA DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA. La estrategia empresarial. Ediciones Orbis. S.A. Barcelona ANDREWS, R. Kenneth. El concepto de estrategia de la empresa. Biblioteca de la Empresa. Tomo 9. Ediciones Orbis S.A. Barcelona PEREZ, Marta. Guía práctica de planeación estratégica. PÉREZ, C. Marta. Guía Práctica de Planeación Estratégica. Universidad del Valle. Departamento de Dirección y Gestión Administrativa. Facultad de Ciencias de la Administración VICERRECTORÍA ACADÉMICA 15

12 PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y DE OPERACIONES ADMINISTRATIV UNIDAD 1 EL DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Como está funcionando nuestra empresa y cómo la afecta el entorno. Factores determinantes del futuro organizacional. CONTENDIO TEMA 1. ANTES DE PLANEAR, ANTES DE AR, COMO FUNCIONA NUESTRA EMPRESA HOY? EL DIÁGNOSTICO. LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA POR QUÉ HACER UN DIÁGNOSTICO? FACTORES QUE COMPRENDEN EL DIÁGNOSTICO SITUACIONAL. TEMA 2. SITUACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA ANÁLISIS DE OPERACIONES DE LA COMPAÑÍA ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL. TEMA 3. ANÁLISIS DEL ENTORNO EN UNIVERSO EN EL QUE INTERACTÚA LA COMPAÑÍA. IMPORTANCIA E INCIDENCIA. EL MEDIO MÁS CERCANO A LA EMPRESA. ANÁLISIS DEL SECTOR. OPORTUNIDADES Y AMENAZAAS. FACTORES QUE DETERMINAN LA SITUACIÓN DE LA EMPRESA EN EL MERCADO. TEMA 4. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA O LA OPORTUNIDAD. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN CAUSAS Y CONSECUENCIAS DE LA SITUACIÓN ACTUAL VICERRECTORÍA ACADÉMICA 17

13 DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN DESESCOLARIZADA 18 UNIVERSIDAD DEL VALLE

14 PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y DE OPERACIONES ADMINISTRATIV 1. EL DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Cómo está funcionando la empresa y como la afecta el entorno. Factores determinantes del futuro organizacional. 1.1 Objetivo. Proporcionar las herramientas necesarias al estudiante para que pueda realizar un diagnóstico que determine de una manera eficaz la situación de actual de la empresa con relación a su entorno, facilitando de esta manera la toma de decisiones. 1.2 Tema 1: Antes de planear, antes de controlar Cómo funciona nuestra empresa hoy? El diagnóstico. La planeación y el control constituyen funciones claves que facilitan el logro de los objetivos de las organizaciones, ya que a través de la primera se identifica con claridad hacia donde se dirige la empresa, cual es el deseo de sus participantes y bajo que estrategias se logrará dicho sueño. La segunda función (el control) constituye una guía de apoyo a la planeación la cual busca asegurar que la compañía no se desvíe de sus objetivos. De esta forma estas dos funciones encaminan a la empresa hacia donde esta quiera dirigirse. Sin embargo no es posible elaborar un plan y formular sus estrategias de control para asegurar su cumplimiento, sin antes conocer cual es la situación que atraviesa la compañía. Es decir, sin analizar los factores que determinan su situación actual. El diagnóstico situacional es pues la herramienta que constituye el punto de partida para establecer las estrategias necesarias que guíen a la empresa a sus objetivos de acuerdo a como este funcionando hoy. Antes de plantear las características que son intrínsecas al diagnóstico, se considera importante reconocer cuales son las operaciones que realiza la empresa para la consecución de sus objetivos Las operaciones de la empresa. De acuerdo a la naturaleza de la organización, dentro de ella pueden suceder diferentes operaciones, las cuales deben estar encaminadas a que la empresa pueda posicionarse en el mercado y permitir que sus participantes logren sus propósitos. Siendo este el objetivo básico de dichas operaciones, se puede empezar a analizar una serie de acciones claves que VICERRECTORÍA ACADÉMICA 19

15 DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN DESESCOLARIZADA desarrollan las empresas en común, por ejemplo las empresas desarrollan operaciones con el objeto de adquirir insumos del entorno con el fin de convertirlos en productos o servicios útiles a la sociedad. Estas operaciones son clasificadas como operaciones tangibles o intangibles las cuales pueden corresponder a cada uno de los procesos que desarrolla la compañía así: financieros, comerciales, de producción, de personal y administrativos o de las funciones del proceso administrativo (planeación, organización, dirección, integración y control). El gráfico No. 1 ilustra rápidamente las operaciones que pueden ocurrir en una organización de bienes o servicios. Materia prima. Personas Información. Dinero Maquinaria, equipos. Intervención de los activos, de las personas, la información, la cultura organizacional, la visión, los recursos propios de la compañía sobre los insumos. Información procesada, imagen de la empresa, producto o servicio. INSUMOS TRANSFORMACIÓN (BLACKBOX) PRODUCTO O SERVICIO Retroalimentación (Feedback) GRAFICO No. 1 El ciclo de operaciones de la empresa Observando el gráfico anterior, cuando se refiere a acciones que implican la adquisición de insumos del entorno, se trata de las operaciones que realiza la empresa en su gestión financiera (compras, negociaciones con entidades bancarias, etc.), de producción (adquisición de materia prima, maquinaria, equipos), de personal (reclutamiento), de mercadeo (información del entorno) y de las funciones del proceso administrativo (análisis de la información del medio y como esta afecta la estabilidad de la empresa). En el cuadro transformación, se refiere a las actividades internas que corresponden por supuesto a cada uno de los procesos antes mencionados que ejercen cambios o transformaciones sobre la información, la materia prima y demás recursos que ingresen a la compañía con el objeto de transformarlos en los resultados esperados por la empresa. El único factor que no es transformado como los llamados recursos es el talento humano, ya que este sufre un proceso de adaptación al nuevo clima organizacional y a su cultura, ocasionando entre los dos relaciones de intercambio que afectan a ambos organismos. Durante el proceso de transformación surgen operaciones relacionadas con el proceso de producción las cuales cambian de acuerdo a la razón de ser de la empresa es decir, a cual es el negocio; por ejemplo, el proceso de 20 UNIVERSIDAD DEL VALLE

16 PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y DE OPERACIONES ADMINISTRATIV transformación en una empresa dedicada a la producción de vehículos difiere a la de una entidad productora de papel. Igualmente una empresa de servicios sea una entidad financiera difiere de una de telefonía celular. Ambas persiguen objetivos similares, pero la naturaleza de su negocio es distinta. Igualmente surgen operaciones de tipo financiero (elaboración de la información financiera, valoración de inventarios, etc.), de personal (selección, inducción, análisis de cargos, capacitación, remuneración, desarrollo), de mercadeo (implementación de estrategias claves para incrementar las ventas de la compañía) y por su puesto las relacionadas con las funciones del proceso, planteando las estrategias necesarias de acuerdo a la información adquirida en el entorno. En la etapa de resultados, surgen operaciones tales como: en producción las correspondientes al proceso de entrega del producto al mercado, en mercadeo las correspondientes a la venta y distribución del mismo; en el proceso financiero a las operaciones relacionadas con la entrega de información financiera a la compañía, en personal corresponde a la evaluación del desempeño del individuo siendo el producto la imagen que el empleado refleja acerca de su percepción de la compañía, en las funciones del proceso administrativo se refiere a la evaluación de la gestión realizada durante el periodo. La etapa de retroalimentación está relacionada con el impacto de la gestión y el análisis de cómo esta afectó la situación inicial tanto positiva como negativamente. En el proceso de producción la retroalimentación está dada por la calidad del producto o servicio y como este contribuyó a mejorar las utilidades de la compañía, viéndose esto reflejado en un incremento en las ventas y por ende en los ingresos de la misma los cuales continuarán el ciclo nuevamente a través ya no únicamente como materia prima sino también como dinero producto de la gestión. Como se observa todos los procesos interactúan durante todo el ciclo, las operaciones en la retroalimentación se unifican y al entrar nuevamente en él, se facilitan o se complican dependiendo de cómo fue la gestión al iniciar el proceso anterior. Todo ello está relacionado con si hubo o no planeación y sobre qué mecanismos de control se elaboró cada operación. Identificadas las operaciones que realiza la empresa es importante conocer como estas están siendo ejecutadas, es decir, que ocurre en la empresa, esto da pie a la identificación de la utilidad del diagnóstico como punto de partida a la planeación Por qué hacer un diagnóstico? El diagnóstico es una herramienta clave para conocer como está funcionando la compañía identificando de esta manera los factores que limitan o potencian su gestión, sean estos internos, es decir los generados por ella misma dentro de sus operaciones, o externos generados por la relación de la empresa con el entorno. El analizar esta situación periódicamente, le permitirá a la entidad tener presentes los mecanismos que la han direccionado hacia el éxito, así como también los problemas originados por la gestión, verificando cuales fueron sus causas y por ende sus consecuencias. El diagnóstico es en realidad una herramienta de control, que se realiza al iniciar un proceso o como ejercicio de VICERRECTORÍA ACADÉMICA 21

17 DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN DESESCOLARIZADA identificación de una situación particular. Para poder elaborar un plan, el diagnóstico le permite a la empresa tener una visión clara de que como está ha llevado a cabo sus operaciones, y de que forma se ha desviado o por el contrario ha logrado lo propuesto. Muchas organizaciones que actúan bajo una administración informal, generalmente las microempresas, funcionan de acuerdo a la contingencia, identificando que muchas de sus acciones no han sido efectivas, ignorando el entorno que las rodea y sólo ajustándose sobre la marcha a la situación actual, sin un plan que guíe sus acciones o más aún sin tener en cuenta los factores que han originado su situación, sea esta positiva o negativa. Esta forma de administración informal puede ser incluso más costosa, ya que no facilita el planteamiento de estrategias, puesto que ni siquiera se analiza en que se es fuerte ante el entorno y en qué se es débil, ni como la afecta el medio, lo cual la lleva a un estado de entropía positiva. Los factores intrínsecos al diagnóstico le permiten a la compañía apuntar con mayor certeza hacia sus objetivos, fortaleciéndose cada vez más contrarrestando sus debilidades. De igual manera el análisis de las oportunidades y amenazas le permite a la compañía estar atenta a los cambios que puedan surgir, preparando las estrategias necesarias para que estos no afecten su futuro. Como se observa el diagnóstico es determinante en la gestión empresarial, ya que permite identificar como está la empresa y como la afecta el entorno, convirtiéndose en factor fundamental para la elaboración del plan Factores que comprenden el diagnóstico situacional. El diagnóstico situacional comprende el seguimiento de una serie de pasos o procedimientos que llevarán a la identificación de una situación o problema, originando como resultado la explicación de qué ocurre, bajo que causas y consecuencias. Como se observa la primera etapa para la elaboración del diagnóstico situacional es el conocimiento de la empresa, ya que a partir de este paso se identifican los antecedentes que originaron la situación actual, analizando incluso las estrategias pasadas para que la empresa respondiera a las condiciones del entorno. La segunda etapa o de análisis de las operaciones de la compañía hace referencia a la identificación de cómo estas se originaron en la empresa, analizando el cómo han permitido que la misma alcance sus objetivos, o de otra forma como la han limitado. La tercera etapa se divide en dos fases, una correspondiente al análisis de la situación interna. En esta primera división se analiza entonces concretamente que es lo que la empresa hace bien, qué es lo que funciona bien en ella. Igualmente se identifica que es lo que está fallando, que es lo que caracteriza a la empresa en su modo de operar, analizando incluso los valores intrínsecos a ella que potencian o limitan su gestión. En la segunda división de esta tercera etapa se encuentra el análisis del entorno, factor que representa la situación 22 UNIVERSIDAD DEL VALLE

18 de la compañía dentro del mismo. PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y DE OPERACIONES ADMINISTRATIV El gráfico No. 2 muestra la secuencia para la elaboración del diagnóstico. Conocimiento de la empresa Conocimiento de las operaciones que esta desarrolla Análisis situacional Interno Análisis del entorno Integración de la información, análisis consecuencias Identificación y planteamiento del problema PLANEACION GRÁFICO NO. 2. SECUENCIA PARA ELABORAR EL DIAGNÓSTICO Este análisis se hace a partir de dos escenarios, el primero es a nivel macroambiental, es decir lo relacionado con los factores de índole social, económico, político, demográfico, ecológico, cultural que la rodean y afectan al igual que a las otras compañías. El segundo escenario se refiere al medio más cercano que rodea a la empresa, es decir, el sector en el cual se desenvuelve. En este último se analizan todos los factores que la afectan más directamente como lo son, compradores, proveedores, competencia, productos sustitutos. A partir del análisis de ambas perspectivas, la siguiente etapa en el diagnóstico corresponde a la integración de esta información y al análisis de las consecuencias posibles de la situación actual, esta etapa permite tener una perspectiva clara acerca de la importancia de identificar cual es el problema central en la situación encontrada. VICERRECTORÍA ACADÉMICA 23

19 DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN DESESCOLARIZADA Se puede decir que aquí se tratan de entrelazar los factores internos con los externos para poder identificar así la causa de lo que le ocurre a la compañía. Se sugiere hacer una priorización de las situaciones encontradas, con el fin de tener una secuencia de los pasos que la originaron. Habiendo organizado la información, se procede a la identificación del problema. Esta etapa es muy importante en el diagnóstico, puesto que sino se analizó con profundidad la información correspondiente a las etapas anteriores, seguramente no se identificará el problema real, llevando a que la empresa continúe el ciclo elaborando un plan para un problema errado, factor que afectará los objetivos organizacionales. Cumplidas todas las etapas, el paso a seguir es la elaboración del plan mismo, el cual espera responder a las necesidades detectadas. El seguimiento de cada uno de las etapas correspondientes al diagnóstico, facilita la labor administrativa, cuando estos se hacen de manera periódica, se convierte en una herramienta de seguimiento a la gestión que se verá en la última unidad de este módulo, como lo es la función de control sobre las operaciones administrativas. 1.3 Tema 2. Situación Interna de la empresa.- La identificación de que ocurre dentro de la compañía, debe iniciarse a partir del conocimiento de los antecedentes de la misma y de cómo se llevan acabo sus operaciones, tal como se menciona en el ítem anterior. A partir de esta temática, se pretende plantear que factores contiene la identificación de la situación interna de la compañía, así como los procesos necesarios para que usted como estudiante pueda llevar a cabo esta fase del diagnóstico Conocimiento de la empresa. El conocimiento de la empresa implica el análisis de los factores que la han rodeado a través de los años, este ítem sirve de guía para conocer cual ha sido la filosofía de la compañía y como ha dado respuesta a las situaciones del entorno. Ese conocimiento debe iniciarse a través del análisis histórico de la misma, si la empresa es nueva, se refiere al análisis de las causas que originan su creación. En este mismo ítem se debe analizar la trayectoria de la empresa en el mercado, identificando los principales acontecimientos que en ella han ocurrido. Este primer punto permite a quien elabora el diagnóstico conocer más profundamente a cerca de la compañía. Posterior a ello, se trata de ubicar a la empresa en el contexto es decir, conocer que la caracteriza, a qué se dedica, donde se encuentra ubicada, cual es su tamaño en número de personas que laboran en ella, cual es el promedio de ventas que tiene, concluyendo con la identificación de su misión o razón de ser, así como de su visión o sueño en el pasado y bajo que estrategias pudo lograrlo o no. 24 UNIVERSIDAD DEL VALLE

20 PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y DE OPERACIONES ADMINISTRATIV Se analizan también los factores externos que han motivado cambios importantes en la empresa, es decir que han influido sobre su funcionamiento tales como, políticas de gobierno, oportunidades del mercado, ampliación de capital social, integración con otras personas, nuevos productos, reducción de costos, etc Análisis de las operaciones de la compañía. Habiendo conocido los antecedentes del funcionamiento de la empresa, se procede al análisis de las operaciones que esta desempeña. Aquí se trata de examinar las que corresponden a cada proceso, tal como se comentó en la primera parte de este capítulo, contando como estas permiten que la empresa logre sus fines. Por ejemplo para el proceso de producción, se trata de describir como en el ciclo productivo todas las operaciones que ahí se cumplen desde la adquisición de materia prima hasta la elaboración y entrega del producto final, comentando todas las operaciones inherentes al proceso y así sucesivamente para cada uno de los mencionados. A partir de este análisis se contarán con herramientas que facilitarán en el siguiente punto la identificación de la situación actual de la empresa a partir de sus fortalezas y debilidades Análisis de la situación actual. La identificación de la situación actual comprende el análisis de los factores que han limitado o fortalecido la gestión de la compañía en la actualidad, es conocer que pasa hoy en la empresa, posterior al conocimiento de cómo opera. Se trata de la evaluación de las operaciones de la empresa identificando sus respectivas fortalezas y debilidades producto de cada proceso. * Factores internos que limitan la gestión. Debilidades. Después de analizar paso a paso las operaciones que desempeña la compañía para el logro de sus objetivos, se inicia la identificación de los factores que limitan su gestión. Generalmente estos factores pueden ser varios, pero es importante identificar los que mayor incidencia han tenido en la productividad de la compañía, de esta forma se encontrarán factores limitantes que han sido producto de otros factores limitantes. Con esto se trata de conocer cual ha sido la raíz que ha originado las debilidades existentes. Una debilidad se puede definir como una carencia de algo, un estado que rompe el equilibrio organizacional, significa un factor que requiere ser fortalecido a través de estrategias claves. La compañía debe ser consciente de sus debilidades y trabajar para contrarrestarlas, ya que de otro modo puede estar dando espacio a la competencia para que mejore su posición en el mercado pudiendo desplazar a la compañía. Esto es importante tenerlo en cuenta y mas aún tomar las medidas pertinentes para que dichas debilidades sean aminoradas en el menor tiempo posible. Tenga en cuenta que una debilidad es algo originado por una operación interna, y es propia de la compañía, puesto que es producto de sí misma, un ejemplo de debilidad puede ser una originada por problemas de capacitación, falta VICERRECTORÍA ACADÉMICA 25

21 DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN DESESCOLARIZADA de dinero, maquinaria obsoleta, entre otros factores que corresponden al interior de la empresa y que la desequilibran. A continuación se hace un análisis de los factores que constituyen fortalezas para la compañía. - Factores potenciadores de la gestión. Fortalezas. Cuando se habla de fortalezas, se refiere a la identificación de que es lo que mejor hace la compañía, que factores la hacen diferente a las demás, o que constituyen ventajas competitivas. Dichas fortalezas al igual que las debilidades son originadas por factores internos, por ejemplo, el contar con personal capacitado y bien remunerado constituye un a ventaja comparativa de una empresa frente a otra, ese algo que la hace diferente. El producir bienes y servicios con la mejor calidad del mercado, no porque lo diga el eslogan sino porque realmente es así, sólo se puede detectar producto del análisis de las operaciones de producción y control de calidad, donde producto del conocimiento de cómo es el proceso podemos tener una explicación de esta fortaleza. Se podrían plantear infinidades de ejemplos al respecto, lo importante es reconocer que una fortaleza es la principal arma con que cuenta la compañía, pues es lo que la hace diferente de las demás. El análisis interno es importante, con él se puede saber como esta la compañía internamente, a partir de su conocimiento integral, pero este conocimiento debe estar acompañado por el análisis de los factores que rodean a la compañía y que son ajenos a ella, pero que ella puede a través de estrategias influir para ejercer cambios dentro del mismo, estos elementos se denominan factores del entorno y se analizarán en el tema que sigue a continuación. 1.4 Tema 3. Análisis del entorno. Las organizaciones para poder sobrevivir deben comprender los factores que inciden sobre ellas es decir, tener en cuenta de que su supervivencia depende del entendimiento de la forma como el medio que la rodea puede afectar o contribuir a mejorar su situación, producto de una oportunidad. Las organizaciones actúan bajo un enfoque sistemático, en el cual ellas hacen parte de un todo organizacional, que interactúa con cada uno de sus componentes, de esta manera, esta puede influir o verse influenciada producto de esa interrelación. Como se observa en el gráfico No. 3, la organización está rodeada por un medio ambiente inmediato el cual constituye el sector en el que se desenvuelve y un ambiente mayor denominado macroambiente, comprendido por los factores políticos, económicos, sociales, culturales, ecológicos. A continuación se analizan detenidamente estos dos factores y su incidencia sobre la organización. 26 UNIVERSIDAD DEL VALLE

22 PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y DE OPERACIONES ADMINISTRATIV El gráfico No. 3 muestra el enfoque sistemático y contingencial de las organizaciones producto de estas dos teorías del pensamiento administrativo. Económico Jurídico Demográfico Político Competencia Proveedores ORGANIZACION Usuarios o compradores Social Sustitutos Clientes potenciales Cultural Ecológico GRÁFICO NO. 3. LA ORGANIZACIÓN BAJO UN ENFOQUE DE SISTEMAS El universo en que interactúa la compañía. Importancia e incidencia. El macroambiente es el entorno en el que se desenvuelve la compañía y cuyos cambios afectan a cada una de sus partes, incluyendo a sus compradores. Tal como se mostró en el gráfico 3, este está conformado por diferentes factores, que se pueden analizar de la siguiente forma: Factores políticos: Corresponden a los cambios que rodean al país donde se encuentra trabajando la compañía, los cuales varían acorde con las condiciones de cada uno. Estos factores inciden en la empresa puesto que influyen indirectamente su comportamiento futuro. Factores sociales: Son los rasgos característicos de un país acorde con la situación de orden que en él se presenten. Los problemas de violencia, desempleo, pobreza, educación que rodean a la compañía, la afectan puesto que determinan las estrategias que asegurarán que la empresa no pierda mercado en ese medio, como tampoco vea amenazado su funcionamiento. De la misma forma afectarán a la empresa, cuando esta realice captación de personal a través del reclutamiento ya que el entorno social determina las posibilidades de que las personas oferentes de su mano de obra tengan el perfil adecuado para laborar en la compañía, igualmente determinan el valor de esa mano de obra, dependiendo de la tasa de desempleo existente en el momento, este mismo ejemplo ocurrirá para todas las operaciones que desee implementar la compañía. Factores económicos: La situación económica del país o países en el que opera o distribuye productos la empresa, también son determinantes puesto que influyen sobre la posibilidad de que pueda continuar su VICERRECTORÍA ACADÉMICA 27

23 DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN DESESCOLARIZADA ciclo productivo con fluidez, por ejemplo, un cambio en las tasas de inflación, afectará directamente el poder de compra de las personas y por ende los ingresos de la empresa, el incremento en las tasas de interés de un país afecta la situación económica de muchos de sus habitantes, e incluso puede afectar la capacidad de inversión de la empresa, factor que se reflejará en menores ingresos, así sucesivamente. Factores demográficos: Un cambio en el tamaño poblacional, implicará un cambio en la capacidad económica de la población, también afectará el aspecto social ya que de acuerdo a las condiciones del país puede significar un problema social, afectando indirectamente a la empresa, sea de manera positiva o negativa según sea el caso. Factores culturales: El aspecto cultural es determinante en las estrategias de la empresa, ya que determinan como debe esta influir sobre el mercado para alcanzar sus objetivos organizacionales, el proceso cambiará de acuerdo al medio en que opere o desee influir la entidad. Factores ecológicos: Se refiere a las condiciones en que se encuentran los recursos naturales en el medio donde opera. Es importante tener en cuenta que la función de la empresa no es sólo para beneficiar a sus propietarios sino al medio, de otra forma perdería su responsabilidad social. Lo importante es el valor agregado que proporcione la organización en donde esta se encuentre. Factores Jurídicos: La organización debe tener en cuenta los cambios que ocurran en la legislación donde influyan sus operaciones con el objeto de que pueda responder a los cambios, sin afectar su naturaleza social. Los anteriores factores conforman el macroambiente organizacional, su incidencia en la organización, puede originar una oportunidad o una amenaza, dependiendo de la forma como afectan a la compañía. Ahora es importante analizar los factores que afectan directamente el funcionamiento de la empresa pues constituyen su medio más cercano El medio más cercano a la empresa. Análisis del sector. Adicional al entorno en el que se encuentra la organización, existen uno que es su medio más cercano, el que está constituido por sus proveedores, compradores, sustitutos y competencia, este medio es el denominado sector en que se desenvuelve la compañía. Tener en cuenta la posición de esta en el mismo, es determinante para lograr su posicionamiento en el mercado. Un ejemplo de ello lo muestran las organizaciones que constituían monopolios en ciertas ciudades dada su trayectoria y ventaja comparativa, al no haber empresas como estas en el mercado. En Colombia a partir de la Apertura Económica, muchas de estas organizaciones entraron en quiebra, algunas de ellas que pudieron sobrevivir, lo lograron dado su capacidad de aprovechar esta oportunidad para ser mejores, invirtiendo en la calidad del bien o servicio suministrado. El anterior ejemplo enseña la importancia que representa el estar preparados para las posibles contingencias que se presenten en el entorno y esto sólo se logra estando avante a las necesidades del mismo. A continuación se hace un análisis de los factores que conforman el sector en que se desenvuelve la empresa: 28 UNIVERSIDAD DEL VALLE

24 PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y DE OPERACIONES ADMINISTRATIV Proveedores: Los proveedores son vitales en el cumplimiento del proceso productivo de la compañía, un cambio en ellos, en su manera de operar puede afectar los procedimientos internos. Es por ello que la empresa debe estar en alerta contando con opciones que le permitan seguir funcionando a pesar de las contingencias posibles. Compradores: El cliente es la vida de la empresa, de su comportamiento y situación actual depende el funcionamiento de la compañía y que esta pueda continuar su ciclo. Es por ello que la empresa debe estar atenta de sus necesidades, cambios en su comportamiento, capacidad económica, exigencias desde el punto de vista comercial, sólo así podrá sostenerse en el mercado. Competencia: La competencia no necesariamente es una amenaza para la compañía, sólo lo es cuando esta desconoce como opera y no está avante en el mercado. Esta mas bien permite que el mercado fluya con bienes y servicios de mejor calidad. Que sea una amenaza o una oportunidad depende de cómo la empresa esté en el mercado. Sustitutos: En el sector donde opera la compañía pueden encontrarse productos que puedan sustituir el bien o servicio que esta ofrece y que a su vez puedan quitarle espacio en el mercado, la empresa debe estar atenta a sus movimientos para no perder su posición en el mismo y al contrario establecerse. Clientes potenciales: Las necesidades de los clientes de la competencia también pueden ser satisfechas por la compañía. Muchos de ellos ni siquiera han podido ser captados ni por esta ni por los sustitutos. La empresa debe identificar que requiere este mercado y como puede llegar a él. En este y en todos los casos la imagen de la empresa en el entorno es vital, puesto que reflejará la aceptación o rechazo posibles. Hasta ahora se ha analizado la situación de la empresa en el entorno, ahora es necesario para completar esta etapa, identificar las oportunidades y amenazas, producto del análisis del entorno Oportunidades y Amenazas. Factores que determinan la situación de la empresa en el mercado. Así como a través del análisis interno, se logra establecer las fortalezas y debilidades de la compañía, a través del análisis del entorno es posible determinar los factores que pueden obstaculizar o apoyar la gestión de la entidad. Estos factores se denominan oportunidades y amenazas, según sea el caso. Una oportunidad es algo generado por el entorno, constituye un espacio que facilitará a la empresa mejorar su situación en el medio que la rodea. En algunas ocasiones las oportunidades son vistas como amenazas, dependiendo del paradigma que rodee al personal de la compañía, una visión de futuro podrá facilitar el diagnóstico, puesto que una persona con visión positiva verá más oportunidades que amenazas en su entorno, haciendo que la empresa funcione mejor. De lo contrario una visión negativa o pesimista verá más amenazas que oportunidades y seguramente direccionará a la empresa hacia un desarrollo más lento o a su desaparición. Por eso es tan importante que esta etapa del diagnóstico sea participativa y con visión de futuro, puesto que de ella dependen las estrategias que se planteen en el plan. Una amenaza es un factor generado por el medio no por la organización, es algo ajeno a la empresa, pero que esta debe aprender a enfrentar para poder lograr sus objetivos. VICERRECTORÍA ACADÉMICA 29

25 DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN DESESCOLARIZADA Una baja en los precios de la competencia, puede constituir una amenaza para la compañía dependiendo si está no está amarrada a la calidad del producto, si es así, será una oportunidad para la empresa, puesto que podrá competir por calidad. Un cambio en las necesidades del consumidor y en su perfil, podrá constituir una amenaza, pudiendo disminuir su clientela en el mercado. De igual forma un cambio en la capacidad de compra del mismo, afectará negativamente a la empresa, pudiendo este dirigirse a la compra de bienes sustitutos. También puede convertirse en una oportunidad para que la empresa establezca estrategias para satisfacer esas nuevas necesidades de acuerdo a la capacidad económica de su cliente. Hasta ahora se han analizado los factores internos y externos que conforman el diagnóstico, para culminar este proceso se requiere identificar cuales fueron los problemas detectados y sus consecuencias. 1.5 Tema 4. Identificación del problema o la oportunidad. El último paso del diagnóstico, es la identificación del problema o la situación encontrada, aquí es donde se condensa toda la información de la compañía captada en los procesos anterior. Si bien es cierto durante las anteriores etapas se pudo tener una visión macro y micro de la situación actual, en este ítem se pretende priorizar los problemas u oportunidades detectadas, de esta manera, será más fácil que la compañía entienda que frentes debe atacar primero, que factores los originaron y cuales son las consecuencias posibles sino actúa Análisis de la información. Para analizar la información, se acude generalmente a preguntas que conocida la situación den respuesta a lo que pasa en la actualidad. El problema debe ser determinado y formulado, siempre evaluando hacia atrás que originó tal o cual acción o comportamiento, por ejemplo, producto del diagnóstico se detecta que la compañía tiene un problema en el personal y en su desempeño, si se analiza hacia atrás, se da cuenta que lo que origina un mal desempeño, puede ser falta de capacitación, si esto no es así se continua en el proceso, y se puede identificar que el problema quizá está en la comunicación interna, si se quiere analizar por qué se origina este problema de pronto se puede encontrar con que los procesos internos de comunicación fallan, puede ser porque la gente no conoce con claridad sus funciones. Si no es esto, se va hacia atrás y de pronto se encuentra con el organigrama, observando que el estilo de autoridad originado es totalmente autocrático y que el desmejoramiento en el desempeño es producto de la desmotivación que esto origina. Si a esto se le suma el encontrar que la empresa no está respondiendo a las condiciones del mercado y que las amenazas son mayores a las oportunidades se puede visualizar un problema de dirección. Cuál sería entonces la gran debilidad de la empresa? El estilo de dirección actual no permite que la compañía pueda 30 UNIVERSIDAD DEL VALLE

26 PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y DE OPERACIONES ADMINISTRATIV enfrentarse a las condiciones del entorno con efectividad, afectando todas las operaciones de la compañía. De esta manera se formula el problema encontrado. Se trata de buscar el centro del problema, y esto sólo se hace cuando se han podido priorizar los problemas y preguntar los factores que originaron cada situación. Existen diferentes formas de analizar la información obtenida durante el diagnóstico entre ellas está la identificación de la situación revisando toda la información posible, basándose en lo que origina la situación o simplemente acudiendo a la identificación de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas existentes. Se sugiere para que la información sea más contundente utilizar ambas metodologías, es decir, detectadas las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, buscar las causas que las originaron, de esta manera se podrá entender mejor el problema. Igualmente los anteriores aspectos deben ser priorizados, de tal forma que la empresa conozca cual es su fortaleza principal, cual le sigue y así sucesivamente, de igual manera se procederá con el resto de factores. Cuando se hace este análisis, es importante tener en cuenta cuales son los objetivos de la empresa, como se ve en el futuro, para así poder saber que tan lejos o cerca está de esos objetivos. Es decir el diagnóstico debe ser comparativo con los deseos de la empresa, para detectar su situación en el mercado. El cuadro que se presenta a continuación muestra una forma de hacer el análisis DOFA, priorizando cada uno de los factores ahí encontrados, lo interesante del análisis es como este se cruza con los factores encontrados en el entorno para encontrar soluciones. Es decir, identificar como los factores positivos y negativos pueden constituirse en puntos de partida para formular las estrategias DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS GRÁFICO NO. 4. ANÁLISIS DOFA VICERRECTORÍA ACADÉMICA 31

27 DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN DESESCOLARIZADA El paso a seguir ahora es elaborar el plan, identificando como una debilidad puede contrarrestarse con las oportunidades del entorno, de igual forma, cómo una fortaleza puede aminorar las amenazas existentes en el mismo, planteando las estrategias necesarias Causas y consecuencias de la situación actual. Cuando se elabora la última parte del diagnóstico, se debe analizar detalladamente los factores que afectaron el proceso o que originaron los problemas con el objeto de no incurrir en los mismos errores cuando se implemente el plan. Igualmente es importante analizar cuales son las consecuencias posibles para la empresa de no tomar las medidas necesarias para mejorar la situación, siempre con una visión tanto de corto como de largo plazo. Este análisis permitirá poner en alerta a la compañía y es necesario ya que muchas veces las empresas no visualizan las consecuencias de su situación poniendo en peligro la estabilidad de sus participantes y de la empresa misma. 32 UNIVERSIDAD DEL VALLE

28 PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y DE OPERACIONES ADMINISTRATIV TAREA NO.1 Producto de lo aprendido en esta primera unidad, a continuación se sugiere elaborar un diagnóstico de una empresa constituida o por constituirse. Utilice todas las herramientas proporcionadas en este material para este fin, los pasos a seguir son los siguientes: 1. Análisis de la empresa. 2. Análisis situacional interno. 3. Análisis del Entorno. 4. Identificación del problema. 5. Análisis de la información 6. Causas y consecuencias de la situación encontrada. Recuerde este trabajo no pretende responder a preguntas y respuestas esquematizadas, se trata de constituir el punto de partida para que usted elabore en la segunda y tercera unidad un plan estructurado y los mecanismos de control que lo deben acompañar, ya que a partir de este módulo usted cuenta con mayores herramientas para hacerlo. Adelante usted es capaz. IMPORTANTE ANTE: : UTILIZA LOS HORARIOS DE CONSULTA TELEFONICA PARA APOYAR AR TU TRABAJO. NO LO OLVIDES VIDES. VICERRECTORÍA ACADÉMICA 33

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