CAPITULO II MARCO TEÓRICO SOBRE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, RECURSOS HUMANOS, CUADRO DE MANDO DE RECURSOS HUMANOS Y EFICIENCIA.

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1 CAPITULO II MARCO TEÓRICO SOBRE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, RECURSOS HUMANOS, CUADRO DE MANDO DE RECURSOS HUMANOS Y EFICIENCIA. A- ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS 1. DEFINICIÓN ETIMOLÓGICA DE ADMINISTRACIÓN 57 La definición etimológica es la forma más usual de la definición nominal, o sea, la explicación del origen de la palabra con que se designa aquello que se estudia, valiéndose para ello de los elementos fonéticos que la forman. De esa manera suele encontrarse el verdadero significado de esa palabra y del concepto que esa misma palabra expresa. La palabra administración se forma del prefijo ad, hacia, y de ministratio. Esta última palabra viene a su vez de minister, vocablo compuesto de minus, comparativo de inferioridad, y del sufijo ter, que sirve como término de comparación. La etimología de minister, es enteramente opuesta a la de magister: de magis, comparativo de superioridad, y de ter. Así magister, indica una función de autoridad, minister expresa precisamente lo contrario; subordinación: el que realiza una función bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro. La etimología da la idea que la administración se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se presta. Sin embargo, la administración puede definirse de diversas formas, al igual que muchas otras áreas del conocimiento humano, pero es posible conceptualizarla para efectos de la fácil comprensión e incluyendo los aspectos más importantes a través del análisis y síntesis de diversos especialistas en la materia octubre de

2 2. DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN La administración es una de las ciencias que ha sido mayormente estudiada, esto debido a que es utilizada para toda actividad del ser humano, tanto económica, política, de negocios, así como en lo personal; es por ello que numerosos investigadores han dedicado estudios a dicha ciencia. A continuación se presentan las siguientes definiciones de administración: a. Es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que los individuos, trabajando en grupos de manera eficiente, alcancen objetivos seleccionados. 58 b. Es el proceso de planificación, organización y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas. 59 c. La administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales, por medio de un mecanismo de operación y mediante el esfuerzo humano ANTECEDENTES DE LA ADMINISTRACIÓN 61 La Revolución Industrial desarrolló una nueva concepción del trabajo, provocada por un cambio en el orden económico y social originado en Inglaterra. La sustitución de la fuerza animal por la máquina de vapor, la aparición de la máquina que sustituyó el trabajo artesanal, hicieron posible la producción en gran escala. Se inició así el desarrollo industrial en diferentes países. 58 Administración. Una Perspectiva Global, Harold Koontz y Heinz Weihrich, Mc Graw-Hill,12ª Edición, México, Pág. No.6, Administración, James A.F. Stoner, R. Edward Freeman y Gilbert Jr. Daniel, Prentice Hall, 6ª Edición, México, Pág.No. 7, abril de Administración Contemporánea, Juan Gerardo Garza Treviño, Mc Graw-Hil, 2ª Edición, México, Pág. No.4,

3 A partir del siglo XVII, los economistas liberales, entre los que se destacan Adam Smith, John Stuart Mill y David Ricardo, defendieron la economía de mercado basada en el individualismo y en el libre juego de las leyes de la oferta y la demanda. En el Siglo XX el movimiento más importante se denominó Administración Científica, se desarrolló como disciplina y hoy se le considera como parte del enfoque clásico. 4. ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN 62 Dentro de los enfoques de la administración se mencionan los siguientes: 4.1. Enfoque Clásico Los primeros en sistematizar un conocimiento administrativo y elaborar métodos para entender la organización y mejorar la productividad fueron Frederick Winslow Taylor y Henry Fayol Enfoque Humanístico George Elton Mayo, modificó la concepción de la administración al afirmar en sus estudios que la productividad no es un problema de ingeniería, sino un problema humano. Por tal motivo, este enfoque se denomina Teoría de las Relaciones Humanas Enfoque Estructuralista Max Weber, es el iniciador del modelo burocrático de la administración, que incorpora los elementos de racionalidad y legalidad al trabajo de las organizaciones. Una burocracia debe manejarse mediante normas escritas, basarse en la división sistemática del trabajo y fijar reglas para el desempeño en cada cargo Enfoque Neoclásico Peter F. Drucker, es el más famoso de los seguidores. La Escuela Neoclásica destaca en la práctica de la administración el logro de objetivos y resultados. El valor radica en recuperar las aportaciones de los clásicos de la administración pero con una perspectiva ecléctica, es decir, tomar lo bueno de cada una de las aportaciones. 62 Ibíd. No.61, Pág. No. 4 78

4 4.5. Enfoque Conductista Dos nombres sobresalen en esta corriente Douglas McGregor y Abraham Maslow, los cuales dieron una nueva orientación a la administración a partir del comportamiento del ser humano Enfoque Cuantitativo Este enfoque aparece ante la indispensable necesidad de logar mensurabilidad. Las organizaciones requieren medir, evaluar y precisar un fenómeno. Los dos promotores de este enfoque que proceden de disciplinas científicas, son Herbert A. Simón y J. Von Newman Enfoque de Sistemas Ludwing Von Bertalanffy, Daniel Katz y Robert L. Kahn han aportado a la administración la visión de sistemas. Es un enfoque totalizador que aparece en la década de los años cincuenta. El enfoque de sistema parte de la identificación de variables o componentes para así descubrir las múltiples y, en ocasiones, complejas relaciones. El enfoque de sistemas analiza una realidad de manera global. La aportación consiste en destacar la interdependencia entre las partes que conforman una organización. 5. ADMINISTRACIÓN CONTEMPORÁNEA Y TENDENCIAS FUTURAS 63 El estudio de la evolución del pensamiento administrativo, en la actualidad, se muestra la base fundamental en que descansa la ciencia de la administración, ya se aplique al sector público o al privado. A pesar de que las teorías han sufrido una transformación radical y se siguen desarrollando, aún conservan en varios aspectos la validez original o bien ameritan el análisis histórico, por las proyecciones que tuvieron en los actuales principios administrativos y en la aplicación práctica. Dentro de los principios de la administración se pueden mencionar: 63 octubre de

5 5.1. Principios de la administración Científica de Frederick W. Taylor 64 El enfoque típico de la escuela de la administración científica es el énfasis en las tareas. El nombre administración científica se debe al intento de aplicar los métodos de la ciencia a los problemas de la administración, con el fin de alcanzar elevada eficiencia industrial. Frederick W. Taylor, es considerado el Padre de la administración científica ( ). La obra denominada Principios de la Administración Científica, publicada en 1911; fundamentaba la filosofía en cuatro principios: Gráfico No. 2 Principios de la administración Científica de Frederick W. Taylor FUENTE: Equipo de Tesis

6 5.2. Teoría Clásica de la Organización 65 Henry Fayol ( ), de origen francés. Señaló que la teoría administrativa se puede aplicar a toda organización humana (universalidad). Se le considera el padre del proceso administrativo, y creador e impulsador de la división de las áreas funcionales para las empresas. Los primeros trabajos de Henry Fayol, representan la escuela de la teoría del "Proceso Administrativo". En el año de 1916 publicó el libro Administration Industrielle et Genérate (Administración Industrial y General). El libro contenía las opiniones sobre la administración adecuada de las empresas y de las personas dentro de éstas. Fayol, identificó cinco reglas o deberes de la administración: a. Planeación: diseñar un plan de acción para el mañana. b. Organización: brindar y movilizar recursos para la puesta en marcha del plan. c. Dirección: dirigir, seleccionar y evaluar a los empleados con el propósito de lograr el mejor trabajo para alcanzar lo planificado. d. Coordinación: integración de los esfuerzos y aseguramiento de que se comparta la información y se resuelvan los problemas. e. Control: garantizar que las cosas ocurran de acuerdo con lo planificado y ejecución de las acciones correctivas necesarias de las desviaciones encontradas. Más importante aún, Fayol creía que la administración se podía enseñar. Le interesaba mucho mejorar la calidad de la administración y propuso varios principios para orientar el quehacer administrativo, los que se muestran en el cuadro No. 3. Estos principios administrativos no son de ninguna manera rígidos, ya que en diversas situaciones, se requiere hacer uso del criterio personal y la mesura de octubre de

7 Lo más importante es que constituyen guías universales, que pueden aplicar en cualquier tipo de organización. CUADRO No PRINCIPIOS PROPUESTOS POR HENRY FAYOL 1. División del trabajo Este es el principio de especialización que los economistas consideran necesario para obtener un uso eficiente del factor trabajo. Lo aplica a todo tipo de actividades, tanto técnicas como administrativas. 2. Autoridad y responsabilidad Considera que la autoridad y la responsabilidad están relacionadas y señala que ésta se desprende de aquélla como consecuencia. Concibe la autoridad como una combinación de la autoridad oficial, derivada de la posición del administrador, y la autoridad personal, desprendida de su inteligencia, experiencia, dignidad moral, servicios prestados. 3. Disciplina Al definir la disciplina como el respeto por los acuerdos que tiene como fin lograr obediencia, aplicación, energía y señales exteriores de respeto, declara que para lograr disciplina se requiere contar con buenos superiores en todos los niveles. 4. Unidad de Mando Cada empleado no debe recibir órdenes de más de un superior. 5. Unidad de Dirección Cada grupo de actividades con el mismo objetivo debe tener un director y un plan. A diferencia del cuarto principio, se refiere a la organización del cuerpo directivo, más que al personal. 6. Subordinación de interés de lo individual a lo general 7. Remuneración (justa remuneración al personal) Es función de la administración conciliar estos intereses en los casos en que haya discrepancia. La remuneración y los métodos de retribución deben ser justos y propiciar la máxima satisfacción posible para los trabajadores y para el empresario. 8. Delegación vs. Centralización Como cualquier agrupación, las organizaciones deben ser dirigidas y coordinadas desde un sistema nervioso central. Pero la cantidad de centralización o descentralización apropiada depende de cada situación. La meta es lograr el grado de centralización que permita el mejor uso de las habilidades de los empleados. 82

8 9. Cadena escalar (jerarquía de autoridad) Se refiere a una cadena de autoridad, la cual va desde los más altos rangos hasta los más bajos, pero se podrá modificar cuando sea necesario. 10. Orden Tanto el equipo como el personal deben ser bien escogidos, bien ubicados y estar perfectamente bien organizados de manera que la organización opere con suavidad. 11. Equidad Los administradores deben ser leales y respetuosos con el personal, y demostrar cortesía y justicia en su trato. 12. Estabilidad en el empleo Los cambios en las asignaciones de los empleados serán necesarios, pero si ocurren con demasiada frecuencia pueden perjudicar la moral y la eficiencia. 13. Iniciativa Pensar un plan y llevarlo a cabo con éxito puede ser profundamente satisfactorio. Los administradores deben dejar de lado la vanidad personal y deben alentar a los empleados a hacer esto en la medida que sea posible. 14. Unión del Personal (espíritu de grupo) Este principio sintetizado como la unión hace la fuerza, es una extensión del principio de unidad de mando, y subraya la importancia de buenas comunicaciones para obtenerlo". FUENTE: octubre de Teoría de las Relaciones Humanas 66 Con un enfoque humanístico, la teoría administrativa sufre una verdadera revolución conceptual. Transferencia del énfasis puesto en la tarea (administración científica) y en la estructura organizacional (teoría clásica), al énfasis en las personas que trabajan o que participan en las organizaciones. La preocupación de la máquina, métodos de trabajo, por la organización formal y los principios de administración aplicables a los aspectos organizacionales, ceden prioridad a la preocupación por el hombre y el grupo social. De los aspectos técnicos y formales se pasa a los aspectos psicológicos y sociológicos. 66 Administración I y II, Lic. Américo Alexis Serrano Ramírez, 1 edición, El Salvador, Pág. No.13,

9 6. ORÍGENES DE LA TEORÍA DE LAS RELACIONES HUMANAS 67 Desarrollada por Elton Mayo y sus colaboradores en Estados Unidos a principios de los años veinte. Nace de la necesidad de humanizar y democratizar la administración, en virtud de la aplicación de métodos rigurosos a los cuales los trabajadores debían someterse forzosamente. 7. CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN 68 La administración se aplica a todo tipo de actividad con el propósito de proporcionar los lineamientos que faciliten la consecución de los objetivos que se persiguen, esto lo hace gracias a la flexibilidad y adaptabilidad de la misma a los diferentes quehaceres, ya que poseen características especificas que la diferencian. Las características de la administración se describen a continuación: 7.1. Universalidad El fenómeno administrativo se da donde quiera que exista un fenómeno social, porque en el tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el Estado, en el ejército, en la empresa, en una sociedad religiosa. Por lo que, los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existen variantes accidentales Especificidad Aunque la administración va acompañada de otros fenómenos de distinta índole (por ejemplo: en la empresa funciones económicas, contables, productivas, mecánicas y jurídicas), el fenómeno administrativo es especifico y distintos a los que acompaña Unidad Temporal En la administración aunque se distingan fases y elementos, el proceso administrativo es único y se da en todo momento de la vida de un organismo social. 67 Ibíd. No. 66, Pág. No Administración de Empresas Teoría y Práctica 1ª Parte, Agustín Reyes Ponce, Limusa, México, Pág. No. 27,

10 7.4. Unidad Jerárquica Siempre se respetan los niveles de autoridad que están establecidos dentro de la organización. 8. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN 69 La administración proporciona elementos útiles al organizador y al gerente, que se deben considerar para el adecuado funcionamiento de la empresa, es por ello que la importancia de la administración radica en: a. La administración se da donde quiera que exista un organismo social, aunque lógicamente sea más necesaria cuanto mayor y más compleja sea ésta. b. El éxito de un organismo social depende directa e indirectamente, de su buena administración, y solo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, técnicos y financieros con que ese organismo cuenta. c. Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y obviamente esencial, ya que por la magnitud y complejidad, simplemente no podrían actuar sino fuera a base de una administración sumamente técnica. d. Para las pequeñas y medianas empresas, la única posibilidad de competir con otras, es a través del mejoramiento de la administración, es decir, obtener una mejor coordinación de los elementos: maquinaria, mercado, calificación de mano de obra, en los que indiscutiblemente son superados por los grandes competidores. e. El aumento de la productividad, es la preocupación de mayor importancia en el campo económico y social que depende de la adecuación administrativa de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económica social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas tendrá que serlo. 69 Ibíd. No. 68, Pág. No

11 9. HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y JERARQUÍA ORGANIZACIONAL 70 Robert L. Katz identificó tres tipos de habilidades: la técnica, la humana y la conceptual para los administradores. A esto se le puede agregar un cuarto: la capacidad para diseñar soluciones Habilidad técnica: Es el conocimiento, la experiencia y la habilidad para realizar actividades que incluyen métodos, procesos y procedimientos. Por lo tanto representa trabajar con determinadas herramientas y técnicas Habilidad humana: Es la capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, la creación de condiciones donde las personas se sientan protegidas y libres de expresar las opiniones Habilidad Conceptual: Es la capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos Habilidad de diseño: Es la capacidad de resolver problemas en beneficio de la empresa. Para ser eficaces y particularmente en los niveles organizacionales superiores, los administradores deben ser capaces de hacer mucho más que advertir un problema. Deben poseer además la habilidad de un buen ingeniero de diseño para deducir la solución práctica a un problema. Si se limitaran a detectar problemas y a fungir como observadores de problemas fracasarían. En el gráfico No. 3 se podrá observar los requerimientos de estas habilidades en cada nivel de la organización. Por lo tanto, también deben poseer la valiosa habilidad de ser capaces de diseñar soluciones funcionales a los problemas en respuesta a las realidades que enfrentan. 70 Ibíd. No. 58, Pág. No. 9 86

12 La importancia relativa de esas habilidades puede diferir de acuerdo con el nivel de jerarquía organizacional de que se trate. Gráfico No. 3 JERARQUÍA ORGANIZACIONAL Alta dirección: Habilidades de conceptualización y diseño. Mandos Medios: Habilidades humanas. Supervisores: Habilidades técnicas. Fuente: Administración. Una Perspectiva Global, Harold Koontz y Heinz Weihrich, Mc Graw-Hill, 12ª Edición, México, Pág. No.10, 2004 Las habilidades técnicas son las de mayor importancia para el nivel de supervisión. Las habilidades humanas también son útiles en las frecuentes interacciones con los subordinados. Por otra parte, las habilidades de conceptualización no suelen ser decisivas para los supervisores de nivel inferior. La necesidad de habilidades técnicas decrece en el nivel administrativo intermedio, en el que sin embargo las habilidades humanas siguen siendo esenciales al tiempo que las habilidades de conceptualización cobran mayor importancia. En el nivel administrativo superior son especialmente valiosas las habilidades de conceptualización, de diseño y humanas, mientras que la necesidad de habilidades técnicas es relativamente menor. Especialmente en las grandes organizaciones, se supone que los directores generales pueden usar las habilidades técnicas de sus subordinados. En las pequeñas empresas en cambio, es probable que la experiencia técnica sea de gran importancia en este nivel. 87

13 10. PROCESO ADMINISTRATIVO 71 El Proceso Administrativo está compuesto por la fase mecánica y la fase dinámica en donde la fase mecánica comprende la planeación (trata más o menos de que cosas se van a realizar en la empresa; se elaboran planes, programas, presupuestos, propósitos, objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, entre otros) y a la organización (trata de como se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, descripción de funciones, división del trabajo y de la coordinación, jerarquización, departamentación, entre otros). En la fase dinámica se encuentra la dirección que se encarga de ver que se realicen las tareas y para ello cuenta con la Integración, toma de decisiones, supervisión, liderazgo, comunicación, y motivación y por último, se encuentra el control que es el encargado de decir cómo se ha realizado, qué se hizo, cómo se hizo, y compara los estudios. (Establecimiento de estándares, medición, retroalimentación y corrección) Definición del Proceso Administrativo a. Es el conjunto de fases sucesivas e interrelacionadas que se aplican para lograr los objetivos establecidos en una empresa. 72 b. Es una secuencia lógica que permite que la administración se aplique o realice, guiando a la empresa hacia la obtención de los objetivos que se ha fijado. La secuencia lógica significa que no se puede conseguir una etapa sin considerar otra previa que la fundamente, sobre todo en las empresas que por primera vez inician las operaciones octubre Ibíd. No. 66, Pág. No. 69**Store, James A.F.R. Edgard Freeman y otros. Administración 6ta. Edición, Prentice Hall, México, 1996, Pág. No.7 73 Ibíd. No. 66, Pág. No. 69**Arriola Joaquín y José Víctor Aguilar Globalización de la Economía. Equipo de Asociación Maíz. El Salvador,1995, Pág. No.6 88

14 10.2. Importancia del Proceso Administrativo 74 Para poder realizar un buen proceso administrativo dentro de una empresa, es necesario tomar en cuenta la importancia que tiene dicho proceso para realizar con eficiencia el logro de las metas. 1. Se constituye en un medio útil para comprender mejor lo que deben hacer las personas que administran una empresa. 2. Permite desarrollar un trabajo ordenado obteniendo el ahorro de esfuerzo, tiempo y dinero. 3. Se logra una mejor coordinación en la ejecución de las tareas de la empresa Universalidad del Proceso Administrativo 75 Significa que las etapas del Proceso Administrativo (Planeacion, Organización, Integración, Dirección y Control), son aplicables a cualquier tipo de empresas y en cualquier país del mundo. Asimismo dentro de una empresa puede ser aplicado a través de la Presidencia, Gerente General y por todos los Jefes de los Departamentos de Mercadeo, Finanzas, Producción y Recursos Humanos. 11. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 76 Distintos autores del campo administrativo han dividido el proceso administrativo en diferentes etapas, cambiando el nombre de una o varias de estas, encerrando en un solo paso, dos o más. Todas las divisiones que se hagan del proceso administrativo son válidas, siempre que comprendan el todo administrativo. Las etapas básicas del proceso administrativo son cinco: Planeación, Organización, Integración, Dirección y Control. 74 Ibíd. No. 66, Pág. No Ibíd. No. 66, Pág. No Ibíd. No. 58, Pág. No

15 11.1. Planeación La planeación es una función de todos los administradores aunque su carácter y alcance varían de acuerdo con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las políticas y los planes establecidos por la alta dirección. Los planes llegarán a ser eficientes si logran el propósito a un costo razonable, cuando este se mide no solo en términos de tiempo, dinero o producción sino también por el grado de satisfacción a nivel grupal o individual Definición de la Planeación a. Es el procedimiento que implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para llevar a cabo las primeras y alcanzar los segundos, requiere tomar decisiones, esto es, elegir entre alternativas de futuros cursos de acción. 77 b. Acto de definir las metas de la organización, determinar las estrategias para alcanzarlas y trazar planes para integrar y coordinar el trabajo de la organización Importancia de la Planeación 79 Los aspectos más relevantes a considerar para poder realizar con éxito una planeación son los siguientes: 1. Se constituye en la base de las demás fases del proceso Administrativo. 2. Permite a las organizaciones precisar los objetivos principales, proporcionando guías claras para la toma de decisiones. 3. Se constituye en un medio de control 4. Minimiza los costos, a través de la utilización racional de los recursos 5. Se convierte en una herramienta de comunicación entre las Gerencias de las empresas sobre los objetivos y cursos de acción establecidos. 6. Reduce la toma de decisiones basadas en especulaciones o improvisaciones. 77 Ibíd. No. 58, Pág. No Administración, Stephen P. Robbins y Mary Coulter, Prentice Hall, 8ª Edición, México, Pág. No. 159, Ibíd. No. 66, Pág. No

16 Tipos de Planes 80 Existen diferentes tipos de planes de los cuales la planeación se vale para que la realización sea la adecuada dentro de la empresa. Los planes se clasifican en: a. Propósitos o misiones: Se identifica la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de ésta. b. Objetivos o metas: Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole. c. Estrategias: Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa, la adopción de los cursos de acción y la asignación de cursos necesarios para el cumplimiento de dichos objetivos. d. Políticas: Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones. e. Procedimientos: Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. f. Reglas: Se exponen acciones o prohibiciones especificas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona g. Programas: Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a acabo un curso de acción dado. h. Presupuestos: Es la formulación de resultados esperados expresados en términos numéricos Pasos de la Planeación 81 La mejor manera de garantizar el éxito de la planeación es a través del buen desarrollo de los siguientes pasos, los cuales constituyen las acciones a seguir para el logro de los objetivos y metas de la organización. A continuación se mencionan los pasos de la planeación: 80 Ibíd. No. 58, Pág. No Ibíd. No. 58, Pág. No

17 a. Atención a las Oportunidades: Consiste en hacer un análisis preliminar de posibles oportunidades (problemas) futuras y advertirlas clara y totalmente, identificar la posición a la luz de las fortalezas y debilidades, determinar qué problemas desean resolver y por qué y especificar que esperan ganar. b. Establecimientos de objetivos y metas: En los objetivos se especifican los resultados esperados y se indican los puntos terminales de lo que debe hacerse, en qué se hará énfasis y qué se cumplirá por medio del establecimiento de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas. Estos deben ser de corto y largo plazo. c. Desarrollo de Premisas: Establecer, poner en circulación y obtener la aceptación de utilizar premisas decisivas de la planeación como pronósticos, políticas básicas aplicables y los planes ya existentes de la compañía. - Qué son las premisas? Son supuestos acerca de las condiciones en las que el plan se llevará a cabo. - Principios de las premisas de planeación: Cuanto mejor comprendan y mayor sea el acuerdo entre los individuos encargados de la planeación respecto de la utilización de premisas de planeación congruentes, tanto más coordinadas será la planeación de una empresa. d. Determinación de cursos de acción alternativos: Consiste en buscar y examinar cursos de acción alternativos, especialmente los que no son perceptibles a primera vista. e. Evaluación de cursos de acción alternativos: Consiste en evaluar las alternativas ponderándolas a la luz de premisas y metas. f. Selección de un curso de acción: Este es el punto en el que se adopta un plan, el verdadero punto de toma de desiciones. g. Formulación de planes derivados: Se requiere de planes derivados para apoyar el plan básico. 92

18 h. Traslado de planes a cifras por medio del presupuesto: Después de la toma de decisiones y establecidos los planes; estos son trasladados a cifras convirtiéndolos en presupuestos Principios de la Planeación 82 Principios: son verdades fundamentales que sirven como guía de conducta. Para que la planeación sea efectiva, es preciso tener en consideración los siguientes principios: a. Flexibilidad: Todo plan debe ser flexible y adaptable a las nuevas circunstancias. Por lo que se deben establecer ciertos márgenes para afrontar ciertas variaciones. b. Equilibrio: Debe existir un balance respecto a los factores de tiempo, esfuerzo y costos al momento de ejercer la planificación. c. Unidad: Para un mismo propósito debe existir un solo programa de acción. Los planes específicos se integran al plan general. d. Continuidad: En un plan un paso debe seguir al otro de forma lógica sin que existan vacíos y además a la planeación se le debe dar un seguimiento constante. e. Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones genéricas, sino de la forma más concreta posible, de lo contrario sería una aventura. f. Sencillez: Estos deben ser comprendidos por todos, expresados en un lenguaje que permite a todos los trabajadores la fácil comprensión. g. Realidad: No deben formularse metas inalcanzables, ni contar con medios o recursos que no existen o que serian difíciles de conseguir. 82 Ibíd. No. 66, Pág. No

19 h. Comparabilidad: Deben de permitir comparar lo que se ha previsto con lo que realmente ha acontecido Clasificación de la Planeación 83 Dentro de la fase de planeación es necesario desarrollar con mucho interés los siguientes planes, con el propósito de garantizar el adecuado funcionamiento de cualquier empresa. a. La Misión: Es la labor, el encargo o servicio especial que una organización se propone lograr hacia largo plazo. La Misión es una formulación en la que se expresa, de la manera más clara posible: qué, por qué, cómo, a quiénes y dónde hay que hacer y dar lo que hay que hacer. b. La Visión: Es la capacidad gerencial de ubicar a la empresa en el futuro Organización Ésta es considerada como el segundo eslabón de la fase del proceso administrativo, por lo que es importante mencionar la definición Definición de Organización Según Guillermo Gómez Ceja 84 a. Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social con el fin de lograr máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos señalados en la planeación. 83 Ibíd. No. 66, Pág. No Ibíd. No. 66, Pág. No. 103, ***Gómez Ceja, Guillermo. Planeación y Organización de Empresas. 8ª. Edición, Mc. Graw Hill, México, 1995, Pág. No

20 b. Es el proceso mediante el cual los empleados y las labores se relacionan unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica también establecer autoridad directiva Importancia de la Organización Los fundamentos básicos que demuestren la importancia de la organización son: a. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y los recursos están sujetos a cambios constantes. (expansión, contracción, nuevos productos, entre otros), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización. b. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. c. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo. d. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. e. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades Pasos de la Organización: Existe una lógica fundamental para la organización por lo cual se puede decir que el proceso de organización consta de seis pasos básicos, los cuales se muestran en el siguiente gráfico: El proceso Administrativo, Resúmen del Capítulo 1, Welsch, Milton y Gordon, Prentice Hall, México, Ibíd. No. 58, Pág. No