Alza la voz : Política sobre Denuncia de Irregularidades

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1 Alza la voz : Política sobre Denuncia de Irregularidades Recursos Humanos Severn Trent Estado de la política: Vigente Fecha de publicación: Enero de 2013 Versión: 8.0 Propietario de la Recursos Humanos política: Fecha de revisión: Septiembre de 2013

2 Mensaje de nuestro Director Ejecutivo Creemos en la franqueza y la honestidad. Si está preocupado por una irregularidad que afecta a la empresa, sus compañeros o los clientes, utilice todos los medios a su alcance para hacérnoslo saber. Actuar correctamente y hablar de las cosas que creemos que están mal es esencial para nosotros. El mantenimiento de las normas éticas más elevadas es fundamental para el éxito de nuestro negocio. Por lo general, las inquietudes que todos sentimos de vez en cuando sobre lo que ocurre en nuestro lugar de trabajo se resuelven sin mayores problemas, pero si implican una conducta ilegal o antiética, un delito financiero o peligros para la salud y la seguridad o para el medio ambiente, puede que resulte difícil saber cómo actuar. Puede que le preocupe denunciar estos asuntos o que sienta que no es asunto suyo, o que no son más que simples sospechas. Puede que sienta que está traicionando a sus compañeros o gerentes. No obstante, lo correcto es plantear el problema, sea cual sea el cargo que ocupe en la empresa; evitar irregularidades redunda en beneficio de todos. La presente política pretende ayudarle a elevar su denuncia lo antes posible y del modo correcto. A continuación le ofrecemos algunos ejemplos de irregularidades que afectan a nuestro negocio o a los clientes, o que implican riesgos normativos: Incumplimientos del código Hacer lo correcto, a la manera de Severn Trent y de nuestras políticas internas Fraude/robo (contra la empresa, sus clientes o sus proveedores) Corrupción, soborno o extorsión Delitos penales Negligencia / descuido intencionado de las obligaciones y responsabilidades Conducta susceptible de menoscabar la reputación de la empresa Incumplimiento de una obligación legal o reglamentaria Poner en peligro la salud y la seguridad de una persona Poner en peligro el medio ambiente Uso impropio de la autoridad Suministro de datos a sabiendas de que son imprecisos o engañosos Otra conducta antiética Ocultación de información sobre irregularidades Esta lista no cubre todas las situaciones posibles, de modo que si algo le preocupa, háganoslo saber. La Junta Directiva de Severn Trent Plc y yo mismo apoyamos sin reservas esta política. Puede estar seguro de que nos tomaremos muy en serio sus inquietudes y las trataremos de forma delicada y justa. Ayúdenos a cumplir nuestras normas. Tony Wray Director Ejecutivo del Grupo

3 Política sobre Denuncia de Irregularidades 1. Alcance La presente política es de aplicación a todas las personas que estén contratadas por cualquier empresa del grupo Severn Trent o que desempeñen actividades en su nombre, incluidos gerentes, directores, directivos, contratistas, asesores, personal en prácticas, trabajadores a jornada parcial y con contratos de duración definida, personal que trabaja desde casa, personal eventual, trabajadores de empresas de trabajo temporal y voluntarios. 2. Definición de "denuncia de irregularidades" Se considera que alguien denuncia una irregularidad cuando, de buena fe, comunica a su empleador o a un tercero autorizado una preocupación genuina sobre una actividad antiética, peligrosa o ilegal que sabe o sospecha que está ocurriendo en el lugar de trabajo. De esta forma, se comunica a las personas oportunas riesgos de salud y seguridad, posibles problemas medioambientales, soborno, fraude, corrupción, maniobras de encubrimiento y otros problemas. Normalmente, este tipo de información solo sale a la luz mediante la denuncia de irregularidades, que permite abordar los problemas antes de que se produzca un daño real. La denuncia de irregularidades debe considerarse como un sistema de advertencia de valor incalculable capaz de salvar vidas y puestos de trabajo, ahorrar dinero y conservar la reputación. La presente política no aborda las quejas relacionadas con sus circunstancias personales, como el modo en que es tratado en su lugar de trabajo. En esos casos, debe recurrir a la política correspondiente de RRHH. Si no está seguro de si algún asunto se enmarca en el ámbito de la presente política, solicite el consejo de su gerente de línea, un alto ejecutivo o Safecall (véase la sección 6) o Public Concern at Work, la organización independiente de denuncia de irregularidades, que ofrece una línea telefónica confidencial: Teléfono: Correo electrónico: helpline@pcaw.org.uk Sitio web: 3. Conducta ética en Severn Trent Hacer lo correcto, a la manera de Severn Trent describe los valores y normas de conducta que todos debemos respetar en nuestro día a día. Todas las personas que trabajan directa o indirectamente para la empresa deben conocer este código de conducta. El código de conducta Hacer lo correcto, a la manera de Severn Trent está disponible en el sitio web de Severn Trent Plc

4 ( o puede solicitar una copia a Recursos Humanos. 4. Su seguridad Si eleva una denuncia genuina en virtud de la presente política, no correrá el riesgo de perder su trabajo ni de sufrir ningún tipo de represalia. No importa que se equivoque, siempre que actúe de buena fe. Por supuesto, Severn Trent no ofrece esta garantía a personas que elevan denuncias falsas maliciosamente. Si cree haber sufrido un tratamiento de este tipo, debe informar inmediatamente a uno de los puntos de contacto indicados en la sección 6. Si el problema no se remedia, deberá plantearlo formalmente utilizando nuestro procedimiento de presentación de quejas o solicitar el asesoramiento de Public Concern at Work. Los empleados no deben amenazar a los denunciantes de irregularidades ni tomar represalias contra ellos. De hacerlo, podrían ser pasibles de medidas disciplinarias. 5. Su confidencialidad Esperamos que esta política sirva para garantizarle que puede elevar con total tranquilidad y franqueza una denuncia. Si cree que no puede hacerlo, puede pedir que su identidad se mantenga en secreto, pero deberá dejar este punto muy claro cuando eleve la denuncia. Si nos pide que protejamos su identidad, no la revelaremos sin su consentimiento, salvo que se nos obligue por imperativo legal. En caso de que no podamos resolver el problema sin revelar su identidad, hablaremos primero con usted sobre el mejor modo de proceder. Aunque consideraremos denuncias anónimas, esta política no está diseñada para tratar denuncias realizadas de forma anónima. Recuerde que si no nos revela su identidad, nos resultará mucho más difícil investigar el problema, proteger su identidad o informarle de la marcha de la investigación. También nos resultará más difícil determinar si las alegaciones son creíbles y si se han realizado de buena fe. Los denunciantes que estén preocupadas por las posibles represalias en caso de que se conozca su identidad deben recurrir a uno de los puntos de contacto enumerados en la sección 6 y pueden adoptarse las medidas oportunas para preservar la confidencialidad. Si tiene alguna duda, solicite consejo en uno de los puntos de contacto indicados en la sección 6 o a Public Concern at Work.

5 6. Cómo elevar una denuncia Lo más importante es elevar su denuncia a alguien. Puede hacerlo a través de varias vías, enumeradas a continuación: Opción 1 Gerente de línea Si tiene alguna inquietud, esperamos que pueda planteársela en primera instancia a su gerente de línea. Puede hacerlo en persona o por escrito. En la mayoría de los casos, el gerente de línea será la persona más adecuada para comentarle su inquietud. No obstante, si no puede plantearle la inquietud a su gerente de línea, o si tras hacerlo el problema no se soluciona, hable con el gerente de su gerente. Opción 2 Altos ejecutivos Si lo prefiere, puede plantear su inquietud a uno de los siguientes altos ejecutivos: Tony Wray Alec Richmond Director Ejecutivo del Grupo Director de Auditoría Interna Severn Trent Plc Severn Trent Plc Severn Trent Centre Severn Trent Centre PO Box 5309 PO Box 5309 Coventry, CV3 9FH Coventry, CV3 9FH Reino Unido Reino Unido tony.wray@severntrent.co.uk alec.richmond@severntrent.co.uk Evelyn Dickey Directora de Recursos Humanos Severn Trent Plc Severn Trent Centre PO Box 5309 Coventry, CV3 9FH Reino Unido evelyn.dickey@severntrent.co.uk

6 Martin Kane (STS solamente) Terry Pearce (STS solamente) Presidente y CEO Vicepresidente de RRHH Severn Trent Services Severn Trent Services Suite 300 Suite Virginia Drive 580 Virginia Drive Fort Washington, PA Fort Washington, PA EE. UU. EE. UU mkane@severntrentservices.com tpearce@severntrentservices.com Opción 3 - Safecall También puede llamar a nuestra línea de comunicación confidencial al: País Prefijo Teléfono Reino Unido Estados Unidos Irlanda Italia EAU China Japón NTT: 0033 (010) KDD: 001 Softbank: 0041 Singapur Sing Tel: M2: 002 Starhub: 008 España Egipto Colombia 009/007/ Suecia Esta línea de comunicación confidencial es gestionada por Safecall, una empresa independiente especializada en el tratamiento de problemas en el lugar de trabajo. Safecall tomará nota del problema y enviarán un informe a Severn Trent para que lo investigue. Puede solicitar a Safecall que mantenga en secreto su identidad. En Información de apoyo (sección 10) encontrará una descripción del modo en que Safecall gestionará su llamada. 7. Elevación de su denuncia a través de otras vías En caso de que necesite elevar una denuncia, esperamos que siga el procedimiento descrito anteriormente antes de considerar otras vías (por ejemplo, OFWAT, el Director Ejecutivo de Salud y Seguridad u otras autoridades de gobierno, normativas o legales), pero siempre que actúe de buena fe y tenga pruebas que avalen su denuncia, consideramos que es mejor que eleve la denuncia ante un órgano externo que silenciarla.

7 8. Tratamiento de su denuncia Por lo general, debatiremos con usted su denuncia. Lo habitual es hacerlo a través de una reunión, a la que puede acudir solo o acompañado de un compañero o un representante sindical (no podemos garantizar la confidencialidad en caso de que acuda acompañado). Es posible que le preguntemos cuál cree que sería la mejor solución para el problema. Si tiene un interés personal en el asunto, le pediremos que informe desde el principio. Si consideramos que existen políticas o procedimientos más adecuados para tratar su problema, se lo diremos. Elaboraremos un resumen de sus inquietudes por escrito y le facilitaremos una copia después de la reunión. También trataremos de indicarle cómo nos proponemos tratar el asunto. Tras estas conversaciones, investigaremos su denuncia y evaluaremos inicialmente las medidas a adoptar. Para ello, podemos poner en marcha una investigación interna o una investigación más formal; en caso de que existan sospechas de actividad fraudulenta recurriremos al Plan de Respuesta Antifraude y Antisoborno para investigar el asunto. Le garantizaremos que la investigación se realiza de una forma justa y equitativa con la persona que realiza la denuncia y con la(s) persona(s) presuntamente implicada(s). Le informaremos de las personas que están tratando el asunto, cómo puede contactarse con ellas y si necesitaremos más ayuda de su parte. Si así lo solicita, le facilitaremos un resumen de su denuncia por escrito y el modo en que nos proponemos tratarlo. Una vez que hayamos investigado el asunto, se lo confirmaremos y le informaremos de las medidas que hemos adoptado. 9. Responsabilidades Como empleado, es responsable de: Entender las normas de conducta ética que esperamos en Severn Trent, descritas en Hacer lo correcto, a la manera de Severn Trent. Plantear toda denuncia genuina que tenga lo antes posible a través de cualquiera de los métodos enumerados en la sección 6. Los gerentes y directores son responsables de: Garantizar que todos los empleados, trabajadores de empresas de trabajo temporal, personal eventual, voluntarios y contratistas que trabajan en sus departamentos conocen la presente política y el código de conducta " Hacer lo correcto, a la manera de Severn Trent. Crear un entorno en el que resulte sencillo hablar de un problema relacionado con una conducta antiética. Tomarse en serio todas las denuncias elevadas. Tratar con delicadeza a las personas que elevan una denuncia.

8 Registrar todas las denuncias elevadas al departamento de Recursos Humanos. Notificar al Asesor General del Grupo o al departamento de Auditoría Interna lo antes posible si la denuncia guarda relación con una posible actividad fraudulenta. De esta forma, podrán evaluar si la denuncia es lo suficientemente grave como para acometer una investigación conforme al Plan de Respuesta Antifraude y Antisoborno. Investigar las denuncias detenidamente y realizar una evaluación objetiva de ellas (si la denuncia no se investiga en virtud del Plan de Respuesta Antifraude y Antisoborno). Solicitar consejo si es necesario. Mantener al empleado informado del progreso de la investigación. Elaborar un informe sumario de la investigación. El departamento de Recursos Humanos es responsable de: Proporcionar asesoramiento a los empleados y gerentes sobre la aplicación de la política sobre Denuncia de Irregularidades. Supervisar la eficacia del proceso y la política sobre Denuncia de Irregularidades. Llevar un registro de denuncia de irregularidades y otros registros afines con acceso restringido. Proporcionar actualizaciones regulares al Comité de Responsabilidad Corporativa, que informa la Junta Directiva de Severn Trent Plc. Ayudar a los gerentes a garantizar el cumplimiento de sus obligaciones en virtud de la presente política. Llevar a cabo una revisión de esta política desde una perspectiva jurídica y operativa una vez al año. 10. Información de apoyo Hacer lo correcto, a la manera de Severn Trent ; Política Antisoborno y Antifraude Plan de Respuesta Antifraude y Antisoborno No publicado, puede solicitarse al Asesor General Esquema de procesos de Safecall Preguntas y respuestas sobre Safecall Directrices de los gerentes sobre el tratamiento de denuncias de irregularidades Formato para el informe sumario de la investigación Procedimiento de presentación de quejas Intimidación y acoso en el lugar de trabajo 11. Historial de cambios del documento Fecha Versión Cambio Autor 01/04/ Introducción de la política sobre Denuncia de Irregularidades / divulgación Divya Odedra

9 Fecha Versión Cambio Autor 01/03/ Actualización de la política Divya Odedra para incluir la declaración de divulgación del grupo 01/12/ Sustitución por la política Sue Barker del grupo denominada Promoción de la conducta ética en el trabajo 16/06/ Introducción de la línea de denuncia confidencial Jennie Ferguson - Cambio de nombre de la política: Denuncia de Irregularidades 08/03/ Revisión y actualización de acuerdo con el proceso de revisión de políticas 14/01/ Actualización para reflejar los cambios introducidos en la Sección 6: Cómo elevar una denuncia Septiembre de Revisión y actualización para aclarar todo lo relacionado con la política y tener en cuenta la Ley Antisoborno de /01/ Revisión anual: Actualización de datos de los altos ejecutivos y Public Concern at Work. Se agregaron números de Safecall para todos los países del Grupo. Se agregaron otras opciones de denuncia a altos ejecutivos para STS. Rachel Dodsworth Rachel Dodsworth Jane Nodding Jennie Ferguson y Pamela Curry

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