Manual de Funciones. Administración Aeropuerto Jorge Wilstermann

Transcripción

1 Manual de Funciones Administración Aeropuerto Jorge Wilstermann El manual de funciones de Sabsa brinda información clara y específica sobre las responsabilidades, funciones, relaciones de dependencia y la razón de ser de los puestos. Este documento, refleja las características particulares de cada puesto y busca ser una guía adecuada para las personas en el desempeño de su trabajo. 2010

2 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: Administración Gerente General Funcionalmente: Encargado de RRHH La Paz Encargado de RRHH Santa Cruz Asistente Administrativa 2. MISIÓN Administrar el Recurso Humano, a través de las políticas y procedimientos de la empresa, desarrollando una cultura orientada a la calidad, la mejora continua y la seguridad, tanto para el trabajador como para la empresa. Además, velar por el desarrollo socio-económico de la organización. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas 1 Revisar y dar respuesta al correo electrónico dentro de la empresa y de la casa matriz. media diaria Continuo 2 Revisar la correspondencia, requerimientos y/o solicitudes realizadas por el Continuo personal. 3 Responder a toda solicitud realizada por la Casa Matriz o Gerencia General. Continuo 1

3 Asimismo, resolver consultas realizadas por el personal y jefaturas en las tres regionales. 4 Mantener reuniones con Gerencia General y Gerencias de las regionales de La Paz y Santa Cruz. 5 Coordinar y hacer seguimiento de trabajos con los encargados de Recursos Humanos de La Paz y Santa Cruz. b. Periódicas (periodicidad fija) 1 Mantener reuniones de conciliación y negociación con los sindicatos de La Paz, Santa Cruz y Cochabamba. 2 Realizar viajes a las ciudades de La Paz y Santa Cruz para resolver diversos temas de. 3 Revisar y aprobar las planillas de sueldos de las tres regionales, verificando que la información, con el detalle de movimientos (contrataciones, horas extras, despidos, etc.), sea la correcta. Para, posteriormente, enviar las planillas a Contabilidad. 4 Preparar y aprobar los finiquitos para liquidaciones de personal de las tres regionales. 5 Realizar el pago de salarios por regional, mediante transferencia bancaria indicando el monto global a la Gerencia Financiera. Por otro lado, enviar el detalle de planillas por regional, validado por el Sistema, al banco para el correspondiente débito a todas las cuentas personales. 6 Mantener reuniones telefónicas, guiadas por el Director de RRHH de Abertis Airports, sobre actividades realizadas en cada aeropuerto miembro de la corporación, información de Abertis y temas de desarrollo e innovación en RRHH. 7 Elaborar el reporte de y Control de Presupuestos mensual para Gerencia General. 8 Elaborar los reportes, de acuerdo al formato de la casa matriz, para el departamento de de la casa matriz. 9 Participar de las reuniones del comité mixto de seguridad e higiene, conformado por tres miembros del área patronal y tres del área laboral. 10 Elaborar el reporte trimestral, de acuerdo al formato de la casa matriz, para el departamento de. 11 Elaborar el detalle de gastos por área de, de acuerdo a solicitud de la casa matriz. En función de los requerimientos especificados por la casa matriz. 12 Realizar el reporte CSR (Responsabilidad Social Corporativa), en su apartado de, para el informe que el encargado de CSR (Jefe de Mantenimiento) debe enviar anualmente a la Casa Matriz. 13 Elaborar el Presupuesto Anual de, participando en el Senior Staff. 1 ó 2 1 ó 2 media 1 ó 2 veces/mes 1 ó 2 veces/mes Trimestral Anual Anual Anual 2

4 c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) 1 Implementar mejoras continuas en procedimientos y diseñar proyectos para el área de. Media de veces por año 2 Realizar el análisis y la aprobación de necesidades y solicitudes de 1 capacitación. 3 Hacer el seguimiento de proyectos definidos desde la casa matriz. 4 Dirigir y realizar los procesos de selección y contratación de personal nuevo, cuando se presentan requerimientos. 5 Revisar y aprobar los contratos laborales realizados por el asesor legal. 6 Mantener reuniones con contratistas y personal terciarizado. 7 Realizar inspecciones como parte del comité mixto de higiene y seguridad de las instalaciones del aeropuerto. 8 Realizar informes y estudios varios. 9 Organizar actividades de esparcimiento y socialización en fechas festivas y aniversarios. 10 Asumir, de acuerdo a decisión de Gerencia General, las responsabilidades operativas cuando éste debe ausentarse. 11 Participar en las auditorías sobre CSR (Responsabilidad Social Corporativa) de acuerdo a los requerimientos de las mismas, sobre temas de recursos humanos. 5. RELACIONES DE TRABAJO 3 c/5 años Relaciones Internas Gerencia General Gerencias de Aeropuerto Jefaturas Encargados de RRHH en La Paz y Santa Cruz Personal Casa Matriz Relaciones Externas Ministerio de Trabajo Caja Petrolera de Salud AFP Asesores legales Contratistas 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Licenciatura en Administración de Empresas, Psicología o ramas afines Máster en 3

5 Idioma Experiencia Inglés avanzado 5 años de experiencia en puestos similares 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: Gerente Financiero Administración Gerente General Contador General Jefe de Presupuestos y Proyectos Asistente Administrativa 2. MISIÓN Gestionar los recursos de la empresa desde un enfoque económico - financiero - contable, conduciendo a una correcta toma de decisiones, con el fin de que se alcancen los objetivos estratégicos de la empresa. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas 1 Garantizar la calidad, confiabilidad y actualidad de la información contable, verificando que se adecue a la normativa técnica, a las políticas y procedimientos de la empresa y a los requerimientos legales. media diaria 4

6 2 Gestionar el flujo de caja generado por la empresa, maximizando su rendimiento y garantizando la continuidad de las operaciones de la empresa. 3 Garantizar la preservación y rendimiento de los activos propiedad de la empresa y de aquellos que le han sido concedidos. 4 Gestionar los costos de la empresa, buscando maximizar las utilidades. 5 Participar activamente en la gestión de riesgos. b. Periódicas (periodicidad fija) media 1 Supervisar el proceso de la información contable, verificando que su registro sea adecuado y se lleve a cabo de acuerdo a procedimientos y políticas de la empresa. 2 Proveer información financiera y contable, requerida por los distintos usuarios internos (Gerencia General, Casa Matriz, otras Gerencias, etc.) y externos (Instituciones del Estado), de tal manera que permita tomar decisiones óptimas en beneficio de la empresa. 3 Coordinar la aplicación de las recomendaciones de Auditoria, de acuerdo al informe de auditoría y finanzas, con las diversas áreas involucradas para cumplir las mismas. 4 Gestionar los seguros de la empresa, de acuerdo a las políticas empresariales, maximizando la cobertura de riesgos y minimizando los costos. 5 Establecer políticas, procedimientos y normas de aplicación en las áreas bajo su responsabilidad. 6 Informar a Gerencia General y al Directorio respecto a las áreas y responsabilidades que se le han asignado. 7 Participar en la elaboración del presupuesto anual, analizando estrategias y Anual objetivos, como parte del Senior Staff. 8 Elaborar la memoria anual de la empresa. Anual c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) 1 Administrar el efectivo de la empresa y ser el representante de la empresa para el contacto con los diversos bancos que trabajan con SABSA. Media de veces por año 2 Realizar evaluaciones de inversión a partir de la información que requiera, proporcionada por el personal adecuado de la empresa, para la toma de decisiones en la bolsa de valores. 3 Realizar evaluaciones de costos en los que incurre la empresa, para brindar sus servicios a partir de la información en Estados Financieros proporcionados por Contabilidad y para presentar los reportas a Gerencia o a las instancias que la necesiten. 4 Garantizar que las inversiones realizadas, desde el punto de vista económico 5

7 y financiero, sean técnicamente sólidas y se adecuen a los objetivos estratégicos de la empresa, aprobando los proyectos de inversión (CAPEX) juntamente con Gerencia General. 5 Proponer análisis que aporten a la estrategia y a los objetivos de la empresa. 6 Asumir, de acuerdo a decisión de Gerencia General, las responsabilidades operativas cuando éste debe ausentarse. 7 Administrar el efectivo de la empresa y ser el representante de la empresa para el contacto con los diversos bancos que trabajan con SABSA. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Gerencia General Gerentes de área Contador General Presupuestos y Proyectos Gerentes Jefes administrativos Jefaturas Casa Matriz Relaciones Externas Auditores Asesores legales Entidades Financieras AASANA Líneas aéreas Concesionarios 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Licenciatura en Economía, Administración de Empresas o ramas afines. Máster en Finanzas Inglés avanzado 5 años de experiencia en puestos similares 6

8 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: Gerente de Desarrollo de Negocios Administración Gerente General Funcionalmente: Encargado Comercial La Paz Encargado Comercial Santa Cruz Asistente Administrativa 2. MISIÓN Gestionar el área comercial de los tres aeropuertos, a través de estrategias y objetivos orientados a la generación de ingresos por conceptos no aeronáuticos, para contribuir con el desarrollo de la empresa. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas media diaria 1 Realizar la búsqueda activa de nuevos clientes para las tres regionales. 3 2 Realizar el seguimiento de la cartera de clientes, enviando correos electrónicos y a través de llamadas telefónicas para conocer sus inquietudes y el nivel de satisfacción en sus negocios. 3 Ejecutar el presupuesto de la gestión, elaborado anualmente por el Senior Staff. 4 Continuo 7

9 4 Supervisar, asesorar y dar seguimiento a los asistentes comerciales en sus funciones y responsabilidades en cada regional. b. Periódicas (periodicidad fija) 1 Realizar la revisión de requerimientos de fondos para las regionales de Cochabamba y Santa Cruz, aprobando e instruyendo la transferencia de fondos como corresponda. 2 Realizar viajes a los aeropuertos de La Paz y Santa Cruz para dar seguimiento a clientes y para realizar actividades relacionadas con el área. 3 Hacer cumplir los estándares de calidad y seguridad a concesionarios, en cuanto a mantenimiento y operación, haciendo seguimiento semanal. 4 Hacer seguimiento y control de cuentas por cobrar por servicios prestados a concesionarios, a partir de la información de sus files, solicitando el pago a los clientes que se encuentran en mora, mediante notificaciones o cartas de cobranza. 5 Dar seguimiento al cumplimiento de los contratos con los clientes, mediante reportes de sus colaboradores. 6 Mantener reuniones periódicas con los clientes más importantes de la cartera de negocios, con la participación de los Gerentes de Aeropuerto. 7 Controlar a los concesiones por espacios comerciales, publicidad y otros en los tres aeropuertos, manteniendo files individuales de control y seguimiento. 8 Realizar el informe mensual sobre el estado de los concesionarios y las actividades realizadas en el área para tener un control interno. 9 Buscar el mantenimiento de la cartera de clientes, renovando contratos con el 100% de los clientes; y realizando el seguimiento de la renovación, revisando los términos y protocolización del contrato. 10 Evaluar el nivel de satisfacción de los clientes, mediante encuestas enviadas desde la casa matriz, cuatro veces al año. 11 Participar en foros comerciales con otros aeropuertos miembros de la corporación. 12 Hacer el seguimiento directo a las auditorías internas (desde la casa matriz) y externas (de instituciones fiscalizadoras) para asegurarse que se lleven con normalidad. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) 1 Negociar los mejores términos de contratos con los nuevos clientes, buscando las mejores condiciones para SABSA. 2 Revisar con el Asesor Legal términos del contrato, verificando que cumplan con las disposiciones legales; y, coordinar la protocolización ante Notario de Fe Pública. 3 Asignar los espacios comerciales y publicitarios de los aeropuertos coordinando con los Gerentes de Aeropuertos, a solicitud de nuevos clientes, Varias media Semanal Semanal Semanal Semanal Semanal Quincenal Trimestral Trimestral Semestral y anual Media de veces por año 8

10 bajo la firma de contrato. 4 Participar en visitas e inspecciones realizadas por ejecutivos de la Casa Matriz, como parte del Senior Staff de la empresa manteniendo reuniones de Directorio. 5 Coordinar con los Gerentes de Aeropuerto y Asesor Legal para la elaboración de los contratos de espacios comerciales o tiendas comerciales, previa asignación del mismo. 6 Coordinar con los Gerentes de Aeropuerto, el desarrollo de nuevos proyectos, de acuerdo a las necesidades u oportunidades identificadas. 7 Ejecutar proyectos aprobados por Gerencia que beneficien a la empresa y concesionarios, de acuerdo al presupuesto aprobado para ese fin. 8 Elaborar los trabajos relacionados directamente con los medios de comunicación y negociar las mejores tarifas de telecomunicaciones que favorezcan a la empresa. 9 Asumir, de acuerdo a decisión de Gerencia General, las responsabilidades operativas cuando éste debe ausentarse RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Gerente General Gerentes de área Contadora General Encargado Comercial Asistente de Gerencia Asistente Administrativa Casa Matriz Relaciones Externas ATT DGAC Líneas aéreas - concesionarios Asesores legales 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Licenciatura en Administración de Empresas, Marketing y Negocios o ramas afines. Máster en Marketing y Negocios. Inglés avanzado 5 años de experiencia en puestos similares. 9

11 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: - 2. MISIÓN Asistente de Gerencia General Administración Gerente General Asistir de manera eficiente al Gerente General en todas sus actividades y tareas. También, apoyar a otras áreas gerenciales y de jefatura de los tres aeropuertos. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas media diaria 1 Revisar el correo electrónico durante toda la jornada, para dar respuesta Continuo inmediata a solicitudes, consultas o requerimientos. 2 Preparar la agenda diaria del Gerente General, de acuerdo a sus solicitudes y/ Continuo o aprobaciones. 3 Recibir la correspondencia y registrarla en el libro correspondiente. Continuo 4 Ingresar toda la correspondencia recibida al sistema de correspondencia 10 10

12 (CORMAN) y generar la hoja de ruta (H.R.), para derivarla a donde corresponda, por órdenes de Gerencia. 5 Atender y realizar las llamadas para el Gerente General y administración. Continuo 6 Preparar y redactar la correspondencia generada en Gerencia General. Continuo 7 Recibir e imprimir los reportes diarios de Jefatura de Operaciones de las tres regionales, para su archivo. 8 Recibir la documentación interna que requiere aprobación por gerencia general. 9 Organizar y administrar los archivos y libros de registro relacionados con gerencia general. b. Periódicas (periodicidad fija) 3 Continuo 1 media 1 Organizar el Senior Staff Meeting, convocando a las gerencias involucradas. Semanal 2 Elaborar las transferencias de fondos para los tres aeropuertos, a solicitud de contador general. 3 Realizar la transferencia de fondos por pago de impuestos y DGAC, a petición del contador general. 4 Preparar y enviar el Board Pack con los informes generados desde gerencias, para enviarlo a la casa matriz. 5 Realizar la solicitud de material de escritorio para su oficina, de acuerdo a las necesidades mensuales. 6 Elaborar la transferencia de fondos AASANA, a petición del contador general. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Semanal Trimestral Media de veces por año 1 Organizar los viajes del Gerente General y de las visitas recibidas desde la casa matriz. 2 Recibir los reclamos ODECO y derivarlos a quien corresponda. 3 Comprar los pasajes al exterior del país para el personal y ejecutivos de la empresa. 4 Organizar las teleconferencias internas y externas para toda la empresa. 5 Apoyar a las Jefaturas de Operaciones y Mantenimiento con la correspondencia y tareas administrativas en general. 6 Apoyar a Gerencia de Desarrollo de Negocios en actividades administrativas. 7 Realizar toda tarea encomendada por Gerencia General u otras gerencias. 11

13 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Gerente General Gerentes de área Jefaturas y personal Casa Matriz - ABERTIS Secretarias 3 regionales Relaciones Externas Bancos Instituciones del Estado Líneas aéreas Agencias de viaje 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Secretariado Ejecutivo Bilingüe. Inglés avanzado 4 años de experiencia en puestos de similar responsabilidad. 12

14 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Asistente Administrativa Administración Depende de: Gerente Financiero Gerente de Desarrollo de Negocios Supervisa a: - 2. MISIÓN Asistir de manera eficiente a Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Desarrollo de Negocios y Gerencia de. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas 1 Recibir solicitudes y documentación de clientes comerciales, usuarios y personal, para remitirlos a la instancia que corresponda. 2 Realizar el seguimiento del File de Concesionarios, manteniendo los mismos actualizados (minutas, protocolos, testimonios y otros) y con la información media diaria

15 correcta. 3 Elaborar y remitir cartas, comunicados, memorándums, etc. a quien corresponda, a pedido de cualquiera de los gerentes. 4 Elaborar y remitir faxes a quien corresponda, a pedido de cualquiera de los gerentes. 5 Atender la central telefónica y derivar la llamada a quien corresponda rápida y eficientemente. Además, realizar las llamadas locales, nacionales o internacionales de acuerdo al requerimiento de los gerentes. 6 Recibir y enviar mensajes por a quien corresponda, a solicitud de las gerencias. 7 Recibir y despachar la correspondencia, registrando adecuadamente la misma. 8 Imprimir, fotocopiar o escanear documentos a solicitud de gerencias, jefaturas y personal. 9 Archivar documentación de la Gerencia Financiera, Gerencia de Recursos Humanos, Gerencia de Negocios de forma ordenada y eficiente. 10 Atender en recepción mediante el timbre con cámara, para permitir el ingreso a las oficinas administrativas. b. Periódicas (periodicidad fija) Continuo Continuo Continuo media 1 Reunirse con el asesor legal, semanalmente, para realizar instructivos de Semanal gerencia comercial sobre renovaciones de contratos, elaboración de contratos, etc. 2 Fotocopiar contratos y testimonios antes de remitirlos al cliente. Semanal 3 Informar a Gerencia de Negocios sobre el trabajo realizado con el asesor legal. 4 Elaborar informe sobre los pasajes de Aerosur con todos los documentos de respaldo necesarios para dar reporte a Contabilidad. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Semanal Quincenal Media de veces por año 1 Realizar cuadros de seguimiento de contratos comerciales y publicitarios con 1 información específica de cada cliente. 2 Revisar y actualizar detalle de clientes (espacios publicitarios y comerciales) 2 verificando físicamente todos los contratos. 3 Apoyar a Asistente de Gerencia General en todo lo que requiera y reemplazarla cuando está de vacaciones o con permiso especial. 4 Realizar cuadros de seguimiento de contratos comerciales y publicitarios con 1 información específica de cada cliente. 5 Realizar toda tarea encomendada por sus superiores. 14

16 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Gerencia General Gerente Financiero Gerente de Desarrollo de Negocios Gerente de RRHH Jefe Administrativo Asistente de Gerencia Personal Relaciones Externas Clientes y usuarios Aerolíneas - Aerosur Empresas de Currier 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Secretariado Ejecutivo. Deseable Inglés medio 2 años en cargos similares. 15

17 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: - 2. MISIÓN Asistente de Administración Brindar un apoyo en las tareas asignadas en el área de, cumpliendo con normas y políticas de la empresa y de instituciones del estado. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas media diaria 1 Revisar los formularios RC IVA de cada trabajador, revisando que las 1 facturas cumplan con el reglamento y el plazo de validez. 2 Elaborar cartas de respuesta o solicitudes a la AFP, Caja Petrolera de Salud y 1 al Ministerio de Trabajo. 3 Repartir boletas a los trabajadores que las soliciten. 4 16

18 4 Archivar la documentación del área de, para contar con la información ordenada y oportunamente. b. Periódicas (periodicidad fija) 1 media 1 Elaborar los formularios de pago de aportes (AFP y Caja Petrolera de Salud) y proceder al pago de los aportes. 2 Preparar y organizar los agasajos a los cumpleañeros del mes. 3 Elaborar, mensualmente, informe sobre el cálculo de recargo nocturno, horas extra, revisión final de form. 110 y descuentos para la elaboración de planillas. 4 Revisar la planilla generada en el sistema de recursos humanos, verificando que el descuento correspondiente a cada empleado, sea el correcto. 5 Realizar la cancelación de las retenciones judiciales de los empleados en los juzgados correspondientes. 6 Generar el archivo del RC-IVA en el Sistema Da vinci para impuestos. 7 Llevar planillas de pago trimestrales al Ministerio de Trabajo. Trimestral 8 Presentar planillas de aguinaldos y primas al Ministerio de Trabajo. Anual c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Media de veces por año 1 Hacer sellar contratos y finiquitos en el Ministerio de Trabajo 2 Realizar los trámites de afiliación por ingresos de nuevos trabajadores a la Caja Petrolera de Salud y AFP y desafiliación en los casos de retiro. 3 Apoyar con la elaboración y ejecución de proyectos de gestión de recursos humanos. 4 Apoyar a gerencia de recursos humanos en la preparación y organización de los diferentes eventos con el personal. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Gerente RRHH Personal Relaciones Externas AFP Caja Petrolera de Salud Ministerio de Trabajo 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Licenciatura en Administración de Empresas o ramas afines. 17

19 Formación complementaria Idioma Experiencia Especialización en recursos humanos. 2 años de experiencia en el área. 18