MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 CONGRESO DEL ESTADO DE SONORA OFICIALÍA MAYOR H. CONGRESO DEL ESTADO DE SONORA OFICIALÍA MAYOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AGOSTO DE 2012

2 CONGRESO DEL ESTADO DE SONORA OFICIALÍA MAYOR INDICE I. INTRODUCCIÓN... 1 Pág. II. OBJETIVO III. RED DE PROCESOS 3 IV. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS: 1. ATENCIÓN CIUDADANA Servicios de Atención Ciudadana 8 2. RECURSOS HUMANOS Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL Elaboración del reporte de incidencias. 20 a) Para Dirección de Recursos Humanos del Gob. del Edo. b) Interno Congreso del Estado Elaboración de Nómina Reclutamiento, selección y contratación Expedición de gafetes Baja de personal (Renuncia; jubilación;. 57 Pensión o invalidez) Pago de viáticos Programa de capacitación (ISO) Becas para hijos de empleados Bono de puntualidad y Asistencia Control de vacaciones

3 CONGRESO DEL ESTADO DE SONORA OFICIALÍA MAYOR Permisos económicos e incapacidades TESORERÍA Recepción de ingresos por Concepto de transferencias Expedición de cheques Conciliaciones bancarias Fondo fijo revolvente de caja Operaciones electrónicas bancarias Manejo de tesorería Informes de tesorería INFORMÁTICA Asesorías y apoyos de informática Servicio y mantenimiento de equipo Mantenimiento de Red Mantenimiento de servidores Respaldos de datos Desarrollo de Software CONTABILIDAD Y CONTROL PRESUPUESTAL Elaboración del Programa Operativo Anual Elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Congreso del Estado Recepción de Ingresos (ISO).. 250

4 CONGRESO DEL ESTADO DE SONORA OFICIALÍA MAYOR Adecuaciones presupuestales (transferencias) Revisión de fondo fijo revolvente de caja Gastos por comprobar (ISO) Resguardo de la documentación comprobatoria Control de pagos de ISR a la secretaria de Hacienda del estado Informe trimestral de avance programático 293 presupuestal Pago de Dietas a Diputados Informe Financiero Mensual BIBLIOTECA Y ARCHIVO HISTÓRICO Actualización del catálogo de Leyes y Reglamentos Estatales Catalogación, clasificación, etiquetación. 321 y captura de libros y revistas Servicios de biblioteca y archivo histórico (ISO) Inventario Anual PROVEEDURÍA Y SERVICIOS Licitaciones (ISO) Compras directas (ISO) Suministro de combustible (ISO) Control de almacén (ISO) Control de activo fijo (ISO). 399

5 CONGRESO DEL ESTADO DE SONORA OFICIALÍA MAYOR Pág Mantenimiento mayor del inmueble (ISO) Mantenimiento y conservación del edificio Protección Civil Vigilancia y seguridad Control y mantenimiento de vehículos oficiales (ISO) Coordinación y planeación de eventos GESTION DE CALIDAD Alta Dirección Auditorias Internas Acciones Correctivas Acciones Preventivas Control de producto no conforme. 358

6 I.- INTRODUCCIÓN La Oficialía Mayor en cumplimiento de las facultades establecidas en el artículo quinto, fracción X de su Reglamento Interno, así también en lo determinado en el artículo sexto, fracción VI, referente a las atribuciones genéricas de las Direcciones Generales, dispone la elaboración del presente Manual de Procedimientos operativos de la Dirección General de Administración. La presente herramienta documenta la elaboración de setenta y cuatro procedimientos, aplicables a: las Subdirecciones de Recursos Humanos y Desarrollo Organizacional, Tesorería, Proveeduría y Servicios, así como a los departamentos de Atención Ciudadana, Informática, Contabilidad y Control Presupuestal, Biblioteca y Archivo Histórico; como áreas integrantes de la Dirección General de Administración. Es importante señalar la forma en que se realizan los anteriores procedimientos, ya que de esta manera, se busca la estandarización de estos a fin de contar con un eficaz servicio al personal y funcionarios que laboran para el H. Congreso del Estado de Sonora. El presente manual se dirige al personal que integra la Dirección General de Administración, con el objeto de que tengan conocimiento de los servicios que se ofrecen en ésta unidad administrativa y como se llevan a cabo. De igual manera, se dirige al personal de recién ingreso, con el propósito de contar así, con un instrumento de inducción sobre las funciones inherentes a cada puesto dentro de la Dirección General anteriormente mencionada. 1

7 II.- OBJETIVO: Describir de manera ordenada y sistemática, los principales procedimientos que el personal de los departamentos que integran la Dirección General de Administración, tienen que realizar para el desempeño de sus atribuciones requeridas para dar soporte administrativo al H. Congreso del Estado de Sonora. 2

8 III.- RED DE PROCESOS: La red de procesos tiene la finalidad de mostrar con claridad y de forma sistemática, los procesos, subprocesos y procedimientos de los diferentes departamentos que integran la Dirección General de Administración, con base al cumplimiento de sus atribuciones normativas. 3

9 III.- RED DE PROCESOS Marco Jurídico Proceso Subproceso Procedimientos Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Sonora. Soporte Administrativo Atención Ciudadana Servicios de Atención Ciudadana Condiciones generales de trabajo del SUTSPES. Ley 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora. Soporte Administrativo Servicios Administrativos a Legisladores y Personal Elaboración de nómina Reclutamiento, selección y contratación Pago de viáticos Programa de capacitación. Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Sonora. Normas y políticas relativas a las tarifas de viáticos y gastos de camino. 2. Administración, registro y control de personal Pago de nóminas Registro y control de personal Prestaciones y Beneficios Elaboración del reporte de incidencias Expedición de gafetes Baja de personal Becas para hijos de empleados Bono de Puntualidad y Asistencia Control de vacaciones Control de permisos económicos e incapacidades. 4

10 Marco Jurídico Proceso Subproceso Procedimientos Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Sonora. Normas y políticas de operación del Fondo Fijo Revolvente de Caja 3. Operación y control de las actividades de Tesorería del Congreso del Estado Recepción de ingresos y aplicación de pagos Administración financiera de fondos de inversión Recepción de ingresos por concepto de transferencias Expedición de cheques Conciliaciones bancarias Fondo fijo revolvente de caja Operaciones electrónicas bancarias Manejo de tesorería Informes de tesorería Ley Orgánica del Congreso del Estado de Sonora, (artículo 191, fracc. XXI y art.192 fracc. XXII). Soporte Administrativo 4. Establecimiento y coordinación de los sistemas de informática. Servicios Administrativos a Legisladores y Personal 4.1. Control del funcionamiento de los medios informáticos Asesorías y apoyos de informática Actualización de la página de Internet Atención a solicitudes de información Servicio y Mantenimiento de Equipo Mantenimiento de Red Mantenimiento de Servidores de Red e Internet Respaldos y actualizaciones de seguridad Desarrollo de Software. 5

11 Marco Jurídico Proceso Subproceso Procedimientos Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Sonora Ley del Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Sonora Soporte Administrativo Servicios Administrativos a Legisladores y Personal Recepción de Ingresos Gastos por Comprobar Resguardo de la documentación comprobatoria Normas y políticas de operación del Fondo Fijo Revolvente de Caja 5. Registro Contable y Control Presupuestal 5.1. Planeación Elaboración del Programa Operativo Anual Elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos. Norma operativa de gastos por comprobar 5.2. Presupuestación Adecuaciones presupuestales (transferencias) Normas de requisitos fiscales de documentación comprobatoria Evaluación y Seguimiento del Gasto Público Reposición del fondo fijo revolvente de caja Control del ISR para la elaboración de constancias de retención de impuestos Informe trimestral de avance Programático Presupuestal Pago de Dietas a Diputados Informe Financiero Mensual. 6

12 Marco Jurídico Proceso Subproceso Procedimientos Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Sonora 6. Manejo, operación y control de la Biblioteca del Congreso del Estado Atención, registro, conservación del acervo bibliográfico Actualización del catálogo de Leyes y Reglamentos Estatales Adquisición de Bibliografía Catalogación, Clasificación, etiquetación y Captura de libros y revistas Atención a usuarios Inventario Anual 7. Otorgamiento, mantenimiento y control de bienes y servicios Adquisición y control de bienes y servicios generales Compras directas Control de almacén de papelería y suministros de oficina Arrendamiento de autos, equipos de sonido y apoyos audiovisuales Mantenimiento, conservación y control de activos fijos Mantenimiento y conservación del edificio Mantenimiento mayor del inmueble Control de activos fijos Vigilancia y seguridad Control de vehículos oficiales Suministro de combustibles Planeación y Coordinación de eventos Eventos externos Eventos cívicos Eventos dirigidos al personal del Congreso del Estado Reuniones de trabajo Diputado Infantil Toma de protesta Informe de Gobierno Cambio de Legislatura Honores a la bandera 7