Cambios en Gextor en 2014: La nueva normativa SEPA Régimen especial de Caja

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1 EXTRA SOFTWARE Cambios en Gextor en 2014: La nueva normativa SEPA Régimen especial de Caja 2014 Fecha de última actualización : 18 de marzo de 2014

2 ÍNDICE I. GEXTOR Y LA NUEVA NORMATIVA SEPA ACTUALIZACION DE INFORMACION (ADMINISTRADOR) CONFIGURACION DE MANDATOS (ADMINISTRADOR) MÓDULO DE CREACIÓN, GESTIÓN Y ENVÍO DE MANDATOS... 6 Identificadores de acreedor... 7 Generación... 7 Envío/Impresión Mantenimiento Historial CONTABILIDAD: NUEVAS OPCIONES DE SEPA Y MANDATOS GENERACION DE LOS CODIGOS IBAN/SWIFT CONTABILIZACIÓN Y MANDATOS PRE-NOTIFICACIONES GESTION DE REMESAS GESTION:NUEVAS OPCIONES DE SEPA Y MANDATOS GENERACION DE LOS CÓDIGOS IBAN Y SWIFT EN CLIENTES Y PROVEEDORES OPCIONES DE CONTABILIZACION EXPORTACIÓN/IMPORTACIÓN II.GEXTOR Y EL REGIMEN ESPECIAL DE CAJA CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA (ADMINISTRADOR) CAMBIOS EN LOS DISTINTOS MODULOS DE GEXTOR CONTABILIDAD GESTION EXPORTACIÓN/IMPORTACIÓN [2]

3 I. GEXTOR Y LA NUEVA NORMATIVA SEPA 1. ACTUALIZACION DE INFORMACION (ADMINISTRADOR) El primer paso para actualizar una empresa a la nueva Normativa SEPA es añadir los códigos IBAN-SWIFT/BIC a las cuentas bancarias de las empresas Dentro de Utilidades/Actualización IBAN-SWIFT/BIC (Remesas SEPA) se incluye un proceso que calcula y actualiza automáticamente el campo IBAN y SWIFT, partiendo de la información del CCC. El proceso se realiza por empresa y primeramente nos sale una ventana de aviso: A continuación seleccionamos la empresa/s tanto de contabilidad como de gestión Una vez concluido el proceso se habrán rellenado los códigos IBAN y SWIFT en todas las cuentas bancarias: Ficheros / cuentas Bancarias [3]

4 Ficheros / Maestro de Cuentas / Datos Identificativos / Domiciliación Bancaria La opción Modificar IBAN y SWIFT/BIC existentes actualiza la información ya introducida según los cálculos correctos de IBAN y añade los códigos SWIFT a los Bancos que los tengan publicados Todos los Bancos publicados por el Banco de España tienen ya sus códigos introducidos en Gextor. En las empresas de GESTION veremos también estos datos en la información de Domicilio de pago de las fichas de Clientes y Proveedores: [4]

5 2. CONFIGURACION DE MANDATOS (ADMINISTRADOR) Lo primero es definir que la empresa trabaja con Mandatos Accedemos a la Empresa y ahí comprobamos lo siguiente: Se incluye nueva preferencia dentro de Remesas/Genéricas para configurar si la empresa requiere tratamiento de Mandatos o no. Esta opción aparecerá por defecto en Sí Utilidades / Opciones de correo electrónico Se configura el correo para que funcione correctamente el envío de Mandatos: Utilidades / Usuarios y contraseñas Podemos configurar los usuarios para que puedan gestionar o no Mandatos [5]

6 3. MÓDULO DE CREACIÓN, GESTIÓN Y ENVÍO DE MANDATOS Como sabemos, a partir del 01/02/2014 será obligatorio gestionar las transacciones comerciales mediante la nueva normativa SEPA El proceso de gestión de mandatos es el siguiente 1. El acreedor emite el mandato y se lo envía al deudor. 2. El deudor cumplimenta la información necesaria y devuelve el mandato firmado al acreedor. 3. El acreedor recibe y custodia el mandato. 4. El acreedor envía a su banco su fichero de cobros (remesa) con los datos del mandato. 5. Se ejecutan los cobros El mandato puede dar cobertura a un adeudo único (factura con un solo vencimiento) o a una serie de adeudos (recurrentes). En el caso de cobros recurrentes, el mandato tendría, en principio una validez indefinida. No obstante, el mandato podrá cancelarse en cualquier momento (tanto por parte del deudor como del acreedor).en cualquier caso, si durante un periodo de 36 meses no se gira ningún adeudo sobre un mandato este quedará cancelado. El acreedor necesitaría un nuevo mandato para poder reiniciar el envío de cobros. Con la finalidad de hacer frente a la necesidad de gestionar los mandatos para poder realizar operaciones con estos nuevos instrumentos de cobro se incluye en Gextor una nueva opción dentro del menú de contabilidad llamada Gestión de Mandatos a Clientes, que pasamos a explicar a continuación: Dentro del módulo de mandatos aparece el siguiente menú: En la parte derecha de la pantalla se visualiza el usuario y la empresa seleccionada. Y en el menú central tenemos las siguientes opciones: [6]

7 Identificadores de acreedor El Identificador de Acreedor es un código que asigna el Banco a su empresa y que deberá ir especificado en el mandato. Lo único que puede variar el Banco en este identificador es el sufijo, si los distintos Bancos utilizan el mismo para la empresa no habría que enviar mandatos diferentes a los Clientes En España el formato es este: ESZZXXXAAAAAAAAA Donde: ES: código del país España según la norma ISO 3166 ZZ: dígitos de control (cuyo cálculo se explica a continuación) XXX: sufijo (normalmente 000, pero el acreedor puede gestionar más de un canal de adeudos poniendo otros valores) AAAAAAAAA: CIF del acreedor, frecuentemente una letra seguida de 8 cifras, sin espacios, guiones u otros símbolos. Nota: Una cuenta bancaria solo podrá tener un único identificador de acreedor. Generación Esta opción permite generar todos los mandatos de Cuentas Contables de Clientes: en situación de activos, cuyo documento de pago se incluya en adeudos, que no tengan un mandato autorizado al Identificador de Acreedor que se indique [7]

8 y el Tipo de Adeudo del mandato está definido como Único (Hay que hacer un mandato nuevo por cada domiciliación que se realice al cliente). Dicha opción dispone de los siguientes filtros: Desde Hasta Cuenta Contable de Clientes Tipo de Documento de los Clientes Se visualizarán aquellos tipos de documento que estén marcados como de tipo Adeudo. Por último se solicita la siguiente información: Identificador Acreedor -> Seleccionamos el identificador de acreedor creado en la pantalla anterior. Proponer para el Domicilio de Cargo del Deudor el marcado como Habitual (Si / No) Proponer la dirección de correo electrónico del Deudor (Si/No): Si está marcado la dirección de correo electrónico que haya en la ficha del cliente en Contabilidad se utilizará como dirección de envío de los mandatos Si se desmarca el campo dirección de correo electrónico aparecerá en blanco (La carta de mandato se imprimirá en lugar de enviarse por , salvo que se edite el mandato e introduzca un correo electrónico manualmente) Tipo de Adeudo: CORE CORE1 B2B -> Dependiendo del tipo de adeudo seleccionaremos un esquema u otro. Como luego veremos, los clientes de tipo Consumidor no permiten la modalidad de pago B2B Tipo de Pago: UNICO RECURRENTE -> El mandato puede dar cobertura a un único adeudo (factura de un solo vencimiento) o a una serie de adeudos (recurrentes) Estado del Mandato -> Pendiente de envío Autorizado [8]

9 En el caso de los clientes que ya tengan autorización firmada se puede generar el Mandato directamente como Autorizado de este modo no habrá que volver a enviar el Mandato para su firma. El resto de Mandatos (Pendiente de envío) se les remitirá el mandato para su firma. Una vez insertados los datos visualizaremos en la parte inferior los registros de mandatos a generar con la información de cada uno. Antes de generar, podemos realizar varias operaciones: Editar el registro para cambiar el tipo de adeudo, tipo de pago, estado, etc. Eliminar varios registros de los cuales no queremos generar mandato. Recuperar los registros que cumplan las condiciones. Exportar a Excel los registros de la rejilla. Por último se generarán los mandatos desde el botón de generar para su posterior gestión (envío, autorización, etc.) Al editar una línea podemos modificar los datos que tenemos del cliente o añadirlos [9]

10 Envío/Impresión Desde esta opción podemos enviar por correo electrónico o realizar la impresión de aquellos mandatos en situación de Pendiente de envío o Enviados. La opción dispondrá de los siguientes filtros: Identificador de Acreedor Visualizar los mandatos en situación >Pendiente envío > Enviado >Todos Desde Hasta Fecha de Enviado >Podremos filtrar por fecha en caso de seleccionar Enviado o Todos De este modo podemos revisar los Mandatos indicados en una fecha determinada para reclamar al cliente un envío realizado en las fechas indicadas y que todavía no ha devuelto la confirmación Enviar e Imprimir los documentos al Aceptar Propuesta de Envío de Mandatos por defecto (Si / No) Incorporar en la segunda página del mandato los datos del Deudor [10]

11 Una vez pulsamos el botón de envío la aplicación nos solicitará algunos datos del destinatario (Att. Responsable Financiero) y también datos de contacto de nuestra empresa para que podamos utilizar la autorización como documento en que queda reflejado que las facturas publicadas en la web de la empresa servirán como documentos de pre-notificación (véase más abajo) Estos datos son: Att.Dpto Tesorería Centro de atención al cliente Teléfono del Centro de Atención al Cliente Una vez cumplimentado esto se genera el envío con una carta que sigue el siguiente modelo, según sea la autorización para la modalidad Básico o B2B [11]

12 A) Modalidad Básico [12]

13 [13]

14 B) Modalidad B2B [14]

15 También según tenga el cliente o no introducida dirección de correo electrónica en su ficha, la aplicación procederá de modo diferente: Si tiene correo, enviará automáticamente la carta por este medio Si no tiene correo, imprimirá la carta para su envío por correo postal [15]

16 Mantenimiento A partir de dicha opción se podrá gestionar la información de un mandato generado. La aplicación solicitará la siguiente información: Código de Cliente Identificador de Acreedor Número de Mandato activo Cambio de estado a: Autorizado -> En este caso se solicita la siguiente información (proponiendo la que esté registrada en el momento de generar el mandato con posibilidad de cambiarse): IBAN-> Si se indica un IBAN no creado se creara una nueva domiciliación de pago en el cliente de manera automática y será marcada como habitual SWIFT Tipo de Adeudo Tipo Pago Localidad de la firma Fecha de la firma Firma del deudor Cancelado -> Se solicita la fecha de cancelación. Revocado -> Se solicita la fecha de revocación. Inactivo Observaciones Posibilidad de asociar documentos al nuevo estado En la parte inferior del formulario se muestra una rejilla con la información histórica del mandato seleccionado. [16]

17 Eliminar Elimina el último estado del Mandato: Si el estado es Autorizado eliminará la autorización. Si el estado es Enviado el Mandato quedará en Pendiente de Envío Historial A partir de dicha opción se podrá visualizar y consultar todo el historial de los mandatos realizados. La opción dispondrá de los siguientes filtros: Identificador del Acreedor Desde Hasta Cuenta Contable de Clientes Tipo de Adeudo Tipo de Pago Estado del Mandato Una vez realizado los filtros, en la rejilla inferior se visualizará los mandatos. Desde esta opción podemos: Editar Visualiza el historial del mandato y los estados por los que ha sido tramitado. Recuperar los registros que cumplan las condiciones. Exportar a Excel los registros de la rejilla. Una vez que un la cuenta contable del cliente tiene el mandato gestionado podrán realizarse facturas sin que salgan los avisos de que no tiene mandatos autorizados [17]

18 4. CONTABILIDAD: NUEVAS OPCIONES DE SEPA Y MANDATOS El primer paso es parametrizar la empresa para que permita la gestión de Mandatos: En Ficheros/ Ficheros auxiliares / Documentos de pago indicaremos si el tipo de documento se incluye en adeudos, de este modo permitirá el tratamiento de mandatos: En el Maestro de Cuentas, en Datos Identificativos de cuentas de cliente se ha incluido una opción de Visualización de Mandatos También hay un nuevo control que no permite eliminar una cuenta si tiene Mandatos asociados GENERACION DE LOS CODIGOS IBAN/SWIFT Plan de Cuentas Terceros Se propone el campo SWIFT, una vez que se haya indicado el CCC o IBAN, en la opción: Ficheros / Maestro de Cuentas / Datos Identificativos / Domiciliación Bancaria Que ya ha sido actualizada en el proceso del administrador Se incluye una nueva marca dentro de datos identificativos, cuando se trate de Clientes, para indicar si es Consumidor. Estos clientes no permiten el tipo de Adeudo B2B. [18]

19 Ficheros / Cuentas Bancarias También se realiza la misma operación en el fichero de Cuentas bancarias (que ya han sido actualizados, como hemos visto): Hacer propuesta del campo SWIFT, una vez que se haya indicado el CCC o IBAN. Si se indica IBAN y no está especificado el campo de CCC, se propone. A la inversa se procede igual, si se indica CCC y no está especificado IBAN, se propone también CONTABILIZACIÓN Y MANDATOS La primera que advertimos es que un cliente puede tener o no el Mandato autorizado a) En caso de que no lo tenga o no sea válido Si la empresa tiene tratamiento de Mandatos y si el cliente con tipo de documento que permite Adeudos de SEPA: no tiene un mandato activado -o bien- han pasado 36 meses desde el último recibo. Al hacerle una factura sale el siguiente aviso b) En caso de que el cliente tenga el mandato autorizado El aviso no saldrá y podremos hacerle todo el tratamiento de Remesas CORE, CORE1 y B2B (esta última si el cliente es del tipo Consumidor no se podrá hacer) [19]

20 PRE-NOTIFICACIONES La Pre-notificación es un documento en el que el acreedor comunica al deudor importe y fecha de vencimiento del adeudo. A diferencia del mandato, no es necesario que se trate de un documento independiente, sino que, por ejemplo, una factura puede ser válida como documento de pre-notificación. Con la nueva normativa es obligatorio que se avise a los clientes, salvo acuerdo firmado en el mandato entre las partes, de los recibos que les serán pasados al cobro, con una antelación mínima de 14 días. Se incluye una opción dentro de Tesorería, a partir de la cual se visualizarían los efectos que deben ser comunicados con la posibilidad de enviar dichos avisos por correo electrónico a los clientes. En esta ventana podremos filtrar por rangos de fechas aunque la aplicación propondrá por defecto la fecha del sistema más 14 días. Se podrá filtrar por efectos pendientes de notificar o ya notificados anteriormente. Se podrá indicar si los efectos que se envíen quedan marcados como notificados. Las pre-notificaciones de los clientes que no tienen mandato activo saldrán destacadas en amarillo y aparecerá un check en la última columna (Envío) en el cual se indicará si el cliente tiene correo electrónico para enviarlo directamente. Si no tiene correo electrónico el check aparecerá demarcado Una vez seleccionado nos saldrá una ventana con el texto propuesto y se procederá al envío [20]

21 También se incluye en el texto del mandato emitido (módulo de mandatos) el siguiente párrafo será válido para dejar a disposición del cliente las facturas emitidas como pre-notificación del adeudo GESTION DE REMESAS La opción de Remesas se ha adaptado para que al seleccionar una remesa de Cobros se pueda seleccionar el Tipo de Adeudo de la misma: 1. (Nada) 2. CORE 3. CORE1 4. B2B Recordemos que los clientes a los que se ha marcado el check Consumidor no permiten la modalidad B2B Al crear la Remesa, tenemos tres posibles situaciones: 1.- El Banco no tiene mandato autorizado con ningún cliente Directamente no salen estas opciones de Adeudo: 2- El cliente ha autorizado el mandato para parte o todos los Bancos Salen las facturas el cliente y las opciones de Tipo de Adeudo 3- El cliente no ha autorizado el mandato para ese tipo de Adeudo pero El Banco tiene mandatos autorizados de otros clientes Aparecen los tipos de Adeudo pero no las facturas del cliente para determinados tipos [21]

22 Así, seleccionemos que el tipo es CORE o cualquier otra modalidad, únicamente se pueden seleccionar efectos que su mandato sea del mismo tipo de adeudo. Una vez generada la Remesa con el tipo de Adeudo correspondiente vamos a la opción Soporte Magnético Veremos que se añaden campos de IBAN y SWIFT de la empresa, en el formulario Encontramos la opción nueva en las Remesas de Cobros SEPA-DD (adeudos) Se añade una nueva opción en remesas de Transferencia: SEPA-CT (Transferencias) [22]

23 En este caso hablamos de Pagos (Proveedores) por lo que no son necesarios Mandatos y la opción saldrá directamente en todas las Remesas de este tipo Aunque el mandato se haya generado con el tipo de adeudo de la nueva normativa SEPA el soporte magnético se puede generar con la norma actual o con la nueva Se añade un control para las remesas de cobros para la puesta a disposición respecto a la fecha de cobro. Deberá controlar que, según la fecha de envío, los días indicados a continuación sean correctos: En el instrumento básico, con carácter general será de 7 días hábiles para primeras operaciones o únicas y de 4 días hábiles para las operaciones recurrentes. A partir de junio de 2013, existirá la posibilidad de plazos de presentación más reducidos (3 días) en la denominada versión opcional CORE1, y sin discriminación de los plazos de entrega en función del tipo de adeudo, siempre que las entidades estén adscritas a este servicio. Para el instrumento de adeudos B2B el plazo con carácter general será de 3 días. En caso de que los efectos venzan antes de estos plazos aparecerá el siguiente aviso: Se incluye una opción para modificar el tipo de pago de recurrente a último pago, en la opción de Soporte Magnético [23]

24 En principio se generan los efectos con el tipo de adeudo obtenido por el programa, pero en ocasiones será necesario cambiar una remesa el tipo de autorización del mandato, según sea: Pago único Envío recurrente Primer pago Ultimo pago Hay diversos supuestos para cambiar el tipo de adeudo de un mandato: el usuario empieza a trabajar con Gextor y anteriormente ya había tenido otros pagos a sus proveedores, o bien se deja de trabajar con un proveedor y el programa debe entender que es el último pago, Una vez seleccionada esta opción se abre una ventana de selección manual donde se puede cambiar el tipo de adeudo de cada efecto El cambio sólo afecta a la remesa que se está enviando y no queda grabado en Gextor [24]

25 5.GESTION: NUEVAS OPCIONES DE SEPA Y MANDATOS GENERACION DE LOS CÓDIGOS IBAN Y SWIFT EN CLIENTES Y PROVEEDORES A partir de que las cuentas bancarias de las empresas tienen la información introducida la información se va añadiendo a medida que se crean Clientes y Proveedores Automáticamente al introducir una cuenta CCC se calculará el IBAN y viceversa en las fichas de clientes y proveedores En domiciliaciones bancarias, propone el campo SWIFT, una vez que se haya indicado el CCC o IBAN. Respecto a la ficha de clientes, también hay que considerar respecto al tratamiento de Remesas que es diferente que el cliente sea Consumidor ya que en ese caso no admite el tipo de Adeudos B2B y sí permite sin embargo CORE y CORE1 Esta marca se añade en la ficha de Clientes dentro de la pestaña de características: Si se marca el cliente no permitirá los Adeudos B2B OPCIONES DE CONTABILIZACION Al contabilizar de Gestión a Contabilizará se actualizarán los códigos del Maestro de Cuentas (IBAN, SWIFT, Consumidor...) Si bien es cierto que la preferencia para actualizar los datos de terceros debe estar activada, como con el resto de los datos A la hora de contabilizar las facturas se muestra un check (que sólo aparecerá en las empresas enlazadas con empresas de Contabilidad que tengan los mandatos activados) [25]

26 Si el check no está marcado la aplicación procederá sin realizar ningún control de mandatos En el caso de que este check esté marcado: Si la empresa contable tiene tratamiento de Mandatos y se está contabilizando a un cliente; se incluirá una línea, en el listado de incidencias del proceso, en el caso con tipo de documento adeudo, comprobando si existen Identificadores de Acreedor: Si solamente existe uno se comprobara si el cliente tiene un mandato Autorizado. Si no lo tiene se incluirá el siguiente mensaje en el listado de incidencias: El cliente xxxxx no tiene ningún mandato autorizado Si existe más de uno, se comprobara si el cliente tiene mandato Autorizado en alguno de ellos. Si no lo tiene en todos se incluirá el siguiente mensaje: El Cliente xxxxx no tiene mandatos en todos los Identificadores de Acreedor Si existe más de uno, y no tiene ningún mandato Autorizado se incluirá el siguiente mensaje: El cliente xxxxx no tiene ningún mandato autorizado Solo será una línea de aviso en la ventana de Errores de contabilización pero la factura quedara contabilizada. [26]

27 6. EXPORTACIÓN/IMPORTACIÓN GESTION Gestión. Exportación e Importación de Clientes Exportación. Se incluyen los campos IBAN y SWIFT al final del formato. Importación. Se incluyen los campos IBAN y SWIFT al final del formato, pero con la posibilidad de que no vengan. Si no vienen no se actualiza la información. Gestión. Exportación e Importación de Proveedores Exportación. Se incluyen los campos IBAN y SWIFT al final del formato. Importación. Se incluyen los campos IBAN y SWIFT al final del formato, pero con la posibilidad de que no vengan. Si no vienen no se actualiza la información. CONTABILIDAD Contabilidad. Exportación e Importación en formato TXT Exportación. No se envían dichos campos. Importación. El formato del fichero no se no está modificado y dichos campos se actualizarán a partir de CCC. En este caso se crean ya que no existe la posibilidad de que vengan en el formato, a diferencia de lo indicado en la Gestión Contabilidad. Importación de Contabilidad en formato XML Importación. Se incluyen los campos IBAN y SWIFT en el esquema. No son campos obligatorios, si dichos campos no vienen en el fichero se actualizarán a partir de CCC. Contabilidad. Importación de Facturas en formato XML Importación. Se incluyen los campos IBAN y SWIFT en el esquema. No son campos obligatorios, si dichos campos no vienen en el fichero se actualizarán a partir de CCC. Contabilidad. Importación de Facturas en formato XLS Importación. Incluir los campos IBAN y SWIFT en el esquema. No son campos obligatorios, si dichos campos no vienen en el fichero se actualizarán a partir de CCC. [27]

28 II.GEXTOR Y EL REGIMEN ESPECIAL DE CAJA 1. CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA (ADMINISTRADOR) Como hemos visto, aunque no hay obligatoriedad de acogerse a este régimen, las empresas con determinadas características se pueden acoger a él (véase más abajo las empresas que están excluidas de este régimen). Además, se ha incorporado la opción de que la empresa se acoja al Régimen Especial de Caja en una fecha determinada debido a que se ha ampliado el plazo para inscribirse en este Régimen Especial al 31/03/2014. En Gextor, se pueden dar al menos dos Supuestos: 1- Que una Empresa de Gextor se acoja a este régimen 2- Que un/os proveedor/es de una empresa en Gextor se acoja a este régimen. El primer caso en el ADMINISTRADOR, Ficheros / Empresas se incluye una nueva característica para indicar la empresa está acogida al Régimen especial del criterio de caja así como la fecha a partir de la cual se acoge a este régimen. Y solo podrá ser modificado sino existe una declaración del modelo 303. Hay que destacar que la fecha que se indica es la fecha en que se acoge la empresa al Régimen, pero la fecha en la que se tienen en cuenta las facturas es la del siguiente periodo de liquidación Dependiendo que la declaración que presente sea trimestral o mensual, varía la aplicación del Régimen. a) Si la empresa presenta una declaración mensual y la fecha que se ha acogido al RECC es el 25/02/2014, la fecha que se tiene en cuenta para las facturas es a partir del 01/03/2014 (dado que su declaración es mensual, por lo que su siguiente declaración es la de Marzo) b) Si la empresa presenta una declaración trimestral y la fecha que se ha acogido al RECC es la misma (25/02/2014), la fecha a tener en cuenta es a partir del 01/04/2014 (dado que su declaración es trimestral, por tanto su siguiente declaración es la del 2ª trimestre, que empieza el 01/04/2014) [28]

29 Respecto a los proveedores, en CONTABILIDAD, Maestro de Cuentas se incluye un nuevo campo dentro de datos comerciales para cuentas de Proveedor, a partir del cual se indica si dicho proveedor está acogido al Régimen especial del criterio de caja así como la fecha en que se ha acogido a dicho régimen Este campo solamente sale si la Empresa NO ESTÁ acogida al Régimen especial. Exclusiones del Régimen especial Quedan excluidas del tratamiento las operaciones indicadas a continuación: Las acogidas a los regímenes especiales simplificado, de la agricultura, ganadería y pesca, del recargo de equivalencia, del oro de inversión, aplicable a los servicios prestados por vía electrónica y del grupo de entidades. Las exportaciones de bienes y asimiladas a las exportaciones. Las adquisiciones intracomunitarias de bienes. Operaciones de inversión de sujeto pasivo [29]

30 Las importaciones y las operaciones asimiladas a las importaciones. Operaciones de autoconsumos de bienes y servicios Utilidades / Integridad de datos Para el caso de que una empresa esté acogida al Régimen Especial de Criterio de Caja o tiene terceros acogidos se ha incluido una nueva opción en la integridad de datos para las facturas acogidas a dicho Régimen. El funcionamiento de esta utilidad varía según esté la empresa acogida al RECC o únicamente tenga proveedores acogidos a dicho régimen: 1- Si la empresa está acogida al RECC en una fecha determinada, y ya se han introducido facturas en el periodos de la liquidación siguiente a la que incluye dicha fecha, el programa marcará automáticamente las facturas de dicha liquidación como incluidas en el RECC Como hemos visto, si la empresa se acoge el 25/02/2014 y su declaración es mensual, el programa marcará todas las facturas a partir del 01/03/2014 (declaración de Marzo). Si la declaración es trimestral, marcará las facturas a partir del 01/04/ Si la empresa tiene proveedores acogidos al criterio de Caja el programa marcará las facturas de dichos proveedores a partir de la misma fecha que se introduce en el maestro de cuentas como en la que se acoge al RECC. Es decir, si el proveedor está acogido el 25/02/2014, se marcarán todas las facturas del 25/02/2014 en adelante (no se consideran en este caso periodos completos de liquidación [30]

31 2. CAMBIOS EN LOS DISTINTOS MODULOS DE GEXTOR CONTABILIDAD Facturas En la ventana Datos Adicionales, campo de Clave Operación 340, muestra las siguientes opciones según la empresa o el proveedor esté acogido al Régimen Especial de Caja: Si no está acogida al Régimen Especial de Caja siguen saliendo las opciones A, B, C.... y siguientes. Esta opción sale también aunque la empresa no esté acogida si el proveedor sí lo está. Si está acogido al Régimen Especial de Caja salen las nuevas opciones 1,2,3 y siguientes Las claves son las siguientes: 1. IVA criterio de caja. Asiento resumen de facturas. 2. IVA criterio de caja. Factura con varios asientos (varios tipos impositivos). [31]

32 3. IVA criterio de caja. Factura rectificativa. 4. IVA criterio de caja. Adquisiciones realizadas por las agencias de viajes directamente en interés del viajero (Régimen especial de agencia de viajes). 5. IVA criterio de caja. Factura simplificada. 6. IVA criterio de caja. Rectificación de errores registrales. 7. IVA criterio de caja. Facturación de las prestaciones de servicios de agencias de viaje que actúan como mediadoras en nombre y por cuenta ajena. (Disposición adicional 4.ª RD 1496/2003). 8. IVA criterio de caja. Operación de arrendamiento de local de negocio.» Apuntes / Utilidades de facturas / Gestión del Régimen Especial de Criterio de Caja Ya sea que la empresa esté acogida al Régimen Especial de Criterio de Caja, o simplemente que tenga Proveedores acogidos a dicho Régimen, se ha incluido una nueva opción de marcar o desmarcar si una factura está acogida o no así como la fecha desde la cual está acogido el Proveedor. En caso de que la empresa sólo tenga proveedores acogidos al RECC, lógicamente no dejará poner la marca en todos los casos. Gextor mostrará un mensaje emergente en caso de que la fecha de la factura que se quiere modificar no sea válida para marcarse como acogida al Régimen Especial de Criterio de Caja. [32]

33 Libro Registro de Facturas Recibidas Como ya hemos visto, las Facturas Recibidas deben de tratarse en el caso de que la empresa este acogida al régimen indicado; pero aunque no lo esté, puede recibir facturas de proveedores que si lo estén En este caso se incluyen las siguientes funcionalidades: Un nuevo filtro en los informes a partir del cual se pueda indicar si se desea detallar la información de los pagos por cada una de las facturas. En el caso de marcar Detalle de Pagos, se puede indicar si quiere obtener las facturas liquidadas, pendientes o todas. En el caso de que se quiera detallar se incluirá la siguiente información, por cada uno de los cobros: Fecha de pago Importe Clave (C- Domiciliación, T-Cheque, O-Otros) Cuenta bancaria o medio de pago utilizado Liquidado (Si / No) [33]

34 Libro Registro de Facturas Emitidas En el caso de que la empresa SÍ esté acogida al régimen indicado se incluyen las siguientes funcionalidades: Un nuevo filtro en los informes a partir del cual se puede indicar si se desea detallar la información de los cobros por cada una de las facturas. Otro nuevo filtro, en el caso de marcar Detalle de Cobros, a partir del cual se pueda indicar si quiere obtener las facturas liquidadas, pendientes o todas. [34]

35 En el caso de que se quiera detallar se incluirá la siguiente información, por cada uno de los cobros: Fecha Importe Clave Cuenta bancaria o medio de cobro utilizado Liquidado (Si / No) GESTION Gestión de Proveedores Al igual que en Contabilidad, aunque la empresa no esté dada de alta en el Régimen Especial de Criterio de Caja se incluye en la solapa Comerciales del proveedor un campo para indicar si está o no acogido a dicho régimen y en qué fecha: Contabilización Se actualiza el nuevo campo de Régimen especial del criterio de caja al actualizar el proveedor en Contabilidad. [35]

36 Impresión de Facturas Las facturas que se emitan por Gestión cuando la empresa está acogida al Régimen Especial de Caja o que se reciban por parte de los proveedores acogidos a dicho régimen deben contener el siguiente texto Régimen especial del criterio de caja, de forma obligatoria. Por tanto hay que ir al Administrador/ Diseñador y en las facturas emitidas a los proveedor acogidos a dicho Régimen o en las emitidas cuando la empresa está acogida al mismo deberemos insertar como campo de texto fijo: MODELOS OFICIALES El usuario no tendrá que hacer modificaciones a la hora de presentar el impuesto, salvo incluir las facturas no liquidadas en el último periodo del ejercicio siguiente al que fueron emitidas, dado que como hemos visto deben ser liquidadas el 31/12 del año siguiente a la fecha de emisión de la factura Indicamos a continuación los cambios en los modelos Modelo 303 Está configurado para que calcule las Bases y Cuotas sujetas al Régimen especial Modelo 340 Clave de Operación. Valor Z para las operaciones incluidas en el régimen especial. Se incorporan en el modelo los siguientes datos: Fecha de Cobro/Pago Importe Cobrado/Pagado Clave correspondiente al medio de cobro o pago utilizado Descripción del medio de cobro o pago utilizado [36]

37 EXPORTACIÓN/IMPORTACIÓN Tampoco es necesario ningún cambio por parte del usuario, pero la estructura de los ficheros tiene los siguientes cambios: Gestión. Exportación e Importación de Proveedores Exportación. El campo Incluido en el Régimen Especial del criterio de Caja está añadido al final del esquema del fichero Importación. El nuevo campo está añadido al final del esquema, pero con la posibilidad de que no venga. Si no viene no se actualiza la información. Contabilidad. Importación de Contabilidad en formato XML El nuevo campo de Incluido en el Régimen Especial del criterio de Caja de Proveedores está añadido al final del esquema del fichero como campo no obligatorio Contabilidad. Importación de Facturas en formato XML El nuevo campo de Proveedores está añadido en el esquema como campo no obligatorio. [37]

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