CAPITULO III. Introducción. El proceso de programación para un proyecto de construcción es sólo una
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- José Antonio Crespo Gallego
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1 CAPITULO III 3.1 PROGRAMACIÓN EN EL TIEMPO Introducción El proceso de programación para un proyecto de construcción es sólo una parte del esfuerzo de planeación 14 La programación del proyecto sirve como una base para relacionar diferentes funciones. Esas funciones incluyen: estimaciones, ordenamiento y control de proyecto. La planeación incluye el proceso de seleccionar el método y ordenar el trabajo para ser utilizados en un proyecto que implica la suma total de varios métodos y secuencias posibles. Este proceso provee información detallada para la estimación y la programación así como una línea para el control de la obra seleccionada. La programación, es la determinación del tiempo y de las secuencias de operación en el proyecto y en su ensamble para dar el tiempo de terminación total. La programación obviamente es una reflexión del plan, pero el plan debe hacerse primero. 14 (1) John woodward (1997) construction project management London
2 Frecuentemente se tiende a seguir patrones de trabajo utilizados previamente e intentar nuevas aproximaciones solamente cuando el camino antiguo no funciona o cuando un método tradicional no es aparente. La tendencia a seguir métodos conocidos es consistente con la tendencia histórica al cambio. La construcción es una empresa de alto riesgo y no está bien aceptado tomar riesgos adicionales por utilizar métodos que no han sido probados. La modificación de un método o el uso de métodos totalmente nuevos también puede llevar a entrenamiento y supervisión adicional. Estos costos extra se suman al riesgo de los métodos no tratados. Para la obra de Fresnillo Zacatecas la programación fue bastante sistemática. Aplicando rígidos conjuntos de reglas establecidas por los clientes a través de la programación para ejecutar procesos constructivos acordes al tiempo y a la magnitud de la obra. La conversión de los conceptos de planeación a programas estructurados requiere de la mano de un experimentado y muy bien entrenado director de obras, el cual será el encargado a lo largo de lo que dure la obra de seguir al pie de la letra todos y cada uno de los procesos antes planeados.
3 El proceso de planeación es jerárquico. La planeación involucra hacer decisiones acerca de que tareas deberán ser ejecutadas, como se deberán ejecutar, quién las va a ejecutar, y cuando y en que secuencia deberán ejecutarse las tareas. Necesariamente, el proceso de planeación involucra la anticipación de acciones y la anticipación de su ejecución. Una cadena de operaciones es fundamental para el proceso de planeación, y comúnmente implica: 1. Investigación de información y análisis. 2. Desarrollo de alternativas. 3. Análisis y evaluación de alternativas 4. Selección de alternativas 5. Ejecución y retroalimentación. 1) Investigación de información y análisis
4 En esta parte de la planeación corresponde a la investigación y desarrollo del proyecto Confecciones Zacatecas, en ver que tan viable es establecer una maquiladora de tales dimensiones en una población donde un 32% de los habitantes en edad productiva han emigrado a los Estados Unidos en busca de mejores oportunidades. También se tiene que analizar tanto las rutas de vialidad como el control y suministros de servicios necesarios para el correcto funcionamiento de una nave industrial de tales dimensiones. 2) Desarrollo de alternativas En este punto de la planeación se controlan y se proponen distintas alternativas a problemas que pudieran surgir a lo largo de la planeación y el análisis, para el caso de Confecciones Zacatecas se encontró que uno de los principales problemas que podía tener la maquiladora, era que como gran parte de los pobladores de Zacatecas estaban en Estados Unidos, el suministro de trabajadores iba a ser pobre, por lo cual se planearon rutas de camiones que recogiesen a los trabajadores de una población cercana llamada Plateros. 3) Análisis y evaluación de alternativas
5 Para el análisis y la evaluación de alternativas es necesario estudiar minuciosamente los costos que involucran una decisión, esto quiere decir que toda alternativa para un problema tiene un costo, y antes de ser aceptada tiene que pasar por un riguroso análisis que justifique su ejecución. 4) Selección de alternativas En este paso, una ves que se estudio el costo de cualquier alternativa antes planteada y se demostró que es la decisión mas costeable, se le da un lugar como una alternativa viable para el proyecto lo cual la pone en una alternativa de ejecución. Para el caso de Confecciones Zacatecas se demostró que el suministro de trabajadores de una población que se encuentra a 5Km de la planta cubría sin ningún problema las necesidades de producción. 5) Ejecución y retroalimentación Una vez hecho este proceso de planeación y análisis de alternativas se procede a dar lugar a la actividad antes estudiada.
6 3.2. Planeación preliminar de Confecciones Zacatecas Para la operación éxitosa de grandes volúmenes de obras, las empresas requieren manejar una forma más organizada y mas estudiada de los posibles problemas a los cuales pueden llegar a enfrentarse, conociendo los proyectos por realizar, es relativamente fácil hacer programas de trabajos de obra, sin embargo, la complejidad de los problemas a que se confrontan día a día es mayor, debido a esto se requiere de herramientas eficaces en el control de una obra, lo que puede ser la diferencia entre avanzar o quedar estancado. Para poder realizarlo es necesario concebir planes de acción a corto, mediano y largo plazos, estos últimos son más difíciles de elaborar cuando en la empresa en cuestión sus objetivos empiezan a ser un poco más claros. No es la misma planeación la empleada para construir viviendas que las de plantas industriales. La primera podrá requerir en un futuro de una normalización de las partes de construcción, del uso más generalizado de grúas y de formas más ágiles en la fabricación en serie. En la segunda, parte
7 de la tecnología y la experiencia adquirida en una obra de tales especificaciones. Para estos casos se requiere hacer un análisis concienzudo de cada aspecto de la planeación corporativa en la empresa o empresas involucradas para la construcción de dicha obra y, en la cual es necesario indicar el papel primordial de los ejecutivos, las responsabilidades sociales involucradas, la importancia de la creatividad y la flexibilidad en la planeación, así como la importancia de los planes estratégicos que puede traducirse en acciones. Una empresa que tiene muchos años en el ramo, con gente experimentada en el área, con la maquinaria y equipo necesarios, debe planear en base a los recursos disponibles y necesarios para construir, estudiando las alternativas de arrendamiento o adquisición de maquinaria y equipo, las condiciones locales donde se desarrollará el proyecto, y posteriormente, en base a la vida útil del equipo, distribuir los costos para amortización.
8 3.3. Plan estratégico general Es necesario establecer los objetos, en base a las políticas generales de operación de la constructora. Para esto requiere la participación de todos los ejecutivos, desde los supervisores de obras hasta el contador, utilizando los elementos modernos que nos brindan las herramientas matemáticas, para racionalizar las decisiones de las siguientes formas: Utilizando las técnicas de simulación existentes en la administración como los árboles de decisiones para el control de proyectos, inclusive a través de la producción de alternativas automáticas por medio de parámetros. Usando regresiones estadísticas para la determinación de los incrementos de los costos de construcción así como un monitoreo constante del mercado de materiales para la construcción.
9 Presupuesto en forma real, a través de prever los aumentos en costos de mano de obra y materiales, mediante la concepción del manejo de tablas de precios de los mismos tipos de recursos, todo esto con costos increméntales. Es decir, que podremos considerar en un proyecto los precios de pago de destajos, considerando que se aumentará trimestralmente un porcentaje fijo a través de una regresión, calculándole costo del proyecto, para que el cliente conozca, aunque sea en forma estimada, lo que invertirá, facilitando la opción de cotizar a precio alzado. Conociendo la explosión demográfica existente, aplicarla a las zonas de desarrollo futuro, con las técnicas de mercadotecnias habitacional, y así pronosticar en base a la segmentación del mercado, la detección de preferencias. El manejo de tablas de decisión y de programación lineal, que nos permitan optimizar las inversiones; no únicamente de los materiales sino de los proyectos en sí, lo cual nos
10 puede permitir, en base a las políticas fijadas, tener alternativas de inversión Planeación a detalle del proyecto En base a las necesidades y los requerimientos técnicos del cliente se comienza con un análisis minucioso del proyecto y, se hace una selección de opciones que nos lleven a un plan funcional en su diseño, con un adecuado calculo estructural que permita cumplir con lo propuesto por la parte contratante, pero a su ves logrando cuidar la cartera de inversión de los mismos, una ves planteadas y atacadas estas opciones se puede proceder a las labores que competen al constructor para tener un adecuado manejo y ejecución del proyecto. En este caso para la obra de Confecciones lagos fue necesario hacer un estudio minucioso de la fuerza de trabajo, ya que los trabajadores de la obra en su mayoría eran foráneos, por lo cual se tuvo que poner gran énfasis en la optimización laboral, la cual es fundamental para lograr los
11 rendimientos provistos y calculados por la constructora para poder cumplir con el plan mensual de trabajo. Así mismo fue necesario cubrir los insumos que la obra exigía, esto fue posible mediante el contacto con proveedores que en su mayoría estaban en la ciudad de Monterrey. A continuación se presentan algunos aspectos generales que son necesarios tomar en cuenta para tener un correcto preámbulo del desarrollo detallado: Diseño funcional Cálculo Estructural Análisis de Costo Planeación de las Operaciones Selección de Proyecto Definitivo Asignación y Programación de Recursos Plan de operación Optimización de la Fuerza de Trabajo.
12 Diseño funcional Es necesario utilizar, en caso de grandes proyectos, el manejo de técnicas de urbanismo para evitar que el conjunto choque con el medio externo y además que conserve armonía en su interior, esto es fácil lograrlo mediante un estudio de impacto ambiental certificado por las delegaciones competentes. Se puede hacer uso de conjuntos arquitectónicos simples que cumplan con las necesidades y especificaciones del cliente, tratando de simplificar los métodos de fabricación, que obviamente abatirán los costos. Utilizando elementos normalizados, como en los países desarrollados, tales como vigas reesforzadas, mangueterías puertas, escaleras y fachadas normalizadas, estos elementos lograran además de funcionalidad un abatimiento de los costos en demasía. Manejando optimizadores de la distribución de espacios, paquetes de graficación de curvas de nivel y manejo de terrecerías, que simplifican
13 considerablemente el trabajo, se lograra dar un diseño funcional a este proyecto Cálculo estructural Las calculadoras electrónicas programables y los paquetes de cálculo con computadoras, permiten manejar más ágilmente la selección de alternativas en los diferentes materiales, tal como el recalcular la estructura del edificio con acero, lo cual ha probado que reduce considerablemente los tiempos y facilita el uso de sistemas de construcción mas ágiles (tales como cimbras metálicas y grúas para instalar elementos prefabricados en lapsos considerablemente cortos), los cuales empiezan a ser interesantes a los clientes, por los incrementos de costo que existen en la actualidad. Para la estructura de Confecciones Zacatecas se logro optimizar los costos mediante una estructura esqueletal de ángulo PTR prefabricado y montado en la obra Análisis de costo
14 Es necesario no sólo incluirlos costos directos e indirectos de la obra, sino también los gastos administrativos gerenciales y de representación necesarios de la empresa. Se puede manejar a través de sistemas mecanizados, haciendo los ajustes correspondientes para actualizar las tablas de costos de materiales y destajos y determinar automáticamente los costos totales del proyecto. Para tener un correcto ordenamiento de las actividades y poder tener un adecuado flujo de recursos monetarios es necesario tener en cuenta: Clasificación de las actividades por tipos y costos: Costos globales, en los que se cotiza aprecio fijo, tales como la conexión de la compañía de luz o el teléfono. Costo de mano de obra, en los cuales es el producto de una cantidad de días transcurridos, por el sueldo diario y número de recursos.
15 Costos de materiales, en donde es el producto de una cantidad (metros cuadrados, metros cúbicos) por un precio unitario y de aquellos costos de mano de obra pagados por destajo. Así como prever y tener en cuenta las fluctuaciones que pudieran llegar a tener el mercado de los materiales y del peso frente al dólar ya que no hay que olvidar que los clientes de Confecciones Zacatecas eran extranjeros y su mirada estaba casi siempre en la bolsa de valores Planeación de las operaciones Para la planeación táctica es necesario establecer las divisiones necesarias en sub proyectos o en módulos repetitivos, para poder llevar un mejor control. En caso de conjuntos verticales, o grupos de naves industriales, se deben fraccionar en las etapas sucesivas, tales como: preparación del terreno, cimentación, estructura, acabados, dentro de cada
16 una de las actividades a realizar y dentro de éstas las operaciones de que consta, determinando la secuencia lógica de ejecución. Determinar las actividades críticas y las holguras en las no críticas, que en el caso de grandes proyectos pueden auxiliarse en la computación para facilitar el trabajo. Con el rango de la duración, determinar el tiempo más optimista, más probable y el más pesimista con los costos correspondientes, dividiendo las operaciones en costos correspondientes, y en costos directos e indirectos. Todo se deberá desarrollar empleando la técnica de ruta crítica. Toda la planeación de las operaciones puede auxiliarse mediante sistemas automáticos de control de proyecto Selección de proyecto definitivo
17 En base a los dictámenes técnicos y administrativos, seleccionamos la alternativa más viable para que los directivos decidan si se cotiza. En el caso de Confecciones Zacatecas una ves que se logro definir el proyecto y fue aprobado por los clientes se procedió a determinar los recursos y el lapso de tiempo en el iban a ser entregados para la correcta realización de la obra Asignación y programación de recursos Sin importar el tipo de proyecto, siempre existirá la necesidad de manejar los recursos en forma óptima, ya que su mal uso casi siempre genera un aumento en los costos y una perdida de los bienes afianzados por la constructora. Aparentemente hay proyectos donde no existen problemas de asignación de recursos, sin embargo, al realizar un análisis minucioso se puede mostrar que para cumplir con sus programas, se cuenta con restricciones muy grandes que son abaladas por un programa de obra que la constructora entrega al cliente y esta, esta obligada a seguir al pie de la letra el programa, de lo contrario corre el riesgo de perder la fianza.
18 Para conocer la cantidad de recursos que manejamos, es necesario clasificarlos por el mismo tipo y asignarles una clave, así los albañiles podría ser por ejemplo AL, electricistas EL, revolvedora RE, etc., o como gusten denominarlos. Dentro de las actividades que se realizaran, hay que sumar las cargas de trabajo diarias o semanales y conocer si existen fluctuaciones para nivelar las labores, ya que de otra manera al asignar el mínimo de personal, se tendrá que utilizar en las sobrecargas tiempo extra y habrá veces que se requiera contratar mas personal; cuando esto suceda es necesario supervisar cuando se encuentra excedente, para darlo de baja oportunamente y recontratarlo de nuevo cuando sea necesario. Se requiere vigilar estrechamente a los trabajadores, pues con frecuencia asignamos al personal sobrante tareas menores, como el acabado de detalles o movimientos de escombros. Puede suceder que por el deseo de no quedarse sin el personal que se reutilizaría en corto tiempo, se les asigne trabajos superfluos, que únicamente encarecen la obra y entorpecen el libre flujo de otras actividades.
19 La utilización de recursos materiales, como revolvedoras, compresoras o grúas, puntales de tornillo y cimbras de acero, son en general muy limitadas y son adquiridas a medida que se necesitan. Este tipo de elementos facilitan cada vez más la construcción, por lo que debemos programarlos de manera que se utilicen el mayor número de veces en la obra y se liberen a la brevedad posible para utilizarlos y amortizar su inversión a corto plazo. Es común que programemos muy minuciosamente las adquisiciones de materiales y vigilemos su consumo, pero el desperdicio del equipo disponible es pocas veces percibido, esto es fácil prevenirlo con un adecuado residente capas de vigilar hasta el más mínimo detalle. Es usual encontrar el equipo de construcción parado, por no asignarle trabajo o por encontrarse descompuesto y no preocuparse por mantenerlo en buen estado Plan de operación En la planeación de las operaciones definimos los trabajos a realizar, su secuencia y los recursos necesarios, a partir de esto determinamos la
20 duración y los costos Un programa por otra parte es una lista o diagrama de los tiempos esperados o predichos de iniciación y terminación de todas las actividades del proyecto 15 En el programa se indican los recursos disponibles que se utilizarán. En el plan de operaciones se definen las necesidades y en la programación se asignan todos los recursos, pero es necesario que en todas las actividades no críticas, donde existen restricciones, se recorran hasta que cumplan con el requerimiento, en caso contrario se deberá ajustar el proyecto, para lograr manejarlo con recursos disponibles. Esto puede producir que la trayectoria de la ruta crítica cambie y que inclusive aumente la duración del proyecto. Para Confecciones Zacatecas el plan de operación se realizo en función del programa propuesto desde el presupuesto, y como fue seguido al pie de la letra no existieron problemas con los tiempos ejecución propuesta Optimización de la fuerza de trabajo. 15 Ahuja (1983) project management techniques in planning and controlling construction projects.
21 El criterio de análisis indica que se debe comenzar por el tipo de recurso más utilizado, más escaso o más caro y ver la repercusión que produce en todo el proyecto por aproximaciones sucesivas hasta obtener la mejor solución. El análisis del tiempo puede ayudar a construir el mejor programa para lograr el objetivo. Para evitar las aproximaciones se puede recurrir al uso de optimizadores en paquete computarizado, que son de gran apoyo para un eficiente control de la obra; Esto no quiere decir que solo con un control computarizado se podrá mantener el curso constante de una obra, también es necesario una supervisión física constante de la misma, para poder definir y prever cualquier cambio por mínimo que sea en el rumbo de la obra.
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