DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL DEL PERU (DGAC) Código: P-DG-SIG-004 Revisión: 10 Fecha: Auditoría Interna

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1 1. Objetivo Establecer un mecanismo sistemático, independiente y documentado para la planificación y realización de las auditorías, informar los resultados, mantener los registros así como identificar las necesidades de eliminación y prevención de no conformidades en el SGC de la DGAC. 2. Alcance Este procedimiento es de carácter general en todas las auditorías del SGC que se lleven a cabo en la Dirección General de Aeronáutica Civil del Perú, desde la planificación de las auditorías hasta la entrega del informe final de las auditorías. 3. Referencia Normativa a. Norma Internacional ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad Requisito Auditorías Internas. b. Norma Internacional ISO Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión de Calidad y/o Ambiental. 4. Documentos Relacionados P-DG-SIG-006: Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. 5. Símbolos y Abreviaturas a. : Coordinador Técnico de Sistemas Integrados de Gestión b. DG: Director General c. DL: Director de Línea d. SACP: Solicitud de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora e. SGC: Sistema Gestión de la Calidad f. DGAC: Dirección General de Aeronáutica Civil g. VºBº: Visto Bueno. 6. Términos y Definiciones a. Arbitro: Persona dirimente que define si un hallazgo va a ser aceptado o no aceptado cuando el Auditado no acepta un hallazgo. No debe tener conflicto de intereses con ninguna de las partes. b. Auditado: persona que atiende la auditoría, puede ser el Dueño del Proceso u otra persona designada. c. Auditor: Persona interna o externa con la competencia para llevar a cabo una auditoría. d. Auditor Principal: Persona calificada y competente designada para dirigir al equipo auditor. e. Dueño del Proceso: Es la persona que tiene la responsabilidad y confianza para el éxito del diseño, desarrollo, ejecución y desempeño de un proceso completo de extremo a extremo a su cargo (gestión de principio a fin del proceso). f. Equipo auditor: Uno o más auditores internos o externos u observadores que llevan a cabo la auditoría. g. Evidencia objetiva: Información cuya veracidad puede demostrarse basada en registros y en hechos, la cual es obtenida por observación, medición u otros medios pertinentes para los criterios de auditoría. h. Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría, puede ser una no conformidad, una observación o una oportunidad de mejora. i. Listas de Verificación: Herramienta que sirve para facilitar el examen de evidencia objetiva y/o la investigación durante la ejecución de la auditoría. Página 1 de 8

2 j. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. k. Observación: Comprobación de hechos negativos efectuada en el marco de un proceso de auditoría y sustentada por evidencias objetivas. No es un incumplimiento a un requisito mandatorio, sino que corresponde a una afectación al proceso y su cumplimiento de forma efectiva. l. Oportunidades de Mejora: Situación conforme, no riesgosa que denota la oportunidad de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos o mejorar el desempeño de un proceso o actividad. m. Plan de Auditoría: Cronograma de las actividades que se llevarán a cabo durante una auditoría. n. Programa de Auditorías: Conjunto de auditorías planificadas para un período de tiempo dirigidas hacia un propósito específico. o. Auditoría especial: Auditoría realizada fuera del Programa de Auditorías. 7. Responsables a. Director General b. Director de Línea c. Coordinador Técnico de Sistema Integrados de Gestión. d. Auditor Principal e. Equipo Auditor f. Dueño del Proceso. g. Auditado h. Arbitro 8. Actividades del Procedimiento 1. Planificación y periodicidad de las Auditorías 1.1. Planificar y coordinar las fechas de realización de las auditorías internas y externas, asegurándose que al año se realice por lo menos una auditoría en cada área Organizar y designar a los auditores internos considerando la objetividad e imparcialidad (ver consideraciones en anexo 1) Elaborar el F-DG-SIG-011: Programa Anual de Auditorías teniendo en cuenta que la intensidad y la frecuencia de las auditorías debe depender de las necesidades de los procesos Presentar el Programa Anual de Auditorías al DG DG 1.5. Revisa y aprueba mediante V B el Programa Anual de Auditorías, en caso que tuviera observaciones devuelve al para su corrección y nueva revisión Puede solicitar auditorías especiales cuando lo considere necesario Informar a los Directores de línea de la DGAC, el Programa de Auditorías aprobado Informar a los auditores internos y externos involucrados con la anticipación debida En caso de actualización del F-DG-SIG-011: Programa Anual de Auditorías debido a reprogramación del Plan, gestionar la aprobación de los cambios e informar a los involucrados. Página 2 de 8

3 1.10. Se difunde en reunión de Comité de Calidad el Programa de Auditorías aprobado y sus actualizaciones. 2. Preparación de la Auditoría Auditor principal 2.1. Solicitar al con la debida anticipación la documentación del sistema de gestión de la calidad para elaborar el F-DG-SIG-012: Plan de Auditoría. Auditor principal DL 2.2. Enviar la documentación solicitada con un plazo máximo de 24 horas, En caso de ejecutarse por un personal de la DGAC comunicar formalmente al auditor principal con copia al DG y al DL involucrado para que asegure la disponibilidad de los auditados Elaborar el F-DG-SIG-012: Plan de Auditoría con un tiempo prudencial de anticipación, considerando para la asignación del tiempo a dedicar el tamaño, la complejidad del proceso y la disponibilidad de la Dirección involucrada Enviarlo al DL con copia al Revisar y coordinar con los responsables a su cargo que serán auditados: En caso se acepten las fechas y horarios programados aprobar el Plan. En caso se requiera modificación o reprogramación en las fecha y horarios indicar al Auditor principal con copia al para la actualización del Plan y nueva revisión Enviar el Plan aprobado al Auditor principal y al, para su conocimiento. DL Auditor principal / Auditor interno 2.7. Informará como mínimo con 2 días de anticipación a los responsables del proceso o procesos la fecha, hora e itinerario de la auditoría y los auditores por medio del Plan de Auditoría interna aprobada El director de línea auditado designa a un acompañante al auditor, a fin de que pueda velar por la objetividad durante la ejecución de la auditoría, pudiendo participar directamente si así lo considera Revisar la documentación entregada por el y elaborar la L-DG-SIG-001: Lista de Verificación de, en caso sea necesario. 3. Realización de la Auditoría Auditor principal 3.1. Realizar la reunión de apertura, a la cual deberán asistir los responsables de las áreas a ser auditados, el y el equipo auditor Explicar a los auditados el objetivo de la auditoría y la metodología que se utilizará Llenar y firmar el Acta F-DG-SIG-013 Acta de Reunión de apertura y cierre. Página 3 de 8

4 Personal auditado asistente 3.4. Firmar el Acta F-DG-SIG Atender las consultas de los auditores con la apertura y disposición respectiva para la realización de las entrevistas Mostrar los registros y/o documentos que fuesen solicitados. Equipo auditor 3.7. Proceder a recoger las evidencias objetivas de auditoría del proceso, mediante entrevistas, observaciones de las actividades y revisión de los registros, según Plan de auditoría Elaborar el formato F-DG-SIG-014: Reporte de Hallazgos y calificar los hallazgos de auditoría Al finalizar la entrevista con el auditado proceder con el punto Entregar los informes de hallazgos al Auditor principal. Auditor principal Consolidar los reportes de hallazgos encontrados y verificar que estén redactados de forma clara que indiquen el requisito afectado, el incumplimiento y la evidencia que sustenta el hallazgo. En caso se determine falta de evidencia, dar las instrucciones al equipo auditor a fin de recoger lo faltante antes de la culminación de la auditoría Elaborar un informe preliminar del formato F-DG-SIG- 015: Informe de Auditoría, con la información de los reportes de hallazgos obtenidos Convocar la Reunión de Cierre según lo acordado en el Plan de Auditoría, a la cual deberán asistir los dueños de proceso, personal auditado y el Comunicar el resultado de la auditoría (informe preliminar) indicando los puntos más relevantes Llenar el Acta F-DG-SIG-013. Dueño del proceso Personal auditado Evalúa los hallazgos indicados, en caso no asista la Reunión de cierre, los hallazgos se consideran aceptados De la evaluación del auditado puede aceptar o no los hallazgos. Si acepta: firma el formato F-DG-SIG-014. Si no se acepta: el hallazgo registra la justificación de su negativa en el formato F-DG-SIG-014, pasando a un arbitraje (punto 5) Firmar el Acta F-DG-SIG-013. Auditor principal Recopilar todos los formatos F-DG-SIG-014 firmados para elaboración de informe final F-DG-SIG-015: Informe de Auditoría Determinar la fecha de la presentación del informe final Firmar el Acta F-DG-SIG Recibe el Acta F-DG-SIG-013 con la fecha compromiso de entrega del informe final Recibe las encuestas del punto Realizar seguimiento para la entrega del informe final. 4. Presentación y difusión del Informe de Auditoría Auditor principal 4.1. Presentar el informe final de auditoría F-DG-SIG-015: Página 4 de 8

5 Informe de Auditoría al DL, con copia al DG y al Adjuntar los documentos utilizados y consolidados: F-DG-SIG-012: Plan de Auditoría L-DG-SIG-001: Lista de Verificación F-DG-SIG-014: Reporte de Hallazgos DL 4.3. Recibir el informe final y documentos sustento y difundir a las coordinaciones técnicas involucradas los resultados Informar el resultado de las auditorías internas en Reunión de Comité de Calidad En el caso de existir no conformidades, realizar el seguimiento al responsable del proceso para que proceda según lo establecido en el procedimiento P-DG-SIG-006: Acciones Correctivas, Preventivas y Oportunidades de Mejora. 5. Solución de controversias con arbitraje (Cuando corresponda) 5.1. Designar un árbitro considerando la formación como auditor interno, experiencia y que no represente conflicto de intereses Entregar al árbitro una copia de los formatos F-DG-SIG- 012: Plan de Auditoría y F-DG-SIG-014: Reporte de Hallazgos. Arbitro 5.3. Coordina una reunión con el auditado y el auditor principal y revisan las evidencias del hallazgo, el registro en los formatos y los criterios de auditoría utilizados De la revisión de la información se decide: Hallazgo válido: se registra en el formato F-DG-SIG- 014 que se acepta el hallazgo y debe ejecutarse su tratamiento según la categoría del hallazgo. Hallazgo no válido: se registra en el formato F-DG- SIG-014 y se replantea el hallazgo o cambia de categoría a observación u oportunidad de mejora Sellar el formato F-DG-SIG-014: Reporte de Hallazgos. Auditado Auditor Principal Auditor Principal 6. Evaluación al auditor Auditor Auditado 5.6. Firmar en el espacio correspondiente Considerar en el informe final lo acordado en el arbitraje Al finalizar la entrevista con el auditado, entregar el formato F-DG-SIG-016: Evaluación de la. En el caso de que hubiera arbitraje, dicha evaluación debe omitirse Registrar en el formato los campos de acuerdo al grado de satisfacción o percepción de la auditoría realizada Entregar el formato F-DG-SIG-016 lleno al, de ser posible, durante la reunión de cierre Considerar los resultados de la evaluación para la designación en futuras auditorías. Página 5 de 8

6 6.5. Brindar retroalimentación al auditor interno, respecto a cómo mejorar la ejecución de las auditorías Archivar en el File de Auditorías Internas según correlativo de fecha. 9. Indicadores Ítem Nombre del indicador 1 Cumplimiento del programa de auditorías Formula de medición Cantidad de auditorías realizadas / Auditorías programadas x 100% Criterios de evaluación Optimo: 100% Aceptable: 50% - 90% Critico: Menor a 50% Meta Optimo (100%) Frecuencia Anual 10. Diagrama de Flujo del proceso Página 6 de 8

7 Flujograma de Planificación de Auditoría Flujograma de Ejecución de Auditoría Página 7 de 8

8 11. Registros a. F-DG-SIG-011: Programa de Auditorías. b. F-DG-SIG-012: Plan de Auditoría. c. F-DG-SIG-013: Acta Reunión de Apertura y Cierre. d. F-DG-SIG-014: Reporte de Hallazgos. e. F-DG-SIG-015: Informe de Auditoría. f. F-DG-SIG-016: Evaluación de la. g. L-DG-SIG-001: Lista de Verificación de. 12. Anexos Anexo N 1: Consideraciones para la elaboración del Programa de Auditorías Responsable Actividad 1. Para la elaboración del programa se considera lo siguiente: Estado e importancia de los procesos a auditar. Resultado de auditorías previas. Grado de complejidad del proceso. 2. Organizar y designar a los auditores para garantizar la objetividad e imparcialidad de la auditoría considerando lo siguiente: El equipo organizado puede estar conformado por personal interno o externo con calificación apropiada. Los auditores deberán ser independientes del área auditada y al proceso que se audite. Los auditores internos estarán a disposición del cuando sean convocados. El auditor principal deberá tener conocimientos y habilidades de auditoría interna y haber aprobado un curso de Auditor Interno por una entidad certificadora en ISO 9001 y deberá tener experiencia como auditor liderando grupos de auditores. Todos los auditores deberán ser capacitados en el procedimiento de auditoría interna y en la norma ISO Formatos a. F-DG-SIG-011: Programa de Auditorías. b. F-DG-SIG-012: Plan de Auditoría. c. F-DG-SIG-013: Acta Reunión de Apertura y Cierre. d. F-DG-SIG-014: Reporte de Hallazgos. e. F-DG-SIG-015: Informe de Auditoría. f. F-DG-SIG-016: Evaluación de la. g. L-DG-SIG-001: Lista de Verificación de. Página 8 de 8

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