Control de Actualizaciones

Transcripción

1 Actualización a la versión No. Control Actualizaciones Actualización realizada Fecha emisión 0 Caracterización Inicial Se modificó el código proceso (MD.CGFM-CE-JEM-DIPRE-PR- E5, intificando la penncia a la que pertenece el proceso Se ajustó el consecutivo las actividas l Proceso Se eliminaron las primeras actividas comunes l proceso En la actividad No. 1 l proceso se intificaron los códigos los procedimientos Anteproyecto (DIPLA-P-012), Programación (DIPRE-P-001), Solicitud 1 Enmiendas es (DIPRE-P-002), Asignación Apropiación y PAC (DIPRE-P-003), Revisión y Ajuste Plan Compras (DIPRE- P-004), Elaboración Orn Administrativa Partidas Fijas (DIPRE- P-005), Control y Seguimiento a la Ejecución la Fuerza (DIFIN-P-001), Creación y Mantenimiento Usuarios en SIIF (DIFIN-P-002), Registro la Ejecución (DIFIN- P-004) Se modificaron los Riesgos y los Puntos Control l Proceso Se unieron los Procesos: Anteproyecto y Administrativa y Financiera con el Proceso Se incluyeron las actividas comunes los Procesos y se finió el alcance l Proceso Se ajustó el objetivo, las actividas y el formato l Proceso Se incluyeron los Procedimientos Anteproyecto (DIPLA-P-012), Control y Seguimiento a la Ejecución la Fuerza (DIFIN-P-001), Creación y Mantenimiento Usuarios en SIIF (DIFIN-P-002), Registro la Ejecución (DIFIN-P-004), Se ajustó el nombre l Procedimiento por Programación Se creó el Procedimiento Solicitud Enmiendas Ley y Decreto Se incluyeron los Códigos los Formatos Por traslado ornado por el Comando Superior, se cambió el nombre l Financiero Coronel GUSTAVO ARMANDO VARGAS JIMENEZ por el Teniente Coronel EDUARDO MENDEZ PARRA Se modificó el formato en el cual se incluyó el responsable cada actividad y se eliminaron las firmas Se modificó el Objetivo l Proceso en el sentido aclarar que el Proceso no efectúa procedimientos Ejecución sino Seguimiento a la Ejecución la Fuerza En razón a que la Norma NTCGP 1000 fue actualizada, se eliminó la versión la misma, jándola manera general Actualización directiva plan acción vigencia Se ajustó la salida l proceso, el proveedor interno y el cliente interno en la actividad. Intificar, analizar y valorar los riesgos Se ajustó el cliente interno en la actividad Gestionar los riesgos Se ajustó la Entrada Actividas No. 6 don se actualizó la nueva Directiva Plan Acción a la No Se ajustaron los requisitos NTCGP 1000/ISO 9001 cambiando el numeral 8.5 Mejora Continua por 8.5 Mejora

2 Actualización a la versión No Actualización realizada Se reestructuró el contenido interno l proceso Se actualizaron algunos numerales la NTCPG1000:2009 y MECI Se fusionaron los Procedimientos Revisión y Ajuste Plan Compras con el Procedimiento solicitus enmiendas Ley y Decreto Se actualizó el Escudo l Ejército Nacional Se ajustó la actividad No. 2, incluyendo el Plan compras Se eliminaron los códigos los formatos relacionados ntro l proceso. Se cambió el código l proceso en razón a la adquisición la suite Visión Empresarial para la automatización l sistema documental Se ajustó en el Lír l Proceso el por y Transformación. Se ajustó en las Actividas N 1 y 2 con la 3y4 cambiando la sigla DIPLA por JEPLA, acuerdo con la restructuración la esta penncia. Se ajustó en el Responsable Actividad N 1, 2, 3, 4, 5, 13, 15, 16 y 17 el por y Transformación. Se incluyeron las Unidas Ejecutoras y Centrales Administrativas como Interno en las actividas No. 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 y 14. Se incluyeron en el Responsable Actividad No. 1, 2, 11, 13, 15, 16 y 17 a los es Centrales Administrativas y Contables; en la Actividad N 5 se incluyó el Oficial Planes Unidas Centralizadas y en la Actividad N 11 los Ornadores l Gasto. Se cambia el concepto Plan Compras por Plan Anual Adquisiciones. Se ajustó la salida l proceso en la actividad. Revisar la Plataforma Estratégica y los Lineamientos Ministeriales para la Elaboración l. Se modificó la scripción la actividad y se ajustaron las salidas l proceso y cliente externo la actividad Elaborar el Anteproyecto y transmitir mediante el Sistema Integrado Información Financiera (SIIF). Se incluyó la actividad N 5 Elaborar el Plan Anual Adquisiciones con su procedimiento Elaboración Plan Anual Adquisiciones Unidas Centralizadoras. En la Actividad N 11 se incluyó el Procedimiento Registro Ejecución Unidas Ejecutoras y Centrales Administrativas. Se actualizo al nuevo formato caracterización Se ajustó el objetivo l proceso Se ajustó el lír l proceso Se actualizaron las entradas las actividas Se ajustaron las actividas l proceso Se actualizaron las salidas l proceso Se incluyó el procedimiento Comité Funcional y Plan Cuatrienal Se ajustó el nombre l Procedimiento Elaboración Plan Asignación Partidas Fijas por Orn Administrativa Partidas Fijas Fecha emisión

3 Pág. 1 8 Objetivo Alcance Lír Garantizar una acuada planeación, distribución y seguimiento a la ejecución presupuestal los recursos asignados al Ejército para el cumplimiento la misión, a través una visión integral l presupuesto sustentada en información consistente para la toma cisiones y la optimización recursos. Des la planeación y distribución recursos, pasando por la asesoría al alto mando para la toma cisiones y el seguimiento presupuestal permanente a la gestión recursos las Unidas ejecutoras. Aplica para todos los.,, Financiero y,, Financiero, Contable y Tesorería. Actividas Interno Externo Proceso actividad Interno Externo Estratégica MCP Presincia Guía Planeamiento Estratégico, Planeamiento por capacidas, Plan Desarrollo Nacional, Lineamientos MCP, y Directrices para la Elaboración l Anteproyecto MCP y Directiva estructural Planeamiento los recursos l PGN P 1. Emitir las directrices para la intificación necesidas por parte los s y Comandos en referencia al Anteproyecto. Directrices Anteproyecto planeación presupuestal Directrices austeridad l gasto Informe seguimiento proyectos inversión

4 Pág. 2 8 Actividas Interno Externo Proceso actividad Interno Externo Guía Planeamiento Estratégico, Plan Desarrollo Nacional, Planeamiento por capacidas, Lineamientos MCP, y Directrices elaboración Anteproyecto Directiva estructural Planeamiento los recursos l PGN Anteproyecto Informe seguimiento proyectos inversión Techo inversión P 2. Emitir las directrices para la preparación, presentación y sustentación l Comité Funcional. Nota: Dos vigencias antes iniciar el cuatrienio se emiten directrices referentes al Plan Cuatrienal. Directrices Comité Funcional Directrices Plan Cuatrienal presupuestal proyectos inversión MCP MCP Guía Planeamiento Estratégico, Plan Desarrollo Nacional, Planeamiento por capacidas, Lineamientos MCP, y Directiva estructural Planeamiento los recursos l PGN Anteproyecto P 3. Emitir las directrices para la elaboración l Plan Anual Adquisiciones y el Plan Asignación Partidas Fijas. Directrices Plan Anual Adquisiciones y el Plan Asignación Partidas Fijas planeación presupuestal Comité Funcional inversión Informe seguimiento proyectos inversión

5 Pág. 3 8 Actividas Interno Externo Proceso actividad Interno Externo MCP SIIF NACIÓN II Entidad Certificad ora Directrices y resultados l planeamiento presupuestal Solicitus creación, modificación y/o soporte Usuarios en SIIF NACIÓN II 4. Crear, mantener, actualizar y brindar soporte a los usuarios l SIIF NACIÓN. Creación, modificación y soporte usuarios SIIF Perfiles Usuario en SIIF NACIÓN Financiero Contable MCP- SIIF NACIÓN II Gobierno en línea Directrices Anteproyecto Información Anteproyectos presupuesto s y Comandos Perfiles Usuario en SIIF NACIÓN II 5. Elaborar el Anteproyecto y transmitir mediante el Sistema Integrado Información Financiera (SIIF). Anteproyecto Anteproyecto MCP Directrices para la preparación, presentación y sustentación l Comité Funcional Anteproyecto presupuesto Información Comité Funcional s y Comandos 6. Sustentar información Comité Funcional ante JEMPP, SECEJ, CGFM, y, y actualización proyectos en SUIFP. Nota: La vigencia anterior al inicio l cuatrienio se sustenta el Plan Cuatrienal. Comité Funcional y Plan Cuatrienal Proyectos aprobados y actualizados SUIFP Proyectos s y Comandos Proyectos CGFM P

6 Pág. 4 8 Actividas Interno Externo Proceso actividad Interno Externo Estratégica MCP Techo inversión POAI Guía Planeamiento Estratégico, Plan Desarrollo Nacional, Plan Transformación, Lineamientos MCP, y. Proyectos aprobados y actualizados SUIFP Lineamientos emitidos por Dirección y Presupuestación l Sector Defensa Necesidas vigencias futuras las Depenncias Anteproyecto presupuesto Solicitud autorización vigencias futuras Directrices para la elaboración l Plan Anual Adquisiciones l Ejército Anteproyecto presupuesto Comité Funcional inversión Autorización l cupo Vigencias Futuras Lineamientos Colombia Compra Eficiente 7. Realizar la distribución techo inversión transmisión Plan Operativo Anual Inversiones (POAI) aprobado SECEJ y JEMPP en SUIFP. 8. Gestionar las solicitus vigencias futuras. 9. Elaborar el Plan Anual Adquisiciones l Ejército y la Orn Administrativa Partidas Fijas. Nota: Se realizan actividas coordinación con COFIP Plan Anual Adquisiciones- Unidas Centralizadoras. Elaboración Plan Asignación Partidas Fijas. Solicitud enmiendas al plan anual adquisiciones. Plan Operativo Anual Inversiones Autorización l cupo vigencias futuras Plan Anual Adquisiciones Orn Administrativa Partidas Fijas Plan Anual Adquisiciones Formato Colombia Compra eficiente Financiero y Financiero y Proyectos Depenncias que solicitaron cupos vigencias futuras MCP

7 Pág. 5 8 Actividas Interno Externo Proceso actividad Interno Externo MCP SIIF NACIÓN II Plan Anual Adquisiciones finitivo Directiva estructural implementación comités PAC y políticas asignación cupos PAC vigente autorizado Plan Anual Adquisiciones finitivo Resolución Distribución l Solicitus y soportes modificaciones presupuestales 10. Elaborar la resolución distribución interna l presupuesto. Nota: Actualizar por Decreto Proyectos (SUIFP ) 11. Cargar en el Sistema Información Financiera (SIIF NACIÓN II) la Apropiación y Plan Anual Mensualizado Caja (PAC) por todos los conceptos l gasto (DIPRE). Asignación Apropiación y PAC Resolución distribución interna l presupuesto Solicitus actualización por creto ante Registros cupos Apropiación y Plan Anual Mensualizado Caja (PAC) en el SIIF NACIÓN II proyectos inversión (COFIP) proyectos inversión MCP vigente autorizado Plan Anual Adquisiciones finitivo Resolución Distribución l Solicitus y soportes modificaciones presupuestales Registros cupos Apropiación 12. Efectuar modificaciones es (DIPRE). Nota: Se realizan actividas coordinación con CEDE5 Modificaciones es Actos administrativos modificaciones presupuestales l Financiero MCP

8 Pág. 6 8 Actividas Interno Externo Proceso actividad Interno Externo MCP SIIF NACIÓN II Registros cupos Apropiación Plan Anual Mensualizado Caja (PAC) en el SIIF NACIÓN II 13. Realizar el registro presupuestal, producto la ejecución realizada por los ornadores l gasto, acuerdo a los recursos asignados Registro General Ejército. Ejecución Cuartel Comando Registro Ejecución Unidas Ejecutoras y centrales Administrativas. Registro las Obligaciones Contable y Tesorería Ornador l Gasto es CENAC Nota: Las Unidas Ejecutoras realizan este procedimiento MCP SIIF NACIÓN II Reportes es l Sistema Información Financiero (SIIF NACIÓN II ) Registro las Obligaciones V 14. Realizar el Seguimiento a la Ejecución presupuestal la Fuerza. Control y Seguimiento a la Ejecución l Ejército Nacional Informes ejecución y actas seguimiento presupuestal Financiero y Financiero

9 Pág. 7 8 Actividas Interno Externo Proceso actividad Interno Externo DAFP CFGM Plan Acción Informes Administración riesgos Informes Plan Acción Informes Anual Documentos retroalimentación actas, otras) (informes, Informes inspección y auditoría externa Análisis administración riesgos V A 15. Autoevaluar los controles y la gestión l proceso 16. Tomar acciones mejoramiento Informes Plan Acción Informe Anual Documentos retroalimentació n (informes, actas, otras) Análisis administración riesgos Planes mejoramiento Financiero y CADCO CENAC Financiero y Inspección presupuestal Inspección Calidad

10 Pág. 8 8 Requisitos Documentos Relacionados Registros Relacionados NTCGP 1000 / ISO Requisitos Generales Control Documentos Control Registros 6.1 Provisión los Recursos 7.1 Planificación la realización l producto o prestación l servicio (Literal d) Control la Producción y la prestación l servicio (Literal a) Seguimiento y Medición los Procesos 8.4 Análisis Datos 8.5 Mejora. MECI 1.2 Componente Direccionamiento Estratégico 1.3 Componente Administración l Riesgo 2.1 Componente Autoevaluación Institucional Ver Listado Maestro Documentos ver Tabla Retención Documental Ver Listado Maestro Registros ver Tabla Retención Documental Elemento Autoevaluación Control y Elemento Plan Mejoramiento 3. Eje Transversal Información y Comunicación Ver Normograma Recursos Indicadores Riesgos Recurso umano Recurso Tecnológico (SIIF SAP SUIFP - SPI) Ver Informe Plan Acción Ver Administración Riesgos