H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE ACAPULCO DE JUÁREZ. Contraloría General, Transparencia y Modernización Administrativa

Transcripción

1 H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE ACAPULCO DE JUÁREZ Contraloría General, Transparencia y Modernización Administrativa Dirección de Calidad y Modernización Administrativa PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR EL COMITÉ DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

2 1.- Objetivo La Presidencia Municipal, El Comité del Sistema de Gestión de la Calidad y la Contraloría General, por medio de la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa del H. Ayuntamiento de Acapulco de Juárez, establecen los lineamientos a seguir para ejecutar las revisiones al Sistema de Gestión de la Calidad con finalidad de obtener resultados para la toma de decisiones y acciones para asegurarse de la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua del SGC con la dirección estratégica del Ayuntamiento de Acapulco de Juárez, Guerrero. 2.- Alcance Este procedimiento comprende el análisis y revisión de: Resultados de auditorías, cumplimiento de requisitos legales, retroalimentación del cliente, desempeño de los Macroprocesos y conformidad de los servicios, estado de las acciones correctivas, de seguimiento de revisiones por la dirección previas, mejora del SGC, necesidades de recursos, cambios en las cuestiones externas e internas que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad, recomendaciones para la mejora y quejas y la mejora de la eficacia del Sistema y sus procesos. 3.- Actividades 3.1 Establecimiento del Comité del Sistema de Gestión de la Calidad. Cada inicio de administración, el H. Cabildo municipal, procede a constituir el Comité del Sistema de Gestión de la Calidad, en este acuerdo se menciona los funcionarios que integrarán el Comité los cuales tendrán la responsabilidad y autoridad, para asegurarse de establecer, implementar y mantener los Macroprocesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad. 3.2 Emisión de las de Políticas, Objetivos y Directrices. Cada inicio de Administración, el Presidente Municipal, alineada al Plan Municipal de Desarrollo y a propuesta del Comité del Sistema de Gestión de la Calidad, emite la Política de Calidad RCSD-01, la Política de Recursos RCSD-02,, además de los Objetivos de Calidad. Además, a través del Contralor General, emite las Directrices de Liderazgo y Compromiso RCSD-03, Roles, Responsabilidad y Autoridad RCSD-04, y la de Bienes Propiedad de los Clientes o Proveedores Externos RCSD-05. 2/7

3 Estos documentos son distribuidos de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Comunicación Interna COIP Elaboración Programa Anual de Actividades del Sistema de Gestión de la Calidad. La Dirección de Calidad y Modernización Administrativa elabora el Programa General POPR-08, estableciendo las fechas de las reuniones, actividades y la agenda a tratar. Las juntas del Comité del Sistema de Gestión de la Calidad, serán trimestrales para tratar temas ordinarios y/o en caso de ser necesario se convocará por oficio del Secretario del Comité del SGC. Las revisiones del Sistema de Gestión de la Calidad, con la información mencionada en el punto 3.6 del presente procedimiento, se harán de manera semestral. Adicional a estas revisiones, la Contraloría General y/o la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa del H. Ayuntamiento de Acapulco de Juárez, podrá realizar revisiones extraordinarias de acuerdo a los siguientes criterios: Cuando se presenten problemas en la implementación del SGC. Situaciones de riesgo que puedan afectar el cumplimiento y/o la calidad de los servicios. Cuando existan no conformidades o situaciones sub estándar que constituyan un riesgo de insatisfacción de los Clientes. Cuando la Contraloría General y/o la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa del H. Ayuntamiento de Acapulco de Juárez, considere la necesidad de dar seguimiento a los compromisos asumidos en las revisiones del Sistema de Gestión de la Calidad. 3.4 Notificación de la Revisión por la Dirección. La Contraloría General y/o la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa del H. Ayuntamiento de Acapulco de Juárez notifica la realización de la reunión de revisión por el Comité del Sistema de Gestión de la Calidad a través de los medios de comunicación interna, en donde se precisa la fecha, horario y lugar de la realización de ésta; señalando los puntos a tratar en la reunión. 3/7

4 3.5 Recopilación de la Información para la Reunión de Revisión. La Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, presenta a los integrantes del Comité del Sistema de Gestión de Calidad, la información requerida para la Revisión al SGC, utilizando para ello los recursos y el personal necesario. Esta información, es recabada por la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, de acuerdo a lo señalado en el Procedimiento Medición y Seguimiento POPP Revisión por la Dirección El Comité del Sistema de Gestión de la Calidad, llevará a cabo la revisión de cada uno de los puntos de la información presentada; durante la revisión podrán solicitar profundizar o clarificar en uno o varios puntos con el objeto de conocer el entorno de los resultados. Dentro de las revisiones de la dirección se deben incluir: a) El estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas; b) Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión de la calidad. c) La información sobre el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluida las tendencias relativas a: 1. La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes; 2. El grado en que se han logrado los objetivos de la calidad; 3. El desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios; 4. Las no conformidades y acciones correctivas; 5. Los resultados de seguimiento y medición; 6. Los resultados de las auditorías; 7. El desempeño de los proveedores externos. d) La adecuación de los recursos; e) La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades f) Las oportunidades de mejora. Esta información se obtiene de los siguientes documentos que controla la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa: POPR-02 Medibles, Objetivos y Metas. POPR-14 Seguimiento General de los Procedimientos de Soporte. 4/7

5 CSNR-01 Matriz Acumulada de No Conformidades, Correcciones y Acción Correctiva. AICR-09 Informe Ejecutivo de Auditoria Interna. AICR-12 Informe de Auditoría Externa de Calidad. Esta información es presentada en formato libre, en el cual el Comité del Sistema de Gestión de la Calidad, encontrará los elementos claves para realizar la revisión del sistema sin que este sea limitativo. 3.7 Registro de Compromisos / Acuerdos Los resultados de la Revisión por el Comité del Sistema de Gestión de la Calidad, deben ser consistentes con los compromisos del Ayuntamiento para la mejora continua y deben incluir cualquier decisión y acciones relacionadas con los posibles cambios para: Las oportunidades de mejora. Cualquier necesidad de cambio. Las necesidades de recursos. Se nombrarán responsables y fechas compromiso, se registran los cambios, acuerdos, los compromisos asumidos o resultados generales y cualquier comentario que permita dar seguimiento al acuerdo. Una vez que se tiene el registro de toda la información analizada, La Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, se asegura de recabar las firmas de aquellas personas que intervienen en la toma de decisiones en el formato Minuta de Revisión del Comité de Calidad RCSR Informe Resultados. El Secretario del Comité de Calidad y/o la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, recaba las firmas en los acuerdos e informa los resultados globales a las Dependencias, por mediante la estrategia de comunicación interna establecida en el Procedimiento de Comunicación Interna COIP-01. Nota 1: Los resultados de la revisión del Comité del Sistema de Gestión de la Calidad, deben ser consistentes con los compromisos de la organización para la mejora continua y deben incluir cualquier decisión y acciones relacionadas con los posibles cambios. 5/7

6 Nota 2: El formato de la revisión tendrá los efectos de lista de asistencia, reporte de resultados, minuta de acuerdos, mejoras del sistema y comunicación e información para el personal. Nota 3: Todas las acciones y condiciones sub estándar que se identifiquen en la revisión por la dirección, deberán de ser incluidas dentro del documento CSNR-01 Matriz Acumulada de No Conformidades, Correcciones y Acción Correctiva, para mantener su control y seguimiento. 3.9 Rendición de cuentas. Semestralmente, el Comité del Sistema de Gestión de la Calidad y posterior a la revisión de la información del Sistema de Gestión de la Calidad señalada en el punto 3.6 del presente procedimiento, informará al Presidente Municipal, mediante formato libre, el estado que guarda el Sistema de Gestión de la Calidad. Anualmente, el Presidente Municipal mediante lo establecido en el Procedimiento de Soporte EIGP-01 Elaboración de Informe de Gobierno, informa a la ciudadanía y partes interesadas, el estado que guarda el Sistema de Gestión de la Calidad. Nota: En caso de requerir una concesión (permiso temporal) sobre cualquier actividad establecida de acuerdo a la información documentada, ésta podrá ser otorgada únicamente por el Comité del Sistema de Gestión de la Calidad por medio del Secretario del mismo, quien lo dará a conocer mediante lo establecido en el Procedimiento de Comunicación Interna COIP Referencias POPP-02 Procedimiento Medición y Seguimiento. COIP-01 Procedimiento de Comunicación Interna. EIGP-01 Procedimiento para Elaboración de Informe de Gobierno. RCSD-01 Política de Calidad RCSD-02 Política de Recursos RCSD-03 Liderazgo y Compromiso RCSD-04 Roles, Responsabilidad y Autoridad RCSD-05 Bienes Propiedad de los Clientes o Proveedores Externos RCSR-01 Minuta de Revisión del Comité de Calidad. POPR-02 Medibles, Objetivos y Metas. POPR-08 Programa General POPR-14 Seguimiento General de los Procedimientos de Soporte. CSNR-01 Matriz Acumulada de No Conformidades, Correcciones y Acción Correctiva. AICR-09 Informe Ejecutivo de Auditoria Interna. AICR-12 Informe de Auditoría Externa de Calidad. 6/7

7 5.- Control de Cambios Revisión Fecha Flujograma INCIO a Establecimiento del Comité del Sistema de Gestión de la Calidad. Recopilación de la Información para la Reunión de Revisión. Emisión de las de Políticas, Objetivos y Directrices Elaboración Programa Anual de Actividades del Sistema de Gestión de la Calidad Notificación de la Revisión por la Dirección. Revisión por la Dirección. Registro de Compromisos / Acuerdos Informe Resultados y Rendición de Cuentas. FIN a 7/7