LIMPIEZAS 2015 Original y 2 copias Tamaño Oficio (Color Naranja)

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1 REQUISITOS PARA PRESENTACION DE ESTIMACIONES PARA EL AÑO 2015 (Presentación de uno o más periodos en una sola estimación) LIMPIEZAS 2015 Original y 2 copias Tamaño Oficio (Color Naranja) Guatemala

2 GUIA PARA PRESENTACION DE ESTIMACIONES 2015 LISTADO DE DOCUMENTOS LEGALES, QUE DEBE PRESENTAR EL CONTRATISTA, UNA SOLA VEZ. 1. Índice de Documentos. 2. Copia simple del Contrato de escritura pública. 3. Copia del ANEXO que corresponde a la escritura autorizado por el banco. 4. Fotocopia de Patente de Comercio (empresas individuales) ó Fotocopia de Patente de Comercio y Sociedad (para Sociedad Anónima). 5. Fotocopia DPI del propietario de la empresa o representante legal. (según indique en el contrato). 6. Fotocopia de Escritura de Constitución de la Empresa (si es Sociedad Anónima). 7. Nombramiento del Representante Legal (si es Sociedad Anónima). 8. Copia del Registro del Precalificado para el año 2015 (legalizado, debe de tener las especialidades que se solicitan en las Bases de Cotización, vigencia y constancia general). 9. Constancia del Registro Tributario Unificado RTU con actividad económica afín al proyecto que se está ejecutando; para limpiezas Construcción de Obras de Ingeniería Civil, O Constructores (Actualizado y ratificado para el año 2015). 10. Fianza de Cumplimiento ORIGINAL según el Contrato por un 10% del monto del contrato (La fianza debe indicar monto del contrato y si incluye o no el IVA y VIGENCIA ABIERTA** (de acuerdo a la Ley de Contrataciones del Estado). 11. Fotocopia de certificación del Comité Técnico de la adjudicación del Proyecto. 12. Copia de la Declaración Jurada presentada en la Oferta (incluye 8 incisos). 13. NOTA: Se debe numerar todas las hojas del documento con foliadora mecánica o a mano sin tachones o alteraciones (hoja por hoja sin incluir sub-numerales). Incluir copia de los documentos legales únicamente en la primera estimación. Presentar en folder y hojas tamaño Oficio y de preferencia con fastener de plástico para evitar que se dañen las hojas posteriormente. DOCUMENTOS A PRESENTAR AL FINAL DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO: 1. Fianza de Saldos Deudores (Original) con vigencia abierta (estimación final). 2. Acta de Recepción generada por el SICOP (estimación final). 3. Copia del Registro Auxiliar de Campo y Bitácora (primeras tres hojas). 4. Y todos aquellos que se requieran de acuerdo a lo aprobado para la recepción de proyectos 2

3 GUIA PARA EL AÑO 2015 DOCUMENTOS NECESARIOS PARA EL PAGO DE LA ESTIMACIÓN No. 1 Y SUBSIGUIENTES 1. Hoja de contenido (INDICE). 2. Carátula generada por el SICOP. 3. Oficio de recomendación de pago, del Supervisor dirigida al Director de Covial. (Generada por el SICOP). 4. Factura contable sin enmiendas ni tachones, con firmas y sellos correspondientes: (adjuntar fotocopia de la factura contable como proforma) a) Contratista b) Departamento de Visa c) Autorizado No colocar Nombres, solo Cargos. La factura contable debe cumplir con los Requisitos indicados según los Artículos 29 y 30 del Reglamento de la Ley del IVA (Acuerdo Gubernativo ), al dorso adherir los timbres de ingeniería cuando corresponda. 5. Cuadro o sabana de Estimación. Generada por el SICOP. 6. Programa de Trabajo, verificar que debe programarse conforme el monto registrado en el contrato. generado por el SICOP. (En la estimación 1 original y en las siguientes; copia revisada y autorizada). En la estimación dos cuando aún no ha sido aprobado el programa anterior incluir nuevamente original para que sea visado, (este procedimiento aplica siempre que haya actualización de programa). 7. Programa de trabajo modificado (generado por el SICOP), cuando aplique y existan incrementos o decrementos, adjuntar los documentos de cambio OTS, ATE Y OC la fecha de estos documentos deben registrarse dentro del periodo que se está estimando en original, incluir Dictamen Técnico autorizados por COVIAL, CERT.FIDEICOMISO. endoso de fianza de cumplimiento (si se requiriera) y seguro de responsabilidades civiles. 8. Adjuntar la ficha de trabajos por administración con su respectiva documentación de soporte en la estimación donde efectúe el cobro. 9. Acta de Inicio Físico y Contractual (Generada por SICOP). 10. Cuando exista contrato ampliatorio o modificatorio indicar en la documentación que se requiera el numero y fecha del mismo. 11. Constancia del Registro Tributario Unificado RTU con actividad económica afín al proyecto que se está ejecutando; Construcción de Obras para Ingeniería Civil, o Constructores (Actualizado y ratificado para el año 2015.debe incluirse en todas las estimaciones). 12. Copia del precalificado legalizado que incluyo en la documentación legal debe de tener las especialidades que se solicitan en las Bases de Cotización (debe incluirse en todas las estimaciones vigencia y constancia general). 13. Copia de la fianza de Cumplimiento (se incluye solo en la estimación uno). 14. Copia de la Declaración Jurada del supervisor por el periodo que esta estimando. 15. Incluir los recibos del IGSS, en la estimaciones correspondientes de acuerdo a las bases de cotización, especificaciones de COVIAL 2015, tomando en consideración lo estipulado en el acuerdo número 18/2012 del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. Sección Numero de trabajadores: Mínimo de Trabajadores 1. Proyectos de Bacheo Proyectos de Terracería Proyectos Especiales 3.1 Sello de Grietas Señalización Vertical Señalización Horizontal Defensas Metálicas Puentes Obra Civil Basculas de acuerdo al ANEXO 4. Carreteras Principales Limpiezas de acuerdo al ANEXO OBSERVACIONES AL PUNTO No 7: APLICA EN EL CASO QUE SE REALICEN CAMBIOS CONTRACTUALES O DE MONTO. DEBERA INCLUIRSE TODA LA DOCUMENTACION DE SOPORTE QUE APLIQUE (CERTIFICACIONES, FOTOS, JUSTIFICACIONES, ENDOSO DE FIANZAS Y TODOS AQUELLOS QUE SE REQUIERAN SEGÚN SEA EL CASO). LA SABANA, Y EL PROGRAMA DEBEN SER GENERADOS POR EL SICOP Y DEBE PRESENTARSE LA DOCUMENTACION COMPLETA Y CON SUS RESPECTIVAS FIRMAS. CASO CONTRARIO NO SERAN INGRESADAS PARA SU REVISION. Los documentos descritos en los numerales del 4 al 9 deberán presentarse con TODAS las firmas correspondientes. NOTA: Se debe numerar todas las hojas del documento con foliadora mecánica o a mano sin tachones o alteraciones (hoja por hoja sin incluir sub-numerales). 3

4 Presentar en folder tamaño Oficio y de preferencia con fastener de plástico para evitar que se dañen las hojas posteriormente. Instrucciones Generales, para la presentación de estimaciones 2015 Contratistas y Supervisores La primera Estimación ó Informe deberá conformarse por los días proporcionales del mes que iniciaron trabajos más el mes siguiente (2 periodos máximo únicamente). A partir de la segunda Estimación ó Informe deberá presentar un expediente por Periodo Mensual. Cuando no se cuenta con contrato autorizado la fecha del acta de inicio Físico y Contractual debe designarse posterior a la fecha de elaboración del contrato. Referente a las Fianzas se debe verificar que indiquen el monto del contrato y si el monto afianzado incluye o no el IVA, de lo contrario adjuntar ENDOSO aclarando el valor del contrato. Los recibos del IGSS deberán incluirse en cada una de las estimaciones o informe (si aplica) tomando en consideración lo estipulado en el acuerdo numero 18/2012 del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. Consignar en factura contable los datos siguientes: 1. A nombre de FIDEICOMISO DEL FONDO VIAL. 2. Dirección 7ª. Av zona 4 Centro Financiero torre 1, nivel El cálculo para los timbres de Empresas Supervisoras es del 1 por millar y para Supervisores individuales el 5 por millar, según la Ley del Timbre de Ingeniería. 4. Debe cumplir con los Requisitos indicados según los Artículos 29 y 30 del Reglamento de la Ley del IVA (Acuerdo Gubernativo ). 5. NO INCLUIR LOS TRAMOS. 6. Indicar los proyectos así ej. L (los Supervisores deben indicar todos los proyectos supervisados. 7. Incluir Numero de clausula y numeral, contrato en Escritura Pública, indicando numero y fecha, periodo, y proyecto ejecutado o supervisados. 8. Cantidad el letras, sello de CANCELADO. 9. Firma del propietario o Representante Legal y Sello de la empresa. 10. No utilizar la columna de valor para indicar la descripción, (la cantidad en letras debe indicar la palabra quetzales y en la columna correspondiente indicar el monto en números, utilice los espacios correspondientes para cada opción. 11. El Tamaño de las facturas debe ser por lo menos media carta. (documentos muy pequeños no permiten indicar datos claros y dan problema para escanearlos. 12. Para los contribuyentes que su régimen indique SUJETO A RETENCION DEFINITIVA No indicar el porcentaje únicamente SUJETO A RETENCION DEFINITIVA. Para los proyectos de limpieza se determina en el anexo el número de trabajadores Este mínimo se reportara por periodo estimado. En el caso de los proyectos especiales en donde lo tramos son extensos SOLAMENTE INDICAR LOS DEPARTAMENTOS, según anexo. No puede modificarse el monto o periodo para estimaciones e Informes que han sido presentados en VISA. Es requisito INDISPENSABLE para el ingreso de estimaciones que se incluya al expediente de pago la documentación requerida y documentos autorizados (que registre todas las firmas y sellos) Y muy importante debidamente registrado en el SICOP. En todos los documentos en donde firma el Superintendente colocar: 1. Sello de Colegiado del Superintendente ( cuando se requiera) 2. Sello de la empresa En la firma del Supervisor colocar siempre el Sello de colegiado y de la empresa. En todas las estimaciones e Informes debe incluirse copia del Precalificado legalizado que incluyo en la documentación legal (vigencia y constancia general, empresas Contratistas y Supervisores) y Copia del RTU actualizado y ratificado para el año No ENGRAPAR, PEGAR o incluir hojas protectoras en facturas y colegiados u otros documentos ya que dan problema para escanearlos en Informática. No es una condición, sugerimos se indiquen los tramos en el orden que se indican en el anexo al igual que los renglones de trabajo. (en programas y sabanas) ya que cuando hay modificaciones es mas fácil revisar. RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA SUPERVISORES Del Ingreso oportuno y correcto de la información que se ingrese al SICOP dependerá la rapidez para trasladar a técnico sus documentos de pago, agradeceremos revisar la documentación generada para evitar reparos, con todos los cambios realizados el departamento de VISA espera no tener inconvenientes en el proceso de revisión, gracias por su apoyo. 4

5 UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL COVIAL - Estimación No. Empresa: Contrato en Escritura Pública: 2015 Periodo: del al de del 2015 TRAMOS Supervisor: (Incluir el nombre del supervisor de campo a cargo del proyecto) Supervisor Regional de Control y Seguimiento: (Incluir el nombre del supervisor regional de COVIAL a cargo de la región) (Consultar el nombre del Ingeniero Regional que tiene firma autorizada) Limpieza: Naranja ENTREGAR ORIGINAL Y DOS COPIAS TAMAÑO OFICIO 5

6 UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL COVIAL ESTIMACION No. PERIODO DEL: PROYECTO: AL DE ESCRITURA PÚBLICA No.: 2015 CONTENIDO Documento Número de página 1. X 2. X 3. X 4. X. (Según los documentos que adjunte) (ADJUNTAR LOS DOCUMENTOS QUE FORMAN LA ESTIMACIÓN, DE ACUERDO A CONTENIDO DE LA GUIA Y DEBIDAMENTE FOLIADOS). Presentar en folder tamaño Oficio y de preferencia con fastener de plástico para evitar que se dañen las hojas posteriormente 6

7 (EJEMPLO DE FACTURA) EMPRESA PROPIETARIO: DIRECCION CALLE - ZONA TELEFONO NIT: - FACTURA FECHA Guatemala, de DEL 2015 CLIENTE FIDEICOMISO DEL FONDO VIAL DIRECCION 7ª. Ave zona 4 Centro Financiero Torre 1 Nivel 6 NIT CANTIDAD DESCRIPCION VALOR DE CONFORMIDAD CON LA CLAUSULA NUMERAL DEL CONTRATO EN ESCRITURA PUBLICA No PROCEDE EL PAGO DE LA ESTIMACION No. CORRESPONDIENTE AL PERIODO DEL AL DE DEL Q NO INDICAR TRAMOS, SOLO EL CODIGO DEL PROYECTO Y EL AÑO CANCELADO (SELLO) REGIMEN DEL ISR (DE ACUERDO AL RTU E IMPRESO EN DOCUMENTO, SEGUN REGLAMENTO DEL IVA ) CANTIDAD EN LETRAS: Veinticinco Quetzales con 00/100. TOTAL Q

8 (AL DORSO DE FACTURA) CONTRATISTA DEPARTAMENTO DE VISA AUTORIZADO 8