Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social nº 151

Transcripción

1 Pliego de prescripciones técnicas que ha de regir en el servicio de Digitalización de Documentación para de ASEPEYO, Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social nº 151 1

2 INDICE: 1.- Objeto del contrato 2.- Duración del contrato 3.- Importe máximo de licitación 4.- Especificaciones técnicas 5.- Condiciones del Servicio 6.- Criterios de adjudicación. 2

3 1. Objeto: El objeto del presente pliego es regular las prescripciones técnicas que regirán en la ejecución del servicio de digitalización de documentos para ASEPEYO, Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social nº 151, que sirva para la entrada masiva de documentación administrativa, en los términos establecidos en el presente pliego de Prescripciones Técnicas, en la recepción de cabeceras de facturas, emisión de las cartas a proveedores, la recepción de contratos firmados de colaboradores, contratos en general y las ofertas que presenten las empresas licitadoras a las licitaciones públicas convocadas por ASEPEYO Duración del contrato: La duración del contrato es de un año con posibilidad de prorrogarlo por una anualidad más, a partir de la de la fecha que se estipule en el contrato. En el supuesto de que no se hubiera adjudicado un nuevo contrato a la finalización del mismo, la empresa adjudicataria se deberá comprometer a seguir realizando el suministro del objeto de esta licitación hasta el momento en que se produjera la nueva adjudicación, con un máximo de tres meses Desglose del importe máximo de licitación: El presupuesto máximo de licitación es el siguiente: Facturas Proveedores Digitalización hojas facturas 0,068 Captura de datos 0,115 Cartas a proveedores Impresión, ensobrado y envío 0,147 Contratos colaboradores Digitalización de contratos 0,066 Captura de datos 0,113 Otros contratos Digitalización 0,066 Documentación Licitaciones Públicas Captura datos 0,113 Digitalización 0,066 Captura datos 0,113 3

4 4. - Especificaciones técnicas: 4.1 Facturas Proveedores El adjudicatario deberá llevar a cabo las tareas que se detallan a continuación. 4.1.a Contenido de los trabajos a realizar y condiciones técnicas. 4.1.b. Digitalización de parte de los documentos de Asepeyo. Las tareas de digitalización seguirán la siguiente metodología: Las facturas de proveedores contienen la información en el Anverso de la página. Los documentos pueden presentar documentación anexa: facturas de más de una página, albaranes asociados,... La documentación se presenta con diversos elementos de manipulación (grapas, clips..) Cada documentación está identificado siempre por la grapa que lo une. Las facturas de proveedores se entregan al proveedor de servicios sin ningún tipo de orden específico y sin realizar conteo. Tamaño de documentos no mayores de DIN A 4 de forma general; las excepciones de tamaño mayores también serán tratadas; queda pactado entre ambas compañías que un aumento del volumen de estas excepciones deberá ser consensuado en cuanto a este crecimiento y su coste. Los índices de captura de la documentación son: Número de factura NIF proveedor factura Fecha Factura Base Imponible Cuota IVA Importe IRPF Tipo de Gravamen Total Factura Fecha Vencimiento Factura Forma de Pago Tipo Factura/Abono El formato de exportación tanto de los datos como de las imágenes capturadas se detallan en el apartado 4.2. Indización de las imágenes digitalizadas Una vez realizada la digitalización, la siguiente tarea consistirá en el tratamiento documental de los documentos generados. Esta tarea se llevará a cabo mediante la indización, proceso que consiste en asignar los metadatos correspondientes para identificar cada documento y el expediente al que pertenecen. Los documentos generados se incorporan al sistema de gestión documental. 4

5 4.1.c Entregas y Recogidas La documentación se trata diariamente. Las entregas y recogidas de la documentación corren a cargo de la empresa adjudicataria. 4.1.d Preparación de la documentación Una vez recibida la documentación los procesos involucrados en el tratamiento son los siguientes: Se realiza desgrapado de la documentación. Se realiza de tal manera para la optimización de su proceso hacia la entrada de escáneres. Se ha de volver a grapar las facturas de más de una hoja. CCLP: Se efectúa encajado, loteado de los documentos y etiquetado de las cajas y contenedores para su posterior identificación en caso de búsqueda del documento físico. Esta información ha de aparecer en la primera imagen de la factura. 4.1.e Entrega de datos Una vez finalizado el tratamiento diario de la documentación se publican los datos capturados y las imágenes asociadas en un sitio FTP. Las imágenes serán en blanco y negro, formato de fichero TIF, resolución 200 DPI. 4.1.f. Postdigitalización. Devolución del documento a su estado original. Se añadirán marcadores para identificar fácilmente a posteriori los distintos documentos que componen el fichero. Control de calidad de los ficheros generados. Tras la digitalización, se llevará a cabo un control de calidad que consistirá en revisar el contenido, verificar la integridad de los ficheros de imágenes, revisar la orientación y balance de los colores del conjunto de los ficheros. 4.1.g Recepciones de cabeceras e imágenes de Facturas El proceso de envío de la información de facturas mediante FTP. La periodicidad aproximada de este proceso será diaria, de lunes a viernes. No podrá existir más de un proceso al día. Los artefactos enviados son: Fichero ZIP: - 1 Fichero TXT con la información de las facturas - N Ficheros de imágenes - Todos los ficheros anteriores nos lo envían comprimidos en un fichero ZIP, con el mismo nombre que el TXT 5

6 - El nombre de este fichero es el previsto para el TXT pero con la extensión.zip Fichero TXT Cumplimentación: - El nombre se compone de: GEI Valor Fijo (Indica Documento del Gestor Electrónico de Información) AS Dos posiciones que indican el código de cliente. AS para ASEPEYO FRD Valor Fijo (Indica el Tipo de Documento. FRD Facturas Recibidas Devengo) 2005 Valor Variable. Ejercicio de la fecha de proceso 04 Valor Variable. Mes de la fecha de proceso 01 Valor Variable. Día de la fecha de proceso - El formato del fichero será un TXT delimitado con el separador punto y coma ( ; ) - En los importes, se separan los decimales con el carácter. - La relación de campos del fichero son: Campo Nombre y ubicación del fichero de imágenes de una cabecera. Lon. Descripción Nombre del fichero de imagen con el Path relativo a la ubicación del fichero TXT de cabeceras El Path relativo siempre deberá comenzar por un directorio con las siglas de ejercicio mes y día del proceso generado. Código Cliente 2 AS para ASEPEYO NIF del proveedor 9 Número de factura 15 Fecha de factura 8 AAAAMMDD Fecha de vencimiento 8 AAAAMMDD Base imponible Importe IVA Importe IRPF Total factura (importe líquido) Forma de pago 2 Sigue una codificación Caja 8 Lote 4 Posición 4 00-> Sin informar (en blanco) 01-> Cheque 02-> Domiciliación Bancaria 03-> Efectivo 04-> Transferencia. 6

7 Tipo Factura 1 Sigue una codificación 1 Cargo 2 Abono IncidenciaGei 2 blanco -> Sin incidencia 01 No número de Factura 02 Error NIF proveedor 03 Error Importe Factura 04 Fecha Errónea 05 Múltiples Incidencias Delegación 4 DDDD - Para poder comprobar de una manera simple un posible fallo de creación del fichero TXT, debido a un error en el FTP, todo fichero generado para este proceso deberá llevar un último registro que en el primer campo tendrá el valor FINAL ARCHIVO - El formato del registro final es: FINAL ARCHIVO; Número de Registros (5 pos.);número de Imágenes(5 pos) En caso de comprobar que no existe el registro final se procederá a rechazar todo el enlace y comunicar al GEI la posible incidencia. Ficheros de Imágenes Los ficheros de imágenes serán en formato.tif multipágina. Las especificaciones de calidad, color, etc, será la que determine el cliente. Se escaneará con calidad de 200 dpi. Para cada factura vendrá un único fichero de imágenes. Dentro de un fichero.tif, podrá venir informadas varias imágenes. 7

8 Al finalizar el proceso se enviará al adjudicatario un correo indicando la finalización del proceso y las posibles incidencias detectadas Proceso sin errores Asunto CORRECTO - Proceso Envío de Facturas Recibidas de AS ASEPEYO Cuerpo Nombre del fichero txt con las cabeceras de las facturas Proceso con errores Asunto Cuerpo INCIDENCIAS - Proceso Envío de Facturas Recibidas de AS -ASEPEYO Nombre del fichero txt con las cabeceras de las facturas Excel con relación de incidencias En caso de no incidencias se renombrará el ZIP con la extensión OK en el FTP una vez se haya realizado la incorporación a sus sistema para indicar que la entrega ha finalizado correctamente. Cuando se rechaza el envío se rehusará toda la información del enlace. El fichero no tiene la marca de fin de archivo. El número de registros indicado en el registro final (el que tiene la marca de fin de archivo) no coincide con el número de facturas (cantidad de registros de la cabecera) Existen facturas que no pertenezcan al cliente. No existe una imagen asociada a la factura La imagen asociada no tiene un formato válido (tamaño de la imagen 0 bytes) 8

9 4.2 Cartas a Proveedores 4.2.a. Emisión de cartas a proveedores. Impresión, ensobrado y envío por servicio de Correos. Se realizará una serie de pasos previos para facilitar el acceso a la información al adjudicatario.. En concreto los pasos a realizar son: Creación de una cuenta en el servidor FTP Envío de esta documentación mediante Toda la información referida a este enlace se encontrará dentro del servidor en el directorio ASCARTAPRO Dentro de esta carpeta se deberá estructurar la información en carpeta de año y mes y dentro, carpetas de año+mes+día Estructura: ASCARTAPRO Carpeta de acceso a la empresa La primera carpeta tiene el código ASCARTAPRO, que nos identifica al cliente y tipo de procesos que estamos tratando. Dichos códigos son propios de Centro de Calculo de Asepeyo. La segunda carpeta nos identifica el Ejercicio y mes de la información La tercera carpeta nos identifica el ejercicio, mes y día del proceso. En este nivel es donde se encontrará la información del enlace. Fichero. XLS Ficheros de Facturas Se realiza el envío de la información por FTP Los artefactos enviados son: 1 Fichero XLS con la relación de las facturas generadas N Ficheros PDF. Fichero XLS Cumplimentación Como se ha comentado existirá como máximo un fichero.xls por cada proceso realizado. El nombre de dicho fichero será LOGCARTAS_ XLS 9

10 El nombre se compone de: LOGCARTAS Valor Fijo (Indica Documento Log de cartas) 2005 Valor Variable. Ejercicio de la fecha de proceso 04 Valor Variable. Mes de la fecha de proceso 01 Valor Variable. Día de la fecha de proceso El formato del fichero será un XLS La relación de columnas informadas son las siguientes: Campo Empresa Tipo documento NIF del proveedor Número de documento Fecha de publicación Pdf Lon. Descripción Indica el cliente para el cual se ha ejecutado el proceso Normalmente su contenido será cartatransferencia Nif al que pertenece la factura Fecha cuando se realizó el proceso Contiene el nombre del fichero pdf que contiene la carta. 4.2.b Ficheros de cartas Los ficheros de cartas serán en formato.pdf Para cada carta vendrá un único fichero PDF. Dentro de un fichero.pdf, podrán venir informadas varias páginas. Impresión, ensobrado y envío a Correos. Al finalizar el FTP, se envía un correo, indicando proceso iniciado. En el correo se deberá indicar Asunto Relación cartas de transferencias de AS ASEPEYO Mutua Cuerpo Destinatario Adjunto fichero Excel con la relación de las cartas de transferencia enviadas del días <Fecha de Proceso> Se adjunta el fichero Xls con la relación de facturas a imprimir. Con fecha nos solicitan cambiar las direcciones de A la recepción de este correo se iniciará el proceso siguiente. Procesado de la información Una vez recibido el correo anterior se puede realizar los procesos necesarios para la impresión y el posterior envío de las cartas a sus respectivos destinatarios. 10

11 4.3 Contratos de Colaboradores 4.3.a Contratos firmados de Colaboradores Se realizará una serie de pasos previos para facilitar el acceso a la información al adjudicatario. En concreto los pasos a realizar son: Creación de una cuenta en el servidor FTP Envío de esta documentación Creación de una cuenta en el servidor FTP Toda la información referida a este enlace se encontrará dentro del servidor en el directorio ASCONTRATOSADE Que se encuentra dentro de la carpeta. (AS indica el cliente) Dentro de esta carpeta se incluirá la información a tratar. Estructura: Carpeta de acceso a la empresa ASCONTRATOSADE La segunda carpeta tiene el código ASCONTRATOSADE, que nos identifica al cliente y tipo de procesos que estamos tratando. En este nivel es donde el GEI colocará la información. Fichero: CONTRATOS_ADE_AAAAMMDD.ZIP (AAAA Año MM Mes DD- Día) Asepeyo remite la información al adjudicatario. El adjudicatario controla contratos procesados o duplicados o inexistentes y procesa la correcta. Puede ocurrir que en un mismo envío existan dos contratos duplicados. Estos no se procesarán y se remitirán a Asepeyo para su revisión. Otra posibilidad sobre los duplicados es recibir el duplicado al cabo de un tiempo de haber recibido el otro contrato. En ese caso, se deberá de comprobar que se trata de un duplicado y se remitirá la información sin tratar a Asepeyo. 11

12 Con la tabla de información suministrada, se pueden controlar que los contratos sean válidos. La información errónea recibida (Duplicados, Inexistentes etc ) se retorna a Asepeyo para su revisión. Asepeyo revisa la información. Dispondrá de la BBDD de DominoDOC para realizar comprobaciones. Asepeyo en caso necesario podrá actualizar la BBDD DominoDOC En caso necesario Asepeyo, podrá cambiar el tif de un contrato registrado en DominoDOC, así como otros datos. Asepeyo retornará los documentos revisados para actualizar en cajas. En caso necesario Asepeyo solicitará que sustituya los documentos revisados El adjudicatario realiza el envío de la información por FTP. La periodicidad aproximada de este proceso será diaria, de lunes a viernes. No es correcto afirmar que cada día exista un envío de información aunque lo más probable es que sí. No podrá existir más de un proceso al día. Los artefactos enviados son: Fichero ZIP: El nombre del fichero ZIP será : CONTRATOS_ADE_AAAAMMDD.ZIP CONTRATOS_ADE_ AAAA MM DD Valor Fijo (Indica el Tipo de Documento). Contratos firmados de colaboradores de Administración Externa Valor Variable. Ejercicio de la fecha de proceso (2008, 2009, etc) Valor Variable. Mes de la fecha de proceso (01,02, 03 ) Valor Variable. Día de la fecha de proceso (16, 17, 18 ) Existirá como máximo un fichero.zip al día. El fichero ZIP contendrá un fichero.txt con la relación de ficheros TIF enviados y N ficheros de imágenes. Fichero TXT Cumplimentación: El nombre del fichero será el mismo que el nombre del fichero.zip pero con extensión TXT. 12

13 El formato del fichero será un TXT de longitud fija. Este fichero solo tendrá un campo: Lon. Descripción Campo Nombre del fichero de imagen. 30 Nombre del fichero de imagen. Las imágenes residirán en el mismo path que el fichero TXT, por lo que no se deberá añadir ningún path relativo a ubicación alguna Las 30 posiciones son las posibles del campo referencia. (no se debe añadir.tif, a este valor. Dicho campo reside en el documento impreso y el GEI deberá nombrar el documento con dicha referencia. (Sin espacios) Ejemplo: Z Para cada contrato vendrá un único fichero de imágenes. El nombre de dicho archivo será el que aparece en el contrato en el campo Referencia A dicho valor se le añadirá la extensión.tif En caso de que el fichero no cumpla con la marca de final de archivo, o no cuadre el nº de archivos, no se procesará la información y renombra el fichero.zip como.ko En este caso se debe revisar el error, y mandar la información anterior junto a la del día siguiente en un nuevo fichero. En caso contrario, en que el fichero es correcto y procesable, el centro de cálculo de Asepeyo renombrará el fichero.zip como.ok Aun dando el proceso como OK, es posible que ocurran incidencias. En este caso se enviará la información mediante un correo Los datos del correo son: Proceso con errores Asunto Cuerpo INCIDENCIAS Proceso Envío de Contratos Firmados de ADE de ASEPEYO Nombre del fichero ZIP Excel con relación de incidencias 13

14 No se incluye en este fichero los contratos que empiezan por B. Estos contratos no se pueden comprobar con este fichero. No deberá descartar un contrato de tipo B, por no encontrarse en esta lista Para el resto de contratos, este fichero sirve para que se compruebe si el contrato existe. Si no existe, se remitirá a Asepeyo. El adjudicatario controlará en su sistema la marca de información procesada. Esta marca como ya hemos comentado se realizará renombrando el fichero.zip con dos posibles extensiones:.ok Se ha procesado la información.ko Se ha rechazado la información Se publicará en las BBDD DominoDoc la información recibida La información recibida será cargada en las BBDD DominoDoc correspondientes. Se enviará correo a Asepeyo, con la información de contratos tipo B cargados en DominoDoc En caso de existir contratos tipo B en la información a cargar se enviará un correo con dicha relación a Asepeyo, para que puedan proceder a revisar la información. 14

15 4.4 Otros Contratos 4.4.a Contratos Generales Las tareas de digitalización seguirán la siguiente metodología: Los contratos contienen la información en varias hojas, dependiendo del tipo de contrato, anverso/reverso. Los documentos pueden presentar documentación anexa: anexos, avales, certificados, resoluciones, etc La documentación se presenta con diversos elementos de manipulación (grapas, clips..) Cada documentación (un contrato) está identificado siempre por la grapa que lo une, por una goma o por un sobre. Tamaño de documentos no mayores de DIN A 4 de forma general; las excepciones de tamaño mayores también serán tratadas; queda pactado entre ambas compañías que un aumento del volumen de estas excepciones deberá ser consensuado en cuanto a este crecimiento y su coste. Los índices de captura de la documentación son: NIF proveedor Razón Social de proveedor El formato de exportación tanto de los datos como de las imágenes capturadas se ajustarán a la siguiente descripción. Ficheros imagen B/N PDF multipágina con OCR. Ficheros de índices, TXT con separadores.: NIF Contrato, Razón social, fecha recepción documento, fecha de devolución, nombre imagen. Una vez realizada la digitalización, la siguiente tarea consistirá en el tratamiento documental de los documentos generados. Esta tarea se llevará a cabo mediante la indización, proceso que consiste en asignar los datos capturados correspondientes para identificar cada contrato. 4.4.b Preparación de la documentación Una vez recibida la documentación los procesos involucrados en el tratamiento son los siguientes: Se realiza desgrapado de la documentación. Se realiza de tal manera para la optimización de su proceso hacia la entrada de escáneres. Los contratos una vez escaneados, se vuelven a grapar. CCLP: Se efectúa encajado, loteado de los documentos y etiquetado de las cajas y contenedores para su posterior identificación en caso de búsqueda del documento físico. Esta información, ha de constar en el endoso electrónico en la primera imagen del documento. 15

16 4.4.c Entregas y Recogidas La documentación se trata diariamente. Las entregas y recogidas de la documentación corren a cargo de la empresa adjudicataria 4.4.d Entrega de datos Una vez finalizado el tratamiento diario de la documentación se publican los datos capturados y las imágenes asociadas en un sitio FTP. Las imágenes serán en blanco y negro. Todas las imágenes y el fichero de índices estarán en un fichero.zip 4.5 Documentación referente a las licitaciones públicas de ASEPEYO 4.5.a Ofertas presentadas por las empresas licitadoras Las tareas de digitalización seguirán la siguiente metodología: Las ofertas contienen la información en varias hojas, dependiendo del tipo de concurso. Los documentos pueden presentar documentación anexa: anexos, avales, certificados, resoluciones, etc La documentación se presenta con diversos elementos de manipulación (grapas, clips..) Cada documentación (una oferta) está identificada y viene en un sobre que incluye tres carpetas diferenciadas: documentación general, oferta técnica y oferta económica, identificadas cada una de ellas con el NIF de la empresa, el número de expediente y el tipo de documentación que la integra (documentación general, oferta técnica y oferta económica), así como el lote adjudicado, en su caso. Cada carpeta que integra la oferta será escaneada de forma independiente. Tamaño de documentos no mayores de DIN A 4 de forma general; las excepciones de tamaño mayores también serán tratadas; queda pactado entre ambas compañías que un aumento del volumen de estas excepciones deberá ser consensuado en cuanto a este crecimiento y su coste. Los índices de captura de la documentación son: Número de expediente de la licitación Identificación de la carpeta que integra la oferta: - A (documentación general) - B (oferta técnica) - C (oferta económica) NIF empresa licitadora Lote de la licitación 16

17 El formato de exportación tanto de los datos como de las imágenes capturadas se ajustarán a la siguiente descripción. Ficheros imagen B/N PDF multipágina con OCR. Ficheros de índices, TXT con separadores.:num. de concurso, NIF empresa, Lote del concurso, identificación de la carpeta, fecha recepción documento, fecha de devolución, nombre imagen. Una vez realizada la digitalización, la siguiente tarea consistirá en el tratamiento documental de los documentos generados. Esta tarea se llevará a cabo mediante la indización, proceso que consiste en asignar los datos capturados correspondientes para identificar cada oferta. 4.6.b Preparación de la documentación Una vez recibida la documentación los procesos involucrados en el tratamiento son los siguientes: Se realiza desgrapado de la documentación. Se realiza de tal manera para la optimización de su proceso hacia la entrada de escáneres. Las ofertas una vez escaneados, se retornan al sobre o carpeta correspondiente. CCLP: Se efectúa encajado, loteado de los documentos y etiquetado de las cajas y contenedores para su posterior identificación en caso de búsqueda del documento físico. Esta información, ha de constar en el endoso electrónico en la primera imagen del documento. 4.6.c Entregas y Recogidas La documentación se trata diariamente y podrá ser entregada en distintas fases del procedimiento por parte de ASEPEYO. Así, dependiendo del procedimiento que se trate, podrá entregarse parte de una oferta (la primera y/o segunda carpeta) en un momento y la parte restante (la tercera carpeta) en uno momento posterior. Las entregas y recogidas de la documentación corren a cargo de la empresa adjudicataria Una vez escaneada, la documentación deberá entregarse en la Dirección de Asesoría Jurídica de ASEPEYO. 4.6.d Entrega de datos Una vez finalizado el tratamiento diario de la documentación se publican los datos capturados y las imágenes asociadas en un sitio FTP. Las imágenes serán en blanco y negro y en color. Todas las imágenes y el fichero de índices estarán en un fichero.zip 17

18 5. - Condiciones del servicio: La Digitalización se realiza en blanco y negro y, en su caso, en color. Durante la digitalización se realiza el endoso electrónico del contrato, factura o documentación de las licitaciones Publicas indicando: Contenedor, Caja, Lote y Posición a la cual pertenecen y fecha de proceso. La empresa adjudicataria deberá recoger, sin coste adicional por parte de ASEPEYO, diariamente la documentación a escanear con el acuse de recibo correspondiente debidamente firmado. 6.- Criterios de adjudicación: El criterio que se utilizará para adjudicar la mejor oferta presentada será la siguiente: A- Oferta Económica puntos B- Especificaciones Técnicas puntos C- Mejoras puntos A- Valoración Económica: ( 40 puntos) Se valorará con un máximo de 40 puntos a las ofertas más económicas de todas las presentadas y las demás en forma proporcional, aplicando la siguiente fórmula. P= 50 x Oferta Mínima Oferta Presentada B- Especificaciones Técnicas: ( 45 puntos ) Especificaciones que mejor se adecuen al pliego de condiciones descrito. Calidad y funcionalidad del servicio: Descripción de la trazabilidad e infraestructura del servicio, así como los recursos materiales a suministrar Composición del material y de su comportamiento, se valorarán las características y la calidad del material de acuerdo con los requerimientos del servicio. Se valorarán aquellas ofertas que se adapten técnicamente a otros soportes electronicos que formen parte del plan de necesidades o que se adapten a otros soporte electrónico que se encuentren en nuestros centros.. C- Mejoras: ( 15 puntos ) Mejoras de los plazos de entrega y reposición. Posibilidad que la empresa licitadora pueda remitir, sin coste alguno, la documentación a la empresa de archivo y custodia de documentación de ASEPEYO. Otras mejoras. 18