Elaborado por: Dependencia: Coordinación de Sistema de Gestión. Nombre y Apellido: Lcda. María Blanco. Firma : Fecha: Autorizado por:

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1 1 Elaborado por: Dependencia: Coordinación de Sistema de Gestión Nombre y Apellido: Lcda. María Blanco Firma : Fecha: Autorizado por: Dependencia: Dirección de Sistema de Gestión Nombre y Apellido: Ing. Juan Nacul Firma : Fecha: Revisado por: Dependencia: Dirección de Sistema de Gestión Nombre y Apellido: Ing. Juan Nacul Firma: Fecha: Aprobado por: Dependencia: Secretaría de Administración y Finanzas Nombre y Apellido: Lcdo. Magdiel Medina Firma: Fecha:

2 2 CONTENIDO Objetivo... 3 Alcance... 3 Documentos Relacionados... 3 Normas... 4 Descripción de Actividades... 9 Formularios de Obligatorio Cumplimiento Glosario Anexos... 14

3 3 1. OBJETIVO: Determinar e implementar las normas y herramientas para efectuar las Auditorías Internas de la calidad a los Sistemas de Gestión de la Calidad que conforman la Gobernación del estado Bolívar. 2. ALCANCE: Aplica a la Dirección de Sistema de Gestión adscrita a la Secretaria de Administración y Finanzas. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS: 3.1 Norma ISO 9000:2015, Sistema de Gestión de la Calidad - fundamentos y vocabulario. 3.2 Norma ISO 9001:2015, Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos. 3.3 Norma ISO 9004:2009, Sistema de Gestión de la Calidad Directrices para la mejora del desempeño. 3.4 Norma ISO 19011:2011, Directrices para la Auditoria de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental. 3.5 Procedimiento de Acciones Correctivas y de Corrección código: GOB-900-PR-002/ Procedimiento de Elaboración y Control de los Documentos código: GOB-900-PR-001/ Procedimiento de Control de Registros código: GOB-900-PR- 002/05.

4 4 4. NORMAS 4.1 Asegurar el cumplimiento de este procedimiento sin menoscabo del ordenamiento jurídico vigente y velar que todos los registros derivados o resultantes de la aplicación de este procedimiento se conserven según lo establecido en el Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos código GOB-900-PR-001/05 y el Procedimiento de Control de Registros código GOB-900-PR- 002/ Asegurar que los términos documentos y registros sean considerados como información documentada. 4.3 Se tienen definidos dos (2) tipos de auditorías: Auditoría Interna de la Calidad al Sistema de Gestión de la Calidad: Esta auditoría se realiza tomando en cuenta los elementos del sistema de gestión de la calidad de la Norma ISO 9001: Es de carácter general y evalúa todos los requisitos del sistema. Es ejecutada por el auditor o grupo auditor calificado designado por la Dirección de Sistema de Gestión Auditoría Interna de la Calidad por Proceso: Esta auditoría se realiza con el fin de determinar el cumplimiento y efectividad de los requisitos del sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo a la Norma ISO 9001:2015 en un proceso del sistema. Es de carácter parcial y evalúa uno o más requisitos del sistema. Es ejecutada por el auditor o grupo auditor calificado designado por la Dirección de Sistema de Gestión En las Auditorías realizadas por proceso no será necesario realizar Plan General, Plan Detallado, Reunión de Apertura y Reunión de Cierre; sin embargo se debe notificar al área que será auditada a través de un memorando y luego dejar evidencia a través de una minuta del proceso realizado.

5 5 4.4 De las Responsabilidades de la Dirección de Sistema de Gestión: Garantizar que las auditorías se consideren como base para el proceso de Revisión por la Dirección, que coadyuve al mejoramiento continuo de la gestión de la Gobernación del Estado Bolívar Determinar, con las auditorías, si el Sistema de Gestión de la Calidad es conforme con: a.) Las Políticas y Objetivos de la Calidad establecidos en los Sistemas y Sub Sistema de Gestión de la Calidad de la Gobernación del Estado Bolívar. b.) Las disposiciones planificadas por cada proceso para lograr la eficacia de sus operaciones. c.) Los requisitos de la Norma ISO 9001:2015. d.) Los requisitos establecidos por la Gobernación del Estado Bolívar para los Sistemas y Sub Sistemas de Gestión de la Calidad. e.) La implementación y mantenimiento eficaz de los Sistemas y Sub Sistemas de Gestión de la Calidad Elaborar uno o varios programas de auditoría a través del Formulario Programación Anual de Auditoría código GOB- 900-FM-066/16. La programación de las auditorías incluye la frecuencia y los requisitos de planificación, Garantizar que se defina la metodología, las responsabilidades, los criterios de la auditoría y alcance de cada auditoría a través del formulario Informe de Auditoría código: GOB-119-FM-099/ Evaluar para su posterior selección a los auditores a través de lo establecido en el Formulario Competencias del Auditor código: GOB-119-FM-101/12 para asegurar la competencia

6 6 de los auditores a través de la formación continua en esta área, de esta manera se garantiza la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría Garantizar que los criterios para calificar a los auditores internos y externos sean los siguientes: Educación: El auditor líder, debe haber completado estudios universitarios y los auditores, deben haber completado estudios académicos, como mínimo hasta un nivel de bachiller en ciencias. Adiestramiento: los auditores, deben haber tomado cursos sobre generalidades y estructura de las Normas ISO 9000, documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, además de esto el Auditor líder debe demostrar con evidencia que corresponda, una formación superior a los auditores internos del SGC en materia de auditoría. Habilidades: facilidad para la comunicación oral y escrita, capacidad de análisis y objetividad. Para el caso del auditor líder, adicionalmente se requieren habilidades asociadas a dirección de reuniones, manejo de equipos multidisciplinarios y facultad para proveer adiestramiento. Experiencia: los auditores deben estar laborando en la institución o en instituciones y/o empresas externas, y haber completado un proceso completo de auditoría (planificación, ejecución, seguimiento y cierre de no conformidades). El período de ejecución de la auditoría no debe ser inferior a 8 horas. Adicionalmente esta labor debe ser avalada por un auditor con experiencia no menor a 2 auditorías completas. El auditor líder debe poseer una experiencia comprobada de 2 auditorías completas Evaluar cada proceso a través de la herramienta de auditoría interna, para obtener evidencias objetivas que determinen si se ha cumplido con los requisitos planificados.

7 Garantizar que se planifiquen, se desarrollen y se remitan los resultados de auditoría Interna a los auditados, para evaluar las fortalezas y debilidades de los Sistemas y Sub Sistemas de Gestión de la Calidad de la Gobernación del Estado Bolívar Emitir copia del informe de auditoría diez (10) días hábiles posterior a su recepción en caso de que sean Dependencias Centralizadas Emitir en caso de que sean Dependencias Descentralizadas y Desconcentradas el original del Informe de Auditoria, diez (10) días hábiles posteriores a la realización de la Auditoria Garantizar, una vez recibido los resultados de la auditoría aplicar las correcciones y tomar las acciones correctivas según lo establecido en el procedimiento de Acciones Correctivas y de Corrección código GOB-900-PR-002/ Resguardar los registros que se generen durante el desarrollo del proceso de auditoría, para demostrar la implementación del programa Designar al auditor líder Asegurar el cumplimiento de la Programación Anual de Auditoría. 4.5 De las Responsabilidades del Auditor o Auditor Líder : Verificar y aprobar el Plan de Auditoría (General y Detallado) con el auditado con el fin de procurar su aprobación o realizar los cambios que ambas partes consideren necesarias.

8 Realizar una reunión de apertura de la auditoría solo en caso de auditoría del Sistema de Gestión de la Calidad, con el propósito de presentar a los miembros del equipo auditor a las Unidades a ser auditadas, revisar el alcance, objetivos, plan de auditoría, metodología, procedimientos a ser utilizados, y confirmar los recursos, entre otros Conducir las actividades durante el desarrollo de las auditorías Realizar una reunión final, antes de preparar el informe de auditoría, donde el auditor le presentará al auditado y a los responsables de los procesos auditados, los hallazgos y conclusiones de la auditoría, de tal manera que se tenga una comprensión y reconocimiento claro de la base de dichas conclusiones Elaborar un informe de auditoría, según el Formulario Informe de Auditoría, GOB-119-FM-099/12, conjuntamente con el formulario Registro de hallazgos de la auditoría, GOB-119-FM-100/12, los datos que se plasmen en el informe deben ser los aspectos predeterminados en el plan de auditoría Aprobar y presentar a la Dirección de Sistema de Gestión, el informe de auditoría en cinco (5) días hábiles después de su culminación. 4.6 De las Responsabilidades del Auditado: Preparar el plan de auditoria diez (10) días antes de su ejecución a través del formulario Plan General de Auditoría GOB-119-FM-097/12.

9 Preparar un plan detallado (adjunto al plan general), a través del Formulario Plan Detallado de Auditoría, GOB-119-FM- 098/ Verificar y aprobar el Plan de Auditoría en acuerdo con el auditor líder Proporcionar al equipo auditor la información necesaria y apropiada al tema a auditarse, la cooperación adecuada a solicitud de los auditores y el tiempo necesario, que respalden y avalen la viabilidad de la auditoría Informar a todo el personal involucrado en el área auditada, cuando sea necesario, sobre los objetivos, alcance, fecha y materia que se auditará Resguardar copia de los registros de los resultados de la auditoría Elaborar los Planes de Acciones para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas en un tiempo no mayor a quince (15) días hábiles posterior a la realización de la auditoría, según lo establecido en el Procedimiento de Acciones Correctivas y de Corrección código: GOB-900-PR- 002/ DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: 5.1 Nombre de la Actividad: Ejecución de Auditorías del Sistema de Gestión de la Calidad. Responsable Dirección de Sistema de Gestión Acción 1. Elabora y aprueba la Programación Anual de Auditoría. 2. Designa al auditor o auditor Líder calificado, y equipo auditor calificado cuando aplique, de acuerdo a lo establecido en las Normas y de este procedimiento.

10 10 3. Selecciona el equipo auditor, en caso de ser necesario y lo evalúa de acuerdo a lo establecido en la Norma de este procedimiento. Auditado Dirección de Sistema de Gestión Auditor, Auditor líder y/o Equipo auditor Dirección de Sistema de Gestión 4. Elabora y prepara el plan general de auditoría código GOB-119-FM-097/12 y el Plan Detallado de Auditoría código GOB-119-FM-098/ Remite el plan general de auditoría código GOB-119-FM-097/12 y el plan detallado de auditoría código GOB-119-FM-098/12 al Auditor o Auditor Líder, para su revisión y aceptación. 6. Remite, en caso de las Dependencias Centralizadas el original del plan general de auditoría código GOB-119-FM-097/12 y el plan detallado de auditoría código GOB-119-FM- 098/12 a la Dirección de Sistema de Gestión. 7. Recibe y evalúa los planes de la auditoría. 8. Conforma si está de acuerdo, o cualquier objeción presentada establece una reunión con el auditor o auditor líder. 9. Realiza la auditoría de acuerdo con el Plan General de auditoría y Plan detallado de auditoría. 10. Realiza reunión de cierre al final de la auditoría donde informa al auditado los hallazgos encontrados. 11. Elabora el Informe de Auditoría código GOB- 119-FM-099/12 conjuntamente con el formulario Registros de Hallazgos de Auditoría código: GOB-119-FM-100/12 y remite a la Dirección de Sistema de Gestión. 12. Recibe informe de auditoría y remite original a los Auditados, en caso de que sean Dependencias Centralizadas.

11 Nombre de la actividad: Ejecución de Auditoría de calidad por proceso. Responsable Dirección de Sistema de Gestión Auditor / Auditor líder Equipo Auditor (Incluyendo Auditor Líder) Dirección de Sistema de Gestión Acción 1. Elabora y aprueba la Programación Anual de Auditoría código GOB-900-FM-066/ Designa al auditor líder o auditor calificado de acuerdo a lo establecido en la Norma de este procedimiento. 3. Notifica al área que será auditada a través de una comunicación donde le informa el día que se realizara la auditoria. 4. Recibe los auditores el día que acordaron y facilita la información necesaria para el proceso de auditoría. 5. Elabora el Informe de Auditoría GOB-119-FM- 099/12 conjuntamente con el formulario Registros de Hallazgos de Auditoría GOB-119-FM-100/12 y remite a la Dirección de Sistema de Gestión. 6. Recibe Informe de Auditoría de código GOB-119- FM-099/12, y remite original a los auditados en caso de que sean Dependencias Centralizadas. 6. FORMULARIOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO 6.1 Programación Anual de Auditoría. GOB-900-FM-066/ Plan General de Auditoría. GOB-119-FM-097/ Plan Detallado de Auditoría. GOB-119-FM-098/ Informe de Auditoría. GOB-119-FM-099/ Registro de Hallazgos de la Auditoría. GOB-119-FM-100/ Competencias del auditor. GOB-119-FM-101/12.

12 12 7. GLOSARIO Alcance de la Auditoría: extensión y límites de una auditoría. Nota: El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos. Auditado: Organización que es auditada. Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría. Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Nota: Los elementos fundamentales de una auditoría incluyen la determinación de la conformidad de un objeto de acuerdo con un procedimiento llevado a cabo por personal que no es responsable del objeto auditado. Una auditoría puede ser interna (de primera parte) o externa (de segunda parte o de tercera parte), y puede ser combinada o conjunta. Las auditorías internas, denominadas en algunos casos auditorías de primera parte, se realizan por, o en nombre de la propia organización, para la revisión por la dirección y otros fines internos, y pueden constituir la base para la declaración de conformidad de una organización. La independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita. Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes o por otras personas en su nombre. Las auditorías de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como las que otorgan la certificación/registro de conformidad o agencias gubernamentales.

13 13 Cliente de la Auditoría: organización o persona que solicita una auditoría. Conclusiones de la Auditoría: resultado de una auditoría, tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. Conformidad: cumplimiento de un requisito. Criterios de Auditoría: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia objetiva. Equipo Auditor: una o más personas que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. Evidencia de la Auditoría: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable. Experto técnico: persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor. Hallazgos de auditoría: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Nota: Los hallazgos de la auditoría indican conformidad conformidad. o no Los hallazgos de la auditoría pueden conducir a la identificación de oportunidades para la mejora o el registro de buenas prácticas. Si los criterios de auditoria se seleccionan a partir de requisitos legales o reglamentarios, los hallazgos de auditoría pueden denominarse cumplimiento o no cumplimiento. Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene, tal es el caso de documentos, registros, procedimientos, manual de la calidad. Mejora Continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos.

14 14 No conformidad: incumplimiento de un requisito. Plan de Auditoría: descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. Programa de Auditoría: conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Sistema de Gestión de la Calidad: sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. Sub-sistemas: Son aquellos sistemas pertenecientes a las dependencias centralizadas de la Gobernación del Estado Bolívar que se originan del sistema general de gestión de la calidad implantado en la Gobernación del Estado Bolívar y que tendrán como proveedores a las Unidades Controladoras, Departamento de Compras, Dirección de Informática y Sistemas, Dirección de Sistema de Gestión y Recursos Humanos de las misma. 8. ANEXOS 8.1 Programación Anual de Auditoría código: GOB-900-FM-066/ Plan General de Auditoría. GOB-119-FM-097/ Plan Detallado de Auditoría. GOB-119-FM-098/ Informe de Auditoría. GOB-119-FM-099/ Registro de Hallazgos de la Auditoría. GOB-119-FM-100/ Competencias del auditor GOB-119-FM-101/12.

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