Tu gestión administrativa desde 1 /día

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1 Tu gestión administrativa desde 1 /día Nuestra actividad a su servicio: Servicio de Secretaria-Administrativa para autónomos y pequeñas PYMES necesitados de dichos servicios pero siendo inviable disponer de una propia, facilitándoles de esta manera disponer de dichos servicios con una importante reducción de costes en RRHH y estructura, dándoles la tranquilidad que necesitan con un control personalizado de su documentación, dejándoles de esta manera tiempo absoluto para la realización de su trabajo, ganando así en productividad. Podrá disponer de una secretaria-administrativa trabajando para su empresa desde nuestras oficinas, de esta manera tendrás el ahorro en gastos de equipamiento informático, puesto de trabajo, suministros (luz, teléfono), gastos de material, etc., y, además no tendrás que pensar en bajas, vacaciones y demás situaciones que afectan al personal contratado. Usted trabajará con nosotros como si la secretaria estuviera en su oficina, dándole instrucciones si lo necesita por telf., mail, en persona etc. Nuestro cometido debe ser proporcionarle una herramienta ágil y eficaz para que los trabajos administrativos sean llevados con la máxima profesionalidad y eficacia, al tiempo que signifiquen para usted un ahorro de tiempo y dinero. Nuestro objetivo es ofrecerle un servicio integral. No pierda oportunidades de negocio por no disponer, debido a los altos costes que genera, de una secretaria-administrativa. Usted dedíquese a lo primordial de su empresa. Estudiamos y planificamos con usted los servicios administrativos que necesite. Ayudamos a nuestros clientes a optimizar su tiempo, a reducir costes, a mejorar sus recursos y a ser más competitivos. PREGUNTAS FRECUENTES: QUE ES UNA SECRETARIA EXTERNA? La secretaria externa como bien dice su nombre es un profesional administrativo independiente y ofrece sus servicios de forma externa para dar soporte en toda la gestión administrativa que necesita un autónomo o pyme. Cobra sus servicios por horas trabajadas o proyectos terminados optimizando así los costos de sus clientes. QUE SERVICIOS DA UNA SECRETARIA EXTERNA?

2 Una secretaria externa le da todos los servicios de gestión administrativa que necesite su empresa. Atención telefónica, facturación de ventas, control compras, atención clientes-proveedores, gestión documental, control de pagos-cobros, gestiones con administraciones públicas, notarias, registros etc. Damos a cada cliente un servicio personalizado dependiendo de las necesidades de cada empresa. EXISTE ALGUN CONTRATO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE LAS PARTES? Por supuesto que sí. Cuando usted contrata con GESTUOFI se firma un contrato de servicios que le vamos a prestar y de confidencialidad, el cual protegerá toda aquella información que nos confíe. Además por supuesto GESTUOFI está inscrita en el registro de la AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS, código de inscripción nº: CUAL ES EL COSTO DE LOS SERVICIOS DE GESTUOFI? Los costos varían según las necesidades de cada cliente, puede ser por horas o abono mensual. Los presupuestos son personalizados para cada cliente. El contrato con GESTUOFI puede ser mensual, semestral, anual, por acumulación de tareas. COMO PUEDO ESTAR EN CONTACTO CON MI SECRETARIA EXTERNA? Podrá ponerse en contacto con ella telefónicamente, por mail, skype, Messenger, wassap o presencialmente ya que disponemos de oficina física que es la oficina de nuestros clientes. CUALES SON LOS BENEFICIOS DE CONTRATAR MI SECRETARIA EXTERNA CON GESTUOFI? Mayor aprovechamiento del tiempo en su trabajo. Mejor organización de las gestiones administrativas. Reducción de costos fijos (gastos oficina, seguridad social, nominas, material oficina etc.) Jerarquización de su actividad. Menores responsabilidades laborales y tributarias. QUE TAREAS DE TU NEGOCIO PUEDES EXTERNALIZAR? La decisión de externalizar en un asistente ó secretaria externa, las tareas administrativas de tu negocio la puedes meditar basándote en esta lista de tareas que son ajenas a tu trabajo, he creado una lista de esas tareas y he realizado un cálculo del tiempo que te puedes ahorrar y del coste que supone para tu negocio. Es un ejemplo, basándonos en los servicios que La Secretaria Externa presta a sus clientes; pequeños empresarios y profesionales autónomos. lista de tareas: Facturación Gestión de compras y proveedores Atención al cliente Trabajos Office Búsquedas en Internet y Perfiles Sociales Comunicaciones de la empresa telefónicas y por . QUE TIEMPO AHORRARAS? Externalizando éstas tareas ó delegándolas en un profesional externo podría ahorrar un 20 % de su tiempo, lo que equivale a 30 horas al mes aproximadamente y si lo calculamos semanalmente unas 8 horas. Si tenemos en cuenta que según las estadísticas, y contando con que es algo para lo que no estamos preparados, dedicamos un 40% de nuestro tiempo a realizar tareas que no son propias de nuestra actividad y no nos generan un aporte económico a

3 nuestro negocio. Pero que si son necesarias, diría más imprescindibles, para el buen funcionamiento del negocio. Lo ideal sería dedicar un 100% de nuestro tiempo a tareas que sí nos generen un beneficio económico y el resto delegarlas en profesionales. QUIENES SOMOS: GESTUOFI es una empresa de nueva creación formado por un equipo con una completa formación y una solida experiencia profesional en empresas privadas en las que hemos podido comprobar la necesidad que tienen los autónomos y pymes de contar con una buena secretaría administrativa y los altos costes que les impiden disponer de una propia, lo que nos ha llevado a externalizar dichos servicios para de esta manera abaratar dichos costes. La empresa Gestuofi Servicio Administrativo Externo, se crea con el objetivo de dar un mayor servicio a los clientes, cubriendo sus necesidades y expectativas. Buscamos la excelencia en el servicio, por medio de un esfuerzo constante, cuidando cada detalle para conservar la confianza de cada cliente, ofreciéndole un servicio profesional y personalizado. Gracias a la excelente calidad de nuestros servicios, somos un referente importante en el sector de las secretarias administrativas en Logroño. No lo dude y póngase en contacto con nosotros, damos solución a todas las necesidades que tenga. Nuestra forma de trabajar le hará la vida más fácil. Nos gusta apoyar a nuestros clientes por lo que juntos identificamos las mejores opciones para su propio beneficio. Nuestro objetivo primordial es lograr la plena satisfacción de nuestros clientes y sobre todo que reciban un trato personalizado y adaptado a sus necesidades. No somos la primera empresa de secretarias-administrativas pero trabajamos con un concepto nuevo que es el trato personalizado con el cliente ofreciéndoles una oficina física en el centro de Logroño para que el cliente pueda disfrutar cuando lo necesite de un lugar para reunirse con sus clientes y proveedores, realizar entrevistas de trabajo etc. PRINCIPALES SERVICIOS: A continuación detallamos los principales servicios que prestamos a nuestros clientes, aunque si no encuentra el que necesita no tiene más que comentárnoslo y le pondremos solución. - Atención telefónica: Recepción y atención de sus llamadas. Anotación y registro de forma instantánea de sus llamadas de clientes/proveedores (Persona, fecha y hora, asunto/incidencia y tratamiento efectuado). Aviso por SMS ó mail de los mensajes recibidos 2 veces al día Aviso inmediato de los mensajes urgentes. UNA SOLUCIÓN PARA CADA CASO: Cuántas llamadas has perdido por no estar o por estar ocupado, generando sensación de desatención? Este servicio le permitirá tener a su disposición una secretaria que será la encargada de atender su teléfono manteniéndole informado en todo momento. Si usted está fuera de su oficina las personas que llamen estarán perfectamente atendidas.

4 Mediante un sencillo desvío de llamadas usted podrá ser más productivo sin estar pendiente de su teléfono y ofrecer una excelente imagen de su negocio sin que sus clientes se percaten de que su secretaria no está en su oficina. Tanto si es autónomo y no puede estar todo el día pendiente de su teléfono mientras esta trabajando, como si es un profesional independiente (abogado, sanitario etc.) y no puede atender las llamadas a la vez que atiende sus obligaciones como profesional, Aquí tiene la solución. Para pymes que no pueden permitirse un gasto de personal, nosotros se lo podemos solucionar. Incluso cuando en determinadas circunstancias personales usted no puede atender sus llamadas particulares, nosotros podemos hacerlo y sus amigos y familiares no se sentirán descuidados. -Atención Correo Electrónico y Fax: Recepción de faxes. Informando 2 veces al día pos SMS al cliente de la recepción de los mismos y reenvío posterior si el cliente lo solicita. Aviso inmediato mensajes urgentes. Atendemos su correo electrónico de forma organizada y profesional. Anotación y registro de todos los mails recibidos diariamente informando 2 veces al día por SMS si fuera necesario. Aviso inmediato correos urgentes. Creándoles cuenta de correo electrónico si no disponen de propia. -Facturación mensual: Realización de las facturas, de ventas o servicios realizados, ordinarias o rectificativas., mensuales con membrete personalizado. Emitimos sus facturas tanto en papel como de forma electrónica. -Gestión de la documentación: Facturas clientes-proveedores, recibos bancarios, etc. Desde la recepción de la misma por correspondencia o bien a través del cliente hasta el archivo posterior. Creación y mantenimiento de archivo anual de la documentación. -Control de bancos: Control de las diferentes cuentas bancarias a través de banca electrónica con claves personalizadas, tan solo modo consulta en ningún caso aceptamos claves de acceso ilimitado, previa autorización del cliente. Informando caso de ser necesario de la situación bancaria (descubiertos). -Control de vencimientos Cobros/Pagos: Control de los vencimientos de cobros y pagos de las facturas de clientes y proveedores. Gestión de remesas de recibos y transferencias bancarias, previa autorización del cliente por banca electrónica. Con claves de un solo uso facilitadas por nuestros clientes. Aviso de los pagos mensuales y de la situación bancaria. -Conexión con Asesorías: Entrega trimestral de la documentación a la asesoría para su contabilización y realización de impuestos y recogida posterior para su archivo. Caso de no tener asesor propio pondremos uno de confianza a su servicio.

5 -Redacción y gestión de documentos: Redactamos la documentación que nos solicite cartas, faxes etc. Con membrete personalizado para cada cliente. -Ensobrado y Envío de correspondencia: Envío por correo ordinario de las facturas mensuales a sus clientes, cartas etc. Ensobrado de la documentación que nos solicite. -Realización gestiones externas: Nos encargamos de presentar o solicitar sus documentos en los diferentes organismos oficiales(notarias, registros, ayuntamientos etc.). Consultamos con las Administraciones y otros organismos sus dudas, rellenamos los documentos necesarios, los presentamos y hacemos seguimiento de su expediente. -Realización gestiones internas: Mantenimiento y actualización de citas con sus clientes o proveedores y le recordamos sus próximas citas mediante mail o SMS. Concertamos entrevistas, reuniones etc. Gestiones de sus viajes: reservas de vuelos, hoteles, salas de reuniones. Reclamación de cobros. Escaneo de documentos. Mailings Impresión de documentos. -Domiciliación Fiscal o Comercial: Domicilio Fiscal y/o comercial. Nuestra oficina es tu oficina. Utilización de nuestra dirección en su papel impreso. Recepción, apertura, clasificación y gestión de la correspondencia y pequeña paquetería Aviso por de cartas urgentes, certificados, impresos oficiales, etc. Utilización de nuestro número de fax para recepción de mensajes. Reenvío de la correspondencia siguiendo sus instrucciones. -Sala de juntas: Sala de juntas acondicionada para reuniones de empresa, entrevistas etc. Asistencia de secretaria-administrativa y/ó traductores cualificados opcional. Acceso a Internet. Material de oficina (folios, bolígrafos etc.) opcional. Servicio bebidas (café, agua ó refrescos) y/ó Catering opcional.

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