Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Venta por lote o individual Descripción de actividades Venta por lote o individual DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 7 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1 OBJETIVO Gestionar las actividades necesarias para garantizar una adecuada disposición de residuos eléctricos, electrónicos y mobiliario de la universidad. 2 ALCANCE El proceso inicia elaborando un inventario de los bienes y finaliza con la venta de los mismos. 3 NORMATIVIDAD 3.1 Directrices Política de Compras y Activos Fijos. Ley de Gestión Ambiental No de Julio Lineamientos Este proceso en condiciones ideales tiene un tiempo de ejecución de 20 días hábiles. El gestor tiene 30 días calendario para entregar el certificado de disposición final. 4 RESPONSABILIDADES 4.1 Responsable del Proceso Coordinador General 4.2 Responsabilidades Coordinador General: Garantizar el cumplimiento del proceso en el plazo estipulado. Garantizar el cumplimiento de los términos de referencia estipulados en el contrato. Dirección Jurídica: Apoyar la elaboración del contrato con el gestor bajo la normatividad estipulada en la Ley de Gestión Ambiental No de julio Apoyar al General en el proceso de renovación de los gestores en caso que se requiera. : Programar y realizar la recolección de residuos en los puntos de almacenamiento del generador. 5 DEFINICIONES Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 : Quien gestiona la disposición final de los residuos. Generador: Quien hace entrega de los bienes para su disposición final. 6 DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1 Diagrama de flujo Venta por lote o individual 6.2 Descripción de actividades Venta por lote o individual ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Bienes para venta. (Compras y Activos Fijos) Disposición final de los bienes y registro de información de baja de aquellos que son activos fijos. Seleccionado ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Elaborar un inventario para clasificar los bienes a vender Asesorar a Compras con el proveedor Invitar a los es Escoger la propuesta Solicitar formato de Autorización de Enviar Formato de Entregar formato de consignación a 8 Realizar el pago 9 Gestionar alistamiento para El General genera un listado de los bienes destinados para venta por lote o individual. En caso de seleccionar un proveedor nuevo, el se asesora con la oficina Jurídica. El General invita a los es registrados para que presenten propuesta sobre los lotes a vender. Se escoge la mejor oferta y se realiza Acta de la Venta. El General solicita a Tesorería el Formato de Tesorería hace entrega del Formato de a General Entregar Formato de para que el realice la consignación acordada. Realizar el pago en la entidad bancaria definida. Se deben retirar de todos los bienes de la venta, los códigos de barras existentes, así como todas aquellas Dirección Jurídica Coordinador de / Jefe de Compras y Activos Fijos/ Coordinador / Tesorería Acta de la Venta Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 entrega y retiro de códigos de barra marcas que identifiquen a la Universidad. Todas las marcas que se retiren deben destruirse posteriormente. 10 Elaborar Acta de Entrega y relación de bienes vendidos. El General elabora el Acta de Entrega de Lote, adjuntando listado de los bienes a entregar y copia del recibo de consignación. Acta de Entrega de Lote - Relación de bienes vendidos 11 Coordinar la entrega El General coordina con el es el retiro del lote con los bienes vendidos. / 12 Firmar Acta de Entrega de Lote El es recoge el lote de los bienes vendidos y firma el Acta de Entrega de Lote 13 Entregar certificado de disposición final Se entrega el certificado de disposición final en constancia de la realización de la venta. Certificado de Disposición Final 14 Enviar Acta de Entrega y relación de bienes vendidos a Activos Fijos El General envía Acta de Venta por Lote al área de Activos Fijos y la relación de los bienes vendidos para los registros correspondientes. 15 Realizar baja de activos El área de Activos Fijos identifica aquellos bienes vendidos que son activo fijo y procede a ejecutar la baja en el sistema con la transacción ABAVN. Asistente y Activos Fijos SAP-AM 16 Enviar reporte de inventario El área de Activos Fijos genera un reporte de los activos que a la fecha continúen asignados a la Bodega de Reintegrados de General Asistente Activos Fijos 17 Informar al área de Mantenimiento Mensualmente se envía al área de mantenimiento un reporte de las bajas de activos fijos que hayan tenido relación con activos sujetos a clase de mantenimiento. Asistente Activos Fijos Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) PRO Recaudo de Ingresos Diferentes a Matrículas Política de Compras y Activos Fijos. Ley de Gestión Ambiental No de Julio INDICADORES ELEMENTOS VENDIDOS Código del indicador IND Responsable del indicador Asistente General Objetivo Método de Medición Medir el número de elementos vendidos en un periodo de tiempo. De una base de datos en Excel, se filtra la información de acuerdo a la necesidad. FICHA DEL INDICADOR Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Unidades X: elemento para la venta n X i Error de digitación e información incompleta en la base de datos. i=1 Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Base de datos Tipo de elemento, por unidad a la cual pertenecía el elemento, por universidad, por destino final del elemento. Mensual N/A Observaciones FICHA DEL VALOR DE VENTA Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Código del indicador Responsable del indicador Objetivo Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta IND Asistente General Medir el valor total de venta en un periodo de tiempo. En un archivo de Excel se registra el valor de las ventas realizadas. Unidades X: valor de elemento para la venta n X i Error de digitación e información incompleta en el archivo de Excel. Archivo de Excel i=1 Tipo de elemento, por unidad a la cual pertenecía el elemento, por universidad, por lote, por gestor. Mensual N/A Observaciones 9 RIESGOS OPERATIVO Clasificar un elemento que no es para venta. Pérdida de elementos reintegrados para la venta. CALIDAD DE SERVICIO No contar con la capacidad de espacio suficiente para almacenar los elementos reintegrados, afectando los tiempos de respuesta a las unidades internas. SEGURIDAD Pérdidas de elementos diferentes a los relacionados en la venta de lote. ADMINISTRATIVO Demoras en la formalización de la venta del lote. LEGAL Incumplimientos de los términos del contrato por parte del gestor y del generador. Incumplimiento de la ley de Gestión Ambiental. Incumplimiento de compromisos establecidos en la oferta. Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 2 Elaboración 18/08/2016 Publicación 25/08/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera de Procesos 18/08/2016 REVISÓ Alejandro Garzón Coordinador General 19/08/2016 APROBÓ Paola Andrea García Jefe de Compras y Activos Fijos 23/08/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 7