SISTEMA DE ESTUDIOS A DISTANCIA: UN ENFOQUE SISTEMICO Maria del Pilar López Universidad del Zulia, Venezuela.

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1 SISTEMA DE ESTUDIOS A DISTANCIA: UN ENFOQUE SISTEMICO Maria del Pilar López Universidad del Zulia, Venezuela. 1. RESUMEN El Sistema de Estudios a Distancia de la Universidad del Zulia (Sedluz) se presenta como una iniciativa para el logro de la implantación de la modalidad a distancia de nuestra máxima casa de estudios. Su principal herramienta esta fundamentada en el uso de Tecnologías de Información y Comunicación (TIC). Para su implementación se utilizó la gestión tecnológica para estructurar las acciones en torno a la exploración de las competencias gerenciales y la base de conocimientos para el aprovechamiento de las TIC. Se usó el pensamiento sistémico a través del enfoque TOP flexibilizando su correspondencia con el uso de las TIC y considerando los factores del entorno. En este documento se presentan algunas de las principales estrategias seguidas a fin de lograr la implantación y posicionamiento de la modalidad a distancia en la institución. 2. INTRODUCCION El Sistema de Estudios a Distancia de la Universidad del Zulia se define como el conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan una alternativa educativa que centra su atención en todas las formas de aprendizaje y enseñanza, en las cuales la persona que busca el conocimiento está físicamente separada del Profesor y la asistencia de un asesor es comunicada en forma impresa o por cualquier otro medio. Este método de estudio tiene como objetivo la formación integral del estudiante, en la que la eficiencia, la racionalidad, la ética, la efectividad y la creatividad estén de manifiesto. La implantación de la modalidad a distancia dentro de la Universidad del Zulia ha seguido los lineamientos del pensamiento sistémico basado en el enfoque TOP (Technology, Organization, People) (Gaynor, 1999). A continuación se presentan los rasgos generales del trabajo realizado desde el Sistema de Estudios a Distancia. 3. OBJETIVOS 3.1 Objetivo General Creación de la Universidad del Zulia en línea. VII Congresso Iberoamericano de Informática Educativa 1366

2 3.2 Objetivos Específicos Promover las condiciones tecnológicas, organizacionales y humanas que permitan la implantación y consolidación de la educación a distancia en LUZ. 4. JUSTIFICACION El crecimiento de la investigación científica y tecnológica en el presente siglo puede considerarse espectacular. El número de científicos e ingenieros ha aumentado tres veces más de prisa que la población mundial y dos veces más que la economía global. Sin embargo, no puede afirmarse que dichos avances tecnológicos hayan supuesto, al mismo tiempo, una transformación o renovación sustancial en los sistemas de enseñanza en especial en nuestro entorno inmediato. La puesta en práctica de la modalidad a distancia apoyada en el empleo del pensamiento sistémico tal como se hace en este estudio, permite tomar en cuenta toda una gama de factores que componen las diferentes categorías del enfoque TOP (Tecnología, Organización y Gente) considerando cada uno de ellos en su debida importancia, sin desestimar su interrelación con los demás elementos del sistema. A pesar de la existencia de otras iniciativas adelantadas en el ámbito de la educación a distancia en otras universidades de nuestro país, es la primera vez que se plantea el uso del enfoque sistémico con la idea de garantizar su sustentabilidad en el tiempo donde en realidad se tome en cuenta las expectativa, necesidades y realidades de todos los factores involucrados en el proceso. Este proyecto busca la instauración de esta realidad a través de una sistemática atención a cada uno de los aspectos del enfoque TOP y la caracterización de los factores a ellos vinculados (López, 2003). 5. TECNOLOGÍA, ORGANIZACIÓN Y GENTE: UN PENSAMIENTO SISTÉMICO Varios estudios han documentado que las nuevas tecnologías tienen mayor probabilidad de generar ganancias en productividad cuando se acoplan o se integran, con cambios, a los sistemas organizacional y de recursos humanos (Majchrzak, 1999). En consecuencia, se considera que la VII Congresso Iberoamericano de Informática Educativa 1367

3 implementación de la nueva tecnología probablemente tenga más éxito cuando se hayan diseñado los aspectos de tecnología, organización y gente (TOP: technology, organization, people) (Gaynor, 1999) para que se complementen e integren mutuamente. De lo anterior se puede inferir que los elementos asociados al uso de las tecnologías pueden ser agrupados en tres categorías básicas: la tecnología, la organización y la gente. Ellos constituyen a su vez sistemas interconectados y, por tanto, es necesario tener presente que existe un tiempo de respuesta entre la acción de ellos y el resultado; además, también hay que tener presente que los efectos pueden ser variados, inciertos, y no lineales en el tiempo y en el espacio, dado que el cambio desafía el análisis de causa y efecto. En otras palabras, la acción aislada de uno de los elementos asociados al uso de las tecnologías no garantiza su efectividad. Este planteamiento lleva a pensar que un adecuado uso de la tecnología local sucederá cuando se hayan integrado los elementos de tecnología, organización y gente bajo un enfoque sistémico, a fin de lograr su complementariedad y sinergia. Adicional a esto, y también de importancia vital, está la relación de estos elementos con su entorno. 5.1 TECNOLOGÍA Desde el punto de vista tecnológico, fueron de especial interés los aspectos de acceso y credibilidad contemplados por Burbules y Callister (2001). En lo que a acceso se refiere, es importante lograr que todos los clientes del sistema, esto es, profesores, estudiantes y empleados, cuenten con la posibilidad de hacer uso de la tecnología y posean el conocimiento mínimo para hacerlo. Este último punto será discutido en los aspectos relativos al capital humano. En relación a la posibilidad de uso tecnológico, la plataforma tecnológica, entendida como la infraestructura instalada en una organización a fin de satisfacer las demandas tecnológicas de la misma, fue uno de los más ampliamente tomados en consideración. En este sentido, un estudio social demostró que dadas las características económicas de la población estudiantil, la factibilidad del proyecto estaba basada en el acondicionamiento de Laboratorios de Aprendizaje dentro de las diversas facultades, que permitieran a todos los alumnos la posibilidad de contar con la infraestructura requerida para el acceso a los contenidos en línea. Por otra parte, fue tomado en consideración el soporte técnico, otro de los factores más ampliamente condicionantes del uso tecnológico. Tal soporte es precisamente el principal valor VII Congresso Iberoamericano de Informática Educativa 1368

4 agregado ofrecido por los fabricantes de tecnología, en una tendencia cada vez más notable de dirigir los esfuerzos hacia el desarrollo y mejoramiento de los servicios, incluso en detrimento de los productos. Cuanto mas fuerte sea el cambio propuesto por la tecnología, tanto mayor la necesidad de soporte. Si dicho soporte es inadecuado, la eficacia de la tecnología se perjudica y las capacidades no se desarrollan. Por tal razón, dentro de la estructura diseñada se incorporo un técnico por cada uno de los laboratorios. Así mismo, y atendiendo las bases conceptuales de la transferencia tecnológica, se realizó una búsqueda exhaustiva de opciones tecnológicas que cubrieran las necesidades de herramientas de e-learning así como contenidos en línea diseñados y desarrollados por terceros. Esta vigilia tecnológica y su posterior evaluación, así como el estudio del estado del arte a nivel nacional y global llevo a la conclusión de que la tendencia, ampliamente justificada desde el punto de vista económico y de independencia técnica, era el desarrollo propio de las aplicaciones necesarias para la implantación de la modalidad. En virtud de lo anterior, se inició el diseño de aplicaciones diversas, que constituyen la plataforma del sistema. Las mismas, fueron desarrolladas de acuerdo con los estándares diseñados por las dependencias correspondientes y en las herramientas adquiridas y usadas por el resto de la universidad como parte de una política institucional. Tales aplicaciones, se encuentran agrupadas en tres grandes áreas: por un lado los contenidos en línea, que constituyen el objetivo final del sistema y a través de los cuales se difunde el conocimiento; por otra parte, las aplicaciones de adecuación, conformadas por todos aquellos cursos, talleres y seminarios tendientes a garantizar la formación del capital humano encargado de diseñar (experto), entregar el conocimiento (profesor) o recibirlo (alumno); y por ultimo, aquellas aplicaciones que constituyen el soporte de las anteriores y que pueden ser clasificadas de la manera siguiente: Aplicaciones Generales: Portal del Sistema de Estudios a Distancia: para ello se utilizó la modalidad de concurso entre diversas empresas dedicadas al área de desarrollo de aplicaciones Web, patrocinado por un fabricante de tecnología de prestigio internacional. Esta aplicación tiene como finalidad integrar todos los servicios del sistema, tomando como punto fundamental la comunicación entre los diversos agentes del proceso de enseñanza-aprendizaje. VII Congresso Iberoamericano de Informática Educativa 1369

5 Planificación y Control de Actividades Administrativas: Esta aplicación permite una amigable y fácil interacción entre los actores organizacionales, así como el control y seguimiento de todos los procesos a ellos vinculados. Biblioteca Virtual: La aplicación contempla no solo la inserción y difusión de la producción intelectual, a nivel de pregrado, postgrado, trabajos de ascenso e investigación, sino además la administración de las suscripciones a Bases de Datos de consulta manejadas por la institución. Gestión de Contenidos: El objetivo fundamental es proveer de una herramienta sencilla de inserción y control de los contenidos diseñados por miembros de la institución, quienes no necesariamente tienen amplios conocimientos en el área computacional. Por otra parte la estrategia tecnológica del Sistema ha estado estrechamente vinculada con los lineamientos, políticas y estándares definidos por las dependencias competentes dentro y fuera de la institución, a fin de dar sustentabilidad al proyecto y lograr la optimización de recursos. Este hecho garantiza la sincronía con los diversos componentes de la organización y evita la emergencia de parcelas tecnológicas en el seno de la institución. 5.2 ORGANIZACIÓN En opinión de Senge (2000), uno de los más serios obstáculos en las iniciativas de cambio en una organización es el hábito de atacar los síntomas sin hacer caso de las causas sistémicas de los problemas. De acuerdo con el autor, el pensamiento sistémico se basa en un creciente cuerpo de teoría relativa al comportamiento de la retroinformación y la complejidad, es decir, las tendencias innatas de un sistema que conducen a su crecimiento o su estabilidad. Tal afirmación compartida por diversos autores, no solo justifica ampliamente el uso del enfoque sistémico para el abordaje de este estudio, sino que además conlleva al tratamiento sistémico de la dependencia encargada de la modalidad a distancia en la institución. De esta forma nace el SED-LUZ como una dependencia universitaria adscrita al Vicerrectorado Académico de la Universidad. Su Proyecto de formación es elaborado y presentado en el Consejo Universitario en Julio de A partir de ese momento comenzó un período de difusión del mismo con el propósito de recabar opiniones y sugerencias que VII Congresso Iberoamericano de Informática Educativa 1370

6 permitieran el intercambio de ideas y planteamientos. Seis meses después, el Vicerrectorado Académico nombra una comisión encargada de realizar la evaluación que dio lugar a la reestructuración del proyecto. Este proceso conlleva a la aprobación, en marzo de 2003, del reglamento del Sedluz, una estructura organizacional con misión, visión, valores, políticas, etc. plasmadas en un manual organizacional basado en las Normas ISO 9000, que le da vida propia y le proveen los mecanismos para operacionalizar sus funciones a través de las diversas facultades de la universidad. Uno de los factores organizacionales estudiados a fin de facilitar el éxito del proyecto es la existencia de una necesidad sentida en cuanto al uso tecnológico para lograr objetivos de masificación de la matricula universitaria y mejoramiento de la calidad académica de la misma. Creadas las bases a raíz de esta necesidad, se manejo la capacidad organizacional de adaptación al cambio utilizando para ello factores como la experiencia tecnológica de la gerencia y el aprovechamiento de roles críticos, cuyo objetivo final fue involucrar todos los niveles organizacionales al cambio tecnológico. 5.3 GENTE Dentro de todos los factores que condicionan el uso tecnológico uno de los más importantes es el Factor de Resistencia al Cambio (RAC), en especial en una organización de condiciones tan especiales como la universidad. Este factor arraiga en el proceso educativo viejos paradigmas que deben ser removidos a través de una adecuada estrategia. En tal sentido el Sedluz ha diseñado un conjunto de acciones tendientes a descongelar los viejos paradigmas, promover el cambio y estimular el aprovechamiento de las tecnologías de relevo. Tales acciones se llevan a cabo a través de los talleres de sensibilización, inducción y formación, todos ellos dirigidos a profesores y alumnos de la institución, utilizando de manera paulatina la modalidad a distancia. Una vez descongeladas las viejas creencias, es indispensable generar la formación en áreas críticas identificadas, tales como el manejo del idioma ingles, computación e internet. Este conocimiento debe ser sistemáticamente adquirido por los miembros del sistema a fin de lograr el máximo aprovechamiento del potencial tecnológico. Esto garantiza que los usuarios logren participar eficazmente de todas las oportunidades que ofrecen las TIC, para lograr el acceso a ellas en lo que a enseñanza y aprendizaje se refiere. VII Congresso Iberoamericano de Informática Educativa 1371

7 6. RESULTADOS Como resultado de este proyecto el sistema de estudios a distancia ha sido exitosamente implementado con una disminución considerable de tiempo en relación al lapso transcurrido desde el origen de sus antecedentes en LUZ, así mismo se evidencia la participación de todos los agentes de la comunidad y a todos sus niveles, autoridades universitarias, profesores, empleados y alumnos. Por otra parte, como era de esperarse, los procesos definidos son cónsonos con las estructuras, normativas, estándares y políticas de la universidad y su entorno en virtud de que su creación obedeció a procedimientos sistémicos. El sistema se encuentra ahora en su fase de maduración y crecimiento en cada uno de los aspectos ilustrados. 7. CONCLUSIONES La aplicación del pensamiento sistémico como enfoque teórico de las interacciones entre las partes, constituyó en si misma, una herramienta operativa que permitió estructurar las acciones necesarias para la implantación de la educación a distancia en LUZ. Las turbulencias creadas por un cambio tecnológico de tan alto impacto dentro de la sociedad y muy especialmente dentro de la cultura organizacional propia de una institución de educación crean interrelaciones y complejidades que exigen el enfoque sistémico para su estudio y análisis. Se espera que las bases así creadas, constituyan una estructura sólida que garantice su propia sustentabilidad y crecimiento. 8. REFERENCIAS DOCUMENTALES Burbules N., Callister T. (2001). EDUCACIÓN: Riesgos y promesas de las nuevas tecnologías de la información. Ediciones Granica. España. Gaynor, G. (1999). Manual de Gestión en Tecnología. Editorial Mc Graw Hill. Colombia. López, M. (2003). Factores condicionantes del uso de las Tecnologías de Información y Comunicación en los Programas de Postgrado de la Facultad Experimental de Ciencias VII Congresso Iberoamericano de Informática Educativa 1372

8 LUZ. Trabajo de Grado para optar al título de MSc. LUZ. Majchrzak, A. (1999). Herramientas para analizar los impactos organizacionales de la nueva tecnología. Los Ángeles California, University of Southern California. Senge, Peter (2000). La Danza del Cambio. Grupo Editorial Norma. Colombia. VII Congresso Iberoamericano de Informática Educativa 1373

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