SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO 1. GENERALIDADES 1.1 DEFINICIÓN

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1 SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO 1. GENERALIDADES 1.1 DEFINICIÓN El almacenaje es el conjunto de actividades que se realizan para guardar y conservar artículos en condiciones óptimas para su utilización desde que son producidos hasta que son requeridos por el usuario o el cliente. Dentro del sistema global del manejo de materiales, el sistema de almacenaje proporciona las instalaciones, el equipo, el personal, y las técnicas necesarias para recibir, almacenar, y embarcar materia prima, productos en proceso y productos terminados. Las instalaciones, el equipo y técnicas de almacenamiento varían mucho dependiendo de la naturaleza del material que se manejará. Para diseñar un sistema de almacenaje y resolver los problemas correspondientes es necesario tomar en consideración las características del material como su tamaño, peso, durabilidad, vida en anaqueles, tamaño del los lotes y aspectos económicos. Se incurre en costos de almacenamiento y recuperación, pero no se agrega ningún valor a los productos. Por lo tanto, la inversión en equipos de almacenamiento y manejo de materiales, así como en superficie de bodega, deberán tener como base la reducción máxima de los costos unitarios de almacenamiento y manejo. También debe considerarse el control del tamaño del inventario y la ubicación del mismo, las instrucciones sobre las inspecciones de calidad, las medidas relativas al surtido y empaque de pedidos, el andamiaje y número apropiado de andenes para recepción y embarque, así como el mantenimiento de registros. 1.2 EVOLUCIÓN DEL ALMACENAMIENTO Los primeros almacenes se basaban casi en su totalidad en la fuerza del personal para el almacenaje y movimiento de los productos. La primera modificación importante respecto a la enorme participación de la mano de obra, fue la creación de cargas unitarias basadas en el concepto de pallet. En las décadas de los cincuenta y sesenta, con la subida de los precios aparecieron varios sistemas mecánicos para reducir aún más la utilización de la mano de obra y mejorar la circulación de los productos en el interior de los productos en el interior del almacén. Para la mayor parte de los almacenes la norma pasó a ser el uso cada vez mayor de máquinas elevadoras de carga para poder mover los pallets. También se produjeron otras inversiones en equipo mecánico, incluyendo la implantación de cintas transportadoras y métodos para sujetar automáticamente las cargas a los pallets. Cada uno de estos métodos produjo un aumento en la eficiencia de los almacenes. Generalmente, los almacenes más eficientes son los que logran albergar la mayor cantidad de producto por metro de cuadrado de espacio disponible y los que reducen costos como los de calefacción, mantenimiento y administración. Sin embargo, el delicado entre el producto, el equipo del almacén y las políticas de la empresa, solo en muy raras ocasiones suponen que se asuma la colocación de existencias de forma más fácil: el almacenamiento en pilas simples. Este tipo de disposición tiene una doble ventaja: en primer lugar, ser económico de instalar, ya que solo requiere el uso de un equipo muy elemental y conocimientos básicos y, en segundo lugar, un uso eficiente del espacio destinado a almacenar. Inevitablemente, al producirse el mayor peso sobre las existencias ubicadas en la parte más baja, este tipo de almacenaje puede ocasionar algunos desperfectos. Como es difícil llegar a las cajas más bajas de la pila, no se reduce la cantidad de existencias antiguas en el almacén. La forma en que se apile puede impedir que el personal del almacén llegue a almacenar el máximo número posible de productos, ya que más alta de un cierto punto (alrededor de 7 metros) el sistema se hace inestable y peligroso. Por estas razones, la mayoría de las empresas comerciales invierten en algún tipo de sistemas de estanterías. Los pallets o unidades almacenadas

2 se colocan en el almacenen una serie de rejillas hasta el máximo de altura posible, superando de esta forma muchos de los problemas de pilas simples. 1.3 RAZONES PARA ALMACENAR Existen cuatro razones básicas por las que una compañía realiza actividades de almacenamiento:! Reducción de los costos de transporte- producción El almacenamiento y el inventario asociado al mismo son dos factores que generan nuevos gastos. No obstante, ese aumento de costos se compensa con la disminución de los de transporte y producción, ya que se mejora la eficiencia de ambos procesos.! Coordinación entre el suministro y la demanda Las compañías que tienen una producción de carácter estacional y una demanda racionalmente constante suelen tener problemas de coordinación entre la demanda y el suministro. Un ejemplo de esta situación son las empresas de alimentación, ya que, para mantener su oferta de frutas y vegetales enlatados, deben almacenar toda su producción en las épocas de recogida con el fin de abastecer el mercado el resto del año. Siempre que sea demasiado costoso coordinar de forma precisa la demanda y el suministro es necesario el uso de almacenes.! Precio de los productos Aquellas mercancías y artículos que experimentan grandes variaciones en el precio de un periodo a otro, (Cobre, acero, petróleo) pueden obligar a las compañías a hacer compras de los mismos por adelantado, de modo que se obtengan a precios más bajos, compensando así el costo de los almacenes necesarios para su mantenimiento.! Apoyo al proceso de producción El almacenamiento puede formar parte del proceso de producción. La fabricación de ciertos productos como quesos, vinos o licores, requiere un periodo de almacenamiento para su maduración. No obstante los almacenes no solo sirven para guardar el producto en esta fase de su fabricación, sino que también sirven para mantener el depósito la mercancía libre de impuestos hasta el momento de su venta. De esta manera la compañía puede retrasar el pago de los impuestos hasta que el producto sea vendido.! Apoyo al proceso de comercialización La comercialización generalmente se ocupa de cuándo y cómo estará disponible en el mercado. Aquí el almacenamiento se emplea para dar valor a un producto, de modo que si se almacena el mismo cerca del cliente, el tiempo de entrega, por ejemplo disminuye. Esta mejora en el servicio al comprador puede producir un incremento de las ventas. 1.4 ACTIVIDADES Las actividades que se realizan en los almacenes varían de acuerdo con la cantidad y las características de los materiales, sin embargo, dichas actividades suelen incluir los siguientes procedimientos generales: 1. Descargar los vehículos que ingresan 2. Acumular el material recibido en una zona de andamiaje 3. Examinar la cantidad y la calidad del material y asignarle un lugar de almacenamiento 4. Transportar el material al lugar de almacenamiento 5. Retirar el material de su lugar de almacenamiento y colocarlo en la línea de surtido de pedidos. 6. Llenar las ordenes de pedido 7. Clasificación y empaque 8. Agrupamiento para embarque 9. Carga y verificación de los vehículos que egresan 2

3 1.5 CONTROL ADMINISTRATIVO Asociado al manejo físico y almacenamiento de los materiales se encuentran el sistema de control administrativo, el cual se encarga de: 1. Documentación de la recepción de materiales para fines contables 2. Verificación de la calidad y la cantidad de los bienes recibidos 3. Actualización de los registros del inventario para que muestren los bienes recibidos 4. Ubicación en su lugar de todos los bienes en almacenamiento 5. Actualización de los registros del inventario para que muestren los embarques 6. Notificación de los embarques al departamento de contabilidad para que este realice la facturación En general, la automatización y el control computarizado resultan más convenientes en o que a costos se refiere, para las industrias y centros de distribución que tienen gran cantidad de artículos de línea en almacenamiento, muchos clientes y gran volumen de embarques. Es común que los distribuidores y mayoristas de comestibles, medicamento y cosméticos tengan sistemas automatizados y computarizados. 1.6 FUNCIONES DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO El sistema de almacenamiento tiene dos funciones primordiales: el mantenimiento de inventarios (almacenamiento) y el manejo de mercancías. El manejo de mercancías comprende todas las actividades de carga y descarga, y el traslado del producto a las diferentes zonas del almacén y a la zona de preparación de pedidos. Por su parte, el almacenamiento es simplemente la acumulación de mercancías durante un periodo de tiempo. La elección de la ubicación en el almacén y del tiempo de almacenamiento depende de los objetivos marcados para el mismo. Dentro del almacén, las actividades de traslado-almacenamiento son repetitivas y análogas a las actividades de traslado-almacenamiento que se realizan entre los diferentes niveles del canal de distribución. Por ello, el sistema de almacenamiento es. en muchos sentidos, un sistema de distribución a nivel inferior. La identificación de las principales actividades del sistema ayuda a tener una comprensión global del mismo, proporcionando, además, una base para generar diseños alternativos Funciones del Almacenamiento La actividad de almacenamiento está diseñada en base a cuatro funciones principales:! Almacenamiento Obviamente, el uso principal de un almacén es el mantenimiento de productos y mercancías en él de una forma controlada y sistemática: La naturaleza exacta del almacén configuración y ubicación viene dada por el tiempo probable de almacenamiento de los productos y por los requerimientos que impone dicho almacenamiento. Así, el almacenamiento puede ser a largo plazo especializado maduración de licores, de propósito general (almacenamiento de productos estacionales), o temporales (un terminal de camiones). El rango de mercancías que se pueden almacenar varían desde productos finales listos para su introducción en el mercado. hasta materias primas, pasando por productos semifacturados en espera de algún ensamblaje o tratamiento posterior.! Consolidación La estructura de las tarifas del transporte, y sobre todo, las tarifas especiales, tiene influencia en el uso de almacenes. Si los productos se originan en varios puntos puede ser económico establecer un centro de recocida un (almacén o un termina de carga) para consolidar los pequeños envíos en otros más grandes, (Ver Figura 1) reduciendo así los costos globales del transporte. Lógicamente esto sucede si el comprador no adquiere en cada punto el volumen suficiente de mercancías como para obtener tarifas de transporte ventajosas desde los mismos. 3

4 Los costos provocados por el uso del almacén pueden ser compensados por unos costos de transporte más bajos. La utilización del término almacén de distribución se emplea básicamente, para diferenciar este tipo de almacenes de los que sirven primordialmente para el mantenimiento de mercancías. Las diferencias entre ambas clases de almacén se reducen al énfasis puesto en cada caso en las distintas actividades de almacenamiento y en el tiempo que permanecen los productos en ellos. En un almacén de mantenimiento la mayor parte del espacio está dedicado al almacenamiento semipermanente o a largo plazo, en cambio, en el almacén de distribución, la mayor parte del espacio está reservado al almacenamiento a corto plazo, dando una mayor atención a facilitar y a dar rapidez al flujo del producto dentro del mismo. Como es lógico, muchos almacenes operan combinando ambas funciones. Figura 1. Almacén de distribución empleado para la consolidación de pequeño envíos! División de envíos Esta situación de dividir los envíos, contraria a la consolidación, queda ilustrada en la Figura 2. En ella se ve cómo envíos de gran volumen y con tarifas de transporte bajas son trasladados a un almacén donde se dividen en envíos más pequeños destinados a diferentes compradores. La división de envíos es una actividad común en almacenes de distribución o terminales, especialmente cuando las tarifas de transporte de llegada. Por unidad superan las de salida, cuando los pedidos de los clientes son de pequeño volumen y cuando la distancia entre el fabricante y el cliente es muy grande. Las diferencias en las tarifas de transporte favorece la ubicación de almacenes de distribución para operaciones de división cerca de los clientes, mientras que ocurre lo contrario para la consolidación de envíos. Figura 2. Almacén de distribución usado para la desconsolidación de mercancías! Combinación de mercancías Las compañías que compran a varios fabricantes y desarrollan sus productos en diferentes centros pueden encontrar más económico el transporte estableciendo un almacén como punto de combinación de mercancías. Sin este centro, los pedidos podrían enviarse directamente desde los puntos de fabricación al cliente, pagando 4

5 éste tarifas más altas debido al pequeño volumen de cada envío. Un centro de combinación permite reunir en un solo punto todos los suministros de las diferentes mercancías, y combinarlas en diferentes envíos de mayor volumen Funciones del Manejo de Mercancías Dentro del sistema de almacenamiento-manejo de mercancías, esta última actividad se concreta en tres actividades:! Carga y descarga Dentro de la cadena de actividades del manejo de mercancías, la primera y última siempre son la carga y descarga de productos. Una vez que han llegado las mercancías al almacén, éstas deben descargarse del equipo de transporte. En muchas ocasiones se considera que la descarga y la ubicación en el almacén son sólo una operación. En cambio, en otras se tratan como procesos diferentes que pueden llegar a necesitar equipo especial. Por ejemplo, hay envíos que se descargan mediante grúas en el muelle, o vagones de mercancías cuya carga se desembarca a través de equipos mecánicos. No obstante, incluso cuando el equipo de descarga y el de traslado al lugar de ubicación en el almacén sean los mismos, muchas veces la descarga se considera una actividad diferente, ya que tras ella, y antes de la ubicación en el almacén, pueden existir una serie de tratamientos como la clasificación de los productos o una comprobación de su estado. La carga es similar a la descarga. Sin embargo, en la zona de carga de mercancías pueden tener lugar varias actividades más. Por ejemplo, antes de cargar los productos en el medio de transporte correspondiente, es normal hacer una comprobación final del contenido y del pedido. También hay que incluir en la actividad de carga el esfuerzo adicional que se hace para prevenir desperfectos en la mercancía a través del empaquetado y la fijación de la carga.! Traslación dentro del almacén Entre la carga y descarga, las mercancías pueden sufrir varios traslados. El primero de ellos se produce desde el punto de descarga al área de almacenamiento. Luego puede haber un movimiento al muelle de salida o a la zona de preparación de envíos. El empleo de un área de preparación de envíos en la operación de manejo de mercancías, genera un nodo y una unión adicionales dentro de la red del sistema de almacén. La actividad de traslado dentro del almacén puede llevarse a cabo por cualquiera de los diferentes tipos de equipos disponibles para el manejo de mercancías. Este equipo varia desde las carretillas y camionetas de dirección manual, a los sistemas de almacenamiento y recuperación completamente automatizados.! Preparación de pedidos La preparación de pedidos consiste en la recogida de las mercancías que especifican los pedidos de las áreas del almacén donde están ubicadas. Esta actividad puede tener lugar directamente en las áreas de almacenamiento o en zonas especiales (llamadas áreas de preparación de pedidos) creadas para mejorar el flujo de las mercancías. Frecuentemente, la preparación de pedidos es la actividad más crítica dentro del manejo de mercancías, ya que el tratamiento de los pedidos de menor volumen conlleva un trabajo intensivo y relativamente más caro que el resto de las actividades. 2. CONSIDERACIONES PARA LA PLANIFICACIÓN El objetivo de la planificación en el sistema de almacenaje es prever el espacio y el equipo necesarios para almacenar y proteger los artículos hasta que se utilicen o embarquen, de tal manera que resulte más económica en cuanto a costos. Seguidamente se analizan ciertas consideraciones que sirven como guía para la planificación de almacenes: 5

6 2.1 CARACTERÍSTICAS DE LOS PRODUCTOS Antes de entrar en cualquier consideración sobre los requerimientos técnicos y organizativos del almacén, lo primero que se tiene que realizar es un análisis detallado de las características físicas de los productos, así como el comportamiento de su demanda, ya que ambos factores son decisivos a la hora de establecer las técnicas más idóneas de diseño y organización del almacén. Entre los diferentes factores a considerar, merece destacar los siguientes: Características físicas " Volumen y peso del producto " Estándar de empaquetado, por ejemplo cajas de 12 unidades " Fragilidad y resistencia de apilación " Identificación física (inequívoca o dificultosa) " Peligrosidad (inflamables, explosivos, etc.) " Condiciones ambientales requeridas, como refrigeración, cámara isotérmica, etc. Caducidad y obsolescencia # Productos de larga duración # Productos perecederos # Productos de caducidad fija # Alto riesgo de obsolescencia De gestión de stock # De lote de pedido # Stock de seguridad # Rotación # Nivel máximo de stock De transporte # Embalaje # Peso # Volumen # Expedición De manejo * Fragilidad *Soporte Operatividad # Condiciones de seguridad ante robos, manipulaciones negligentes, etc. # Sistema de codificación existente, bien sea en origen, por ejemplo código de barras o asignable a. # Unidad de manipulación (paquete, pallet, etc.) # Unidad mínima de venta # Seguimiento del sistema PEPS o UEPS o indiferente # Necesidad de re-acondicionamiento del producto # Medios de contención utilizados (pallet, cesta, etc.) Demanda # Artículos de alta o baja rotación # Artículos estacionales # Artículos de alto o bajo coste # Prioridad del servicio En los casos en que exista una gama de productos con alta variedad de sus características podría incluso ser conveniente desarrollar una base de datos que permitiese seleccionar los productos rápidamente en función de las referidas características. 2.2 TIPO Y NÚMERO DE MATERIALES El tipo y número de materiales que se van a almacenar y manejar constituyen la base para planear los almacenes. Las características físicas del material pueden determinar, en gran medida los métodos de almacenamiento y manejo. Los factores físicos abarcan: dimensiones, peso, forma y durabilidad. 6

7 Es necesario establecer la cantidad que se va a almacenar de cada material, es posible que se necesite consultar al gerente de ventas acerca de los niveles de inventario de los productos terminados y al gerente de producción sobre los niveles de materia prima y artículos en proceso. Al establecer los niveles de inventario deben tomarse en consideración factores como el consumo por estación, los cambios en la mezcla de productos y la rotación esperada de inventarios. Una vez determinado el nivel de inventario de cada artículo almacenado, se selecciona la unidad de almacenamiento, es decir, el número mínimo de artículos que se almacenarán como unidad. Algunos ejemplos de estos son: un refrigerador en su empaque individual, una tarima que contiene 20 cajas de artículos enlatados o un atado de tubos. La unidad de almacenamiento suele seleccionarse de acuerdo con las características físicas del material, el equipo disponible para manejo y almacenamiento, la cantidad de material y la forma en que éste se recibe y embarca. La unidad de almacenamiento puede ser mayor que la unidad de embarque o de manufactura. Algunos de los factores que influyen en los niveles de almacenamiento para las actividades de surtido de pedidos son: loa cantidad, el volumen y las características físicas ya citadas. Por ejemplo, los tornillos para lámina pueden ser suficientes para tres meses, mientras que la existencia de artículos enlatados y empacados será apenas para 8 horas. 2.3 ANDENES PARA EMBARQUE Y RECEPCIÓN Constituyen un factor importante en la planificación de los almacenes ya que las distribuciones poco eficientes necesitan demasiados montacargas y personal para lograr los índices de carga y descarga necesarios. En fechas recientes se ha diseñado un programa de computación de administración de andenes para rastrear el desempeño de los andenes y para interactuar con otros programas. Los principios de la teoría de colas se aplican en situaciones de los almacenes en donde exista gran movimiento de embarque y recepción, con el fin de evaluar la actividad pico en los andenes; dicha actividad puede simularse con computadora al usar un número alternativo de andenes, a fin de determinar la mejor combinación de andenes. Los proveedores de equipo para andenes pueden ayudar en la planificación. El tipo de andenes y el equipo de los mismos dependen del tipo de materiales que se maneje, de la necesidad de equipo especializado para carga y descarga y de la necesidad de medidas de seguridad y protección contra la intemperie Equipo de andenes Este equipo debe ser adecuado para los materiales que se manejarán, para los vehículos a los que se atenderá, para el equipo para carga y descarga para la necesidad de seguridad y protección contra la intemperie. Algunos de los equipos más utilizados son: Puertas. Deben de ser puertas que se abran hacia arriba (tipo cortina) con contrapesos para moverlas con más facilidad. Las puertas deben tener movimiento vertical a lo alto del muro del edificio. Las puertas con rieles curvados hacia dentro, como las de algunas cocheras de casas, pueden sufrir daños provocados por el equipo de manejo de materiales. Las puertas deben dimensionarse de forma que permita el paso del equipo de manejo de materiales con cargado y/o tener el tamaño y configuración de los vehículos de entrega y embarque. Las opciones comerciales de puertas para andenes incluyen los materiales de fabricación, aislamiento, ventanas, y mecanismos para abrir o cerrar puertas. 7

8 Niveladoras y plataforma. Sirven de puente entre el vehículo de embarque y el anden. Así mismo, sirven para compensar la diferencia de altura entre los vehículos y el andén. Los niveladores pueden ser de resorte o hidráulicos y se instalan de modo que, cuando se encuentran retraídos, queden al mismo nivel del piso del anden. También es posible conseguir modelos que puedan instalarse en el exterior del anden a manera de modificación durante el proceso. Las plataformas o puentes son planchas de acero reforzado que se colocan manualmente para que se pase el personal o el equipo de manejo de materiales. Los factores que se consideran para seleccionar las niveladoras y plataformas adecuados incluyen el peso del vehículo para manejo de materiales más pesado que vaya a cruzarlos más el peso de la carga, la distancia que debe abarcar la plataforma y el ancho total del vehículo de manejo de materiales con su carga. Equipos de protección contra la intemperie. Consiste en dispositivos para sellar o cubrir el área del andén. Los sellos para camiones de andenes que se emplean junto con andenes sin estructura son los más populares debido a que son de construcción flexible y en ocasiones, inflables. Para que el sello funcione, el vehículo retrocede y se introduce en el sello que rodea la puerta, así mismo, en el mercado existen sellos de capota de acción mecánica Alumbrado Es necesario para las maniobras nocturnas, para iluminar los caminos, las vías y áreas de trabajo, es común que se utilicen reflectores que puedan dirigirse hacia los vehículos de entrega y embarque. Los andenes a la intemperie deben contar con alumbrado para facilitar el movimiento de vehículos de carga y descarga. Cuando se utilicen sellos o capotas en los andenes, tal vez sea necesario alumbrar el interior del camión o carro de ferrocarril. 2.4 DISTRIBUCIÓN DEL ALMACÉN Este es el último paso y quizá el más importante en el proceso de planificación; antes de realizar los planos de distribución, el proyectista establece las actividades que se llevaran a cabo, el tipo y cantidades de almacenamiento que se almacenarán y manejarán, así como el equipo y los andenes para este fin. La distribución del almacén deberá planearse de modo que el espacio y el acomodo se aprovechen al máximo: " Los cubos de almacenamiento " La eficiencia del flujo de materiales de una actividad a otra " La comunicación eficaz entre las diversas actividades Debido a que existen miles de combinaciones de tipo, tamaño, pesos y volúmenes de material, resulta imposible describir todas las características particulares de la distribución del almacén, sin embargo, a continuación se comenten los libros principales: Ubicación de los elementos en el almacén Para la óptima ubicación se debe tener en cuenta: " Los artículos que tengan alta rotación deberán colocarse cerca del usuario, desde donde pueda ejecutarse una operación de manufactura, el andén de envíos o el área de inspección de calidad. " Los artículos que tengan alta rotación deberán almacenarse y retirarse en el nivel vertical más conveniente, los que tienen bajo movimiento en la parte alta y por el contrario los de alto movimiento en la parte superior. " Los artículo pesados o difíciles de mover deberán almacenarse en la parte más baja. " Cuando lo más conveniente sea tener pocos artículos pero que se mueven en grandes cantidades, las cargas individuales de un artículo deberán almacenarse juntas en áreas dedicadas casi por completo a ellas. 8

9 " Cuando se trata de muchos artículos pero en pequeñas cantidades, deberá tomarse en condición el almacenamiento aleatorio, sin embargo, puede ser necesario contar con un sistema de localización, tal vez incluso computarizado. " La naturaleza de algunos artículos puede exigir que se almacenen en un lugar específico. Algunos ejemplos de esto son los materiales peligrosos, los artículos de mucho valor y los bienes perecederos Pasillos " El ancho mínimo se determina por medio de las características de maniobra del equipo para manejo de materiales con carga. " El ancho se reduce si se establece la circulación en un solo sentido. " La máxima eficiencia se logra cuando sirven para comunicarse desde la zona de suministro hasta la zona de uso. " No se deben ubicar al lado de los muros, pues de este modo sólo habrá un lado de acceso a los estantes Ubicación y acomodo del equipo para almacenamiento " En edificios existentes, el acomodo puede basarse en el espacio entre las columnas mientras que en los edificios en construcción, dicho espacio puede determinarse de acuerdo con las necesidades, por lo general, los estantes para una o dos tarimas de fondo y los de acceso para vehículos, así como los anaqueles, se colocan extremo con extremo con la parte posterior a lo largo de las líneas de columnas ya que esta disposición evita que las columnas obstaculicen los pasillos. " Los estantes para una o dos tarimas de fondo, a los que tienen acceso para vehículos y los de anaqueles, son más eficaces cuando se colocan espalda con espalda en lugares despejados de la planta, esto minimiza la necesidad de pasillos de acceso. En el caso de los estantes deberá dejarse espacio entre ellos para que sobresalgan las tarimas, con frecuencia el ancho de la hilera de columnas deja libre este espacio. " A excepción de los estantes de flujo por gravedad y flujo con lógica, los estantes para almacenamiento, además de anaqueles, resultan eficientes cuando se colocan a un lado de los muros, con aberturas para puertas y equipos de protección. " La altura del equipo para almacenamiento debe limitarse a aquella que permita una distancia libre de 45cm, por debajo de los rociadores para incendio. Es probable que en algunas zonas los reglamentos locales y las aseguradoras exijan una distancia diferente Andenes " Generalmente los de recepción y embarque se ubican de modo que se adapte el flujo de material dentro de los procesos de manufactura. Normalmente estos procesos tienen patrones en línea recta y en U. " En los procesos en línea recta, la materia prima se recibe y almacena en el punto donde inicia el proceso de manufactura. Los artículos terminados salen por el final de la línea de proceso y desde allí se almacenan o embarcan. Las zonas para recepción y embarque separadas de esta forma suelen exigir más personal y andenes que las que tienen forma en U. " Cuando el flujo de proceso sigue la forma en U, la materia prima llega al mismo lado del edificio desde donde se embarcan los productos terminados; es posible que los andenes para recepción y embarque se encuentren separados solo por una línea imaginaria. Esta configuración puede contribuir a ahorros en personal, andenes y equipo debido a que pueden intercambiarse según el caso, además es benéfico cuando existe la necesidad de almacenar a gran altura. " La separación entre los andenes se establece de modo que se minimicen las posibles interferencias entre estos durante las maniobras. " Por lo regular, es necesario contar con zonas adyacentes a los andenes para colocar el material recibido o el que se encuentra en espera de embarque. 9

10 " Es conveniente que haya espacios cerrados cerca de los andenes para albergar oficinas administrativas, instalaciones de descanso para el personal y zona de inspección de calidad Características del edificio " Es posible que la altura del almacenamiento se restrinja por disposición de los reglamentos locales contra incendio, o de zonificación. " Los servicios del edificio, como tuberías y calefactores, deben colocarse en los pasillos para evitar que interfieran con el equipo de almacenamiento y para que sean más accesibles al equipo de mantenimiento. " El alumbrado se diseña con el fin de facilitar la labor de manejo de los operarios del equipo de manejo de materiales y para ayudar a los surtidores de pedidos a localizar los artículos almacenados; se puede solicitar la asesoría de arquitectos, ingenieros para determinar el número y la colocación de las lámparas. " El tipo y la cantidad de equipo de protección contra incendio suele regirse de acuerdo con los reglamentos gubernamentales y los requisitos de las compañías de seguros; dependen de la cantidad e inflamabilidad de los materiales almacenados. " Los pisos pueden mejorarse para incrementar la durabilidad y las cualidades de mantenimiento, existen recubrimientos que pueden aumentar la dureza y resistencia de los pisos y reducir el polvo. Lo más característico es que se pinten las líneas de 8 a 10 cm de ancho para marcar los pasillos de circulación y maniobras. 2.5 EQUIPOS DE ALMACENAJE Una vez establecidas las unidades y los niveles de almacenamiento de los inventarios para reserva y surtidos de pedidos, se prosigue a la elección del equipo de almacenamiento. Este será detallado en el numeral CONSIDERACIONES SOBRE EL MANEJO DE MERCANCÍAS Existe una serie de consideraciones sobre el manejo y tratamiento de las mercancías que forma parte de cualquier decisión sobre almacenamiento. Si se ha elegido un almacén publico, la primera consideración es la compatibilidad entre el sistema de manejo de la compañía y el del almacén. En cambio, si se ha optado por un almacén controlado por la empresa, el tema principal es la eficiencia de todas las operaciones de manejo de la mercancía. A pesar de que tiene impacto sobre el ciclo del pedido, y por tanto sobre el servicio al cliente, la principal característica del manejo de la mercancía estriba que es una actividad que absorbe costos. Por ello, los objetivos en torno a la misma se deben centrar en la reducción de los mismos y en el incremento de la utilización del espacio de almacén. La mejora de la eficiencia de esta actividad se mueve alrededor de cuatro conceptos: empleo de unidades de carga, ubicación, elección de equipo de almacenamiento y elección del equipo de traslado. 3.1 UNIDADES DE CARGA Un principio fundamental en el manejo de mercancías es el ahorro que por lo común es directamente proporcional al tamaño de la carga tratada. Esto significa que cuanto mayor sea el tamaño de la carga, menos traslados serán necesarios para almacenar una determinada cantidad de productos y, por tanto, mayor será el ahorro. El número de traslados está relacionado directamente con el tiempo de trabajo necesario para almacenar las mercancías y con el tiempo que está en servicio el equipo de manejo. A menudo, la eficiencia se puede mejorar consolidando varios paquetes pequeños en una sola unidad de carga que luego será objeto de todos los tratamientos. En la mayoría de los casos, el empleo de unidades de carga pasa por el uso de pallets y de contenedores. Pallet. Un pallet es una plataforma portátil generalmente hecha de madera o de cartón especial que permiten 10

11 agrupar varias cargas para su transporte y/o almacenamiento. A menudo, ya en el proceso de fabricación se colocan los productos sobre el pallet, permaneciendo en el mismo hasta su salida del almacén. La utilización de pallets ayuda la actividad de traslado de las mercancías, ya que permite el uso de equipo de manejo estándar para tratar diferentes productos. Además, incrementa la productividad al aumentar el peso y volumen tratado con el mismo trabajo. Finalmente, también aumenta la utilización del espacio de almacén, ya que al proporcionar un modo de almacenamiento más estable permite pilas de mercancías de mayor altura. Los pallets pueden ser del tamaño que se quiera. Las medidas más corrientes son 80x120 cm y 100x120 cm. Los factores que influyen en el tamaño y configuración de los pallets son el tamaño, peso y forma de las mercancías, y la capacidad del equipo de traslado. Por ello, la elección de un tamaño debe tener en cuenta tanto la compatibilidad con el sistema de manejo de la propia compañía, como la compatibilidad con otros sistemas ajenos, pero que también deberán tratar nuestras mercancías (almacenes públicos, el equipo del cliente). Una vez que se hayan tenido en cuenta estos factores, la elección debe recaer en el de mayor tamaño posible, ya que, como hemos visto, esto minimiza el número de pallets necesarios y las actividades de manejo y tratamiento. La carga del pallet debe tener en consideración la distribución del peso y la estabilidad de la carga. Existen empresa de servicios de paletas: alquiler y punto de recogida. Entregan en todos los centros de producción las necesarias y las recogen en los puntos de entrega a clientes, realizando el mantenimiento y reparación cuando sea preciso. Además, existen paletas a fondo perdido de baja calidad diseñadas para un solo envío; pueden comprarse ya que son baratas, pero se añade el problema de la eliminación de la paleta por el distribuidor. Por el contrario, disponer de un parque de paletas propio supone un coste a veces excesivo, por tanto, su adquisición debe estar justificada por el ahorro que proporciona su uso. La vida media de un paleta de alta calidad es de aproximadamente entre 40 y 60 viajes, lo cuál dependerá no sólo del tipo de viaje, sino del trato al que se les someta. Las paletas pueden ser: (Ver Figura 3.) Dos Entradas, Piso Reversible Dos Entradas, Piso No Reversible Dos Entradas, Piso Simple Figura 3. Clases de Paletas 11

12 $ De una cara $ De dos caras $ Reversibles $ No reversibles Por la forma: $ De 2 entradas $ De 4 entradas $ De múltiples entradas Por el material: $ De madera $ De plástico $ Metálicas Contenedores. Representa el ideal en cuanto a unidad de carga y compatibilidad entre sistemas de manejo de mercancías. Los contenedores son grandes cajas en las que se transportan y almacenan los productos. Dado que los contenedores pueden ofrecer protección contra el agua y cierres de seguridad, muchas veces su empleo hace innecesario el uso de almacenes comunes, siendo suficiente el almacenamiento al aire libre. Como en el caso anterior, el traslado y manejo de los contenedores se hace a través del equipo estándar, pudiendo ser intercambiados entre diferentes medios de transporte. La clave para extender el uso de contenedores es el establecimiento de tamaños comunes. Ya que hoy en día existen intereses contrapuestos en el mundo del transporte y el almacenamiento, todavía no se han podido fijar unas medidas estándar. Quizás sea necesario que antes de que el uso de contenedores sea común no sólo para el transporte internacional, aparezca algún plan de reparto de costos e intercambio de unidades que facilite el empleo de este caro recurso. 3.2 DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO La ubicación de los productos dentro del almacén afecta directamente al costo total de las actividades de manejo de mercancías dentro del mismo. En este aspecto es necesario lograr un equilibrio entre los costos de manejo y la utilización del espacio de almacén. Por ello, a la hora de hacer el diseño interno del almacén. existe una serie de factores a considerar en cuanto al espacio de almacenamiento y la recogida de productos para la preparación de pedidos.! Diseño enfocado al almacenamiento En los almacenes en los que las transferencias y movimientos son escasos, la actividad de almacenamiento marca el diseño de los mismos. De este modo, las zonas de almacenamiento serán amplias y profundas, pudiendo apilar productos hasta la máxima altura que permita el almacén o la estabilidad de la carga. Por su parte, los pasillos laterales pueden ser más estrechos. Esta disposición supone que el tiempo extra necesario para mover la mercancía hacia y desde las áreas de almacenamiento se ve más que compensado por la utilización plena del espacio del almacén. A medida que las transferencias y movimientos aumentan, este diseño deja de ser satisfactorio, obligando a hacer modificaciones que mantengan los costos de manejo dentro de unos límites razonables. De este modo, los pasillos se deben ir ampliando, disminuyendo a su vez la altura de almacenamiento. Estas medidas contribuyen a reducir el tiempo de ubicación y recogida de las mercancías.! Diseño enfocado a la recogida y preparación del pedido Dado que en el flujo de un producto dentro de un almacén, éste casi siempre llega en cantidades mayores que posteriormente en su salida, la recogida de mercancías para la preparación del pedido es un factor primordial a la hora de diseñar un almacén. En general, la preparación de los pedidos lleva mucho más tiempo de trabajo que las actividades de recepción y almacenamiento de los productos. Si la transferencia de mercancías es alta y la preparación de los pedidos requiere el desembalaje de los productos, el empleo de este diseño para satisfacer las necesidades de almacenamiento y las de la preparación de pedidos, puede llevar a tener costos más altos y a hacer una pobre utilización del espacio del almacén. 12

13 El diseño alternativo se basa en el establecimiento de zonas de almacenamiento de acuerdo a su función, de manera que ciertas áreas del almacén se diseñarán para satisfacer las necesidades de almacenamiento y obtener una plena ocupación del espacio, y otras se diseñarán para satisfacer los requerimientos de la preparación de pedidos y para tener un tiempo de recogida de mercancías mínimo. Las zonas de almacenamiento o reserva se emplean para almacenamiento semi-permanente, sirviendo para reponer los productos de las zonas de preparación de pedidos. Normalmente, las mercancías en esta área estarán desembaladas, salvo en los casos de artículos muy grandes que pueden ser recogidos directamente de las áreas de almacenamiento semi-permanente. El tamaño de las zonas de preparación de pedidos debe ser mucho menor que las de almacenamiento y con una altura que permita un trabajo cómodo a las personas encargadas de este trabajo. De esta manera, los objetivos principales que se busca satisfacer con estas áreas son el de minimizar los movimientos y el tiempo empleado para la preparación del pedido en los puntos de almacenamiento. Con el fin de reducir el tiempo de recogida de las mercancías para la preparación del pedido. Además de diseñar zonas que cubran las necesidades principales, es posible seleccionar equipo de recogida especializado, como cintas transportadoras o remolques y mejorar el diseño operativo. Se presentan tres factores que influyen en el diseño operativo: la secuenciación, la asignación de zonas y la agrupación de pedidos. La secuenciación es la ordenación de los artículos que hay que recoger para un pedido, de manera que la ruta en el almacén no tenga ninguna vuelta atrás. Obviamente esto ahorra tiempo en la recogida de los productos. Esta técnica se puede aplicar en cualquier tipo de almacenes y el único problema que presenta es que la secuenciación de la mercancía en el pedido la debe hacer el cliente o el vendedor, o hay que crear un paso intermedio de ordenación una vez que se recibe el mismo. La asignación de zonas consiste en asignar a cada individuo que trabaje en la preparación de los pedidos un número limitado de artículos del stock, evitando que todos recorran todo el almacén. Cada una de estas personas hará la recogida en un área determinada, y sólo podrá preparar parte del pedido de cada cliente. Aunque esta técnica permite una utilización equilibrada de la mano de obra y un tiempo de recogida mínimo, también tiene algunas desventajas. En primer lugar, exige una ubicación especial de las mercancías de acuerdo a la frecuencia de sus pedidos, a su paso y a sus características. En caso de no hacer una ubicación equilibrada entre las diferentes zonas, el trabajo de las personas asignadas a cada zona queda mal repartido. La segunda desventaja es que esta técnica necesita que el pedido se subdivida y se cree una lista de recogida para cada zona, y que al final, antes de que el envío salga del almacén, se vuelvan a agrupar todas las listas en el pedido global. Si se evita este problema haciendo que el pedido vaya pasando de una zona a otra para su preparación, lo único que se logra es que la recogida en cada una de ellas sea dependiente del trabajo de las demás. La agrupación de pedidos es la selección de más de un pedido en el momento de hacer la recogida por el almacén. Aunque esta práctica reduce el tiempo de recogida, complica la agrupación de pedidos y pedidos parciales para formar un envío. Además, a veces se puede producir el efecto contrario al esperado, ya que el tiempo de recogida de un pedido puede verse incrementado al depender del número y tamaño de los pedidos que se estén preparando conjuntamente con él. 3.3 ELECCIÓN DEL EQUIPO DE ALMACÉN El manejo y almacenamiento de las mercancías son dos actividades que deben tratarse de forma conjunta. En muchos sentidos, el almacenamiento representa, simplemente, un alto temporal de la mercancía dentro de su 13

14 flujo dentro del almacén. Los dispositivos para el almacenamiento ayudan a alcanzar una utilización plena del espacio y a mejorar la eficiencia del manejo de los productos. Probablemente, el dispositivo de almacenamiento más importante sea el rack. El rack es una estantería, de madera o metal, en la que se almacenan las mercancías. Cuando es necesario almacenar una gran variedad de artículos en pequeñas cantidades, el disponer la carga una encima de la otra resulta ineficiente. Las estanterías permiten hacer un almacenamiento en vertical (desde el suelo hasta el techo) de forma que cualquier producto, esté donde esté, queda accesible. Lógicamente, los artículos con mayor movimiento deben estar situados lo más cerca posible del suelo, de forma que se minimice el tiempo de servicio total en la estantería. Otra ventaja de este elemento es que ayuda a la rotación del stock, como por ejemplo dentro de un sistema de control de inventario en el que la primera mercancía en entrar es la primera en salir. Otros dispositivos de almacenamiento disponibles son las cajas de propósito específico, los anclajes horizontales y verticales y los baúles. Todos ellos permiten hacer un almacenamiento ordenado y el manejo de productos de formas irregulares. 3.4 ELECCIÓN DEL EQUIPO DE MOVIMIENTO Hoy en día existe una gran variedad de equipos mecánicos para la carga y descarga, la recogida de la mercancía y para el transporte de la misma dentro del almacén. Dentro del equipo de transporte se diferencian categorías según el grado de especialización y mano de obra necesaria para su utilización, y sistemas de manutención según el movimiento de materiales Categorías de equipo de manutención De este modo se pueden tres grandes categorías de equipos: equipo manual, asistido y totalmente mecanizado. En general, dentro de los sistemas de manejo de mercancías no se van a encontrar de una sola categoría, sino combinación de las mismas. $ Equipo manual Los equipos de manejo de mercancías operados manualmente, como carretillas y plataformas de dos y cuatro ruedas, proporcionan alguna ventaja mecánica a la hora de transportar los productos dentro del almacén y representan una baja inversión. La mayor parte de estos equipos pueden ser utilizados con una gran variedad de mercancías y bajo diferentes condiciones. No obstante, algunos dispositivos de esta categoría están diseñados para usos especiales, como por ejemplo, el manejo de alfombras, muebles o tuberías. En general, el equipo manual es una alternativa a tener en cuenta dada la flexibilidad que proporciona y el bajo costo que tiene. También es aconsejable cuando el tipo de mercancías en el almacén sea variable, cuando el volumen de la misma no sea excesivamente alto, o cuando no se desee invertir más en equipos mecánicos. No obstante, su mayor desventaja es que el uso del equipo está limitado de alguna manera por la capacidad física de las personas que lo manejan. $ Equipo asistido La utilización de equipo asistido mecánicamente por algún tipo de motor aumenta la velocidad de las actividades de manejo de mercancías e incrementa la productividad de la mano de obra. En este tipo de equipos podemos incluir las grúas, los camiones industriales, los elevadores y los montacargas. No obstante, el dispositivo de esta clase más importante y extendido es la carretilla elevadora y sus variantes. Generalmente la carretilla elevadora es sólo una parte del sistema de manejo de mercancías, este equipo permite el almacenamiento de la carga en alturas de hasta 12 pies y el transporte de mercancía de gran tamaño; 14

15 combinándose con el uso de pallets en las operaciones de carga y almacenamiento en estanterías, alcanza gran flexibilidad, permitiendo que una gran variedad de productos puedan ser transportados por equipo de manejo estándar. Por ello, aunque cambien las necesidades de almacenamiento, el sistema globalmente no quedará obsoleto y sólo necesitará de pocas modificaciones ocasionalmente. Este bajo coste en inversiones hace que sea uno de los sistemas más populares. $ Equipo mecanizado En la actualidad, el empleo de sistemas de control automatizados y de equipos de manejo sofisticados ha hecho que algunos sistemas de manejo de mercancías estén cerca de la automatización total, aunque en la mayoría de los casos ésta, no supone la mejor alternativa. A menos que el flujo de productos en el almacén sea muy grande y constante, es difícil justificar la enorme inversión que representa un sistema de este tipo. Además se caracterizan por la gran inflexibilidad que dan a las operaciones del almacén en cuanto a futuros productos a manejar, a variaciones en el volumen de los mismos, a fiabilidad del sistema (sujeto a fallos mecánicos) y a la ubicación del almacén. No obstante, si se dan todas las circunstancias favorables para su desarrollo, un almacén completamente mecanizado ofrece las ventajas potenciales de costos de operación más bajos y una recogida y preparación de pedidos más rápida que en ningún otro sistema Sistemas de Manutención La manutención es la actividad que más sistemas presenta, por lo que más variedad de movimientos comporta. (Ver numeral 8.) 3.5 CLASIFICACIÓN Y NOMENCLATURA Después de establecer las rutinas para la manipulación de las materiales, se desarrolla una clasificación y una nomenclatura de los mismos que se usará en toda la fábrica siempre que se haga referencia a ellos. Esto será detallado en el numeral MÉTODOS PARA ENTREGAR LOS MATERIALES SEGÚN POLÍTICA PEPS Una solución para evitar que las unidades nuevas se consuman primero, es sacar todos los materiales contenidos en el área de almacenamiento, apilar los materiales recién llegados en la parte trasera y poner luego los más antiguos en la delantera. Pero como este método exige una engorrosa manipulación adicional y no contribuye a mejorar el estado del material, se describen otros métodos prácticos: Sistema a base de cupones Se hacen dos cupones para cada envase o recipiente. Uno de ellos se une a éste; en el potro se anota el sitio del almacén en que está y se coloca después en el archivo de cupones. Cuando se solicita un material se saca del archivo el cupón más antiguo y se localiza el envase correspondiente guiándose por la dirección que figura en el cupón. Sistema de Doble Área Este sistema es aplicable a cualquier superficie utilizada para el almacenamiento. La superficie asignada a una partida es dos veces mayor que la necesaria para un solo lote. Cuando se recibe un nuevo lote, se almacena en el área vacía, pero no se utiliza hasta que se haya agotado el antiguo almacenado en la otra área. El inconveniente es que frecuentemente no se dispone del área de almacenamiento adicional que necesita este sistema. Sistema de Separación Móvil Este sistema puede utilizarse con las mercancías almacenadas en pilas cúbicas en una superficie alargada. Las mercancías se sacan de un extremo de la pila, por ejemplo, del de la izquierda, de modo que a medida que ésta se va agotando. El punto del cual se saca el material se desplaza hacia la derecha. Cuando llega un nuevo lote se empieza la pila en el extremo izquierdo de la superficie y se avanza 15

16 hacia la derecha tanto como sea necesario. Se adjudica siempre un espacio suficiente para que haya siempre un espacio de separación entre las pilas. Sistemas de Alimentación por Gravedad Ciertos tipos de materiales cuando se manipulan a granel pueden almacenarse en bastidores alimentados por gravedad. Puede aplicarse este principio a envases de forma circular, construyendo una rampa cuya inclinación depende de la naturaleza de las unidades a almacenar; las adiciones se hacen en el extremo superior de la rampa y el material se retira del extremo inferior, puede instalarse en la rampa un contador. 4. ALMACÉN El almacén es un lugar físico en el que se desarrolla una completa gestión de los productos que contiene. Un almacén, para poder cumplir adecuadamente su misión, debe reunir un conjunto de condiciones: " Permitir una recepción cómoda y rápida de los artículos " Disponer de las instalaciones adecuadas, dependiendo del tipo o tipos de artículos que va a contener y de sus necesidades de almacenamiento y manipulación. " Permitir una fácil entrada y rápida salida de los artículos Por tanto, es necesario combinar de la mejor manera posible los dos elementos que definen el servicio que proporciona al almacén: la instalación y el almacenamiento de los artículos. Para conseguir un óptimo aprovechamiento del espacio del almacén, se deben analizar pausadamente las siguientes variables: # La superficie y volumen del almacén, la primera se expresa por metros cuadrados útiles del local, y el volumen depende de la altura. # Las puertas de acceso o salida: número de ellas y ubicación # Los muelles de carga y descarga # Posibilidad de entrada y salida de camiones o furgonetas # Posibilidad de utilizar medios mecánicos para transporte y elevación, para colocación (grúas) y para transporte (transpalets) # Instalación de estanterías # Uso de pallets Una organización eficaz del almacén se consigue cuando se consideran con respecto a los productos que van a guardar, los siguientes aspectos: # La posible existencia de artículos que requieran condiciones especiales de conservación # Artículos que tengan la posibilidad de almacenarse en la intemperie, con o sin techado protector # Productos que, por su fragilidad, deben moverse lo menos posible # Volumen de los productos # Peso de los productos # Mercancías que se recepcionan o se envían # Artículos a granel Hechas estas consideraciones, se plantea la pregunta: Cuál es el almacén que necesita una fábrica?, para contestar a dicho interrogante, también se debe tener en cuenta lo siguiente: # Volumen de productos que se mueven por período de tiempo # Necesidades de servicios auxiliares (calefacción, ventilación, iluminación, servicio contra incendios, limpieza, etc.) # Necesidad de protección frente a robos 16

17 4. 1 FUNCIONES DEL ALMACÉN La misión básica de un almacén se configura y desarrolla en las siguientes funciones: Recepción e identificación La recepción es la encargada de admitir los pedidos demandados, debe efectuar las siguientes operaciones: o Disponer de una relación de los pedidos esperados en función de los plazos de entrega o Recibir los envíos de proveedores, con al albarán de entrega al transportista o Comprobar la correspondencia entre los datos de las documentos de llegadas y las ordenes de pedido o Ordenar la descarga de los productos o Contar los bultos descargados y verifica que no existen daños externos o Anotar los desperfectos encontrados en el albarán del transportista y aceptar los productos salvo posterior examen o Cursar rápidamente la información de llegada de los productos esperados a compras. En el caso de grandes superficies también hay que notificar la llegada al departamento de etiquetaje La identificación tiene como misión realizar una inspección de los artículos recibidos, para ello debe acometer las siguientes tareas: o Desembalar y dar fe de que se ha recibido lo solicitado en lo que hace referencia al tipo, tamaño y cantidad de producto o Comprobar que lo recibido coincide con la relacionado en el albarán de entrega o Poner los materiales y productos a disposición del departamento de control de calidad para su verificación, si así se ha ordenado o Recibir el parte de verificación de los artículos de control de calidad y, si procede, dar entrada definitiva a los mismos o Enviar los datos de identificación a compras y contabilidad con sus anomalías, para que reclamen faltas, gestionen devoluciones por excesos, etc. y procedan a dar de alta dichas entradas y autorizar el pago o Entregar el producto a los responsables del transporte interno para que lo coloquen en el lugar correspondiente dentro del almacén a lo trasladen al cliente o Dar de alta a la mercancía en el stock y en qué parte del almacén se encuentra ubicado Una de las misiones más importantes de Recepción e identificación es la de descubrir todos los errores de una transacción; para esta función se disponen de unas hojas de control, que contienen la siguiente información: 1. número del pedido 6. observaciones (en ellas se indica si hubo faltas, desperfectos, 2. cantidad entregada mermas, o alguna otra variación en las entregas) 3. descripción del artículo entregado 7. nombre y firma del empleado que recibe la mercancía 4. nombre del proveedor 8. fecha de recepción, nombre y firma de la persona que entrega la 5. unidad de medida mercancía Custodia y entrega La custodia consiste en colocar y guardar los productos en el lugar apropiado dentro del almacén en espera de la orden de entrega. La entrega supone poner el material a disposición del departamento de distribución los artículos, una vez recibida la orden, de forma rápida y sus errores. 17

18 4.2 ESTRUCTURA DEL ALMACEN Una buena distribución en planta y un moderno equipo de almacenaje producirá los siguientes beneficios: " Buena accesibilidad a los productos " Reducidas necesidades de personal y equipo mecánico " Un alto grado de flexibilidad " Minimización de deterioro y robos " Eficiente utilización del espacio " Facilidad de recuento Todas las empresas de distribución no precisan el mismo equipo, para adquirir el equipo ajustado a sus necesidades se debe analizar: " Espacio necesario para cada artículo " Medios de transporte " Cantidad que sale por unidad de tiempo " Sistemas de entrega " Cantidad que se almacena por unidad de tiempo " Productos más importantes " Tamaño de la instalación es función del peso, forma y manejo de las mercancías " Necesidades futuras La distribución en planta de almacén debe estar estructurada de forma que consiga alcanzar las siguientes metas: " Un flujo con pocos retrocesos " Eficiente uso del espacio " Mínimo trabajo de manipulación y transporte " Previsión de una posible expansión " Mínimos movimientos y desplazamientos inútiles del personal A efectos prácticos, se enumera un serie de reglas que deben seguirse cuando se realiza la distribución en planta de almacenes: 1. Los artículos de más movimiento deben ubicarse cerca de la salida, para acortar el tiempo de desplazamiento del personal 2. los artículos pesados y difíciles de transportar deben localizarse de tal manera que minimicen su trabajo 3. los espacios altos deben usarse para artículos ligeros y protegidos 4. los materiales inflamables y peligrosos se sitúan en zonas cerradas y protegidas 5. los artículos grandes y protegidos o insensibles al agua pueden almacenarse fuera de los edificios de almacén 6. deben dotarse de protecciones especiales para todos los artículos que lo requieran todos los elementos de seguridad y contra-incendios deben estar situados adecuadamente en relación a los materiales almacenados. 4.3 UBICACIÓN DEL ALMACÉN La primera cuestión a resolver antes de enfrentarse con las decisiones sobre el diseño y operación del almacén, es seleccionar el lugar donde se va a ubicar el almacén en términos de región, área metropolitana o ciudad. Una vez determinada el área, se selecciona el lugar concreto. Esta selección es más un arte que un proceso bien definido, ya que implica el sopesar una serie de factores tangibles e intangibles. Entre los más importantes se pueden citar: # El coste de compra o alquiles del terreno sobre el que se va a construir el almacén # Los impuestos locales y gubernamentales asociados con el emplazamiento escogido # El clima laboral, la productividad y los costos del área # La disponibilidad, coste y adecuación de diferentes servicios como el agua, la electricidad, el gas o la depuración de los residuos. # La actitud de la comunidad hacia el proyecto # Restricciones en la zona asociadas con la implantación del almacén # La disponibilidad de servicios y medios de transporte como autopistas o terminales ferroviarios # Potencial para una futura expansión 18

19 Lógicamente, cuando ya existe el almacén, como es el caso de un almacén público o de alquiles, la selección se restringe a los almacenes disponibles. En el caso de tener que elegir entre almacenes públicos, los factores que más van a pesar generalmente son las tarifas y los servicios que se ofrecen. En cuanto a la selección de almacenes de alquiler, los factores a considerar son en su mayor parte los mencionados anteriormente. De todas las alternativas de almacenamiento, el privado ofrece la máxima flexibilidad en el diseño. 4.4 TIPOS DE ALMACENES los almacenes se presentan diversas clasificaciones, a continuación se presentan las más comunes actualmente: Almacenes industriales Comprende el conjunto de almacenes de una industria para almacenar las materias primas y los productos terminados, entre los almacenes industriales se destacan: # Almacén de materia prima Almacenan materias primas que intervienes directamente en la fabricación de los productos para la venta. # Almacén de productos semi-elaborados Dedicado al almacenamiento de los materiales que ya han sufrido alguna transformación en el proceso productivo y resta efectuar otras operaciones para lograr el producto terminado. # Almacén de piezas separadas Destinado al almacenamiento de las piezas, los subconjuntos y los suministros que entran en la composición del producto final. # Almacén de piezas de recambio Para el almacenamiento de piezas destinadas al servicio de post-venta, con el objeto de efectuar reparaciones en el producto vendido. # Almacén de productos terminados Son los que ya han pasado por todo el proceso de manufactura y se tienen en inventario para surtir los pedidos de los clientes. Los artículos terminados pueden subdividirse en materiales de reserva y para surtido de pedidos, estos últimos para enviarlos a los clientes. El material de reserva se utiliza para completar las existencias de los materiales para pedido. # Almacén de herramienta y utillaje Controla todos los aspectos relativos al instrumental de producción, como son los utillajes y herramientas, troqueles, posicionadores, referencias, plantillas, matrices, brocas, cuchillas, fresas, sierras, martillos, llaves inglesas y en general todos los elementos necesarios para concretar la acción de las máquinas o instalaciones fijas y que normalmente varían con cada tipo de trabajo, por lo que no conviene que estén en cada centro o puesto, sino en un almacén única, con lo cual se puede mejorar su conservación y aumentar su nivel de utilización. Hay que diferenciar lo que es utillaje propio de la empresa y del cual puede disponer libremente y del que es propiedad de los clientes, bien sea porque ellos lo hayan entregado para fabricar sus productos o porque se les factura su valor.; en este último caso no se puede emplear para otros trabajos. # Almacén de aprovisionamiento general Para el almacenamiento de objetos y medios que intervienen indirectamente en la fabricación, por ejemplo combustible, aceites lubricantes, materiales de embalaje, etc. Almacenes de distribución Destinados a almacenar y vender los artículos, productos y mercadería, colocadas a disposición del consumidor. Almacenes de depósitos Lugar concebido para las mercaderías colocadas en depósito, por trato entre el depositante y depositario. También pueden clasificarse los almacenes según el tipo básico al cuál pertenecen o, en otras palabras, de acuerdo con la finalidad especial y con el modo de operar de estos almacenes. Una clasificación usual de este tipo contiene las siguientes clases: 19

20 Almacenes Controlados Son aquellos que están limitados por vallas o paredes donde se guardan los stocks bajo un control de existencias detallado y cuidadoso. Almacenes en tránsito o de acumulación Son los que tienen como finalidad principal guardar stocks de artículos que no pueden utilizarse hasta que no se hayan unido a otros. Un ejemplo típico lo constituye un almacén, en una empresa de construcción de maquinaria bajo pedido, utilizado para guardar las piezas terminadas de fabricar para pedidos diferentes hasta que todas las piezas correspondientes a cada pedido hayan sido reunidas y puedan sacarse juntas para el montaje. Almacenes de clasificación Son aquellos que están equipados para facilitar la selección de lotes o conjunto de material, suministrados a granel, para complementar ordenes especiales. Constituyen ejemplos de este tipo los depósitos de almacenaje utilizados por los mayoristas de la alimentación. Un enfoque idéntico se emplea también ocasionalmente en fabricación de maquinaria, donde las piezas terminadas se almacenan próximas a una extensión de la cinta transportadora de montaje y se utilizan para realizar montajes continuos sobre esta cinta en forma de conjuntos particularizados. Almacenes francos o libres Son aquellos en los que no existen ningún tipo de control de existencias, y cualquiera que necesite un artículo puede proporcionárselo por si mismo. Se emplea normalmente para artículos e poco valor o de escaso interés que se usa de forma intermitente. No obstante, con la constatación de que el coste operativo de un almacén controlado es a menudo mucho mayor que las pérdidas posibles debidas al robo, el empleo de estos almacenes se está extendiendo a artículos de más valor. Como ejemplo pueden citarse los almacenes para tipo de imprenta en los talleres de imprimir, los almacenes de clavos y ganchos en las fundiciones, etc. Almacenes en préstamo Son los utilizados para artículos que hay que devolver después de usarlos. Las bibliotecas y también los almacenes de herramientas y equipo de taller, son ejemplos típicos. Almacenes de cintas transportadoras Están constituidos por cintas de este tipo que unen a dos o más puestos o centros de trabajo, las cuales cintas se han hecho más largas de lo necesario para fines de transporte, con vistas a mantener una reserva de stock. Aunque esta clasificación puede ser útil para identificar diferentes tipos de almacén, se dan de hecho almacenes que abarcan dos o más de estas clases. Otra clasificación, entre los tres tipos que se relacionan a continuación: Almacenes Cerrados Es una zona controlada, donde sólo penetran las personas autorizadas, es decir, los trabajadores del mismo, de forma que los productos sólo entran y salen mediante documentos. Hay máxima seguridad y estricto control de las mercancías. Toda la información está centralizada en un inventario permanente con alta por factura o entrada, y baja por vale de entrega. El stock existente debe revisarse al menos una vez al año, de alguna de estas maneras: a) Recuento anual fijo Muchas empresas hacen recuento del stock físico una vez al año, al cierre del período fiscal. Es preciso para ello, parar todo el funcionamiento de la empresa y organizar un equipo especial para la realización del recuento. 20

21 b) Recuento permanente A principios de cada año algunas empresas dividen su stock en 52 grupos iguales, teniendo cada uno de ellos que ser recontados semanalmente. De esta manera, los trabajos de recuento pueden hacerse continuamente y sin interrumpir el funcionamiento normal de la empresa. c) Recuento en el punto más bajo Algunas empresas hacen el recuento de forma irregular, por ejemplo, siempre que el nivel del stock de una artículo alcance su punto más bajo. Sistemas Abiertos Estos sistemas a diferencia de los cerrados, no presentan restricciones particulares de entrada, los productos se almacenan cerca del lugar de uso, por ejemplo, estanterías, paletas, contenedores, etc. Es un sistema usado frecuentemente por las grandes superficies. El personal del almacén recibe la mercancía y la entrega a los encargados de cada sección en el lugar que estos le indiquen. A parir de ésta momento la responsabilidad de su custodia pasa al personal de la sección; este sistema tiene poco énfasis en la seguridad y en la contabilidad de las mercancías. Pues no suele llevarse un inventario permanente. Para el recuento que en estos almacenes se lleva a cabo dos veces al año, se opera de la siguiente forma: Existencias finales = Existencia iniciales + Compras - Salidas Sistemas de Almacenaje al Azar Este sistema constituye una variante del de almacén cerrado, en el sentido de que no existe un sitio fijo para cada artículo, sino que cada uno se ubica en donde hay espacio libre. El almacén esta dividido en áreas que requieren el mismos tipo de almacenamiento (paletas, contenedores, etc.). Una desventaja de este sistema es que para los empleados es más difícil localizar los productos y el recuento puede ser más largo, pero como ventaja, se puede señalar que se utiliza el espacio más eficientemente y se posee además una gran flexibilidad. Con la ayuda de una adecuada aplicación informática, que indique donde se encuentre cada artículo, este sistema puede llegar a ser el mejor. 4.5 PROCESOS OPERATIVOS Los procesos operativos de un almacén los podemos dividir en dos grandes grupos: Flujos de Entrada Corresponde a todas las actividades típicas en relación con los procesos de recepción de mercancías, bien sean procedentes de fábrica, proveedores o transferencias de stocks desde otro almacén. Así mismo, se incluyen las devoluciones de venta o procesos de retorno de materiales en general. Estas operaciones, que por su naturaleza tienen un carácter periódico, a veces no se les presta el interés que requieren desde el punto de vista de control, supeditándose muchas veces la rapidez a la seguridad y exactitud del proceso, sin embargo, téngase en cuenta que cualquier error, omisión o retraso en los procesos de entradas, repercuten en los procesos de salida y en consecuencia en el nivel de servicio prestado por la empresa. Típicamente comprende las siguientes actividades: 1. Recepción de camiones, aceptación del envío y descarga de la mercancía, basado normalmente en un conocimiento previo de las mercancías a recibir. 2. Control de la recepción, vía albarán de entrega, lo que supone simplemente la aceptación de que los productos recibidos son los indicados en el referido albarán. 21

22 3. Emisión del documento de Entrada en Almacén, esto debe suponer un recuento físico real del producto, con indicación en el documento de la cantidad realmente recibida, así como del código y/o nomenclatura interna del producto para la empresa y el número de ubicación en el almacén. 4. Control de calidad del producto, indicándose las cantidades o partida rechazadas en el Documento de Entrada. 5. Reacondicionamiento físico del producto, lo que puede suponer, despaletización, paletización, etiquetaje, codificación, etc. 6. Ubicación física en las áreas de almacén correspondiente 7. Comunicación de la entrada a Procesos de Datos, para la actualización de los registros de stock correspondientes. Sólo a partir de este momento, se puede decir que el stock está físicamente disponible y que en consecuencia contribuye al servicio Flujos de Salida Los flujos de salida, corresponden fundamentalmente a operaciones de: % Ventas de productos % Consignaciones % Devoluciones % Destrucción de productos obsoletos % Entrega a fábrica para producción % Regalos % Consumo propio, etc. Todas ellas deben venir debidamente documentadas en los albaranes de salida y con las firmas correspondientes que autorizan la operación. En los Procesos de Salida, se distinguen tres fases: Picking de producto, Preparación del pedido,expedición El picking del producto, representa todo el proceso inherente a la localización física del artículo, selección de la cantidad requerida según el albarán de salida (o documento específico de picking) hasta su transado al área de Preparación de Pedidos. Los proceso de picking se dividen en dos grupos: Picking in situ, basado en el principio de que el hombre viaja hacia la mercancía, y Estaciones de picking, basado en el principio de que la mercancía viaja hacia el hombre La preparación del pedido, comprende toda la operativa relacionada con las siguientes operaciones: % Clasificación de artículos por pedido % Paletización % Empaquetado de productos % Control % Etiquetaje La expedición supone: % Asignación de vehículos y contratación en su caso % Preparación de Hojas de Ruta % Carga de vehículos % Confirmación de la salida a Procesos de Datos % Control de distribución 4.6 PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN Si se tiene en cuenta que el objetivo básico de una organización eficiente el almacén, se basa fundamentalmente en dos criterios: - Maximizar el espacio disponible en términos de metros cúbicos - Minimizar las operaciones de manipulación y transporte interno 22

23 Ya que ambas cosas significan un coste adicional al producto sin ningún valor añadido, se tiene necesariamente que hacer referencia a dos conceptos: Principios de popularidad Este principio se basa en la idea de que normalmente una pequeña gama de productos, representan la mayor parte del volumen de manipulación en un almacén, irrespective de su valor o importancia para la venta, mientras que el resto de los productos, apenas representa un 20% del total de manipulaciones. Obviamente este grupo de productos, sugiere un sistema de localización eficiente que a su vez minimice los espacios recorridos al efectuar la selección de los mismos en los procesos de selección de pedidos (Picking de producto). Para identificar éstos productos populares o de mayor actividad, normalmente se utiliza el conocido análisis ABC en el cual se calcula el volumen de actividad en forma ponderada, multiplicando la demanda anual en unidades por la frecuencia de picking (cantidad de veces que al año se solicita el producto). Ambos datos se obtienen de la información estadística que dispone la empresa. Conviene destacar que muchos almacenes utilizan para éste análisis el índice de rotación de los productos, lo cual puede ser un error, ya que un producto con mucho movimiento, puede tener un bajo índice de rotación o viceversa. Teniendo en cuenta que la rotación es un indicador del promedio de veces que un producto se renueva en el almacén, de tal manera que un artículo puede tener mucho movimiento con un índice de rotación bajo debido aun exceso de stock. Siguiendo este análisis, los productos o referencias, se podrían clasificar en tres grupos: & Artículos con un índice de actividad alto (A) & Artículos de actividad media (M) & Artículos de lenta o baja actividad (B) A su vez, el almacén se podría dividir idealmente en dos áreas: & Almacén general, que alberga todos los productos & Área de picking, que contienen una cantidad fija de productos para atender a las necesidades de servicio de un período corto, (por ejemplo una semana). En este orden de ideas la organización física del almacén, se ajusta al siguiente ideograma: FIGURA 4. Ubicación según popularidad 23

24 La idea que presenta este gráfico, es que los productos de mayor actividad deben estar situados lo más próximo posible a las zonas de expedición para conseguir una economía y rapidez en el transporte interno del almacén; también y siempre que sea factible, los artículos más populares se colocarán en la forma más asequible para su localización (nivel bajo de ubicación), ya que de esta forma, el picking se puede realizar de una forma directa sin necesidad de utilizar máquinas elevadoras para su localización en estanterías, lo cual representaría lentitud y costa adicional del proceso. En el gráfico también se supone que se ha creado una zona especial de picking en la cual hay una pequeña representación de los productos más vendidos en un período corto, de tal manera que los movimientos diarios se realizan dentro de un área de trabajo relativamente pequeña. Obviamente, este procedimiento implica una reposición periódica del almacén general al área de picking. Ver Figura 5. Sistemas de Posicionamiento y Localización Figura 5. Layout del Almacén Los productos se pueden posicionar o ubicar en el almacén de dos formas diferentes: Ν Sistema de Posición Fija Ν Sistema de Posición Aleatoria En los sistemas de posición fija, cada producto ocupa una posición permanente dentro del área asignado en el almacén, por lo cual existe una relación biunívoca entre hueco disponible y producto almacenado, de tal manera que cuando no hay stock, el espacio queda vacío pero reservado para el producto asignado; mientras que en los sistemas de posición aleatoria, los productos se ubican en cualquier hueco que esté vacío dentro del área asignado al almacén, pudiendo cambiar la posición del mismo, en función del espacio disponible y criterios de productividad, se les llama sistemas caóticos. Ventajas e Inconvenientes a. Posición Fija " En sistemas manuales, facilita la localización e identificación del producto. " Permite asignar al artículo un número de ubicación en el almacén, que le facilita al operario la identificación, localización y control del producto recogido. " Requiere más espacio disponible en el almacén, pudiendo ser muy ineficiente cuando hay un alto nivel de stock-out. " Dificultad de mantenimiento del sistema y falta de flexibilidad. 24

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