PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PROVEEDORES PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 Página: 1 de 8 1. OBJETIVO Definir los lineamientos para realizar la inscripción, evaluación y desarrollo de proveedores con el fin de asegurar una eficiente gestión de compras y una adecuada alineación de los proveedores con las estrategias de la Fundación FES. 2. ALCANCE Incluye desde la inscripción, la evaluación, el desarrollo y el seguimiento al desempeño de los proveedores. 3. DEFINICIONES Criterios de evaluación: Son los requisitos que debe cumplir el proveedor para obtener la calificación que le permita ser proveedor de la Fundación FES. Los criterios de evaluación s definen para para cada tipo de proveedor. Evaluación inicial: Es aquella evaluación que se realiza al proveedor, solo una vez, cuando haya cumplido con la entrega del bien y/o servicio. Evaluación de proveedores: Consiste en valorar el desempeño de los proveedores con el fin de garantizar los criterios establecidos por la Fundación para la compra de sus bienes y/o servicios. Inscripción del proveedor: Trámite que consiste en registrar al proveedor en una base de datos de proveedores. PMO: Oficina de proyectos. Proveedor: Aquel que suministra un bien o servicio a la Fundación FES. Proveedor de proyecto: Corresponden a los colaboradores que prestan sus servicios a la Fundación FES por medio de un contrato de prestación de servicios para la ejecución de un proyecto.. Proveedor confiable: Son aquellos que cuentan con un puntaje de 4 a 5 puntos en la evaluación de proveedores. Proveedor aceptable con compromiso: son aquellos que tienen un puntaje de 3.6 a 3.9 puntos en la evaluación de proveedores y se establecen compromisos entre las partes para dar cumplimiento al compromiso del servicio. Proveedor no confiable: son aquellos que tienen un puntaje inferior a 3.5 puntos en la evaluación de proveedores. La aprobación del servicio, si se llega a dar, debe ser autorizado por el Director Administrativo y Financiero.

2 Página: 2 de 8 Proveedor activo: Son aquellos que se encuentran vigentes en la Fundación. Proveedor inactivo: Son aquellos que han dejado de prestar el servicio durante más de un año. Tipo de Proveedores: Se definen para la Fundación FES los siguientes tipos de proveedores: Tipo A- Proveedor de proyectos: Corresponden a profesionales, asesores y personal de apoyo en los proyectos desarrollado por la Fundación. Tipo B- Servicio de consultoría: Son empresa que proveen servicios de asesoría en tema estratégico y organizacional. Tipo C- Equipos y Accesorios: Corresponde a empresas que proveen equipos de cómputo, impresoras, accesorios, software, hardware, cámaras de seguridad, aires a condicionados y demás equipos que se requieran. Tipo D- Elementos de Oficina: Son empresas que proveen elementos de papelería, de cafetería, muebles y enseres, elementos de dotación de personal. Tipo E- Servicios de Mantenimiento y Otros: Empresas que prestan los servicios de mantenimiento de equipos o accesorios y elementos de oficina, presta los servicios de impresión y logística. Resultado de calificación: Consiste en el rango de puntuación obtenido para cada proveedor en su evaluación. 4. RESPONSABLE El Coordinador y colaboradores de la PMO es la responsable de gestionar la inscripción, la evaluación de los proveedores y el desarrollo de éstos. El Director Administrativo y Financiero es responsable de validar y aprobar la inscripción de proveedores Tipo B, C, D y E y registrarlo en el listado de proveedores F-GA-4. De realizar la evaluación de desempeño los proveedores asignados o que le corresponde evaluar. El Coordinador de la PMO es el responsable de validar y aprobar la inscripción de proveedores Tipo A y registrarlos en el listado de proveedores de proyectos F-GA-5, y de realizar la evaluación de desempeño de los proveedores asignados.

3 Página: 3 de 8 5. CONDICIONES En el formato de Inscripción de Proveedores F-GA-3, se define la documentación que debe anexar el proveedor para iniciar la validación de la información y su registro en el listado de proveedores. La PMO y el Director Administrativo y Financiero son los responsables del manejo del formato Listado y Evaluación de Proveedores F-GA-4 y del Listado y Evaluación de Proveedores de Proyectos F-GA-5. Los criterios de evaluación de proveedores se encuentran definidas en el Listado y Evaluación de Proveedores F-GA-4 y en el Listado y Evaluación de Proveedores de Proyectos F-GA-5. En cada listado se registra la evaluación. 6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1 Realizar la inscripción del proveedor Suministrar el formato de inscripción de proveedores El Coordinador o colaboradores de la PMO suministran el formato Inscripción de Proveedores F-GA-3 a los proveedores que estén interesados en ofrecer o prestar sus servicios a la Fundación FES. En el formato se indica la documentación requerida para la inscripción y su respectivo registro en el listado de proveedores F-GA-4 o si son proveedores de proyectos se registran en el formato F-GA-5. El Coordinador o colaboradores de la PMO reciben el formato de Inscripción de Proveedores F-GA-3 y verifica que se encuentre totalmente diligenciado y con la documentación requerida; de lo contrario le comunica al proveedor la devolución de la inscripción y lo invita a completarla Validar información de la inscripción Si la inscripción es del tipo A- proveedor de proyectos, se envía la inscripción como proveedor con la documentación completa al Coordinador de PMO, si corresponde a los otros tipos de proveedores (B, C, D y E), se envía al Director Administrativo y Financiero. Ambos realizan la revisión del formato de Inscripción de Proveedor F-GA-3 y sus respectivos soportes, con el fin de validar la información contenida en ellos. Para el caso de proveedores de proyectos, el Coordinador de la PMO verifica los aspectos tributarios conforme a la actividad económica del proveedor, enviando al área de contabilidad copia del RUT para su validación.

4 Página: 4 de Realizar inscripción y registro en el listado de proveedores Una vez el Director Administrativo y Financiero o el Coordinador de PMO verifican la información, cada uno define la aprobación de la inscripción del proveedor que le corresponda, incluyéndolo en el listado de proveedores correspondiente. Si es un proveedor de proyectos, el Coordinador de PMO lo registra en el formato Listado y evaluación de proveedores de proyectos F-GA-5; si corresponde a los otros tipos de proveedores, el Director Administrativo y Financiero clasifica el tipo de proveedor y lo registra en el formato Listado y evaluación de Proveedores F-GA-4. De esta manera, se puede realizar el seguimiento de evaluaciones y actualización de la información cada vez que se considere Conservar la documentación del proveedor La documentación de inscripción de proveedores de proyectos está custodiada por el Coordinador de PMO y la documentación de los otros tipos de proveedores, se conserva en la carpeta de proveedores que se encuentra custodiada por el Director Administrativo y Financiero. 6.2 Realizar inducción/reinducción a los proveedores Con el fin de alinear y comprometer a los proveedores en el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la Fundación FES identifica los proveedores críticos para la prestación de sus servicios; a dichos proveedores se les realiza un proceso de inducción y reinducción sobre los temas planteados en al procedimiento de Inducción, Re inducción y Capacitación P-GH-2, además de otros temas mencionados a continuación. Sensibilización respecto a la importancia de su papel en la productividad, competitividad y sostenibilidad en toda la cadena de valor de la Fundación. Política del pago oportuno a los proveedores. Capacitación en temas de interés a aquellos proveedores que se consideran críticos y que han acompaño a la Fundación FES en diferentes proyectos. Realizar retroalimentación de las evaluaciones realizadas para generar acciones de mejoramiento continua. Facilitar canales de comunicaciones y alianzas estratégicas de la Fundación para promover a los proveedores así como sus productos y servicios. Invitación a los proveedores de proyectos activos a participar en actividades del programa de bienestar generadas por la Fundación.

5 Página: 5 de 8 Invitación a los proveedores de proyectos a formar parte como aliados estratégicos. Orientación tributaria para el cumplimiento de la normatividad vigente. Sensibilización sobre el Sistema de Gestión Integral, sus políticas y procedimientos Realizar la evaluación del proveedor La evaluación de proveedores se realiza en el formato Listado y evaluación de Proveedores F-GA-4 y para los proveedores de proyectos se realiza en el formato Listado y evaluación de proveedores de proyectos F-GA-5. Se realizan dos evaluaciones: La evaluación inicial, es de carácter obligatorio, en la cual se evalúa al proveedor después de la primera adquisición del bien o prestación del servicio. Solo se realiza cuando se ha comprado por primera vez al proveedor. Y la evaluación anual, donde se evalúa a todos los proveedores que se encuentren activos durante el periodo a evaluar. Todas las evaluaciones las realizan los solicitantes de los bienes y/o servicios. El Director Administrativo y el Financiero y el Coordinador de PMO programan las fechas para realizar la evaluación anual de los proveedores e informan a los evaluadores el periodo que les corresponde registrar en el formato Realizar evaluación inicial y anual de los proveedores Tipo B, C, D y E. El responsable de cada área o quien haya recibido o supervisado el bien y/o servicio, realiza la evaluación inicial de la siguiente manera: Se evalúan los criterios definidos en el campo de criterios de evaluación inicial en el formato Listado y evaluación de Proveedores F-GA-4, se toma la calificación y observaciones dadas en la recepción del bien o servicio y se registra la fecha de la evaluación, quien la realizó, el ponderado y el resultado de calificación. La evaluación se realiza en el formato Listado y evaluación de Proveedores F-GA-4, campo de Criterios de evaluación anual. Solo se evalúa a los proveedores que se encuentran activos durante el año y que son considerados críticos para la prestación del servicio de la Fundación, si es un proveedor inactivo no se les evalúa y continúa con el mismo valor de la evaluación anterior.

6 Página: 6 de 8 Según los resultados obtenidos en la evaluación anual, se define continuar o no con la relación comercial con el proveedor y si el resultado no es el ideal, se define una acción correctiva, según el procedimiento Formulación de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora P-GMC Realizar evaluación inicial y anual de los proveedores Tipo A Para los proveedores tipo A, que corresponde a los proveedores de proyectos, se les realiza la evaluación inicial una vez finalice con el objeto del primer contrato. Si el contrato es superior a un año, se le realiza la evaluación inicial al 60% de ejecución del contrato y posteriormente se realiza la evaluación anual. El responsable del proyecto, califica de acuerdo con el cumplimiento de las obligaciones contractuales. La evaluación se realiza en el campo Criterios de evaluación inicial del formato Listado y evaluación de proveedores de proyectos F-GA- 5. Para realizar la evaluación anual de proveedores, el Coordinador de PMO realiza la programación de la evaluación anual de proveedores de proyectos, e informa a los responsables del proyecto el inicio de la evaluación en el formato Listado y evaluación de proveedores de proyectos F-GA-5, en el campo de Criterios de evaluación anual. Según los resultados obtenidos, se decide continuar o no con el proveedor, si es necesario se establece una acción correctiva en el Formato F-GMC-16, según el procedimiento Formulación de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora P-GMC-6. Nota: Si después de la evaluación inicial, el proveedor no ha continuado con otros proyectos durante el año, no se le realiza evaluación anual, por lo tanto, se le tiene en cuenta el puntaje de la evaluación inicial realizada para un próximo proceso de selección de proveedores Generar informe de evaluación de proveedores e informar resultados Una vez se finalice con la evaluación anual de proveedores, el Director Administrativo y Financiero realiza el informe de los resultados de evaluación de los proveedores Tipo B, C, D y E y el Coordinado de PMO realiza el informe para los proveedores de tipo A- proveedores de proyectos. El informe contiene los datos estadísticos de la evaluación, su análisis, las lecciones aprendidas y las acciones de mejora, el informe es revisado por el Director Ejecutivo. El puntaje de la calificación es informado a los proveedores vía correo electrónico. Si los resultados no son los deseables se realiza reunión conjunta para la formulación de la acción correctiva, preventiva y de mejora, recibiendo el compromiso del proveedor en su implementación.

7 Página: 7 de Actualizar el listado de proveedores Después de realizarse la evaluación anual de proveedores, el Director Administrativo y Financiero y el Coordinador de PMO, realizan la actualización del formato Listado y Evaluación de Proveedores F-GA-4 y el formato Listado y Evaluación de Proveedores de Proyectos F-GA-5. En la actualización, se define si el proveedor se encuentra activo o inactivo, de esta manera se crea copia del listado de proveedores actualizada para generar otra hoja de cálculo en el mismo archivo (libro) e iniciar con las evaluaciones del siguiente año Realizar Desarrollo de proveedores Teniendo como base los planes de mejoramiento producto de las evaluaciones de los proveedores, la Fundación determina en cuales casos y sobre qué temas específicos se podría realizar un acompañamiento para su implementación fortaleciendo las sesiones de inducción, reinducción requeridas. 6.7 Formular Acciones Correctivas, Preventivas, Mejora y Lecciones Aprendidas El Director Administrativo y Financiero y el Coordinador de la PMO, verifican el cumplimiento del presente procedimiento, en el caso de identificarse brechas en el cumplimiento u oportunidades de mejora, se formulan las acciones correctivas, preventivas o de mejora a través del procedimiento P-GMC-6 y/o lecciones aprendidas a través del procedimiento P-GCO-1 Gestión de Conocimiento. FIN. 7.ANEXOS No Aplica. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio Motivo del cambio Fecha del cambio Versión del Documento 1 Creación 15 de Julio de 2014 Aprobado por Director Administración y Financiero.

8 Página: 8 de 8 CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Olga Mildred Charry. Cargo: Coordinadora de Planeación y Calidad. Nombre: Olga Mildred Charry. Cargo: Coordinadora de Planeación y Calidad. Firma: Firma: Firma: Nombre: Máximo Adrián Luna Valencia. Cargo: Director Administrativo y Financiero.