Política de Relación con Funcionarios Públicos. Universidad Andrés Bello

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1 Fecha Emisión Política de Relación con Funcionarios Públicos. Universidad Andrés Bello

2 ÍNDICE 1. OBJETIVO ALCANCE GLOSARIO DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA Lineamientos Generales DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Fiscalizaciones Envío de Información a Entidades Gubernamentales Relación con Organismos Estatales Académicos Funcionarios Públicos Otras relaciones con entidades Gubernamentales ACTUALIZACIÓN PROTOCOLIZACIÓN

3 1. OBJETIVO Definir los lineamientos que debe considerar la Junta Directiva, Rector, los Vicerrectores, Directores, Decanos, colaboradores, agentes y representantes de Universidad Andrés Bello al momento de relacionarse con funcionarios públicos, entidades públicas, reguladores, fiscalizadores, etc., con el fin de evitar cometer acciones que podrían ser consideradas ilícitas y comprometer la responsabilidad penal de la Universidad Andrés Bello. 2. ALCANCE El alcance de esta Política es de carácter corporativo, es decir, incluye al Rector, miembros de la Junta Directiva, Vicerrectores, Directores, Decanos, representantes, colaboradores y terceros, en representación de la Universidad Andrés Bello, en adelante UNAB o la Institución. 3. GLOSARIO Término Funcionario Público Entidad Pública o Gubernamental Terceros Colaborador Fiscalizador Ilícito Autoridad Regulador Definición Para el Derecho Administrativo, es aquel trabajador por cuenta ajena cuyo empleador es el Estado, incluyendo la administración pública y los entes regulados por derecho público. Es aquella en que tanto la propiedad del capital como su gestión y toma de decisiones está bajo control estatal. Cualquier persona natural o jurídica, que facilita algún tipo de servicios profesionales o de apoyo a la Institución. Es toda persona natural que participa, consume o aporta en los servicios que presta la Institución. Funcionario encargado de verificar el cumplimiento normativo. Acto o Actividad no permitido legal o moralmente. Persona que ejerce la potestad, falcultad de mandar y hacerse obedecer. Organismo responsable de hacer cumplir lo establecido en la ley. 3

4 4. DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA 4.1. Lineamientos Generales Es política de UNAB no dar, prometer, entregar, autorizar ofrecer, exigir o aceptar, ningún tipo de gratificación, ya sea en dinero, especie u hospitalidades, a las autoridades competentes con el objetivo de obtener algún tipo de ventaja. Los regalos, comidas y otro tipo de atenciones para funcionarios públicos no deben ser ostentosos y deben respaldar los intereses reales de la Institución y deben ser razonables y adecuados para las circunstancias, siempre que tome en cuenta las normas propias de los funcionarios públicos y no incumpla o trasgreda una ley nacional o internacional. Las respuestas a requerimientos por parte de autoridades, funcionarios públicos, reguladores o entidades Gubernamentales, serán realizadas desde la Unidad correspondiente (OAI, OFE, VRE, VRID), de acuerdo a lo definido en esta Política. Cada Unidad deberá informar mensualmente dichas comunicaciones al Encargado de Prevención de Delitos. En virtud de la relación con las Entidades Públicas, ya sea en su calidad de fiscalizador, proveedor, cliente o cualquier otro tipo de relación con la UNAB, la Institución colabora con las solicitudes legítimas que realicen las autoridades con un marco de transparencia, integridad, eficiencia y cortesía en cumplimiento con la legislación nacional e internacional. De acuerdo a las leyes nacionales y a las convenciones internacionales, se debe prevenir el soborno nacional e internacional o cualquier otra actividad que no se encuentre alineado a los valores y principios declarados por la UNAB, o en estricto incumplimiento a las leyes nacionales e internacionales, es decir, en ningún caso se ofrecerá, prometerá, dará o consentirá en dar objetos de valor, beneficios o dinero a un funcionario público en Chile o en el extranjero. El ofrecimiento o pago directo o indirecto de sobornos constituye una práctica inaceptable y repudiable por la UNAB, es decir, los pagos de facilitación o los pagos para acelerar o asegurar el desempeño de un acto del gobierno de rutina se encuentran prohibidos. El uso de fondos, activos o personal de la UNAB para cualquier propósito ilegal, indebido o antiético está estrictamente prohibido. Los profesionales y los terceros deben, en todo momento, llevar adelante los objetivos de la Institución, de acuerdo con esta Política, con los Procedimientos y con todas las leyes y regulaciones pertinentes. 4

5 La UNAB en su Código de Conducta y Ética indica como debe ser el trato hacia los funcionarios públicos. El Código establece: No ofrecemos ni aceptamos sobornos ni otros pagos indebidos. Cumplimos con todas las leyes que prohíben los sobornos de funcionarios del gobierno y de personas del sector privado. No debemos ofrecer, dar ni autorizar ningún tipo de soborno a funcionarios del gobierno (entre ellos, empleados del gobierno en cualquier nivel y empleados de organismos pertenecientes al gobierno o dependientes del gobierno) con el fin de obtener una ventaja desleal. No debemos participar en actos de corrupción ofreciendo sobornos a otra compañía o persona para obtener una ventaja desleal. No debemos solicitar ni aceptar sobornos. Debemos informar de inmediato a nuestro Responsable de cumplimiento si alguien nos pide un soborno. La UNAB, en cumplimiento de sus deberes de dirección y supervisión establecidos en la Ley N de responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos de lavado de activo, financiamiento del terrorismo y delitos de cohecho a funcionario público nacional o extranjero, ha implementado un Modelo de Prevención de Delitos (MPD). En consideración a lo anterior, la Institución prohíbe expresamente cualquier conducta que pueda dar lugar a la imputación penal de los delitos establecidos en la Ley N Ante un requerimiento de un funcionario público, que involucre una solicitud de dinero o contraprestación, el Vicerrector o Director involucrado, deberá informar de inmediato al Encargado de Prevención de Delitos. Es responsabilidad del Encargado de Prevención de Delitos y del Secretario General, verificar las atribuciones para relacionarse directamente con funcionarios de un Gobierno determinado. Ante un requerimiento de un funcionario público, que involucre una solicitud de dinero o contraprestación, el Vicerrector o Director involucrado, deberá informar de inmediato al Encargado de Prevención de Delitos. 5

6 5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Cada vez que algún miembro de la UNAB tenga contacto con un funcionario público debe considerar los lineamientos establecidos en esta Política. A continuación se definen las instancias en las cuales la UNAB tiene relación con dichos funcionarios, así como las Vicerrectorías y/o Direcciones responsables de mantener contacto con ellos. 5.1 Fiscalizaciones En cada obra, Casa Matriz o Sede de la Universidad, deberá existir un libro de visitas, donde se deberá registrar el nombre del funcionario público, RUT, institución a la que pertenece y motivo de la visita. El Libro de Visitas deberá ser custodiado por personal de la Dirección de Administración. Bajo ninguna circunstancia se le deberán ofrecer regalos u hospitalidades a los funcionarios públicos mientras se realiza la fiscalización, con excepción de atenciones de cortesía (Ej. café, agua, servicio higiénico). Ante un requerimiento de un funcionario público, que involucre una solicitud de dinero o contraprestación, el responsable de atenderlo en Casa Matriz o Sede de la Universidad, deberá informar de inmediato al Encargado de Prevención de Delitos. Ante una fiscalización, en Casa Matriz o Sede de la Universidad, de la Inspección del Trabajo, u otra entidad que se presente para realizar algún tipo de fiscalización, el responsable de mantener el contacto es el Subdirector de Relaciones Laborales y Honorarios. Cada vez que se presenta un inspector del trabajo este deja un acta de su visita la cual deberá ser archivada y firmada por la autoridad responsable. Deberá enviar copia al Encargado de Prevención de Delitos. Si la fiscalización es en obra, el tercero que mantenga el contacto con el ente fiscalizador deberá mantener una relación contractual con la UNAB. Posteriormente, se emitirá un acta por el fiscalizador, enviándose una copia al Vicerrector de Operaciones con el fin de ser archivada y mantener un registro, así como al Encargado de Prevención de Delitos. Ante la fiscalización de un funcionario público no mencionado anteriormente, la recepción estará a cargo de personal autorizado investido de responsabilidad suficiente para tomar contacto con el funcionario público. Posteriormente, se emitirá un acta de la fiscalización, la cual debe ser enviada al Encargado de Prevención de Delitos. 6

7 5.2 Envío de Información a Entidades Gubernamentales Cada vez que una entidad gubernamental solicite algún tipo de información de índole institucional, ésta deberá ser enviada y debidamente autorizada por la Dirección General de Análisis Institucional (OAI) e informado el envío al Encargado de Prevención de Delitos. En el caso de información que genere la VRID en el marco de proyectos de financiamiento externo, el Vicerrector de Investigación deberá enviar un resumen de dichas comunicaciones, mensualmente, al Encargado de Prevención de Delitos. Toda comunicación debe ser realizada a través de los medios dispuestos por las entidades reguladoras o mediante carta firmada por la Autoridad respectiva, enviándose copia de ésta al Encargado de Prevención de Delitos. 5.3 Relación con Organismos Estatales La UNAB permanentemente mantiene relación con organismos del Estado. Para esto se han identificado qué autoridades de la Institución son las encargadas de mantener el contacto con el funcionario público correspondiente : Comisión Ingresa: Director de Oficina de Financiamiento Estudiantil. Comisión Nacional de Acreditación (CNA): Vicerrector de Aseguramiento de la Calidad: Comisión Nacional de Investigación Científica y Tecnológica (CONICYT) y Corporación de Fomento de la Producción (CORFO): Vicerrector de Investigación y Doctorado y Director General de Investigación. Programa de Mejoramiento de la Calidad y la Equidad de la Educación Superior (MECESUP): Vicerrector Académico. Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (SENCE): Director General de Recursos Humanos. En caso que alguna autoridad de la UNAB deba reunirse con algún funcionario público (mejoramiento de la educación, proyectos de investigación, créditos u otras instancias similares) deberá existir un registro de las visitas y/o comunicaciones con funcionarios públicos, firmado por las jefaturas respectivas. Dicho registro de visitas deberá ser custodiado por la Dirección de Administración y enviado periódicamente al Encargado de Prevención de Delitos. 7

8 5.4 Académicos Funcionarios Públicos La UNAB autoriza que dentro de sus docentes existan funcionarios públicos. Estos deberán previamente firmar un contrato de honorarios y/o un contrato de trabajo el cual indique las horas dentro de las cuales desempeñará su cargo de docente. Estos contratos contienen una cláusula que permite dar cumplimiento al artículo N 8 de la Ley que autoriza que funcionarios públicos desempeñen cargos docentes y las horas permitidas para cada caso. De esta forma, quienes se encuentren dentro de la categoría mencionada deberán firmar en su contrato que cumplirán con las horas autorizadas por ley. Si un docente de la Institución es llamado a desempeñarse como funcionario público, deberá previamente firmar un documento que le otorgue un permiso sin goce de sueldo, debiendo dejar su trabajo de docente al menos por el tiempo que demore su asignación. En el caso que un docente funcionario público considere que dentro de sus labores está realizando conductas que en algún momento puedan dar lugar a la imputación penal de los delitos establecidos en la Ley N este deberá dar aviso al Encargado de Prevención de Delitos e inhabilitarse para seguir realizando su trabajo. 5.5 Otras relaciones con entidades Gubernamentales Si algún colaborador de la UNAB es invitado, a título personal, para participar en alguna conferencia, charla, seminario u otra instancia similar podrá participar debiendo cumplir con las obligaciones contenidas en el Código de Conducta y Ética y demás Políticas relacionadas con la Ley N y los delitos asociados a esta. Además, deberá informar al Encargado de Prevención de Delitos a través de un correo electrónico. Sólo podrán participar en comités consultivos y/o comisiones de acreditación aquellos miembros de la UNAB que se encuentren previamente autorizados por la Comisión Nacional de Acreditación (CNA), debiendo excluirse de esta instancia si considera que su participación pudiera ocasionar un conflicto de interés. 8

9 6. ACTUALIZACIÓN La Política de Relación con Funcionarios Públicos deberá ser controlada permanentemente y revisada cada un año, a partir de su entrada en vigencia, por el Área de Contraloría, proponiendo los cambios tanto de forma como de fondo correspondientes. 7. PROTOCOLIZACIÓN 9

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