UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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1 UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: INSTITUTO DE LENGUAS Pág. 1 de: 8 A02 ACTAS A02.65 Actas de Confidencialidad 2 3 X X A02.70 Actas Académicas 2 3 X X A02.71 Actas Administrativas 2 3 X X A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación C01 CAJA MENOR 2 3 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Copia orden de pago manual Facturas o recibos Listados de arqueo C04 CIRCULARES

2 UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: INSTITUTO DE LENGUAS Pág. 2 de: 8 C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo C09 CONTRATACIÓN C09.01 Contratos de Arrendamiento 2 18 X X Minuta del contrato (si aplica) Factura Correspondencia C09.05 Contratos de Obra 2 18 X X Minuta del contrato Pólizas Recibo de impuesto de timbre Paz y salvo departamental Recibo de publicación en la Gaceta Certificado de la Cámara de Comercio Acta de Inicio Informes de Interventoría Adicionales (Otro sí)

3 UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: INSTITUTO DE LENGUAS Pág. 3 de: 8 Acta de entrega de obra Acta de liquidación del contrato C09.08 Orden de Compra 3 7 X X Cotizaciones Pólizas (si aplica) Factura C09.10 Orden de Pago 3 7 X X Factura C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 7 X X Factura o cuenta de cobro Fotocopia de afiliación a salud y pensión Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas)

4 UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: INSTITUTO DE LENGUAS Pág. 4 de: 8 C09.12 Orden de Trabajo 3 7 X X Cotizaciones Pólizas Acta de inicio Factura o cuenta de cobro Acta de suspensión Acta de reiniciación Acta de liquidación Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de Paz y Salvo del pago de aportes parafiscales (Personas Jurídicas) C10 CONVENIOS C10.01 Convenios de Cooperación 2 18 X X Solicitud del servicio Carta de aceptación Minuta del convenio Concepto jurídico Memoria técnica hecha por la Unidad Académica (Si

5 UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: INSTITUTO DE LENGUAS Pág. 5 de: 8 aplica) Memoria de acuerdo previo (Si aplica) Concepto del Director de Contratación (Si aplica) Concepto del Vicerrector de Investigaciones (Si aplica) Dictamen del Consejo Académico (Si aplica) Informes Facturas D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X X Se conserva como parte de la memoria institucional de la UIS D05 DESCUENTOS D05.01 Descuentos Matrícula para ASEDUIS 2 0 X Se elimina porque pierde vigencia Autorización Descuento de ASEDUIS D05.02 Descuentos Matrícula para FAVUIS 2 0 X Se elimina porque pierde vigencia Autorización Descuento de FAVUIS D05.03 Descuentos Matrícula UIS 2 0 X Se elimina porque pierde vigencia Autorización Descuento de Recursos Humanos

6 UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: INSTITUTO DE LENGUAS Pág. 6 de: 8 D05.04 Descuentos Matrícula para Cooperativas 2 0 X Se elimina porque pierde vigencia Autorización Descuento de Cooperativas D06 DEVOLUCIONES D06.01 Devoluciones Matrícula 2 0 X Se elimina porque pierde vigencia Formato solicitud de modificación de matrícula Formato de transferencia bancaria Cuenta de cobro Fotocopia cédula de ciudadanía H07 HOMOLOGACIÓN H07.01 Homologación Asignaturas Instituto de Lenguas 2 0 X Se elimina porque pierde vigencia Carta Solicitud de Homologación Formato Solicitud de homologación G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Acuerdo de Pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud cobro jurídico (Si aplica)

7 UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: INSTITUTO DE LENGUAS Pág. 7 de: 8 I01 INFORMES I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión I01.27 Informes al Consejo de Facultad 4 0 X Se elimina porque hace parte del Acta del Consejo de Facultad I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato M06 MATRÍCULAS INSTITUTO DE LENGUAS M06.01 Modificaciones 2 0 X Se elimina porque queda registrado en el sistema M06.02 Cancelaciones 2 0 X M06.03 Inclusiones 2 0 X M06.04 Aplazamientos 2 0 X

8 UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: INSTITUTO DE LENGUAS Pág. 8 de: 8 M06.05 Cupo Estudiantes UIS 2 0 X P03 PLANES P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorias Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión R01 REGISTROS R01.32 Registro de Notas Curriculares 2 3 X X R01.33 Registro de Notas de Extensión 2 3 X X