Gestión de Compras y Contrataciones de Estudios de Evaluación de Programas Públicos Alejandro Medina Giopp

Transcripción

1 Gestión de Compras y Contrataciones de Estudios de Evaluación de Programas Públicos Alejandro Medina Giopp Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 1

2 Contenido a) Introducción b) Objetivo de la presentación c) Notas iníciales TEMAS 1. El ciclo de gestión de las compras y contrataciones 2. Planeación de contrataciones y estudios de evaluación 3. Registro de proveedores y publicidad, mecanismos para promover la recepción de solicitudes 4. Elaboración de bases Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 2

3 Contenido 5. Apertura y análisis de ofertas 6. Métodos de evaluación y calificación de las solicitudes y ofertas 7. Procesos de selección de consultores para estudios de evaluación 8. Adjudicación y contratos 9. Garantías 10. Evaluación de resultados Sitios de interés Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 3

4 a) Introducción (1/3) La implementación de sistemas de evaluación en América Latina y El Caribe (nacionales o locales, sectoriales o ministeriales) ha generado de manera paralela un creciente mercado para la contratación de estudios de evaluación en programas sociales. Los gobiernos salen de compras para contratar servicios de consultoría con el objetivo de lograr las evaluaciones requeridas. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 4

5 Tendencia: Sistemas Monitoreo y Evaluación y Contratación de Evaluaciones Cantidad Sistemas Nacionales o Sectoriales de Monitoreo y Evaluación Contratación externa de Evaluaciones Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 5

6 a) Introducción (2/3) La evidencia demuestra que este proceso de contratación ha sido, en muchos casos, ineficiente. Un adecuado proceso de compra en el mercado de los estudios de evaluación por parte del gobierno puede determinar, en buena medida, los niveles de eficiencia en su adquisición así como la oportunidad de los estudios de evaluación y su contribución a la mejora de la gestión de los programas, la rendición de cuentas o su mejor asignación de recursos. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 6

7 a) Introducción (3/3) La contratación de un estudio de evaluación de un programa público, requiere no solo de adecuados términos de referencia, que es habitualmente la principal debilidad que se detecta, sino de atravesar todo el ciclo de gestión involucrado en el proceso de compras. Es relevante, además de los TDR, conocer en función de los montos o complejidad cuál es la modalidad más adecuada de contratación, como y donde elaborar anuncios de adquisiciones, como seleccionar al mejor contratista para el estudio requerido, como elaborar las bases, entre otros aspectos. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 7

8 b) Objetivo de la presentación Presentar la base conceptual y práctica mínima que permita a funcionarios, investigadores y consultores no expertos en compras y contrataciones públicas vinculados a la contratación de la evaluación de programas públicos comprender el ciclo de gestión de las compras y contrataciones en general y en particular para la contratación de servicios de consultorías. Una análisis detallado sobre el proceso de contratación de estudios de evaluación puede ser consultado en: Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 8

9 c) Notas iniciales El material presenta el ciclo completo de las compras y contrataciones. Dado que los estudios de evaluación de programas caen, prácticamente en su totalidad, en la categoría de servicios de consultoría, ésta categoría será más desarrollada. La presentación considera en algunos casos la normativa aplicable de organismos multilaterales de financiamiento Banco Mundial (BM) y Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Existe una armonización casi total en la normativa de compras y contrataciones del sector público. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 9

10 TEMA 1. El ciclo de gestión de las compras y contrataciones

11 El ciclo de gestión de la contratación La contratación de bienes y/o servicios por parte del gobierno es un proceso gerencial de carácter transversal, como lo es también el proceso presupuestario o de gestión de recursos humanos o el de gestión de la información. Identificar el proceso o ciclo de contratación, sus etapas y principales productos y subproductos facilita las acciones para su seguimiento y mejora. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 11

12 Fases del ciclo de gestión de la contratación El proceso de contratación distingue cinco fases: i) actividades previas; ii) iii) selección; contratación; iv) gestión contractual; y, v) evaluación de resultados. La fase que requiere mayor intensidad en actividades de supervisión y administración, es la gestión contractual. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 12

13 El ciclo de gestión de contratación Proceso de Gesti ón de Contrat aci ones Intensidad Actividades Previas Selección Contratación Gestión Contractual Evaluación de Resultados Seguimiento, Monitoreo y Evaluación Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 13

14 Ciclo de gestión de la contratación: Actividades Previas Actividades Previas Selección Contratación Gestión Contractual Evaluación de Resultados Esta fase comprende: Planeación de operaciones, Elaboración del Plan de Adquisiciones, Presupuesto del plan de adquisiciones, Elaboración de los términos de referencia (TDR), y Solicitudes o pedidos de propuesta. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 14

15 El ciclo de gestión de la contratación: Actividades Previas Para la contratación de evaluaciones de programas públicos las actividades previas son muy relevantes. Los estudios de evaluación a contratar deben ser integrados en el plan de adquisiciones de la institución, así como ser debidamente presupuestados. Es usual requerir estudios de mercado para fijar los precios, especialmente en evaluaciones complejas. Debe existir precisión en la elaboración de los TDR*. *Una guía detallada para elaborar TDR en el campo de evaluación: es.pdf Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 15

16 Ciclo de gestión de contratación: selección Actividades Previas Selección Contratación Gestión Contractual Evaluación de Resultados Esta fase comprende tanto la invitación a participar (preselección), como la presentación de propuestas (selección) Publicación del anuncio o entrega de invitaciones; Calificación o preselección, incluye: - Solicitudes aclaratorias a documentos de selección y respuestas respectivas, - Análisis de ofertas, - Apertura de sobres y Adjudicación. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 16

17 Ciclo de gestión de contratación Actividades Previas Selección Contratación Gestión Contractual Evaluación de Resultados Esta fase comprende: Recepción de documentación adicional requerida para la contratación. Elaboración y firma del contrato. Presentación de garantías contractuales (cuando la situación lo amerite). Es relevante precisar en contratos para estudios de evaluación: tiempo, calidad esperada (definida con atributos específicos), metodología a aplicar p.ej. encuestas, evaluación de impacto, etc.- claridad en productos entregables, mecanismos para dirimir controversias, entre otros. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 17

18 Ciclo de gestión de contratación: Gestión contratual Actividades Previas Selección Contratación Gestión Contractual Evaluación de Resultados Esta fase comprende: Prestación de los servicios, Supervisión (denominado en algunos países como interventoría) Revisión de informes periódicos Realización de pagos, Documentación de eventos relevantes, Revisión de informe final (Clave) Cierre contractual o finiquito, y Evaluación del desempeño. En la contratación de evaluaciones de programas públicos la supervisión (interventoría de la evaluación) se constituye en una tarea muy relevante. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 18

19 Ciclo de gestión de contratación: Evaluación de resultados Actividades Previas Selección Contratación Gestión Contractual Evaluación de Resultados En esta etapa se valora el grado de satisfacción de la necesidad, se identifican de necesidades pendientes de satisfacer y se documentan lecciones aprendidas. En la contratación de evaluaciones de programas públicos es cuando la información del estudio debe ser capaz de responder con claridad las preguntas clave que motivaron su contratación. Es decir, si se resuelve la necesidad planteada. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 19

20 TEMA 2. Planeación para la contratación de estudios de evaluación

21 Planeación de contrataciones: Propósito La Planeación es un ejercicio prospectivo (mira a futuro) y propositivo (define intervenciones para el logro de un propósito). Permite formular, seleccionar y ordenar acciones de manera lógica y coherente para el logro de un fin, con una utilización racional y eficiente de recursos. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 21

22 Plan de Adquisiciones (1/3) El Plan de Adquisiciones, denominado genéricamente como PAC, es la herramienta de planeación que establece los requerimientos de adquisiciones y contrataciones que se derivan de los planes operativos anuales, programas o proyectos institucionales. Incluye cronogramas detallados por proceso de adquisición, como también presupuesto. El Plan de Adquisiciones de las instituciones o programas debe incluir los estudios de evaluación requeridos. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 22

23 Plan de Adquisiciones (2/3) En algunos países puede ser sustituido por la denominada agenda o plan de evaluaciones, cuando hay una unidad que la centraliza los estudios de evaluación y que tiene una asignación presupuestal específica, como es el caso de la Agenda de Evaluaciones Estratégicas del Departamento Nacional de Planeación de Colombia, incluida en al Ley Orgánica de Presupuesto. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 23

24 Plan de Adquisiciones (3/3) Un problema frecuente es que las evaluaciones de programas públicos, no se planifican sino que se deciden tardíamente por coyunturas políticas, intereses particulares u otros motivos. Esto genera la necesidad de gestionar fondos urgentes para poder financiarlos y dada la urgencia sin los procesos adecuados o modalidades más efectivas de contratación. Sin embargo: los estudios de evaluación deben formar parte del Plan de Adquisiciones, o bien de la Agenda de Evaluaciones, en los casos que aplique. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 24

25 Proceso de planeación de contrataciones Objetivos Metas Actividades Tareas Insumos Contratos 25 PROGRAMA OPERATIVO Actividades de Contratación PLAN DE ADQUISICIONES AGENDA DE EVALUACIONES AGENDA DE EVALUACIONES

26 Actividades de planeación de adquisiciones 1. Identificar necesidades a ser satisfechas durante el período del plan. Agrupar contrataciones por su naturaleza. 2. Estimar costos e Identificar fuentes de financiamiento 3. Definir procedimientos a emplear para la selección de contrataciones. Identificar tiempos de contratación (cronograma). 4. Determinar necesidades de autorizaciones, aprobaciones o no objeciones. Identificar responsables. 5. Preparar Plan de Adquisiciones. Programar recursos, seguimiento e indicadores de evaluación. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 26

27 Agrupación de Contrataciones Facilita el proceso al no tener que hacer varias procesos de contrataciones. Posibilidades: Lotes e ítems y lotes completos. Se deben tomar en cuenta criterios comunes: relación entre bienes, obras o servicios, proveedores en el mercado, existencia de bienes en el mercado, situación geográfica (caso obras), requerimientos de tiempo, normativa aplicable, etc. Los estudios de evaluación de programas públicos, al realizar las agrupaciones, caerán en la categoría de servicios de consultoría, en la modalidad de estudios. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 27

28 Beneficios de planificar la contratación de evaluaciones (1/2) Permite estimar los recursos necesarios y la valoración costo/beneficio de llevar adelante el estudio de evaluación Favorece la realización oportuna de las evaluaciones en función de la necesidad que pretende cubrir Evita fraccionamiento de adquisiciones a través de la modalidad de contratación directa. Promueve eficiencia en la gestión de recursos al contratar en tiempo y modalidad correcta. Apoya la adecuada gestión de programas y proyectos. Favorece el monitoreo al identificar desvíos y corregir inconvenientes en forma oportuna. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 28

29 Beneficios de planificar la contratacion: Evaluaciones de programas públicos (2/2) Si las evaluaciones a contratar se hallan en Plan de Adquisiciones: Se evitarán proceso de urgencia y dejar en la discrecionalidad de funcionarios que dirigen los programas si se realiza (o no) la evaluación. Se facilita la vinculación a procesos presupuestales. Se pueden decidir contrataciones bajo criterios de economía de escala, por ejemplo una misma muestra o equipo de encuestadores para evaluaciones en donde esto sea posible. Se favorece la decisión de la mejor modalidad para la contratación. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 29

30 Recomendaciones para el proceso de planeación de contrataciones Los Planes de Adquisiciones suelen formularse para periodos de entre 12 a 18 meses. Es importante que existan criterios y formatos estándares para su elaboración que permitan la agrupación de categorías y cronogramas. Aunque sólo deberían incluir contrataciones significativas, excluyendo las de escaso valor o importancia, ciertas regulaciones nacionales exigen Planes de Adquisiciones exhaustivos, que incluyan toda contratación. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 30

31 Recomendaciones para el proceso de planeación de contrataciones Si existe una entidad que coordina los estudios de evaluación, como en el caso del CONEVAL de México, el DNP en Colombia o DIPRES en Chile, se elabora una agenda o plan de evaluaciones estratégicas, la que puede tener su propia apertura programática presupuestal. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 31

32 Planeación de contrataciones y presupuesto (1/4) El Plan de Adquisiciones debe ligarse al ejercicio presupuestal. Cada contratación debe tener su referente en el presupuesto. En el caso de la agenda de evaluaciones, hay un órgano central que concentra y presupuesta las evaluaciones. Las adquisiciones definen productos, actividades, tareas e insumos y éstos al tener costos unitarios permiten estimar el costo de las adquisiciones. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 32

33 Planeación de contrataciones y presupuesto (2/4) Los estudios de evaluación deben ser no solo incluidos en los planes de adquisiciones sino también debidamente presupuestados. Usualmente esto requiere estudios de mercado, para estimar sus costo. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 33

34 Planeación de contrataciones y presupuesto (3/4) En varios países se denomina genéricamente PACC al vínculo adquisiciones/presupuesto Programa presupuestario Anual de Compras y Contrataciones del Estado. Si un estudio de evaluación de programas no esta presupuestado ni en el plan de adquisiciones con un fecha y secuencia precisa, será muy difícil que pueda llevarse a cabo exitosamente. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 34

35 Planeación de contrataciones y Presupuesto (4/4) En el caso de México, El Consejo Nacional de Evaluación de la Política de Desarrollo Social (CONEVAL) elabora anualmente un Plan Anual de Evaluación que define con que metodología y que programas serán evaluados, lo que permite incorporar dichos estudios en la lógica de programación y presupuestación del sector social. En el caso de Colombia, la Dirección Nacional de Planeación (DNP) elabora la agenda de evaluaciones estratégicas, en Chile lo hace la Dirección de Presupuesto (DIPRES) Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 35

36 Planeación de contrataciones: Organismos Multilaterales BM, BID* Al preparar el proyecto y antes de las negociaciones del financiamiento, se debe preparar y someter a la aprobación del Organismo Multilateral que corresponda un Plan de Contrataciones para los primeros 18 meses. El Plan de Contrataciones debe detallar: (a) contratos particulares requeridos, (b) métodos propuestos para contrataciones, y (c) procedimientos aplicables para el examen del Banco. Debe actualizarse al menos anualmente y ser ejecutado en la forma aprobada por el respectivo Banco. *BM: Banco Mundial; BID: Banco Inter-Americano de Desarrollo; Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 36

37 TEMA 3. Registro de proveedores y publicación y como mecanismos para promover la solicitud de propuestas

38 Registro de Proveedores: Próposito El propósito de los Registros de Proveedores es identificar y consolidar información relevante de proveedores para que quienes compran tengan una base que les facilite la invitación y selección de ofertantes, a veces incluyendo información de su desempeño, o con base en las características y expertise de los proveedores. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 38

39 Registro de Proveedores: Origen / Inscripción De inscripción obligatoria o facultativa Inscripción obligatoria exigen a quienes deseen convertirse en proveedores estar inscritos previamente. Inscripción facultativa permiten a quienes no estén inscritos, celebrar contratos. Únicos o múltiples Únicos establecen una sola entidad en la que se realiza la inscripción para la totalidad de contrataciones de la respectiva Administración Pública. Múltiples cada ente de la Administración Pública maneja su propio registro, el contratista debe inscribirse en tantos registros como entes con los que quiera contratar. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 39

40 Registro de Proveedores (evaluadores): Beneficios y Beneficios: Simplifica la contratación, evita presentar información para cada proceso. Facilita el registro de información relevante del proveedor. Los registros completos permiten consulta de evaluación del desempeño de proveedores. Desventajas y riesgos: Riesgos Constituirse en limitaciones al acceso que restrinjan la competencia. Convertirse en meros depósitos de documentación, sin agregar valor para la mayor eficiencia de los procesos de compras. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 40

41 Registro de Proveedores: Estudios de evaluación En el caso de la contratación de estudios de evaluación, aun no es frecuente contar con registros de evaluadores, pero es una mejor práctica recomendada. Algunos ejemplos: CONEVAL, México: Directorio de organismos evaluadores y evaluadores SENAME, Chile: Registro de Evaluadores Externos del Servicio Nacional de Atención a Menores owpage&pid=38 DNP, Colombia Registro de Evaluadores Externos Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 41

42 Registro de Proveedores: Estudios de evaluación Es más frecuente para el sector público encontrar múltiples registros de proveedores en sectores o áreas concretas, tales como la evaluación de instituciones o programas universitarios, de proyectos de ciencia y tecnología, etc. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 42

43 Registro de Proveedores: Recomendación para estudios de evaluación Lo ideal es contar con un registros de evaluadores (individual y firmas) para después elaborar iniciativas para su certificación de calidad, a través de valoraciones y sobre la base de su desempeño. Este es un desafío aun pendiente en la región y debería ser abordado como prioridad. Se puede planear una iniciativa para iniciar un registro nacional o bien iniciar registros de carácter sectorial, aunque siempre con la colaboración de la Oficina Nacional de Contrataciones. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 43

44 Publicidad La publicidad favorece la participación más amplia de licitantes, promueve la libre competencia, notifica con anticipación suficiente a interesados en realizar estudios de evaluación (u otras adquisiciones), etc. En procedimientos de libre acceso (Licitaciones Públicas), el llamado debe publicarse en medios de amplia cobertura en el ámbito correspondiente: Internacional / Nacional. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 44

45 Invitación directa De no requerirse la licitación pública, se puede utiliza el método de invitación directa. Es de acceso restringido ya que solo se notifica a los proveedores invitados que forman parte de una lista corta. La lista corta generalmente consiste en tres a seis potenciales proveedores, identificados por medio del registro de proveedores u otro mecanismo de identificación. Es clave contar con por lo menos tres ofertas comparables para que el proceso sea considerado competitivo y válido. Se utiliza el mecanismo de invitación directa en casos donde haya limitado número de oferentes, en contextos donde se conoce bien quienes son los potenciales proveedores, en situaciones donde se requiere de mayor rapidez, etc. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 45

46 Publicidad para estudios de evaluación En los estudios de evaluación de programas públicos la publicidad depende de la modalidad. En algunos países un alto porcentaje es por invitación directa, dada la limitada cantidad de oferentes para evaluaciones de alta complejidad, por el monto o bien al contratar agencias públicas que en algunas legislaciones permiten contratar por invitación. Las licitaciones nacionales o internacionales son más frecuentes para estudios de evaluación de impacto que son mas costosos y de mayor complejidad. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 46

47 Publicidad para estudios de evaluación En el caso de América Latina y el Caribe, los estudios de evaluación que involucran montos muy altos serán hallados, dada la normativa de contratación de cada país, en sitios en línea (internet) que registran licitaciones internacionales. Las licitaciones nacionales pueden hallarse en diarios de circulación nacional o bien en sitios Web de alcance local, usualmente de las agencias o de los ministerios involucrados. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 47

48 Expresión de interés Cuando no existe un registro de proveedores y no se conoce bien el universo de oferentes y sus capacidades, se puede realizar una solicitud de expresar interés EI. La EI permite a la entidad contratante conocer mejor el interés y disponibilidad de potenciales proveedores, como también su nivel de capacidades antes de invitar a presentar propuestas. Se solicita a los oferentes proveer información sobre capacidad institucional, experiencia, capacidad financiera y expertise relevante, pero sin necesidad de tener las bases listas. La solicitud de expresión de interés incluye información sobre financiador, tiempos, objetivo de contratación y productos principales. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 48

49 Contenido mínimo del aviso público Antecedentes mínimos y descripción de la necesidad Objeto de licitación (Descripción general del Estudio de Evaluación o de otros bienes y/o obras-) Modalidad de selección Financiador, Órgano responsable de la contratación, dirección donde estarán disponible las bases y podrán ser adquiridas. Lugar, fecha y hora límite para presentar ofertas y apertura ofertas. Datos de contacto. * Los avisos se denominan comúnmente con el acrónimo AGA: Aviso General de Adquisición Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 49

50 Ejemplos de avisos Honduras: Programa de Asignación Familiar ile=82&sort=1 España: Evaluación a medio término del Programa de Cooperación Regional con Centroamérica y del Fondo ESPAÑA SICA 09_01_19_Licitacion_publica_SICA.html Chile: Programa Innovativo para un chile más seguro PDF Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 50

51 Requerimientos de publicidad para estudios complejos Si los estudios de evaluación a contratar, por ejemplo, evaluaciones cualitativas o cuantitativas de impacto, levantamiento de líneas de base, u otras, tienen alto nivel de complejidad y altos montos involucrados, usualmente las normativas nacionales obligan a realizar licitaciones publicas internacionales, y usualmente hay obligatoriedad de publicar avisos en Development Gateway DGMarket o Developent Business DevBusiness Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 51

52 La carta de invitación Como se expuso anteriormente, en el caso de la contratación de consultores para la prestación de servicios, el caso de los estudios de evaluación, un mecanismo recurrido es la Carta de Invitación. Para su elaboración existe una estructura estándar definida de manera armonizada por la normativa del Banco Mundial BM y Banco Interamericano de Desarrollo BID. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 52

53 Carta de invitación (Consultores, bajo normativa BM/BID) Destinatario: [Si corresponde, indicar: no. de invitación. ; no. del préstamo o fuente de financiamiento.][indicar el lugar y la fecha] [indicar: nombre y dirección del consultor] Objeto. Descripción de los servicios a proveer y Términos de referencia adjuntos. Lista Corta. Listado de todos los integrantes de la lista corta. Modalidad. Define el proceso que aplica y normativas vigentes. Formularios. De elaboración de propuesta técnica, de precios, etc. Dirección de contacto y fecha límite para presentar propuesta. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 53

54 Sitios de referencia Dos sitios de referencia en donde hay publicidad de licitaciones públicas internacionales y que muchas normativas incluyen como obligatorios son: DGMarket: DevBusiness: Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 54

55 TEMA 4. Elaboración de bases

56 Elaboración de bases Las bases tienen por objeto: Guiar y regular la gestión de la contratación tanto para el ente contratante como para los ofertantes que participan en el proceso. Facilitar la selección del proveedor y hacerla transparente. Fijar las reglas, condiciones y criterios aplicables a la contratación. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 56

57 Contenido general de las bases (1/2) Generalidades y entidad convocante Objeto de la convocatoria Modalidad Acceso a las bases Términos de referencia Criterios a ser empleados en la evaluación de ofertas. Instrucción de acceso al ente contratante por quienes adquieran las bases para preguntas y aclaraciones. Periodo de validez de las ofertas. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 57

58 Contenido general de las bases (2/2) Detalle de garantías a presentar en la oferta y modelo de contrato. Condiciones de presentación de ofertas (idioma, firmas, moneda, etc.) Recursos e impugnaciones que pueden presentar oferentes y contratistas. Evitar mención de marcas comerciales, números de catálogos o clasificaciones similares. Si no puede evitarse agregarse las palabras o equivalente. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 58

59 Documentos que integran las bases Detalle de los documentos integrantes : Llamado (público o pedido de propuesta a lista corta) Términos de Referencia (TDRs) Aclaratorias, addenda e instrucciones a licitantes. Formulario de oferta Modelo de contrato Requisitos de garantías (en casos que sea aplicable). Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 59

60 Disposiciones monetarias en las bases Moneda o monedas en que los licitantes hayan de expresar sus precios. Procedimiento para la conversión a una sola moneda de los precios expresados en diferentes monedas para la comparación de ofertas. Moneda de pago del contrato. Riesgo de cambio y responsables de asumir costos por cambio monetario, transferencia bancaria, etc. Procedimiento para apertura de ofertas. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 60

61 Elaboración de bases bajo normativa Banco Mundial (BM) y Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

62 BM/BID: Bases estándar El ente contratante debe usar los Documentos de Licitación Estándar o Pedidos de Propuesta Estándar, desarrollados por los multilaterales Bases Estándar: Los documentos de licitación son el medio por el cual el ente contratante da a conocer a los posibles interesados todos los requisitos y condiciones relativos a una contratación determinada. El contrato que se suscriba o la orden de compra que se emita deberá ajustarse a esos documentos. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 62

63 Contenido general de las bases: Términos de Referencia 63

64 Términos de Referencia (1/5) Para el caso de la evaluación de programas públicos, la parte más relevante es la precisa elaboración de los Términos de Referencia (TDR) para garantizar que la necesidad identificada que da origen a la contratación de los servicios puede ser satisfecha. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 64

65 Términos de Referencia (2/5) Los Términos de Referencia se utilizan para servicios de carácter intelectual y de asesoramiento, provistos por consultores quienes cuentan con las competencias (conocimientos y habilidades) y experiencias requeridas para cubrir la necesidad que les da origen. De hecho, la preeminencia del trabajo intelectual en la prestación del servicio es la que jurídicamente lo tipifica como trabajo de consultoría o de asistencia técnica. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 65

66 Términos de Referencia (3/5) No existe TDR estándar para contratar evaluaciones. Una primera propuesta surge del la base de la revisión de la normativa de multilaterales y legislaciones nacionales, así como de la revisión de TDR y entrevistas por expertos. A continuación se presenta una propuesta de estructura estandarizada de TDR para contratar evaluaciones. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 66

67 Términos de Referencia (4/5) Antecedentes Objetivo general y objetivos específicos de los servicios Alcance, enfoque de la evaluación y actores implicados Actividades a realizar Metodología Productos e informes a entregar Duración del Servicio Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 67

68 Términos de Referencia (5/5) Recursos y facilidades a ser provistas por la Entidad Contratante Perfil del Consultor Costos y remuneraciones (forma de pago). Criterio de Selección/Evaluación Confiabilidad de la información Anexos Los detalles específicos pueden verse en Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 68

69 TEMA 5. Apertura y análisis de ofertas

70 Acto de la apertura de ofertas Una vez recibidas las ofertas, después de la publicación de los avisos y de las bases, se procede a la apertura: Acto público (lugar, día y hora previstos); ofertas reconocidas en alta voz. Asistencia opcional de los oferentes o sus representantes. Sobre de cada oferente debe ser abierto y analizado su contenido; el acto no es parte del proceso de evaluación. Ofertas recibidas después de la hora indicada, deberán ser rechazadas. Todas las otras deberán ser recibidas y registradas. Procedimiento correcto es fundamental para la transparencia de la licitación. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 70

71 Contenido del acta de apertura Se registrarán en el Acta: Fecha y hora apertura Precios y alternativas y descuentos ofrecidos de cada oferente y garantía de seriedad de oferta Omisiones en Ofertas, en particular falta de la garantía de seriedad de oferta (causa de descalificación posterior). Observaciones con relación a circunstancias o eventos relevantes ocurridos durante la apertura El Acta será suscrita por funcionarios y oferentes o sus representantes presentes Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 71

72 Comité de Evaluación analiza ofertas Evaluación a cargo de Comité de Evaluación. No se pueden aplicar criterios de evaluación no especificados en las bases. Confidencialidad: no se permite proporcionar información después del acto de apertura de ofertas sobre análisis y evaluación o recomendación de adjudicación. El Comité no adjudica. Sólo recomienda la adjudicación, mediante Acta de Evaluación. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 72

73 Análisis de ofertas: Banco Mundial y el BID

74 BID/BM: Algunas particularidades En procedimientos BID/BM se permite presentación de ofertas por correo. En procedimientos BID/BM se debe enviar al Banco una copia del acta de inmediato (En BID además a todos los participantes). Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 74

75 BID/BM: Causas que no ameritan rechazo (subsanables) No estar inscrito en el Registro de Proveedores. No tener representante domiciliado localmente. Enviar la oferta antes de la fecha de cierre o por correo. No haber validado títulos académicos en el país. No justificar detalladamente costos en moneda extranjera. No presentar traducción de anexos no esenciales. Ligero desbalance en precios (debe ser investigado por el contratante y explicado por el oferente) Presentar documentos sin el sello consular. Ser la única oferta recibida. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 75

76 BID/BM: Causas que ameritan rechazo o Rechazo de una oferta: Si se recibió la oferta después de la fecha y hora indicada. Proceso fracasado: declarar proceso fracasado Cuando el precio de la oferta evaluada más baja, es considerablemente más alto que el precio estimado. Si ninguna oferta responde satisfactoriamente a lo estipulado en los Bases de licitación Si hubo falta de competencia por no contar con el número mínimo de ofertas. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 76

77 BID/BM: Bases para realizar un nuevo proceso Para realizar una nueva licitación: En consulta con el Banco. Se deberá analizar y revisar los bases de licitación, especialmente; los grupos o lotes, tiempo para la preparación de ofertas y entregas, especificaciones técnicas y otros temas claves de los Bases. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 77

78 BID/BM: Adjudicación La adjudicación se debe hacer a la oferta evaluada como la más baja que cumple sustancialmente con los documentos de licitación. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 78

79 TEMA 6. Métodos de evaluación y calificación de las solicitudes y ofertas

80 Modalidades de evaluación (1/2) La evaluación de solicitudes y ofertas para realizar estudios de evaluación u otros servicios, bienes u obras, puede transitar por cuatro formas Calificación. Examen preliminar. Evaluación técnica. Evaluación económica. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 80

81 Modalidades de evaluación (2/2) La calificación determina si el oferente está razonablemente capacitado para cumplir el contrato si éste le fue adjudicado. El examen preliminar o precalificación determina si las ofertas han sido debidamente firmadas, acompañadas de garantías exigidas y en orden. La evaluación técnica determina si la oferta se ajusta sustancialmente a las exigencias técnicas del pliego. La evaluación económica determinar el valor económico de la oferta, para hacer comparables las ofertas presentadas. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 81

82 Evaluación La evaluación es un procedimiento para asignar valor, cantidad, condición o indicación de mérito para verificar que una oferta cumple con los requisitos. Los métodos se basan en cálculos analíticos o puntaje por mérito. Un proceso de evaluación debe contener 3 elementos: i) Factores; ii) Métodos; iii) Criterios. Factores no ponderables, para evaluar si la oferta se ajusta al requisito, utilizando la prueba Pasa / No Pasa. Por ejemplo: Antecedentes legales de la empresa que compite para hacer un estudio de evaluación: Cumple o No cumple Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 82

83 Factores ponderables Factores ponderables permiten determinar un grado de cumplimiento del requisito, e implica la asignación de puntajes. Ver ejemplo. Este rubro medirá la experiencia que tiene el Ofertante como Supervisor o Monitor en función del número y monto de los proyectos que ha supervisado según la siguiente calificación: A.1 Con base al número de proyectos supervisados y/o Monitoreados (25 puntos). 10 o más de proyectos puntos 8 proyectos puntos 5 proyectos puntos 2 proyectos 5.00 puntos 1 proyecto 1.00 punto Ningún proyecto 0.00 puntos Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 83

84 Factores de evaluación: Cálculo Analítico El valor que se asignará a la magnitud, condición o indicación de mérito se determina mediante un cálculo preciso y objetivo. Los métodos empleados son: i) Análisis de datos históricos; Establece producción de resultados o uso de insumos durante períodos de tiempo. Se utiliza para determinar la ejecución de contratos, experiencia y situación financiera. ii) Análisis de resultados o acontecimientos: Permite prever características técnicas o resultados, situación financiera, plan de entrega y cumplimiento Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 84

85 Factores de evaluación: Puntaje por Mérito Se usa cuando el valor de una característica cuantificable no puede determinarse mediante cálculo analítico. Es subjetivo. Variantes: i) Grados discretos (GD), ii) Rangos de puntaje (RP). Grados discretos: fija grados discretos de calidad como % del puntaje máximo de cada factor o subfactor. Evaluadores acuerdan previamente el significado de cada grado de calidad y forma de asignarlo. Rangos de puntaje: Especifica rangos de grados de calidad como %s fijos del puntaje máximo de cada factor o subfactor. Evaluadores acuerdan previamente el significado y como aplicar cada rango de calidad. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 85

86 Objetivo de la calificación El objetivo de la calificación es determinar si el oferente está razonablemente capacitado para cumplir el contrato si éste le es otorgado. Se considera su capacidad legal, financiera y técnica, y los siguientes requerimientos: elegibilidad, historial de incumplimiento de contratos, experiencia, y situación financiera. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 86

87 Sistemas de calificación Si la calificación se realiza antes o después de la toma de conocimiento de la oferta económica, estaremos en presencia de sistemas de: Precalificación: La calificación se realiza antes de conocer la oferta económica. Calificación Posterior: La calificación se realiza después de conocer la oferta económica. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 87

88 Precalificación La precalificación puede verificarse por tres mecanismos: i) Para un solo proceso, ii) Múltiples procesos, y iii) Por registro. Ventajas de la precalificación: Mide el interés de posibles oferentes, evita gastos innecesarios de tiempo/dinero por el contratante y oferentes, y permite licitar sólo a los oferentes calificados. Desventajas de la precalificación: Adiciona otra etapa al proceso. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 88

89 Factores de precalificación Elegibilidad Historial de incumplimiento de contratos Situación Financiera Experiencia General Específica Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 89

90 Factores de precalificación: Elegibilidad Se descompone en subfactores y sus requerimientos a ser cubiertos: Nacionalidad; Conflicto de Intereses; declaración de ineligibilidad por parte del BM/BID y Autonomía Legal y Financiera de Entidades Gubernamentales. Elegibilidad: Conjunto de reglas y condiciones que alguien o algo debe cumplir para ser elegible (calificado o habilitado para hacer, ser u obtener algo). Establecida por leyes y políticas o convenios constitutivos de instituciones. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 90

91 Factores de precalificación: Historia de incumplimiento El objetivo es limitar riesgo del Contratante precalificando solamente aquellos sin antecedentes de incumplimiento. El criterio de evaluación debe especificar: - Criterio: No haber incurrido en incumplimiento de contratos durante un período especificado de acuerdo con el monto e importancia del contrato. - Método: Determinar disputas o litigios plenamente resueltos. - Documentación: Declaración del Solicitante u Oferente. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 91

92 Factores de Precalificación: Situación Financiera Se determina la capacidad del contratista de soportar el déficit de flujo de caja producido por el contrato. Se calculan: Coeficiente medio de liquidez, de Endeudamiento y Rentabilidad. El propósito es sólo calificar Solicitantes o adjudicar contratos a Oferentes con situación financiera estable durante período de tiempo especificado. Permite evaluar el riesgo del Contratante (Agencia Ejecutora) durante la ejecución del contrato por inestabilidad financiera del Solicitante u Oferente. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 92

93 Factores de Precalificación: Situación Financiera Es admisible establecer en los bases la posibilidad de complementar capacidad financiera con demostración de acceso a líneas de crédito bancarias o con aumento del porcentaje de la garantía de fiel cumplimiento. Se debe evaluar el historial de resultados financieros y la disponibilidad de recursos financieros del Solicitante u Oferente (capital de trabajo, líneas de crédito, etc.). Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 93

94 Factores de Precalificación: Experiencia Experiencia: General, específica y facturación. Posesión de conocimientos y habilidades como resultado de contacto con actividades, situaciones y personas. Reduce riesgo asociado con insuficiente habilidad del Solicitante u Oferente para ejecutar el contrato. En principio se debe verificar que la experiencia suficiente, pertinente, extendida (que no sea exclusivamente reciente) y sostenida (que parte de la experiencia sea de fecha reciente). Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 94

95 Aspectos técnicos: Experiencia general Evalúa conocimiento general adquirido en la realización de actividades de contratos. El propósito es determinar la capacidad general del contratista para ejecutar contratos, con independencia de las características de un contrato concreto. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 95

96 Aspectos técnicos: Experiencia específica Evalúa experiencia y conocimientos especializados en trabajos similares a lo requerido. El propósito es verificar si el solicitante u oferente posee el nivel requerido de experiencia en aspectos técnicos, de operación, legales y organizacionales requeridos en el contrato. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 96

97 Aspectos técnicos: Disponibilidad de personal y equipos La disponibilidad de personal experimentado y equipos podría ser equivalente a experiencia en contratos sin complejidad, podría incluso ser suficiente para calificar técnicamente. Sólo en caso de contratos complejos debería ser necesario una experiencia mínima o un mínimo de personal o equipos. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 97

98 Criterios de precalificación Criterios de Calificación: Regla o test utilizado en forma específica por el Contratante para tomar la decisión. El Contratante preparará estos criterios y los incluirá en los bases. La evaluación es de la firma y no de sus socios o directivos. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 98

99 Requisitos para la precalificación Permite determinar cumplimiento con requisitos especificados por el Contratante para tomar la decisión. Tipos de requisitos: Valor máximo: Solo se aceptan valores de mérito iguales o inferiores a un valor máximo especificado. Valor mínimo: Solo se aceptan valores de mérito iguales o superiores a un valor mínimo especificado. Requisitos fijos: Evalúa una condición no cuantificable. Cumplimiento de los requisitos: Entidad individual. Consorcios. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 99

100 Cumplimiento de requisitos El criterio de evaluación indicará como diferentes clases de solicitante/oferente deben cumplir cada requisito. Entidad Individual: Debe cumplir todos los requisitos. Consorcios o Asociaciones Temporales: Una, cada una o una combinación de las entidades que la conforman deben cumplir con los requisitos según lo especifique el Contratante (Agencia Ejecutora). Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 100

101 Evaluación de la Precalificación El Comité de Evaluación formula una recomendación al Contratante (Agencia Ejecutora) para tomar una decisión en relación al cumplimiento (o no) de requisitos. El Contratante (Agencia Ejecutora) debe decidir si la solicitud cumple sustancialmente con los requisitos y si el solicitante debe ser precalificado. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 101

102 Resultados de la precalificación Tres posibles consecuencias de la Precalificación: Descalificación del solicitante por no cumplir con los requisitos. Calificación del solicitante. Descalificación de todas las solicitudes. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 102

103 Recomendaciones para la precalificación Deben detallarse los aspectos o características específicas de una solicitud que ha de evaluarse. Los factores deben agregarse en categorías. Un factor puede tener múltiples sub-factores. La elaboración de documentos de Precalificación implica la determinación precisa de criterios y métodos de evaluación de la capacidad de los solicitantes para ejecutar el contrato. Ver documento estándar del BID de precalificación de consultores en: 1%20Abril% pdf Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 103

104 Calificación posterior La calificación posterior puede asumir diferentes denominaciones: i) Post-calificación, y ii) Co-calificación. Ventajas de la calificación posterior: Reduce el tiempo y esfuerzo requeridos para la calificación, minimiza el riesgo de impugnaciones por descalificaciones. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 104

105 Proceso de calificación posterior La Calificación posterior (Post Calificación) se desarrolla de la siguiente forma: Verificar si la oferta se ajusta sustancialmente a las Bases. Identificar oferta más económica. Determinar si el oferente es competente para cumplir el contrato. De ser así, adjudicarla. De no ser así, repetir procedimiento con la segunda oferta más económica. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 105

106 TEMA 7. RESUMEN: Proceso de selección de consultores para estudios de evaluación

107 Estudios de Evaluación: Proceso de Selección En los estudios de evaluación, la modalidad más recurrida es la contratación de servicios a través de la contratación de consultores individuales o firmas. La solicitud de expresión de interés es la modalidad más común en el caso de la contratación de estudios de evaluación de programas públicos. En la solicitud de expresión de interés se indica la información que el solicitante debe presentar, pero no se detallan los criterios con los que se determinará la lista corta. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 107

108 Estudios de Evaluación: Evaluación de expresiones de interés Se analizan las expresiones de interés recibidas para definir las que cumplen sustancialmente con las exigencias de la solicitud. Se asignan puntajes a cada solicitante, existiendo un puntaje mínimo para considerar que el solicitante está capacitado para ejecutar el contrato. El resultado es una lista de los solicitantes separando aquellos: Con capacidad para ejecutar el contrato. Sin capacidad para ejecutar el contrato. Los solicitantes con capacidad son ordenados de mayor a menor puntaje. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 108

109 Estudios de Evaluación: Lista corta Para la selección de la lista corta, organizaciones multilaterales usualmente consideran lo siguiente: Calificaciones generales. Experiencia específica en trabajos similares. Capacidad de la organización del solicitante. Perfil y disponibilidad de personal clave. Comparación de experiencia entre las solicitantes. Distribución geográfica. Experiencia regional y local. Límite de firmas a seleccionar en la lista corta (6) Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 109

110 Estudios de Evaluación: Evaluación de Personal En términos de personal clave, hay dos enfoques: Sólo considerar personal fijo o de planta de la empresa. Considerar personal disponible que no es de planta de la empresa, pero presentado como personal clave. Cuando se evalúa el personal clave usualmente se evalúan dos aspectos: Formación académica. Experiencia. Gestión de contrataciones para evaluaciones de programas públicos 110