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1 MANUAL MANEJO BASICO APLICACIÓN GESTION TRANSPARENTE Este manual busca brindar una guía al usuario, que permita llevar el flujo del aplicativo enfocado en la estructura de cada módulo según las etapas básicas. Como primera instancia, ingresaremos al aplicativo desde el navegador Internet Explorer (recomendado), dando click al siguiente link: Donde debemos ingresar con el usuario y contraseña previamente asignados. INDICE MODULO CONTRATACION PLAN DE DESARROLLO CONTRATISTA INTERVENTOR PROYECTO CONTRATOS ADICIÓN PRORROGA CESIÓN SUSPENSIÓN REINICIO ANULACIÓN CADUCIDAD TERMINACIÓN LIQUIDACIÓN PAGOS 1

2 MODULO PROCESOS JUDICIALES DEMANDANTE / DEMANDADO PROCESO JUDICIAL PLAN DE DESARROLLO Después de ingresar un nuevo proyecto, se requiere que se ingrese o atribuya un plan de desarrollo el cual está conformado por una parte general de carácter estratégico y por un plan de inversiones de carácter operativo a mediano y corto plazo. Paso 1: seleccionar la opción para ingresar proyecto En el menú principal de la aplicación, seleccionar la opción deseada como lo indica la (ver Figura 1). Menú Principal> Plan de Accion - Plan de Desarrollo> Crear Programas y Subprogramas. Figura 1 (Seleccionar opción para ingresar Plan de Desarrollo) 2

3 Paso 2: ingresar información para identificar el Plan de Desarrollo Una vez seleccionada la opción para el ingreso de un plan de desarrollo, el siguiente paso es ingresar la información que identifica el plan de desarrollo (ver Figura 2). Figura 2 (Información que identifica el plan de desarrollo) Se debe hacer click en el botón (+) en la parte derecha de la pantalla, luego se debe ingresar Nombre y el Código del plan de desarrollo, posteriormente y de la misma forma se ingresan el Nombre y el Código del primer programa del plan de desarrollo y el Nombre, Código, Lugar de Ejecución, Fuente de Financiación y la Descripción del primer sub-programa. Posteriormente haga click en el Boton INGRESAR (ver Figura 3). Figura 3 (información general del Sub-Programa) Paso 3: ingresar mas Programas y Sub-programas al plan de Desarrollo Luego de ingresar el Nombre y código del plan de Desarrollo se puede continuar adicionando mas programas y subprogramas al plan de desarrollo. Para crear un nuevo Programa. Seleccione el plan de desarrollo haciendo click en la flecha de campo de plan de desarrollo (Ver Figura 4) 3

4 Figura 4 (Seleccionar un Plan de Desarrollo) Posteriormente, haga click en el botón (+) en la parte derecha del código del programa (Ver Figura 5) y escriba el nombre y el código del nuevo programa, posteriormente ingrese la información correspondiente al Sub-programa. Figura 5 (ingresar nuevo Programa) Paso 4: vincular el proyecto al Plan de Desarrollo planes de acción Una vez ingresados el Plan de Desarrollo, los programas y los Sub-programas es posible vincular los proyectos creados a cada uno de los Sub-programas. Para esto en el menú principal debe seleccionar Menú Principal> Plan de Acción - Plan de Desarrollo> Vincular Proyectos. 4

5 Una vez aparece la pantalla de vinculación de proyectos se debe seleccionar el Plan de Desarrollo, el Programa y el Sub-programa al que se desea vincular uno o varios proyectos. (Ver Figura 6) Figura 6 (Seleccionar Plan de Desarrollo, Programa y Sub-programa) Una vez seleccionados, se debe proceder a buscar el o los proyectos que se desean vincular a Sub-programa en el plan de desarrollo, para esto se debe ingresar el código o parte de este o el nombre o parte de este y hacer click en el botón BUSCAR. El sistema trae una lista de coincidencia de los proyectos que anteriormente fueron creados. Para Vincularlos, se debe seleccionar la casilla de selección de cada proyecto y posteriormente hacer click en el botón VINCULAR (Ver Figura 7). De la misma manera se pueden vincular todos los proyectos al plan. 5

6 Figura 7 (Vincular Proyectos) MODULO CONTRATACION Este módulo permitirá administrar los contratistas, interventores, proyectos que dé se requieren previamente para desarrollar los procesos de contratación. CONTRATISTA Para ingresar un contratista nos dirigiremos a la siguiente ruta tal como lo muestra la siguiente imagen: 6

7 Al ingresar a este módulo de contratista no solicitara que ingresemos el tipo de contratista si es jurídico o persona natural. Para nuestro ejemplo ingresaremos una contratista de actividad natural, siguiendo las indicaciones y/o campos requeridos seguidos de la opción validar. Seguido a esto el sistema necesitara más información del usuario, procedemos a diligenciar, se recomienda llenar toda la información solicitada y darle validar. 7

8 Tras el sistema realizar la validación podemos ingresarlo dando click en ingresar Para dar como resultado final el contratista ingresado. 8

9 INTERVENTOR Paral gestión de los proyectos es necesario tener en cuenta que como todo proyecto es necesario un interventor partiendo desde su concepto: Un(a) Interventor(a) efectúa actividades técnicas y científicas para verificar, medir y comprobar que los bienes y servicios entregados por el contratista cumplen con las especificaciones escritas en el contrato; vigila permanentemente las actividades técnicas, financieras y administrativas del contrato; elabora informes cronológicos de gestión y resultados para el contratante; elabora certificaciones de recibo, autorizaciones de pago al contratista; elabora actas de inicio de ejecución, de recibo y de liquidación final del contrato; entrega obligatoriamente por escrito sus órdenes o sugerencias al contratista y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato. para dar orden e ingresar un interventor seguiremos los siguientes pasos dirigiéndonos a la ruta que muestra la imagen a continuación: 9

10 El interventor debe identificarse como una persona jurídica o natural, esto según la naturaleza. Validamos si ya se encuentra en el sistema si no damos click en crear uno nuevo. 10

11 Cuando los datos relevantes e informativos se hayan ingresado tal como la imagen anterior se proceseadicha creación, primero dando cick en validar. 11

12 PROYECTO En esta sección se busca agregar un proyecto nuevo, permitiendo que cada sujeto de control alimente el sistema partiendo de que un proyecto es: Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definidos. Un proyecto es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, desaparece la necesidad inicial, o se agotan los recursos disponibles. Paso 1: seleccionar la opción para ingresar proyecto En el menú principal de la aplicación, seleccionar la opción deseada como lo indica la (ver Figura 1). Menú Principal> Plan de Desarrollo - Plan de Acción> Ingresar Proyecto Figura 1 (Seleccionar opción para ingresar proyecto) 12

13 Paso 2: ingresar información para identificar el proyecto Una vez seleccionada la opción para el ingreso de un proyecto, el siguiente paso es ingresar la información que identifica el contrato (ver Figura 2). Figura 2 (Información que identifica el proyecto) Una vez el Código y el Nombre del proyecto han sido ingresados, hacer clic en el botón de VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparecen en la pantalla los datos adicionales que deben ser ingresados para completar el ingreso del proyecto (ver Figura 3). Figura 3 (información general del proyecto) Paso 3: ingresar recursos presupuestados, fechas y responsables Luego de ingresar y validar la información que identifica el proyecto, el próximo paso es ingresar la información correspondiente a: - Recursos Presupuestados - Fechas Proyecto Inicio Estimado y Terminación Estimada - Responsable Principal - Responsable Secundario Ver Figura 4 (abajo). 13

14 Figura 4 (ingresar recursos presupuestados, fechas y responsables) Paso 4: vincular el proyecto a los planes de acción Un proyecto puede pertenecer o estar asociado con uno o más planes de acción de acuerdo a su duración y las actividades que contempla, el próximo paso es definir a cuales planes de acción debe estar asociado el proyecto para el cual se está ingresando la información (ver Figura 5). Figura 5 (planes de acción a los cuales está asociado el proyecto) Como se puede observar en el ejemplo de la Figura 5, el proyecto que se está ingresando está asociado con el plan de acción del año 2011 y el plan de acción para el año Por defecto, en la pantalla solo aparece espacio para ingresar un plan de acción, pero si el usuario lo desea, puede agregar uno o más dependiendo del número de planes de acción que quiera asociar al proyecto. Para agregar planes de acción solo se debe hacer clic en Plan de Acción + como se puede apreciar, resaltado en amarillo, en la Figura 5 (arriba). Paso 4: vincular el proyecto a los sectores en los cuales tiene incidencia Un proyecto puede estar asociado o tener incidencia en uno o más sectores, por ejemplo, un proyecto podría estar dirigido a los sectores de: agua potable y saneamiento básico, y salud o como en la mayoría de los casos solo estar asociado con un solo sector, por ejemplo, gastos de inversión (ver ejemplo Figura 6). Figura 6 (ejemplo de proyecto asociado a dos sectores diferentes) 14

15 Como se puede observar en el ejemplo de la Figura 6, el proyecto que se está ingresando está asociado con dos sectores: agua potable y saneamiento básico, y gastos de inversión. Por defecto, y como en la mayoría de los casos, en la pantalla solo aparece espacio para ingresar un sector, pero si el usuario lo desea, puede agregar uno o más dependiendo del número de sectores que quiera asociar al proyecto. Para agregar sectores solo se debe hacer clic en Sector + como se puede apreciar, resaltado en amarillo, en la Figura 6 (arriba). Paso 5: definir actividades generales del proyecto Luego de definir los sectores en los cuales el proyecto tiene incidencia, el próximo paso es definir las actividades generales del proyecto (ver ejemplo Figura 7). Figura 7 (definir actividades del proyecto) Como se puede observar en el ejemplo de la Figura 7, el proyecto que se está ingresando contiene cinco actividades generales. Por defecto, en la pantalla solo aparece espacio para ingresar la primera actividad, pero si el usuario lo desea, puede agregar las actividades que desee. Para agregar actividades solo se debe hacer clic en Actividad + como se puede apreciar, resaltado en amarillo, en la Figura 7 (arriba). Paso 6: definir indicadores para el proyecto Luego de definir las actividades generales del proyecto, el próximo paso es definir los indicadores del proyecto, es decir, definir lo que se quiere medir en el proyecto para determinar su grado de éxito (ver ejemplo Figura 8). Figura 8 (definir indicadores/métricas del proyecto) Como se puede observar en el ejemplo de la Figura 8, el proyecto que se está ingresando se quiere medir tres indicadores. Por defecto, en la pantalla solo aparece espacio para ingresar el primer indicador, pero si el usuario lo desea, puede agregar los indicadores que desee y que sean relevantes para medir el proyecto. Para agregar indicadores solo se debe hacer clic en Indicador + como se puede apreciar, resaltado en amarillo, en la Figura 8 (arriba). Luego de completar el ingreso de la información del proyecto, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: INGRESAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar 15

16 la información del proyecto o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información del proyecto. CONTRATOS Antes de empezar es bueno familiarizarnos con el significado de la palabra contrato, y para nuestro sistema seria definido como: Pacto o convenio entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada y a cuyo cumplimiento pueden compelerse. Requiere: consentimiento, libre y sin vicios, objeto cierto y posible, causa lícita y verdadera de la obligación. Paso 1: seleccionar el asistente de contratación En el menú principal de la aplicación, seleccionar el asistente de contratación como lo indica la (ver Figura 1). Menú Principal> Contratación> Ingresar Nuevo Contrato> Asistente de Contratación 16

17 Figura 1 (Seleccionar el asistente de contratación) 17

18 Paso 2: ingresar información general del contrato Una vez seleccionado el asistente de contratación, el siguiente paso es seleccionar el tipo de registro, es decir seleccionar si es un contrato o una orden por factura u orden de servicios y luego ingresar la información general del contrato (ver Figura 2). Figura 2 (Información General del Contrato) Si el usuario recuerda la identificación del contratista, la puede digitar directamente en el campo Identificación del Contratista. Si No la recuerda, entonces puede usar la ayuda de búsqueda de contratistas (ver Figura 3). Solo hacer clic en la lupa como aparece resaltado amarillo en la figura y la ayuda de búsqueda se mostrara en la pantalla para que busque y luego seleccione el contratista correcto como se muestra en la Figura 3. Luego de seleccionar el contratista deseado, hacer clic en el botón CONTINUAR. 18

19 Figura 3 (usar la ayuda de búsqueda de contratistas) Si el usuario recuerda el código del proyecto al cual está asociado el contrato, lo puede digitar directamente en el campo Código del Proyecto. Si No lo recuerda, entonces puede usar la ayuda de búsqueda de proyectos (ver Figura 4). Solo hacer clic en la lupa como aparece resaltado en amarillo en la figura y la ayuda de búsqueda se mostrara en la pantalla para que busque y luego seleccione el proyecto correcto como se muestra en la Figura 4. Luego de seleccionar el proyecto deseado, hacer clic en el botón CONTINUAR. Figura 4 (usar la ayuda de búsqueda de proyectos) Una vez la Identificación del Contratista y el Código del Proyecto han sido ingresados, hacer clic en el botón de VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparecen en la pantalla los datos adicionales que deben ser ingresados para completar la información general del contrato (ver Figura 5). 19

20 Figura 5 (datos adicionales información general del contrato) Como se puede apreciar en la Figura 5, la aplicación presenta ayudas que guían al usuario en cómo se deben ingresar los datos. Por ejemplo, en la figura 5, ver el recuadro resaltado en amarillo, este presenta una ayuda de cómo ingresar la Fecha de Suscripción que se muestra automáticamente cuando el usuario se posiciona en el campo Fecha de Suscripción. En la Figura 6, se aprecia otro tipo de ayuda, que es contextual y se muestra cuando se da clic en el signo de interrogación como se muestra resaltado en amarillo en la Figura 6 (abajo). Esta ayuda solo está disponible para algunos campos. Figura 6 (como mostrar las ayudas contextuales) 20

21 Una vez ingresada toda la información en la pantalla, hacer clic en el botón de VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparecen de nuevo la pantalla con un aviso importante que le pide revisar de nuevo toda la información. Si está seguro de que toda la información es correcta, hacer clic en el botón INGRESAR, si no, debe hacer clic en VOLVER para que la aplicación le permita corregir los datos (ver Figura 7). Una vez se da clic en INGRESAR, el contrato queda ingresado y grabado en el sistema. Figura 7 (aviso para revisar información antes de Ingresar el contrato) 21

22 Paso 3: vincular interventor nuevo contrato Luego de ingresar y grabar la información general del contrato, el próximo paso es vincular interventor(es) al nuevo contrato, dependiendo del número de interventores para el contrato. (Ver Figura 8). Si el usuario recuerda la identificación del interventor, la puede digitar directamente en el campo Identificación del Interventor. Si No lo recuerda, entonces puede usar la ayuda de búsqueda de interventores (ver Figura 8). Solo hacer clic en la lupa como aparece resaltado en amarillo en la figura y la ayuda de búsqueda se mostrara en la pantalla para que busque y luego seleccione el interventor correcto como se muestra en la Figura 8. Luego de seleccionar el interventor deseado, hacer clic en el botón CONTINUAR. Figura 8 (como buscar y adicionar un interventor al contrato) Una vez ingresado el interventor, el usuario puede adicionar otro interventor, en caso de que el contrato tenga más de un interventor; para esto solo se debe hacer clic en el botón AGREGAR INTERVENTOR como se puede apreciar en la Figura 8 y repetir el procedimiento indicado anteriormente. Nota: Para el caso de interventores externos, se debe suministrar adicionalmente el número de contrato de interventoría para dicho interventor. Luego de finalizar el ingreso de interventor(es), hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar la información del interventor(es) o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información del interventor. 22

23 Paso 4: vincular disponibilidad presupuestal Luego de ingresar y grabar la información del interventor, el próximo paso es vincular la disponibilidad presupuestal (ver Figura 9). Figura 9 (vincular una o más disponibilidades presupuestales) Una vez ingresados los datos para la disponibilidad presupuestal, el usuario puede adicionar otra disponibilidad presupuestal, en caso de que el contrato tenga más de una disponibilidad; para esto solo se debe hacer clic en el botón AGREGAR DISPONIBILIDAD como se puede apreciar en la Figura 9. Luego de finalizar el ingreso de la disponibilidad presupuestal (ya sea una o más), hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar la información de la disponibilidad presupuestal o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información de la disponibilidad. 23

24 Paso 5: vincular registro presupuestal Luego de ingresar y grabar la información de la disponibilidad presupuestal, el próximo paso es vincular el registro presupuestal (ver Figura 10). Figura 10 (vincular uno o más registros presupuestales) Una vez ingresados los datos para el registro presupuestal, el usuario puede adicionar otro registro presupuestal, en caso de que el contrato tenga más de un registro presupuestal; para esto solo se debe hacer clic en el botón AGREGAR REGISTRO como se puede apreciar en la Figura 10. También como lo muestra la Figura 10, cada registro presupuestal podría provenir de una o más disponibilidades presupuestales. Si se desea tener más de una disponibilidad presupuestal dentro del registro presupuestal, el usuario debe hacer clic en el signo + como se muestra resaltado en amarillo en la Figura 10. El ejemplo muestra dos rubros presupuestales para cada registro presupuestal, pero podría ser solo uno si así es el caso. Luego de finalizar el ingreso del (los) registros presupuestales, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar la información del registro presupuestal o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información del registro presupuestal. 24

25 Paso 6: reporte de fechas Luego de ingresar y grabar la información correspondiente al registro presupuestal, el próximo paso es el ingreso de fechas que son importantes para la trazabilidad y legalidad del contrato (ver Figura 11). Figura 11 (ingreso de fechas importantes en el proceso de contratación) Luego de finalizar el ingreso de las fechas, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar la información de fechas o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información de fechas. 25

26 Paso 7: vincular anexos Luego de ingresar y grabar la información de fechas, el próximo y último paso en el ingreso de un nuevo contrato es la vinculación de anexos, es decir vincular los archivos requeridos que apliquen de acuerdo de acuerdo al tipo de registro, proceso de contratación y tipología, y que certifican, por ejemplo: - Acta de apertura del proceso de selección - Acta de inicio - Actas de Cambio de obra o ítem; reajuste de precios; Fijación de Precios no previstos; obra adicional; obra no prevista. Etc. Ver Figura 12 (abajo) Figura 12 (pantalla para vincular anexos) En la pantalla para vincular anexos se deben ejecutar varias tareas o funciones que se explican a continuación: 26

27 Buscar Archivo Al hacer clic en el botón BROWSE como se ve resaltado amarillo en la Figura 13, aparece el explorador que le permite al usuario buscar y seleccionar el archivo que desea vincular como anexo. Figura 13 (como buscar archivos) Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón ABRIR del explorador. Luego la aplicación regresa a la pantalla inicial de vinculación de anexos, donde el usuario debe completar la información relacionada con el archivo anexo, es decir, seleccionar de la lista, el Documento de Legalidad que representa el anexo, y adicionar las notas de manera opcional como se aprecia en la Figura 14 (abajo). Figura 14 (completar información relacionada con el archivo anexo) 27

28 Agregar Documento de Legalidad (usando el mismo archivo anexo) Si en un solo archivo anexo, existen o se han puesto juntos más de un documento de legalidad, entonces el usuario puede adicionar un documento de legalidad sin necesidad de buscar y agregar nuevos archivos. Veamos un ejemplo general: Asumiendo que el archivo anexo que se seleccionó en el paso anterior (ver Figura 14), contiene dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio del contrato y el Acta de apertura del proceso de selección, entonces el usuario debe hacer clic en el botón DOC LEGALIDAD como se ve resaltado amarillo en la Figura 15 (abajo). Figura 15 (como adicionar documento de legalidad para el mismo archivo anexo) Una vez seleccionado el botón DOC LEGALIDAD, el usuario debe completar la información relacionada con el segundo documento de legalidad incluyendo la página, dentro del archivo donde inicia el documento de legalidad referido. En el ejemplo de la Figura 11, se nota que en un mismo archivo se juntaron dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio que inicia en la página 1 del archivo y el Acta de Apertura del Proceso de Selección que inicia en la página 3 del archivo. Agregar Archivo Si el usuario desea agregar más archivos, solo debe hacer clic en el botón AGREGAR ARCHIVO, y repetir los pasos anteriores, de esta manera puede anexar todos los documentos requeridos que certifican la legalidad del contrato. Luego de finalizar la vinculación de archivos anexos, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en vincular/grabar la información de archivos anexos y documentos de legalidad o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir, cambiar o agregar información relacionada con los anexos. Cuando el contrato ha sido creado, este permitirá adicionarle o más bien gestionar una serie de eventos que darán al contrato donde se definiría como cualquier 28

29 acontecimiento, circunstancia, suceso o caso posible que pueda ocurrir sobre un contrato existente. A continuación este manual permitirá guiarlo al ingreso de diferentes eventos y para ser específicos estos serían los utilizados por el software: ADICIÓN Paso 1: seleccionar el evento deseado En el menú principal de la aplicación, seleccionar el asistente de adición como lo indica la (ver Figura 1). Menú Principal> Contratación> Eventos en Contratos> Adición> Asistente de Adición Figura 1 (Seleccionar el asistente de adición) 29

30 Paso 2: consultar contrato para el cual se desea ingresar el evento Una vez seleccionado el asistente de contratación, el siguiente paso es consultar el contrato al cual se desea hacer la adición (ver Figura 2). Figura 2 (consultar contrato al cual se desea hacer la adición) Como se observa en la Figura 2, el usuario debe ingresar el código del contrato para el cual desea hacer la adición. Una vez ingresado el código, el usuario debe hacer clic en el botón CONSULTAR. Paso 3: ingresar información general del evento Una vez el usuario ingresa el contrato deseado y hace clic en botón CONSULTAR, y si el código de contrato es correcto, la aplicación muestra la pantalla donde se debe ingresar la información general acerca del evento Adición (ver Figura 3). Figura 3 (Información General del Evento Adición) Una vez ingresada toda la información en la pantalla, hacer clic en el botón de VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparecen de nuevo la pantalla para que el usuario revise la información que acaba de ingresar. Si está seguro de que toda la información es correcta, hacer clic en el botón VINCULAR, si no, debe hacer clic en VOLVER para que la aplicación le permita corregir los datos (ver Figura 4). 30

31 Figura 4 (pantalla para revisar información general del evento) Paso 4: vincular disponibilidad presupuestal Luego de ingresar y grabar la información general del evento, el próximo paso es vincular la disponibilidad presupuestal (ver Figura 5). Figura 5 (vincular una o más disponibilidades presupuestales) Una vez ingresados los datos para la disponibilidad presupuestal, el usuario puede adicionar otra disponibilidad presupuestal, en caso de que la Adición al contrato tenga más de una disponibilidad; para esto solo se debe hacer clic en el botón AGREGAR DISPONIBILIDAD como se puede apreciar en la Figura 5. Luego de finalizar el ingreso de la disponibilidad presupuestal (ya sea una o más), hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar la información de la disponibilidad presupuestal o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información de la disponibilidad. Paso 5: vincular registro presupuestal Luego de ingresar y grabar la información de la disponibilidad presupuestal, el próximo paso es vincular el registro presupuestal (ver Figura 6). 31

32 Figura 6 (vincular uno o más registros presupuestales) Una vez ingresados los datos para el registro presupuestal, el usuario puede adicionar otro registro presupuestal, en caso de que la Adición que se hace al contrato tenga más de un registro presupuestal; para esto solo se debe hacer clic en el botón AGREGAR REGISTRO como se puede apreciar en la Figura 6. También como lo muestra la Figura 6, cada registro presupuestal podría tener uno o más rubros presupuestales. Si se desea tener más de un rubro presupuestal dentro del registro presupuestal, el usuario debe hacer clic en el signo + como se muestra resaltado en amarillo en la Figura 6. Luego de finalizar el ingreso del (los) registros presupuestales, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar la información del registro presupuestal o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información del registro presupuestal. Paso 6: reporte de fechas Luego de ingresar y grabar la información correspondiente al registro presupuestal, el próximo paso es el ingreso de fechas que son importantes para el evento (ver Figura 7). Figura 7 (ingreso de fechas importantes para el evento adición) 32

33 Luego de finalizar el ingreso de las fechas, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar la información de fechas o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información de fechas. Paso 7: vincular anexos Luego de ingresar y grabar la información de fechas, el próximo y último paso en el ingreso de un evento es la vinculación de anexos, es decir vincular los archivos requeridos que apliquen de acuerdo de acuerdo al tipo de evento, por ejemplo: - Disponibilidad presupuestal para la adición - Estudio previo. (Justificación de la adición), etc. Ver Figura 8 (abajo) Figura 8 (pantalla para vincular anexos) En la pantalla para vincular anexos se deben ejecutar varias tareas o funciones que se explican a continuación: Buscar Archivo Al hacer clic en el botón BROWSE como se ve resaltado amarillo en la Figura 9, aparece el explorador que le permite al usuario buscar y seleccionar el archivo que desea vincular como anexo. Figura 9 (como buscar archivos) 33

34 Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón ABRIR del explorador. Luego la aplicación regresa a la pantalla inicial de vinculación de anexos, donde el usuario debe completar la información relacionada con el archivo anexo, es decir, seleccionar de la lista, el Documento de Legalidad que representa el anexo, y adicionar las notas de manera opcional como se aprecia en la Figura 10 (abajo). Figura 10 (completar información relacionada con el archivo anexo) Agregar Documento de Legalidad (usando el mismo archivo anexo) Si en un solo archivo anexo, existen o se han puesto juntos más de un documento de legalidad, entonces el usuario puede adicionar un documento de legalidad sin necesidad de buscar y agregar nuevos archivos. Veamos un ejemplo general: Asumiendo que el archivo anexo que se selecciono en el paso anterior (ver Figura 10), contiene dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio del contrato y el Acta de apertura del proceso de selección, entonces el usuario debe hacer clic en el botón DOC LEGALIDAD como se ve resaltado amarillo en la Figura 11 (abajo). Figura 11 (como adicionar documento de legalidad para el mismo archivo anexo) Una vez seleccionado el botón DOC LEGALIDAD, el usuario debe completar la información relacionada con el segundo documento de legalidad incluyendo la página, dentro del archivo donde inicia el documento de legalidad referido. En el ejemplo de la Figura 11, se nota que en un mismo archivo se juntaron dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio que inicia en la página 1 del archivo y el Acta de Apertura del Proceso de Selección que inicia en la página 3 del archivo. 34

35 Agregar Archivo Si el usuario desea agregar más archivos, solo debe hacer clic en el botón AGREGAR ARCHIVO, y repetir los pasos anteriores, de esta manera puede anexar todos los documentos requeridos que certifican la legalidad del contrato. Luego de finalizar la vinculación de archivos anexos, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en vincular/grabar la información de archivos anexos y documentos de legalidad o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir, cambiar o agregar información relacionada con los anexos. PRORROGA Paso 1: seleccionar el evento deseado En el menú principal de la aplicación, seleccionar la opción deseada como lo indica la Figura 1. Menú Principal> Contratación> Eventos en Contratos> Prórroga> Asistente de Prórroga Figura 1 (Seleccionar el asistente de prorroga) 35

36 Paso 2: consultar contrato para el cual se desea ingresar el evento Una vez seleccionada la opción deseada, el siguiente paso es consultar el contrato al cual se desea hacer la prorroga (ver Figura 2). Figura 2 (consultar contrato al cual se desea hacer la prorroga) Como se observa en la Figura 2, el usuario debe ingresar el código del contrato para el cual desea hacer la prorroga. Una vez ingresado el código, el usuario debe hacer clic en el botón CONSULTAR. Paso 3: ingresar información general del evento Una vez el usuario ingresa el contrato deseado y hace clic en botón CONSULTAR, y si el código de contrato es correcto, la aplicación muestra la pantalla donde se debe ingresar la información general acerca del evento Prorroga (ver Figura 3). Figura 3 (Información General del Evento Prorroga) Una vez ingresada toda la información en la pantalla, hacer clic en el botón de VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparecen de nuevo la pantalla para que el usuario revise la información que acaba de ingresar. Si está seguro de que toda la información es correcta, hacer clic en el botón VINCULAR, si no, debe hacer clic en VOLVER para que la aplicación le permita corregir los datos (ver Figura 4). 36

37 Figura 4 (pantalla para revisar información general del evento) Paso 4: reporte de fechas Luego de ingresar y grabar la información correspondiente a la información general del evento, el próximo paso es el ingreso de fechas que son importantes para el evento (ver Figura 5). Figura 5 (ingreso de fechas importantes para el evento prorroga) Luego de finalizar el ingreso de las fechas, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar la información de fechas o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información de fechas. Paso 5: vincular anexos Luego de ingresar y grabar la información de fechas, el próximo y último paso en el ingreso de un evento es la vinculación de anexos, es decir vincular los archivos requeridos que apliquen de acuerdo de acuerdo al tipo de evento, por ejemplo: - Ampliación del plazo de la Garantía única en el caso de contratos adicionales - Estudio previo. (Justificación de la adición), etc. Ver Figura 6 (abajo) 37

38 Figura 6 (pantalla para vincular anexos) En la pantalla para vincular anexos se deben ejecutar varias tareas o funciones que se explican a continuación: Buscar Archivo Al hacer clic en el botón BROWSE como se ve resaltado amarillo en la Figura 7, aparece el explorador que le permite al usuario buscar y seleccionar el archivo que desea vincular como anexo. Figura 7 (como buscar archivos) Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón ABRIR del explorador. Luego la aplicación regresa a la pantalla inicial de vinculación de anexos, donde el usuario debe completar la información relacionada con el archivo anexo, es decir, seleccionar de la lista, el Documento de Legalidad que representa el anexo, y adicionar las notas de manera opcional como se aprecia en la Figura 8 (abajo). 38

39 Figura 8 (completar información relacionada con el archivo anexo) Agregar Documento de Legalidad (usando el mismo archivo anexo) Si en un solo archivo anexo, existen o se han puesto juntos más de un documento de legalidad, entonces el usuario puede adicionar un documento de legalidad sin necesidad de buscar y agregar nuevos archivos. Veamos un ejemplo general: Asumiendo que el archivo anexo que se selecciono en el paso anterior (ver Figura 8), contiene dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio del contrato y el Acta de apertura del proceso de selección, entonces el usuario debe hacer clic en el botón DOC LEGALIDAD como se ve resaltado amarillo en la Figura 9 (abajo). Figura 9 (como adicionar documento de legalidad para el mismo archivo anexo) Una vez seleccionado el botón DOC LEGALIDAD, el usuario debe completar la información relacionada con el segundo documento de legalidad incluyendo la página, dentro del archivo donde inicia el documento de legalidad referido. En el ejemplo de la Figura 9, se nota que en un mismo archivo se juntaron dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio que inicia en la página 1 del archivo y el Acta de Apertura del Proceso de Selección que inicia en la página 3 del archivo. Agregar Archivo Si el usuario desea agregar más archivos, solo debe hacer clic en el botón AGREGAR ARCHIVO, y repetir los pasos anteriores, de esta manera puede anexar todos los documentos requeridos que certifican la legalidad del contrato. Luego de finalizar la vinculación de archivos anexos, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en vincular/grabar la información de archivos anexos y documentos de legalidad o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir, cambiar o agregar información relacionada con los anexos. CESIÓN Paso 1: seleccionar el evento deseado En el menú principal de la aplicación, seleccionar la opción deseada como lo indica la Figura 1. Menú Principal> Contratación> Eventos en Contratos> Cesión> Asistente de Cesión 39

40 Figura 1 (Seleccionar el asistente de cesión de contrato) 40

41 Paso 2: consultar contrato para el cual se desea ingresar el evento Una vez seleccionada la opción deseada, el siguiente paso es consultar el contrato al cual se desea hacer la cesión (ver Figura 2). Figura 2 (consultar contrato para el cual se desea hacer la cesión) Como se observa en la Figura 2, el usuario debe ingresar el código del contrato para el cual desea hacer la cesión. Una vez ingresado el código, el usuario debe hacer clic en el botón CONSULTAR. Paso 3: ingresar información general del evento Una vez el usuario ingresa el contrato deseado y hace clic en botón CONSULTAR, y si el código de contrato es correcto, la aplicación muestra la pantalla donde se debe ingresar la información general acerca del evento Cesión (ver Figura 3). Figura 3 (Información General del Evento Cesión) Si el usuario recuerda la identificación del contratista, la puede digitar directamente en el campo Nuevo Contratista. Si No la recuerda, entonces puede usar la ayuda de búsqueda de contratistas (ver Figura 4). Solo hacer clic en la lupa como aparece resaltado amarillo en la figura y la ayuda de búsqueda se mostrara en la pantalla para que busque y luego seleccione el contratista correcto como se muestra en la Figura 4. Luego de seleccionar el contratista deseado, hacer clic en el botón CONTINUAR. 41

42 Figura 4 (usar la ayuda de búsqueda de contratistas) Una vez ingresada toda la información en la pantalla, hacer clic en el botón de VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparecen de nuevo la pantalla para que el usuario revise la información que acaba de ingresar. Si está seguro de que toda la información es correcta, hacer clic en el botón VINCULAR, si no, debe hacer clic en VOLVER para que la aplicación le permita corregir los datos (ver Figura 5). Figura 5 (pantalla para revisar información general del evento) Paso 4: reporte de fechas Luego de ingresar y grabar la información correspondiente a la información general del evento, el próximo paso es el ingreso de fechas que son importantes para el evento (ver Figura 6). 42

43 Figura 6 (ingreso de fechas importantes para el evento de cesión contrato) Luego de finalizar el ingreso de las fechas, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar la información de fechas o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información de fechas. Paso 5: vincular anexos Luego de ingresar y grabar la información de fechas, el próximo y último paso en el ingreso de un evento es la vinculación de anexos, es decir vincular los archivos requeridos que apliquen de acuerdo de acuerdo al tipo de evento, por ejemplo: - Adjudicación de Cesión - Aprobación de la garantía única y de sus modificaciones, etc. Ver Figura 7 (abajo) Figura 7 (pantalla para vincular anexos) En la pantalla para vincular anexos se deben ejecutar varias tareas o funciones que se explican a continuación: Buscar Archivo Al hacer clic en el botón BROWSE como se ve resaltado amarillo en la Figura 8, aparece el explorador que le permite al usuario buscar y seleccionar el archivo que desea vincular como anexo. 43

44 Figura 8 (como buscar archivos) Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón ABRIR del explorador. Luego la aplicación regresa a la pantalla inicial de vinculación de anexos, donde el usuario debe completar la información relacionada con el archivo anexo, es decir, seleccionar de la lista, el Documento de Legalidad que representa el anexo, y adicionar las notas de manera opcional como se aprecia en la Figura 9 (abajo). Figura 9 (completar información relacionada con el archivo anexo) Agregar Documento de Legalidad (usando el mismo archivo anexo) Si en un solo archivo anexo, existen o se han puesto juntos más de un documento de legalidad, entonces el usuario puede adicionar un documento de legalidad sin necesidad de buscar y agregar nuevos archivos. Veamos un ejemplo general: Asumiendo que el archivo anexo que se selecciono en el paso anterior (ver Figura 9), contiene dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio del contrato y el Acta de apertura del proceso de selección, entonces el usuario debe hacer clic en el botón DOC LEGALIDAD como se ve resaltado amarillo en la Figura 10 (abajo). 44

45 Figura 10 (como adicionar documento de legalidad para el mismo archivo anexo) Una vez seleccionado el botón DOC LEGALIDAD, el usuario debe completar la información relacionada con el segundo documento de legalidad incluyendo la página, dentro del archivo donde inicia el documento de legalidad referido. En el ejemplo de la Figura 10, se nota que en un mismo archivo se juntaron dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio que inicia en la página 1 del archivo y el Acta de Apertura del Proceso de Selección que inicia en la página 3 del archivo. Agregar Archivo Si el usuario desea agregar más archivos, solo debe hacer clic en el botón AGREGAR ARCHIVO, y repetir los pasos anteriores, de esta manera puede anexar todos los documentos requeridos que certifican la legalidad del contrato. Luego de finalizar la vinculación de archivos anexos, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en vincular/grabar la información de archivos anexos y documentos de legalidad o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir, cambiar o agregar información relacionada con los anexos. SUSPENSIÓN Paso 1: seleccionar el evento deseado En el menú principal de la aplicación, seleccionar la opción deseada como lo indica la Figura 1. Menú Principal> Contratación> Eventos en Contrato> Suspensión> Vincular Fechas 45

46 Figura 1 (Seleccionar el evento suspensión de contrato) 46

47 Paso 2: consultar contrato para el cual se desea ingresar el evento Una vez seleccionada la opción deseada, el siguiente paso es consultar el contrato al cual se desea hacer la suspensión (ver Figura 2). Figura 2 (consultar contrato para el cual se desea hacer la suspensión) Como se observa en la Figura 2, el usuario debe ingresar el código del contrato para el cual desea hacer la suspensión. Una vez ingresado el código, el usuario debe hacer clic en el botón CONSULTAR. Paso 3: reporte de fechas Una vez el usuario ingresa el contrato deseado y hace clic en botón CONSULTAR, y si el código de contrato es correcto, el próximo paso es el ingreso de fechas que son importantes para el evento (ver Figura 3). Figura 3 (ingreso de fechas importantes para el evento suspensión del contrato) Luego de finalizar el ingreso de las fechas, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar la información de fechas o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información de fechas. Paso 4: vincular anexos Luego de ingresar y grabar la información de fechas, el próximo y último paso en el ingreso de un evento es la vinculación de anexos, es decir vincular los archivos requeridos que apliquen de acuerdo de acuerdo al tipo de evento, por ejemplo el Acta de suspensión del contrato ver Figura 4 (abajo) 47

48 Figura 4 (pantalla para vincular anexos) En la pantalla para vincular anexos se deben ejecutar varias tareas o funciones que se explican a continuación: Buscar Archivo Al hacer clic en el botón BROWSE como se ve resaltado amarillo en la Figura 5, aparece el explorador que le permite al usuario buscar y seleccionar el archivo que desea vincular como anexo. Figura 5 (como buscar archivos) Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón ABRIR del explorador. Luego la aplicación regresa a la pantalla inicial de vinculación de anexos, donde el usuario debe completar la información relacionada con el archivo anexo, es decir, seleccionar de la lista, el Documento de Legalidad que representa el anexo, y adicionar las notas de manera opcional como se aprecia en la Figura 6 (abajo). 48

49 Figura 6 (completar información relacionada con el archivo anexo) Agregar Documento de Legalidad (usando el mismo archivo anexo) Si en un solo archivo anexo, existen o se han puesto juntos más de un documento de legalidad, entonces el usuario puede adicionar un documento de legalidad sin necesidad de buscar y agregar nuevos archivos. Veamos un ejemplo general: Asumiendo que el archivo anexo que se selecciono en el paso anterior (ver Figura 6), contiene dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio del contrato y el Acta de apertura del proceso de selección, entonces el usuario debe hacer clic en el botón DOC LEGALIDAD como se ve resaltado amarillo en la Figura 7(abajo). Figura 7 (como adicionar documento de legalidad para el mismo archivo anexo) Una vez seleccionado el botón DOC LEGALIDAD, el usuario debe completar la información relacionada con el segundo documento de legalidad incluyendo la página, dentro del archivo donde inicia el documento de legalidad referido. En el ejemplo de la Figura 7, se nota que en un mismo archivo se juntaron dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio que inicia en la página 1 del archivo y el Acta de Apertura del Proceso de Selección que inicia en la página 3 del archivo. Agregar Archivo Si el usuario desea agregar más archivos, solo debe hacer clic en el botón AGREGAR ARCHIVO, y repetir los pasos anteriores, de esta manera puede anexar todos los documentos requeridos que certifican la legalidad del contrato. Luego de finalizar la vinculación de archivos anexos, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en vincular/grabar la información de archivos anexos y documentos de legalidad o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir, cambiar o agregar información relacionada con los anexos. REINICIO Paso 1: seleccionar el evento deseado En el menú principal de la aplicación, seleccionar la opción deseada como lo indica la Figura 1. Menú Principal> Contratación> Eventos en Contrato> Reinicio> Vincular Fechas 49

50 Figura 1 (Seleccionar el evento reinicio de contrato) Paso 2: consultar contrato para el cual se desea ingresar el evento Una vez seleccionada la opción deseada, el siguiente paso es consultar el contrato al cual se desea hacer el reinicio (ver Figura 2). Figura 2 (consultar contrato para el cual se desea hacer el reinicio) Como se observa en la Figura 2, el usuario debe ingresar el código del contrato para el cual desea hacer el reinicio. Una vez ingresado el código, el usuario debe hacer clic en el botón CONSULTAR. Paso 3: reporte de fechas Una vez el usuario ingresa el contrato deseado y hace clic en botón CONSULTAR, y si el código de contrato es correcto, el próximo paso es el ingreso de fechas que son importantes de acuerdo al evento seleccionado (ver Figura 3). 50

51 Figura 3 (ingreso de fechas importantes para el evento reinicio) Luego de finalizar el ingreso de las fechas, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar la información de fechas o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información de fechas. Paso 4: vincular anexos Luego de ingresar y grabar la información de fechas, el próximo y último paso en el ingreso de un evento es la vinculación de anexos, es decir vincular los archivos requeridos que apliquen de acuerdo de acuerdo al tipo de evento, por ejemplo Actas de reinicio ver Figura 4 (abajo) Figura 4 (pantalla para vincular anexos) En la pantalla para vincular anexos se deben ejecutar varias tareas o funciones que se explican a continuación: Buscar Archivo Al hacer clic en el botón BROWSE como se ve resaltado amarillo en la Figura 5, aparece el explorador que le permite al usuario buscar y seleccionar el archivo que desea vincular como anexo. 51

52 Figura 5 (como buscar archivos) Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón ABRIR del explorador. Luego la aplicación regresa a la pantalla inicial de vinculación de anexos, donde el usuario debe completar la información relacionada con el archivo anexo, es decir, seleccionar de la lista, el Documento de Legalidad que representa el anexo, y adicionar las notas de manera opcional como se aprecia en la Figura 6 (abajo). Figura 6 (completar información relacionada con el archivo anexo) Agregar Documento de Legalidad (usando el mismo archivo anexo) Si en un solo archivo anexo, existen o se han puesto juntos más de un documento de legalidad, entonces el usuario puede adicionar un documento de legalidad sin necesidad de buscar y agregar nuevos archivos. Veamos un ejemplo general: Asumiendo que el archivo anexo que se selecciono en el paso anterior (ver Figura 6), contiene dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio del contrato y el Acta de apertura del proceso de selección, entonces el usuario debe hacer clic en el botón DOC LEGALIDAD como se ve resaltado amarillo en la Figura 7(abajo). 52

53 Figura 7 (como adicionar documento de legalidad para el mismo archivo anexo) Una vez seleccionado el botón DOC LEGALIDAD, el usuario debe completar la información relacionada con el segundo documento de legalidad incluyendo la página, dentro del archivo donde inicia el documento de legalidad referido. En el ejemplo de la Figura 7, se nota que en un mismo archivo se juntaron dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio que inicia en la página 1 del archivo y el Acta de Apertura del Proceso de Selección que inicia en la página 3 del archivo. Agregar Archivo Si el usuario desea agregar más archivos, solo debe hacer clic en el botón AGREGAR ARCHIVO, y repetir los pasos anteriores, de esta manera puede anexar todos los documentos requeridos que certifican la legalidad del contrato. Luego de finalizar la vinculación de archivos anexos, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en vincular/grabar la información de archivos anexos y documentos de legalidad o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir, cambiar o agregar información relacionada con los anexos. ANULACIÓN Paso 1: seleccionar el evento deseado En el menú principal de la aplicación, seleccionar la opción deseada como lo indica la Figura 1. Menú Principal> Contratación> Eventos en Contrato> Anulación> Vincular Fechas 53

54 Figura 1 (Seleccionar el evento para la anulación de un contrato) 54

55 Paso 2: consultar contrato para el cual se desea ingresar el evento Una vez seleccionada la opción deseada, el siguiente paso es consultar el contrato al cual se desea hacer la anulación (ver Figura 2). Figura 2 (consultar contrato para el cual se desea hacer la anulación) Como se observa en la Figura 2, el usuario debe ingresar el código del contrato para el cual desea hacer la anulación. Una vez ingresado el código, el usuario debe hacer clic en el botón CONSULTAR. Paso 3: reporte de fechas Una vez el usuario ingresa el contrato deseado y hace clic en botón CONSULTAR, y si el código de contrato es correcto, el próximo paso es el ingreso de fechas que son importantes de acuerdo al evento seleccionado (ver Figura 3). Figura 3 (ingreso de fechas importantes para el evento anulación) Luego de finalizar el ingreso de las fechas, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar la información de fechas o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información de fechas. Paso 4: vincular anexos Luego de ingresar y grabar la información de fechas, el próximo y último paso en el ingreso de un evento es la vinculación de anexos, es decir vincular los archivos requeridos que apliquen de acuerdo de acuerdo al tipo de evento, por ejemplo Acta de Anulación ver Figura 4 (abajo) 55

56 Figura 4 (pantalla para vincular anexos) En la pantalla para vincular anexos se deben ejecutar varias tareas o funciones que se explican a continuación: Buscar Archivo Al hacer clic en el botón BROWSE como se ve resaltado amarillo en la Figura 5, aparece el explorador que le permite al usuario buscar y seleccionar el archivo que desea vincular como anexo. Figura 5 (como buscar archivos) Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón ABRIR del explorador. Luego la aplicación regresa a la pantalla inicial de vinculación de anexos, donde el usuario debe completar la información relacionada con el archivo anexo, es decir, seleccionar de la lista, el Documento de Legalidad que representa el anexo, y adicionar las notas de manera opcional como se aprecia en la Figura 6 (abajo). 56

57 Figura 6 (completar información relacionada con el archivo anexo) Agregar Documento de Legalidad (usando el mismo archivo anexo) Si en un solo archivo anexo, existen o se han puesto juntos más de un documento de legalidad, entonces el usuario puede adicionar un documento de legalidad sin necesidad de buscar y agregar nuevos archivos. Veamos un ejemplo general: Asumiendo que el archivo anexo que se selecciono en el paso anterior (ver Figura 6), contiene dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio del contrato y el Acta de apertura del proceso de selección, entonces el usuario debe hacer clic en el botón DOC LEGALIDAD como se ve resaltado amarillo en la Figura 7(abajo). Figura 7 (como adicionar documento de legalidad para el mismo archivo anexo) Una vez seleccionado el botón DOC LEGALIDAD, el usuario debe completar la información relacionada con el segundo documento de legalidad incluyendo la página, dentro del archivo donde inicia el documento de legalidad referido. En el ejemplo de la Figura 7, se nota que en un mismo archivo se juntaron dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio que inicia en la página 1 del archivo y el Acta de Apertura del Proceso de Selección que inicia en la página 3 del archivo. CADUCIDAD Paso 1: seleccionar el evento deseado En el menú principal de la aplicación, seleccionar la opción deseada como lo indica la Figura 1. Menú Principal> Contratación> Eventos en Contrato> Caducidad> Vincular Fechas 57

58 Figura 1 (Seleccionar el evento para declarar la caducidad de un contrato) 58

59 Paso 2: consultar contrato para el cual se desea ingresar el evento Una vez seleccionada la opción deseada, el siguiente paso es consultar el contrato para el cual se desea declarar la caducidad (ver Figura 2). Figura 2 (consultar contrato para el cual se desea declarar la caducidad) Como se observa en la Figura 2, el usuario debe ingresar el código del contrato para el cual desea hacer la anulación. Una vez ingresado el código, el usuario debe hacer clic en el botón CONSULTAR. Paso 3: reporte de fechas Una vez el usuario ingresa el contrato deseado y hace clic en botón CONSULTAR, y si el código de contrato es correcto, el próximo paso es el ingreso de fechas que son importantes de acuerdo al evento seleccionado (ver Figura 3). Figura 3 (ingreso de fechas importantes para el evento caducidad) Luego de finalizar el ingreso de las fechas, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar la información de fechas o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información de fechas. Paso 4: vincular anexos Luego de ingresar y grabar la información de fechas, el próximo y último paso en el ingreso de un evento es la vinculación de anexos, es decir vincular los archivos requeridos que apliquen de acuerdo de acuerdo al tipo de evento, por ejemplo Acta de Caducidad ver Figura 4 (abajo) 59

60 Figura 4 (pantalla para vincular anexos) En la pantalla para vincular anexos se deben ejecutar varias tareas o funciones que se explican a continuación: Buscar Archivo Al hacer clic en el botón BROWSE como se ve resaltado amarillo en la Figura 5, aparece el explorador que le permite al usuario buscar y seleccionar el archivo que desea vincular como anexo. Figura 5 (como buscar archivos) Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón ABRIR del explorador. Luego la aplicación regresa a la pantalla inicial de vinculación de anexos, donde el usuario debe completar la información relacionada con el archivo anexo, es decir, seleccionar de la lista, el Documento de Legalidad que representa el anexo, y adicionar las notas de manera opcional como se aprecia en la Figura 6 (abajo). 60

61 Figura 6 (completar información relacionada con el archivo anexo) Agregar Documento de Legalidad (usando el mismo archivo anexo) Si en un solo archivo anexo, existen o se han puesto juntos más de un documento de legalidad, entonces el usuario puede adicionar un documento de legalidad sin necesidad de buscar y agregar nuevos archivos. Veamos un ejemplo general: Asumiendo que el archivo anexo que se selecciono en el paso anterior (ver Figura 6), contiene dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio del contrato y el Acta de apertura del proceso de selección, entonces el usuario debe hacer clic en el botón DOC LEGALIDAD como se ve resaltado amarillo en la Figura 7(abajo). Figura 7 (como adicionar documento de legalidad para el mismo archivo anexo) Una vez seleccionado el botón DOC LEGALIDAD, el usuario debe completar la información relacionada con el segundo documento de legalidad incluyendo la página, dentro del archivo donde inicia el documento de legalidad referido. En el ejemplo de la Figura 7, se nota que en un mismo archivo se juntaron dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio que inicia en la página 1 del archivo y el Acta de Apertura del Proceso de Selección que inicia en la página 3 del archivo. TERMINACIÓN Paso 1: seleccionar el evento deseado En el menú principal de la aplicación, seleccionar la opción deseada como lo indica la Figura 1. 61

62 Menú Principal> Contratación> Eventos en Contrato> Terminación> Vincular Fechas Figura 1 (Seleccionar el evento para declarar la terminación de un contrato) 62

63 Paso 2: consultar contrato para el cual se desea ingresar el evento Una vez seleccionada la opción deseada, el siguiente paso es consultar el contrato para el cual se desea declarar la terminación (ver Figura 2). Figura 2 (consultar contrato para el cual se desea declarar la terminación) Como se observa en la Figura 2, el usuario debe ingresar el código del contrato para el cual desea hacer la anulación. Una vez ingresado el código, el usuario debe hacer clic en el botón CONSULTAR. Paso 3: reporte de fechas Una vez el usuario ingresa el contrato deseado y hace clic en botón CONSULTAR, y si el código de contrato es correcto, el próximo paso es el ingreso de fechas que son importantes de acuerdo al evento seleccionado (ver Figura 3). Figura 3 (ingreso de fechas importantes para el evento terminación) Luego de finalizar el ingreso de las fechas, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar la información de fechas o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información de fechas. Paso 4: vincular anexos Luego de ingresar y grabar la información de fechas, el próximo y último paso en el ingreso de un evento es la vinculación de anexos, es decir vincular los archivos requeridos que apliquen de acuerdo de acuerdo al tipo de evento, por ejemplo Acta de Terminación ver Figura 4 (abajo) 63

64 Figura 4 (pantalla para vincular anexos) En la pantalla para vincular anexos se deben ejecutar varias tareas o funciones que se explican a continuación: Buscar Archivo Al hacer clic en el botón BROWSE como se ve resaltado amarillo en la Figura 5, aparece el explorador que le permite al usuario buscar y seleccionar el archivo que desea vincular como anexo. Figura 5 (como buscar archivos) Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón ABRIR del explorador. Luego la aplicación regresa a la pantalla inicial de vinculación de anexos, donde el usuario debe completar la información relacionada con el archivo anexo, es decir, seleccionar de la lista, el Documento de Legalidad que representa el anexo, y adicionar las notas de manera opcional como se aprecia en la Figura 6 (abajo). 64

65 Figura 6 (completar información relacionada con el archivo anexo) Agregar Documento de Legalidad (usando el mismo archivo anexo) Si en un solo archivo anexo, existen o se han puesto juntos más de un documento de legalidad, entonces el usuario puede adicionar un documento de legalidad sin necesidad de buscar y agregar nuevos archivos. Veamos un ejemplo general: Asumiendo que el archivo anexo que se selecciono en el paso anterior (ver Figura 6), contiene dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio del contrato y el Acta de apertura del proceso de selección, entonces el usuario debe hacer clic en el botón DOC LEGALIDAD como se ve resaltado amarillo en la Figura 7(abajo). Figura 7 (como adicionar documento de legalidad para el mismo archivo anexo) Una vez seleccionado el botón DOC LEGALIDAD, el usuario debe completar la información relacionada con el segundo documento de legalidad incluyendo la página, dentro del archivo donde inicia el documento de legalidad referido. En el ejemplo de la Figura 7, se nota que en un mismo archivo se juntaron dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio que inicia en la página 1 del archivo y el Acta de Apertura del Proceso de Selección que inicia en la página 3 del archivo. LIQUIDACIÓN Paso 1: seleccionar el evento deseado En el menú principal de la aplicación, seleccionar la opción deseada como lo indica la Figura 1. Menú Principal> Contratación> Eventos en Contrato> Liquidación> Vincular Fechas 65

66 Figura 1 (Seleccionar el evento para la liquidación de un contrato) 66

67 Paso 2: consultar contrato para el cual se desea ingresar el evento Una vez seleccionada la opción deseada, el siguiente paso es consultar el contrato al cual se desea hacer la liquidación (ver Figura 2). Figura 2 (consultar contrato para el cual se desea hacer la liquidación) Como se observa en la Figura 2, el usuario debe ingresar el código del contrato para el cual desea hacer la anulación. Una vez ingresado el código, el usuario debe hacer clic en el botón CONSULTAR. Paso 3: reporte de fechas Una vez el usuario ingresa el contrato deseado y hace clic en botón CONSULTAR, y si el código de contrato es correcto, el próximo paso es el ingreso de fechas que son importantes de acuerdo al evento seleccionado (ver Figura 3). Figura 3 (ingreso de fechas importantes para el evento liquidación) Luego de finalizar el ingreso de las fechas, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar la información de fechas o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información de fechas. Paso 4: vincular anexos Luego de ingresar y grabar la información de fechas, el próximo y último paso en el ingreso de un evento es la vinculación de anexos, es decir vincular los archivos requeridos que apliquen de acuerdo de acuerdo al tipo de evento, por ejemplo Acta de Liquidación ver Figura 4 (abajo) 67

68 Figura 4 (pantalla para vincular anexos) En la pantalla para vincular anexos se deben ejecutar varias tareas o funciones que se explican a continuación: Buscar Archivo Al hacer clic en el botón BROWSE como se ve resaltado amarillo en la Figura 5, aparece el explorador que le permite al usuario buscar y seleccionar el archivo que desea vincular como anexo. Figura 5 (como buscar archivos) Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón ABRIR del explorador. Luego la aplicación regresa a la pantalla inicial de vinculación de anexos, donde el usuario debe completar la información relacionada con el archivo anexo, es decir, seleccionar de la lista, el Documento de Legalidad que representa el anexo, y adicionar las notas de manera opcional como se aprecia en la Figura 6 (abajo). 68

69 Figura 6 (completar información relacionada con el archivo anexo) Agregar Documento de Legalidad (usando el mismo archivo anexo) Si en un solo archivo anexo, existen o se han puesto juntos más de un documento de legalidad, entonces el usuario puede adicionar un documento de legalidad sin necesidad de buscar y agregar nuevos archivos. Veamos un ejemplo general: Asumiendo que el archivo anexo que se selecciono en el paso anterior (ver Figura 6), contiene dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio del contrato y el Acta de apertura del proceso de selección, entonces el usuario debe hacer clic en el botón DOC LEGALIDAD como se ve resaltado amarillo en la Figura 7(abajo). Figura 7 (como adicionar documento de legalidad para el mismo archivo anexo) Una vez seleccionado el botón DOC LEGALIDAD, el usuario debe completar la información relacionada con el segundo documento de legalidad incluyendo la página, dentro del archivo donde inicia el documento de legalidad referido. En el ejemplo de la Figura 7, se nota que en un mismo archivo se juntaron dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio que inicia en la página 1 del archivo y el Acta de Apertura del Proceso de Selección que inicia en la página 3 del archivo. PAGOS Paso 1: seleccionar el asistente de pago En el menú principal de la aplicación, seleccionar el asistente de pago como lo indica la (ver Figura 1). Menú Principal> Contratación> Pagos a Contratos> Asistente de Pago 69

70 Figura 1 (Seleccionar el asistente de pago) 70

71 Paso 2: ingresar numero de contrato y documento de pago Una vez seleccionado el asistente de pago, el siguiente paso es ingresar el contrato para el cual se desea hacer el pago y el número del documento de pago (ver Figura 2). Figura 2 (ingresar número de contrato y número del documento de pago) Como se observa en la Figura 2, el usuario puede ingresar el número del documento de pago inmediatamente, o si lo desea, puede hacer clic en la lupa, como aparece resaltado en amarillo en la Figura 2 (arriba) y la aplicación mostrara en la pantalla los documentos de pago ingresados hasta el momento para el contrato especificado (ver Figura 3), de esta manera el usuario puede verificar que el pago no haya sido ingresado antes. Figura 3 (lista de pagos hechos hasta el momento para el contrato) Para finalizar este paso, el usuario debe ingresar el número del documento de pago tal y como se observa en la Figura 3 y luego hacer clic en el botón VALIDAR. Paso 3: ingresar valor y fecha de pago Una vez el usuario ingresa el contrato y el número del documento de pago y hace clic en botón VALIDAR, si la información es correcta, la aplicación muestra la pantalla donde se debe ingresar la Fecha de Pago y los valores relacionados con el pago, Tota Bruto y Deducciones y Retenciones (ver Figura 4). 71

72 Figura 4 (ingresar fecha y valores relacionados con el pago) Una vez ingresada toda la información en la pantalla, hacer clic en el botón de VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparecen de nuevo la pantalla para que el usuario revise la información que acaba de ingresar. Si está seguro de que toda la información es correcta, hacer clic en el botón INGRESAR, si no, debe hacer clic en VOLVER para que la aplicación le permita corregir los datos (ver Figura 5). Figura 5 (pantalla para revisar información del pago) Paso 4 [OPCIONAL]: vincular registro presupuestal Luego de ingresar y grabar la información general del pago, el próximo paso es vincular el registro presupuestal del cual sale el dinero para el pago (ver Figura 6). Nota: en caso de que para el contrato no sea mandatorio tener registros presupuestales, el usuario podría hacer clic en el botón SALIR y obviar este paso. 72

73 Figura 6 (vincular el registro presupuestal del cual sale el dinero para el pago) Una vez ingresados los datos para el registro presupuestal, el usuario puede adicionar otro registro presupuestal, en caso de que el dinero para el Pago que se hace al contrato haya sido financiado usando más de un registro presupuestal; para esto solo se debe hacer clic en Registro + como aparece resaltado en amarillo en la Figura 6. Luego de finalizar el ingreso del (los) registros presupuestales, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: INGRESAR, que significa que el usuario está de acuerdo en adicionar/grabar la información del registro presupuestal o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir o cambiar información del registro presupuestal. Paso 5 [OPCIONAL]: verificar información pago (Forma de Pago) Luego de ingresar y grabar la información correspondiente al registro presupuestal, el próximo paso es solo de verificación de información (ver Figura 7). Figura 7 (verificar la información del pago) 73

74 Luego de verificar la información del pago, hacer clic en botón SIGUIENTE para anexar los documentos referentes al pago, o hacer clic en el botón SALIR para ir al menú principal. Paso 6: vincular anexos Luego de verificar la información del pago, el próximo y último paso en el ingreso de un evento es la vinculación de anexos, es decir vincular los archivos requeridos que apliquen de acuerdo de acuerdo al tipo de evento, por ejemplo: - Comprobante de egreso - Copia de cheque, etc. Ver Figura 8 (abajo) Figura 8 (pantalla para vincular anexos) En la pantalla para vincular anexos se deben ejecutar varias tareas o funciones que se explican a continuación: Buscar Archivo Al hacer clic en el botón BROWSE como se ve resaltado amarillo en la Figura 9, aparece el explorador que le permite al usuario buscar y seleccionar el archivo que desea vincular como anexo. Figura 9 (como buscar archivos) 74

75 Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón ABRIR del explorador. Luego la aplicación regresa a la pantalla inicial de vinculación de anexos, donde el usuario debe completar la información relacionada con el archivo anexo, es decir, seleccionar de la lista, el Documento de Legalidad que representa el anexo, y adicionar las notas de manera opcional como se aprecia en la Figura 10 (abajo). Figura 10 (completar información relacionada con el archivo anexo) Agregar Documento de Legalidad (usando el mismo archivo anexo) Si en un solo archivo anexo, existen o se han puesto juntos más de un documento de legalidad, entonces el usuario puede adicionar un documento de legalidad sin necesidad de buscar y agregar nuevos archivos. Veamos un ejemplo general: Asumiendo que el archivo anexo que se selecciono en el paso anterior (ver Figura 10), contiene dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio del contrato y el Acta de apertura del proceso de selección, entonces el usuario debe hacer clic en el botón DOC LEGALIDAD como se ve resaltado amarillo en la Figura 11 (abajo). Figura 11 (como adicionar documento de legalidad para el mismo archivo anexo) Una vez seleccionado el botón DOC LEGALIDAD, el usuario debe completar la información relacionada con el segundo documento de legalidad incluyendo la página, dentro del archivo donde inicia el documento de legalidad referido. En el ejemplo de la Figura 11, se nota que en un mismo archivo se juntaron dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio que inicia en la página 1 del archivo y el Acta de Apertura del Proceso de Selección que inicia en la página 3 del archivo. 75

76 MODULO PROCESOS JUDICIALES Este módulo permitirá a los entes de control llevar a cabo los procesos judiciales jurídicos que se definirían básicamente la exigencia constitucional para el desarrollo rogado de la jurisdicción. El proceso sirve a la satisfacción de los intereses jurídicos socialmente relevantes, siendo el medio constitucionalmente instituido para ello. Para comenzar debemos tener ingresados en el sistema los demandantes y demandados, con el siguiente paso o pasos. DEMANDANTE / DEMANDADO Nos dirigimos a la siguiente ruta. Se define la naturaleza jurídica para nuestro ejemplo seria Natural. A continuación ingresamos los datos básicos, con un campo importante, el Rol que asumirá, empezaremos con el rol Demandante, es de sumo cuidado que lo tengamos en cuenta. 76

77 Lo siguiente seria diligenciar la información o datos personales, si damos click en cada título como lo es dirección, correo electrónico, podremos ingresar toda la información, recordemos que debemos tener el mayor flujo de información Las siguientes imágenes darán una guía del proceso. 77

78 Finalmente damos click en ingresar mostrándonos como resultado, la ficha o informe del demandante creado. 78

79 NOTA: Para ingresar el demandado se realizan los pasos anteriores con la variedad que seleccionamos el tipo de rol Demandado. 79

80 PROCESO JUDICIAL Paso 1: seleccionar el asistente de contratación En el menú principal de la aplicación, seleccionar el asistente de procesos judiciales como lo indica la Figura 1. Menú Principal> Procesos Judiciales> Ingresar Proceso> Asistente Proceso Judicial 80

81 Figura 1 (Seleccionar el asistente de contratación) 81

82 Paso 2: ingresar información general del nuevo proceso judicial Una vez seleccionado el asistente, el siguiente paso es ingresar la información general del proceso judicial (ver Figura 2). Figura 2 (Información General del Proceso Judicial) Nota: opcionalmente el usuario puede consultar los procesos judiciales existentes, esta es una práctica recomendada que le permite al usuario verificar cuales procesos ya existen y cuáles no existen y deben ser ingresados al sistema. Como se observa resaltado amarillo en la Figura 3, el usuario solo debe hacer clic en Procesos Judiciales y la aplicación automáticamente mostrara los procesos que ya han sido ingresados al sistema. Figura 3 (consulta de Procesos Judiciales existentes) Una vez el usuario verifica que el proceso judicial aun no ha sido ingresado, el usuario inicia el ingreso de la información general del proceso como se muestra en la Figura 4. 82

83 Figura 4 (información general del proceso judicial primera parte) Una vez el usuario verifica la información ingresada, hacer clic en el botón de VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparecen en la pantalla los datos adicionales que deben ser ingresados para completar la información general del proceso (ver Figura 5). Figura 5 (datos adicionales información general del proceso segunda parte) Una vez ingresada toda la información que esté disponible al momento sobre el proceso, hacer clic en el botón de VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparecen de nuevo la pantalla con un aviso importante que le pide revisar de nuevo toda la información. Si está seguro de que toda la información es correcta, hacer clic en el botón INGRESAR, si no, debe hacer clic en VOLVER para que la aplicación le permita corregir los datos. 83

84 Paso 3: vincular demandante a un proceso judicial Luego de ingresar y grabar la información general del proceso judicial, el próximo paso es vincular el (los) demandantes(s). (Ver Figura 6). Nota: si la información acerca del demandante está disponible, el usuario debe ingresarla, de lo contrario puede hacer clic en el botón SIGUIENTE e ingresarla luego cuando este disponible. Para vincular un demandante usar la ayuda de búsqueda de demandantes (ver Figura 6). Solo hacer clic en la lupa como aparece resaltado en amarillo en la figura y la ayuda de búsqueda se mostrara en la pantalla para que busque. Recomendación: buscar por el número de identificación completo como se muestra en la figura y asegurarse que el tipo de persona corresponde con la identificación (ejemplo corresponde a una cedula de Persona Natural ) como lo muestra también la Figura 6. Figura 6 (como buscar y adicionar un demandante al proceso) Luego de que la búsqueda trae los resultados, seleccione el demandante correcto como se muestra en la Figura 7. Luego de seleccionar (cuando se selecciona, el registro cambia de color como se observa en la Figura 7) el demandante deseado, hacer clic en el botón CONTINUAR. Figura 7 (como buscar y adicionar un demandante al proceso) 84

85 Paso 4: vincular apoderado del demandante a un proceso judicial Para vincular un apoderado del demandante usar la ayuda de búsqueda de demandantes (ver Figura 8). Solo hacer clic en la lupa como aparece resaltado en amarillo en la figura y la ayuda de búsqueda se mostrara en la pantalla para que busque. Recomendación: buscar por el número de identificación completo como se muestra en la figura y asegurarse que el tipo de persona corresponde con la identificación (ejemplo corresponde a una cedula de Persona Natural ) como lo muestra también la Figura 8. Figura 8 (como buscar y adicionar un apoderado del demandante) Luego de que la búsqueda trae los resultados, seleccione el apoderado correcto como se muestra en la Figura 9. Luego de seleccionar (cuando se selecciona, el registro cambia de color como se observa en la Figura 9) el apoderado deseado, ingresar la Tarjeta Profesional del apoderado como también se muestra en la figura. 85

86 Figura 9 (como buscar y adicionar un apoderado del demandante) Una vez ingresada toda la información acerca del demandante y el apoderado del demandante, hacer clic en el botón de VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparecen de nuevo la pantalla con un aviso importante que le pide revisar de nuevo toda la información. Si está seguro de que toda la información es correcta, hacer clic en el botón INGRESAR, si no, debe hacer clic en VOLVER para que la aplicación le permita corregir los datos. Paso 5: vincular demandado y apoderado del demandado Para vincular la información del demandado y el apoderado del demandado, el usuario debe seguir los mismos pasos que siguió para vincular el demandante y el apoderado del demandante y seguir las mismas recomendaciones. (Ver Pasos 3 y 4 previamente). Nota: si la información acerca del demandado está disponible, el usuario debe ingresarla, de lo contrario puede hacer clic en el botón SIGUIENTE e ingresarla luego cuando esté disponible. Paso 6: vincular anexos El próximo y último paso es la vinculación de anexos, es decir vincular los archivos requeridos que apliquen, por ejemplo: - Informativo - Documento Soporte Proceso Judicial Ver Figura 10 (abajo) Figura 10 (pantalla para vincular anexos) En la pantalla para vincular anexos se deben ejecutar varias tareas o funciones que se explican a continuación: 86

87 Buscar Archivo Al hacer clic en el botón BROWSE como se ve resaltado amarillo en la Figura 11, aparece el explorador que le permite al usuario buscar y seleccionar el archivo que desea vincular como anexo. Figura 11 (como buscar archivos) Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón ABRIR del explorador. Luego la aplicación regresa a la pantalla inicial de vinculación de anexos, donde el usuario debe completar la información relacionada con el archivo anexo, es decir, seleccionar de la lista, el Documento de Legalidad que representa el anexo, y adicionar las notas de manera opcional como se aprecia en la Figura 12 (abajo). Figura 12 (completar información relacionada con el archivo anexo) 87

88 Agregar Documento de Legalidad (usando el mismo archivo anexo) Si en un solo archivo anexo, existen o se han puesto juntos más de un documento de legalidad, entonces el usuario puede adicionar un documento de legalidad sin necesidad de buscar y agregar nuevos archivos. Veamos un ejemplo general: Asumiendo que el archivo anexo que se selecciono en el paso anterior (ver Figura 12), contiene dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio del contrato y el Acta de apertura del proceso de selección, entonces el usuario debe hacer clic en el botón DOC LEGALIDAD como se ve resaltado amarillo en la Figura 13 (abajo). Figura 13 (como adicionar documento de legalidad para el mismo archivo anexo) Una vez seleccionado el botón DOC LEGALIDAD, el usuario debe completar la información relacionada con el segundo documento de legalidad incluyendo la página, dentro del archivo donde inicia el documento de legalidad referido. En el ejemplo de la Figura 13, se nota que en un mismo archivo se juntaron dos documentos de legalidad: el Acta de Inicio que inicia en la página 1 del archivo y el Acta de Apertura del Proceso de Selección que inicia en la página 3 del archivo. Agregar Archivo Si el usuario desea agregar más archivos, solo debe hacer clic en el botón AGREGAR ARCHIVO, y repetir los pasos anteriores, de esta manera puede anexar todos los documentos requeridos. Luego de finalizar la vinculación de archivos anexos, hacer clic en el botón VALIDAR, y si toda la información esta correcta, aparece de nuevo la pantalla con dos botones: VINCULAR, que significa que el usuario está de acuerdo en vincular/grabar la información de archivos anexos y documentos de legalidad o VOLVER, que significa que el usuario desea corregir, cambiar o agregar información relacionada con los anexos. 88

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