1 CATÁLOGOS SISTEMAS CIBERWIN S.C. Usted encontrará en este capítulo. Definición

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1 1 CATÁLOGOS Usted encontrará en este capítulo Definición 1.1 Seleccionar otra Empresa 1.2 Parámetros de la Empresa 1.3 Centros de Costo o Sucursales Sumarias de Cuentas Cuentas Fiscales 1.4 Tipos de Cuenta Conceptos en Movimientos Tipos de Póliza 1.5 Cuentas Contables 1.6 Asignación de Clasificadores a Cuentas 1.7 Asignación de Tipos de Cuenta 1.8 Asignación de Naturalezas 1.9 Costo de Ventas Inventarios de Insumos Compras Mano de Obra Gastos de Fabricación Inventarios de Productos en Proceso Inventarios de Artículos Terminados 1.10 Presupuestos 1.11 Grupos de Cuentas Auxiliares 1.12 Consolidación 1.13 Cuentas de Orden en el Balance 1.14 Catálogo de Monedas

2 1.0 Definición. Los Catálogos son la parte principal del Sistema, ya que nos permiten definir y personalizar la información de la empresa con la que se va a trabajar y son los tablas maestras de las Bases de Datos utilizadas para clasificar los movimientos cotidianos; además de ellos depende el funcionamiento adecuado del Sistema y obviamente es necesario definirlos antes de iniciar la Captura de Pólizas e Inventarios Finales. Por lo tanto, la definición de los Catálogos debe ser una tarea muy cuidadosa ya que de ellos dependerá la estructuración automática de los reportes, es decir, la calidad de la información y determinan en buena medida la facilidad para capturar los movimientos. ContaSipNet le ofrece una variada serie de Catálogos para el correcto desempeño de la Empresa con la que usted vaya desarrollar su trabajo contable. Los Catálogos a definir en el Sistema, son: (Pantalla 1) Seleccionar otra Empresa. Parámetros de la Empresa. Centro de Costos, Sumarias, Cuentas Fiscales. Tipos de Cuenta, Concepto de Movimientos, Tipos de Póliza. Cuentas Contables. Asignación de Clasificadores a Cuentas. Asignación de tipos de Cuenta Asignación de naturalezas Costos de Venta. Presupuestos. Grupos de Cuentas Auxiliares. Consolidación. Cuentas de Orden de Balance. Catálogo de Monedas.(siempre que se asigne la utilización de Moneda Extranjera en los Parámetros.) Aunque a primera vista parece una tarea un poco complicada por la cantidad de Catálogos, en realidad es sencilla si se realiza ordenadamente y de manera adecuada. En ContaSipNet, el catálogo más importante es el de Cuentas Contables, ya que a su alrededor giran los demás Catálogos y en especial los Tipos de Cuenta, los Centros de Costo, las Sumarias de Cuentas, las Cuentas Fiscales y el Costo de Ventas

3 PANTALLA 1 Menú de Catálogos 1.1 Seleccionar otra Empresa. Por medio de está opción, Ud. podrá llevar a cabo la Selección de las Empresas que se encuentren disponibles en el Sistema (Pantalla 2), siempre que hayan sido creadas con anterioridad y con las cuales desee trabajar. Para poder realizar esta tarea, ejecute los siguientes pasos: 1.- Elija el nombre de la Empresa, 2.- Presione Aceptar, o 2 clic en la empresa seleccionada. En caso de que la empresa no se encuentre presione el botón de directorio el cual le mostrará las carpetas de las cuales seleccionara la ruta de acceso de la empresa a trabajar. Pantalla 2

4 3.- Para lo cual se aparecerá la ventana de seguridad de acceso (pantalla 3), proporcione los datos para acceder al Sistema, los cuales son: Login del Usuario, Clave del Usuario, Clave del Sistema. 4.- Oprima el botón de Aceptar Pantalla 3 Nota: Al momento de teclear los datos de acceso, estos deberán ser proporcionados, tal y como fueron definidos en el módulo de Catálogos de Usuarios y Niveles de Acceso (véase opción ). La clave del Sistema deberá ser la misma que fue proporcionada por su distribuidor autorizado. Si no ha definido usuarios el Login del Usuario es Administrador. Pantalla 4 Ventana de Ruta de Acceso

5 Nota: para obtener La diagonal inversa oprima la tecla Alt y el no. 94 al mismo tiempo. Qué es una Ruta de Acceso? Una ruta de acceso es el método más directo para describir en qué lugar de su PC o de la red se encuentra la base de datos de una Empresa, o bien, archivos que requieran para realizar traspasos de información con ContaSipNet. Para especificar la ruta de acceso directa de una empresa o de archivos, escriba la letra de la unidad seguida de dos puntos (:) y una diagonal inversa. A continuación escriba las carpetas o directorios en el mismo orden en que las abre. Si hay más de una, separe sus nombres con diagonales inversas. 5.- Habiendo especificado la ruta de acceso dele clic al botón Select y así abrirá la ventana de selección de empresa (pantalla 2). 1.2 Parámetros de la Empresa. En esta opción, usted podrá definir los datos y parámetros con los que funcionará cada empresa. Tan sólo proporcione los datos relacionados como son: Domicilio Fiscal, Población, Estado, Registro Federal de Contribuyentes, Inicio y Cierre del Ejercicio, etc.

6 Pantalla 5 Los primeros datos: Domicilio Fiscal, Población, Estado, Registro Federal de Contribuyentes, son campos que aparecerán impresos en el Diario y en el Mayor para cumplir con requerimientos fiscales. Los siguientes datos son el Inicio y Cierre del ejercicio en donde usted podrá dar de alta el mes y año en donde empieza el movimiento de su empresa. Se sugiere que aun y cuando su empresa empiece en un mes medio usted coloque en mes de inicio como Enero y el mes final como Diciembre. El siguiente bloque es para dar de alta los números de cuenta de resultados, estos campos tendrán que ser llenados después de capturar el catalogo de cuentas, por lo que si apenas empieza a utilizar el sistema no necesita dar estos datos hasta después de capturar su catalogo de cuentas (se vera mas adelante en el capitulo 1.5.). Enseguida pregunta el Lenguaje a utilizar el cual puede ser Español o Ingles (sin uso, no disponible en esta versión). Para las siguientes opciones descritas enseguida el usuario determina su uso con una palomita o un punto en el recuadro, si no van a utilizar la opciones solo déjelas en blanco. Los Centros de Costo o Sucursales, pueden emplearse no sólo para definir Centros de Costo, sino también para controlar: Departamentos, Centros de Utilidades o Áreas de Responsabilidad. La definición de los Centros de Costos es indispensable si requiere los Estados de Resultados por Centros de Costos. Las Cuentas Fiscales clasifican a las Cuentas de Registro en los grupos que exige la Secretaría de Hacienda y Crédito Público en las declaraciones fiscales y funcionan como sumatorias de cuantas para efectos fiscales. Avisos en pólizas.- Son los recordatorios que se ponen en la captura de pólizas con el fin de identificar si alguna póliza tiene pendiente de ser revisados y así poder listar las pólizas que tengan algún aviso. Las Sumarias de Resultados, permiten agrupar y sumarizar las cuentas de registro y del estado de resultados en

7 grupos semejantes definidos por usted mismo. Vea la opción de Sumarización de Cuentas de Resultados en el capítulo El Digito Verificador en captura sirve para dar un numero de control a sus cuentas contables, el cual sirve cuando al capturar movimientos el usuario ya conoce el catalogo de cuentas perfectamente este digito permite no tener errores de dedo en la captura. Este digito es asignado automáticamente por el sistema. En la opción de Monda Extranjera podemos encontrar la cuenta la cual alojara la utilidad o perdida cambiaria según la comparación de los saldos en dólares y convertirlos a tipo de cambio contra los saldos en Moneda Nacional. En la Moneda Extranjera podemos encontrar: Utilidad Cambiaria: Se captura una cuenta de naturaleza acreedora que tenga asignada el tipo de cuanta entre F5 y F9 (Productos Financieros). Perdida Cambiaria: Se captura una cuenta de naturaleza acreedora que tenga asignada el tipo de cuenta entre F0 y F4 (Otros Gastos). Formato para el Número de Cuenta, le permitirá especificar la forma en como serán definidas las cuentas en el catálogo de Cuentas Contables. Por ejemplo: Numérico. No. de cuenta: , Descripción: Caja chica. Alfanumérico. No. de cuenta: A, Descripción: Cta. SAR Es recomendable utilizar la opción Numérico, para evitar así confusiones en el manejo de las cuentas. En caso de escoger la forma alfanumerico permite tener cuentas con cualquier carácter. La opción de Costo de Ventas, permitirá establecer una de las tres opciones siguientes:

8 1.3 Centros de Costo o Sucursales. 1.- Industria, cuyo costo de ventas se calcula por diferencia de inventarios, usando el método de inventarios periódicos. 2.- Comercio, cuyo costo de ventas se calcula por diferencia de inventarios, utilizando el método de inventarios periódicos. 3.- Servicios, las cuales son empresas que no tienen costo de ventas. Nota: Los inventarios periódicos (Industria o Comercio) obligan a un Costo de Venta y las Cuentas de almacén no Tiene Cargo y abono, esto no se utiliza en Servicios, de tal manera si determina utilizar Industria o comercio deberá capturar sus inventarios mes a mes. Cuando termine de establecer sus parámetros presione el botón Aceptar. Y si necesita modificar algún punto selecciónelo con el puntero del Mouse y corrija lo necesario. Después presione el botón Salir. El concepto de Centro de Costo puede definirse como: Cada una de las partes en que se divide un edificio, vehículo, caja, etc. Tratándose de empresas, cada una de estas debe de tener asignada la ejecución de un grupo de operaciones homogéneas. VENTAJAS DE LOS CENTROS DE COSTOS. El concepto de Centro de Costos puede ser sustituido por: Departamento, Centros de Utilidades o Áreas de Responsabilidad, Sucursales, Proyectos u Obras. Los Centros de Costo pueden ser departamentos, sucursales, o cualquier concepto dentro de una compañía para la que se requiera control separado de sus gastos, ingresos o inclusive de sus activos. Permite identificar porciones dentro de una compañía para la que se llevan registros contables separados. A los que se les llama centros de costos o centros de utilidad. La asignación del Centro de Costo en el Catálogo de Cuentas Contables, le permite elaborar los Reportes de Estados de Resultados por Centro de Costo y los Estados de Resultados por Centro de Costo vs. Presupuestos Las ventajas de los Centros de Costos son:

9 Cuando se tengan las cuentas de gastos en departamentos, podrá obtener, mediante los Centros de Costo, reportes concentrando la información de ciertas cuentas, llevando el control de los gastos. Al llevar estados de resultados por centros de costos, obtendrá la información de ingresos y egresos por departamento. CARACTERISTICAS DE LAS CUENTAS DE CENTROS DE COSTO. Las cuentas utilizadas en los Centros de Costos: Deben pertenecer a alguna cuenta marcada como de 2º Nivel (Subcuenta), dentro del catálogo de cuentas, para que aparezcan en los reportes. COMO FORMAR CENTROS DE COSTOS Esta sección se enfoca al uso de los Centros de Costo, para analizar el comportamiento financiero de entidades (departamentos, por ejemplo) especificas dentro de la empresa, y así analizar su rentabilidad. A CONTINUACION SE LE MUESTRA UN EJEMPLO DE CENTROS DE COSTO: Ejemplo 1: Centros de Costos de Teléfonos y de Copias y Papelería. En el siguiente ejemplo se pretende asociar los datos de las cuentas de gastos de Teléfonos, Copias y Papelería. Para esto deben formarse los siguientes Centros de Costo: 1.- Costo de Teléfono. 2.- Costo de copias y papelería. RESULTADOS DEUDORES GASTOS DEPARTAMENTO UNO GASTOS DEPARTAMENTO DOS SUELDOS TELEFONO COPIAS - - SUELDOS TELEFONO COPIAS - -

10 PARA CREAR O DAR DE ALTA UN CENTRO DE COSTO. Entrando al Menú de Catálogos darle clic al botón que dice Centro de costos, Sumarias, Cuentas Fiscales (ver pantalla 7). 1.- Presione el botón que contiene la etiqueta Nuevo, 2.- Teclee el folio del Centro de Costo (Numérica hasta con tres dígitos e inexistente dentro de Centros de Costos) oprima <Enter>. 3.- Proporcione la descripción y enseguida oprima <Enter>. Para Modificar un Centro de Costo. 1.- Seleccione la Columna de Descripción de la cuadricula de captura y modifique la descripción del centro de costo Pantalla 7 Para Eliminar o dar de Baja un Centro de Costo 1.- Seleccione el Centro de Costo a dar de baja, 2.- Presione el botón de Baja y, confirme su eliminación con el Botón Aceptar. En caso contrario haga clic en Cancelar. SUGERENCIA Para Agilizar las Bajas o las Altas seleccione la Columna folio de la cuadricula y oprima la tecla Insert para dar de alta o bien Supr para del de baja. SUGERENCIA

11 El uso de Centro de Costo no es sólo para compañías con sucursales, sino también pueden utilizarse por negocios, por centros de utilidades o departamentos fácilmente diferenciales entre sí Sumarias de Cuentas de Resultados. El catálogo de Sumarias de Cuentas, clasifica y ordena las Cuentas de Registro del Estado de Resultados en grupos (Categorías) definidos por el usuario para obtener un mejor control de los ingresos y los gastos. Una sumaria de cuentas de resultados engloba los movimientos capturados en las cuentas pertenecientes a la sumaria. Ejemplo: si tiene diferentes gastos que tenga que sumar los puede colocar en la misma sumaria y el sistema le da el resultado de esta suma. Teniendo cuentas de Honorarios, Sueldos Ordinarios, Vacaciones, etc., para diferentes departamentos puede agruparlas en un concepto de Sueldos y Salarios. Para Crear o dar de Alta una Sumaria de Resultados. Entre al Menú de Catálogos y seleccione donde dice Centros de costo, Sumarias, Cuentas Fiscales y dele clic a la opción de Sumarias (ver pantalla 8). 1.- Presione el botón que contiene la etiqueta Nuevo, 2.- Teclee el folio del Centro de Costo (Numérica hasta 3 dígitos e inexistente dentro de Sumarias de Cuentas). 3.- Proporcione la descripción y enseguida oprima <Enter>. Las Sumarias se pueden dar en cuentas de tercero a sexto nivel.

12 Pantalla 8 Para Modificar la descripción solo posiciona el cursor en la cuadricula en el renglón a modificar. Para Eliminar o dar de Baja una Sumaria de Resultados. Consulte también Para obtener más información acerca de las Sumarias le sugerimos revisar la: Sumarización de Cuentas de Resultados, en el Capítulo 3, Reportes 1.- Seleccione la Sumaria a ser dada de baja, 2.- Haga clic en Baja y confirme su eliminación con el botón Aceptar. En caso contrario de clic en Cancelar Cuentas Fiscales. Para Crear o dar de Alta una Cuenta Fiscal. Funciona también como una sumatoria de cuentas contables o financieras a conceptos fiscales. Los Cuentas Fiscales son la clasificación o número de rubro fiscal para la elaboración de las declaraciones de Impuesto Sobre la Renta que solicita la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Este catálogo es también el elemento esencial para transmitir la información hacia el Sistema de Impuesto Sobre la Renta de ContaSipNet.

13 Entrando al Menú de Catálogos y seleccionando el botón de Centro de costos, Sumarias, Cuentas Fiscales dele clic al botón de Cuentas Fiscales (ver pantalla 9). 1.- Oprima el botón de Nuevo, 2.- Teclee el folio (Numérica e inexistente dentro de Cuentas Fiscales), Presione <Enter>. 3.- Proporcione la descripción de la Cuenta Fiscal, verifique que sus datos sean correctos y, 4.- Enseguida Presione <Enter> Pantalla 9 Para Modificar la descripción solo posiciona el puntero del Mouse en la cuadricula de la descripción a modificar y corrija. Para Eliminar o dar de Baja un Cuenta Fiscal. 1.- Elija la Cuenta Fiscal a eliminar, 2.- Presione el Botón Baja y confirme su eliminación con el botón Aceptar. En caso contrario presione Cancelar. Consulte también Para obtener más de información acerca de este tema le recomendamos revisar la: Sumarización de Cuentas Fiscales en el Capítulo 3.

14 1.4 Tipos de Cuenta. Con sólo definir el tipo de cuenta al que pertenece cada cuenta de mayor, el sistema estructurará automáticamente las cuentas, grupos, subtítulos y sumas que aparecerán en los Estados Financieros, agrupando y sumarizando las cuentas de nivel 1 por tipo de cuenta. Las cuentas contables básicas y los tipos de cuenta constituyen de hecho dos niveles de cuenta adicionales a los seis niveles de cuenta que permite el catálogo de cuentas. Para Crear o dar de Alta un Tipo de Cuenta. Al entrar en esta ventana el sistema le proporciona las opciones que usted tiene para dar de Alta el Tipo de Cuenta en la parte superior derecha de la pantalla (ver pantalla 10) 1.- Presione el botón de Nuevo, 2.-Teclee el folio de acuerdo a la clasificación que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana ( A0 - A9 Activos hasta O0 - O9 Orden ), 3.- Proporcione la descripción y verifique sus datos, 4.- Presione <Enter>. Para Modificar la descripción posicione el cursor en la cuadricula del concepto a modificar y corrija. Para Eliminar o dar de Baja un Tipo de Cuenta. 1.- Seleccione la Clasificación a ser dada de baja, 2.- Oprima el Botón de Baja, y confirme su respuesta de eliminación con Aceptar. En caso contrario haga clic en Cancelar. Pantalla 10

15 1.4.1 Conceptos de Movimientos Dependiendo del orden en que el usuario de de alta los tipos de cuenta es en la forma en que aparecerá en su Estado Financiero. Por ejemplo: si se da de alta A1 como Activo Circulante y A2 como Activo Fijo, así aparecerán en el reporte y si cambia el orden es decir pone A1 como Activo Fijo y A2 como Activo Circulante el primero en aparecer será A1. Los Conceptos en Pólizas son las descripciones que acompañan a cada uno de los cargos y abonos en las pólizas. La captura de un Concepto en Pólizas se utiliza básicamente para asignar las claves a las descripciones que se repiten con más frecuencia (es por eso que es conveniente crear un catálogo con estas descripciones), para que posteriormente se agilice el proceso de Captura de Pólizas. Los Conceptos en Pólizas se presentan en los Reportes de: Diario, Auxiliar y Movimientos con Avisos en Pólizas, para proporcionar una idea más clara de las transacciones efectuadas, por lo tanto, evite descripciones confusas. Para Crear o dar de Alta un Concepto en Pólizas. Dentro del mismo Menú de Tipos de Cuenta seleccione el botón que dice Conceptos (vea pantalla 11). 1.- Presione el botón de Nuevo, 2.- Proporcione el folio (inexistente dentro de Conceptos en Pólizas), 3.- Teclee la Descripción y verifique sus datos, 4.- Presione <Enter>. Pantalla 11

16 Para Modificar la descripción de un concepto ponga el cursor en la cuadricula y modifique lo deseado. Para Eliminar o dar de Baja un Concepto en Pólizas Tipos de Póliza. 1.- Seleccione el concepto a ser dado de baja, 2.- Haga clic en el botón Baja y Confirme su eliminación con Aceptar. En caso contrario de clic en Cancelar. Los Tipos de Pólizas agrupan a las pólizas con características comunes, lo cual permite una revisión más rápida de las operaciones. Para Crear o dar de Alta un Tipo de Póliza. Es recomendable que usted defina en este catálogo todos los Tipos de Diario que utilizará posteriormente en el Sistema y específicamente en las partes de Captura de Pólizas y Consolidación. Dentro del Menú de Catálogos y seleccionando el botón de Tipos de Cuenta dar clic a donde dice T.Polizas (ver pantalla 12). 1.- Haga clic en Nuevo, 2.- Proporcione el folio (Tipo carácter e inexistente en Pólizas), 3.- Teclee la descripción del Tipo de Póliza, 4.- Presione <Enter>.

17 Pantalla 12 Para Modificar la descripción solo hay que posicionar el cursor en la cuadricula y modificar lo necesario. Para Eliminar o dar de Baja un Tipo de Póliza. 1.- Elija el Tipo de Póliza a ser dada de baja, 2.- Presione Baja, y enseguida confirme la eliminación presionando Aceptar. En caso contrario de clic en Cancelar. 1.5 CUENTAS CONTABLES La calidad de su información y del trabajo contable dependerá en buena medida de las cuentas empleadas o dadas de alta en el Sistema, por lo que es recomendable que estás sean definidas con todo cuidado en este módulo. Para Crear o dar de Alta una Cuenta. La estructuración del catálogo de Cuentas Contables puede resumirse en los siguientes pasos: 1.- El máximo de dígitos es de 16, pero el usuario lo puede definir a su necesidad. 2.- Es importante siempre llevar una secuencia al dar de alta las cuentas de control y registro, por ejemplo: La cuenta 2101, solo puede contener como cuenta de control la 210, 21 ó Si utiliza departamentos sólo se puede asignar a las cuentas de segundo nivel ( subcuentas ). 4.- Si el costo de ventas se calcula por Método de Inventarios de Insumos, las cuentas de Inventario de nivel 1 solo podrán ser establecidas en la definición de Costos de Ventas.

18 1.- Oprima el botón de Nuevo. 2.- Teclee el número de Cuenta 3.- Proporcione la Descripción, 4.- Capture la cuenta de la Cuenta de Control o cuenta de Mayor a la cual pertenece, 5.- Elija el Tipo de Cuenta ( Este tipo de cuenta es en relación a los dados de alta en el módulo Tipos de Cuenta ver 1.4.) 6.- Elija la naturaleza ( Deudora o Acreedora ), 7.- Elija el Clasificador de cuenta que puede ser: Efectivo, Ctas. X Cobrar, Inventarios, etc. (descripción mas adelante) 8.- Seleccione la Clase de la Cuenta Acumulativa o Detalle ( Control o Registro ), 9.- Seleccione el Estatus ( Activa o Inactiva ). 10.-En caso de que sea de registro puede capturar su saldo Inicial, 11.- Elija la Moneda de la cuenta, siempre que antes usted haya dado de alta el Catalogo de Monedas (ver capitulo 1.12) Elija el Centro de Costo, la cuenta fiscal y la Sumaria de Resultados, en caso de ser necesario Para confirmar su alta, verifique que los datos sean correctos y enseguida presione <Guardar>. Captura de cuentas Para Modificar una Cuenta seleccione en botón de modificar y el cursor se posicionara en el numero de cuenta para poder modificar todos los campos, solo recorra estos campos con el tabulador de su teclado y corrija lo necesario. Para eliminar o dar de Baja una Cuenta Contable. 1.- Seleccione la Cuenta Contable a Eliminar. 2.- Presione el botón Borrar, y después confirme su respuesta de eliminación, haciendo clic en Aceptar. En caso contrario oprima cancelar. NOTA: Para poder llevar a cabo este paso es necesario que la cuenta Contable no tenga saldo inicial. Si la cuenta tiene saldo. Esta no podrá ser eliminada; si esto sucede el sistema desplegará un mensaje respectivo. Definiciones de los Campos del Catálogo de cuentas: Número de Cuenta.- Es el número que identifica a la Cuenta.

19 Nivel.- Dado por el sistema automáticamente, dependiendo de la estructura capturada en la cuentas contables. Los niveles de la cuenta equivalen a: 1.- Cuenta de Mayor. 2.- Subcuenta. Se acumulan las cuentas de mayor. 3.- Sub Subcuenta. Se acumulan en las subcuentas. Y así sucesivamente hasta llegar al nivel seis. Digito Verificador.- Es en numero de control asignado por el sistema. Sirve para verificar que la captura se este haciendo en la cuenta correcta (errores de dedo del capturista). Descripción.- Es el nombre de la Cuenta. Cuando se tengan diferentes cuentas con nombres iguales, es recomendable señalar el nombre o la abreviatura de la cuenta de control a la que pertenecen. Cuenta de Control.- Descripción de la cuenta de control.- Es aquella que contiene principalmente los totales de una o más transacciones, con relación a las subcuentas. O cada una de sub subcuentas. El saldo de la cuenta controlada debe ser igual a la suma de las controladas. Las cuentas Mayor (nivel 1) no tiene cuenta de control. Dada por el sistema de forma automática al asignar el concepto anterior de cuenta de control. Tipo de Cuenta.- Debe estar definido previamente en le catálogo de Tipos de Cuenta. Agrupa a las cuentas de acuerdo a su tipo y forma en Los Estados Financieros. Saldo Inicial.- El saldo inicial puede ser cualquier cantidad, ya sea negativa o positiva. Los saldos positivos se consideran cuentas deudoras, mientras que los saldos negativos son cuentas acreedoras. El saldo inicial solo se captura en

20 cuentas de detalle (registro). No es necesario capturar el saldo inicial en este lugar se puede hacer en el Menú de Herramientas (ver capitulo ). Naturaleza.- Puede ser Deudora o Acreedora.. Clase.- Las cuentas de registro son las únicas que permiten movimientos. Las cuentas de control son las que resumen los saldos de las cuentas de niveles inferiores, sean de control o de registro. Las cuentas de control no se pueden afectar directamente, solo será a través de las cuentas de registro. Clasificador.- Este clasificador es utilizado por el sistema para hacer el enlace con el Modulo de Análisis Financiero (ContaSipNet). En donde es necesario para clasificar las cuentas según la Razón Financiera a la que pertenezca. Este clasificador puede ser: Efectivo, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Activos Fijos o virtual. Estatus.- Las cuentas de registro pueden ser definidas con el atributo de inactivas para impedir que se asienten registros en una cuenta que no se quiere, o no se puede dar de baja, por tener saldos o movimientos en el año. Las cuentas de control no se pueden definir ni como activas ni como inactivas por no aceptar ningún tipo de movimiento. Monedas.- Las cuentas contables pueden pertenecer a diferentes monedas, siempre que este dado de alta el Catalogo de Monedas. Para determinar el uso de monedas en los Parámetros de la Empresa usted puede seleccionar Monedad Extranjeras.

21 MONEDA EXTRANJERA. Se tomara el catalogo previamente introducido en el modulo de catálogos de moneda (ver capitulo 1.12). Pantalla 14 Cuando se da de alta una cuenta de moneda extranjera el sistema abre una pantalla automáticamente para la paridad cambiaria. El usuario solo necesita dar de alta la información conforme el sistema se la va pidiendo. Paridad Cambiaria: Tipo de cambio al que se tomara el saldo inicial ( solo Cuentas de Balance tendrán saldos iniciales). NOTA: El Saldo Inicial se utiliza en moneda extranjera, posteriormente se convierte al tipo de cambio de la paridad Cambiaria. Sumarias de Resultados.- Las sumarias de Resultados como ya habíamos visto en el capitulo nos sirve para hacer sumatorias, por lo que cada cuenta contable se puede asignar a la sumaria que el usuario determine. Las sumarias no tienen que considerarse muy a fondo en la definición de las cuentas contables. Mas bien son una herramienta para acomodar el catalogo de cuentas.

22 Centros de Costo.- Cuentas Fiscales.- La asignación de un centro de costo sólo se permite en las cuentas de (nivel 2) del estado de resultados y en las cuentas e inventarios con el fin de que las cuentas de (nivel 1) acumulen los resultados de todos los centros de costo. La contabilidad financiera deberá tener por lo menos una cuenta por cada cuenta fiscal que utilice por que de otra forma no podrá separar fácilmente los conceptos que exigen las declaraciones fiscales. SUGERENCIA El modulo de Cuentas contables también le permite verificar los saldos de la cuenta que este trabajando. Para lograr esto, seleccione la cuenta y de clic en el botón de saldos, enseguida el sistema desplegará la ventana de Consulta de saldos a Cuentas. Catalogo de Cuentas ( Árbol ). La opción de Cuentas Contables le facilita ver de una forma gráfica, el catalogo de cuentas del sistema (ver pantalla 15). Para ejecutar este procedimiento, haga clic en el icono árbol de la barra de herramientas. Aparecerá a continuación la forma en que se encuentran estructurado el catálogo de Cuentas. Para saber que cuentas de registro pertenecen a una Cuenta de Control, haga doble clic sobre la Cuenta de Mayor.

23 Pantalla 15 Consulta al Catálogo de Cuentas._ Consulta al Catálogo de Cuentas es una opción que le permite llevar a cabo búsquedas de las diferentes Cuentas que estén disponibles en el catálogo. La búsqueda se pueden llevar a cabo por Número de Cuenta, Cuenta de Control, Descripción o Todas las cuentas, especificando a su vez el criterio de búsqueda de las mismas (ver pantalla 16). 1.- Elija el tipo de Búsqueda, dando un clic en el menú de selección. 2.- Capture la cuenta o descripción a buscar, 3.- Presione el botón de Aceptar. Enseguida el Sistema desplegara el resultado de la búsqueda que usted solicitó. Pantalla 16 Nota: si marca la opción de donde sea el resultado de la búsqueda será la información solicitada pero en el principio, en medio y al final de la cuenta o descripción.

24 Pantalla Asignación de Clasificadores a Cuentas Este módulo se recomienda que sea utilizado para simplificar la captura inicial de los Catálogos, definiendo a su vez los Clasificadores que pertenecen a una determinada cuenta, de una forma mucho más rápida que en el Catalogo de Cuentas. Este inciso es utilizado también cuando se hace un enlace con otro sistema contable y hay que hacer las asignaciones de cuenta de una manera global y mas rápida (ver capitulo 4.3). Temas relacionados con Asignación de Clasificadores a Cuentas: Centros de Costo o Sucursales Sumarias de Resultados Cuentas Fiscales. Centros de costo o Sucursales Para Asignar un centro de Costo a una Cuenta. 1.- Seleccione la cuenta en la opción que dice Clas.

25 2.-Oprima la función (F4), y enseguida aparecerá la Ventana de Consultas rápidas, o teclee el folio asignado al centro de costos que usted requiere (vea pantalla 18). 3.- Elija el Centro de Costos a ser Asignado y. 4.- Presione <Enter>. Pantalla 18 Sumarias de Resultados Para asignar una sumaria a una cuenta: NOTA: Si el módulo no es activado por el sistema, entonces es necesario que se definan Cuentas de Segundo Nivel Estando en la pantalla de Asignación de Clasificadores a Cuenta dele clic al botón que dice Sumarias. 1.- Seleccione la Cuenta en la opción que dice Clas. 2.- Teclee el folio de la Sumaria que quiere asignar o en su defecto Pulse la Tecla (F4). (vea pantalla 19) 3.- Escoja la Sumaria de la ventana que aparece y, 4.- Presione <Enter>

26 Pantalla 19 Cuentas Fiscales Estando en la misma pantalla seleccione donde dice Ctas. Fiscales. 1.- Seleccione la Cuenta en la columna que dice Clas. 2.- Teclee el folio de su cuenta fiscal o pulse la tecla (F4). 3.- Escoja la Cuenta Fiscal de la Ventana que aparece y, 4.- Presione <Enter>. Pantalla Asignación de Tipos de Cuenta. Este módulo le asigna a cada cuenta su tipo de cuenta. Es utilizada normalmente cuando se hace un enlace con algún sistema contable. 1.- Del menú de catálogos seleccione Asignación de Tipos de Cuenta 2.- Le aparecerá la pantalla en la cual podrá ingresar el tipo de cuenta (ver pantalla 21).

27 Pantalla Si requiere de la verificación del catalogo de cuentas presione F4, y enseguida aparecerá la Ventana de Consultas rápidas (ver pantalla siguiente). 4.- Presione Enter para seleccionar alguna de ellas. 5.- Al terminar de hacer sus asignaciones presione Salir. 1.8 Asignación de Naturalezas. En este modulo se asigna la Naturaleza de la Cuenta, que puede ser Deudora o Acreedora e igualmente que la Asignación de Tipos de Cuenta nos sirve para hacer una asignación mas rápida en el caso de un enlace con otro sistema contable. 1.- Seleccione del menú principal de catálogos Asignación de naturalezas (vea pantalla 22). 2.- Seleccione la naturaleza con D (Deudora), A (Acreedora).

28 3.- Presione Enter o bájese para hacer la siguiente asignación con las flechas. Pantalla Costo de Ventas. 5.- Y al terminar solo presione Salir. Temas Relacionados con Costos de Ventas: El Costo de ventas se define como el costo total de los artículos o mercancías vendidas durante un ejercicio contable. Este módulo sólo será utilizable si desea calcular el costo de Ventas por diferencia de inventarios. La definición del costo de ventas variará dependiendo del tipo de determinación del costo de ventas especificando en la Definición de la Empresa. Para Industria. Inventarios de Insumos. Compras. Mano de Obra. Gastos De Fabricación. Inventarios de Productos en Proceso. Inventarios de Artículos Terminados. Para Comercio.

29 * Inventarios. * Compras. Las opciones para Comercio funcionaran igual que las de Industria por ello no se mencionaran una por una. NOTA: Cualquier movimiento que desea realizar dentro de este módulo recuerde que sólo afectará a Empresas dentro del Ramo de la Industria y el Comercio, para Empresas del Sector Servicios, éste módulo estará deshabitado, por la Definición de la Empresa, antes especificado. Antes de hacer la asignación de cuentas al Costo de Ventas tiene que tomar en cuenta que en su catálogo tendrá que tener descritas las cuentas para este efecto, es decir, sus cuentas de Inventarios tendrán que estar asignadas como cuentas del Tipo Activo y las cuentas de Compras y Mano de obra tendrán que estar asignadas al tipo de cuentas de Costos Inventarios de Insumos (Materia Prima) Este módulo le permite dar de alta o Eliminar cualquier Cuenta en el inventario de Insumos. Para dar de Alta una Cuenta En el Inventario de Insumos. 1.- Presione el botón Nuevo. 2.- Proporcione el número de la Cuenta en donde dice Folio o presione la tecla F4 para consultar las cuentas a escoger, así aparecerá la descripción de manera automática y teclee <Enter> para aceptar, SUGERENCIA Si desea hacer una consulta Al Catálogo de cuantas, para Saber que cuentas están dadas De alta en el catálogo entonces pulse la tecla (F4). Para eliminar una cuenta del inventario de Insumos

30 1.- Seleccione la cuenta a dar de Baja. 2.- Presione El Botón de baja, y automáticamente la cuenta será dada de baja. Pantalla 23 Las cuentas a asignar en estos conceptos deberán de ser cuentas de Control (1er Nivel). Si alguna cuenta ya ha sido dada de Alta en el módulo de Compras, de Mano de Obra o de Gastos de Fabricación, entonces ya no podrá ser asignada en este módulo Compras Para dar de Alta Una cuenta. Para eliminar una cuenta Del Menú de Costo de Ventas entrar a la ventana que dice Compras (ver pantalla 24). 1.- Presione el botón de Nuevo. 2.- Proporcione el número de la Cuenta que se va a asignar en donde dice Folio y teclee <Enter> para aceptar. Si usted desea hacer una Consulta al Catálogo de Cuentas, para tener conocimiento de que cuentas están dadas de alta en el catalogo; Pulse la tecla (F4) 1.- Seleccione la cuenta a ser dada de baja,

31 2.- Presione el botón baja y automáticamente la cuenta será dada de baja Pantalla 24 Si alguna cuenta ya fue dada de alta en el módulo de Inventarios de Insumos, de Mano de Obra o de Gastos de Fabricación, entonces ya no podrá ser asignada en este módulo NOTA: Si este módulo no es activado por el sistema, entonces será necesario que se den de Alta Cuentas a Primer Nivel o de Costos Mano de Obra Para dar de Alta Una Cuenta. Estando en el mismo Menú de la opción anterior dele clic a Mano de Obra (ver pantalla 25), enseguida: 1.- Oprima Nuevo. 2.- Proporcione el número de folio de la cuenta a dar de alta y teclee <Enter>. Para eliminar una Cuenta. 1.- Seleccione la cuenta a ser eliminada 2.- Presione el botón de Baja, automáticamente la cuenta será dada de baja del sistema.

32 Pantalla 25 Si usted requiere hacer una Consulta al Catalogo de Cuentas, para saber que cuentas están dadas de alta en el Catálogo; oprima la tecla (F4). Si alguna Cuenta ya ha sido dada de Alta en el módulo de Inventario de Insumos, de Compras o de gastos de Fabricación, entonces ya no podrá ser asignada en esta parte. NOTA: Sí este modulo no es activado por el sistema, entonces será necesario que se den de Alta, Cuentas a Primer Nivel o de Costos Gastos de Fabricación. Para dar de alta una Cuenta En gastos de Fabricación. Estando en el Menú de Costo de Ventas apriete el botón de Gastos de Fab. (ver pantalla 26). 1.- Haga clic el botón Nuevo. 2.- Proporcione el número de la Cuenta donde dice Folio y teclee <Enter>, si usted requiere hacer una Consulta al Catálogo de Cuentas para saber que cuentas están dadas de alta en el Catálogo; Pulse F4.

33 Para eliminar una Cuenta De Gastos de Fabricación. Si alguna Cuenta ya fue dada de Alta en el módulo de Inventarios de Insumos, de Compra o de Mano de Obra, entonces ya no podrá ser asignado en este módulo. 1.- Seleccione la cuenta a ser eliminada. 2.- De clic en Baja y automáticamente la Cuenta será dada de baja. Pantalla 26 NOTA: Si este módulo no es ejecutado por el sistema, entonces en necesario revisar que existan cuentas de Gastos de Fabricación que estén registradas en el sistema, y que estén asignadas al Tipo de Costos. Además de que tienen que ser cuentas de Control (1er Nivel) Inventarios de Productos en Proceso. Esta opción le permite la Asignación de Cuentas para los Inventarios de Productos en Procesos que estén registrados en el Sistema. Para dar de Alta Una Cuenta. Estando en el Menú de Consto de Ventas apretar el botón que dice Productos en Proc. (ver pantalla 27). 1.- Haga clic al botón Nuevo.

34 2.- Teclee el Número de Cuenta a ser dada de Alta en donde dice Folio y aparecerá la descripción de la cuenta automáticamente. 3.- Verifique que los datos sean los correctos y presione <Enter>. Si usted desea hacer una consulta al Catalogo de Cuentas, para saber que Cuentas están dadas de Altas y así realizar una asignación mucho más rápida, pulse la tecla (F4). Para dar de Baja Una Cuenta. 1.- Seleccione el Número de Cuenta a ser dada de baja y, 2.- Haga clic en Baja Pantalla 27 NOTA: Si alguna Cuenta ya fue dada de Alta en el Módulo de Inventarios de Insumos, usted ya no podrá dar de Alta esa Cuenta en esta opción. el sistema mostrará un mensaje respectivo. CONSULTE TAMBIEN Para conseguir más información Acerca de los inventarios de Productos en Proceso le sugerimos Revisar el capitulo 2.2 Captura de Inventarios Ahora bien, si la cuenta no existe en el sistema al momento de asignarla, eso quiere decir que habrá que dar de Alta Cuentas de Primer Nivel o de Activos en la parte de Cuentas Contables.

35 1.9.6 Inventarios de Artículos Terminados. Por medio de esta opción, usted podrá llevar a cabo la asignación de Cuentas de Inventarios para artículos terminados. Para dar de Alta Una Cuenta. Estando en el Menú de Costo de * Compras Ventas dele clic al botón que dice Art. Terminados (ver pantalla 28). 1.- Haga clic en Nuevo. 2.- Teclee el número de Cuenta a asignar donde dice Folio. 3.- Verifique que los datos sean correctos y de <Enter>. Si usted desea hacer consulta al Catalogo de Cuentas, para saber que Cuentas están definidas en el Catálogo pulse (F4). Para dar de Baja Una Cuenta. 1.- Seleccione la cuenta a ser dada de baja y, 2.- Enseguida presione el botón baja. Pantalla 28

36 CONSULTE TAMBIEN Para conseguir más información Acerca de este tema le sugerimos Consultar el Capítulo 2, en la parte De artículos Terminados. NOTA: Si alguna Cuenta ya fue definida en Inventarios de Insumos ó en inventarios de Productos en Proceso, ya no será posible que se de Alta en este módulo Presupuestos Solo se podrán presupuestar las cuentas de Resultados y de inventarios. Los presupuestos se harán para cada uno de los meses y solo serán cuentas de registro. Para dar de Alta o Crear Un Presupuesto. Un presupuesto se define como el cómputo anticipado o plan numérico de entradas, salidas, gastos, costos, ventas, o cualquier otro a ocurrir en un período o proyecto determinado. Estando en el Menú Presupuestos (ver pantalla 29). 1.- Presione el botón de Nuevo. 2.- Teclee el número de Cuenta y enseguida elija la Forma de Captura de Presupuesto de acuerdo de la manera en que se presentan al hacer clic en el botón desplegable. Para presupuestar usted tiene 5 opciones: a) Uno por Uno.- esto significa que usted captura su presupuesto mensual mes x mes dependiendo de su proyección. b) Una Base + Incrementos Constantes.- aquí usted puede capturar la cantidad base y después capturar su incremento, esto dará que la base se coloque en Enero y sume el incremento en los siguientes meses. c) Una Base + Incrementos % S/Base.- esto significa que teclea la base y después un porcentaje a incrementar por lo que la base se queda en Enero y en los meses siguientes aparece la suma del porcentaje señalado mas la base. d) Una Base + Incrementos % S/mes anterior.- aquí se captura la base que aparece en Enero y se va calculando el porcentaje señalado del mes anterior al siguiente.

37 e) Total del Ejercicio.- en este caso se coloca un total y se reparte equitativamente en los 12 meses. 3.- A continuación teclee los datos según como hay elegido su forma de Captura. 4.- Oprima <Enter> Para registrar o guardar sus datos de clic en el botón Guardar confirme los datos y de Salir. Pantalla 29 Para Modificar algún Presupuesto ya dado de alta escoja la cuenta a modificar de la cuadricula de la izquierda y dele clic al botón de Modificar, con esto le permitirá volver a capturar el Presupuesto y cambiarlo. Si desea Eliminar el presupuesto, entonces haga clic en el botón Baja. Confirmar su eliminación con Aceptar. NOTA: Si el módulo no es activado por el sistema, es por que no existen Cuentas de Resultado, entonces habrá que definir dichas Cuentas en la Definición de la Empresa Grupos de Cuentas Auxiliares

38 En esta opción, usted podrá definir los grupos de Cuentas Auxiliares cuyos movimientos desee realizar con el auxiliar. Esto es que usted puede escoger que cuentas quiere ver en un auxiliar en un conjunto de cuentas, y así no emitir el Reporte de Auxiliar cuenta por cuenta o por rango de cuentas. Para dar de Alta un Grupo de Cuentas Auxiliares Estando en el Menú de Grupos de Cuentas Auxiliares (ver pantalla 30). 1.- Presione el botón de Nuevo, enseguida teclee la clave del grupo, 2.-Luego proporcione la descripción y, 3.- Oprima <Enter>. 4.- Enseguida escoja las cuentas que pertenecerán al Grupo, estas las puede escoger de la sección inferior izquierda de la pantalla, 5.- Ya seleccionadas las cuentas páselas al recuadro del lado derecho con las flechas de Herramientas, 6.- Para terminar dele clic al botón que dice Guardar, y así quedara su grupo integrado por las cuentas que aparecerán en el recuadro del lado superior derecho. La Modificación del Grupo de cuentas nos sirve para cambiar, eliminar o aumentar las cuentas contables que pertenecen al Grupo de Cuentas Auxiliares. Para esto solo dele clic al botón Modificar y haga los cambios necesarios. Para dar de Baja un Grupo de Cuentas Auxiliares 1.- Elija la Cuenta a ser dada de baja de la Parte Grupo de Cuentas, 2.- Presione el botón de Baja y confirme su eliminación con aceptar. En caso contrario haga clic en Cancelar

39 Pantalla 30 Si quiere incorporar Cuentas de Registro a un Grupo de Cuentas; Seleccione con el puntero del Mouse y haga clic, enseguida elija las Cuentas de Registro a ser incorporadas al Grupo de cuentas y pasaran a la parte de cuentas de Grupo. Si desea traspasar todas las cuentas de Registro de una sola vez al Grupo de Cuentas, haga clic en el botón Agregar Todas Consolidación. Esta opción permitirá definir la asignación de una Empresa Subsidiaria a una Empresa Tenedora, Para así procesar las pólizas de Consolidación, en el módulo Procesar Consolidación. Las pólizas creadas por el sistema serán generadas en la empresa Tenedora con los saldos de las cuentas de las Empresas Subsidiarias. La consolidación se define como: la combinación de dos o más empresas, lograda por la transferencia de sus activos netos a una nueva corporación de un balance general consolidado o de otro estado financiero consolidado de las empresas relacionadas. Procedimientos a seguir para llevar a cabo la Consolidación : 1.- Elija el mes a Consolidar (ver pantalla 31):

40 SUGERENCIA Es recomendable utilizar Números de Pólizas diferentes para cada Subsidiaria. Así mismo, es conveniente crear en el catalogo de TIPOS DE POLIZA, un tipo que sea exclusivamente para la conciliación y evitar con ello la posible duplicación de pólizas Pantalla Presione el botón de Nuevo (ver pantalla 32). 3.-Presione F4 para seleccionar la empresa subsidiaria. 4.-Especifique el Tipo y Número de Póliza, con la que se generará la Póliza de Consolidación ( la ruta de acceso aparece de manera automática) 5.- Al confirmar los datos estos quedan automáticamente guardados. 6.-Determine el Nivel mayor de la(s) Cuenta(s) Subsidiaria a Consolidar,

41 Pantalla 32 Procesar Consolidación. Este proceso lleva a cabo la ejecución de los pasos establecidos en la parte de Asignación de Subsidiarias para que así el sistema pueda generar las Pólizas de Consolidación del mes o meses que sean definidos por el usuario. Para ejecutar el Proceso 1.13 Cuentas de Orden en el Balance. 1.- Presione el botón de <Consolidado> 2.- Presione Aceptar para que el sistema realice los procedimientos que ejecutará la Consolidación de Empresas. En este módulo, el Sistema le permitirá definir las Cuentas de Orden que se imprimirán como nota al pie de página en el Balance General y Estado de Resultados. Para llevar a cabo la Asignación de Cuenta: 1.- Presione el botón de Nuevo. 2.- Proporcione el Número de Cuenta y,

42 3.- Teclee <Enter>. Pantalla 33 Para eliminar una Cuenta: 1.- Seleccione la Cuenta y verifique que sea la cuenta que desea dar de baja, 2.- Oprima Baja. SUGERENCIA Si desea saber que Cuentas están dadas de alta en el sistema para que estas puedan ser asignadas, entonces presione la tecla (F4), para que el sistema realice una Consulta al Catálogo de Cuentas Catálogo de Monedas Esta opción solo aparece cuando usted designo en los Parámetros de la Empresa que va a utilizar Monedas Extranjeras. En este Catalogo, el Sistema le permitirá definir las monedas y su paridad cambiaria (ver pantalla 34). Para llevar a cabo el Alta de Monedas:

43 1.- Presione el botón de Nuevo. 2.- Proporcione el Folio Numérico e Inexistente, 3.- Capture la descripción de la moneda, 4.- Capture la Abreviatura, que es como usted reconoce la moneda, 5.- Teclee <Enter>. 6.- Para capturar su paridad presione F4 en la columna de folio para llamar el catalogo de paridades (ver pantalla 35). a) Teclee el botón Nuevo b) Después tendrá que capturar la fecha que corresponde a la paridad. c) Enseguida teclee la paridad o tipo de cambio correspondiente. d) Teclee <Enter>, para confirmar. e) Y así aparecerá la paridad en su catalogo. PANTALLA 34 Para eliminar una Moneda: 1.- Seleccione la Moneda y verifique que sea la que desea dar de baja, 2.- Oprima Baja.

44 Pantalla 35

45 2 PROCESOS Usted encontrará en este capítulo 2.0 Definición 2.1 Captura de Pólizas 2.2 Captura de Inventarios Inventarios de Insumos

46 2.0 Definición En el Módulo de Procesos, ContaWin le permitirá llevar a cabo la Captura de Pólizas, así como de los Inventarios Finales para las Empresas que sean definidas como Industria o Comercio, para la determinación del Costo de Ventas. Pantalla 1 Menú procesos 2.1 Captura de Pólizas El proceso de Captura de Pólizas, lo dejará crear Pólizas tanto del Ejercicio Actual como del Ejercicio Siguiente (dependiendo del caso), y llevar a cabo el Mes de Ajuste al Ejercicio, una vez definidos los catálogos en el Sistema. El sistema tiene la particularidad de permitirle 2 años en línea, los cuales al capturar en un mes traspasa saldos a los siguientes meses (ver pantalla 2). Para llevar a cabo una captura en una Póliza. Estando en la pantalla de Pólizas e Inventarios (ver pantalla 1) dele clic al botón que dice Captura de Pólizas. 1.- Seleccione el Mes de captura. Inmediatamente se desplegará el formulario de Captura de Pólizas del mes que usted seleccionó (ver pantalla 3). Si no se ha creado el mes de captura el sistema le pregunta si quiere crearlo, para entrar a la captura dele clic a SI.

47 Pantalla Elija el Tipo de Póliza, con que desea trabajar, dando clic en el cuadro de edición o selecciónelo de la ventana que puede abrir con la flecha a la derecha del Tipo de Póliza. Enseguida capture el numero de póliza a capturar. El sistema va llevando un consecutivo para cada tipo de póliza. El usuario puede escoger este numero como el lo requiera, por ejemplo: una póliza de Egresos por el numero de cheque Teclee el Número de día de la captura o presione F8 para accesar al calendario, 4.- Si requiere la póliza fija marque la casilla de verificación de póliza fija. 5.- En caso de haber marcado la casilla de verificación de póliza fija presione, <Enter> en el botón de póliza fija para acceder al catalogo de pólizas fijas y escoja la que usted desee; siempre y cuando usted ya tenga ese catalogo capturado, en ese caso podrá modificar la póliza fija en ese Mes (ver la Estructura contable del Menú de Herramientas capitulo 4.6.3) (ver pantalla 4). 5.- Si no tiene la Póliza Fija proporcione el Número de Cuenta; éste número lo puede elegir presionando F4 para acceder al catalogo de cuentas. 6.- En caso de que se tenga la empresa configurada para el digito verificador se deberá ingresar dicho digito para continuar la captura. 7.- Ingrese si lo desea al recordatorio (se vera mas adelante). 8.- Ingrese si lo desea la referencia (se vera mas adelante). 9.- Ingrese si lo desea la clave del concepto o bien presione F4 para acceder al catalogo de concepto (se vera mas adelante) 10.-Modifique si lo desea la descripción del concepto Especifique las cantidades que corresponden a los conceptos de DEBE ó HABER y presione <Enter>. Nota: En el caso de moneda extranjera el cargo y abono lo ejecuta en la parte superior de la pantalla.

48 Pantalla Presione el Botón Aceptar para guardar la póliza. NOTA: No podrá capturar el importe de movimientos de moneda Extranjera si no ha dado la paridad cambiaria. El sistema le desplegara una pantalla indicándole la captura de la paridad cambiaria. NOTA: Para capturar la paridad cambiaria, presione F2. Posteriormente se visualizara la pantalla la cual le indica el Catalogo de paridades de la moneda extranjera en la que esta dada la cuenta contable (ver pantalla siguiente).

49 Pantalla 4 Catalogo de pólizas fijas Definiciones de los campos de Captura de Pólizas: Tipo de Póliza. Agrupan a las Pólizas con características comunes lo que se permite una revisión más fácil de las operaciones y deben de ser las que fueron definidas previamente en el Catálogo de Tipos de Pólizas. Día. Corresponde al día del mes de la Póliza que se esté capturando.

50 Número de Cuenta. Tiene que corresponder a una cuenta que esté definida como de registro y como activa en el Catálogo de Cuentas Contables. Avisos en Pólizas o Recordatorios. Los recordatorios son letras o números usados para marcar determinados movimientos durante la Captura de Pólizas, que no se ven más que en el reporte de Movimientos con Recordatorios. También pueden usarse los recordatorios para marcar los cargos que nos hizo el banco y que requieren ser aclarados, para separar gastos extraordinarios por reparaciones que por motivos fiscales conviene contabilizar como gastos normales pero que se desea llevar un control por separado. El límite en el empleo de los recordatorios puede ser bastante amplio, según sean sus necesidades. Referencia. La referencia es un campo de seis caracteres alfanuméricos que se presenta en cada uno de los movimientos de la póliza. Su función es ligar al documento fuente con la póliza usando, el número consecutivo que generalmente identifica a los documentos fuente. Por ejemplo, si usted paga la factura No con el cheque No , los movimientos podrían quedar así: Cuenta Referencia Debe Haber Proveedores de Acero Banamex , , Concepto. La clave del concepto debe estar previamente definida en el catálogo de Conceptos en Pólizas (visto en el capítulo 1.4.1). Los conceptos se presentan en los Reportes del Diario, en el Auxiliar y Movimientos con Avisos en Pólizas para proporcionar una idea mejor definida de las transacciones efectuadas. Debe y Haber.

51 Si el asiento es un cargo teclee la cantidad a ser dada de alta en el lado de Debe. Si la cifra corresponde a un abono capture la cantidad en la parte de Haber. SUGERENCIA Recuerde para agilizar la captura de pólizas puede ocupar las funciones control c (copiar) control v (pegar) SHIFT-ENTER ( rangos) CONTROL SHIF (grupo de cuentas selectivas) 2.2 Captura de Inventarios La Captura de Inventarios Finales es un procedimiento fuera de libros que no afecta a las pólizas, ni a las cuentas contables y se ocupa para calcular indirectamente el costo de ventas por diferencia de inventarios cuando se trate de una Empresa del sector Comercial o del sector Manufacturero, que así se hayan especificado en la Parámetros de la Empresa. Nota: Si el usuario determina que utilizara el Costo de Ventas tendrá que capturar sus Inventarios Finales mes a mes, para que los Reportes de Estados Financieros aparezcan como debe de ser con toda la información necesaria. Los Inventarios Finales también se ocupan para generar automáticamente los Estados de Costos de Ventas por Centros de Costo y totales que acompañan a los reportes de: 1) Estados de Resultados y Balance General. 2) Estados de Resultados vs. Presupuestos. 3) Estados de Resultados de Centros de Costo. 4) Estados de Resultados de Centros de Costo vs. Presupuestos. Temas Relacionados con Captura de Inventarios Para Industria : Inventarios de Insumos. Compras. Mano de Obra. Gastos de fabricación.

52 Inventarios Productos Inventarios de Artículos Terminados. de Temas Relacionados con Captura de Inventarios para Comercio: Inventarios. Compras. La captura de Inventarios de Insumos en la Industria es idéntica que la de Inventarios en Comercio y las Compras es igual en las dos opciones, por lo tanto no se describe la captura en la empresa de Comercio Inventarios de Insumos. Antes de Capturar sus inventarios deberá checar que las cuentas estén asignadas en los catálogos de Costos de Venta (visto en el capitulo 1.9). Para llevar a cabo la Captura de Materias Primas en Inventarios Finales, es necesario ejecutar los siguientes pasos: Ya estando en la Pantalla del Menú de Procesos (ver Pantalla 1), darle clic a donde dice Captura de Inventarios, en donde aparecerá una pantalla que despliega los dos años en línea que usted tiene para capturar movimientos (ver pantalla 5). 1.- Elija el mes para el cual se va a llevar a cabo la Captura y, 2.- Presione Aceptar.

53 Pantalla A continuación, en la pantalla de inventarios de insumos automáticamente se visualizaran todas las cuentas que se definieron en costos de venta (ver pantalla 6). Pantalla Inmediatamente después teclee el inventario Final de cada una de sus cuentas. 3.- Cuando termine de capturar todos sus Inventarios presione Aceptar y sus inventarios quedaran guardados. Instituto de Desarrollo CiberWin S.A. de C.V. 76

54 Nota: En caso de que sea comercio solamente podrá haber un concepto, en el caso de industria pasar a cada uno ellos (INSUMOS, PRODUCTOS, ARTICULOS) En cada uno de ellos las instrucciones son las mismas (ver las siguientes pantallas). Capítulo 3, Reportes 77

55 3 REPORTES Usted encontrará en este capítulo 3.0 Definición Impresión de los Catálogos Reporte A Impresora Reporte A Pantalla Reporte A Archivo 3.1 Diario 3.2 Auxiliar 3.3 Mayor 3.4 Balanza de Comprobación 3.5 Relación de Saldos 3.6 Avisos con Pólizas o Recordatorios 3.7 Estados Financieros Balance General y Estado de Resultados Anexos a los Estados Financieros Estados de Resultados vs. Presupuestos Estados de Resultados por Departamento Estados de Resultados por Centros de Costo vs. Presupuestos. 3.8 Reporte de Sumarias 3.9 Sumarización de Cuentas Fiscales 3.10 Análisis de Presupuestos 3.11 Consultas a Saldos 3.12 Consultas a Presupuestos 3.13 Consultas a Auxiliares de Cuenta 3.14 Consultas a Pólizas 3.15 Consultas de Recordatorios 3.16 Consultas a Inventarios Finales Instituto de Desarrollo CiberWin S.A. de C.V. 78

56 3.0 Definición. Este módulo es de utilidad para visualizar e imprimir todos aquellos Reportes y Consultas inherentes a la contabilidad de la Empresa que este en funcionamiento dentro del Sistema. Los reportes que se generan tienen la característica de que pueden ser enviados a Pantalla, Impresora ó en Archivo (Excel o Word), según como usted lo requiera, mientras que las Consultas solamente podrán ser visualizadas en Pantalla. Temas Relacionados con Reportes: Impresión de los Catálogos. Reportes. Consultas. Pantalla 1 Todos los catálogos excepto Seleccionar Empresa y Parámetros de la Empresa pueden ser impresos desde su correspondiente modulo de captura. Pantalla 2 Capítulo 3, Reportes 79

57 3.0.1 Impresión de los Catálogos. Este módulo le permite la generación de Reportes de nueve diferentes opciones del Menú Catálogos (ver pantalla 2). Los Reportes pueden ser enviados a: Impresora, Pantalla ó Archivo (Excel o Word), según sea el caso (ver pantalla 11). Para llevar a cabo la generación de un Reporte en cualquiera de las tres opciones antes mencionadas, ejecute lo siguiente: 1.- Seleccione el Catalogo que quiere ver. 2.- En la parte inferior de la pantalla aparecerán los Botones de Comandos en donde esta el botón que dice Imprimir, solo dele clic. Entonces aparecerá una pantalla de Dispositivo de Salida. 3.- Elija de que forma desea la salida del Reporte ( Impresora o Pantalla) (ver pantalla 11). SUGERENCIA Para configurar la impresora (s) que estén conectada (s) a su computadora o a la red, tan solo oprima el botón Preparar Impresora Reporte a Impresora Reporte a Pantalla. Si esta opción es elegida para generar el Reporte, entonces el Sistema enviará inmediatamente el Catálogo que selecciono a la impresora que este conectada a su computadora, desplegando a su vez un estatus de progreso de la impresión. Si usted eligió esta opción para generar el reporte del Catálogo, entonces éste será desplegado en pantalla automáticamente con las siguientes características: Fecha de generación del reporte, Nombre de la Empresa, Nombre del Catálogo, la Clave y la Descripción del Catálogo. Además este módulo le permite ejecutar las siguientes tareas sobre el Reporte: Hacer Zoom en el Reporte visualizado. Esto se logra haciendo clic en el icono de las hojas. Instituto de Desarrollo CiberWin S.A. de C.V. 80

58 Mandar a imprimir el reporte automáticamente, presionando el icono de la impresora Reporte a Archivo excel. Si seleccionó la opción de Archivo para generar el Reporte del Catálogo elegido, entonces el Sistema proporcionará un nombre por default al archivo en donde se almacenará dicho Reporte; o por el contrario, usted podrá indicar el nombre del archivo, en donde desee que se almacene el Reporte. Si eligió la salida en formato de Excel usted podrá ver el reporte abriendo la aplicación y podrá trabajar sobre este reporte como cualquier hoja de calculo. Si eligió la salida en formato de Word usted tendrá una hoja de Texto y podrá manipularla abriendo su aplicación correspondiente. Impresión de Reporte y Consulta. 3.1 Diario. En el Reporte de Diario quedan registrados los datos completos de las transacciones efectuadas en la Captura de Pólizas. Los pasos a seguir para la elaboración de este reporte son: Estando dentro de Menú de Reportes y Consultas, (ver pantalla 3). 1.- Elija el mes del cual requiere el reporte y oprima Aceptar, Capítulo 3, Reportes 81

59 Pantalla Elija el Orden. Si escoge por Tipo de Póliza, estás se acomodarán por número y tipo, en cambio si usted selecciona por Fecha, entonces las pólizas se ordenarán por el criterio antes elegido, 3- Si desea imprimir el diario con todas las pólizas del mes seleccionado entonces habilite la opción Todas, y si únicamente desea imprimir unas cuantas pólizas, entonces habilite la opción Rango y especifique el día inicial y el día final, 4.- Indique la manera en que se imprimirá el reporte en cuanto a forma Desglosada o Resumida (ver pantallas 4 y 5). Para la primera opción, se mostrarán todos los movimientos de la póliza en el reporte y para la segunda sólo los totales de la póliza, 5.- A continuación indique si desea el reporte Hoja o por Póliza, que quiere decir que imprime una póliza por hoja, sino selecciono esta opción aparecerán todas las pólizas seguidas sin salto de hoja 6.- Luego determine como quiere la impresión si con Totales en sus Pólizas dele palomita al cuadro, sino requiere totales déjelo en blanco. 7.- Al terminar la forma de su reporte dele clic en Aceptar. 8.- Seleccione la salida del reporte hacía: Impresora, Pantalla o Archivo (ver pantalla 11). REPORTE RESUMIDO REPORTE DESGLOSADO Pantalla 4 Pantalla 5 Instituto de Desarrollo CiberWin S.A. de C.V. 82

60 3.2 Auxiliar. El auxiliar de Cuentas visualiza los asientos contables que afectaron a las cuentas de registro del mes seleccionado. Los pasos a seguir para la elaboración del Auxiliar son: 1.- Elija el mes del cual desea el reporte y presione Aceptar, Pantalla Seleccione cualquiera de las dos siguientes opciones: Del presente Mes o Rango de Meses (ver pantalla 6), 3.- Si eligió imprimir el Auxiliar por Rango de Meses, deberá proporcionar el mes inicial, siendo el mes final, el que escogió al principio de este procedimiento, 4.- Posteriormente, seleccione una de las siguientes opciones: Todas las Cuentas, Una Sola Cuenta, Rango de Cuentas, Grupo de Cuentas (ver pantalla 7), 5.- Si eligió Todas las Cuentas, confírmela con el botón Imprimir, para iniciar la impresión, Si la selección fue Una Sola Cuenta, entonces tendrá que teclear el Número de Cuenta de la cual quiera ver el auxiliar, Si la opción fue un Rango de Cuentas, usted deberá introducir la Cuenta Inicial y la Cuenta Final, Y para un Grupo de Cuentas, entonces se deberán proporcionar el número del grupo de cuenta, siempre y cuando se hayan dado de alta Grupos de Cuentas Auxiliares (visto en el capitulo 1.9). Capítulo 3, Reportes 83

61 SUGERENCIA Utilice el Catálogo de Grupos de Cuentas, para asignar sin Limitación alguna de las cuentas Que integran a cada grupo de Cuentas. Pantalla 7 SI USTED MANEJA MONEDA EXTRANJERA. El sistema le dará la opción de poder pedir su auxiliar en Moneda Nacional o Moneda Extranjera (ver pantalla 8), si escoge Moneda Extranjera podrá desplegar una pantalla para escoger la Moneda en caso de que existieran varia Monedas. Opción para escoger el saldo en Moneda Extranjera. 6.- Después de haber realizado sus elecciones dele clic a donde dice Aceptar, 7.- Determine la salida del reporte hacía: Impresora, Pantalla o Archivo (ver pantalla 11). Instituto de Desarrollo CiberWin S.A. de C.V. 84

62 3.3 Mayor. El Mayor es un reporte que se imprime principalmente para cumplir con ciertas exigencias legales. El encabezado de este reporte contendrá el Nombre de la empresa. Y estará compuesto por todas las cuentas de mayor que estén definidas en el Catálogo de Cuentas. El cuerpo principal del reporte estará constituido por: a) El número de la Cuenta y su Descripción, b) El saldo inicial, c) El Debe y el Haber, d) El saldo final, y e) El ajuste y los totales de la cuenta. Estos datos estarán especificados por cuenta y para cada uno de los meses que componen el ejercicio. Para que el Sistema elabore el Mayor, ejecute lo siguiente: 1.- Elija del menú Reportes la opción de Mayor. 2.- Determine como quiere su Reporte Desglosado o Resumido (ver pantallas 8 y 9), si lo escoge Desglosado puede tener la opción de dar Hoja por cuenta, esto es que aparecerán las cuentas una en cada hoja y si lo escoge Resumido aparecerán todas las cuentas seguidas, 3.- Luego dele clic Aceptar, 4.- Seleccione la salida del reporte hacía: Impresora, Pantalla o Archivo (ver pantalla 11). Pantalla 8 Pantalla 9 Capítulo 3, Reportes 85

63 3.4 Balanza de Comprobación. La balanza de comprobación muestra para todas las cuentas de registro y de control: los saldos iniciales, los movimientos acumulados del debe y del haber del último mes, y los saldos finales La balanza de comprobación es un estado auxiliar o secundario que se formula periódicamente, por lo general cada mes, para tener certeza de que no ha sido quebrantado el principio de la partida doble. Se compone del número y descripción de todas las cuentas afectadas en el período así como del total de sus movimientos deudores y acreedores. El total de los cargos debe ser igual al total de los abonos. Tanto los saldos de inicio del mes como los saldos finales mostraran como positivos los cargos, y como negativos los abonos, de tal forma que la suma de los saldos debe ser siempre igual a cero. Los movimientos del último mes se presentaran separados en las columnas debe y haber, por lo que las sumas de los debe y los de haber deben ser iguales. Los pasos a seguir para que el Sistema elabore la Balanza de Comprobación, son: 1.- Determine como quiere su Reporte si por Número de Cuenta o Tipo de cuenta ( ver pantalla 10), 2.- Indique a que Nivel de la Cuenta necesita su reporte, Pantalla Dele Clic a Aceptar, 4.- Elija la salida del reporte hacía: Impresora, Pantalla o Archivo (ver pantalla 11). Instituto de Desarrollo CiberWin S.A. de C.V. 86

64 Pantalla Relación de Saldos. El reporte de Relación de Saldos es una especie de catálogo de Cuentas con los saldos acumulados del ejercicio, como información contiene: A) Número de Cuenta, B) El Tipo de la Cuenta, C) Si es de control o de registro, D) La naturaleza de la Cuenta, E) El nivel de la cuenta, F) La descripción de la cuenta, G) Los movimientos del último mes, H) El saldo acumulado del ejercicio. Los pasos a seguir para la creación de este Reporte son: 1.- Elija a que Nivel de cuenta quiere su Reporte, (ver pantalla 12). 2.- Elija el orden de la impresión en cuanto a: Total, aparecerán todas las cuentas Rango, preguntara cuenta inicial y cuenta final Saldo Contrario, cuentas deudoras con saldo acreedor o cuentas acreedoras con saldo deudor 3.- Dele clic al botón de Aceptar. Capítulo 3, Reportes 87

65 Pantalla Especifique la salida del reporte hacía: Impresora, Pantalla o Archivo (ver pantalla 11). 3.6 Avisos en pólizas o Recordatorios. Este reporte agrupa por Aviso o recordatorio todos los movimientos que fueron marcados con algún recordatorio durante la etapa de Captura de Pólizas. Los recordatorios en los movimientos se pueden emplear también para señalar o marcar los movimientos que merezcan alguna atención especial en el futuro. Los pasos a seguir para elaborar este reporte, son: 1.- Responda a las opciones Total o por Rango, si elige Total pase al paso 3 (ver pantalla 14). Instituto de Desarrollo CiberWin S.A. de C.V. 88

66 Pantalla 14 Si selecciona la impresión de Recordatorios por Rango deberá proporcionar las claves de: Recordatorio Inicial y Recordatorio Final (ver pantalla 15), 2.- Defina la forma en que se elaborará el reporte: Si Hoja Por Aviso o Recordatorio, esto es si quiere que separe los Avisos con salto de hoja. 3.- Dela clic al botón Aceptar y luego elija como quiere la salida de su Reporte si en Pantalla, Impresora o Archivo (vea pantalla 11). Pantalla Estados Financieros. Capítulo 3, Reportes 89

67 El detalle de la información que debe contener tanto el Estado de Resultados como el Balance General dependerá del uso que se les de a los Estados Financieros. Estado Financiero: Es un estado de fondos o cualquier estado auxiliar u otra presentación de datos financieros derivados de los registros de la contabilidad. Se dice que es particularmente del estado de perdidas y ganancias. Los Estados Financieros básicos para todos los grupos deben ser esenciales y concisos. Por lo anterior, el balance general, y el estado de resultados se formarán únicamente con las cuentas de mayor ( nivel 1 ), que formarán lo subtotales de acuerdo al catálogo de Tipos de Cuenta. Si desea presentar detalles de una parte o de la totalidad de los Estados Financieros debe usar los Anexos a los Estados Financieros. Reportes asociados con Estados Financieros: Balance General y Estados de Resultados. Anexos a los Estados Financieros. Estados de Resultados vs. Presupuestos. Estados de Resultados por Centros de Costo. Estados de Resultados por Centros de Costo vs. Presupuesto Balance General y Estado de Resultados. Es una práctica muy común que al finalizar cada período se preparen dos Estados Financieros por lo menos: El Balance General y el Estado de Resultados. El balance general es el estado contable que muestra la situación financiera a una fecha determinada. Se compone de tres capítulos: Activo ( todo lo que una empresa tiene, más lo que le deben ). Pasivo ( todo lo que la empresa debe ). Y el capital que es la diferencia entre el activo y el pasivo. El estado de Costo de Ventas se considera como un complemento del Estado de Resultados y es generado automáticamente por el sistema, si en la Parámetros de la Instituto de Desarrollo CiberWin S.A. de C.V. 90

68 Empresa se habilita la opción de Costo de Ventas, utilizando a su vez los Inventarios Insumos. Los pasos a seguir para el diseño de este Reporte son: 1.- Especifique el mes del cual requiere el Reporte, 2.- Presione Aceptar, 3.- Además de las Cuentas de Orden, que se definen en el Catálogo de Cuentas de Orden en el Balance General, usted puede agregar notas al pie de página de los Estados Financieros (ver pantalla 16), Pantalla Dele clic a Aceptar y determine la salida del reporte hacía: Impresora, Pantalla o Archivo (ver pantalla 11) Nota: Si el Sistema envía un mensaje de que el reporte no puede ser generado, es por que no se han definido las Cuentas de Resultados del ejercicio Actual en el Menú de Parámetros de la Empresa. Capítulo 3, Reportes 91

69 3.7.2 Anexos a los Estados Financieros. Los anexos a los Estados Financieros muestran como esta estructurado el saldo de las Cuentas de Mayor separando los saldos por cada una de las cuentas de niveles inferiores. Estos anexos son empleados también, cuando se desean mostrar los estados financieros analizando los saldos de algunas cuentas. Los pasos a ejecutar para que el Sistema elabore este reporte son: 1.- Proporcione el Número de Cuenta y el Nivel para las cuentas de registro que dependen de la Cuenta de Mayor y que aparecerán en el Reporte, oprima el botón Aceptar (ver pantalla 17). SUGERENCIA Para saber que cuentas se encuentran disponibles en el Sistema, realice una consulta al Catálogo de Cuentas, oprimiendo la tecla (F4), Pantalla 17 Instituto de Desarrollo CiberWin S.A. de C.V. 92

70 2.- Seleccione la salida del reporte hacía: Impresora, Pantalla o Archivo (ver pantalla 11), Estados de Resultados vs. Presupuestos. La finalidad de este reporte es comparar el Estado de Resultados Real contra el Presupuestado, en base a: a) Solo se presentan Cuentas de Mayor ( Nivel 1 ). b) Las cifras se redondean a miles de pesos. c) Se indican las diferencias tanto en miles de pesos como en porcentaje de variación sobre el presupuesto. d) Se comparan el último mes y el acumulado del ejercicio. Los Procedimientos a seguir para la construcción de este Reporte son: 1.-La salida de su resultado puede ser por Mes actual, Mes acumulado de este modo aparecerá su reporte (ver pantalla 18). Pantalla 18 SUGERENCIA Si desea conocer con detalle las desviaciones de los resultados reales con respecto a los presupuestos se debe utilizar el reporte de Análisis de Presupuestos. 2.- Dele clic al botón Aceptar. Capítulo 3, Reportes 93

71 3.- Escoja la salida del reporte hacía: Impresora, Pantalla o Archivo (ver pantalla 11) Estados de Resultados por Departamentos Los Estados de Resultados por Centro de Costo tienen la misma estructura que los Estados de Resultados. Se diferencian en que los Estados de Resultados de Centros de Costo sólo presentan cuentas de segundo nivel hacia abajo. Para solicitar el Reporte solo escoja donde dice Centro de Costos (ver pantalla 19), haga clic en Aceptar y elija el dispositivo de salida de su preferencia: Pantalla, Impresora o Archivo (ver pantalla 11). Pantalla Estados de Resultados por Centros de Costos vs. Presupuestos. El objetivo de este reporte es comparar a los Estados de Resultados de Centro de Costo contra presupuestos basándose en lo siguiente: Solo se presentan cuentas de segundo nivel. La cifras son redondeadas a miles de pesos. Instituto de Desarrollo CiberWin S.A. de C.V. 94

72 SUGERENCIA Si se desean conocer con detalle las desviaciones de los resultados reales con respecto a los presupuestos se debe utilizar el reporte de Análisis de Presupuestos. Se indican las diferencias tanto en miles de pesos como en porcentaje de variación sobre el presupuesto, y Se comparan el último mes y el acumulado del ejercicio. Los Procedimientos a seguir para la construcción de este Reporte son: 1.-La salida de su resultado puede ser por Mes actual o Mes acumulado de este modo aparecerá su reporte (ver pantalla 20). 2.- Haga clic en Aceptar 3.- Determine el dispositivo de salida Pantalla, Impresión o Archivo (ver pantalla 11). Pantalla 20 Capítulo 3, Reportes 95

73 3.8 Reporte de Sumarias La Sumarización de Categorías agrupa a las cuentas de registro del Estado de Resultados según las categorías definidas por usted en el Catálogo de Sumarias de Resultados. Este reporte presenta una visión diferente que permite tener un mejor control de las operaciones de la empresa. También permite la comparación de sumarias contra presupuestos. Los pasos a realizar para la elaboración de Sumarización de Cuentas de Resultados son: 1.- Indique como desea la impresión del Reporte, por el Atributo Total o bien por Rango (ver pantalla 21). Si requiere el reporte de unas cuantas Sumarias, entonces elija el segundo atributo y proporcione el número inicial y el numero final (ver pantalla 22), Pantalla 21 Pantalla Dele clic al botón Aceptar, 3.- Señale la salida del reporte hacía: Impresora, Pantalla o Archivo (ver pantalla 11), 3.9 Sumarización de Cuentas Fiscales. La Sumarización de Cuentas Fiscales le permite reorganizar las cuentas de acuerdo con los rubros especificados por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Esta opción solo se puede utilizar si usted dio de alta el Catalogo de Cuenta Fiscales (visto en el capitulo 1.3.2) Los pasos a seguir para la creación de este Reporte son: 1.- Proporcione alguno de los dos atributos siguientes, Total o por Rango (ver pantalla 23). Si usted elige el primero entonces el Sistema mandará a impresión Todas las Cuentas Fiscales y si en cambio solo desea la impresión de algunas cuantas Cuentas, entonces habilite el atributo Rango, especificando la Sumaria Inicial y Sumaria Final (ver pantalla 24) Instituto de Desarrollo CiberWin S.A. de C.V. 96

74 Consulte también Para conseguir más información acerca de este tema, le sugerimos revisar las Cuentas Fiscales en el Capítulo 1, Catálogos. Pantalla 23 Pantalla Dele clic al botón Aceptar. 3.- Señale la salida del reporte hacía: Impresora, Pantalla o Archivo (ver pantalla 11) Análisis de Presupuestos. Este reporte compara los resultados reales y presupuestados de todas las cuentas del estado de resultados basándose en las siguientes reglas: A) Se presentan las cuentas ordenadas en sus seis niveles, esto quiere decir, que se desglosan las Cuentas de Mayor hasta las últimas Cuentas de Registro. B) Las cifras son redondeadas a pesos. C) Se indican las diferencias tanto en pesos como en porcentaje de desviación sobre el presupuesto. D) Se comparan el último mes y el acumulado del ejercicio. Pasos a seguir para la creación del Reporte: 1.- Elija si lo quiere por Numero de cuenta o por Tipo de cuenta (ver pantalla 26). 2.- Indique hasta que nivel quiere el Reporte. 3.- Elija si lo quiere Total o por Rango. Si escoge la opción por Rango señale la cuenta Inicial y Final (ver pantalla 26). 4.- De clic al botón de Aceptar. 5.- Elija el dispositivo de salida: Pantalla, Impresora o Archivo (ver Pantalla 11). Capítulo 3, Reportes 97

75 Pantalla 25 Pantalla 26 Consultas. La opción de Consultas dentro del módulo de Reportes, tiene como objetivo enviar a pantalla todas aquellas Consultas inherentes, a los temas que a continuación se presentan. Temas Relacionados con Consultas: Saldos. Presupuestos. Auxiliares de Cuenta. Pólizas. Recordatorios (Avisos en Pólizas). Inventarios Finales. Instituto de Desarrollo CiberWin S.A. de C.V. 98

76 3.11 Consulta a Saldos. Este módulo, tiene la finalidad de realizar una consulta al saldo de alguna cuenta disponible en el Sistema y hace una consulta en línea de los auxiliares de cada mes y a su vez puede elegir la Póliza y la desglosa para ser revisada. Para consultar el saldo de alguna cuenta, ejecute los siguientes pasos: 1.- Teclee el número de la Cuenta a revisar o presione la tecla F4 para hacer consultas al Catalogo de Cuentas y escoger la cuenta deseada (ver pantalla 27). 2.- Si es una cuenta de Control (Acumulativa) inmediatamente usted vera la Ventana de Consulta de Saldos. 3.- Si es una cuenta de Registro podrá obtener la consulta del Auxiliar del Mes deseado, para esto deberá dar doble clic al mes y aparecerá automáticamente el reporte (ver pantalla 28). 4.- Si a su vez ya abierto el Auxiliar usted quiere ver el despliegue de alguna póliza solo de doble clic en ella y aparecerá el reporte (ver pantalla 29). 5.- En caso de que usted quisiera consultar un saldo de una cuenta en Moneda Extranjera solo seleccione de la pantalla (en la parte superior derecha) de Consulta de Saldos donde dice Moneda Extranjera. Pantalla 27

77 Pantalla 28 Pantalla 29

78 6.- En la parte superior derecha de la pantalla se encuentra la opción GRAFICO en la cual todos sus datos serán graficados. Además si usted quiere modificar el grafico tiene la opción de hacerlo, pues el sistema lleva el grafico a una pantalla auxiliar de Excel, la cual usted puede utilizar para hacer las modificaciones necesarias. 7.- También en la parte superior derecha tiene usted la opción para imprimir su reporte. Nota: No todos los reportes tienen la opción de graficar pues no todos tienen datos que puedan ser graficados. Ejemplo: Nota: Si es que desea saber que Cuentas están dadas de alta en el Catálogo de Cuentas Contables, para así poder realizar de una forma más óptima su Consulta, entonces haga clic en el botón Consultar o presione la tecla (F4) e inmediatamente aparecerá la Ventana del módulo de Consulta al Catálogo de Cuentas Consulta a Presupuestos. Este módulo nos sirve para ver los movimientos reales que se hayan capturado y los compara con los que dimos de alta el en presupuesto (visto en el capitulo 1.10). Este reporte nos enseña lo Real, el Presupuesto, su Variación en monto y su Variación en porcentaje (ver pantalla 30).

79 SUGERENCIA Si desea hacer una revisión del Catálogo de Cuentas para saber que cuentas están disponibles, entonces oprima (F4) y el Sistema lo enviará al módulo de,consulta al Catálogo de Cuentas Para llevar a cabo esta consulta, ejecute los pasos siguientes En caso que requiera revisar un Ajuste al Ejercicio, tan solo habilite la opción y oprima Aceptar. 1.- Una vez elegido el mes proporcione el Número de Cuenta para ver la comparación de los datos reales contra presupuestados de la cuenta elegida, la cual podrá ser de control o de registro. Pantalla En la parte superior derecha de la pantalla se encuentra la opción GRAFICO la cual todos sus datos serán graficados. Ejemplo: Nota: Si la Consulta a Presupuestos no es ejecutada, es necesario que existan Cuentas presupuestadas en el Sistema Consulta a Auxiliares de Cuenta.

80 En esta Ventana tenemos la opción de hacer consultas a los auxiliares exclusivamente para verlos en pantalla. Para ejecutar la consulta a Auxiliares de Cuenta, realice lo siguiente: 1.- Seleccione del menú Reportes, la opción Consultas y después Auxiliares de Cuenta, 2.- Indique el mes para el cual se va a elaborar la Consulta y Oprima Aceptar, En caso que requiera consultar el Ajuste al Ejercicio, tan solo habilite la opción y presione Aceptar, 3.- Una vez elegido el mes especifique el Número de Cuenta que mostrará los movimientos (ver pantalla 31). El número de Cuenta a consultar debe ser de registro ya que son las cuentas que aceptan movimientos. Si desea hacer una revisión del Catálogo de Cuentas para saber que cuentas están dadas de Alta en el Sistema, es recomendable que lleve a cabo una consulta rápida pulsando la tecla (F4). Pantalla Presione Enter para que la consulta sea visualizada Consulta a Pólizas. Para que el sistema ejecute la consulta a pólizas, lleve a cabo lo siguiente:

81 1.- Elija del menú Reportes, la opción Consultas y enseguida Pólizas, En caso de requiera consultar el Ajuste al Ejercicio, tan solo habilite la opción y oprima el botón de Aceptar. 3.-Especifique el Tipo de Diario y el Número de Póliza deseado para visualizar los asientos que componen la Póliza (ver pantalla 32), Pantalla Oprima Enter para ejecutar la consulta. Nota: Si la Consulta a Pólizas no es ejecutada, es necesario que se definan la(s) Póliza(s) del mes para el cual se requiere la consulta Consulta de Recordatorios. Para llevar a cabo esta consulta, siga los pasos siguientes: 1.- Elija el Recordatorio a Consultar y presione Enter. (ver pantalla siguiente).

82 Nota: Recuerde que los Avisos en Pólizas no tienen un catálogo con descripción individual Consulta a Inventarios Finales. El fin de esta consulta es hacer referencia de los importes de la captura de inventarios finales, que operan fuera de pólizas, por haberse elegido así la Parámetros de la Empresa, y en la Determinación del Costo de Ventas se hubiera capturado Inventarios de Insumos. Para ejecutar la consulta a Inventarios Finales, ejecute los pasos siguientes: 1.- Seleccione del menú Reportes, la opción Consultas y enseguida Inventarios Finales, 2.- Una vez elegido el mes proporcione el Número de Cuenta a Consultar. (ver pantalla siguente)

83 3.- En la parte superior derecha de la pantalla se encuentra la opción GRAFICO la cual todos sus datos serán graficados. Ejemplo: 4.- Presione Enter para que el sistema despliegue la consulta. Nota: Si la Consulta a Inventarios Finales no es ejecutada, entonces será necesario que se asignen Cuentas de Primer Nivel en el Centro de Costo o Sucursales.

84 4 HERRAMIENTAS Usted encontrará en este capítulo 4.0 Definición 4.1 Preparación de Empresas Creación de Nuevas Empresas Actualización de Versión 4.2 Respaldo Respaldo de Tablas Restauración de tablas 4.3 Enlaces 4.4 Diagnostico y Reestructuración de Tablas Generación de Índices Reorganización de tablas Ajustes al Catalogo de Cuentas Reestructuración de Saldos Saldos de Póliza Saldos Iniciales Verificación de Pólizas 4.5 Catálogos tipos Catálogos de usuarios y Niveles de Acceso Copia de Catálogos Tipos Copia de Catálogos entre Empresas Configuración de la Impresora 4.6 Estructuración Contable Captura Externa y/otransferencia de Pólizas Saldos Iniciales Catalogo de póliza Fija Póliza de perdida o Ganancia Cambiaria 4.7 Cierres de periodo Cierre o Apertura de un Mes de Póliza Cierre del Ejercicio Actual Inicio del Ejercicio Siguiente 8.0 Bitácoras 9.0 Calculadora 10.0 Calendario 4.0 Definición.

85 El Menú Herramientas es utilizado con el fin de prevenir y dar solución a problemas durante la operación del sistema, agilizando y haciendo a la vez eficientes todos los procesos que intervienen en el funcionamiento de ContaWin Millennium. Las tareas que se pueden realizar mediante este módulo son las que a continuación se describen:

86 4.1 Preparación de Empresa Creación de Nuevas Empresas. Este procedimiento le permite crear y preparar la Base de Datos en la cual se almacenará la información de la empresa a Utilizar. Es importante que verifique con todo cuidado que los datos de la empresa a ser dada de alta sean los correctos. Los pasos a seguir para la realización de esta tarea son los siguientes: Pantalla 1

87 La Ruta es el lugar en donde será guardada la información de su empresa y señala la unidad y la carpeta o carpetas en donde se encontraran los archivos al ser creada la empresa (ver pantalla 1, opción 4). El Sistema mostrará un mensaje de confirmación para la Creación de la Empresa; si desea continuar con el procedimiento presione Guardar. En caso de que sea proporcionado un Número de Empresa ya existente, el Sistema desplegará una ventana con un mensaje de advertencia; para lo cual tendrá que llevar a cabo los pasos que le sean indicados. Consulte también Para conseguir más información acerca de este tema, le sugerimos revisar las opciones de Seleccionar otra Empresa y Parámetros de la Empresa en el Capítulo 1, Catálogos Actualización de versión Este procedimiento le permite Modificar o adecuar las Bases de Datos en caso de una versión Nueva del Programa. Los pasos a seguir para la realización de esta tarea son los siguientes: 1.-En la actualización de la versión determine la Ruta donde se encuentran los archivos a actualizar (ver pantalla 2). 2.- Oprima Select. Pantalla 2 3.-El programa visualizara una pantalla la cual le indicará que porcentaje de la actualización esta llevándose acabo.

88 Nota: La 4 Actualización de versión permite hacer transparente el traspaso de la información del Sistema Contanetica Contabilidad Avanzada (Versión 3.01 a la versión 8.03 ). Toda Actualización de sistema debe ser supervisado por el soporte técnico de la empresa. 4.2 Respaldo. El propósito del respaldo de la información es permitirle asegurar y guardar en Discos Flexibles, o en una Carpeta Creada, toda la Base de Datos para así contrarrestar la perdida total o parcial de la información contra posibles fallas que puedan ocurrir muy remotamente en el Disco Duro o en la Computadora misma. También se Puede respaldar la información de Diskette o en la carpeta creada al sistema ContaWin Respaldos de Tablas. 1.- Marque el o los catálogos deseados a respaldar junto con el mes o meses de póliza que se desee respaldar (ver pantalla 3).

89 Pantalla Especifique el destino hacia donde se realizará el respaldo. Nota: es recomendable que se utilicen discos vacíos y que estén previamente formateados Restauración de Tablas. En este procedimiento, ContaWin Restaura la información de los discos flexibles, o de una Carpeta Creada hacia el Disco Duro. Para realizar esta tarea ejecute los pasos siguientes: 1.- Elija el Directorio Fuente, Directorio del cual se copiará la información hacia el disco duro, Pantalla Elija el directorio destino, Directorio donde se copiaran los datos. 3.- Marque el o los catálogos deseados a copiar junto con las pólizas de los meses (ver pantalla 4). Nota: En la restauración de Información si no se tiene primero creada la empresa, tendrá que crearla, Definirla y posteriormente Restaurarla. Todos los datos serán Sustituidos por el Respaldo.

90 4.3 Enlaces. En este Modulo podemos importar los datos del catalogo de Cuentas, Saldos iniciales y pólizas del modulo de CONTPAQ98 Ver. Windows, COI Ver. DOS o COI Ver. Windows. Nota: Para poder hacer un Enlace primero tiene que tener la información del Catalogo de Cuentas y las Pólizas mes a mes creadas en Archivos de Texto de su sistema de Origen y saber en que Ruta los tiene para teclear la ruta de Importación. 1.- Del Menú seleccione el Catalogo de Herramientas posteriormente Enlaces. 2.- Seleccione el tipo de enlace con el cual desea trabajar (ver pantalla siguiente). 3.- Presione ACEPTAR. Si su opción es Enlace Compaq: 4.- Seleccione cuentas contables (ver pantalla 5). 5.- Proporcione los dígitos que utiliza en su estructura Contable en los niveles Correspondientes. Ejemplo.- En la Cuenta Bancomer 4 Dígitos a 1er Nivel 3 Dígitos a 2do Nivel

91 3 Dígitos a 3er Nivel Pantalla Proporcione la ruta donde se encuentran los archivos de Contpaq98 ( Los archivos para importar contpaq son :CTW10001,10002,10004,10005). Al darle clic al botón de Ruta de Importación se desplegara la pantalla siguiente en donde usted seleccionara las carpetas donde se ubica su información. Si su opción es el enlace de COI (DOS), COI (Windows): Por ultimo presione Aceptar.

92 Nota: Para poder hacer el Enlace primero se traspasa el Catalogo de Cuentas y después se tienen que hacer las asignaciones de Tipos de Cuenta y Tipos de Póliza. 4.4 Diagnostico y Reestructuración de Tablas. El Diagnostico del Modulo es utilizado con el fin de Reparar, Verificar las Bases de Datos, Generar sus Índices, Borrar físicamente los registros borrados lógicamente, hacer pruebas de cruces entre catálogos, reestructura saldos y verifica que las cuentas estén correctas en el catalogo y las pólizas cuadren. SUGERENCIA Es aconsejable que después de cualquier proceso de modificación se tenga en consideración que por la causa de traslado de información hacía las tablas de las Base de Datos, se debe ejecutar el modo de Re indexación. Pantalla Generación de Índices Las tareas que se pueden realizar mediante este módulo son las que a continuación se describen:

93 Es el proceso donde el sistema Re indexa los Archivos de la Base de Datos 1.- Seleccione los Catálogos y pólizas que desee indexar (ver pantalla En la opción Todos los catálogos y Todos los meses, automáticamente los marca todos. Pantalla Presione Aceptar. Y el sistema genera una pantalla con el Porcentaje de Indexación Reorganización de Tablas En esta opción Podemos Borrar los registros Físicamente. Y Ordenar los Archivos de la Base de Datos 1.- Seleccione los Catálogos y pólizas que desee indexar (ver pantalla 8). 2.- En la opción Todos los catálogos y Todos los meses, automáticamente los marca todos. 3.- Presione Aceptar y el sistema genera una pantalla con el porcentaje de Reorganización. Pantalla 8

94 4.4.3 Ajustes Al Catálogo de Cuentas 1.-Esta opción da de Alta los Catálogos que no existen, dentro de ellos podemos encontrar.- Tipos de Cuenta Centros de Costo Moneda Base Sumarias de Cuenta Cuentas Fiscales 2.-Verifica: La Naturaleza de Cuentas Los Inventarios Los Tipos de Cuenta (Centros de Costos a Subcuentas) Los Niveles de Cuenta Los Saldos 3.- Rectifica la Estructura Jerárquica de los Catálogos. Pantalla Usted puede escoger cual Base de Datos es la que quiere que el sistema verifique, solo tendrá que darle palomita a los cuadros que aparecen del lado izquierdo de cada opción (ver pantalla 9). 5.- Dele clic al botón Aceptar y el programa visualizara una pantalla la cual le indica que la actualización esta llevándose acabo Reestructuración de Saldos. En esta opción nos permite reestructurar Saldos de Pólizas como Saldos Iniciales (ver pantalla 10) SALDOS DE POLIZAS

95 1.-Cuando selecciona Saldos de Pólizas el sistema abre una ventana con los meses y usted puede seleccionar cual de ellos quiere Reestructurar o también tiene la opción de Todos los Meses (ver pantalla 11).2.-Presione Aceptar y el sistema corre el proceso de reestructuración y nos da una pantalla del porcentaje del proceso. Pantalla 10 Pantalla SALDOS INICIALES 1.- Reestructura los saldos Iniciales de las cuentas contables. Y es un proceso automático al seleccionarlo el sistema pasa una pantalla con el porcentaje del proceso, Solo presione el botón Aceptar Verificación de Pólizas En este Modulo se Verifica que las Pólizas cuadren y que las cuentas estén en el Catalogo. Aquí usted puede revisar cualquiera o todos los meses de captura (ver pantalla 12). 1.- Seleccione el mes y de clic en Aceptar.

96 2.- El sistema proporcionara un Reporte del Diagnostico de Información que usted podrá revisar ya sea en Pantalla o en Impresora Pólizas Interrumpidas Pantalla 12 En este proceso el sistema verifica la información de las Pólizas en caso de que se halla tenido alguna falla de corriente o una captura interrumpida. 1.- Seleccione el mes en donde estaba capturando cuando tubo la falla de corriente y dele Aceptar (ver pantalla 13). El sistema automáticamente verifica la información. Pantalla Catálogos Tipos Esta opción le permite especificar las tareas relacionadas con la Seguridad y Usuarios del Sistema para que así

97 Ud. pueda tener control de acceso seguro y eficiente sobre las personas que desea que manipulen cierta parte o totalmente ContaWin. También se podrá a través de esta opción llevar a cabo otro dos tipos de funciones vinculadas con los Catálogos de diferentes empresas que desee ligar con la Empresa en la que se encuentre usted desarrollando su trabajo contable. Pantalla 14 Los tipos de procedimientos que admiten ejecutar estas funciones son las de Copiar Catálogos Tipo y Copiar Catálogos de otra Empresa Catálogos de usuarios y Nivel de Acceso Mediante este módulo se podrá determinar que usuarios tienen derechos de acceso ya sea al sistema en su totalidad o bien ciertas Opciones. Se puede también dentro de está opción, dar de alta y de baja a los usuarios de ContaWin. Estas tareas serán ejecutadas regularmente por el administrador del Sistema. Para dar de Alta un Usuario en el Sistema. Estando en el Menú de Catálogos Tipo dele clic a Catalogo de Usuarios y Niveles de Acceso (ver pantalla 14). 1.- Presione el botón de Nuevo (ver pantalla 15), 2.-Proporcione la Identificación del Usuario (Login) que va a dar de alta (10 caracteres alfanuméricos como máximo), 3.- Teclee el Nombre Completo (33 Caracteres alfanuméricos como máximo), 4.- Especifique la Clave o PassWord (10 Caracteres alfanuméricos como máximo), 5.- Verifique la Clave de Acceso Nuevamente, 6.- Determine si el usuario va a tener Acceso a todo el sistema, si no es así vea mas adelante la Asignación de Derechos o Restricciones. 7.- Oprima Guardar y confirme su selección.

98 * Para eliminar un Usuario del Sistema. 1.- Seleccione el usuario a ser eliminado (ver pantalla 15), 2 Oprima Baja, 3.- Confirme la eliminación del Usuario, presionando el botón de Aceptar. Pantalla 15 ASIGNACIÓN DE DERECHOS O RESTRICCIONES A DETERMINADO USUARIO. Para proporcionar un derecho, vaya abriendo los menús que se presentan en el formulario según como lo vaya requiriendo y comience la asignación. Si el cuadro pequeño que se encuentra a la izquierda del módulo a accesar se encuentra marcado por una X entonces no se podrá tener acceso al modulo seleccionado. Y en caso contrario se tendrá acceso a ese módulo del Sistema. Para activar o desactivar los cuadros que permiten la entrada a las opciones del sistema, haga doble clic en ellos o en su defecto utilice la barra espaciadora. Descripción de los campos del módulo. Usuarios. Son las personas que operan determinado módulo. Para accesar al módulo, los usuarios deben registrarse en el

99 Sistema especificando previamente su Login, Nombre Completo y Clave o PassWord. Login. Es un nombre corto que permite reconocer al usuario. Siempre debe teclearse antes del PassWord. También es la Clave única del usuario. Acepta un máximo de 10 caracteres. Puede ser un nombre corto o el cargo que desempeña. Nombre Completo. Permite hasta 33 caracteres para la plena identificación del usuario que entrará al sistema. Clave o PassWord. Es una combinación de caracteres que es secreta y por seguridad nunca se despliega en la pantalla. Sólo debe ser conocida por el usuario. Se forma con 10 caracteres como máximo y como nunca se despliega en el monitor, por cada carácter tecleado aparecerá un asterisco. Al dar de alta una contraseña deberá teclearla dos veces seguidas para evitar equivocaciones, ya que si no coinciden, tendrá que capturarlas otra vez Copia de Catálogos Tipos. Los Catálogos Tipo fueron esmeradamente diseñados con apego a los Principios de la Contabilidad y a la lógica administrativa para proveer de información útil a la toma de decisiones y compatible con el cálculo del Impuesto sobre la Renta. Si bien, los Catálogos Tipos se diseñaron pensando en las pequeñas y medianas empresas, resultan de mucha utilidad a compañías de cualquier tamaño, por que pueden ser utilizados como base de Catálogos de Cuentas más analíticos. En esta opción usted puede elegir el Catalogo de Industria, Comerció o Servicio (ver pantalla 16). Además puede determinar si solo quiere el catalogo de cuentas o también las Cuentas Fiscales y los Tipos de Cuenta. Se sugiere pedir que haga la copia con estas opciones incluidas. 1.- Solo seleccione el tipo de Catalogo que quiere copiar y dele clic al botón Aceptar. 2.- El sistema pide una confirmación para sobrescribir el Catalogo.

100 Pantalla Copiar de Catálogos entre Empresas. La Copia de Catálogos entre empresas es una opción de mucha utilidad cuando se instalan en el sistema varias empresas con Catálogos de Cuentas similares. Además del Catálogo de Cuentas, esta opción también permite copiar de una Empresa a otra, todos los Catálogos relacionados directamente con las Cuentas Contables, como son: Centros de Costos o Sucursales. Sumarias de Resultados. Cuentas Fiscales. Tipos de Cuenta. Conceptos en Pólizas. Tipos de Pólizas. Para que el sistema lleve a cabo esta tarea, ejecute las siguientes instrucciones: Primero entre a la Empresa de Origen vaya a Herramientas a Copia de Catálogos y Copia de catálogos entre Empresas. 1.- Presione F4 en el cuadro de Texto (ver pantalla 17). 2.- Seleccione la empresa a la cual se copiaran los catálogos (ver pantalla 18). El sistema dará la Ruta de acceso automáticamente. Cuadro de Texto

101 Pantalla 17 Pantalla 18 NOTA: La empresa destino tiene que estar creada previamente y no podrá ser la que este activa CONFIGURACION DE LA IMPRESORA En esta opción aparecerá la impresora que esta conectada en línea con su computadora. Contiene las propiedades de impresión. 4.6 Estructuración Contable. Grupo de Módulos que nos permite facilitar la captura de las pólizas externas, saldos iniciales y nos permite una interfaz con otros sistemas para ingresar pólizas

102 externas, además podemos capturar las pólizas fijas, así como nos permite generar la póliza de perdida o ganancia cambiaria. Pantalla Captura Externa y/o Transferencia de pólizas. Este módulo permite ingresar, los asientos contables de las pólizas Externas a las pólizas del sistema y nos permite verificar la pólizas de Transferencia de los sistemas Administrativos. 1.- Seleccione el número de mes deseado (ver pantalla 20). 2.- Presione Aceptar. 3.- Seleccione el proceso que desea hacer (ver pantalla 21): a) Impresión y Verificación de Pólizas. b) Modificación de Pólizas. c) Transferencia de Pólizas. Los módulos anteriores nos permiten importar y verificar que las pólizas provenientes del Modulo de Facturación, Cuentas por Cobrar y Pagar, Nomina y otros sistemas apegándose a nuestra estructura (Captura Externa), estén cuadradas y existan la cuentas en el catalogo de cuentas, así mismo se podrán modificar o bien transferir al sistema (ver pantalla 22).

103 Pantalla 20 Pantalla 21 Cuando se pide una Verificación de Pólizas el sistema genera un reporte de Diagnostico de Información y describe el problema que pudiera existir. Ya sea que el Catalogo de Cuentas no esté completo o que existan pólizas descuadradas, etc. Reporte Impreso

104 Pantalla 22 En caso de que se quiera hacer alguna modificación en las pólizas de Transferencia el sistema desplegara la Pantalla siguiente en donde se podrán hacer los cambios necesarios. Modificación de póliza TRANSFERENCIA DE POLIZAS Esta opción permite traspasar las pólizas capturadas externamente a la contabilidad.

105 Los posibles errores que las Pólizas Externas crean son: Pólizas Descuadradas Cuentas que no existen En tal caso el sistema no podrá hacer el traspaso de póliza y se recomienda verificarlo en el modulo de impresión y Verificación de póliza, este modulo le indicara el motivo del fallo Saldos Iniciales: Este modulo podemos Capturar o Modificar rápidamente los saldos iniciales de las Cuentas Contables. NOTA: Las Cuentas acreedoras van con signo negativo Catalogo de póliza Fija. En este Modulo no es necesario el que se cuadre la póliza, es un generador que facilita la Captura de Pólizas. Sirve para tener predefinida una póliza que puede ser utilizada con frecuencia cada mes y nos permite tener todas la pólizas fijas necesarias. Para dar de alta una Póliza Fija:

106 1.- Dele clic al botón Nuevo (ver pantalla 23), 2.- Coloque el numero deseado para esa póliza, 3.- De una descripción que la identifique, 4.- Luego proceda a capturar su póliza como se vio en el Capitulo 2.1. P a n t a l l a Póliza de Perdida o Ganancia Cambiaria. En esta opción se generara el Asunto Contable de la utilidad o perdida cambiaria de las cuentas asignadas con moneda extranjera. El tipo de póliza generada esta predefinido por el sistema y es póliza M y el número será asignado automáticamente según el folio que tenga la moneda extranjera. EJEMPLO: Póliza de dólares M2 Estando en el Menú de Herramientas y entrando a la Estructura Contable darle clic a Póliza de Perdida o Ganancia Inflacionaria. 1.- Seleccione el número de mes deseado (ver pantalla 24). 2.- Presione Aceptar. 3.- Determine el movimiento que va hacer Generación o Eliminación de la póliza (ver pantalla 25). Nota: Para que en el sistema aparezca esta opción deberá tener determinado en los Parámetros de la Empresa que va ha utilizar Moneda Extranjera, además de tener dadas de alta la paridades correspondientes, si no el sistema mandara una pantalla con un mensaje de error.

107 Pantalla 24 Pantalla 25 GENERACIÓN: Creara automáticamente las pólizas tipo M donde el número será el tipo de Moneda. ELIMINACIÓN: Dará de baja la póliza tipo M generada con anterioridad y nos sirve para generar la nueva póliza actualizada. 4.7 Cierres de Período. Las alternativas que presenta este módulo para poder ejecutar los Cierres de Periodo, son las que a continuación se presentan. Cierre o Apertura de un Mes de Pólizas. Cierre del Ejercicio Actual. Inicio del Ejercicio Siguiente Cierre o Apertura de un Mes de Pólizas.

108 El Cierre de un mes es utilizado para imposibilitar la modificación de Pólizas de un mes o de varios meses a la vez, ya sea del Ejercicio actual o del Ejercicio Siguiente. Cabe hacer mención que la inhabilitación de un mes o meses NO elimina las pólizas. Y por el contrario, la Apertura de un mes o meses sirve para poder accesar las pólizas del mes o meses especificados mediante esta opción. Para poder llevar a cabo esta función: 1.- Seleccione el mes al cual desea asignarle el Cierre o la Apertura y habilite estos atributos (ver pantalla 26). Si el cuadro blanco que se encuentra al costado izquierdo de los Meses se encuentra vacío, eso quiere decir que se tiene acceso a ese mes de pólizas ( Mes Abierto ), en caso contrario, si el cuadro se encuentra marcado, eso significa que el Mes esta Cerrado Cierre del Ejercicio Actual. Pantalla Oprima el botón de Aceptar. El Cierre del Ejercicio Actual genera la(s) Póliza(s) de cierre que dejan en ceros los saldos de las cuentas del estado de resultados, afectando en contrapartida la cuenta de Resultados del Ejercicio Actual o del Siguiente.

109 El Cierre del Ejercicio Actual puede realizarse en cualquiera de las siguientes formas (ver pantalla 27): Cierre Con Póliza Sin Mes de Ajustes. Cierre Con Póliza Con Mes de Ajustes. La diferencia entre estas opciones es, en donde aparece la Póliza de cierre si en el mes de Diciembre o en el mes de Ajustes. Usted puede escoger el Tipo de Póliza para el cierre de las que tiene en sus catalogo y puede determinar el numero de póliza. Se sugiere que el numero de la póliza sea un numero grande para que no se duplique con las que se están capturando de manera normal. Pantalla Inicio del Ejercicio Siguiente. El inicio del Ejercicio Siguiente efectúa los siguientes procesos: 1.- Traspasa los saldos finales de las cuentas de balance y de las cuentas de orden del ejercicio actual como saldos iniciales del ejercicio siguiente. 2.- Elimina las tablas mensuales que contienen los saldos y las pólizas del ejercicio actual. 3.-Traspasa las tablas mensuales de saldos y pólizas del ejercicio siguiente al ejercicio actual, Nota: Se recomienda, que antes de comenzar el Ejercicio Siguiente en forma definitiva realice el respaldo de la Base de Datos que contiene la información contable. Dicho Respaldo lo podrá hacer mediante la opción de Respaldo de Información del módulo de Utilerías.

110 El Inicio del Ejercicio Siguiente puede llevarse a cabo en cualquiera de las siguientes opciones (ver pantalla 28): a) Previo Sin Mes de Ajustes. Previo Con Mes de Ajustes. b) Definitivo Sin Mes de Ajustes. Definitivo Con Mes de Ajustes. 3.- Presione Aceptar. Pantalla 28 Previo Con o Sin Mes de Ajustes. Esta opción debe utilizarse cuando los saldos finales del ejercicio actual aún no son definitivos, y cuando usted desea continuar capturando la información y seguir emitiendo reportes en el ejercicio siguiente sin borrar las tablas de dicho ejercicio. Para llevar a cabo los Previos Sin, o en su defecto Con Mes de Ajustes, proceda a realizar los pasos siguientes: 1.- Elija del menú Herramientas la opción Cierres de Periodo y después Inicio del Ejercicio Siguiente en cualquiera de sus dos alternativas de Previo, 2.- Lea Cuidadosamente el Mensaje de Advertencia y, 3.- Oprima el botón de Aceptar, para que el Sistema comience a realizar los procesos de actualización. Las Diferencias principales que se presentan entre el Inicio Previo e Inicio Definitivo son: El inicio previo mantiene la información de los tablas mensuales del año actual y le permite seguir trabajando en el ejercicio siguiente.

111 El inicio definitivo borra las tablas que contienen la información mensual del ejercicio actual y convierte el ejercicio siguiente en ejercicio actual. Definitivo Con o Sin Mes de Ajustes. Esta opción, Usted la podrá emplear cuando desee eliminar en su totalidad el ejercicio actual. Para llevar a cabo los Definitivos Sin, o en su defecto Con Mes de Ajustes, lleve a cabo los siguientes pasos: 1.- Elija del menú Herramientas la opción Cierres de Periodo y después Inicio del Ejercicio Siguiente en cualquiera de sus dos alternativas de Definitivo, 2.- Lea con todo cuidado el Mensaje de Advertencia de la caja de diálogo, y 3.- Oprima Aceptar, para que el Sistema comience a ejecutar los procesos de actualización. Las principales Diferencias que se establecen entre el Inicio Previo e Inicio Definitivo son las siguientes: El inicio previo mantiene la información de las tablas mensuales del año actual y le permite seguir trabajando en el ejercicio siguiente. El inicio definitivo borra las tablas que contienen la información mensual del ejercicio actual y convierte el ejercicio siguiente en ejercicio actual. Nota Importante: Antes de efectuar el Inicio Definitivo deberá Respaldar la Información del Ejercicio Actual, pues esta será eliminada del sistema y no podrá recuperarla mas que con el Respaldo. 8.0 BITÁCORAS. Las bitácoras son tablas donde se almacenan transacciones de usuarios para tener un control del sistema en cuanto a que módulos accedan o bien que errores ha tenido el sistema para poder tener un soporte técnico mas ágil. Las alternativas que presenta este módulo para poder ejecutar las bitácoras, son las que a continuación se presentan. Bitácora de usuario (ver pantalla 30). Bitácora de Errores (ver pantalla 29).

112 Pantalla 29 La función principal de la bitácora de errores es determinar que problema tiene el sistema, en que modulo y que lo ocasiona, todo esto es para facilitar el soporte técnico. Pantalla 30 La función principal de la bitácora de usuarios es registrar las transacciones como son las altas, las bajas y las modificaciones que haga cada usuario. 9.0 Calculadora ContaWin le permite Activar una calculadora en algunos módulos del Sistema, para que sea utilizada como tal y para desactivarla para continuar con el proceso normal del módulo en donde ésta haya sido activada.

113 Para activarla, elija del menú Herramientas la opción de Calculadora o bien de un clic en el icono de calculadora ó pulse la tecla F8. El funcionamiento es similar a la de una Calculadora común Calendario ContaWin le permite Activar un calendario para visualizar la fecha. Para activarlo, elija de la barra de Herramientas la opción de Calendario o bien de un clic en el icono de Calendario ó pulse la tecla F9.