SIIGO PYME PLUS. Modelo de Reclasificación por Centros de Costos. Cartilla I

Transcripción

1 SIIGO PYME PLUS Modelo de Reclasificación por Centros de Costos Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es un Modelo de Reclasificación? 3. Qué es un Modelo de Reclasificación por Centros de Costos? 4. Cuál es la Ruta para Ingresar a la Opción de Reclasificación por Centros de Costos? 5. Qué Opciones Presenta el Sistema al Ingresar a la Reclasificación por Centros de Costos? 6. Cuál es la Funcionalidad de Cada Opción que se Habilita al Ingresar a la Reclasificación por Centros de Costos y Que Datos Solicita? a. Definición Modelo de Reclasificación b. Ejecución Modelo de Reclasificación c. Informes de Modelos de Reclasificación

3 Presentación El presente documento explica de una manera sencilla una funcionalidad existente en el programa para realizar el traslado de saldo de una cuenta a otra SOLO SI se cumplen unas características específicas en este caso la utilización del centro de costo y aplica para algunas necesidades específicas de los usuarios.

4 MODELO DE RECLASIFICACION POR CENTROS DE COSTOS Qué es un Modelo de Reclasificación? Un modelo de reclasificación es una funcionalidad que tiene el programa para o trasladar el saldo de una cuenta a otra o a la misma cuenta pero con características diferentes, siempre y cuando las cuentas contables cumplan con algunos parámetros necesarios para la ejecución del proceso Qué es un Modelo de Reclasificación por Centros de Costos? Es una funcionalidad que tiene el programa y permite distribuir el saldo de una cuenta contable especifica de un solo centro de costo a la misma cuenta pero a otro centro de costo o a otra cuenta contable con el mismo o diferente centro de costo, asignando a cada centro de costo un porcentaje que se calculara sobre el saldo de la cuenta, permitiendo realizar la contabilización automática de los comprobantes de reclasificación; para realizar este proceso las cuentas contables deben estar en su definición marcadas como Centros de Costo Las cuentas contables que se pueden utilizar NO pueden estar marcadas como Inventarios, Ventas, Costo, Devoluciones, Activos, Depreciación, Retención, ni Detalladas por Cobrar o por Pagar. Cuál es la Ruta para Ingresar a la Opción de Reclasificación por Centros de Costos? La ruta para ingresar a la opción de reclasificación por centros de costos es: Contabilidad Reclasificación por centros de costos

5 Qué Opciones Presenta el Sistema al Ingresar a la Reclasificación por Centros de Costos? Al ingresar a la opción de Reclasificación por Centros de Costos, el sistema presenta las siguientes opciones: a. Definición Modelo de Reclasificación b. Ejecución Modelo de Reclasificación c. Informes de Modelos de Reclasificación Cuál es la Funcionalidad de Cada Opción que se Habilita al Ingresar a la Reclasificación por Centros de Costos y Que Datos Solicita? A continuación se explicara la funcionalidad de cada opción y cuales son los datos que el sistema solicita en cada una de ellas: 1. Definición Modelo de Reclasificación En esta opción se realiza la creación de los modelos de reclasificación por Centros de Costo, la cual permite la captura de porcentajes a distribuir bien sea del saldo o del movimiento de una cuenta contable especifica. Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

6 Esta se compone de tres secciones, a saber: a. Datos Básicos Código: Corresponde a un consecutivo interno que maneja el programa y es posible crear hasta modelos. Descripción: Nombre del modelo a crear, campo alfanumérico de 100 caracteres b. Datos Origen o Base para el Calculo

7 Cuenta: Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear la cuenta contable sobre la cual se realizara la reclasificación En caso que la cuenta seleccionada tenga una marcación de Inventarios, Ventas, Costo, Devoluciones, Activos, Depreciación, Retención, ni Detalladas por Cobrar o por Pagar, el sistema no permite utilizarlas en los modelos de reclasificación y genera un mensaje informativo por la cual es necesario cambiar la cuenta contable Identificación: Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear el número de Nit

8 Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como si Tercero, Sucursal: En caso de manejar sucursales indicar la sucursal correspondiente al NIT Centro y Subcentro de Costo: Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear el código del centro de costo y sub centro de costos (si el centro de costos lo maneja) que afectará el movimiento contable. Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como si Centros de Costo.

9 Tipo de Movimiento: Permite seleccionar 4 opciones para realizar la reclasificación, a saber: S-Saldo D-Movimiento Debito C-Movimiento Crédito A-Ambos (Movimiento Crédito Movimiento Debito). Para mayor claridad sobre los valores anteriores, es tomar las cifras que se encuentran en un Balance de Prueba en las columnas que se relacionan c. Datos Destino Cuenta: Corresponde a la cuenta contable a donde se va llevar el valor distribuido; esta se puede digitar, realizar la búsqueda o crear desde esta opción

10 Identificación: Corresponde al NIT donde se desea trasladar el valor distribuido, puede ser el mismo del encabezado o diferente. Este Nit se puede digitar, realizar la búsqueda o crear desde esta opción Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como si Tercero, Sucursal: En caso de manejar sucursales indicar la sucursal correspondiente al NIT Centro y Subcentro de Costo: Corresponde al Número del centro de costo destino. Esta información se puede digitar, realizar la búsqueda o crear el código del centro de costo y sub centro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) en el cual se distribuirá el valor

11 Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como si Centros de Costo. Porcentaje: Corresponde al porcentaje de participación sobre el cual se va a liquidar el valor a reclasificar. El sistema valida que la sumatoria de los porcentajes, no sea mayor al 100%. Se pueden ingresar varios centros de costo con sus porcentajes a distribuir para que al momento de la contabilización, se generen tantos registros como centros de costos se hayan digitado con el valor de acuerdo al porcentaje asignado. 2. Ejecución Modelo de Reclasificación Mediante esta opción, el sistema permitirá realizar la contabilización del modelo definido con su respectiva distribución por Centros de Costo y porcentajes asignados. Al ingresar a esta opción el sistema solicitara los siguientes datos:

12 Modelo: Corresponde al modelo previamente definido. Se puede digitar el código o realizar la búsqueda con la tecla de Función F2 (Búsqueda Alfabética) o el icono Mes Inicio / Mes Fin: Para realizar el proceso de reclasificación del saldo por centro de costos de ese periodo contable Si al momento de definir el modelo de reclasificación fue seleccionado S-SALDO, el programa toma el saldo de dicha cuenta, con corte al mes seleccionado. Si al momento de definir el modelo de reclasificación fue seleccionado MOVIMIENTO, el programa toma el movimiento únicamente del Período seleccionado.

13 Tipo Documento / Nro. De Documento: Seleccionar el Tipo y Numero del Tipo de documento en el cual se realizara la contabilización de la reclasificación El programa únicamente permite realizar la contabilización de la reclasificación un los documentos Tipo L y Tipo N. El programa presenta un mensaje de decisión indicado si se desea generar el comprobante contable. Al ejecutar el proceso el programa efectúa un asiento contable con tantos registros como se hayan definido en los datos Destino.

14 3. Informes de Modelos de Reclasificación Posterior a la definición de los Modelos de Reclasificación el programa permite generar un listado con los modelos definidos allí el sistema solicita: Canales: Asignar el rango de los modelos a consultar para verificar los parámetros establecidos y presenta la siguiente información

15 El informe se puede enviar a impresión, vista preliminar o Excel.