GESTIÓN MODERNA DE COMPRAS Y PROVEEDORES DE CLASE MUNDIAL BIENVENIDOS

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2 GESTIÓN MODERNA DE COMPRAS Y PROVEEDORES DE CLASE MUNDIAL BIENVENIDOS

3 LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS EN LA LOGÍSTICA MODERNA Esquema del Sistema Logístico SUMINISTROS TRANSPORTE PRIMARIO PROCESAM. DE ORDENES. TRANSPORTE SECUNDARIO PUNTOS DE ENTREGA PLANTA DE PRODUCCION MANEJO DE INFORMACION ALMACEN/TO MANEJO DE MCIA. REEMPAQUE

4 CONCEPTO TRADICIONALES VS. CONCEPTOS ACTUALES Conceptos Tradicionales Mercados de Ayer Demandado Dominio del productor Mediana exigencia de calidad Bajo precio o alta calidad Cautivo Disminución de costos con traslados a clientes y proveedores Calidad tiene un costo Flexibilidad al ritmo del plan comercial Cadena Interna Conceptos Actuales Mercados Actuales Ofrecido Dominio del consumidor Alta exigencia de calidad Bajo precio y alta calidad Competido Acuerdos con proveedores y clientes para disminuir costos La calidad no es negociable Flexibilidad al ritmo de la demanda Cadena de Abastecimiento

5 En la medida en que la rentabilidad, la eficiencia operativa, la rotación (y/o duración) del inventario y el servicio al cliente se han convertido en objetivos de las empresas, la logística adquiere otra dimensión. Hoy los márgenes comerciales representan un pequeño margen sobre la cifra de ventas totales Esto conduce a que busquemos la eficiencia Operativa Logística. Una Herramienta Competitiva

6 LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS EN LA LOGÍSTICA MODERNA Evolución del Concepto de Compras e Inventarios DÉCADA 70 S 80 S 90 S HOY... CARACTERÍSTICAS Mantener un inventario suficiente con el fin de no parar ningún proceso ni agotar un producto terminado. Se tenían altos márgenes de rentabilidad y se justifica tener altos niveles de inventario, con dos elementos a favor: * Altos índices de inflación y * Restricción a las importaciones. Se pensaba en tener un inventario suficiente e imprimirle cierta dinámica. Se empezó a hablar de flujo de inventarios. Ya se calculaba el índice de rotación de inventarios (Ventas (Consumo)/Valor Inventario Promedio) y posteriormente la velocidad del inventario. Incluso, se llegó a estudiar la forma de tener cero inventarios. Se compra con más facilidad y los índices de inflación son bajos. Algunas empresas se aceleraron e incrementaron sus niveles de inventarios. Se acrecentó el problema que hoy tienen muchas organizaciones: Excesos de inventarios. Mayor conciencia de lo que cuesta comprar para almacenar. Nadie quiere cargar con los costos de almacenamiento del inventario. Las empresas se preparan para recibir las mercancías con el fin de pasarlas rápidamente a los eslabones siguientes es en la cadena.

7 LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS EN LA LOGÍSTICA MODERNA Importancia de la Gestión de Compras 1. Las compras suman un porcentaje considerable en los costos totales de las empresas. 2. Los inventarios absorben una gran parte del capital de trabajo. 3. La flexibilidad para satisfacer la demanda del mercado muchas veces depende de la flexibilidad en compras. 4. Innovación de los productos. 5. La calidad de los productos depende en gran parte de la gestión de compras.

8 LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS EN LA LOGÍSTICA MODERNA Fases del Proceso de Compras Operaciones previas Preparación Realización Seguimiento Operaciones derivadas Conocimiento detallado de las necesidades. Determinación de las condiciones en que esas necesidades deben ser satisfechas. Investigación del mercado. Preselección de los posibles proveedores. Análisis y comparaciones de las ofertas. Negociación con los oferentes. Elección del proveedor. Confección del pedido. Vigilancia y reclamación de las entregas. Control cuantitativa y cualitativa de los productos recibidos. Conformación de las facturas. Eventual devolución de los productos no hallados conformes. Recuperación y enajenación de embalajes, desperdicios sobrantes, etc. Gestión de los stocks de los materiales y productos adquiridos.

9 LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS EN LA LOGÍSTICA MODERNA Funciones Básicas Definir la Necesidad Seleccionar el Proveedor Negociar un Precio-calidad-tiempo de entrega-lugar de entrega Soporte Contractual Aseguramiento de Entregas Funciones Alrededor de la Logística Garantizar el Ciclo de Entrega a los Clientes Mantener el Mínimo de Inversión en Inventarios Maximizar la Relación Costo- Beneficio Encontrar y Desarrollar Fuentes Competitivas de Suministros Garantizar la Excelencia en los Niveles de Servicio del Proveedor Integración de las Funciones Logísticas Enfoque de Cadena de Abastecimiento

10 GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS Objetivos 1. Mejoramiento de las cadenas de abastecimiento para generar y conseguir aumentar la productividad de todos los integrantes. 2. I+D (Investigación y Desarrollo) promovido desde Compras, para encontrar mejores opciones que satisfagan las necesidades de los clientes, a menores costos. 3. Mejoramiento de los diferentes servicios externos (servicios públicos, transportes, etc.) existentes en el entorno y en las cadenas de abastecimiento y que terminan formando parte de la Red de abastecimiento. 4. Centralizar la responsabilidad del resultado de la gestión de Compras, estableciendo una organización inteligente, proactiva, empoderada e influyente.

11 GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS Elementos y Beneficio de Implantación Visión integral de la actividad Mayor poder de compra Gestión del conocimiento Mayor calidad de la información Economías de escala Transferencia de mejores prácticas Estandarización Mejora en la coordinación de las actividades de los diferentes procesos y unidades de negocio Benchmarking con la industria Personal motivado, capacitado y crítico, orientado al cliente Mayor transparencia proceso compras

12 GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS Requerimiento de Proveedores y Terceros (Contratistas) Sistema de Información de Proveedores y Contratistas Exigencias y estándares Corporativos Certificaciones Evaluación de desempeño Minimizar incidencia de conflictos entre las partes y sus impactos Relaciones de confianza y mutua conveniencia Nuevos negocios

13 GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS Problemática Cultural y Organizacional Cultura Previa Fuerte sentido de pertenencia a una división o empresa filial Administración y costo de la función de compras en la división o empresa filial Prácticas y procesos diferentes Funciones en manos de usuarios Contacto directo con el usuario Privilegio de la solución o mejora individual Estrategias de Cambio Negociaciones con sindicatos Sensibilización del concepto de una sola empresa Capacitación y entrenamiento Centralización de funciones Acuerdos de transición de responsabilidades Estandarización de procesos Revisión de normas y procedimientos Capacitación y entrenamiento Definición de roles específicos Niveles de acceso Rol de servicio al cliente interno Canales y procedimientos de comunicación establecidos Generación de negocios corporativos Ahorros por economías de escala Permanente información de logros

14 GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS Redefinir especificaciones Estandarizar especificaciones Innovación en proceso de compras Corporativizar compras Ámbito Interno Ámbito Externo Innovar en relación con los proveedores Apertura y retroalimentación Elaboración de especificaciones Ampliar base de proveedores (cantidad, geografía) Negociar mejores términos de compras

15 APROVISIONAMIENTOS ESTRATÉGICOS Mecanismos de Cambio en los Procesos de Aprovisionamiento 1. Centralización de compras creando ventajas de escala 2. Uso de Internet en el proceso 3. Integración de los departamentos de venta y compra (Supply Chain Management SCM) 4. Colaboración e Integración con Proveedores 5. Cambio del perfil: de Comprador a Gerente de Compras 6. Clasificación del Portafolio de Productos, Materias Primas y Materiales 7. Automatización de los Procesos de Compras y el Control de Inventarios

16 APROVISIONAMIENTOS ESTRATÉGICOS Clasificación del Portafolio de Productos El primer paso para mejorar la Gestión de Compras es clasificar el portafolio mediante el modelos de categorización, como el modelo de KRALJIC. Éste modelo propone 4 tipos de productos según su impacto en el resultado y el número de proveedores potenciales. 1. Productos-servicios multiplicadores: tienen un alto impacto en el resultado mientras que existen muchos proveedores. El mejoramiento está en encontrar proveedores con los mejores precios.

17 APROVISIONAMIENTOS ESTRATÉGICOS Clasificación del Portafolio de Productos 2. Productos servicios rutinarios: tienen un bajo impacto en el resultado mientras que hay muchos proveedores. El mejoramiento de este grupo está en la agilización del proceso. 3. Productos servicios críticos: tienen un bajo impacto en el resultado mientras que hay pocos proveedores. El mejoramiento está en buscar productos alternativos de manera que disminuya el riesgo de incumplimiento por parte del proveedor y porque no el costo. 4. Productos servicios estratégicos: tienen un alto impacto en el resultado mientras que hay pocos proveedores. El mejoramiento está en la relación con el proveedor, elaborar un tipo de alianza para garantizar el futuro de la empresa.

18 Impacto en el Resultado APROVISIONAMIENTOS ESTRATÉGICOS Modelo de KRALJIC Productos Multiplicadores Productos Estratégicos Productos Rutinarios Productos Críticos Riesgo en el Incumplimiento

19 APROVISIONAMIENTOS ESTRATÉGICOS Factores de Éxito 1. Estrategias diferenciadas por tipo de producto 2. Colaboración interna y externa 3. Infraestructura logística para el aprovisionamiento Propia Tercerizada 4. Conocimiento y entendimiento de la demanda 5. Conocimiento y entendimiento de los proveedores 6. Estructura organizacional y funcional flexible

20 PROVEEDORES Selección de Proveedores Existen cuatro elementos que enmarcan la visión estratégica del análisis y selección de proveedores, los cuales son: 1. Identificación, asesoramiento y racionalización de la base de proveedores Definición de necesidades de la compañía Definición del perfil de Proveedores requeridos Identificación de Proveedores potenciales Escogencia de Proveedores competitivos Definición de elementos de seguimiento y evaluación Determinación de indicadores de gestión 2. Desarrollo Integrativo y Proactivo Compartir información con proveedores Promover relaciones abiertas Ciclos sistemáticos de mejoramiento Incremento mutuo de los niveles de conocimiento de los negocios Involucramiento Temprano del Proveedor (Early Supplier Involvement ESI)

21 PROVEEDORES Selección de Proveedores 3. Alineación de los objetivos en la cadena de suministro Visión y misión del proveedor Acceso a la organización del proveedor Habilidad para crecer 4. Alta velocidad de respuesta Interacción multifuncional con el proveedor I & D alineado con los objetivos estratégicos del cliente Mejoramiento continuo/discontinuo Sistemático El análisis y selección de proveedores es uno de los procesos clave en la empresa ya que genera y mantiene la competitividad de la misma

22 PROVEEDORES Selección de Proveedores Son muchos los criterios para la selección de proveedores, cada empresa varía su análisis de acuerdo a sus necesidades particulares. Veamos los más comunes Oportunidad de entrega de los productos solicitados Precios Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o en el lugar establecido por nosotros) Cantidad de productos de acuerdo a solicitud de la compañía Marca o especificaciones solicitada por la empresa Estabilidad financiera Credibilidad en el mercado Información oportuna acerca del pedido (orden de compra) Respaldo de garantía en caso de existir no conformidades en los productos solicitados

23 PROVEEDORES Selección de Proveedores Flexibilidad para cumplir con adelantos, atrasos y cancelaciones Flexibilidad para incurrir en extra costos ante las emergencias Cumplimiento en fechas y cantidades Seguimiento de cliente Calidad del personal inmerso en el proceso de atención a nuestras necesidades Tecnología necesaria para procesar pedidos Flexibilidad de inversión en nuevos proyectos Porcentaje de ocupación de planta Organización a la hora de hacer entregas (empaque, documentos) Conocimiento de nuestro negocio Empoderamiento de la persona que atiende nuestras necesidades. Reacción en temporadas de vacaciones Retroalimentación de la información Flexibilidad en manejo de inventarios (en propia planta o en consignación)

24 PROVEEDORES Evaluación y Certificación de Proveedores Los objetivos principales de la Evaluación de Proveedores son: 1. Pasar los proveedores menos competitivos a proveedores estratégicos de alta calificación 2. Sacar la media del portafolio de proveedores actuales 3. Encontrar las fortalezas y debilidades de cada uno de los proveedores 4. Mejorar el suministro de la compañía 5. Crear relaciones cálidas y fuertes 6. Disminuir los niveles de agotados 7. Incrementar el nivel de servicio 8. Certificar los procesos y el desempeño de los proveedores El gran objetivo es: Agilizar los procesos de la cadena de abastecimiento

25 PROVEEDORES Certificación de Proveedores Principales variables a medir: 1. Sistema de Calidad 2. Fabricación 3. Medio Ambiente 4. Aspectos Comerciales 5. Aspectos Logísticos Lo mas difícil es asignar los pesos de ponderación, por que no todos los factores son aplicables por igual a todos los proveedores

26 PROVEEDORES Alianzas Estratégicas Es fundamental que la relación sea a largo plazo y bajo la forma asociativa de gana-gana. Para que la relación entre cliente y proveedor sea más sinérgica y productiva: 1. Debemos compartir: confianza, información, conocimiento, planes. 2. Tener un trato a largo plazo: para amortizar las inversiones en tecnología y capacitación necesarias para incrementar la productividad. 3. Tener un trato que asegure un beneficio conjunto: cuidarnos mutuamente la salud. 4. Tener un compromiso de creatividad: se trata de un proceso y no de un producto. 5. Tener compromiso de modificar nuestros sistemas de trabajo: los cambios se deben efectuar para operaciones integradas. 6. Tener Compromiso hacia nuestro cliente: el objetivo es el consumidor final. 7. Tener sistemas de información adecuados: para compartir información. 8. Tener suficiente conocimiento, experiencia y recursos: para mantenerse actualizado en su industria.

27 PROVEEDORES Alianzas Estratégicas Las Alianzas Estratégicas son una fuente de generar valor que permiten: Desarrollar una nueva manera de encarar y gerenciar los negocios. Van a formar parte de la política empresarial frente a los nuevos Paradigmas y realidades. Constituyen distintas formas de crecimiento empresario. Constituyen reales modelos de desarrollo macro económico. Aumentar los volúmenes y economías de escala. Reducen los costos logísticos y administrativos. Ayudan al Mejoramiento de procesos. Generan Innovación y fuertes reducciones de costos.

28 INDICADORES DE GESTIÓN Certificación de Proveedores OBJETIVO GENERAL. Controlar la calidad de los proveedores y el nivel de integración con los mismos. DEFINICIÓN. Número y porcentaje de proveedores certificados. CÁLCULO. Valor Pr oveedores _ certificad os Total _ proveedores IMPACTO. Costos de implantar controles adicionales en la recepción de productos provenientes de proveedores no certificados y riesgo de nivele de servicio inadecuados, con implicaciones como: coste de retornos, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, pérdida de ventas, etc.

29 INDICADORES DE GESTIÓN Calidad de los Pedidos Generados OBJETIVO GENERAL. Controlar la calidad de los pedidos generados por el Área de Compras. DEFINICIÓN. Número y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso, o sin necesidad de información adicional. CÁLCULO. Valor Pedidos generados Total pedidos sin problemas *100 generados IMPACTO. Costos de los problemas inherentes a la generación errática de pedidos, como: costo del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del personal de compras para identificar y resolver problemas, incremento del costo de mantenimiento de inventarios, pérdida de ventas, entre otros aspectos.

30 INDICADORES DE GESTIÓN Volumen de Compra OBJETIVO GENERAL. Controla la evolución del volumen de compra en relación con el volumen de venta. DEFINICIÓN. Porcentaje sobre las ventas de los pesos gastados en compras. CÁLCULO. Valor Valordecompra Totaldelasventas IMPACTO. Conocer el peso de la actividad de compras en relación con las ventas de la empresa con el fin de tomar acciones de optimización de las compras y negociación con proveedores.

31 INDICADORES DE GESTIÓN Entregas Recibidas Perfectamente OBJETIVO GENERAL. Controlar la calidad de los productos/materiales recibidos, y la puntualidad de las entregas de los proveedores de mercancía. DEFINICIÓN. Número y porcentaje de productos y pedidos (líneas) que no cumplan las especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor. CÁLCULO. Valor Total Pedidos rechazados ordenes de compra recibidas *100 IMPACTO. Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio, como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.

32 GRACIAS

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