MARACAIBO, ABRIL DE 2011.

Transcripción

1 REPÚBLICA BOLVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUER- ZA ARMADA UNEFA NÚCLEO ZULIA AUTORES: PADILLA, CINDY CI: ROSILLO, MAYBELI CI: SIM-7A MARACAIBO, ABRIL DE 2011.

2 ESQUEMA 1.- Objetivos del Sistema 2.- Identificación de Usuarios 3.- Identificación del Entorno 4.- Identificar el problema 5.- Identificación de los procedimientos actuales 6.- Posibles soluciones 7.- Solución de alternativas. 8.- Factibilidad Técnica, Operativa y Económica 9.- Tabla Comparativa 10.- Análisis Costo Beneficio 11.- Lista de Actividades 12.- Reportes de la situación actual 13.- Procedimientos Propuestos 14.- Situación Actual

3 1.- Objetivos del Sistema Objetivo General Diseñar un SI para el control de préstamo de los libros de la Biblioteca Pública Ana María Campos Objetivos Específicos Determinar los procesos y procedimientos actuales. Realizar estudio de factibilidad socio-económico. Establecer posibles soluciones para el préstamo de libros en la Biblioteca Pública Ana María Campos. Recopilar documentos actuales sobre el préstamo de libros en la Biblioteca Pública Ana María Campos. 2.- Identificación de Usuarios Directos: Los trabajadores de la biblioteca, ya que simplificará el registro que éstos llevan de los libros. Indirectos: Los usuarios de la biblioteca, ya que facilitara la ubicación de los libros 1.- Identificación del Entorno Empresa Biblioteca Pública "Ana María Campos", ubicada en Av. 5 con calle 11 Casa de la Cultura Gabriel Bracho, Los Puertos de Altagracia, Costa Oriental del Lago Municipio Miranda, Estado Zulia. Reseña Histórica La comunidad de los puertos de Altagracia no contaba con ninguna biblioteca pública y la única forma de tener acceso a los libros era comprándolos, es por esto que la alcaldía tomo la iniciativa de donar algunos libros para la apertura de la primera biblioteca pública de Los Puertos de Altagracia. Es así como el día 16 de

4 julio de 1998, con el nombre de Ana María Campos, como homenaje a la conocida heroína local, se apertura en el municipio Miranda la biblioteca pública. Desde entonces abre sus puertas a cualquiera que desee ingresar a ella para consultar los libros que los miembros de la comunidad han donado a ésta. Organigrama Ver Figura # 1 Figura #1: Organigrama Biblioteca Ana María Campos María Pérez Encargada Sofía matos Bibliotecaria Fuente: Autores, (2011). 2.- Identificar el problema Ver Anexo # Identificación de los procedimientos actuales Localización de los libros Gestión de Prestamos Préstamo Interno Préstamo Externo Registro de Usuarios Obtención de documentos para el registro de usuarios Recepción y asignación de ubicación de nuevos ejemplares

5 4.- Posibles soluciones Ver anexo #1 y anexo # Solución de alternativas. Para lograr una efectiva gestión de préstamos de la biblioteca pública sea efectiva es necesario implementar cambios en la forma que tienen de llevar la mencionada gestión debido a que actualmente los procedimientos con los que cuenta este proceso son ineficientes, por lo que los autores recomiendan tres posibles alternativas para que esto sea posible: a) Crear un Sistema de Información para controlar el préstamo de los libros. b) Adquirir un Sistema de Información del Mercado para controlar el préstamo de los libros. c) Mejorar los procesos actuales para controlar eficientemente el préstamo de los libros. 6.- Factibilidad Técnica, Operativa y Económica a) Crear un Sistema de Información para controlar el préstamo de los libros. Factibilidad Técnica: Para determinar la factibilidad técnica de la empresa estudiada se aplico una entrevista a el encargado, ver Anexo # 4. Actualmente la empresa cuenta con un computador y una impresora Computador Modelo: GX280/2.8/1/40/CD Características: Dell Optiplex GX 280 Desktop Case, Intel Pentium GHz Processor, 40 GB Hard Drive, 1 GB RAM, CD-ROM Drive, Windows XP SP3. Impresora Características: - Tamaño máx. Soporte (estándar): Legal - Resolución máxima (B/N): 600 PPP - Resolución máxima (color): 4800 PPP x 1200 PPP

6 - Interfaz: USB - Simulación idioma: LIDIL - Tipo de soporte: Sobres, transparencias, etiquetas, papel normal, papel de transferencia sobre tela, papel fotográfico brillante, tarjetas - Capacidad total del material: 80 hojas - Ciclo de servicio mensual: 750 páginas - Alimentación: CA 120/230 V - Requisitos del sistema: Microsoft Windows XP Home Edition, Microsoft Windows XP Professional, Microsoft Windows 2000 Professional SP4, Microsoft Windows XP Professional x64 Edition, Microsoft Windows Vista, Apple MacOS X 10.5 ó posterior Para crear un SI no es necesario que la empresa adquiera un computador para que pueda ponerlo en funcionamiento. Factibilidad Operativa: El personal que actualmente labora en la empresa solo tiene conocimientos básicos para manejar un computador, por lo que necesitarán adiestramiento. Factibilidad Económica: Para determinar el costo que tiene crear un SI es necesario tomar en cuenta los gastos recursos humanos y materiales, ver Tabla # 1 y Tabla # 2. Tabla # 1: Costo RRHH Actividad Costo/Hora Horas/ Días/ Semanas Total Día Semana Analizar la información 30, ,00 Diseñar BD 30, ,00 Diseñar Prototipos 50, ,00 Programar 60, ,00

7 Prueba 25, ,00 Mantenimiento 25, ,00 Total 9.125,00 Fuente: Autores, (2011) Tabla # 2: Costo Operativo Actividad Cantidad Precio Total Uso del 1 200,00 200,00 computador Resma de 2 35,50 71,00 papel Cartucho de 2 40,00 80,00 tinta Uso de la 1 50,00 50,00 impresora Total 401,00 Fuente: Autores, (2011) Crear un SI para controlar el préstamo de los libros tiene un costo aproximado de Bs. 9530,00 b) Adquirir un Sistema de Información del Mercado para controlar el préstamo de los libros. Factibilidad Técnica: La empresa cuenta con un computador y una impresora (para ver características ver anexo # 4). Factibilidad Operativa: El personal que actualmente labora en la empresa solo tiene conocimientos básicos para manejar un computador, por lo que es necesario prepararlos para que puedan manejar el nuevo SI.

8 Factibilidad Económica: Sistema de préstamo del material bibliográfico de la biblioteca tiene un costo de Bs ,00. Éste ofrece un programa de manejo muy sencillo, todo el programa se puede manejar con el ratón, pensado para personal que no tenga conocimientos de informática El programa permite llevar el control de la biblioteca, pudiendo emitir listados por impresora o pantalla de los libros prestados, no devueltos, socios, etc. Permite abrir el registro de un socio y visualizar control de clave del socio, nombre, domicilio, población, provincia, observaciones y notas, es decir a cada ficha de socio se pueden adjuntar los comentarios que queramos con un limite en extensión, clasificarlos por tipo de lector, para posteriormente poder emitir estadísticas, por prestamos a tipos de lectores. Requisitos del sistema: Microsoft Windows XP Professional, Microsoft Windows Vista, MacOS X ó posterior Registro de préstamos y devoluciones para bibliotecas, es un sistema de gestión de bibliotecas muy fácil de manejar que permite mantener un adecuado registro del material bibliográfico y los préstamos y devoluciones. Posee todas las funciones básicas necesarias para el control de las tareas de administración de una pequeña o mediana biblioteca, como por ejemplo: Registro de publicaciones Registro de lectores Registro de préstamos y devoluciones Impresión de listas y catálogos Consulta del material de la biblioteca.

9 Algunas características importantes de este sistema son: Se puede registrar con mínimo esfuerzo varios ejemplares de una publicación Las obras registradas no deben ser necesariamente libros, sino también CD ROM's, revistas, periódicos, etc. Este sistema tiene un costo de Bs ,00 Requisitos del sistema: Microsoft Windows XP, Microsoft Windows, XP Professional, Microsoft Windows Vista, MacOS X 10.4 ó posterior BIBLIO Es un programa para control de bibliotecas con menú en ESPAÑOL o en INGLÉS que permite el ingreso y control de movimientos de libros, prestamos, alzas, bajas, copias, ficheros, reportes, estadísticas etc. Descripción del programa El programa de CONTROL DE BIBLIOTECA permite: Ingresar y modificar fácilmente todos los libros de una biblioteca, con una media de 50,000 a 100,000 libros. Asignar uno o varios autores a cada libro. Asignar una editorial de una lista a cada libro. Asignar a cada libro uno varios temas utilizando el método Dewey, también conocido como CDU (Clasificación Decimal Universal) con su código de colores. Este programa puede usarse individualmente en un computador personal o en una red que permite hacer consultas de libros desde cualquier computadora de la biblioteca. Este sistema tiene un costo de Bs ,00 Requisitos del sistema: Microsoft Windows XP Professional, Microsoft Windows Vista, MacOS X ó posterior

10 c) Mejorar los Procesos Actuales. Factibilidad Técnica: Actualmente los procesos que se llevan en la biblioteca no satisfacen adecuadamente las necesidades de los usuarios ya que el registro de préstamo de libros no permite ubicar con facilidad los libros prestado lo que resulta e perdida de los libros. Los autores recomiendan que se lleve el registro de préstamo de forma ordenada y que se realice periódicamente una revisión para identificar los usuarios que ya no visitan la biblioteca y así disminuir la cantidad de socios que posee la biblioteca, lo que facilitaría el revisar que los usuarios que deseen realizar un prestamos sean socios o no de la misma. Factibilidad Operativa: El personal que labora en la biblioteca debe crear nuevos registros para lo que usaran los mismos recursos operativos, sin embargo se necesita adquirir nuevos recursos operativos para poder crear nuevos registros. Factibilidad Económica: Es necesario adquirir nuevos libros de folios para el registro de los usuarios lo cual tiene un costo en el mercado entre Bs. 80 y 200 dependiendo de la cantidad de hojas. 7.- Tabla Comparativa Alternativa Ventajas Desventajas Crear un SI Se adapta a la empresa. 5 años de garantía. Adiestramiento para todo Requiere de varias semanas para su creación. el personal. Adquirir un SI Disposición inmediata. La empresa debe adaptarse al SI. Adiestramiento para 1

11 Mejorar los Procesos No requiere de gran inversión. persona. Garantía 1 año. No asegura que el cambio sea progresivo. 8.- Análisis Costo Beneficio. Crear un SI que cubra la necesidad que tiene la empresa según las tablas #1 y #2 tiene un costo aproximado de Bs ,00 con la ventaja de que este SI se adaptara a las características de la empresa. El adquirir un SI en el mercado para satisfacer la necesidad de la empresa tiene un costo en el mercado, según las alternativas propuestas por los autores, de entre Bs ,00 y Bs ,00 con la ventaja de que los SI ya están listos para usar. Mejorar los procesos actuales tiene un costo de Bs. 400,00 o más dependiendo de la cantidad de libros a adquirir, con la ventaja de que es la alternativa que requiere menos inversión. Después de haber estudiado las tres alternativas iníciales los autores recomiendan crear un sistema de información partiendo de las características de la empresa debido a que a largo plazo traerá mayores beneficios a la empresa Lista de actividades 1. Identificación del entorno 2. Identificación del problema 3. Identificación de los procedimientos actuales 4. Presentación de posibles soluciones 5. Realizar estudio de factibilidad de las posibles soluciones 6. Identificar ventajas y desventajas de cada posible solución 7. Hacer un cuadro comparativo de costos y tiempos de ejecución de cada posible solución

12 8. Presentar la recomendación 9. Identificar objetivos del sistema 10. Identificar los usuarios 11. Crear instrumentos de recolección de datos 12. Aplicar instrumentos de recolección de datos 13. Analizar resultados 14. Recopilar reportes del sistema actual 15. Elaborar procedimientos propuestos Figura #2: PERT -CPM 5 1 6d 3 3d 12d 4 6d 9d 6 6d 8 9 6d 15 9d 2 6d 6d 7 3d 3d 1o 11 3d 6d 13 3d 12 6d 14 Fuente: Autores, (2011) Fig. #3 Diagrama de Gannt.

13 Diagrama de Gannt Actividad Tiempo (Días) Fuente: Autores (2011). Tabla de Actividades ver Anexo # Reportes de la situación actual Actualmente la ubicación de los libros en la biblioteca y el registro de los miembro se lleva a través de un registro manual, el cual se realiza usando tablas en un libro de folios (ver tabla # 3) y el registro de los miembro Tabla # 3: Ubicación de los libros Nombre del libro Autor Editorial Edición Año Cátedra Librero # Fila # Fuente: Libro de folios para el registro de la ubicación de los libros, Biblioteca Pública Ana María Campos. Esta tabla se realiza para llevar un control ordenado de la ubicación de los libros.

14 Nom- Apelli- CI Tele- Direc- Tipo Libro Autor Fecha bre do fono ción de de De- Socio volu- ción Tabla #4: Registre de Miembros de La Biblioteca. Fuente: Libro de Control de Miembros, Biblioteca Pública Ana María Campos. Esta tabla se llena con los datos de los usuarios que obtienen préstamos externos de los libros. La planilla de inscripción de miembros o socios (ver Anexo #5) se guarda en un archivo que lleva la biblioteca, las cuales se ordenan alfabéticamente por el apellido del miembro Procedimientos Propuestos Crear una BD para el registro de libros. Crear un SI para el control de préstamo de los libros de la biblioteca. Crear una BD con los datos de los miembros de la biblioteca Situación Actual Ver anexos 6, 7, 8, 9 y Selección de la Metodología de Diseño 16.- Situación Deseada Con la creación del sistema propuesto se pretende que el proceso de préstamo de la biblioteca se lleve de la siguiente manera: El usuario al ingresar a la biblioteca deberá dirigirse al área de atención personal para solicitar información sobre el libro requerido, donde un empleado pro-

15 cederá a solicitarle loa datos del libro (titulo, autor, y/o tema), los cuales son necesarios para realizar la búsqueda en la base de datos de la biblioteca. Una vez obtenidos los resultados se le entregara al usuario, en caso de que el libro este en la biblioteca, la ubicación del o de los libros que cumplan con las características que este proporcione. Posteriormente el usuario podrá hacer uso del libro dentro de las instalaciones de la biblioteca. En caso de que el usuario desee solicitar el préstamo externo del libro deberá dirigirse nuevamente a un empleado con el o los libros, este procederá a solicitarle sus datos personales para (haciendo uso del sistema) verificar en la base de datos que el usuario sea miembro de la biblioteca. De ser miembro activo el usuario deberá presentar el carnet que lo acredita como tal para que seguidamente el empleado proceda a ingresar en el sistema los datos necesarios para registrar en la base de datos el préstamo realizado (incluyendo los datos del libro). El empleado deberá entregar al usuario una copia de la planilla resultante del registro de préstamo la cual contendrá los datos del miembro, de los libros (máximo dos) y la fecha de devolución de los mismos (3 días a partir de la fecha del préstamo). Si el usuario que solicita el préstamo no es miembro activo de la biblioteca deberá efectuarse el proceso de inscripción de miembros, para cual es necesario una identificación legal del nuevo miembro, a continuación el empleado procederá a ingresar en el sistema de datos del usuario, lo que generara la planilla de inscripción y el carnet de miembros, tanto el carnet como la copia de la planilla de inscripción deberán ser entregados al usuario. Una vez culminado el proceso anterior el usuario podrá solicitar el préstamo externo de libros Descripción de Nuevos Procesos Registro de Libro: En este proceso se ingresan en el sistema los datos de los libros disponibles en la biblioteca. Registro de Empleado: Es el Proceso que se realiza para ingresar los datos de los empleados que pueden registrar prestamos.

16 Consulta de Usuario: Cuando un usuario solicita un préstamo externo se consultará la base de datos del sistema para determinar si está inscrito como miembro, ya que estos son los únicos que tienen acceso a éste miembro. Registro de Miembro: Luego de realizada la consulta del usuario, si este no es miembro de la biblioteca, se procederá a inscribirlo como tal. Para esto es necesario que el usuario proporcione sus datos personales y una identificación. Gestión de Préstamo: Una vez localizado el libro se procederá a gestionar el préstamo del mismo, para esto es necesario que el usuario manifieste el tipo de préstamo que desea realizar (interno o externo). Préstamo Interno: Se le facilita al usuario la información arrojada por la consulta del libro. Préstamo Externo: Se procede a registrar el préstamo Diagrama UML Fig. # 4: ULM

17 Fuente: Autores, (2011) 19.- Actores y Casos Fig. # 5: Un actor y dos Casos Fuente: Autores, (2011) Fig. # 6: Un Actor y Tres Casos Fuente: Autores, (2011)

18 20.- Modelos de Caso de Usos y Modelos de Análisis Fig. # 7: Modelos de Caso de Usos del Usuario Fuente: Autores, (2011) Fig. # 8: Modelos de Análisis del Usuario Fuente: Autores, (2011) Fig. # 9: Modelos de Caso de Usos del Empleado

19 Fuente: Autores, (2011) Fig. # 10: Modelos de Análisis del Empleado Fuente: Autores, (2011) 21.- Modelo de caso de Procesos Fig. # 11: Modelo de caso de Consulta

20 Fuente: Autores, (2011) Fig. # 12: Modelo de Caso Inscripción

21 Fuente: Autores, (2011) Fig. # 13: Modelo de Caso Préstamo Fuente: Autores, (2011) 22.- Diseño de Entrada y Salida Tabla # 5: Diseño de entrada y salida Entrada Proceso Salida Usuario: Proporciona los datos del libro para realizar la consulta y posterior a esto el registro del préstamo. Estos datos son: autor, titulo y/o te- Consulta: Se ingresan los datos en el sistema que está conectado con la base de datos llamada libros Muestra: Existencia, disponibilidad y ubicación del libro por pantalla

22 ma Datos del usuario: Para consultar si está inscrito en caso de no estarlo para realizar la inscripción y posteriormente para registrar el préstamo (cedula, nombre y dirección) Nuevo usuario: Para realizar la inscripción de un nuevo usuario Libro: Se toman los dathideos de cada libro, estos son: titulo, autores, edición, año, editorial, tema o cátedra. Fuente: Autores (2011) Préstamo: Se ingresan los datos del libro y del usuario para formalizar el préstamo, este registro se guarda en la base de datos de préstamo Inscripción: Se registra un nuevo usuario ingresando sus datos personales en el sistema, estos se guardan en la base de datos usuarios Registro de libro: Se ingresan los datos del libro en el sistema y se le asigna un código y la ubicación dentro de la biblioteca, este registro se guarda en la base de datos libros Muestra: La planilla de registro por pantalla y se imprime una copia Muestra: Planilla de inscripción y carnet de usuario de los cuales se imprimirá una copia Muestra: Los datos ingresados 23.- Diseño de la Base de Datos Tabla # 6: Índice de Tablas Nombre Descripción

23 Libro Miembros Préstamo Empleado Fuente: Autores, (2011) Se crea con la finalidad de registrar los datos de cada uno de los libros para llevar el control de los libros que ofrece la biblioteca. Esta tabla es para guardar los datos personales de los usuarios de la biblioteca inscritos como miembros. Es la tabla donde re guarda el registro de préstamos para al relacionar la cédula de identidad del miembro con el código del libro Tabla donde se registran los empleados de la biblioteca Tabla # 7: Descripción de la tabla Libro Campo Tipo de Datos Descripción Cota (campo clave) Caracteres Código del libro Titulo Caracteres Titulo del libro Autor Caracteres Autor del libro Ano Year Año de publicación Edic Entero Número de edición Cat Caracteres Categoría o Tema del libro Edit Caracteres Editorial Fuente: Autores, (2011) Tabla # 8: Descripción de la tabla Miembro Campo Tipo de Datos Descripción CI (campo clave) Entero Cédula de Identidad Nom Caracteres Nombres Ape Caracteres Apellidos Dir Caracteres Dirección Telf1 Caracteres Teléfono Celular Telf2 Caracteres Teléfono de habitación Ocup Caracteres Ocupación del miembro Caracteres Correo electrónico del miembro

24 Fuente: Autores, (2011) Tabla # 9: Descripción de la tabla Préstamo Campo Tipo de Datos Descripción Id Entero Código del préstamo Cota1 Caracteres Código del libro 1 Cota2 Caracteres Código del libro 2 Ci Entero Cédula de Identidad del miembro Cie Entero Cédula de Identidad del empleado Fec Date Fecha del préstamo Fecfin Date Fecha de devolución del libro Fuente: Autores, (2011) Tabla # 10: Descripción de la tabla Empleado Campo Tipo de Datos Descripción CI (campo clave) Entero Cédula de Identidad Nom Caracteres Nombres Ape Caracteres Apellidos Dir Caracteres Dirección Telf1 Caracteres Teléfono Celular Telf2 Caracteres Teléfono de habitación Cargo Caracteres Cargo del empleado Caracteres Correo electrónico del empleado Fuente: Autores, (2011) Fig. #14: Diagrama Entidad-Relación

25 Fuente: Autores, (2011) Fig. #15: Modelo Entidad-Relación

26 Fuente: Autores, (2011) 24.- Carta Estructurada

27 Fuente: Autores, (2011)