Manual de operación del Script de Autos ZG_CarBooking

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1 Manual de operación del Script de Autos ZG_CarBooking copyright 2009, WORLDSPAN L.P. All rights reserved

2 Índice Índice... 2 Objetivo del manual... 2 Introducción... 3 Niveles de Participación... 3 Proceso para reservar Autos... 4 Paso 1 Preparar la reservación... 4 Paso 2 Desplegar la disponibilidad de autos:... 5 A) Shop / Sell... 7 PASO 2 Despliegue de la disponibilidad de autos:... 7 a) Por código de ciudad o aeropuerto donde se recibe y se devuelve el auto:... 7 b) Por oficina específica (ALL LOCATIONS):... 9 c) Por código postal:... 9 Campos opcionales (More Options): Configuración personalizada (Settings): a) Interpretación del despliegue de disponibilidad mismo lugar de recibo y devolución del auto b) Interpretación del despliegue de disponibilidad lugar de recibo y entrega diferentes PASO 3 Reglamentación recibo y entrega en el mismo lugar recibo y entrega en el diferente lugar PASO 4 Detalles de la arrendadora PASO 5 Renta del auto Venta con Upgrade Paso 7 Finalizar transacción B) Direct Sell: Objetivo del manual Al finalizar el manual el agente tendrá la habilidad de: Identificar donde se encuentra el script de Autos Car Booking Tool Identificar los niveles de participación de las arrendadoras Identificar el proceso para reservar un Auto Ejecutar el script de Autos (Car Booking Tool). Página 2

3 Introducción Car Select es el nombre que recibe el programa mediante el cual se reservan autos en renta en Worldspan. Cada reserva de auto es un segmento del itinerario: pueden crearse récords que contengan únicamente reservas de autos, sin embargo, si el cliente también tiene reservas de vuelos se debe utilizar un solo PNR con la información completa. Car Select se utiliza para reservas individuales con un máximo de 343 días de anticipación. Niveles de Participación Car Select cuenta con 3 niveles de participación que son: Arrendadoras Participantes. Son aquellas que se pueden reservar en Worldspan a través de un mensaje de teletipo. Estas arrendadoras confirman la reserva después de haber finalizado transacción Access Plus Cuentan con una línea de comunicación directa con Worldspan, de tal manera que en cuanto se genera el mensaje de reserva, se envía la solicitud en forma inmediata, verificando disponibilidad, tarifa y generando el número de confirmación a la agencia antes de finalizar transacción. Car Source Son aquellas que tienen la capacidad de mostrar sus despliegues de disponibilidad en Worldspan, directamente desde su base de datos. Car Select cuenta además con un proceso que se denomina Punto de Reserva, el cual permite a las arrendadoras identificar a la agencia en el momento en que se hace la reserva, lo que permite a las arrendadoras promocionar sus tarifas para el mercado mexicano o inclusive por agencia específica. Para desplegar disponibilidad y reservar con arrendadoras que cuentan con Access Plus y Car Source no es necesario utilizar entradas especiales Página 3

4 Proceso para reservar Autos Para reservar autos es necesario llevar a cabo los siguientes pasos. Cada uno cuenta con diferentes y múltiples opciones para obtener con precisión la respuesta más adecuada a las necesidades del usuario. Paso 1 Preparar la reservación. Si el cliente tiene otro tipo de reservaciones como vuelos u hoteles, haga la reserva de hotel en el mismo PNR. Si solamente esta reservando el auto, ingrese los datos del pasajero: nombre, teléfono y campo de boletaje. -RODRIGUEZ/JESUS 9IGV T/VJS ALPHA Nombre del pasajero que tendrá a su cargo la reserva de hotel. No es necesario ingresar los nombres de todos los que viajen. El campo de teléfono no genera mensaje al hotel, sin embargo es necesario incluirlo para cumplir con los campos indispensables para la creación del PNR. 7T/ En una reserva que no contiene vuelos no puede utilizarse el formato 7TAW PASO 2 PASO 3 PASO 4 PASO 5 PASO 6 Desplegar la disponibilidad de autos Verificar la Reglamentación de la tarifa que desea reservar Verificar los Detalles de la arrendadora que desea reservar e información adicional Ejecutar la venta Una vez reservado el auto y todos los demás servicios que haya solicitado el pasajero, finalizar transacción. Página 4

5 Paso 2 Desplegar la disponibilidad de autos: Script de Autos (Car Booking Tool) Worldspan by Travelport, ha desarrollado una herramienta denominada CAR BOOKING TOOL, la cual permite hacer la reservación de segmentos de auto sin necesidad de requerir formatos adicionales. La herramienta es un script sumamente amigable para los usuarios. Se despliega a partir del SCRIPT INDEX en la carpeta de BOOK. No es necesario utilizar códigos de ciudades o aeropuertos, el script obtiene la clave según corresponda a la ciudad o aeropuerto que haya indicado. Página 5

6 Una vez que ha dado clic en el link se despliega en la ventana del lado derecho la mascarilla del script para iniciar con el proceso de reservación. La reservación de autos se puede hacer siguiendo dos procesos: a) Desplegar la disponibilidad para determinar el auto que más le convenga al cliente y efectuar la venta. (Shop / Sell) b) Llevar a cabo la venta directa, se utiliza cuando ya sabe exactamente que auto va a reservar. (Direct Sell) El punto de búsqueda del auto, cuando se refiere a la opción Shop / Sell, se refiere al lugar en donde se va a recibir el auto, los demás campos del script no varían, es decir que siempre será necesario especificar: 1. Fecha de renta 2. Horario de renta 3. Fecha de devolución 4. Horario de devolución 5. Arrendadora 6. Tipo de auto 7. Opciones adicionales, etc. Página 6

7 A) Shop / Sell PASO 2 Despliegue de la disponibilidad de autos: a) Por código de ciudad o aeropuerto donde se recibe y se devuelve el auto: (a) (b) a) La búsqueda de la disponibilidad de autos puede ser: - Por código de Aeropuerto - Por ubicación de una oficina específica - Por código postal - Por nombre de la ciudad Nota: Dependiendo de la selección que se haga será el recuadro de abajo que se despliegue para indicar la ubicación de la disponibilidad. En el caso de código de aeropuerto y código de ciudad la pantalla es exactamente la misma. b) Indicar el código o nombre de ciudad (c) c) Drop-Off Location, se refiere a especificar en dónde se entregará el auto. Las ubicaciones son exactamente las mismas que las opciones para recibir el auto. (e) (f) (d) d) Especificar donde devolverá el auto. Si entrega el auto en una ubicación diferente, podría aplicar un cargo por Drop off, dicho monto se indicará en el despliegue de la reglamentación. e) Indicar el código de la ciudad o aeropuerto f) Al indicar que se devuelve en la misma ubicación no solicita que se indique el código de la misma. g) Especifique la fecha que recibe el auto, puede (g) (h) (i) (j) abrir el calendario dando clic en o bien puede escribir directamente la fecha, día y mes. h) Indique el horario en el que recibirá el auto, es importante ya que el sistema verifica que las oficinas tengan horario de operación. i) Especifique la fecha de devolución del auto. j) Especifique el horario de devolución. Página 7

8 (l) (k) k) Selección de arrendadora. Si desea desplegar los autos disponibles con todas las arrendadoras, debe dejar seleccionado All Car Company, si usted desea indicar algunas arrendadoras, puede hacerlo hasta con 6 a la vez, utilice la tecla CTL sin soltarla para poder hacer la selección múltiple. l) Seleccione las arrendadoras de su preferencia. (m) (n) m) Algunos pasajeros ya saben el tipo de auto que requieren reservar, por lo que es posible indicarlo por el tipo, si es mini, económico, compacto, etc. n) Selecciones el tipo de auto, para seleccionar varios utilice la tecla CTL. (o) o) Cuando ya conoce el código específico del auto es posible indicarlo de tal forma que el sistema busque solo aquellos que califiquen con esa especificación. (p) (r) (q) (s) (t) (u) p) Puede indicar hasta tres códigos específicos de autos, utilice el (guión) para separar dichos códigos. q) Indicar el código del auto. r) Si desea volver a desplegar la ventana con los tipos de autos, de clic en el link Car List s) Búsqueda de los autos t) Eliminar la información para hacer una nueva búsqueda. u) Salir del script Página 8

9 b) Por oficina específica (ALL LOCATIONS): (*) Como se indicó ALL Locations, se utiliza para desplegar un auto en una oficina específica, y puede ser para recibir el auto o para entregarlo o ambas. * Indicar el código de la ciudad donde se rentará el auto. Nota: todos los demás campos permanecen exactamente igual que el ejemplo anterior. Car Company Location Select Title Address Back Arrendadora Ubicación si es una terminal aérea o si esta al norte, sur, centro de la ciudad, etc. Seleccionar dicha oficina para desplegar la disponibilidad Nombre de la oficina Dirección de la oficina Regresar para modificar la solicitud c) Por código postal: (*) Por código postal únicamente requiere que se especifique dicho código postal para hacer el despliegue de la disponibilidad. * Indicar el código postal donde requiere rentar el auto. Nota: todos los demás campos permanecen exactamente igual que el primer ejemplo. Página 9

10 Campos opcionales (More Options): Hide Options Settings Corporate Discount Frequent renter ID Number Rate Code Rate Category Tour Code Frequent Flyer /Traveler Booking Source Voucher Number Credit Card Guarantee Information Suplementary Information Ocultar las opciones adicionales Configuración personalizada Cliente Corporativo Cliente frecuente de la arrendadora Código de la tarifa Categorías de las tarifas Código de tour Cliente frecuente de aerolínea Código de comisiones o número de IATA Número de voucher para prepagos Tarjeta de crédito para garantizar la reservación Información adicional para la arrendadora Special equipment Search For Cars Clear All Exit Solicitud de servicios especiales Solicitud de la disponibilidad Limpiar la ventana para hacer otra solicitud Salir del script Página 10

11 Configuración personalizada (Settings): Script de Autos (Car Booking Tool) Options for pre-populating /CD and ID fields from 5.C remarks Always populate CD and ID information Prompt before populating Never populate Save Settings Cancel Opciones para configurar que copie los Remarks 5.C información para crear los campos CD e ID. Que copie siempre la información de los campos 5.C Que pregunte antes si quiere o no copiar la información Que nunca la copie Guardar los cambios Cancelar Página 11

12 a) Interpretación del despliegue de disponibilidad mismo lugar de recibo y devolución del auto Search criteria Modify your search Vendor Car Type Total Mileage Options Sell Rules Details Back More Rates Previous Rates Exit Información de los datos del despliegue de la disponibilidad Link para regresar a la ventana anterior para modificar el despliegue Arrendadora Tipo de auto Monto total de la tarifa Millas, ilimitado o limitado. Opciones Link para efectuar la venta Link para desplegar la reglamentación de la tarifa Detalles de la arrendadora Link para regresar y modificar el despliegue Link para desplegar mas tarifas Regresar al despliegue de tarifas anteriores Salir del script Página 12

13 b) Interpretación del despliegue de disponibilidad lugar de recibo y entrega diferentes Search criteria Modify your search Vendor Car Type Total Mileage Options Sell Rules Details Back More Rates Previous Rates Exit Indica que se recibe el auto en el aeropuerto de Miami y se devuelve en el aeropuerto de Orlando. A esto se le considera tarifas de One Way. Link para regresar a la ventana anterior para modificar el despliegue Arrendadora Tipo de auto Monto total de la tarifa Millas, ilimitado o limitado. Opciones Link para efectuar la venta Link para desplegar la reglamentación de la tarifa Detalles de la arrendadora Link para regresar y modificar el despliegue Link para desplegar mas tarifas Regresar al despliegue de tarifas anteriores Salir del script Car Type Ofrece breve descripción del tipo de auto a rentar, incluyendo la marca, capacidad de pasajeros y algunas arrendadoras ofrecen acceso a la fotografía. Para cerrar la ventana, de clic en Close Página 13

14 PASO 3 Reglamentación 3.1 recibo y entrega en el mismo lugar 3.2 recibo y entrega en el diferente lugar Texto de la reglamentación de la tarifa seleccionada, que incluye: - Nombre de la arrendadora - Indicación de las oficinas donde se recibe y entrega el auto - Desglose de la tarifa - Desglose de los cargos obligatorios, verifique si indica que incluye algún seguro o no. - Información adicional relacionada con la renta del auto Para regresar a la ventana anterior, de clic en el botón back que se encuentra al final de la ventana. Nota: Se recomienda imprimir para proporcionar al cliente dicha información. Texto de la reglamentación de la tarifa seleccionada incluye la misma información. Lo que cabe resaltar es la columna de Drop Charge que indica 0.00 que significa que no hay cargo extra por entregar el auto en otra oficina. De igual forma, observe en el desglose de los cargos obligatorios o mandatorios, indica que el Drop Charge está incluido (INC). Nota: Recuerde que se recomienda imprimir esta información al cliente. Página 14

15 PASO 4 Detalles de la arrendadora Una vez que de clic en Details se despliega la ventana con una lista de todos los detalles que puede verificar de la arrendadora. El despliegue incluye: - Nombre de la arrendadora - Dirección - Índice de temas para consultar De clic sobre el link del tema a verificar y se desplegará una ventana secundaria con la información. Ejemplo de edad mínima para conducir un auto en renta. PASO 5 Renta del auto Driver s Name First Name Last Name Use First Name Field in PNR OK Nombre del conductor. Nombre Apellido En caso de tener PNR creado previamente pide se indique si desea que tome el nombre del pasajero del primer campo de nombre. Aceptar la solicitud de venta Página 15

16 Venta con Upgrade Algunas arrendadoras ofrecen upgrade, que consiste en obtener un auto con categoría superior por una diferencia en el costo, la respuesta cuando la arrendadora participa es la siguiente: La respuesta indica que el auto con un costo de 4.65 usd más obtiene en vez de un Chevrolet Aveo un Dodge Caliber. Indica el costo total aproximado de la nueva renta. Requiere dar clic en Upgrade Now si acepta el cambio. No thanks significa rechazar la venta que le propone la arrendadora. Para identificar que arrendadoras participan en el Upgrade ejecute el formato: CRC-UPGRADE Paso 7 Finalizar transacción Una vez ejecutada la venta solo requiere finalizar transacción. Recuerde verificar que contenga los campos obligatorios como son: - Campo de Nombre - Campo telefónico - Campo de boletaje (si solo es auto utilice 7T/). El script despliega ahora las opciones para utilizar otros productos como son e-pricing, Hoteles, Completar la reservación, Reservar otro auto o salir del script. Para modificaciones en el segmento de auto favor de referirse a HELP y HELP CROPT. Página 16

17 B) Direct Sell: Pick Up Location Ciudad de recibo del auto Drop Off Location Ciudad de entrega del auto Pick Up Date Fecha de recibo del auto Time Hora de recibo del auto Drop Off Date Fecha de entrega del auto Time Hora de devolución del auto Rental Car Company Arrendadora Car Type Tipo de auto Cuando se vende un auto por venta directa, se debe incluir también el código de la tarifa, sobre todo cuando son tarifas especiales por ejemplo con seguros incluidos, o tarifas promocionales, esta información se incluirá en el link More Options. La opción de Settings, favor de referirse en el manual al tema Configuración personalizada, (Settings). Página 17

18 Hide Options Settings Corporate Discount Frequent renter ID Number Rate Code Rate Category Tour Code Frequent Flyer /Traveler Booking Source Voucher Number Credit Card Guarantee Information Suplementary Information Ocultar las opciones adicionales Configuración personalizada Cliente Corporativo Cliente frecuente de la arrendadora Código de la tarifa Categorías de las tarifas Código de tour Cliente frecuente de aerolínea Código de comisiones o número de IATA Número de voucher para prepagos Tarjeta de crédito para garantizar la reservación Información adicional para la arrendadora Special equipment Sell Car Clear All Exit Solicitud de servicios especiales Venta del auto Limpiar la ventana para hacer otra solicitud Salir del script Página 18

19 Dé clic en Sell Car para efectuar la venta. Driver s Name First Name Last Name Use First Name Field in PNR OK Nombre del conductor. Nombre Apellido En caso de tener PNR creado previamente pide se indique si desea que tome el nombre del pasajero del primer campo de nombre. Aceptar la solicitud de venta De clic en OK Una vez ejecutada la venta solo requiere finalizar transacción. Recuerde verificar que contenga los campos obligatorios como son: - Campo de Nombre - Campo telefónico - Campo de boletaje (si solo es auto utilice 7T/). El script despliega ahora las opciones para utilizar otros productos como son e-pricing, Hoteles, Completar la reservación, Reservar otro auto o salir del script. Para modificaciones en el segmento de auto favor de referirse a HELP y HELP CROPT Página 19

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