Seminario 55. Excel Experto

Transcripción

1 Seminario 55. Excel Experto

2 Contenidos 1. Introducción 2. Funciones lógicas 3. Funciones estadísticas 4. Funciones de búsqueda y referencia 5. Filtros básicos y filtros avanzados 6. Tablas dinámicas 7. Consultas sobre tabla con Power Query a. Agrupación de datos b. Anexar consultas c. Combinar consultas

3 1. Introducción Qué es Excel 2016 y que mejoras ofrece? Versión de Excel comercializada el 22 de Septiembre de Fue diseñada para Windows 10 y funciona en conjunto con otros servicios de Microsoft. Gráficos Incluye 6 nuevos tipos de gráficos Mejoras Colaboración Permite compartir archivos a través de Share Point, OneDrive o OneNote asignando diferentes permisos a los usuarios. Historial de versiones mejorado que incluye una lista con todos los cambios y permite recuperar versiones antiguas. Qué desea hacer? Asistente virtual mejorado que permite realizar búsquedas predictivas.

4 1. Introducción Obtener y transformar Se integra Power Query en el programa. Permite la obtención y transformación de los datos de forma más rápida e intuitiva ejecutando consultas. Se conecta a las fuentes de datos. Transforma y combina datos utilizando el Editor de Consultas. Comparte informes y modelos de datos con Power BI. Diseño Incluye más estilos por defecto, nuevos temas y plantillas. Permite modificar la orientación de las imágenes insertadas. Doble interfaz. Anotaciones a lápiz. Convierte a formato digital ecuaciones escritas a mano. Tablas Dinámicas Detección automática de relaciones. Crear, modificar o eliminar cálculos personalizados. Agrupación de tiempo automática Botones para acercar o alejar las agrupaciones de tiempo. Mejora en el acceso a los campos de datos. Cambios de nombre inteligentes. Botón de selección múltiple en segmentación de datos.

5 2. Funciones Lógicas SI: Comprueba si se cumple una condición (Prueba lógica) y devuelve un valor (valor_verdadero) si se evalúa como VERDADERO y otro valor (valor_falso) si se evalúa como falso. SI(Pueba_logica;[valor_verdadero];[valor_falso]) SIERROR: Si el valor a devolver es un error (#N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME? o #NULL!), devuelve otro valor predefinido. SIERROR(valor;valor_si_error) Y: Permite evaluar varias expresiones lógicas y saber si todas ellas son verdaderas. O: Devuelve los valores VERDADERO si alguno de los argumentos es verdadero y FALSO en el caso de que todos los argumentos sean falsos.

6 3. Funciones Estadísticas CONTAR: Cuenta el número de celdas dentro de un rango que contienen valores numéricos. CONTAR.BLANCO: Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango especificado. CONTAR.SI: Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición dada. CONTARA: Cuenta el número de celdas no vacías de un rango. MAX: Devuelve el valor máximo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto. MEDIANA: Devuelve la mediana o el número central de un conjunto de números. MIN: Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto. PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los cuales pueden ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números.

7 4. Funciones de búsqueda y Referencia FILA: Devuelve el número de fila de la referencia. Se toma la propia celda como referencia por omisión. =FILA( [referencia]) COLUMNA: Devuelve el número de columna de la referencia. Se toma la propia celda como referencia por omisión. =COLUMNA( [referencia]) BUSCARV: Realizar búsquedas de una referencia en un rango, pudiendo obtener así la información del campo deseado para ese valor. Únicamente devuelve los valores para la primera línea del rango encontrado. Indicando el valor a buscar (Valor buscado), la tabla en la que realizar la búsqueda (Tabla de referencia), la columna con el dato que queremos obtener (Indicador de columna) y opcional, devolver el valor anterior si no encuentra el valor deseado [aproximado]. =BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador columnas, [aproximado])

8 5. Filtros Simples y Avanzados en Excel Los filtros automáticos / Simples permiten mostrar un subconjunto dentro de una lista con tan solo hacer clic en el botón del ratón. Cuando seleccionamos el comando Filtro en el menú Datos, Excel colocará flechas desplegables directamente en los rótulos de columnas de la lista. Menú Datos y luego Filtro

9 5. Filtros Simples y Avanzados en Excel Si hacemos clic en una flecha aparecerá una lista con todos los elementos únicos de la columna. Si seleccionamos un elemento de la lista de una columna específica, ocultará automáticamente todas las filas que no contengan el valor seleccionado. Ver Ejemplo

10 5. Filtros Simples y Avanzados en Excel Filtros seleccionando valores. Filtros por colores. Filtros por Texto : Es igual a / No es Igual a. Contiene / No Contiene. Comienza / Termina. Personalizado. Filtros de número : Es igual, es mayor, es menor, etc. Cuando existe un filtro no olvidar el embudo en la columna pre-filtrada

11 5. Filtros Simples y Avanzados en Excel Los filtros avanzados: podemos recurrir a los filtros avanzados cuando los automáticos se muestran insuficientes para resolver los problemas que se nos puedan plantear. Ejemplo: Aplicar más de un criterio a la misma columna. Mover los resultados a otro lugar.

12 5. Filtros Simples y Avanzados en Excel Los filtros avanzados. Se selecciona si la lista se filtra y/o si se copia el filtrado a otro lugar. Se especifica el rango de la lista. Se especifica además el rango de criterios.

13 5. Filtros Simples y Avanzados en Excel Los filtros avanzados. Permiten seleccionar criterios múltiples. También puedes especificar varias condiciones para diferentes columnas y presentar sólo las filas que cumplan todas las condiciones mediante el comando Filtro del menú Datos.

14 5. Filtros Simples y Avanzados en Excel Los filtros avanzados. Permite eliminar duplicados o bien filtrar por valores distintos. Seleccionar rango y aplicar solo registros únicos. Quitar duplicados.

15 6. Trabajo con Tablas Dinámicas 6.1. Crear Tablas Dinámicas Una tabla dinámica es una potente herramienta para calcular, resumir y analizar datos que le permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos. Excel cuenta con un asistente para insertar tablas y gráficos dinámicos. Para crear una tabla dinámica seleccionamos cualquier celda de la lista de datos y activamos la opción Insertar > Tabla dinámica. Las tablas dinámicas recomendadas son una buena opción cuando no tenemos mucha experiencia con tablas dinámicas o como punto de partida. Con esta opción Excel analiza los datos y le presenta varias opciones con las relaciones establecidas automáticamente. Por cada columna de los datos se crea un campo que se pueden mover de una área a otra arrastrándolos al destino que deseemos, modificando el visionado de la tabla dinámica.

16 6. Trabajo con Tablas Dinámicas Campos por los que filtrar que información se ve en la tabla. Campos que se muestran como columnas en la tabla. Generalmente: jerarquía de fechas y horas Campos que se muestran como fila en la tabla. Generalmente: campos no numéricos. Campos que se muestran como valores de la tabla. Generalmente: campos numéricos La selección de datos debe tener títulos de columnas diferentes.

17 6. Trabajo con Tablas Dinámicas Actualizar tabla dinámica 6.2. Trabajo con Tablas Dinámicas O Si la entrada de datos se modifica continuamente, es recomendable habilitar la opción de Actualizar al abrir el archivo que se encuentra en Opciones de tabla dinámica > Datos Configurar valores

18 6. Trabajo con Tablas Dinámicas 6.3. Agrupar Datos Esta opción permite mejorar el diseño y el formato de los informes de la tabla dinámica. Sobre una de las fechas pulsa con el botón derecho y selecciona Agrupar. Se puede seleccionar una o más opciones para agrupar por fechas creando uno o más niveles en la tabla dinámica.

19 6. Trabajo con Tablas Dinámicas 6.4. Filtrado y Segmentación de Datos Las segmentaciones son una forma rápida, eficaz, practica y visual de filtrar grandes cantidades de datos en la tabla dinámica. Las segmentaciones son botones en los que puede hacer clic para filtrar los datos. Seleccione Analizar > Insertar segmentación de datos. En el cuadro se seleccionan los campos para los que se desea crear la segmentación de datos. Selecciona un color o estilo en Opciones > Estilos de segmentación de datos. Cambia el número de Columnas en la segmentación de datos en Opciones > Columnas. En cada segmentación de datos, seleccione un elemento para ver los resultados de la tabla dinámica. Botón de selección múltiple: Para seleccionar varias etiquetas de filtrado activa este botón previamente.

20 6. Trabajo con Tablas Dinámicas 6.5. Gráficos Dinámicos Los gráficos dinámicos nos ayudan a analizar grandes cantidades de datos complejos. Incluyen controles de filtrado y zoom interactivos en el mismo gráfico, lo que le permite analizar rápidamente un subconjunto de datos y ver comparaciones, modelos y tendencias. Selecciona Insertar > Gráfico dinámico. En el panel Campos de gráfico dinámico, seleccione los campos que desea incluir en el gráfico dinámico. Campos por los que filtrar que información se ve en la tabla. COLUMNAS FILAS Campos que se muestran como valores en el gráfico.

21 6. Trabajo con Tablas Dinámicas Se puede crear un gráfico dinámico a partir de la gráfica dinámica los cambios de uno se reflejan en el otro. Para cambiar el estilo del gráfico selecciona Diseño > Estilo de gráfico

22 7. Consultas sobre tabla con Power Query 7.1. Agrupación de datos Definido un campo de agrupación se agrupan los valores de un determinado de filas en un único valor realizando una operación determinada (suma, promedio, mediana, Min, Max, Recuento de filas, contar filas distintas, Todas las filas).