NeO n G MPCH/A

Transcripción

1 DIRECTIVA NeO n G MPCH/A DIRECTIVA MUNICIPAL SOBRE NORMAS RELACIONADAS CON EL SISTEMA DE GESTiÓN DOCUMENTARIA 1. FINALlDAD.- La presente directiva tiene la finalidad de establecer la normativa necesaria para la planificación, implantación e implementación del proceso de gestión documentaria a través de un sistema informático el cual se denomina y reconoce oficialmente como SISGEDO Versión 2.0; así como, regular las acciones capacitación, evaluación y acreditación del sistema informático en la Municipalidad Provincial de Chiclayo. 11. BASE LEGAL Ley No , Ley del Procedimiento Administrativo General Decreto Legislativo No. 822, Protección Jurídica del Software D.S. No PCM, Medidas que garantizan la legalidad de la adquisición de 2.4. Programas de Software en entidades y dependencias D.S. NO PCM, Reglamento de la Ley No , que norma el uso, adquisición y adecuación de software en la administración pública Acuerdo Municipal N MPCH/A, que aprueba el Convenio Interinstitucional entre la MPCH y el Gobierno Regional de Lambayeque para la Cesión en Uso del Sistema de Gestión Documentaria Versión 2.0. La presente Directiva es de aplicación en todas las unidades orgánicas que conforman la estructura organizacional de la Municipalidad Provincial de Chiclayo y de cumplimiento obligatorio de todo servidor municipal que participa en el proceso de gestión documentaria en esta entidad, debiendo para tal efecto utilizar la herramienta informática del SISGEDO Versión 2.0. IV ALCANCE Y OBLlGATORIEDAD.- DEFINICIONES.- Para efectos de la presente Directiva, a continuación se detallan las definiciones: 4.1 Entidad.- Toda institución pública en los tres niveles de gobierno, cuyas.' actividades se realizan en virtud de potestades administrativas y sectoriales, por tanto se consideran sujetas a las normas comunes de derecho público, salvo mandato expreso de una Ley que las refiera de otro régimen. La Municipalidad Provincial de Chiclayo, constituye una entidad de gobierno local.

2 4.2 Unidad Orgánica.- Elemento básico de toda organización reconocida estructuralmente. El conjunto de unidades orgánicas conforman la denominada Estructura Orgánica de la entidad". Así mismo, en el sistema informático SISGEDO V.O se categoriza "unidad orgánica" a una Comisión de Trabajo, constituida por la autoridad competente a nivel de entidad. 4.3 Operador SISGEDO.- Todo servidor municipal que labora en la Municipalidad Provincial de Chiclayo, cual fuere el régimen laboral (nombrado, contratado o CAS) y que por función se interrelaciona directa o indirectamente con un documento administrativo personal, interno o externo de la entidad. 4.4 Supervisor SISGEDO.- Todo servidor municipal designado por la Gerencia Municipal, responsable de facilitar el alta o baja de un operador del SISGEDO, para actualizar datos de funcionamiento del operador, así como impulsar su capacitación o inducción, según sea el caso. 4.5 Administrador SISGEDO.- Todo servidor municipal designado por la Gerencia Municipal, responsable de analizar y determinar necesidades generales y específicas para mejorar la gestión documentaria en la entidad, mediante el SISGEDO. Asimismo, se encarga de divulgar y controlar el cumplimiento de las políticas, normas y estándares de dicho producto informático. V. ASPECTO ORGANIZACIONAL DE LA MUNIPALlDAD EN RELACION A LA GESTION DOCUMENTARIA.- La Municipalidad Provincial de Chlclayo, una entidad de gobierno local, conformada por órganos municipales estructurados; es decir, por unidades orgánicas, que conforman la estructura orgánica y que se clasifican de acuerdo a su correspondiente ubicación organizacional, según el siguiente detalle: 5.1. ÓRGANO DE ALTA DIRECCION 5.2. ÓRGANOS CONSULTIVOS Y DE COORDINACiÓN 5.3. ÓRGANOS DE CONTROL Y DEFENSA JURIDICA 5.4. ÓRGANOS DE DIRECCION 5.5. ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO 5.6. ÓRGANOS DE APOYO 5.7. ÓRGANOS DE LlNEA 5.8. ÓRGANOS DESCENTRALIZADOS 5.9. ORGANOS DESCONCENTRADOS La unidad orgánica es el elemento básico de toda organización reconocida estructuralmente.

3 VI. Partes de una Ordenanza: a) Parte declarativa: constituida por el "POR CUANTO", que declara la fecha de la sesión en que el Consejo Provincial aprobó la Ordenanza y el "VISTO" que describe los antecedentes y documentos de sustentación técnico y legal. b) Parte considerativa: constituida por el análisis de los fundamentos de derecho y de hecho, así como de los sustentos técnico legal. e) Parte resolutiva: contiene las acciones de efecto imperativo en uno o más' artículos, concluye con los términos "POR TANTO: MANDO SE PUBLIQUE, REGISTRE Y CUMPLA" La Ordenanza Municipal puede impugnarse mediante el mecanismo de acción de inconstitucionalidad en la vía correspondiente. NORMAS BASICAS MUNICIPALES.- Ordenanza Municipal.- Las ordenanzas municipales, son las normas de mayor jerarquía en la estructura normativa municipal y por medio de las cuales se aprueba la organización interna; la regulación, administración y supervisión de los servicios públicos y las materias en' las que la municipalidad tiene competencia normativa (... ) Art. 40 -Ley N Acuerdo Municipal.- Los acuerdos municipales, son decisiones que toma el concejo, referidas a asuntos específicos de interés público, vecinal o institucional, que expresan la voluntad del órgano de gobierno para practicar un determinado acto o sujetarse a una conducta o norma institucional. Art. 41 O-Ley N Partes de un Acuerdo: a) Parte declarativa: constituida por el "VISTO" que refiere los antecedentes y documentos de sustentación técnico y legal. b) Parte considerativa: constituida por el análisis de los fundamentos de derecho y de hecho, así como de los sustentos técnico legal. e) Parte resolutiva: contiene las acciones de efecto imperativo en uno o más artículos, concluye con los términos "REGISTRESE COMUNIQUESE y CUMPLASE" Decreto de Alcaldía.- Los decretos de alcaldía establecen normas reglamentarias y de aplicación de las ordenanzas, sancionan los procedimientos necesarios para la correcta y eficiente administración municipal y resuelven o regulan asuntos de orden general y de interés para el vecindario, que no sean de competencia del concejo municipal. Art. 42 -Ley N

4 Partes de un Decreto: a) Parte declarativa: constituida por el "VISTO" que refiere los antecedentes y documentos de sustentación técnico y legal. b) Parte considerativa: constituida por el análisis de los fundamentos de derecho y de hecho, así como de los sustentos técnico legal. e) Parte resolutiva: contiene las acciones de efecto imperativo en uno o más artículos, concluye con los términos "REGISTRESE COMUNIQUESE y CUMPLASE" El Alcalde ejerce las funciones ejecutivas de gobierno señaladas en la presente ley mediante decreto de alcaldía. Resoluciones de Alcaldía.- Las resoluciones de alcaldía aprueban y resuelven los asuntos de carácter administrativo. Art. 43 -Ley N Partes de una Resolución: a) Parte declarativa: constituida por el "VISTO" que refiere los antecedentes y documentos de sustentación técnico y legal. b) Parte considerativa: constituida por el análisis de los fundamentos de derecho y de hecho. así como de los sustentos técnico legal. c) Parte resolutiva: contiene las acciones de efecto imperativo en uno o más artículos, concluye con los términos "REGISTRESE COMUNIQUESE y CUMPLASE" Los asuntos administrativos a cargo del Alcalde son resueltos mediante resoluciones de alcaldía. Resoluciones de Gerencia y Directivas.- Las resoluciones de gerencia y las directivas municipales, son documentos normativos que resuelven y regulan los aspectos administrativos y son emitidos por las unidades orgánicas (Gerencias Municipales). Art. 39 -Ley N Partes de una Resolución: a) Parte declarativa: constituida por el "VISTO" que refiere los antecedentes y documentos de sustentación técnico y legal. b) Parte considerativa: constituida por el análisis de los fundamentos de derecho y de hecho, así como de los sustentos técnico legal. c) Parte resolutiva: contiene las acciones de efecto imperativo en uno o más artículos, concluye con los términos "REGISTRESE COMUNIQUESE y CUMPLASE"

5 Partes de una Directiva: a) Parte inicial: se describe la finalidad, objetivos, base legal, alcance y responsabilidad de la directiva. b) Parte sustantiva: constituida por las disposiciones generales, específicas o transitorias, en un orden articulado, literal y/o numerativo. c) Parte final: contiene la denominación de la unidad orgánica que emite la directiva así como el lugar y fecha de la emisión de la misma. Características de las normas municipales.- Encabezamiento.- Todo documento administrativo municipal, se deberá consignar en la parte del encabezamiento el logotipo de la Municipalidad Provincial de Chiclayo en la parte extremo superior izquierda del documento. En el caso de las directivas, se ubicará de manera central. Así como, se describirá la denominación del documento, el año en curso y las siglas de la municipalidad y/o de la unidad orgánica que emite la resolución, si fuera el caso. Publicación.- El documento normativo municipal que se apruebe deberá obligatoriamente ser publicado en el portal electrónico de la Municipalidad Provincial de Chiclayo; adicionalmente los documentos de gestión y planes en los Portales del Estado y demás Portales, si fuera el caso. Las normas legales (Ordenanzas, Acuerdos, Decretos de Alcaldía que resuelvan asuntos vinculados con los precitados), deberán ser publicados en el Diario Oficial de la localidad. Medios Impugnatorios.- Los actos administrativos que concluyan un procedimiento o tramiten la gestión de un bien o producto, resolviendo cualquier aspecto de índole administrativo, serán sujetos a los recursos administrativos de reconsideración, apelación y/o revisión, teniendo en cuenta lo establecido en la Ley N 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General. VII. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS MUNICIPALES.- Oficio Es la comunicación escrita generada en cualquier órgano de la entidad y que se dirige a un destinatario externo de mayor, similar o menor jerárquico. Al término del Oficio se considera la palabra DISTRIBUCiÓN en mayúsculas, o se puede sustituir por las siglas "c.c." que significa "con copia". Comprende las siguientes partes: El logotipo de la entidad, si se trata de comunicación al exterior de la entidad.

6 La denominación del año oficial. Lugar y fecha de la emisión del documento, describe el lugar de donde se envía, el día el mes y el año en curso. Número del' Oficio (número correlativo obtenido a través del SISGEDO). Del destinatario su cargo y dirección, según sea el caso, se describe el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige. Asunto: indica con claridad el mensaje del texto, que se explicara en el cuerpo del documento. La "Referencia", mencionar al documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se requiere dar respuesta, asimismo su código SISGEDO. Cuerpo o texto del Oficio. Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Despedida: se debe demostrar amabilidad, cortesía. Post-firma y firma, la post firma aparece en el sello y luego de ser suscrito por la persona indicada, se registra en el SISGEDO. Iníciales del remitente, se escriben con letras mayúsculas, y en minúsculas se describe las iníciales de la persona que proyectó el oficio. Distribución. Generalmente a las unidades orgánicas y en algunos casos a personas a quienes va dirigido el Oficio. Memorando Documento escueto el cual se formula y emplea para impartir órdenes, tramitar gestiones específicas y/o comunicar asuntos de servicio interno. Generalmente versa sobre un punto o tema. Este documento se utiliza ante una autoridad de nível superior a inferior. La estructura de contenido es el siguiente: La denominación del Año Oficial. Número del Memorando (obtenido del SISGEDO). Destinatario con la expresión "A". El "ASUNTO", ídem al OFICIO. La "Referencia", ídem al OFICIO. Fecha de emisión del Memorando. Cuerpo del Memorando. Post-firma y firma, ídem al OFICIO. Iníciales, ídem al OFICIO. Distribución, ídem al OFICIO.

7 Informe Documento por medio del cual se da cuenta en forma detallada sobre determinado asunto, a pedido del jefe superior o por iniciativa propia. Se dirige de un nivel inferior a otro superior o entre similares. La estructura de contenido es el siguiente: La denominación del Año Oficial. Número del Informe, obtenido del SISGEDO. Destinatario con la expresión "A It El "ASUNTO", ídem al OFICIO. La "Referencia", ídem al OFICIO. Fecha de emisión del Informe. Cuerpo del Informe. Despedida (Es todo cuanto informo a Usted) Post-firma y firma, ídem al OFICIO Iníciales, ídem al OFICIO. Distribución, ídem al OFICIO. VIII. TIPOS DE COMUNICACIÓN.- Comunicación interna, es aquella que se genera y cursa al interior de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, es decir al interior de la entidad. Comunicación externa, es aquella que se dirige desde la entidad "Municipalidad Provincial de Chiclayo" hacia una persona natural o jurídica, Gobierno Central, Regional o Local. Correspondencia Común, es la comunicación escrita cuyo contenido puede ser conocido por personas que la tramitan, sin que su difusión signifique riesgo alguno para la seguridad de la institución. Correspondencia Clasificada, es la comunicación escrita que por la naturaleza de su contenido es objeto de restricción en cuanto a su conocimiento, la misma que debe ser restringida sólo a funcionarios autorizados. En la Unidad Orgánica donde se origina la correspondencia clasificada, el funcionario de la Unidad Orgánica o superior inmediato que tenga la condición de tal, es el responsable de determinar el grado de seguridad de las comunicaciones escritas, de acuerdo a los conceptos siguientes: a) Confidencial: Aquella correspondencia relacionada con investigaciones de naturaleza personal o disciplinaria, debiendo ser abierto sólo por el destinatario. b) Reservado: Aquella correspondencia sólo para el conocimiento del funcionario del más alto nivel de la unidad orgánica.

8 IX. FACULTAD PARA SUSCRIBIR COMUNICACION ESCRITA.- La correspondencia interna, es firmada por el funcionario o directivo designado, en la respectiva unidad orgánica. La correspondencia externa, puede ser suscrita por el funcionario cuya unidad orgánica representa el primer nivel (Alcalde), o segundo nivel (Jefe de Órgano Control Institucional, Procurador Público Municipal). Se puede aplicar al jefe del órgano estructurado del tercer nivel organizacional (Gerente Municipal, Gerentes, Sub Gerentes, Jefes de Departamento, según sea el caso y siempre que haya recibido autorización expresa de su correspondientejefatura inmediata. X. SIGLAS DE LAS UNIDADES ORGANICAS.- Los códigos de las Unidades Orgánicas de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, se rigen por la directiva municipal pertinente. XI. CODIFICACiÓN DE UN DOCUMENTO ESCRITO.- A. La codificación permite identificar: el tipo de documento, el número del documento. la entidad y la unidad orgánica remitente B. Los documentos se codifican mediante agrupación de letras y números, expresados en determinado orden que permiten identificar el tipo de documento, el número correlativo y la unidad orgánica que lo emite. Ejemplo: Memorando emitido por la Alcaldía a la Gerencia Municipal: Memorando N MPCH/A; significa: Memorando : Denominación del documento. 022 : Número correlativo asignado por el SISGEDO al documento : Año de emisión del documento. MPCH : Siglas de la Entidad. A : Siglas de la Unidad Orgánica que emite el documento. XII. NORMAS SOBRE USO DE SELLOS.- El sello es un instrumento de impresión múltiple que se usa para validar las comunicaciones escritas. Se clasifican fundamentalmente en: sello circular, sello de visto bueno y sello rectangular. SELLO CIRCULAR

9 A. Un sello circular identifica a toda Unidad Orgánica del primer, segundo y tercer nivel organízacional. Su uso se limita a las comunicaciones externas y a otras B. El Sello Circular o "Sello Oficial" lleva el Escudo Municipal en la parte céntrica y la denominación de la Unidad Orgánica en letras mayúsculas debajo del Escudo. En el ' círculo limitante del sello, cuyo diámetro es de 3 cm., va anotado el término "Municipalidad Provincial de Chiclayo". SELLO DE VISTO BUENO A. Un sello de visación o de Visto Bueno, es para ubicar la media firma en un documento oficial de un directivo o funcionario perteneciente a una unidad orgánica estructurada, así como la de un trabajador autorizado expresamente por funcionario de hasta el tercer nivel organizacíonal. B. El sello de vísación es circular y tiene un diámetro de 2.5 cm. En el círculo limitante del sello, se anota el término "Municipalidad Provincial de Chiclayo". En la parte superior central interna se indica "vo BO",debajo una raya" " para ubicar la media firma y en la parte inferior restante, el cargo de quien corresponda. SELLO RECTANGULAR A. Un sello rectangular o de post firma, identifica al funcionario o directivo que suscribe el documento, así como el cargo autorizado para ejercerlo. Se aplica en unidades orgánicas de hasta el tercer nivel organizacional. B. El sello de post-firma es un sello rectangular cuyas dimensiones son de 5 cm. de largo por 2.5 cm. de ancho; en éste se consigna la siguiente información: a) En la parte superior va escrito "Municipalidad Provincial de Chiclayo"; b) Describir el nombre de la unidad orgánica y tres líneas más abajo, se indican en mayúsculas los nombres y apellidos del Titular de la Unidad Orgánica; debajo de esta línea y con letras minúsculas su respectivo cargo. EJEMPLO: Municipalidad Provincial de Chiclayo GERENCIAASESORIA JURIDICA

10 Abog. AAA BBBB CCCC Gerente C. Para clasificar documentos por el grado de seguridad, urgencia en el trámite, condición de copia informativa y condición de manejo de fondos, se utilizan sellos rectangulares, los mismos que para su confección debe contar con la autorización expresa del respectivo funcionario y la opinión de la Secretaria General. D. El sello que clasifica al doc~mento según el grado de seguridad debe estamparse con tampón rojo en la parte central del documento. E. El sello que indica URGENTE en el trámite y la condición de copia informativa debe colocarse diagonalmente en la parte superior derecha del documento usando tampón rojo. EJEMPLOS: F.p.p.E. CONFIDECIAL [ RESERVADO URGENTE J XIII. NORMAS SOBRE USO DE LOGOTIPO La correspondencia externa de uso oficial llevará membrete en la parte superior izquierda del documento, según el siguiente detalle: a) Logotipo (ellogo oficial de la ENTIDAD) b) Denominación de la Entidad: Municipalidad Provincial de Chiclayo). c) Denominación de la unidad orgánica d) Ubicación geográfica Ejemplos:

11 LOGOTIPO MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHICLAYO ALCALDIA LOGOTIPO MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHICLAYO GERENCIA DE PLANEAMIENTO y PROGRAMACiÓN LOGOTIPO MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHICLAYO GERENCIA DE PLANEAMIENTO y PROGRAMACiÓN SUB GERENCIA DE PLANEAMIENTO y PROGRAMACION XIV. NORMAS SOBRE LA GESTION DOCUMENTARIA A. La Gestión Documentaria utiliza normas técnicas y prácticas, procedimientos r validados y la tecnología de la información para constituir una herramienta de gestión y de transparencia pública. Comprende las siguientes fases: );- La recepción. y El registro. ).> La clasificación )Po La derivación o Trámite Documentario. );- La atención. y El archivamiento. B. Cuando en esta Directiva se menciona: a) "Sistema", se entenderá como al Sistema Informático de Gestión Documentaria, cuyas siglas es "SISGEDO". Cualquier acción efectuada por el usuario en el Sistema queda registrado de manera definitiva, por tanto la opción "eliminar" será entendida como "bloquear esa acción en el sistema", pero en ningún caso anular de la base de datos del mismo. b) "Ley" refiere a la Ley No ; "Ley de Procedimiento Administrativo General"; e) "Número del Documento", se refiere al correlativo generado por el Sistema que permite identificar al documento a nivel de unidad orgánica; d) "Registro del Documento", se refiere al número que genera el Sistema para su identificación lógica en el SISGEDO;

12 e) "Registro del Expediente", se refiere al número que genera el Sistema para la identificación de un conjunto de documentos relacionados como un documento unitario. Todo documento en el SISGEDO es tramitado con el Registro del Expediente. f) "Trámite Documentario", es el Área Laboral reconocido como Departamento de Gestión Documentaria en la sede del local municipal o su homólogo en otras sedes laborales de la Municipalidad Provincial de Chiclayo. C. El documento que requiera o remita información, y no implique toma de decisión desde la jefatura inmediata de la unidad de destino, debe ser dirigido directamente por la unidad de origen hacia la unidad de destino. D. Cuando el documento requiera la decisión de la Alcaldía y/o del Pleno del Concejo Provincial, ésta debe incluir los informes pertinentes más la información sustentatoria y será dirigida al Secretario General de la entidad RECEPCION DEL EXPEDIENTE A. La Unidad Orgánica recibe, sin excepción alguna y con las consideraciones previstas por la Ley, todo documento externo presentado en Trámite Documentario, durante la jornada de siete (07) horas, en cuya copia el personal de Trámite Documentarío estampará un sello rectangular donde se consigne lo siguiente: Entidad (v.g. Municipalidad Provincial de Chiclayo), Órgano Municipal (v.g.: Gerencia de Administración y Finanzas), No. EXPEDIENTE, folios, fecha y firma. La omisión a estos datos constituye falta administrativa del infractor. MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHICLAYO GERENCIA DE ADMINISTRACION y FINANZAS Registro EXPEDIENTE. Registro DOCUMENTO,. Folios:. Fecha:. Firma:. B. En el caso de un documento interno, la unidad orgánica de destino, a través de cualquier de sus trabajadores y no necesariamente por la Secretaria (o), está obligado a recibir el documento, sin excepción alguna y con las consideraciones previstas por la Ley. La recepción se efectúa en el Sistema, dejando de lado el sellado en la copia o fotocopia del documento, tampoco en cuaderno de cargo o equivalente.

13 C. Ante la necesidad de contar con una constancia de recepción de un documento, basta con imprimir el formato que aparece en el Sistema, impresión que es válida para todo fin que sea requerida. D. Un documento externo puede ser recepcionado en cualquier Área de Tramite Documentario de la entidad, aunque el funcionario destinatario no labore de manera efectiva en el local donde el administrado haya dejado el documento REGISTRO DEL EXPEDIENTE A. El documento externo que sea recepcionado en Trámite Documentario necesariamente debe ser registrado en el Sistema, consecuencia de ello se obtendrá el número de "Registro Expediente", y el número de "Registro Documento". B. Tanto el "Registro Expediente" como el "Registro Documento" deben ser anotados en la copia del documento externo alcanzado por el administrado en el momento mismo de su recepción. Cualquier acción en contraria implica una deficiencia de trámite y por tanto el trabajador del Área de Trámite Documentario es pasible de sanción administrativa. C. Los datos básicos para registrar un documento externo en el Sistema son: nombre de la entidad (persona natural o jurídica), nombre de la persona que firma el documento, cargo del solicitante; tipo de documento (oficio, carta, solicitud, etc).' número de folios. asunto o sumilla. referencia (si lo hubiere). D. Los datos básicos para registrar un documento interno en el Sistema son: NUMERO DE EXPEDIENTE (que constituye el antecedente del proceso), tipo de documento, número de folios, asunto o sumilla. E. En el caso de un documento interno, el registro se efectúa en la Unidad Orgánica de origen y es realizado principalmente por el trabajador que proyectó el documento. Esta acción de registro se efectúa luego que el documento haya sido firmado por el Directivo o Funcionario de la Unidad Orgánica CLASIFICACION DEL EXPEDIENTE A. El documento posterior a su Registro es clasificado por personal de Trámite

14 Documentario, en función a su contenido, para tal efecto se reconoce las siguientes categorías de clasificación: de trámite regular, de trámite clasificado con silencio positivo, de trámite clasificado con silencio negativo, de trámite clasificado automático. B. Es documento clasificado de "trámite regular" aquel que no está incluido como requisito o parte de un procedimiento previsto en el TUPA institucional. C. El documento clasificado con "silencio positivo", "silencio negativo" o "automático", está incluido en un procedimiento exclusivo que brinda la entidad, por tanto se regula' por las normas relacionadas con el TUPA institucional DERIVACION DEL EXPEDIENTE A. La derivación de un documento, fase conocida como "el trámite documentario", consiste en el traslado físico del documento de una área hacia otra para merecer la atención correspondiente, previo cumplimiento de requisitos y en plazo establecido. Durante dicha fase el administrado tiene derecho a conocer el "Estado de "Gestión" de su documento haciendo uso del Sistema. B. En la primera derivación, todo documento externo debe contener el plazo de atención del procedimiento en función al TUPA, de no estar comprendido en dicho documento de gestión se debe considerar en el Sistema como plazo máximo de atención 30 días útiles o 45 días calendario. C. Las opciones habilitadas en el Sistema para que un administrado pueda conocer el estado de gestión de su documento son: >-- Como usuario "anónimo" };- Con la atención de un trabajador de la entidad. y Mediante el uso del celular. D. La derivación de un documento se efectúa a través del Sistema y puede ser en cualquiera de las siguientes opciones: entre unidades orgánicas y entre trabajadores. E. La derivación de un documento de una unidad orgánica a otra, es el medio más cotidiano para tramitar un documento. Consiste en la remisión del documento desde la unidad de origen hacia la unidad de destino. Se utiliza el sistema en la opción

15 DERIVACION y puede efectuarlo indistintamente cualquier usuario que labora en la unidad de origen, aunque es conveniente que lo realice el trabajador que haya proyectado dicho documento, ya que al efectuarlo estará generando un registro de trabajo o de productividad laboral. F. La derivación de un documento de un trabajador a otro se produce sólo cuando el documento es derivado internamente dentro de una unidad orgánica, esta circunstancia ocurre cuando el jefe de la unidad deriva el documento, cuando el trabajador devuelve el documento al jefe de la unidad o cuando un trabajador. pone en consulta el documento a otra trabajador de la misma unidad. G. Para efectivizar la derivación de un documento entre dos o más locales, es necesario que de manera lógica sea por el Sistema, y de manera física se efectúe por el Área de Trámite Documentarío del local donde se ubique la unidad orgánica. H. Está prohibido enviar dos o más originales a las unidades orgánicas, pues genera un problema de comprensión del recorrido del documento, solo un documento original se deriva, el resto son copias ATENCION DEL EXPEDIENTE A. Todo documento que ingrese a una unidad orgánica requiere ser atendido con un documento de respuesta o con el pronunciamiento técnico a que hubiere lugar. La formulación del(os) documento(s) en dicha unidad es responsabilidad preferentemente de un solo trabajador asignado por el jefe de la unidad, pronunciamiento que debe representar la posición o decisión de la unidad orgánica' de la institución, según sea el caso. B. Será entendido como "redundancia operativa" y por tanto "documento innecesario" cuando un trabajador elabore un informe a su jefe inmediato sobre un documento cuya naturaleza institucional requiere el pronunciamiento de la respectiva unidad orgánica. El Informe profesional o técnico sólo procede excepcionalmente cuando es requerido de manera expresa por el jefe de la unidad debido a la alta especialización del trabajador. c. El Sistema regula tanto el tiempo para que un documento sea recibido en una unidad orgánica, como para ser atendido por la misma; es decir, hay un tiempo pre

16 establecido entre la fecha de derivación lógica por parte de la unidad orgánica de origen y la recepción física por la unidad orgánica de destino. Incumplir el plazo de remisión o de recepción del documento de manera física conlleva al bloqueo del sistema en todas las PC de la unidad orgánica de destino ARCHIVAMIENTO DEL EXPEDIENTE A. La creación de un Archivador Lógico en el Sistema es indispensable para garantizar la concordancia de ubicación de un documento o expediente con el archivador físico. B. La creación de un Archivo Lógico es competencia del trabajador dedicado a' asuntos de apoyo administrativo o secretarial en la unidad orgánica. El Sistema también permite la creación de un Archivo Lógico a nivel personal, el mismo que es creado por el propio trabajador, con conocimiento previo del jefe inmediato. C. Cada unidad orgánica debe crear tantos archivadores lógicos como archivadores físicos existan en la unidad. D. El expediente luego de culminar el trámite, obliga a la Unidad Orgánica final del procedimiento imprimir los formatos que se obtienen del Sistema denominados "Tramite del Expediente" y "Trámite del Documento". Dichos impresos deben ser ubicados como primeras páginas del expediente y proceder a su archivamiento de manera física y lógica. E. Un documento físico ubicado en un archivador de palanca o equivalente debe estar registrado en el Sistema, mediante su ingreso en el archivador lógico de la respectiva unidad orgánica. XV. CAPACITACiÓN Y CALIFICACiÓN DE LOS OPERADORES DEL SISGEDO La Municipalidad Provincial de Chiclayo con la finalidad de encaminar el proceso de implantación e implementación del Sistema de Gestión Documentaria en la entidad, establecerá un programa de capacitación por fases, en la cual se involucre a todo el personal de la municipalidad para el desarrollo de sus propias capacidades. El proceso de capacitación tiene como objetivo optimizar el funcionamiento y desempeño de los servidores municipales que accedan y operen en el SISGEDO en la entidad.

17 Programa de Capacitación - Fase I Acción Formativa a servidores operatívos (personal de Trámite Documentario) y Secretarias en: 1. Recepción de documentos 2. Registro de Información en el sistema 3. Clasificación de los documentos 4. Derivación de documentos Programa de Capacitación - Fase 11 Acción Formativa servidores municipales, técnicos, profesionales y directivos en: 1. Recepción de documentos 2. Calificación de información registrada en el sistema 3. Atención del Expediente 4. Derivación de documentos 5. Archivo Lógico del procedimiento Programa de Capacitación - Fase 111 Acción Formativa a personal informático de la entidad en: 1. Mantenimiento del servidor SISGEDO 2. Capacitación de las fases SISGEDO para replica en el personal de la entidad Programa de Sensibilización Acción Informativa y de Sensibilización dirigida al Alcalde Provincial y Regidores de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, para conocimiento del SISGEDO. XVI. RESPONSABILIDADES EN EL USO DEL SISTEMA A. Todo trabajador está obligado a mantener en reserva su contraseña de acceso al Sistema, lo contrario es de su entera responsabilidad administrativa, y de ser el caso, civil y penal. B. El trabajador que sea consultado por un administrado sobre el estado de gestión de su documento, está obligado a proporcionarla, bajo el principio de acceso a la información pública. c. La entidad tiene un administrador del Sistema quien tiene la facultad de crear' unidades orgánicas y supervisores; así como brindar mantenimiento al catálogo del Sistema.

18 D. Cada unidad orgánica de la Municipalidad Provincial de Chiclayo cuenta con un supervisor del Sistema quien tiene la facultad de administrar los servicios que brinda el SISGEDO en su respectiva dependencia. E. Cuando un trabajador es desplazado de una unidad orgánica a otra, está obligado de manera formal, a dar cuenta de dicha desplazamiento al Supervisor del Sistema en su dependencia, a fin de reubicarlo a su nueva unidad orgánica, para ello es indispensable que el trabajador no tenga" ningún documento en proceso". F. El Administrador del Sistema está facultado para limitar el acceso a uno o un grupo de usuarios que incumplan con las disposiciones establecidas en esta directiva, asimismo está facultado para aplicar en casos de emergencia, restricción del servicio de internet, interferencia o intervención de terceros, donde prima el principio de seguridad a los datos. DISPOSICIONES FINALES, COMPLEMENTARIAS Y TRANSITORIAS PRIMERA.- La creación de un usuario, el mantenimiento, y la desactivación se efectúa a petición expresa del Jefe inmediato del trabajador, lo contrario no permitirá una actualización del Sistema, pudiendo generar desviaciones en el uso del Sistema, lo cual será asumido. íntegramente por el usuario y su jefe inmediato, conllevando inclusive a responsabilidades administrativa, civil o penal. SEGUNDA.- Al Sistema sólo se ingresa utilizando una cuenta de acceso (nombre de usuario más contraseña), por tanto cualquier acción que adopte dicho usuario, asume responsabilidad de cualquier del manejo adecuado o no del Sistema. TERCERA.- Todo trabajador es responsable de informar por escrito o verbalmente ante la Sub Gerencia de Secretaria General sobre cualquier situación, incidente, problema de seguridad, acceso indebido o violación voluntaria o involuntaria de las normas contenidas en' esta directiva respecto al SISGEDO; en tanto la Gerencia de Tecnología de la Información y Estadística es responsable del mantenimiento, operatividad y funcionamiento del SISGEDO; mientras que la Sub Gerencia de Imagen Institucional y Relaciones Públicas, debe velar por la difusión adecuada de estas disposiciones en coordinación con el área técnica respectiva. CUARTA.- La capacitación del Sistema se efectúa según tipo de usuario: a) gerencial, dirigido a funcionarios y directivos de la Entidad, buscando sensibilizarlos para que participen proactivamente en el buen uso del Sistema, dentro del contexto de "proyecto de cambio"; b) trabajador informático, involucra al administrador y supervisores del Sistema, para que administren el Sistema de manera eficaz y eficiente; c) Trabajador de Trámite

19 Documentario, incluye a todos los trabajadores que laboran en la recepción de documentos externos; d) Trabajador operativo, son todos los trabajadores no comprendidos en los anteriores acápites, y que utilizan el Sistema fundamentalmente para registrar, recepcionar y derivar documentos. QUINTA.- La capacitación del Sistema en los tipos de usuarios a) b) e) y d) que se describen en la disposición anterior así como de los programas de capacitación será de responsabilidad de la Gerencia de Tecnología y Comunicación. SEXTA.- El SISGEDO es un sistema informático desarrollado en Linux y entorno web; creado para administrar el proceso de la gestión documental en esta entidad pública. Está legalmente reconocida su autoría, originalidad y propiedad a nombre del Gobierno Regional Lambayeque ante el INDECOPI; por tanto queda expresamente prohibido el uso parcial o total del Sistema, bajo responsabilidad civil o penal. SEPTIMA.- Está prohibido modificar o alterar fechas u otros campos del Sistema, luego que un documento haya sido derivado o archivado, caso contrario el(os) trabajador(es) que resulte(n) responsable(s) e(son) pasible(s) de acción administrativa, civil o penal, según sea el caso. OCTAVA.- El respaldo o copias de seguridad de la información del Sistema se centraliza en un solo lugar (Data Center), es incremental por día y semana, bajo ningún caso está permitido utilizar estas copias para otros fines. NOVENA.- La información contenida en un documento registrado en el Sistema es propiedad de la Municipalidad Provincial de Chiclayo de manera integral e irrestricta, por tanto todas las fases de la gestión documentaria debe ejecutarse en el mencionado sistema informático, salvo de aquellos documentos de índole personal que pueden encausarse como "documento externo". DECIMA.- La administración del Sistema se reserva el derecho, por medida de seguridad, de cortar la continuidad del servicio, si se observa caídas constantes en el servicio de Internet externo, solo con la disposición verbal del Administrador de Red de la Municipalidad Provincial de Chiclayo. UNDECIMA.- Los aspectos no previstos en esta directiva serán resueltos por la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto a través de la Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización, a propuesta de la Gerencia de Tecnología y Comunicaciones. Chiclayo, JULIO de 2015