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1 Integración de agentes regionales de innovación, y prestación de servicios avanzados de Vigilancia para pymes. El caso Zaintek Dña. Sonia Sáenz de Lacuesta Sáez de Ocáriz Gestora de información de Zaintek Dña. Maitane Bilbao Arruza Técnico del servicio Zaintek Institución: Diputación Foral de Vizcaya DZ CENTRO DE DISEÑO Sabino Arana, 8 Teléfono:

2 Indice Resumen... pág. 3 Introducción... pág. 4 Desarrollo del proyecto Zaintek... pág. 5 Objetivos... pág. 5 Metodología... pág. 6 Fases del proyecto... pág. 8 Resultados e indicadores...pág. 10 Conclusiones finales...pág. 11 Bibliografía...pág. 12 2

3 Resumen Existe todavía una asignatura pendiente que constituye uno de los ejes de transformación de las pymes en esta década: la prestación efectiva de nuevos servicios a las empresas, en lo que se ha dado por llamar la transición hacia la Sociedad del Conocimiento. En este contexto, por iniciativa del Departamento de Promoción Económica de la Diputación Foral de Bizkaia, surge Zaintek,. La presente comunicación tiene la intención de plasmar las diferentes fases y herramientas de desarrollo de un servicio de VT e IC para pymes de Bizkaia, desde su concepción hasta su utilización en las empresas, como servicio de valor añadido. Pretende ser una muestra del papel dinamizador de la Administración en la sensibilización acerca de la importancia de la incorporación de lainformación estratégica como herramienta de apoyo a las pymes en la toma de decisiones. Se muestran las hitos desarrollados durante el año de lanzamiento, los indicadores de resultados obtenidos, y el avance de alguna de las acciones de futuro. Palabras clave: Vigilancia Tecnológica; Inteligencia ; Agentes regionales de innovación; Pymes; Sistemas de Información 3

4 Introducción Un ingrediente básico del éxito empresarial a largo plazo es el acceso, en tiempo y forma, a la información estratégica para su posterior transformación en pautas para la acción. Todo lo que se haga en el sentido de apoyar este proceso en las pymes y posibilitar que el empresario no se sienta solo en la toma de decisiones, siempre ha de ser bienvenido. Los cambios que se producen en el entorno de la empresa son significativos, y no siempre son claras sus posibles repercusiones. Sólo un correcto conocimiento y comprensión del entorno permite la detección de oportunidades y amenazas. Una empresa que tenga acceso a información estratégica, promueva la comunicación, donde los gestores mantengan contactos con fuentes externas de información y sea capaz de transformar esta información en gestión, incrementará exponencialmente sus posibilidades de obtener innovaciones de éxito. La información ha de considerarse un factor más de producción de la empresa, debe organizarse su captura, tratamiento y distribución. Pocas empresas (y menos aún las pymes), consideran aún la posesión de información estratégica como una inversión de futuro. Ni aún en el caso de que la consideren, no es fácil decidir qué parte de información accesible es válida, a ello se suma el hecho objetivo de que la información más relevante puede no estar accesible. Es precisamente esta búsqueda de información valiosa, la que obliga a la vigilancia ya que la empresa debe procurarse información útil para la toma de decisiones. 4

5 Detectar tendencias y/o tecnologías clave, captar y analizar acciones de los competidores, analizar los últimos desarrollos de los proveedores, son sólo algunos de los aspectos a considerar por medio de unas actividades coordinadas de vigilancia. Desarrollo del proyecto ZAINTEK El Departamento de Promoción Económica de la Diputación Foral de Bizkaia, continuando con su labor de difusión de herramientas avanzadas y mejores prácticas en el ámbito de la gestión empresarial, ha impulsado una iniciativa pionera: Zaintek.. La experiencia va dirigida a pymes de Bizkaia de menos de 100 empleados. Objetivos Ejecutar un plan de acción que permita cumplir los siguientes objetivos - Sensibilizar a las pymes de Bizkaia sobre el uso de la información como herramienta de gestión estratégica. - Actuar, mediante la integración de agentes expertos, como red de valor en la resolución de los problemas de información estratégica. - Ofrecer resolución de consultas puntuales y expertas sobre necesidades de información de las empresas. - Diagnosticar e Implantar Sistemas de Información Estratégica a la medida de las pymes. 5

6 Metodología El punto de partida surge con la creación en Bizkaia durante los últimos años de una infraestructura de soporte tecnológico (Centros Tecnológicos, Universidad, Parques Tecnológicos ), a ello se suma una red de empresas y organizaciones expertas en las diversas disciplinas de todos los ámbitos de la gestión empresarial, y todos ellos agentes asociados a la prestación efectiva de nuevos servicios a las empresas, en lo que se ha dado por llamar la transición hacia la Sociedad del Conocimiento. Funcionamiento de Empresa Necesidad Solución Equipo Zaintek Centros Tecnológicos Universidades Entidades públicas Otros agentes Asociaciones Expertos Consultores Zaintza Teknologiko eta 1 nivel. Página web de Zaintek Zaintek ha configurado sus servicios a través de la página web, con dos niveles de integración: Zona pública: donde se obtiene información referida a noticias, debates, resúmenes de informes tecnológicos y sectoriales, acceso a los documentos de la biblioteca, etc. Zona miembros (gratuita para las pymes de Bizkaia): donde se accede mediante una clave de acceso, a todos los servicios personalizados de información estratégica y de vigilancia, entre los que se incluyen, un boletín 6

7 personalizado de noticias de interés, informes tecnológicos y sectoriales a textos completo y la posibilidad de solicitar servicios específicos de consultas, alertas y sistemas de información empresarial (SIE) USUARIO Correo electrónico notificaciones Navegador del cliente Páginas Web Web ZAINTEK Windows 2000 Servidor Web JDBC Servidor Aplicac. Windows 2000 Sistema admin. BD Base de datos 2 nivel. Extranet Aplicación web de acceso restringido a los expertos integrados en la red de colaboración de Zaintek y al propio coordinador. Se realiza todo el trabajo interno y se encuentran configurados los flujos de trabajo entre usuarioscoordinador- expertos. Zona de acceso privado a los expertos y al personal de Zaintek 7

8 Empresa Cliente Coordinador Centro/experto Presentacion Inform. publica Adhesion Datos usuario Consultas Alerta Tecnologica Boletin (Noticias, dossieres, inf. sectoriales, alertas) Implantac. sist. Gestion de Inf. Diagnosticos Gestion de usuarios BD Fases del proyecto 1º Fase de generación y difusión inicial del servicio. Durante el año 2002, se realizan diversas presentaciones sectoriales a todas las pymes de Bizkaia, con el propósito de ilustrar el esquema de los servicios iniciales que se ofrecían y la forma de acceder a ellos. Se trataba de cumplimentar los hitos de: 1. Sensibilización a pymes en el uso de información estratégica 2. Iniciar a pymes en las actividades de Vigilancia Tecnológica 3. Resolución de consultas expertas 8

9 2º Fase de desarrollo. Se corresponde con el plan de gestión del servicio para el año En esta fase, se consolidan todos los servicios ofrecidos y se añaden otros nuevos, como son la edición de un boletín Zaintek, el desarrollo de un curso básico on-line sobre Vigilancia, metodología de diagnóstico de Sistemas de Información Empresarial en la pyme, edición de una Guía de Vigilancia Tecnológica En paralelo, se impulsan las labores de marketing, para llegar a un número mayor de empresas miembro, y a lograr que éstas, soliciten cada vez servicios más cercanos a la Inteligencia. En los primeros meses del 2003, se han puesto en marcha experiencias piloto del servicio más avanzado de Zaintek, los Sistemas de Información Empresarial (SIE) a medida, en tres empresas de diversos sectores relevantes en Bizkaia (Fase de diagnóstico, fase de implantación, diseño de herramientas de apoyo, presentación pública de las experiencias). Se trataba de cumplimentar los hitos de: 1. Diagnosticar e Implantar Sistemas de Información Estratégica a la medida de las pymes 2. Ilustrar con casos prácticos de diferentes realidades empresariales de la pyme 3. Presentación de metodología y recursos, aptos para ser utilizados por la la pyme 9

10 Resultados e indicadores Zaintek ha creado una comunidad on-line, formada por más de 450 empresas en la que ofrece un vehículo de comunicación y de permanente oferta de servicios gratuitos a través de su web, con consultas a documentos desde su inicio. Incluyéndose en ella 1245 noticias de actualidad, 29 informes sectoriales de alcance para las empresas, y un curso de formación en Vigilancia Tecnológica para su seguimiento a través de la red. Las empresas disponen on-line de una metodología de diagnóstico de la situación y eventual necesidad de implantación de un Sistema de Información Empresarial. Se han realizado más de 376 intervenciones y prestación de servicios a demanda de 105 empresas. Se ha editado un boletín mensual off-line con alertas y noticias de vigilancia, dirigido a los miembros de la comunidad y una Guía de Vigilancia Tecnológica. 10

11 Conclusiones finales Creación de una comunidad, ZAINTEK, en la red internet, de empresas pymes de Bizkaia interesadas en diferentes servicios de Vigilancia. Se ha dotado a las pymes de herramientas y servicios de una cierta capacidad anticipadora sobre su entorno. Creación de un servicio innovador en cuanto a su aplicación en pymes, si bien existían experiencias en la implantación de Sistemas de Vigilancia en grandes empresas. Es destacable el planteamiento innovador que permite la integración de toda la operativa de los servicios a través de la web mediante dos aplicaciones de gestión: 1. Aplicación Web para el uso de las empresas miembro de Zaintek, en la que se pueden realizar consultas, solicitar alertas o SIE s o se puede acceder a otro tipo de información como son las noticias, debates, biblioteca, etc. 2. Aplicación de gestión externa EXTRANET, en la que existen 2 figuras fundamentales que son el coordinador (encargado de realizar algunas acciones como la aceptación de las ofertas de los expertos, la distribución de las solicitudes de las empresas a los expertos, etc.) y el Experto, que es el que normalmente realiza ofertas y genera las respuestas a las empresas. 11

12 Bibliografía - ZAINTEK, Guía de Vigilancia Tecnológica: Sistemas de Información estratégica en las pymes, Diputación Foral de Bizkaia, ZAINTEK. del Dpto. de Promoción Económica de la Diputación Foral de Bizkaia. - COTEC, Vigilancia tecnológica, COTEC, CRIQ, Centro de Investigación Industrial de Québec. - CDIES, Comité de Desarrollo de Inteligencia Económica y Estratégica en la Región de Nord-Pas de Calais (Francia). 12

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