PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE DONATIVOS

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE DICIEMBRE 2016 Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por: Carátula Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización. Índice Hojas numeradas de las páginas 1-15 (). Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda VIGENTE.

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3 PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE CÓDIGO: ÍNDICE PAG. OBJETIVO 1 ALCANCE 1 NOTACIONES Y DEFINICIONES 1 MATERIALES 3 REFERENCIAS 3 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 4 PROCEDIMIENTO 6 DIAGRAMA DE FLUJO 10 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Diciembre 2016 Diciembre 2016 U: TESO

4 PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE OBJETIVO Controlar, registrar y dar seguimiento a los donativos recibidos en efectivo, especie y servicios que formarán parte del Patrimonio Institucional de Centros de Integración Juvenil, A.C., a fin de llevar su control. ALCANCE Al Departamento de Tesorería, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y Departamento de Contabilidad. NOTACIONES Y DEFINICIONES Responsable de la Unidad: Titular del área que recibe y da tramite al donativo. Donante: Persona Física o Moral que realiza uno o varios donativos en efectivo, especie o servicio a Centros de Integración Juvenil, A.C. Donativo: Transferencia gratuita en efectivo, especie o servicio que realiza un Donador a Centros de Integración Juvenil, A.C., por el cual se proporciona, en caso de solicitarlo, un Recibo de Donación deducible de impuestos. Donativo en Efectivo: Transferencia gratuita en moneda nacional o extranjera que se recibe en Centros de Integración, A.C. Donativo en Especie: Transferencia gratuita de un bien mueble, inmueble, materiales, suministros y otros que se reciben en Centros de Integración Juvenil, A.C. Donativos en Servicio: Transferencia gratuita de la prestación o arrendamiento de un servicio que se recibe como: impresiones, asesoría profesional, renta de un bien o espacio, etc. Donativo Condicionado: Transferencia gratuita en efectivo que realiza un Donativo en Centros de Integración Juvenil, A.C. para un fin o adquisición específica. 1 de 15

5 PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE Recibo de Ingresos: Es el documento que expiden los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y el Departamento de Tesorería, en su caso, sin cédula fiscal emitido por el Sistema Electrónico de Tesorería (TES), como comprobante al recibir un donativo en efectivo y para lo cual el Donante no requiere comprobante fiscal. Recibo Provisional: Es el documento temporal que expide en su caso, el Responsable de la Unidad que recibe el donativo en efectivo, especie o servicio para ser sustituido posteriormente por el Recibo de Donación que expide el Departamento de Tesorería. Recibo de Donación: Es el documento con requisitos fiscales, que expide Centros de Integración Juvenil, A.C., a través del Departamento de Tesorería a petición del Responsable de la Unidad vía oficio y a solicitud del Donante que otorga el donativo en efectivo, especie o servicio, con base en la Ley del Impuesto sobre la Renta. Acta de Donación: Documento en el que se hace constar mediante la firma de testigos, que el donativo recibido no cuenta con un comprobante con requisitos fiscales que describa las características del bien donado. Aportación de la Comunidad: Se refiere a la transferencia gratuita en efectivo, especie o servicio que realiza un Donante a Centros de Integración Juvenil, A.C., por el cual no requiere de Recibo de Donación o de Ingreso y no proporciona comprobante. Carta de Donativo Condicionado: Documento que especifica el destino que se le dará al donativo en efectivo recibido. CIJ: Centros de Integración Juvenil. UH: Unidades de Hospitalización. UTUH: Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína. SIAC: Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación. SIF: Sistema Integral Financiero. 2 de 15

6 PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE MATERIALES Comprobante de Depósito Bancario Relación de Recibos de Donación Factura o Documento que acredite la propiedad del Bien Donado Solicitud de Remesa Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación Servicios, Especie y Efectivo (S.E.E.) Estados de Cuenta Software: SIAC, SIF, TES REFERENCIAS Ley del IVA y su Reglamento Ley del ISR y su Reglamento Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento Ley General de Bienes Nacionales Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento Código Fiscal de la Federación y su Reglamento Normas Generales para el Registro o Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal. Circular por el que se establecen los procedimientos para el informe, dictamen, notificación o constancia de registro de los ingresos excedentes obtenidos durante el ejercicio por las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como por los Poderes Legislativo y Judicial y los órganos constitucionalmente autónomos. 3 de 15

7 PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE POLÍTICAS DE OPERACIÓN Director y/o Responsable del CIJ, UH o UTUH o Área requirente Solicitará mediante oficio al Departamento de Tesorería, la expedición del Recibo de Donación Electrónico (CFDI), en caso de requerirlo de manera anticipada deberá especificarlo en el documento, asimismo indicará si se trata de un donativo condicionado. Solicitará mediante buzón o área competente la expedición de un dictamen técnico firmado y sellado validando el bien donado. Enviará por valija institucional al Departamento de Contabilidad el original del comprobante del depósito bancario por el donativo recibido, copia del Recibo Provisional, copia del Recibo de Ingresos y Carta de Donativo Condicionado según sea el caso, así como al Departamento de Tesorería una copia de esta misma documentación. Realizará el registro de los donativos en efectivo en el Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación, teniendo como fecha límite el último día hábil de cada mes, ya que a partir del primer día del siguiente mes ya no podrán ingresar al sistema. En el caso de Donativos Condicionados, elaborará un oficio de Distribución del Gasto, especificando en qué y cómo se aplicará el donativo y enviará al Departamento de Tesorería, para el trámite correspondiente. Expedirá los recibos de ingresos del TES en el caso de que se reciban donativos que no requieran recibo deducible de impuestos (Recibos de Donación). Departamento de Tesorería Recibirá mediante oficio la solicitud para la expedición del Recibo de Donación Electrónico (CFDI), acompañado de la copia del Recibo Provisional previa validación del/la Donante y Carta de Donativo Condicionado, en su caso. Verificará que la ficha de depósito coincida con el donativo recibido, o en su defecto lo cotejará con los estados de cuenta institucionales. 4 de 15

8 PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE Expedirá solo en casos excepcionales el Recibo de Donación Electrónico (CFDI), anticipadamente, a petición del/la Donante, sin elaborar el Recibo Provisional y sin el depósito correspondiente, para realizar el trámite de expedición de cheque ante las autoridades respectivas, previa autorización de la Jefatura del Departamento de Tesorería y con el visto bueno de la Subdirección de Recursos Financieros. Expedirá y entregará el Recibo de Donación Electrónico (CFDI) a petición del Responsable de la Unidad o Donante, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción de la documentación soporte completa. En el caso de haber expedido un Recibo de Donación Electrónico (CFDI) anticipadamente y el depósito no haya sido realizado, verificará que la Unidad Responsable envíe el oficio de justificación de la cancelación junto con el Recibo de Donación Electrónico (CFDI) en original. Enviará por correo electrónico a la Unidad Responsable del donativo el Recibo de Donación o Recibo de Pago Electrónico según sea el caso, en archivo PDF y XML, a fin de que lo haga llegar al/la Donante. Integrará copia del Recibo de Donación electrónico al momento de su expedición o cuando el depósito sea realizado, según sea el caso, en el Reporte diario de Posición Financiera. Entregará al Departamento de Contabilidad copia del Recibo de Donación en Especie y de Servicios electrónico, al momento de su expedición, así como la documentación. Solicitará mediante oficio al Departamento de Programación o al Departamento de Servicios Generales, el trámite de la remesa para el depósito en la cuenta del CIJ, UH o UTUH correspondiente. Depositará vía remesa los donativos en la cuenta de la Unidad, una vez que el área competente envíe la Solicitud de Cheque de Remesa, para su aplicación correspondiente. Elaborará mensualmente un listado de los Recibos de Pago y de Donación Electrónicos expedidos. Generará el informe trimestral de los donativos otorgados y recibidos, y solicitará a la Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Procesos Administrativos su publicación en la página WEB de la Institución. Expedirá los Recibos de Ingresos del TES, en el caso de que se reciban donativos que no requieran Recibo de Donación Electrónico y que haya sido solicitado en Oficinas Centrales. 5 de 15

9 PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE RESPONSABLE DE LA UNIDAD O ÁREA REQUIRENTE JEFE/A DEL DEPTO. DE TESORERÍA SUBJEFE/A DE CIJ, UH, UTUH Y FLUJO DE EFEC. 1. Elabora oficio dirigido al Departamento de Tesorería en el que informa del donativo recibido y en su caso, solicita la expedición del Recibo de Donación o Recibo de Pago Electrónico, según sea el caso, cuando lo haya requerido el/la Donante, anexando el Recibo Provisional con la firma del mismo validando sus datos y la documentación generada. 2. Recibe oficio del donativo captado y en su caso el Recibo Provisional junto con la documentación generada, y lo turna al Subjefe/a de CIJ, UH, UTUH y Flujo de Efectivo. 3. Recibe oficio del donativo captado y en su caso el Recibo Provisional junto con la documentación generada, verifica los datos asentados y validados por el/la Donante y turna al Técnico/a B Control de CLC s y Donativos. OFICIO DE NOTIFICACIÓN DEL DONATIVO RECIBIDO, RECIBO PROV. Y DOCTOS. OFICIO DE NOTIFICACIÓN DEL DONATIVO RECIBIDO, RECIBO PROV. Y DOCTOS. CONTROL DE CLC S Y 4. Recibe la documentación generada por el donativo captado y revisa, de acuerdo con lo siguiente: Donativo en Efectivo: - Copia de la Carta de Donativo Condicionado, en su caso. - Original del oficio para solicitar el Recibo de Donación, en su caso. - Copia del Recibo de Ingresos emitido por el SIF o TES, en su caso. - Original del oficio para solicitar el Recibo de Pago, en su caso. - Copia verde del Recibo Provisional, en su caso. - Fotocopia del comprobante del depósito bancario. - Copia del oficio de Aplicación del Donativo, en su caso. DOCTOS. GENERADOS POR EL DONATIVO Donativo en Especie: - del Responsable de la Unidad solicitando la expedición del Recibo de Donación. 6 de 15

10 PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE - Copia (verde) del Recibo Provisional - Copia del Acta de Donación, en su caso - Copia de la Factura o factura endosada o documento que acredite la propiedad del bien. - Copia del Dictamen Técnico (a excepción de productos perecederos y/o bienes menores que no requieran ingresar al Almacén). SUBJEFE/A DE CIJ, UH, UTUH Y FLUJO DE EFEC. JEFE/A DEL DEPTO. DE TESORERÍA CONTROL DE CLC S Y 5. Revisa la documentación y en caso de que soliciten Recibo de Donación, verifica que los datos asentados en el Recibo Provisional fueron validados por el/la Donante con su firma. 6. Accesa al sistema en línea, captura los datos del/la Donante, emite el Recibo de Donación electrónico y genera los archivos PDF y XML. 7. Elabora oficio dirigido al Director/a y/o Responsable del CIJ, UH o UTUH en el que notifica la entrega del Recibo de Donación y turna al Subjefe/a de CIJ, UH, UTUH y Flujo de Efectivo para su revisión. 8. Recibe oficio dirigido al Director/a y/o Responsable del CIJ, UH o UTUH en el que notifica la entrega del Recibo de Donación, lo revisa, coteja los datos y turna al jefe/a del departamento. 9. Recibe oficio junto con el Recibo de Donación, verifica que la información sea correcta, en su caso solicita modificaciones, firma el oficio y turna al Técnico/a B Control de CLC s y Donativos. 10. Una vez firmado el oficio, lo escanea y envía por correo electrónico a la unidad correspondiente, junto con los archivos en pdf y xml del Recibo de Donación. RECIBO DE DONACIÓN RECIBO DE DONACIÓN OFICIO, RECIBO DE DONACIÓN OFICIO, RECIBO DE DONACIÓN OFICIO, RECIBO DE DONACIÓN OFICIO, RECIBO DE DONACIÓN 7 de 15

11 PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE RESPONSABLE DE LA UNIDAD O ÁREA REQUIRENTE CONTROL DE CLC S Y 11. Recibe el correo electrónico que contiene el oficio, revisa la información, descarga los archivos e imprime el Recibo de Donación tres veces y del oficio, sella y guarda provisionalmente. 12. Entrega al/la Donante el Recibo de Donación en tres tantos, y solicita su firma en cada uno de ellos. 13. Una vez firmado el Recibo de Donación por el/la Donante los distribuye de la siguiente manera: 1. Donante 2. Departamento de Tesorería 3. Archivo de la unidad 14. Envía por valija el Recibo de Donación firmado por el/la Donante junto con el acuse del oficio sellado al Departamento de Tesorería. 15. Recibe el oficio sellado junto con el Recibo de Donación, revisa que contenga la firma del/la Donante. 16. Revisa en los estados de cuenta institucionales que el donativo haya sido depositado, pudiéndose presentar 2 casos: 16.1 Que la unidad o área solicitante no haga uso del donativo, en este caso, solicita un oficio de aclaración en el que se justifique esta decisión. Termina procedimiento Que la unidad o área solicitante haga uso del donativo, en este caso, recibe el oficio de Distribución del Gasto y solicita vía oficio al área competente el trámite de la remesa por el donativo. 17. Una vez tramitada la remesa envía el efectivo a la Unidad correspondiente para su aplicación. OFICIO, RECIBO DE DONACIÓN RECIBO DE DONACIÓN RECIBO DE DONACIÓN OFICIO, RECIBO DE DONACIÓN OFICIO, RECIBO DE DONACIÓN ESTADOS DE CUENTA OFICIO DE ACLARACIÓN OFICIO DE DISTRIBUCIÓN DEL GASTO Y OFICIO PARA TRÁMITE DE REMESA 8 de 15

12 PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE RESPONSABLE DE LA UNIDAD O ÁREA REQUIRENTE CONTROL DE CLC S Y SUBJEFE/A DE CIJ, UH, UTUH Y FLUJO DE EFEC. CONTROL DE CLC S Y 18. Una vez que aplica el donativo para el fin o adquisición específica, envía la documentación correspondiente al Departamento de Contabilidad para su registro. 19. Accesa al Sistema de Aportaciones: Comunidad/Medios de Comunicación, registra los donativos en efectivo, escanea la documentación soporte y adjunta en el mismo sistema. 20. Recibe de la Unidad Responsable el oficio sellado junto con el Recibo de Donación firmado por el/la Donante o copia del Recibo de Pago para su registro, control y archivo. 21. Realiza mensualmente el corte de los Recibos de Donación que haya expedido, elabora una relación de los mismos, los relaciona, y turna al Subjefe/a de CIJ, UH, UTUH y Flujo de Efectivo para su revisión. 22. Recibe la relación de donativos recibidos por las Unidades Responsables, revisa y envía junto con el listado al Departamento de Contabilidad. 23. Genera trimestralmente el reporte de donativos recibidos en especie y los publica en la página Web de la Institución. DOCTOS. GENERADOS DOCTOS. GENERADOS OFICIO, RECIBO DE DONACIÓN RELACIÓN DE RECIBOS DE DONACIÓN RELACIÓN DE RECIBOS DE DONACIÓN REPORTE DEPTO. DE CONTABILIDAD 24. Recibe la Relación de los donativos junto con el listado de los Recibos de Donación. 25. Concilia los donativos recibidos en efectivo, especie y de servicios en forma mensual junto con el departamento de Tesorería. 26. Termina procedimiento. RELACIÓN 9 de 15

13 ROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE RESPONSABLE DE LA UNIDAD O ÁREA REQUIRENTE JEFE/A DEL DEPTO. DE TESORERÍA SUBJEFE/A CIJ, UH, UTUH Y FLUJO DE EFECTIVO CONTROL CLC S Y DEPTO. DE CONTABILIDAD INICIA Elabora oficio dirigido al Depto. de Tesorería en el que informa del donativo recibido y en su caso, solicita la expedición del Recibo de Donación o Recibo de Pago Electrónico, según sea el caso, cuando lo haya 2 requerido el/la Donante, anexando el Recibo Provisional con la firma del mismo validando sus datos y la documentación generada. 1 Recibe oficio del donativo captado y en su caso el Recibo Provisional junto con la documentación generada, y lo turna al Subjefe/a de CIJ, UH, UTUH y Flujo de Efectivo. Recibo Prov. Doctos. 2 3 Recibe oficio del donativo captado y en su caso el Recibo Provisional junto con la documentación generada, verifica los datos asentados y validados por el/la Donante y turna al Técnico/a B Control de CLC s y Donativos. Recibo Prov. Recibe la documentación generada por el donativo captado y revisa. Doctos. 4 5 Revisa la documentación y en caso de que soliciten Recibo de Donación, verifica que los datos asentados en el Recibo Provisional fueron validados por el/la Donante con su firma. Doctos. Recibo Prov. 6 Accesa al sistema en línea, captura los datos del/la Donante, emite el Recibo de Donación electrónico y genera los archivos PDF y XML. Recibe oficio junto con el Recibo de Donación, verifica que la información sea correcta, en su caso solicita modificaciones, firma el oficio y turna al Técnico/a B Control de CLC s y Donativos. Doctos. 9 Recibe oficio dirigido al Director/a y/o Responsable del CIJ, UH o UTUH en el que notifica la entrega del Recibo de Donación, lo revisa, coteja los datos y turna al jefe/a del departamento. Doctos. 8 Elabora oficio dirigido al Director/a y/o Responsable del CIJ, UH o UTUH en el que notifica la entrega del Recibo de Donación y turna al Subjefe/a de CIJ, UH, UTUH y Flujo de Efectivo para su revisión. Doctos. 7 A 10 de 15

14 ROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE RESPONSABLE DE LA UNIDAD O ÁREA REQUIRENTE JEFE/A DEL DEPTO. DE TESORERÍA SUBJEFE/A CIJ, UH, UTUH Y FLUJO DE EFECTIVO CONTROL CLC S Y DEPTO. DE CONTABILIDAD A Recibe el correo electrónico que contiene el oficio, revisa la información, descarga los archivos e imprime el Recibo de Donación tres veces. y el oficio, sella y guarda provisionalmente. Una vez firmado el oficio, lo escanea y envía por correo electrónico a la unidad correspondiente, junto con los archivos en pdf y xml del Recibo de Donación. Posteriormente envía por valija el original del oficio firmado. Doctos. Rec. Don /3 12 Entrega al/la Donante el Recibo de Donación en tres tantos, y solicita su firma en cada uno de ellos. Rec. Don /3 13 Una vez firmado el Recibo de Donación por el/la Donante los distribuye de la siguiente manera: Donante, Depto. de Tesorería y Archivo de la unidad. Rec. Don /3 B 11 de 15

15 ROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE RESPONSABLE DE LA UNIDAD O ÁREA REQUIRENTE JEFE/A DEL DEPTO. DE TESORERÍA SUBJEFE/A CIJ, UH, UTUH Y FLUJO DE EFECTIVO CONTROL CLC S Y DEPTO. DE CONTABILIDAD B Envía por valija el Recibo de Donación firmado por el/la Donante junto con el acuse del oficio sellado al Departamento de Tesorería. Recibe el oficio sellado junto con el Recibo de Donación, revisa que contenga la firma del/la Donante. /Acuse /Acuse Rec. Don Rec. Don 16 Revisa en los estados de cuenta institucionales que el donativo haya sido depositado, pudiéndose presentar 2 casos: Se hizo uso del Donativo? SI 1 No 16.1 Que la unidad o área solicitante no haga uso del donativo, en este caso, solicita un oficio de aclaración en el que se justifique esta decisión: TERMINA C 12 de 15

16 ROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE RESPONSABLE DE LA UNIDAD O ÁREA REQUIRENTE JEFE/A DEL DEPTO. DE TESORERÍA SUBJEFE/A CIJ, UH, UTUH Y FLUJO DE EFECTIVO CONTROL CLC S Y DEPTO. DE CONTABILIDAD 1 C 16.2 Que la unidad o área solicitante haga uso del donativo, en este caso, recibe el oficio de Distribución del Gasto y solicita vía oficio al área competente el trámite de la remesa por el donativo. 18 Una vez que aplica el donativo para el fin o adquisición específica, envía la documentación correspondiente al Departamento de Contabilidad para su registro. 17 Una vez tramitada la remesa envía el efectivo a la Unidad correspondiente para su aplicación. Documentación 19 Accesa al Sistema de Aportaciones: Comunidad/ Medios de Comunicación, registra los donativos en efectivo, escanea la documentación soporte y adjunta en el mismo sistema. Documentación D 13 de 15

17 ROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE RESPONSABLE DE LA UNIDAD O ÁREA REQUIRENTE JEFE/A DEL DEPTO. DE TESORERÍA SUBJEFE/A CIJ, UH, UTUH Y FLUJO DE EFECTIVO CONTROL CLC S Y DEPTO. DE CONTABILIDAD D 20 Recibe de la Unidad Responsable el oficio sellado junto con el Recibo de Donación firmado por el/la Donante o copia del Recibo de Pago para su registro, control y archivo. /Acuse Rec. Don Recibe la relación de donativos recibidos por las Unidades Responsables, revisa y envía junto con el listado al Departamento de Contabilidad. Realiza mensualmente el corte de los Recibos de Donación que haya expedido, elabora una relación de los mismos, los relaciona, y turna al Subjefe/a de CIJ, UH, UTUH y Flujo de Efectivo para su revisión. Rel. Donativos Rel. Donativos 23 Genera trimestralmente el reporte de donativos recibidos en especie y los publica en la página Web de la Institución. Reporte Donativos E 14 de 15

18 ROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE RESPONSABLE DE LA UNIDAD O ÁREA REQUIRENTE JEFE/A DEL DEPTO. DE TESORERÍA SUBJEFE/A CIJ, UH, UTUH Y FLUJO DE EFECTIVO CONTROL CLC S Y DEPTO. DE CONTABILIDAD E 24 Recibe la Relación de los donativos junto con el listado de los Recibos de Donación. Rel. Donativos 25 Concilia los donativos recibidos en efectivo, especie y de servicios en forma mensual junto con el departamento de Tesorería. 26 TERMINA 15 de 15